10 mẫu sổ tay nhân viên miễn phí trong Word & ClickUp

Tạo sổ tay nhân viên là điều bắt buộc đối với bất kỳ doanh nghiệp nào.

Nó đóng vai trò là tài liệu tham khảo cho cả nhà quản lý và nhân viên, giúp đảm bảo mọi người hiểu rõ quyền lợi, trách nhiệm và kỳ vọng của mình trong môi trường làm việc. Một cuốn sổ tay nhân viên hiệu quả cần phải đầy đủ nhưng súc tích và bao quát các chủ đề như hành vi được chấp nhận, quy trình an toàn, hướng dẫn về lương thưởng và chính sách nghỉ phép.

Mặc dù các tài liệu này là một phần quan trọng trong việc điều hành kinh doanh, nhưng có thể khó biết chúng nên bao gồm những gì và bắt đầu từ đâu. May mắn cho bạn, chúng tôi đã hoàn thành tất cả công việc khó khăn.

Trong bài đăng này, chúng ta sẽ thảo luận về mẫu sổ tay nhân viên là gì và những yếu tố tạo nên một mẫu sổ tay nhân viên tốt. Sau đó, chúng tôi sẽ chia sẻ 10 mẫu sổ tay nhân viên yêu thích của chúng tôi để bạn có thể bắt tay ngay vào việc tạo mẫu của riêng mình.

Mẫu sổ tay nhân viên là gì?

Trước khi nói về các mẫu, hãy đảm bảo rằng chúng ta có cùng quan điểm về cuốn sổ tay nhân viên.

Sổ tay nhân viên là tài liệu cung cấp thông tin quan trọng cho nhân viên về các chính sách và quy trình của tổ chức, cũng như quyền lợi và trách nhiệm của họ trong môi trường làm việc.

Chúng đóng vai trò như hướng dẫn cho tất cả nhân viên hiểu rõ vai trò công việc của mình và tuân thủ các quy định của công ty, bao gồm các chủ đề như cơ cấu tổ chức, quy trình hoạt động tiêu chuẩn, mã ứng xử, nghỉ phép, nghỉ ốm và các quyền lợi khác của nhân viên, quy trình kỷ luật, v.v.

Sổ tay nhân viên hiệu quả là yếu tố cần thiết để tạo ra môi trường làm việc lành mạnh và năng suất cao, vì nó giúp xác định kỳ vọng, xây dựng lòng tin giữa nhân viên và người sử dụng lao động, làm rõ vai trò và trách nhiệm, xây dựng văn hóa tôn trọng và đảm bảo tuân thủ các luật liên quan. Nhân viên cần được thông báo về nội dung sổ tay ngay từ khi bắt đầu làm việc để đảm bảo họ hiểu các chính sách và quy trình của công ty, đồng thời mọi thay đổi cần được thông báo kịp thời để tránh nhầm lẫn.

Với sổ tay nhân viên toàn diện và cập nhật, các doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng nhân viên của họ cảm thấy được thông tin và tôn trọng trong khi họ làm việc cùng nhau để đạt được thành công.

Tạo sổ tay nhân viên bằng mẫu là cách dễ nhất để bắt đầu.

Các mẫu chỉ là những bản đồ đường đi được tạo sẵn, phác thảo những nội dung mà sổ tay nhân viên của bạn nên bao gồm. Một mẫu thường có các phần như cơ cấu tổ chức, quản lý hiệu suất, kế hoạch lương thưởng, chính sách phúc lợi, quy trình an toàn và kỷ luật. Ngoài ra, mẫu có thể được tùy chỉnh để bao gồm thông tin cụ thể cho từng doanh nghiệp, chẳng hạn như sứ mệnh và giá trị, hướng dẫn dịch vụ khách hàng và các sáng kiến về đa dạng.

Điều gì tạo nên một mẫu sổ tay nhân viên tốt?

Một mẫu sổ tay nhân viên tốt là mẫu toàn diện, dễ hiểu và phù hợp với văn hóa và giá trị của công ty bạn. Dưới đây là một số đặc điểm chính của một mẫu tốt:

Khi quyết định chọn mẫu, hãy lưu ý những điều sau. Cuối cùng, bạn muốn chọn mẫu phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp và nhân viên, với định dạng phù hợp với lực lượng lao động của bạn.

