Bạn còn nhớ ngày đầu tiên đi làm không? Những cuộc trò chuyện gượng gạo, sự do dự không biết nên hỏi câu hỏi hay giả vờ như đã hiểu rõ mọi thứ?
Những nhân viên mới của bạn cũng cảm thấy như vậy. Họ bước vào văn phòng, hy vọng nhận được một lời chào đón ấm áp nhưng thầm tự hỏi, ‘Liệu mình có phù hợp với nơi này không?’
Bài viết này cung cấp cho bạn một kế hoạch từng bước để chào đón nhân viên mới và giúp họ nghĩ, ‘Tôi đã đưa ra quyết định đúng đắn!’
Ngoài ra, chúng tôi sẽ chia sẻ hơn 20 ví dụ tin nhắn chào mừng thành viên mới (từ thân thiện đến chuyên nghiệp) để giúp nhân viên mới cảm thấy được hỗ trợ và hào hứng khi gia nhập nhóm của bạn.
Tại sao việc chào đón nhân viên mới một cách đúng đắn lại quan trọng?
Một lời chào đón tuyệt vời là yếu tố quan trọng giúp khởi đầu mạnh mẽ cho mục tiêu onboarding của bạn. Đây là lý do tại sao:
🌼 Người ta nhớ cách bạn khiến họ cảm thấy: Dù đã quên mật khẩu Wi-Fi hay nơi tìm tài liệu chính sách nhân sự, nhân viên mới vẫn sẽ nhớ một lời chào chu đáo, một món quà nhỏ, hoặc thậm chí một thông điệp chào đón ấm áp “chúng tôi rất vui vì bạn đã gia nhập”.
🌼 Môi trường an toàn khuyến khích đặt câu hỏi: Với một thông điệp chào đón được viết tốt, nhân viên sẽ dễ dàng chia sẻ ý kiến, đặt câu hỏi, đưa ra ý tưởng mới và thừa nhận khi gặp khó khăn. Sự cởi mở đó là vàng trong những ngày đầu.
🌼 Văn hóa công ty nói lên nhiều hơn trang tuyển dụng của bạn: Khi toàn bộ nhóm dành thời gian chào đón hoặc cùng ăn trưa với nhân viên mới, điều đó cho thấy đây là một tập thể luôn quan tâm và hỗ trợ lẫn nhau; nói cách khác, điều đó phản ánh văn hóa công ty của bạn.
🌼 Động lực là yếu tố quan trọng: Những nhân viên mới được chào đón một cách chu đáo sẽ cảm thấy mình đã là một phần của điều gì đó tốt đẹp. Và năng lượng đó thể hiện qua công việc, sự tự tin và đóng góp của họ.
🌼 Ghosting bắt đầu từ sự im lặng: Đôi khi, nhân viên mới chấp nhận lời mời làm việc rồi biến mất, cho thấy sự thiếu kết nối giữa lời mời và ngày bắt đầu. Một tin nhắn ngắn gọn trước khi bắt đầu cho nhân viên mới có thể lấp đầy khoảng trống đó và tạo sự mong đợi thay vì nghi ngờ.
👀 Bạn có biết? Theo SHRM, quy trình onboarding có cấu trúc giúp cải thiện tỷ lệ giữ chân nhân viên mới, và nhân viên có khả năng ở lại công ty trong ba năm cao hơn 69%. Quy trình này giúp tạo ra sự rõ ràng, tự tin, cam kết và năng suất.
Một thông điệp chào đón ấm áp và cá nhân hóa sẽ cài đặt tone cho mối quan hệ, giúp họ cảm thấy yên tâm về quyết định gia nhập và thể hiện sự trân trọng chân thành.
⭐ Tính năng mẫu
Mẫu Danh sách Kiểm tra Onboarding ClickUp cung cấp một danh sách công việc hoàn chỉnh mà bạn có thể tái sử dụng và điều chỉnh cho các vai trò và bộ phận khác nhau khi tiếp nhận thành viên mới. Tại sao nên sử dụng mẫu này? Bởi vì việc tiêu chuẩn hóa quy trình nhân sự giúp giảm thiểu nguy cơ bỏ sót các bước quan trọng và tiết kiệm thời gian cho các nhà quản lý tuyển dụng.
Giả sử bạn đang onboarding hai nhân viên mới: một cho bộ phận Marketing và một cho bộ phận Engineering. Sử dụng Trường Tùy chỉnh, bạn có thể ghi lại chức danh công việc của họ (ví dụ: ‘Chuyên viên Nội dung’ hoặc ‘Nhà phát triển Backend’), bộ phận, email công việc và ngày bắt đầu chính thức. Hoặc thêm tên gọi ưa thích, như “Jess” thay vì “Jessica”, để giao tiếp trở nên thân thiện hơn.
Làm thế nào để chào đón nhân viên mới vào nhóm?
Chào đón một nhân viên mới là việc làm đúng những điều nhỏ nhặt. Hãy cùng phân tích chi tiết.
Gửi email trước khi bắt đầu
Hãy xem email trước khi bắt đầu là thông điệp chào mừng đầu tiên bạn gửi cho thành viên mới vài ngày (hoặc một tuần) trước khi họ chính thức bắt đầu hành trình thú vị của mình. Nó có nhiều mục đích: thể hiện sự hào hứng của bạn về sự gia nhập của họ, giúp họ chuẩn bị cho hành trình thành công phía trước và giảm bớt lo lắng trong ngày đầu tiên.
📩 Những nội dung cần bao gồm trong email chào mừng trước khi bắt đầu:
- Ngày và giờ gia nhập
- Địa chỉ văn phòng, thông tin về bãi đỗ xe/phương tiện di chuyển, quy định về trang phục mã và hướng dẫn cho ngày đầu tiên.
- Các tài liệu onboarding cần chuẩn bị (ID, biểu mẫu), thông tin đăng nhập và các công cụ/phần mềm mà họ sẽ sử dụng.
