Nhiều công ty hiện đại ủng hộ phân cấp bằng phẳng. Và mặc dù điều đó nghe có vẻ như không có phân cấp, nhưng các tổ chức và dự án luôn có một số hình thức phân cấp.
Khi bạn mở ra các phong cách và cách thức khác nhau để cấu trúc dự án, bạn sẽ ngăn chặn chúng trở thành một mớ hỗn độn. Với cấu trúc quản lý dự án phù hợp, mọi người trong nhóm của bạn — và các nhóm xung quanh bạn — sẽ biết chính xác ai là ai.
Việc kiểm soát công việc và đưa ra quyết định tốt nhất cho dự án, và cuối cùng là cho kinh doanh, sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu định nghĩa về cấu trúc quản lý dự án và cách chọn cấu trúc phù hợp. Nhưng quan trọng hơn, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách dễ dàng tạo các cấu trúc đó trong ClickUp!
Tiếp tục đọc!
Cấu trúc quản lý dự án được sử dụng để làm gì?
Cấu trúc quản lý dự án được sử dụng để làm rõ phân cấp và do đó, các mối quan hệ báo cáo trong một dự án. Cấu trúc này phác thảo chức năng và quyền hạn của từng thành viên dự án trong việc giám sát và ra quyết định.
Các cấu trúc tổ chức này được thể hiện dưới dạng biểu đồ. Giá trị của chúng nằm ở việc là tài liệu tham khảo để các thành viên trong nhóm có thể tham khảo lại trong quá trình thực hiện dự án.
Sau cùng, với sự hao hụt và thay đổi nhân sự, cấu trúc quản lý dự án cũng sẽ thay đổi. Điều này cũng có thể xảy ra trong kỳ nghỉ lễ và khi bạn tuyển dụng nhiều nhân viên mới.
Tuy nhiên, dự án có thể mới bắt đầu, cần phải xác định cấu trúc tổ chức. Hoặc dự án có thể đã tồn tại từ lâu, cấu trúc tổ chức đã thay đổi theo thời gian.
Việc kiểm tra biểu đồ trong kho lưu trữ dễ truy cập sẽ nhanh hơn và thoải mái hơn so với việc làm phiền các đồng nghiệp (đôi khi là nhiều người) để hỏi ai là người có thể giải quyết vấn đề khẩn cấp.
QUẢN LÝ DỰ ÁN HAY CẤU TRÚC TỔ CHỨC DỰ ÁN? Một số người gọi các cấu trúc này là "cấu trúc tổ chức dự án" thay vì "cấu trúc quản lý dự án". Đó là vì chúng đại diện cho sự tổ chức của những người tham gia vào một dự án. Và tùy thuộc vào cấu trúc, phong cách điều phối và quản lý công việc cũng như giao tiếp của nhóm dự án sẽ thay đổi.
Tuy nhiên, bất kỳ cấu trúc quản lý dự án nào cũng đóng vai trò là nền tảng cho:
- Giao tiếp rõ ràng: Điều chỉnh tất cả các thành viên trong nhóm trước và trong quá trình thực hiện dự án về loại đóng góp dự kiến của mỗi người để giảm thiểu xung đột
- Hợp tác nhóm hiệu quả: Vai trò, trách nhiệm và kết nối giữa các thành viên được xác định rõ ràng
- Tối ưu hóa quy trình làm việc : Nhân viên, hệ thống công nghệ và vật liệu trong và giữa các dự án được xác định rõ ràng
- Loại bỏ các trở ngại có thể xảy ra: Những trở ngại này có thể tồn tại do phân bổ nguồn lực và khối lượng công việc quá nhiều hoặc không đủ
Và tất cả các đặc điểm trên đều là những nguyên tắc quản lý dự án.
Các loại cấu trúc tổ chức dự án khác nhau
Hãy cùng xem ba loại cấu trúc quản lý dự án chính. Mỗi loại có cấu trúc vai trò thành viên nhóm khác nhau trong dự án và công ty.
Điều đó quyết định trách nhiệm và quyền hạn của mỗi cá nhân trong bối cảnh của một dự án hoặc công ty. Xin lưu ý rằng chúng tôi sẽ hiển thị các mẫu mà bạn có thể cần tùy chỉnh cho phù hợp với thực tế của mình.