10 mẫu sổ tay nhân viên trong Word & ClickUp

Chúng tôi đã tổng hợp mười mẫu sổ tay nhân viên yêu thích của mình để giúp bạn tạo sổ tay toàn diện, được viết tốt và tuân thủ pháp luật một cách nhanh chóng và dễ dàng. Các mẫu này sẽ giúp bạn tiết kiệm nỗ lực và thời gian đồng thời đảm bảo rằng nhân viên của bạn có tất cả thông tin cần thiết để thành công trong vai trò của mình.

1. Mẫu sổ tay nhân viên nâng cao của ClickUp

Tải mẫu miễn phí này

Đôi khi, một cuốn sổ tay nhân viên cấp cao chỉ tập trung vào những thông tin quan trọng nhất là không đủ. Nếu công ty của bạn cần một cuốn sổ tay toàn diện hơn, ClickUp's Advanced Employee Handbook Template là lựa chọn phù hợp cho bạn.

Mẫu Sổ tay nhân viên này bao gồm:

Mẫu này được thiết kế dựa trên trải nghiệm của người dùng và cung cấp hầu hết mọi thông tin mà nhân viên mới muốn (hoặc cần) biết về công ty của bạn, từ ngày đầu tiên đến ngày cuối cùng.

2. Mẫu Sổ tay nhân viên ClickUp

Tải mẫu miễn phí này

Đừng phạm sai lầm khi soạn thảo một cuốn sổ tay nhàm chán. Không có gì bí mật khi nói rằng những cuốn sổ tay nhân viên cơ bản có thể rất tẻ nhạt và nhân viên mới của bạn sẽ nhanh chóng mất hứng thú. Thay vào đó, Mẫu Sổ tay Nhân viên của ClickUp sẽ chỉ cho bạn cách thổi hồn vào cuốn sổ tay của mình và làm cho nó trở nên thú vị bằng cách sử dụng đồ họa, biểu tượng cảm xúc hoặc thậm chí là ảnh động.

Mẫu Sổ tay nhân viên này bao gồm:

Hãy nhớ rằng, sổ tay nhân viên là một cách tuyệt vời để truyền đạt thông tin và chính sách quan trọng đến các thành viên trong nhóm của bạn. Vì vậy, hãy dành thời gian để làm cho nó trở nên độc đáo và hấp dẫn, và các nhân viên mới của bạn sẽ cảm ơn bạn vì điều đó!

3. Mẫu văn hóa công ty ClickUp

Tải mẫu miễn phí này

Văn hóa công ty là cách thức hoạt động và hành xử của doanh nghiệp và nhân viên.

Đó là cách nhân viên đối xử với nhau, những giá trị đạo đức mà họ tôn trọng và những quyết định mà họ đưa ra. Nếu bạn đang muốn xây dựng văn hóa công ty vững mạnh, Mẫu văn hóa công ty của ClickUp có thể là một công cụ hữu ích. Những trang này cung cấp hướng dẫn và cảm hứng để xây dựng bản sắc kinh doanh của bạn.

Mẫu Văn hóa Công ty này bao gồm:

Sử dụng mẫu này để giúp viết phần văn hóa công ty trong sổ tay nhân viên tổng quát của bạn hoặc để nó như một hướng dẫn riêng biệt.

4. Mẫu Sổ tay nhân viên & Chính sách của ClickUp

Tải mẫu miễn phí này

Nếu bạn cần một cuốn sổ tay chuyên nghiệp hơn, tập trung chủ yếu vào chính sách tuyển dụng, quy trình, cơ cấu quản lý và mã hành vi của công ty, hãy xem xét Mẫu Sổ tay Nhân viên, Chính sách & Quy trình của ClickUp .

Mẫu Sổ tay nhân viên này bao gồm:

Mẫu này được chia thành 4 phần chính (Tất cả về, Cách chúng tôi làm việc, Quy tắc ứng xử tiêu chuẩn và Chính sách & Thủ tục) với các tiểu mục trong mỗi phần để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chính sách nào.