- Lịch trình ngày đầu tiên hoặc lịch trình định hướng cho nhân viên mới
- Tổng quan về vai trò, trách nhiệm và người quản lý trực tiếp.
- Giới thiệu về nhóm và tóm tắt văn hóa công ty, sổ tay, chính sách và giá trị.
💭 Hãy nhớ điều này: Một thông điệp chu đáo sau khi nhận lời đề nghị công việc có thể khởi động hành trình gắn kết nhân viên từ rất sớm, trước cả ngày làm việc đầu tiên.
2. Chuẩn bị không gian làm việc và công cụ cho họ
Nhân viên mới của bạn bước vào, sẵn sàng bắt đầu, nhưng cuối cùng lại phải chờ đợi bộ phận CNTT, tìm kiếm mật khẩu hoặc không biết ngồi ở đâu. Đó là lý do tại sao việc cài đặt sẵn không gian làm việc cho họ trước sẽ giúp họ nhanh chóng thích nghi và tập trung vào việc kết nối với nhóm.
💼 Đây là những điều cần chuẩn bị trước:
- Sẵn sàng cho môi trường làm việc tại văn phòng hoặc từ xa (sạch sẽ, gọn gàng và được dán nhãn nếu làm việc tại văn phòng)
- Máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn được cài đặt đầy đủ các công cụ cần thiết và phần mềm đào tạo.
- Quyền truy cập vào email, phần mềm giao tiếp, lịch làm việc và các công cụ nội bộ khóa.
- Cài đặt hoặc truy cập VPN và quyền truy cập cho các hệ thống nội bộ
- Sản phẩm của công ty (bộ kit chào mừng, sổ tay, áo thun, bình nước)
- Quyền truy cập vào các ổ đĩa chia sẻ, thư mục và liên kết tài liệu.
- Một thẻ chào mừng ký tên bởi nhóm hoặc một băng rôn tại bàn làm việc của họ với nội dung ‘Chào mừng, [Tên]!’
Một thách thức khóa onboarding quan trọng mà bạn cần tránh ở giai đoạn này là tình trạng quá tải thông tin trong những ngày đầu tiên.
Tất nhiên, bạn muốn cung cấp cho họ thông tin cần thiết để bắt đầu việc cần làm; điều cuối cùng bạn muốn làm là làm cho họ bị quá tải thông tin. Một giải pháp ở đây là lấy cảm hứng từ Nordstorm. Họ chia sẻ một tệp PDF 30 trang giải thích chi tiết tất cả thông tin.
3. Giới thiệu họ với nhóm
Đừng để việc giới thiệu diễn ra một cách ngẫu nhiên. Hãy chủ động giới thiệu nhân viên mới với các thành viên khóa trong nhóm, như đồng nghiệp trực tiếp, đối tác liên chức năng, người quản lý của họ và CEO (nếu có).
Điều này giúp họ hiểu rõ ai làm việc gì và ai cần liên hệ, đồng thời xây dựng mối quan hệ ban đầu với những người họ sẽ tương tác nhiều nhất.
🤝 Mẹo để có những lời giới thiệu ý nghĩa:
- Lên lịch một cuộc họp nhanh chóng hoặc cuộc họp sáng sớm vào ngày đầu tiên của nhóm.
- Việc cần làm: một vòng giới thiệu, trong đó mỗi thành viên trong nhóm chia sẻ vai trò của mình và một sự thật thú vị.
- Chia sẻ một đoạn giới thiệu ngắn về nhân viên mới trong chủ đề trò chuyện hoặc email, bao gồm một chi tiết thú vị. Những thông tin này có thể là những chủ đề hay để đồng nghiệp trò chuyện.
- Dẫn họ đi tham quan toàn bộ văn phòng, hoặc ghép họ với một đồng nghiệp có thể giới thiệu một cách tự nhiên trong bữa trưa hoặc trò chuyện.
🎨 Nguồn cảm hứng sáng tạo: Hãy thử những ý tưởng sáng tạo như GIF chào mừng tùy chỉnh, ghi chú viết tay hoặc danh sách phát nhạc chào đón để tạo ấn tượng tích cực mà họ sẽ không bao giờ quên.
Dưới đây là mẫu để giúp bạn làm cho nó trở nên vui vẻ và chu đáo! 👇🏼
4. Chỉ định một người bạn đồng hành hoặc người hướng dẫn
Một người hướng dẫn là nhân viên tình nguyện hỗ trợ nhân viên mới trong những tuần đầu tiên.
Họ thường đến từ cùng một nhóm hoặc vai trò công việc, hoặc từ một bộ phận khác nếu bạn muốn cung cấp cơ hội tiếp xúc đa hàm. Ngoài ra, họ hiểu rõ quy trình làm việc của nhóm, các công cụ nội bộ và kiến thức không chính thức giúp nhân viên mới thích nghi nhanh hơn.
🫂 Mẹo để tạo hệ thống đồng hành hiệu quả:
- Lên lịch các cuộc họp định kỳ: Cài đặt các cuộc trò chuyện ngắn hàng ngày trong tuần đầu tiên, sau đó là hai tuần một lần hoặc theo nhu cầu để phát hiện sớm các vấn đề.
- Khuyến khích quan sát: Hãy để nhân viên mới quan sát các cuộc họp hoặc công việc mà người hướng dẫn thực hiện. Nếu vai trò khác nhau, người hướng dẫn vẫn có thể hướng dẫn họ qua một ngày làm việc điển hình để cho thấy cách công ty hoạt động.
- Tích hợp xã hội: Các thành viên trong nhóm nên mời họ tham gia các cuộc hội thoại nhóm và đảm bảo họ không phải ăn một mình, trừ khi họ muốn.
- Hướng dẫn (nếu có): Nếu đóng vai trò là người hướng dẫn, hãy giúp nhân viên đặt ra mục tiêu nghề nghiệp, cung cấp phản hồi sớm và kết nối họ với các bên liên quan khóa ngoài nhóm của họ.