Tuy nhiên, trong thời gian chờ đợi, hãy kiểm tra sự khác biệt giữa các loại cấu trúc ở các cấp độ sau:
- Vai trò của người quản lý dự án
- Sự phối hợp giữa công việc và con người, có thể theo chiều dọc hoặc chiều ngang
- Vị trí tuyến so với vị trí nhân viên, xem xét rằng Vị trí tuyến đại diện cho một thành viên nhóm trực tiếp tham gia vào sản phẩm. Vị trí nhân viên đại diện cho người hỗ trợ công việc của những người ở vị trí tuyến mà không tham gia trực tiếp vào sản phẩm.
- Vị trí trực tiếp đại diện cho thành viên nhóm liên quan trực tiếp đến sản phẩm.
- Vị trí nhân viên đại diện cho người hỗ trợ công việc của những người ở vị trí trực tiếp mà không tham gia trực tiếp vào sản phẩm.
- Sự tập trung vào việc ra quyết định, thuộc về một vài thành viên trong nhóm hoặc được phân phối trong toàn công ty
- Vị trí trực tiếp đại diện cho thành viên nhóm liên quan trực tiếp đến sản phẩm.
- Vị trí nhân viên đại diện cho người hỗ trợ công việc của những người ở vị trí trực tiếp mà không tham gia trực tiếp vào sản phẩm.
Cấu trúc tổ chức chức năng
Cấu trúc tổ chức quản lý dự án theo chức năng sắp xếp các thành viên nhân viên thành các bộ phận. Và mỗi bộ phận đại diện cho một lĩnh vực chức năng trong công ty, chẳng hạn như nhân sự, tài chính hoặc tiếp thị.
Một quản lý chức năng chịu trách nhiệm cho từng bộ phận. Và một giám đốc điều hành giám sát công việc của họ.
Các nhà quản lý chức năng là những người có quyền ra quyết định và điều phối các dự án theo chiều ngang. Đối với mỗi dự án, họ lựa chọn các thành viên nhóm từ nhân viên của bộ phận tương ứng. Các thành viên nhóm này tích lũy trách nhiệm của mình trong bộ phận — ví dụ: xử lý bảng lương — cùng với công việc dự án.
Được khuyến nghị cho: Các dự án liên chức năng mà nhân viên có thể tích lũy cùng với trách nhiệm của bộ phận mình
Cấu trúc tổ chức theo dự án
Trong cấu trúc tổ chức quản lý dự án theo dự án (hoặc dựa trên dự án), các bộ phận lớn nhất trong công ty là các dự án (không phải các phòng ban). Tương tự, việc phối hợp công việc cũng theo hướng dự án, do đó mang tính dọc.
Ngoài ra, quyền giám sát công việc thuộc về các quản lý dự án — mỗi dự án có một quản lý. Họ phân công các thành viên cho các dự án, có nghĩa là các thành viên đó sẽ tập trung vào dự án (thay vì bộ phận).
Được khuyến nghị cho: Các cơ quan nhỏ và startup mới thành lập
Cấu trúc tổ chức ma trận
Cấu trúc ma trận là một lưới trong đó các thành viên nhóm dự án có hai đường báo cáo. Có nhiều biến thể của cấu trúc này, bao gồm:
Cấu trúc yếu
Thoạt nhìn, cấu trúc quản lý dự án tổ chức ma trận này trông giống như cấu trúc tổ chức chức năng. Nhưng có một điểm khác biệt: Trong cấu trúc ma trận này, các thành viên nhân viên phối hợp công việc của dự án giữa các bộ phận (thay vì một người quản lý chức năng).
Cấu trúc cân bằng
Cấu trúc ma trận cân bằng không có quản lý dự án toàn thời gian. Thay vào đó, quản lý dự án cũng là một thành viên của đội ngũ nhân viên và tích lũy công việc của bộ phận với trách nhiệm điều phối dự án bán thời gian. Ngoài ra, quản lý chức năng vẫn là người ra quyết định về ngân sách dự án, phân bổ nguồn lực và các khía cạnh khác.