5. Mẫu Sổ tay nhân viên ClickUp

Tải mẫu miễn phí này

Nếu bạn đang khởi nghiệp nhưng chưa có hướng dẫn đào tạo nhân viên cho công ty, bạn cần tạo một sổ tay nhân viên. Và Mẫu Sổ tay Nhân viên của ClickUp là nơi hoàn hảo để bắt đầu. Điền vào mẫu này để chỉ cho nhân viên của bạn cách thành công và phát triển trong vai trò của họ.

Mẫu Sổ tay Nhân viên này bao gồm:

Lưu ý rằng sổ tay nhân viên và cẩm nang nhân viên không giống nhau. Mặc dù cả hai tài liệu này đều cung cấp thông tin quan trọng cho nhân viên, nhưng cẩm nang nhân viên bao gồm các chính sách và kỳ vọng chung của công ty, trong khi sổ tay nhân viên tập trung vào các thủ tục và công việc cụ thể cho một vai trò hoặc bộ phận cụ thể.

6. Mẫu sổ tay nhân sự ClickUp

Tải mẫu miễn phí này

Một số mẫu sổ tay nhân viên có thể bao gồm một phần dành cho sổ tay nhân sự, nhưng trong một số trường hợp, bạn có thể muốn tách hai tài liệu này ra riêng. Trong những trường hợp đó, hãy sử dụng Mẫu sổ tay nhân sự của ClickUp.

Sổ tay nhân sự có thể có hai biểu mẫu. Đó là sổ tay cho bộ phận, với thông tin về nhóm, mục tiêu, chính sách, quy trình và kỳ vọng của nhóm nhân sự, hoặc sổ tay về mọi vấn đề nhân sự mà toàn bộ công ty có thể tham khảo.

Sổ tay "tất cả mọi thứ về nhân sự" là loại sổ tay mà mẫu của chúng tôi được thiết kế để tạo ra. Sổ tay nhân sự thường bao gồm luật lao động, việc làm theo ý muốn và thông tin về cơ hội việc làm bình đẳng, thông tin tuân thủ như bồi thường cho người lao động, phân loại toàn thời gian và bán thời gian, chính sách chống quấy rối và không phân biệt đối xử, và chính sách nghỉ phép riêng của công ty, như nghĩa vụ bồi thẩm, PTO, nghỉ tang và luật nghỉ phép y tế gia đình (FMLA).

Mẫu Sổ tay Nhân sự này bao gồm:

Có thể có một số nội dung trùng lặp giữa sổ tay nhân viên và sổ tay nhân sự, chẳng hạn như phần thông tin công ty hoặc giá trị cốt lõi. Điều đó không sao cả! Việc nhắc lại thông điệp đó trong nhiều tài liệu sẽ giúp tất cả các chính sách và thông điệp của bạn được thống nhất.

7. Mẫu Thỏa thuận hoạt động của ClickUp

Tải mẫu miễn phí này

Bạn đang thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) của riêng mình? Bạn sẽ cần một thỏa thuận hoạt động để tuân thủ luật pháp, và Mẫu Thỏa thuận Hoạt động của ClickUp có thể giúp bạn bắt đầu.

Thỏa thuận hoạt động là một tài liệu pháp lý quan trọng xác minh khung tổ chức, cấu trúc quyền sở hữu, nhiệm vụ của thành viên, quy trình hoạt động tiêu chuẩn của một doanh nghiệp và hơn thế nữa. Đối với các chủ doanh nghiệp hoạt động dưới hình thức LLC, tài liệu này là bắt buộc và cần thiết ở hầu hết các quốc gia khi thành lập công ty.

Mẫu Thỏa thuận Hoạt động này bao gồm:

Ghi chú: mặc dù đây là mẫu tuyệt vời để bạn bắt đầu thỏa thuận hoạt động của LLC, nhưng bất cứ khi nào bạn sử dụng tài liệu cho mục đích pháp lý, bạn nên tham khảo ý kiến của luật sư kinh doanh trước khi nộp.