🧠 Thú vị: Netflix là một ví dụ tuyệt vời về điều này. Cecili Reid, người gia nhập Netflix với tư cách là kỹ sư phần mềm, đã chia sẻ quy trình onboarding của mình tại công ty trong một bài viết cá nhân trên Medium:
Khi tôi mở email vào ngày đầu tiên, tôi nhận được kế hoạch onboarding từ người hướng dẫn onboarding của mình. Người hướng dẫn onboarding là một thành viên chuyên trách trong nhóm của tôi, người sẽ hướng dẫn các nhân viên mới làm quen với công việc trong quá trình onboarding. Kế hoạch onboarding được tùy chỉnh cho nhóm và cá nhân tôi, bao gồm các tài liệu cần đọc, các nhiệm vụ bắt buộc việc cần làm để cài đặt tài khoản và môi trường làm việc, cũng như các gợi ý để quá trình onboarding diễn ra suôn sẻ hơn. Tôi đã thực hiện kế hoạch này trong thời gian rảnh rỗi giữa các cuộc họp nhóm hoặc các phiên onboarding và gặp gỡ người hướng dẫn onboarding hàng ngày. Người hướng dẫn và kế hoạch này đã giúp tôi xác định những điều thực sự cần tập trung trong quá trình onboarding của mình. ”
🎯 Mẹo tăng năng suất: Tối ưu hóa quy trình đào tạo bằng cách chuẩn bị hệ thống đồng hành và bộ kit chào mừng trước. Điều này đảm bảo quá trình chuyển giao diễn ra suôn sẻ và giúp nhóm tập trung vào việc đạt được những thành tựu tuyệt vời.
Nhưng người hướng dẫn không nhất thiết phải là con người. 😉Bạn cũng có thể cài đặt một trợ lý trả lời tự động cho nhân viên mới, có thể được cấu hình cụ thể để hỗ trợ họ với các câu hỏi liên quan đến quá trình onboarding.
5. Chia sẻ kế hoạch 30-60-90 ngày
Kế hoạch 30-60-90 ngày là một tài liệu chia quá trình onboarding của nhân viên mới thành ba giai đoạn: 30, 60 và 90 ngày đầu tiên.
Kế hoạch này được tạo ra bởi người quản lý tuyển dụng và nó giúp:
- Đặt ra những kỳ vọng rõ ràng cho từng giai đoạn.
- Cung cấp các cột mốc đo lường để theo dõi tiến độ.
- Đồng bộ hóa nỗ lực của nhân viên với mục tiêu của nhóm và công ty.
| Dòng thời gian | Tập trung | Mục tiêu |
| Ngày 1-30 | Học và quan sát | – Hoàn thành các mô-đun đào tạo và khóa học tuân thủ – Đọc và xác nhận các chính sách của công ty – Thiết lập tài khoản, công cụ và quy trình onboarding hệ thống – Lên lịch các cuộc họp 1:1 với quản lý và đồng nghiệp – Tham gia các cuộc gọi của nhóm và ghi chép các quy trình khóa – Hoàn thành một công việc có rủi ro thấp (ví dụ: cập nhật tài liệu nội bộ, gửi email theo dõi) |
| Ngày 31-60 | Bắt đầu đóng góp | Tự chủ xử lý các công việc cơ bản hoặc tương tác với khách hàng– Chịu trách nhiệm về một dự án nhỏ hoặc một phần của dự án lớn hơn– Đạt 50–70% mục tiêu KPI (ví dụ: số lượng phiếu hỗ trợ được giải quyết)– Tham gia các cuộc họp nhóm với ý kiến đóng góp hoặc cập nhật thông tin |
| Ngày 61-90 | Sở hữu quyền sở hữu và chủ động thực hiện | – Quản lý toàn bộ dự án từ đầu đến cuối– Đạt 100% mục tiêu hiệu suất– Ghi chép và chia sẻ những bài học kinh nghiệm hoặc cải tiến với nhóm– Điều hành cuộc họp, trình bày hoặc đào tạo nội bộ |
Để tạo kế hoạch này, bạn có thể sử dụng mẫu kế hoạch 30-60-90 ngày của ClickUp để xác định mục tiêu, kết quả đầu ra và cột mốc cho từng giai đoạn. Mẫu này kết nối việc lập kế hoạch với thực thi — giao công việc cho thành viên cụ thể trong nhóm bằng trường tùy chỉnh ‘Ai chịu trách nhiệm’ và phân loại từng công việc theo dòng thời gian bằng trường ‘Giai đoạn onboarding’.
Mẫu này có chế độ xem Bảng, chuyển đổi tất cả các công việc onboarding thành quy trình làm việc theo phong cách Kanban.
Lưu trữ tất cả tài liệu onboarding trong Chế độ xem Tham khảo để truy cập dễ dàng. Có các tài liệu mẫu như Hợp đồng, Liên kết hữu ích, Ngày nghỉ của công ty, v.v., để giúp bạn bắt đầu, và bạn có thể thêm các tài liệu khác như tài liệu đào tạo và chính sách công ty khi cần thiết.
⚡ Kho mẫu: Mẫu lịch trình định hướng nhân viên miễn phí
6. Tổ chức bữa trưa hoặc cà phê chào mừng
Lên kế hoạch tổ chức bữa trưa hoặc cà phê cho nhân viên mới vào ngày đầu tiên làm việc, hoặc vào thứ Sáu đầu tiên tại một nhà hàng yêu thích địa phương. Ngoài ra, bạn có thể chi trả bữa ăn cho họ hoặc áp dụng thiết lập tự chi trả, tùy thuộc vào văn hóa công việc của công ty.
🍕 Mẹo để làm cho quá trình này trở nên dễ dàng và thú vị:
- Thực hiện khối thời gian trên lịch của mọi người trong tuần đầu tiên của nhân viên mới.
- Chọn một địa điểm nơi mọi người có thể trò chuyện (tránh những nơi quá ồn ào hoặc chật chội). Nếu bạn biết sở thích ẩm thực của họ, hãy cân nhắc tài khoản đó.
- Không thể ra ngoài? Đơn đặt hàng pizza hoặc mang bữa trưa đến văn phòng.