Cấu trúc mạnh mẽ
Cấu trúc ma trận mạnh mẽ bao gồm một bộ phận đặc biệt dành riêng cho quản lý dự án. Và các thành viên của bộ phận đó đều là các quản lý dự án toàn thời gian, đa chức năng (dưới sự giám sát của một quản lý chức năng).
Một người quản lý tất cả các quản lý dự án đứng đầu bộ phận quản lý dự án. Và mỗi quản lý dự án có quyền hạn đối với các dự án của mình.
Cách chọn cấu trúc tổ chức phù hợp nhất cho nhóm của bạn
Bạn không biết cấu trúc tổ chức quản lý dự án nào là phù hợp nhất với mình? Không sao cả! Dưới đây là một số ý tưởng và hướng dẫn để giúp bạn tìm ra câu trả lời:
Phân tích các hạn chế trong việc phân bổ tài nguyên
Khi xem xét các hạn chế về nguồn lực, hãy nghĩ đến nhân viên và lao động, nhưng bạn cũng cần đánh giá các nguồn lực như phần mềm, công cụ và các chi phí khác của nhóm.
Ngân sách tuyển dụng của bạn ảnh hưởng đến việc phân bổ nguồn nhân lực. Và nó quyết định các hàm mà mỗi nhân viên đảm nhận. Ngoài ra, ngân sách còn ảnh hưởng đến thời gian mà mỗi thành viên trong nhóm có thể dành cho công việc dự án.
- Cấu trúc tổ chức chức năng phù hợp với nhân viên phải tích lũy công việc dự án cùng với trách nhiệm của bộ phận
- Trong cấu trúc ma trận yếu, các thành viên trong nhóm phối hợp dự án cùng với công việc của bộ phận
- Cấu trúc ma trận cân bằng có một số thành viên nhân viên tích lũy kinh nghiệm điều phối dự án với công việc của bộ phận
- Cấu trúc dự án yêu cầu bạn lập kế hoạch để có một người quản lý dự án chuyên trách giám sát công việc của dự án
- Cấu trúc ma trận mạnh yêu cầu ngân sách đủ để thuê một quản lý dự án toàn thời gian và một bộ phận quản lý dự án với một trưởng bộ phận chuyên trách
Nhận ra quyền hạn mà các quản lý dự án của bạn cần
Đó là quyền tự chủ trong quyết định của họ, phần lớn phụ thuộc vào cấu trúc quản lý dự án mà bạn lựa chọn. Tuy nhiên, quyền quyết định cũng phụ thuộc vào sự tồn tại của các quản lý chức năng bên cạnh quản lý dự án.
Bên cạnh đó, cấu trúc tổ chức dự án ảnh hưởng đến giao tiếp giữa nhân viên và quản lý dự án. Nói cách khác, nó xác định các mối quan hệ báo cáo trong dự án.
- Trong cấu trúc ma trận cân bằng, người quản lý dự án không đưa ra quyết định về ngân sách hoặc tuyển dụng nhân sự
- Trong cấu trúc dự án, người quản lý dự án không chia sẻ quyền hạn trong các dự án
- Cấu trúc dạng ma trận yêu cầu các thành viên nhóm dự án báo cáo cho cả quản lý dự án và quản lý chức năng
Đánh giá kích thước và độ phức tạp của các dự án của bạn
Khi một dự án ít phức tạp hoặc quy mô nhỏ hơn, người quản lý dự án có thể đảm nhận các hàm khác ngoài việc điều phối công việc dự án. Họ có thể tích lũy kinh nghiệm điều phối dự án với công việc dự án và/hoặc công việc bộ phận.
Các dự án nhỏ hơn hoạt động tốt nhất với cấu trúc chức năng, ma trận yếu và ma trận cân bằng.
Mặt khác, các dự án lớn hơn hoặc phức tạp hơn phù hợp với cấu trúc tổ chức có các quản lý dự án không thực hiện công việc của bộ phận hoặc dự án. Cấu trúc tổ chức phù hợp nhất trong trường hợp này bao gồm cấu trúc dự án và cấu trúc ma trận mạnh mẽ.