8. Mẫu bản ghi nhớ chính sách ClickUp

Tải mẫu miễn phí này

Khả năng truyền đạt hiệu quả các thay đổi chính sách đến nhân viên là yếu tố quan trọng để kinh doanh thành công. Mẫu bản ghi nhớ chính sách của ClickUp giúp bạn phát triển định dạng và tổ chức nhất quán cho các bản ghi nhớ chính sách để đảm bảo mọi thành viên trong nhóm luôn được thông báo và cập nhật những thay đổi mới nhất.

Mẫu bản ghi nhớ chính sách này bao gồm:

Sử dụng mẫu bản ghi nhớ chính sách đơn giản này giúp đảm bảo tất cả nhân viên của bạn hiểu rõ các kỳ vọng và quy định của công ty.

Phần thưởng: Xem 10 mẫu bản ghi nhớ miễn phí trong Word và ClickUp

9. Báo cáo hoạt động hàng ngày của nhân viên ClickUp

Tải mẫu miễn phí này

Quản lý hiệu suất nhân viên là một khía cạnh quan trọng trong việc điều hành công ty, và một cách để kiểm soát hiệu suất là lập báo cáo hoạt động hàng ngày. Đó là lúc Mẫu báo cáo hoạt động hàng ngày của nhân viên từ ClickUp trở nên hữu ích. Nó giống như một báo cáo hiệu suất hàng ngày ngắn gọn cho từng thành viên trong nhóm của bạn.

Mẫu Báo cáo hoạt động hàng ngày của nhân viên bao gồm:

Mẫu này cung cấp những thông tin quý giá về thói quen công việc hàng ngày của nhóm bạn. Sử dụng mẫu này để xác định những thành công, khó khăn và lĩnh vực cần cải thiện, đồng thời giúp mọi người thống nhất quan điểm.

10. Mẫu Sổ tay nhân viên Microsoft từ TemplateLab

Mặc dù chúng tôi thích mảng ví dụ và mẫu sổ tay nhân viên phong phú của ClickUp, nhưng chúng tôi biết rằng đôi khi tổ chức của bạn yêu cầu bạn sử dụng các công cụ từ một công ty hoặc bộ sản phẩm cụ thể.

Người dùng Microsoft có thể sử dụng Mẫu sổ tay nhân viên của Template Lab để nhanh chóng thiết kế sổ tay nhân viên. Ví dụ về sổ tay nhân viên này phác thảo các phần cho các chính sách liên quan đến các chủ đề như công nghệ, phúc lợi, bảo hiểm y tế và hơn thế nữa.

Cách viết sổ tay nhân viên

Bây giờ bạn đã có một số mẫu sổ tay nhân viên để lựa chọn, đã đến lúc bắt đầu viết sổ tay của riêng bạn. Nhưng bạn nên bắt đầu từ đâu? Dưới đây là một số mẹo và phương pháp hay nhất để tạo ra một sổ tay nhân viên toàn diện và hiệu quả:

1. Bắt đầu từ những điều cơ bản

Bước đầu tiên trong việc viết sổ tay nhân viên là thu thập tất cả thông tin cần thiết về công ty và các chính sách của công ty. Điều này bao gồm sứ mệnh và giá trị của công ty, cơ cấu tổ chức, phúc lợi nhân viên, bảo hiểm y tế, mã hành vi tiêu chuẩn và thông tin pháp lý quan trọng. Đảm bảo tham khảo ý kiến của các bộ phận liên quan (nhân sự, pháp lý, v.v.) để đảm bảo tính chính xác.

2. Thực hiện theo mẫu

Như đã đề cập trước đó, sử dụng mẫu sổ tay nhân viên có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và nỗ lực khi tạo tài liệu của riêng mình. Các mẫu cung cấp cấu trúc và tổ chức cho sổ tay của bạn, giúp bạn dễ dàng bao gồm tất cả thông tin cần thiết.

3. Rõ ràng và súc tích

Sổ tay nhân viên của bạn nên dễ đọc và dễ hiểu đối với tất cả nhân viên. Sử dụng ngôn ngữ đơn giản và tránh sử dụng thuật ngữ chuyên ngành hoặc thuật ngữ kỹ thuật mà không phải ai cũng quen thuộc. Ngoài ra, hãy giữ mỗi phần chính sách ngắn gọn và súc tích.