- Nếu bữa trưa không khả thi, hãy chuẩn bị một ít bánh ngọt và cà phê, sau đó tập trung tại phòng chờ hoặc phòng họp để có 30 phút cuộc hội thoại thoải mái.
- Đối với các nhóm làm việc từ xa, tổ chức một buổi trò chuyện cà phê trực tuyến trên Zoom hoặc Teams. Mọi người mang theo đồ uống và tham gia cuộc gọi. Điểm cộng nếu bạn gửi cho họ một hộp đồ ăn nhẹ hoặc thẻ quà tặng Uber Eats.
⚡ Kho mẫu: Nếu bạn muốn tạo ra các quy trình HR có thể lặp lại, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng các mẫu và biểu mẫu HR có sẵn. Hãy đảm bảo rằng chúng có thể tùy chỉnh phù hợp với trường hợp sử dụng, quy trình và tài liệu của bạn.
7. Thêm họ vào không gian làm việc onboarding chuyên dụng.
Bắt đầu bằng cách cài đặt một không gian làm việc onboarding tập trung bao gồm:
Bắt đầu một công việc mới đã đủ rắc rối. Đừng để nhân viên mới phải tìm kiếm thông tin onboarding trong các email và thư mục Google Drive ngẫu nhiên để bắt đầu công việc.
- Tài liệu khóa: Tạo và lưu trữ các tài liệu khóa như sổ tay nhân viên, hướng dẫn đào tạo, hướng dẫn thiết lập hệ thống CNTT, tổng quan dự án, chính sách công ty, câu hỏi thường gặp (FAQ) và từ điển các công cụ nội bộ và từ viết tắt.
- Các công việc đào tạo: Giao các mô-đun đào tạo như đào tạo tuân thủ, đào tạo trực tuyến theo vai trò hoặc các phiên đào tạo về bảo mật dưới dạng các công việc cá nhân với hướng dẫn rõ ràng và ngày đáo hạn.
- Danh sách kiểm tra cho nhân viên mới : Thêm danh sách kiểm tra cho các nhiệm vụ quan trọng như điền biểu mẫu nhân sự, cài đặt chuyển khoản trực tiếp, hoàn thành đào tạo an toàn hoặc cuộc họp với CEO. Nhân viên mới có thể đánh dấu hoàn thành từng mục khi thực hiện.
- Lịch: Ghi chú các ngày quan trọng như các phiên định hướng, hạn chót đào tạo, bữa trưa chào mừng và các buổi kiểm tra định kỳ sau 30-60-90 ngày. Ngoài ra, thêm các sự kiện lặp lại như các cuộc gọi onboarding hàng tuần hoặc các cuộc họp hàng tháng.
Dưới đây là cách chúng tôi thực hiện việc cần làm tại ClickUp:
Với tư cách là Trưởng bộ phận Kỹ thuật tại ClickUp, một trong những thách thức lớn nhất mà tôi phải đối mặt là làm cho quá trình onboarding trở nên nhanh chóng, trực quan và có giá trị hơn (cho cả quản lý và nhân viên mới). Trong nhiều năm, việc onboarding các kỹ sư mới luôn diễn ra chậm chạp và thường kém hiệu quả, nhưng ClickUp AI đã hoàn toàn thay đổi điều đó. Dưới đây là cách chúng tôi đã cách mạng hóa quá trình onboarding tại ClickUp:
𝟭. 𝗔𝗴𝗴𝗿𝗲𝗴𝗮𝘁𝗲𝗱 𝗞𝗻𝗼𝘄𝗹𝗲𝗱𝗴𝗲 𝗶𝗻 𝗢𝗻𝗲 𝗣𝗹𝗮𝗰𝗲: ClickUp AI tổng hợp tất cả tài liệu hướng dẫn, trò chuyện và buổi đánh giá sau dự án liên quan, đảm bảo nhân viên mới có mọi thứ cần thiết ngay trong tầm tay.
𝟮. 𝗜𝗻𝘁𝗲𝗿𝗮𝗰𝘁𝗶𝘃𝗲 𝗤&𝗔 𝗳𝗼𝗿 𝗥𝗲𝗮𝗹-𝗧𝗶𝗺𝗲 𝗟𝗲𝗮𝗿𝗻𝗶𝗻𝗴: Thay vì phải lục lọi qua các tài liệu lỗi thời, các kỹ sư mới có thể đặt câu hỏi trực tiếp trong ClickUp và nhận được câu trả lời được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI), có khả năng nhận biết ngữ cảnh, ngay lập tức.
𝟯. 𝗖𝗼𝗱𝗲𝗯𝗮𝘀𝗲 𝗙𝗮𝗺𝗶𝗹𝗶𝗮𝗿𝗶𝘇𝗮𝘁𝗶𝗼𝗻: Trí tuệ nhân tạo (AI) là nhà cung cấp tóm tắt các thành phần mã khóa và tổng quan kiến trúc, giúp giảm thời gian kỹ sư phải dành để hiểu cấu trúc của kho mã nguồn.
𝟰. 𝗣𝗲𝗿𝘀𝗼𝗻𝗮𝗹𝗶𝘇𝗲𝗱 𝗟𝗲𝗮𝗿𝗻𝗶𝗻𝗴 𝗣𝗮𝘁𝗵𝘀: Với ClickUp AI, chúng tôi tạo ra các trải nghiệm onboarding được cá nhân hóa dựa trên vai trò của từng kỹ sư, giúp họ đóng góp ngay trong tuần đầu tiên.