Đánh giá mức độ trưởng thành của công ty bạn
Nếu một tổ chức chưa trưởng thành, nó có thể chưa có các phòng ban. Điều này có nghĩa là các nhiệm vụ của phòng ban là công việc còn lại, vì vậy nhân viên dành gần như toàn bộ thời gian cho công việc dự án. Cách này phù hợp nhất với các công ty khởi nghiệp trẻ.
5 ví dụ và mẫu cấu trúc quản lý dự án cho các nhóm khác nhau
Sau khi chọn cấu trúc tổ chức quản lý dự án, bạn có thể cần tùy chỉnh nó cho nhóm của mình. Nhưng chúng tôi đã đi trước một bước và có một số ví dụ để giúp bạn tiết kiệm thời gian. Hãy xem năm ví dụ về cấu trúc quản lý dự án khác nhau mà bạn có thể gặp phải:
1. Cấu trúc quản lý dự án của nhóm tiếp thị
Ví dụ đơn giản về cấu trúc tổ chức này áp dụng cho các nhóm tiếp thị nội dung. Trong ví dụ này, người quản lý blog là người quản lý dự án. Các blog là các công việc trong dự án, và các thành viên trong nhóm là các nhà chiến lược nội dung, người viết blog và họa sĩ minh họa tham gia vào việc tạo bài đăng.
Họ không chỉ báo cáo cho quản lý blog mà còn báo cáo cho quản lý sáng tạo. Quản lý sáng tạo quyết định ngân sách và phân bổ họa sĩ minh họa và các vị trí sáng tạo khác cho dự án blog và các dự án khác, chẳng hạn như chiến dịch truyền thông xã hội.
Thông thường, người quản lý blog và đôi khi là người quản lý sáng tạo báo cáo cho giám đốc nội dung (hoặc Trưởng phòng Sáng tạo). Và giám đốc này báo cáo cho Phó chủ tịch tiếp thị hoặc giám đốc tiếp thị.
2. Thiết kế cấu trúc quản lý dự án nhóm
Một cấu trúc tổ chức có thể phù hợp hơn với một nhóm so với nhóm khác, đó là lý do tại sao cấu trúc tổ chức chức năng rất quan trọng đối với các nhóm thiết kế. Nhưng chúng tôi chỉ vừa giới thiệu một trong những khả năng, trong đó có một trưởng nhóm thiết kế trong số các thành viên nhóm dự án.
Trong ví dụ về cấu trúc này, mỗi quản lý dự án giám sát một nhóm dự án. Và người điều phối các quản lý dự án là quản lý sản phẩm, người xác định lộ trình điều hành tất cả các dự án liên quan đến một sản phẩm.
Nhóm dự án 1 phát triển trang web. Nhóm 2 tạo các thành phần thiết kế xuất hiện trên trang web. Và nhóm 3 xây dựng các thành phần phần mềm mà lập trình viên máy tính trong nhóm 1 sử dụng.
Điều này có nghĩa là các nhóm có thể đa ngành nhưng vẫn có nhà thiết kế trực quan riêng. Tuy nhiên, trưởng nhóm thiết kế sẽ điều phối kết quả công việc của các nhà thiết kế để đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc thiết kế chung.
3. Cấu trúc quản lý dự án của nhóm bán hàng
Việc tổ chức các nhóm bán hàng và dự án theo khu vực địa lý là rất phổ biến, vì giám đốc bán hàng thường giám sát nhiều giám đốc bán hàng khu vực, và mỗi giám đốc bán hàng khu vực giám sát các giám đốc bán hàng quận.
Tùy thuộc vào kích thước của khu vực, mỗi giám đốc bán hàng khu vực điều phối công việc của một hoặc nhiều nhóm đại diện bán hàng. Mục tiêu của mỗi nhóm là phát triển cơ sở khách hàng và tăng doanh thu trong khu vực tương ứng.
4. Cấu trúc quản lý dự án của nhóm nhân sự
Đối với các nhóm nhân sự, một dự án bao gồm công việc nhân sự lớn hoặc phức tạp, đòi hỏi một người quản lý dự án để giám sát. Ví dụ về các dự án này có thể là tạo trải nghiệm nhập môn cho nhân viên, soạn thảo sổ tay hướng dẫn hoặc phát triển chương trình thôi việc.