4. Bao gồm hình ảnh và ví dụ

Thêm hình ảnh, biểu đồ hoặc bảng phù hợp có thể giúp sổ tay nhân viên của bạn trở nên hấp dẫn hơn và dễ hiểu hơn. Ngoài ra, việc đưa vào các ví dụ hoặc tình huống thực tế có thể giúp nhân viên hiểu rõ hơn về các chính sách và cách áp dụng chúng trong các tình huống khác nhau.

5. Giữ cho tài liệu luôn được cập nhật

Khi công ty của bạn phát triển và thay đổi, sổ tay nhân viên cũng cần được cập nhật theo. Hãy đảm bảo xem xét và cập nhật sổ tay thường xuyên để đảm bảo nó phản ánh chính sách và quy trình hiện tại của công ty. Điều này cũng sẽ giúp tránh các vấn đề pháp lý tiềm ẩn.

6. Đảm bảo tính dễ truy cập

Sổ tay nhân viên là tài liệu tham khảo cho tất cả nhân viên, vì vậy hãy đảm bảo rằng họ có thể dễ dàng truy cập tài liệu này. Cân nhắc tạo phiên bản kỹ thuật số có thể truy cập trên các thiết bị của công ty hoặc thông qua cổng thông tin trực tuyến an toàn.

7. Tham khảo ý kiến của các chuyên gia pháp lý và nhân sự

Như đã đề cập trước đó, điều quan trọng là phải để các bộ phận liên quan, đặc biệt là bộ phận nhân sự và pháp lý, xem xét sổ tay nhân viên của bạn. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng tất cả các chính sách đều tuân thủ luật và quy định về lao động.

Dùng thử ClickUp Brain

Các phần cần bao gồm trong sổ tay nhân viên

Mặc dù mỗi công ty có thể có các chính sách và quy trình riêng biệt phù hợp với tổ chức của mình, nhưng có một số phần chung cần được bao gồm trong mọi sổ tay nhân viên. Những phần này bao gồm:

1. Ngày nghỉ lễ của công ty

Sổ tay nhân viên của bạn nên cung cấp danh sách công việc toàn diện về các ngày lễ được công ty công nhận. Sổ tay này nên nêu rõ nhân viên có phải làm việc trong những ngày lễ này hay không và nếu có, họ sẽ được hưởng loại bồi thường hoặc thời gian nghỉ bù nào.

2. Bảo hiểm y tế

Chi tiết chính sách bảo hiểm y tế của công ty, bao gồm phạm vi bảo hiểm, các tùy chọn có sẵn cho nhân viên, khoản đóng góp của họ và quy trình yêu cầu quyền lợi. Phần này cũng nên giải thích cách nhân viên có thể thêm người phụ thuộc và tác động của bất kỳ thay đổi nào trong trạng thái việc làm của họ đối với quyền lợi của họ.

3. Chính sách nghỉ ốm

Vạch ra chính sách của công ty về nghỉ ốm, bao gồm số ngày được phép nghỉ, quy trình báo ốm và bất kỳ tài liệu nào cần thiết. Chính sách cũng nên đề cập đến các bệnh dài hạn và hỗ trợ mà công ty có thể cung cấp trong những trường hợp đó. Đề cập đến bất kỳ luật hoặc quy định nào có liên quan đến nghỉ ốm và làm rõ liệu đó là nghỉ có lương hay không.

4. Nghỉ phép và Thời gian nghỉ

Giải thích chính sách của công ty về nghỉ phép và nghỉ việc, bao gồm số ngày nghỉ phép hàng năm mà nhân viên được hưởng, quy trình xin nghỉ phép và các hạn chế áp dụng. Bạn cũng có thể bao gồm thông tin về các loại nghỉ phép khác như nghỉ phép tang lễ hoặc nghỉ phép chăm sóc gia đình.

5. Quy tắc ứng xử

Phần này đặt ra các quy tắc về hành vi và kỳ vọng tại nơi làm việc. Phần này nên bao gồm các chủ đề như quy tắc trang phục, tính chuyên nghiệp, chính sách chống phân biệt đối xử, quy trình giải quyết xung đột và bất kỳ quy tắc hoặc quy định nào khác của công ty.