Với tư cách là Trưởng bộ phận Kỹ thuật tại ClickUp, một trong những thách thức lớn nhất mà tôi phải đối mặt là làm cho quá trình onboarding trở nên nhanh chóng, trực quan và có giá trị hơn (cho cả quản lý và nhân viên mới). Trong nhiều năm, việc onboarding các kỹ sư mới luôn diễn ra chậm chạp và thường kém hiệu quả, nhưng ClickUp AI đã hoàn toàn thay đổi điều đó. Dưới đây là cách chúng tôi đã cách mạng hóa quá trình onboarding tại ClickUp:
𝟭. 𝗔𝗴𝗴𝗿𝗲𝗴𝗮𝘁𝗲𝗱 𝗞𝗻𝗼𝘄𝗹𝗲𝗱𝗴𝗲 𝗶𝗻 𝗢𝗻𝗲 𝗣𝗹𝗮𝗰𝗲: ClickUp AI tổng hợp tất cả tài liệu hướng dẫn, trò chuyện và buổi đánh giá sau dự án liên quan, đảm bảo nhân viên mới có mọi thứ cần thiết ngay trong tầm tay.
𝟮. 𝗜𝗻𝘁𝗲𝗿𝗮𝗰𝘁𝗶𝘃𝗲 𝗤&𝗔 𝗳𝗼𝗿 𝗥𝗲𝗮𝗹-𝗧𝗶𝗺𝗲 𝗟𝗲𝗮𝗿𝗻𝗶𝗻𝗴: Thay vì phải lục lọi qua các tài liệu lỗi thời, các kỹ sư mới có thể đặt câu hỏi trực tiếp trong ClickUp và nhận được câu trả lời được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI), có khả năng nhận biết ngữ cảnh, ngay lập tức.
𝟯. 𝗖𝗼𝗱𝗲𝗯𝗮𝘀𝗲 𝗙𝗮𝗺𝗶𝗹𝗶𝗮𝗿𝗶𝘇𝗮𝘁𝗶𝗼𝗻: Trí tuệ nhân tạo (AI) là nhà cung cấp tóm tắt các thành phần mã khóa và tổng quan kiến trúc, giúp giảm thời gian kỹ sư phải dành để hiểu cấu trúc của kho mã nguồn.
𝟰. 𝗣𝗲𝗿𝘀𝗼𝗻𝗮𝗹𝗶𝘇𝗲𝗱 𝗟𝗲𝗮𝗿𝗻𝗶𝗻𝗴 𝗣𝗮𝘁𝗵𝘀: Với ClickUp AI, chúng tôi tạo ra các trải nghiệm onboarding được cá nhân hóa dựa trên vai trò của từng kỹ sư, giúp họ đóng góp ngay trong tuần đầu tiên.
❗️Sẵn sàng từ bỏ sự hỗn loạn của quá trình onboarding với hàng triệu ứng dụng khác nhau?
Với ClickUp Brain MAX, bạn có thể chào đón thành viên mới như một chuyên gia - tất cả từ một ứng dụng máy tính mạnh mẽ. Không còn phải để họ lang thang qua vô số thư mục, chủ đề Slack hay tài liệu rải rác.
Brain MAX tích hợp mọi thứ: tài liệu đào tạo, cuộc trò chuyện trong nhóm, thông tin dự án và danh sách kiểm tra onboarding chỉ cách bạn một lệnh giọng nói hoặc một tìm kiếm nhanh. Nhân viên mới có thể đặt câu hỏi bằng giọng nói, nhận câu trả lời ngay lập tức và thậm chí tạo báo cáo onboarding của riêng mình — không gặp rắc rối công nghệ, không bối rối.
Đó là quá trình onboarding, nhưng thông minh hơn, nhanh hơn và mang tính con người hơn. Giúp các thành viên mới của bạn tự tin bắt tay vào công việc ngay lập tức và mang lại lợi thế cho công ty với Brain MAX – công cụ duy nhất bạn cần để làm cho quá trình onboarding trở nên trơn tru và thực sự ấn tượng.
20+ Thông điệp chào mừng dành cho nhân viên mới
Những thông điệp chào mừng hoàn hảo giúp xoa dịu sự lo lắng trong ngày đầu tiên, tăng cường sự tham gia của nhân viên và nhắc nhở nhân viên mới rằng họ đã đưa ra quyết định đúng đắn. Để hỗ trợ bạn, chúng tôi đã tổng hợp các ví dụ về thông điệp "chào mừng đến với nhóm" mà bạn có thể tùy chỉnh theo phong cách và thông tin của công ty mình.
Điều tuyệt vời nhất? Những thông điệp này có thể được sử dụng trên nhiều kênh khác nhau — gửi qua trò chuyện, gửi qua email, viết trên thẻ chào mừng hoặc nói trực tiếp.
Thân thiện & thoải mái
Chào [Tên]! Chào mừng bạn đến với nhóm! 🎉 Chúng tôi rất hào hứng khi có bạn ở đây. Hãy cho chúng tôi biết nếu bạn cần bất kỳ điều gì khi bạn làm quen với môi trường mới; tất cả chúng tôi đều từng là "người mới" trước đây, nên chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ. Chúng tôi không thể chờ đợi để bắt đầu công việc cùng bạn!
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn đang tìm kiếm cảm hứng, bạn có thể sử dụng ClickUp Brain để viết một thông điệp chào mừng hay. Brain là trợ lý viết AI tích hợp sẵn của ClickUp, có thể được tích hợp trực tiếp trong Không gian Làm việc ClickUp của bạn.
2. Chào mừng bạn đến với đội ngũ, [Tên]! Tôi rất vui mừng khi bạn gia nhập cùng chúng tôi. Chúng tôi có truyền thống làm việc cần làm là tổ chức buổi uống cà phê vào ngày đầu tiên, vì vậy hãy ghé qua bàn làm việc của tôi vào khoảng 10 giờ sáng và chúng tôi sẽ mời bạn thưởng thức đồ uống yêu thích của bạn. Chúc bạn có một hành trình mới đầy thú vị cùng [Công ty]! ☕️
3. Chào [Tên], hôm nay là ngày đầu tiên của bạn! 😁 Chào mừng đến với [Công ty]. Chúng tôi rất háo hức được thấy những kỹ năng độc đáo của bạn được phát huy và hy vọng bạn sẽ yêu thích nơi đây. Bàn làm việc của bạn đã được cài đặt sẵn sàng, và chúng tôi còn chuẩn bị một bất ngờ nhỏ cho bạn ở đó. Hãy tận hưởng và đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi nếu cần bất kỳ điều gì!