Cấu trúc bộ phận nhân sự với giám đốc nhân sự giám sát trưởng phòng nhân sự có thể là một cấu trúc tổ chức chức năng được sử dụng cho kinh doanh. Đôi khi, trưởng phòng nhân sự chịu trách nhiệm về nhóm của mình, được tổ chức theo tính chất công việc của họ — tuyển dụng, lương thưởng, phúc lợi, đào tạo và phát triển (L&D).
Ví dụ: để thiết kế một khóa đào tạo nhập môn, nhà thiết kế chương trình đào tạo có thể đóng vai trò là quản lý dự án bên cạnh việc phát triển khóa học. Họ sẽ dựa vào ý kiến đóng góp của các thành viên trong hai nhóm khác để tạo ra khóa học, với điều kiện là các thành viên này vẫn duy trì các nhiệm vụ thường xuyên của bộ phận mình, chẳng hạn như phỏng vấn hoặc xử lý bảng lương.
Thêm: Phần mềm sổ tay nhân viên!
5. Cấu trúc quản lý dự án của nhóm xây dựng
Các nhóm xây dựng có thể có cấu trúc dự án khá phức tạp. Và để tạo ra một cấu trúc, bạn phải hiểu ý nghĩa của từng vai trò trong một dự án xây dựng:
- Một quản lý dự án cấp cao giám sát công việc của các quản lý dự án và giám đốc
- Các quản lý dự án làm việc tại văn phòng, lập kế hoạch mục tiêu dự án với quản lý cấp cao và đảm bảo nhóm đạt được các mục tiêu đó Họ giám sát cả giám đốc dự án (ít nhất một người cho mỗi dự án) và quản trị viên dự án (thường là một người cho mỗi dự án nếu dự án đủ lớn)
- Giám sát viên là những nhà quản lý tại công trường, chịu trách nhiệm xác định lịch trình và giám sát công việc chung của đội ngũ công nhân
- Trưởng nhóm chung — một người cho mỗi công trường — giám sát các trưởng nhóm nghề và việc thực hiện công việc của tất cả các công nhân khác tại trường, chẳng hạn như thợ mộc, thợ sơn, thợ lắp tường thạch cao, thợ điện và thợ ống nước
- Quản trị viên dự án lo tất cả các công việc giấy tờ cần thiết để dự án chạy trơn tru. Ví dụ, đó có thể là yêu cầu và theo dõi thanh toán cho nhà cung cấp và nhà thầu phụ
Cách tạo cấu trúc tổ chức trong ClickUp
Hai cách dễ nhất để tạo cấu trúc quản lý dự án trong ClickUp là thông qua các tính năng Bản đồ Tư duy ClickUp và Bảng trắng ClickUp.
Sử dụng Bản đồ Tư duy ClickUp để xác định cấu trúc dự án
Trước tiên, bản đồ tư duy là gì? Trong bối cảnh của bài viết này, bản đồ tư duy là một biểu diễn trực quan về cấu trúc nội bộ của tổ chức bạn.
Đây là sơ đồ mô tả mối quan hệ báo cáo và quyền hạn giữa các thành viên dự án, quản lý và các giám đốc điều hành khác. Bạn có thể sử dụng sơ đồ này để lập kế hoạch và thiết lập dự án, đồng thời truyền đạt cấu trúc quản lý dự án cho các bên liên quan.
Giờ đây, trong ClickUp, bạn có thể tạo bản đồ tư duy dạng biểu mẫu miễn phí trong Chế độ xem Bản đồ Tư duy hoặc trên Bảng trắng. Trong trường hợp đầu tiên, hãy thêm chế độ xem bản đồ tư duy vào không gian làm việc ClickUp của bạn. Trong trường hợp thứ hai, hãy thêm bản đồ tư duy vào bảng trắng.
Ghi chú: Bạn có thể chuyển đổi các yếu tố bản đồ tư duy thành nhiệm vụ ClickUp. Tuy nhiên, nếu bạn đang làm việc trong chế độ xem bản đồ tư duy lần đầu tiên, chúng tôi khuyên bạn nên chọn chế độ trống (thay vì chế độ nhiệm vụ).
Hãy cùng xem các bước bạn phải thực hiện để tạo bản đồ tư duy trong chế độ xem bản đồ tư duy hoặc trên bảng trắng.