6. Đánh giá hiệu suất

Giải thích quy trình đánh giá hiệu suất của công ty và cách nhân viên có thể nhận được phản hồi về công việc của họ. Phần này cũng có thể bao gồm thông tin về thăng chức, tăng lương và thưởng.

7. Chính sách chấm dứt hợp đồng

Mặc dù có thể không dễ chịu khi nghĩ đến, nhưng việc xác định chính sách của công ty về việc chấm dứt hợp đồng là rất quan trọng. Phần này nên bao gồm các lý do chấm dứt hợp đồng, quy trình sa thải và các quy định pháp luật liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng lao động.

8. Thỏa thuận bảo mật (NDA)

Nếu công ty của bạn xử lý thông tin nhạy cảm hoặc dữ liệu độc quyền, bạn nên bao gồm một thỏa thuận bảo mật trong sổ tay nhân viên. Tài liệu pháp lý này quy định các yêu cầu về bảo mật đối với nhân viên và các hậu quả nếu vi phạm.

9. Xác nhận đã nhận

Bước cuối cùng, yêu cầu nhân viên ký xác nhận đã nhận để xác nhận rằng họ đã nhận và đọc sổ tay nhân viên. Điều này có thể làm bằng chứng cho thấy nhân viên đã biết các chính sách được nêu trong sổ tay trong trường hợp có tranh chấp.

10. Thông tin cho nhân viên không thuộc diện miễn trừ

Nếu công ty của bạn có nhân viên không được miễn trừ (làm việc theo giờ), việc thông báo cho nhân viên về chính sách làm thêm giờ, thời gian nghỉ ăn và nghỉ ngơi, cũng như bất kỳ quy định nào khác áp dụng cho họ là rất quan trọng. Điều này sẽ giúp đảm bảo tuân thủ các quy định lao động.

Ai được lợi từ việc sử dụng mẫu sổ tay nhân viên?

Quản lý: Sổ tay nhân viên cung cấp cho quản lý một cấu trúc và hướng dẫn rõ ràng để quản lý nhóm của họ. Nó cũng giúp đảm bảo tính nhất quán trong các chính sách và quy trình trong toàn tổ chức. Dưới đây là một số mẫu có thể hữu ích cho quản lý:

Doanh nghiệp nhỏ: Các doanh nghiệp nhỏ thường thiếu nguồn lực để tạo ra các chính sách và quy trình nhân sự chi tiết. Mẫu sổ tay nhân viên có thể cung cấp một khuôn khổ cho các chủ doanh nghiệp nhỏ để tạo ra sổ tay của riêng mình mà không cần phải bắt đầu từ đầu. Dưới đây là một số mẫu có thể hữu ích cho các doanh nghiệp nhỏ:

Tối ưu hóa sổ tay nhân viên của bạn ngay hôm nay

Mặc dù việc tạo sổ tay nhân viên có thể không phải là trách nhiệm yêu thích của bạn với tư cách là chủ doanh nghiệp hoặc chuyên gia nhân sự, nhưng việc ghi chép tất cả các chính sách nội bộ và chính sách công ty cho nhân viên một cách rõ ràng và chi tiết là rất quan trọng để tuân thủ các quy định. Sử dụng các mẫu có thể giúp việc tạo tài liệu này trở nên dễ dàng hơn – và thậm chí có thể thú vị hơn, khi bạn chọn sử dụng giải pháp ClickUp!

ClickUp là nơi duy nhất bạn cần để tổ chức các tài liệu công ty, kế hoạch dự án, quy trình công việc và thậm chí cả sổ tay nhân viên.

Thư viện mẫu phong phú của chúng tôi có thể giúp bạn tạo, chỉnh sửa và cập nhật hầu hết mọi loại tài liệu bạn cần – và các mẫu sổ tay của chúng tôi thêm một chút màu sắc cho công việc vốn nhàm chán. Sau khi hoàn thành việc tạo sổ tay nhân viên, bạn có thể dễ dàng sử dụng ClickUp để chia sẻ với nhóm của mình và cập nhật khi cần thiết.

Bắt đầu sử dụng ClickUp miễn phí, hãy thử ngay hôm nay .