4. “Woot woot, [Tên] đã đến! 🎉 Chào mừng bạn đến với nhóm vui nhộn và đầy nhiệt huyết của chúng tôi. Chúng tôi là một nhóm năng động và có xác suất làm bạn choáng ngợp với lượng thông tin và những câu đùa tếu táo trong tuần đầu tiên, nhưng tôi hứa đó đều xuất phát từ tình cảm. Rất vui vì bạn đã gia nhập cùng chúng tôi; hãy cùng nhau chinh phục mọi thử thách!”
5. “Công việc mới, bàn làm việc mới, đồng nghiệp mới và rất nhiều lời chào mừng! [Tên], chúng tôi rất vui mừng chào đón bạn gia nhập nhóm của chúng tôi. Chúng tôi đã nghe nhiều điều tuyệt vời về bạn, và chúng tôi rất vinh dự khi bạn chọn mang tài năng của mình đến [Công ty]. Hãy bắt tay vào việc, đặt câu hỏi và cùng nhau hoàn thành những việc cần làm tuyệt vời. Chào mừng bạn!”
6. “Xin chào và chào mừng, [Tên]! Tôi muốn gửi lời chúc mừng chân thành vì bạn đã gia nhập đội ngũ của chúng tôi. Tôi còn nhớ ngày đầu tiên của mình ở đây và có bao nhiêu từ viết tắt khiến tôi bối rối—đừng lo, bạn sẽ nhanh chóng làm quen với chúng thôi. 😅 Nếu bạn cần ai đó giải thích hoặc bất kỳ điều gì khác, tôi luôn sẵn sàng. Chào mừng đến với nhóm!”
7. “Chào mừng, [Tên]. Chúng tôi đã háo hức chờ đợi ngày bạn gia nhập đội ngũ! Vai trò của bạn vô cùng quan trọng đối với sứ mệnh của chúng tôi, và chúng tôi rất vui mừng khi có một người tài năng như bạn gia nhập. Nhưng trước hết: hãy hít thở sâu, tận hưởng quá trình onboarding và vui vẻ có cuộc họp với mọi người. Tất cả chúng tôi đều mong muốn được làm quen với bạn!”
🌸 Nhắc nhở thân thiện: Sử dụng một thông điệp được viết cẩn thận với giọng điệu tích cực để cài đặt hành trình của nhân viên mới – đó là một nỗ lực nhỏ nhưng mang lại sự khác biệt lớn.
Ấm áp & chuyên nghiệp
9. Chào mừng đến với [Công ty], [Tên]! Chúng tôi rất vui mừng chào đón bạn gia nhập đội ngũ với vai trò [Chức vụ]. Kỹ năng và góc nhìn của bạn sẽ là tài sản quý giá, và chúng tôi mong chờ được thấy bạn phát triển trong vai trò của mình.
10. Chào [Tên], và chào mừng bạn đến với nhóm! Bắt đầu một vị trí mới có thể khiến bạn cảm thấy áp lực, nhưng chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn từng bước trên hành trình này. Đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi—chúng tôi rất vui vì bạn đã gia nhập nhóm.
11. Chúng tôi rất vui mừng chào đón bạn gia nhập nhóm, [Tên]. Bạn sẽ có cuộc họp với nhóm năng động của chúng tôi trong tuần này và bắt đầu hành trình onboarding của mình. Chúng tôi tin tưởng rằng bạn sẽ nhanh chóng thích nghi và đóng góp tích cực cho nhóm.
12. Chào mừng, [Tên]! Bạn đã gia nhập một nhóm coi trọng sự hợp tác, phát triển và giao tiếp cởi mở. Chúng tôi rất hào hứng với công việc cùng bạn và mong chờ những thành tựu chúng ta sẽ đạt được cùng nhau.
13. Chào mừng bạn đến với nhóm, [Tên]. Chúng ta có một hành trình dài và thành công phía trước, và chúng tôi rất vui vì bạn đã gia nhập cùng chúng tôi. Hãy thoải mái đặt câu hỏi, chia sẻ những ý tưởng sáng tạo và thích nghi với môi trường làm việc theo nhịp độ của riêng bạn.
14. Rất vui được chào đón bạn, [Tên]! Chúng tôi rất hào hứng khi có bạn gia nhập và không thể chờ đợi để thấy những ý tưởng mới mẻ và đóng góp của bạn sẽ định hình tương lai của nhóm chúng tôi.
15. Chào mừng bạn đến với nhóm, [Tên]! Sự gia nhập của bạn đánh dấu sự khởi đầu của một chương mới cho cả bạn và nhóm của chúng tôi. Chúng tôi rất háo hức được học hỏi từ góc nhìn mới mẻ của bạn và hợp tác để đạt được những thành tựu phía trước. Hãy cùng nhau tạo nên những điều tuyệt vời!
🌸 Nhắc nhở thân thiện: Hãy đăng một lời chúc mừng trong nhóm trò chuyện hoặc bản tin của nhóm để gửi lời chúc tốt đẹp và nhấn mạnh rằng đây là thời điểm thú vị cho cả công ty và nhân viên mới.
Thông điệp dành cho nhóm
16. Chào mừng [Tên] đến với [Công ty]! 👏 [Tên] sẽ bước vào vị trí [Chức vụ] và mang theo kinh nghiệm dày dặn trong [lĩnh vực cụ thể]. Thông tin thú vị: [anh/cô/họ] rất thích [sở thích]! Hãy cùng nhau giúp họ cảm thấy như ở nhà.
17. Chào mừng [Tên] đến với [Công ty]! Mặc dù mới gia nhập [Công ty], [Tên] mang theo kinh nghiệm quý giá trong lĩnh vực [ngành/công cụ/vai trò]. Nếu có cơ hội, hãy chia sẻ những mẹo onboarding yêu thích hoặc truyền thống đội nhóm của bạn—họ sẽ rất trân trọng sự hỗ trợ này.