Bước 1: Xác định cơ quan có thẩm quyền cao nhất
Vì bản đồ tư duy là cấu trúc phân cấp, hãy bắt đầu bằng việc thể hiện vị trí quyền lực cao nhất trong dự án của bạn. Vị trí đó là nút gốc trong sơ đồ.
Bước 2: Biểu diễn cấp đầu tiên của các nút con
Tùy thuộc vào loại cấu trúc tổ chức dự án bạn đã chọn, vẽ các nút con của nút gốc. Đó có thể là các quản lý chức năng, quản lý dự án hoặc quản lý của các quản lý dự án. Và nếu hữu ích, hãy đặt tên cho mỗi vị trí bằng tên của người đó.
Bước 3: Phân nhánh các nút con
Tại thời điểm này, tùy thuộc vào cấu trúc quản lý dự án của bạn, hãy thực hiện một trong các việc sau:
- Thêm thành viên nhân viên và quản lý dự án vào các bộ phận chức năng bằng cách phân nhánh họ từ các quản lý chức năng.
- Thêm thành viên vào nhóm dự án bằng cách phân nhánh họ từ quản lý dự án.
Và nếu bạn có bộ phận quản lý dự án, hãy thêm các quản lý dự án vào bộ phận đó bằng cách tách họ ra khỏi quản lý của các quản lý dự án.
Bước 4: Nêu bật các nhóm dự án
Phân định ranh giới giữa các nhóm dự án. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách sử dụng các màu sắc khác nhau cho các nhóm dự án khác nhau. Trên Bảng trắng còn có các cách khác để phân biệt bằng hình dạng hoặc màu sắc.
Bước 5: Chỉ định người quản lý dự án
Đánh dấu các quản lý dự án toàn thời gian và bán thời gian. Ví dụ: gắn thẻ các nút bằng các ký hiệu để phân biệt.
Muốn bắt đầu nhanh hơn? Sử dụng mẫu Bản đồ Tư duy Đơn giản của ClickUp để thiết lập cấu trúc quản lý dự án của bạn.
Và nếu bạn không chắc ClickUp có phải là công cụ phù hợp để thiết kế bản đồ tư duy hay không, hãy tham khảo bài viết của chúng tôi về tất cả các phần mềm lập bản đồ tư duy tốt nhất hiện có trên thị trường!
Sử dụng Bảng trắng ClickUp để xác định cấu trúc dự án
Bảng trắng đặc biệt phù hợp để hợp tác từ xa và theo thời gian thực với các nhà quản lý và giám đốc điều hành khác trong khi xác định cấu trúc quản lý dự án.
Các bước tạo bản đồ tư duy vẫn áp dụng cho việc thiết kế cấu trúc tổ chức trên Bảng trắng. Tuy nhiên, thay vì tạo Bản đồ Tư duy trên Bảng trắng, bạn có thể làm cho cấu trúc của mình trở nên sinh động hơn bằng các yếu tố trực quan khác và các hạn chế về sơ đồ.
Trong Bảng trắng ClickUp, bạn có thể vẽ các hình dạng và liên kết chúng bằng các kết nối. Bạn cũng có thể thêm ghi chú dán và văn bản vào cấu trúc quản lý dự án của mình và tải lên các tệp hình ảnh, chẳng hạn như ảnh chân dung hoặc ký hiệu, để phân biệt các vị trí.
Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng mẫu Giới thiệu về Bảng trắng của ClickUp để bắt đầu.
Những điều cần lưu ý
Khi chọn cấu trúc tổ chức phù hợp nhất cho dự án, bạn đang tối ưu hóa nhân tài và nguồn lực. Đồng thời, bạn cũng đang đặt nền móng cho việc quản lý quy trình làm việc hiệu quả và các nhóm làm việc hiệu suất cao.
Bởi vì nếu không có hai yếu tố này, mục tiêu dự án rõ ràng và tầm nhìn, bạn sẽ không thể đạt được kết quả và chất lượng mong muốn.
Hãy liên hệ với chúng tôi! Chúng tôi sẽ giúp bạn thiết lập cấu trúc quản lý dự án mang lại hiệu quả cao nhất cho các dự án của bạn.