18. Nhóm, hãy chào đón [Tên]! Từ hôm nay, [Tên] sẽ đảm nhận vị trí [Chức vụ], mang theo kinh nghiệm dày dặn trong trường [lĩnh vực hoặc dự án]. Hãy chào hỏi và giúp họ nhanh chóng thích nghi với môi trường mới!
19. Hãy cùng tôi chào đón [Tên] vào nhóm! 🎉 [Anh/Cô/Họ] làm việc tại [Địa điểm] và sẽ tham gia vào [Dự án hoặc Đội ngũ]. Hãy thoải mái liên hệ, chào hỏi hoặc mời họ tham gia một cuộc trò chuyện ngắn!
20. Chào mừng, [Tên]! Họ sẽ gia nhập đội ngũ của chúng ta hôm nay với vai trò [Chức vụ] và sẽ tham gia một số cuộc họp trong tuần này. Nếu bạn thấy họ ghé qua, đừng quên vẫy tay và chào hỏi nhanh. Chúng tôi rất hào hứng chào đón họ gia nhập đội ngũ!
21. Cuộc họp [Tên], nhân viên mới nhất của chúng ta với vị trí [Chức vụ], gia nhập công ty trong tuần này! Những ngày đầu tiên của họ sẽ tập trung vào việc làm quen với công việc, vì vậy nếu bạn gặp họ, hãy giới thiệu ngắn gọn hoặc trả lời bất kỳ câu hỏi nào họ có thể có. Hãy cùng nhau giúp họ có một khởi đầu suôn sẻ và ấm áp.
🌸 Nhắc nhở thân thiện: Đảm bảo toàn bộ văn phòng chào đón thành viên mới với cùng sự nhiệt tình. Các tin nhắn nhóm, cuộc họp giới thiệu ngắn gọn hoặc bữa trưa cùng nhóm có thể giúp nhân viên mới cảm thấy được giá trị ngay lập tức.
Làm thế nào ClickUp có thể tối ưu hóa quy trình onboarding của bạn?
Các nền tảng HR hiện đại có các tính năng onboarding tích hợp sẵn, như danh sách kiểm tra, biểu mẫu chữ ký điện tử và mô-đun đào tạo. Tuy nhiên, chúng có thể cảm thấy cồng kềnh, khó tùy chỉnh và không tương thích với các công cụ mà nhóm của bạn đã sử dụng.
ClickUp cho phép bạn tạo ra các không gian và quy trình onboarding chuyên biệt, rõ ràng, dễ quản lý và sẵn sàng sử dụng mỗi khi chào đón nhân viên mới. Lợi ích là hai mặt: Nhân viên mới biết chính xác nơi bắt đầu và những việc cần làm, trong khi các nhà quản lý nhân sự có thể tự động hóa giấy tờ, lịch trình đào tạo và email chào mừng, giúp nhân viên mới có thể bắt tay vào công việc ngay lập tức với ít rào cản hơn.
Nền tảng Quản lý Nhân sự của ClickUp giúp các nhà quản lý nhân sự tạo ra các quy trình onboarding có cấu trúc. Bạn có thể xây dựng một không gian làm việc có thể tái sử dụng – sau khi cài đặt cho một nhân viên mới, bạn có thể sử dụng nó cho nhân viên tiếp theo và tiếp tục như vậy.
Đây là cách thức công việc hoạt động:
Xây dựng một kho lưu trữ tập trung
Tránh gửi hàng chục tệp PDF đính kèm (qua email hoặc Slack) và sử dụng ClickUp Tài liệu để tạo, lưu trữ và quản lý các tài nguyên onboarding liên quan — dễ dàng truy cập tại một nơi duy nhất.
Ví dụ, duy trì một "Sổ tay Onboarding Nhân viên" bao gồm giới thiệu về công ty, giá trị cốt lõi, tóm tắt chính sách, liên kết đến tài liệu chính sách đầy đủ, v.v., hoặc một tài liệu "Câu hỏi thường gặp cho Nhân viên Mới", nơi các câu hỏi phổ biến được trả lời.
Bạn cũng có thể gắn thẻ đồng nghiệp để hỗ trợ nhân viên mới trực tiếp trong tài liệu. Ví dụ, nếu họ có câu hỏi về quyền truy cập VPN trong tài liệu 'Hướng dẫn thiết lập IT', họ có thể gắn thẻ quản lý IT và nhận phản hồi ngay tại đó.
Không chắc chắn nên bao gồm những gì trong tài liệu onboarding của bạn? ClickUp Brain có thể giúp bạn bắt đầu. Ví dụ, nó có thể tạo ra một danh sách kiểm tra chi tiết cho Ngày 1, bao gồm tất cả những việc mà nhân viên mới cần hoàn thành trong ngày đầu tiên. Hoặc nếu bạn cần một Hướng dẫn Văn hóa, hãy yêu cầu AI soạn thảo các phần về giá trị công ty, cách ra quyết định và cách chia sẻ phản hồi.
Muốn tận dụng tối đa ClickUp Brain? Hãy xem video này!
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng mẫu sổ tay nhân viên để có cấu trúc sẵn cho các phần khóa như giờ làm việc, chính sách nghỉ phép, quy tắc giao tiếp và kỳ vọng của nhóm. Chỉ cần tùy chỉnh chi tiết cho công ty của bạn và chia sẻ chúng trong không gian làm việc onboarding.
Giao công việc onboarding
Quá trình onboarding không phải là công việc của một người duy nhất—nó liên quan đến bộ phận Nhân sự (HR), Công nghệ thông tin (IT), người quản lý tuyển dụng, người hướng dẫn (buddy) và nhân viên mới.
Với nhiệm vụ ClickUp, bạn có thể giao nhiệm vụ cho đúng người và mời nhiều đồng nghiệp tham gia nếu cần thiết. Bạn cũng có thể thêm người theo dõi để họ có thể quan sát nhiệm vụ mà không cần phải là người được giao nhiệm vụ. Và đặt ngày đáo hạn cho từng nhiệm vụ để đảm bảo mọi người đều tuân thủ lịch trình.
Và đối với các công việc có nhiều bước, bạn có thể thêm danh sách kiểm tra trực tiếp vào công việc đó. Điều này giúp nhân viên mới có các bước rõ ràng, kích thước vừa phải, có thể đánh dấu hoàn thành trong suốt quá trình onboarding.
Giả sử công việc là ‘Cài đặt Thiết bị & Quyền Truy cập Hệ thống’. Dưới đây là danh sách kiểm tra:
⚒️ Mẹo nhanh: Nếu một công việc quá hạn, hãy sử dụng ClickUp Reminders để gửi một nhắc nhở nhanh cho người được giao nhiệm vụ. Như vậy, bạn không cần phải gửi các lời nhắc nhở tiếp theo hoặc lo lắng liệu nó có bị bỏ qua hay không.
Theo dõi tiến độ onboarding
Dễ dàng mất kiểm soát khi có nhiều người cùng tham gia quá trình onboarding cùng lúc. Bảng điều khiển ClickUp cung cấp chế độ xem tổng quan về chương trình onboarding của bạn bằng cách thu thập dữ liệu từ các công việc. Bạn có thể xem:
- Ai tham gia vào Tuần 1, Tuần 2 hoặc các buổi kiểm tra 30-60-90 ngày?
- Những công việc nào đã quá hạn, đã hoàn thành hoặc đang gặp rủi ro?
- Những gì vẫn đang chờ xử lý từ bộ phận Nhân sự, Công nghệ thông tin hoặc quản lý
- So sánh dòng thời gian onboarding giữa các vai trò công việc
Lên lịch giao tiếp mượt mà
Quá trình onboarding không có lịch trình rõ ràng dẫn đến sự nhầm lẫn và chậm trễ. ClickUp Calendar giải quyết vấn đề này bằng cách tổ chức tất cả các sự kiện và ngày đáo hạn liên quan đến onboarding vào một chế độ xem chia sẻ. Nếu kế hoạch thay đổi, chỉ cần kéo và thả để điều chỉnh lịch trình, và ClickUp sẽ cập nhật mọi thứ ngay lập tức — mà không cần theo dõi thủ công.
Ngoài ra, ClickUp Chat là không gian lý tưởng để các nhóm có thể thảo luận nhanh chóng và tập trung trực tiếp trong các tác vụ onboarding, tài liệu và dòng thời gian.
Bạn cũng có thể gắn thẻ đồng nghiệp để trả lời câu hỏi của nhân viên, liên kết trực tiếp đến các công việc hoặc tài liệu, và thậm chí biến tin nhắn (như “Bạn có thể lên lịch kiểm tra 30 ngày cho Jane không?”) thành công việc chỉ với một cú nhấp chuột. Và nếu trò chuyện trở nên dài hơn, bạn có thể khởi chạy cuộc gọi Zoom ngay lập tức từ cùng một chủ đề tin nhắn.
ClickUp Insight: 92% nhân viên văn phòng có nguy cơ mất các quyết định quan trọng do chúng bị phân tán trên các nền tảng trò chuyện, email và bảng tính.
Nếu không có hệ thống thống nhất để ghi lại và đang theo dõi quyết định, những thông tin quan trọng của kinh doanh sẽ bị lạc trong "tiếng ồn" kỹ thuật số. Với khả năng Quản lý Nhiệm vụ của ClickUp, bạn không bao giờ phải lo lắng về điều này. Tạo nhiệm vụ từ trò chuyện, bình luận công việc, tài liệu và email chỉ với một cú nhấp chuột!
Tự động hóa và cá nhân hóa với các mẫu có sẵn.
ClickUp cũng cung cấp các mẫu onboarding để bạn có thể bắt đầu quá trình onboarding mà không cần phải bắt đầu từ đầu.
Mẫu Onboarding Nhân Viên ClickUp trình bày quy trình onboarding trong ngày đầu tiên, tuần đầu tiên và 90 ngày đầu tiên. Bạn sẽ có một giao diện Xem dạng danh sách có cấu trúc để đang theo dõi các công việc và một giao diện Tài liệu hợp tác để chia sẻ các tài nguyên onboarding như chính sách, danh sách kiểm tra và thông điệp chào đón ấm áp.
Mẫu này bao gồm tám trạng thái công việc như ‘việc cần làm,’ ‘tiến độ,’ ‘Help Needed,’ và ‘Ready for Review.’ Dễ dàng theo dõi xem nhân viên mới đã bắt đầu thiết lập hệ thống IT, đang gặp khó khăn khi nộp các biểu mẫu nhân sự, hay đang chờ phản hồi về khóa đào tạo đã hoàn thành.
Và trường tùy chỉnh ‘Tuần Onboarding’ cho phép bạn biết liệu họ có cần hoàn thành công việc Tuần 1 là cài đặt công cụ trước khi chuyển sang các mô-đun đào tạo Tuần 2 hay không.
Tạo ra một quy trình onboarding nhân viên mới có thể lặp lại với ClickUp
Một trải nghiệm onboarding lộn xộn có thể khiến nhân viên mới cảm thấy bối rối và thiếu động lực ngay từ khi bắt đầu. ClickUp giúp đơn giản hóa quy trình bằng cách tập trung mọi thứ vào một không gian tổ chức duy nhất.
Bạn có thể chia sẻ tài liệu onboarding qua Docs, phân công nhiệm vụ và theo dõi tiến độ qua Tasks, trò chuyện nhanh với các thành viên trong nhóm qua Chat, và duy trì sự nhất quán bằng cách sử dụng các mẫu onboarding đã được thiết kế sẵn. Bạn cũng có thể sử dụng Bảng điều khiển để có chế độ xem thời gian thực các nhiệm vụ onboarding đã hoàn thành, những nhiệm vụ quá hạn và nơi nào có thể gặp khó khăn.
Muốn tạo ra những trải nghiệm onboarding nhất quán và có tổ chức? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay! 🙌