Bạn đã bao giờ tự hỏi tại sao một số công ty thu hút được những nhân tài hàng đầu trong khi những công ty khác lại phải vật lộn để lấp đầy các vị trí? Hoặc tại sao một nhóm có thể tràn đầy năng lượng và năng suất trong khi những nhóm khác lại phải làm việc vất vả cả ngày? Câu trả lời có thể khiến bạn ngạc nhiên: Tất cả là nhờ có các quy trình nhân sự được xác định rõ ràng.
Quy trình nhân sự là các khung khổ hệ thống đảm bảo lực lượng lao động của tổ chức khỏe mạnh và hạnh phúc, đồng thời phù hợp với sứ mệnh của tổ chức. Chúng là nguồn sống của bất kỳ tổ chức nào, giúp nhà tuyển dụng xử lý mọi việc từ việc tìm kiếm nhân tài phù hợp đến việc duy trì sự phát triển của nhân viên.
Nếu không có các quy trình nhân sự phù hợp, bạn có thể sẽ tuyển dụng những nhân viên không đủ năng lực, khiến nhân viên cảm thấy thất vọng do không rõ ràng về kỳ vọng, hoặc thậm chí gặp phải các vấn đề pháp lý trong trường hợp không tuân thủ các quy trình xử lý khiếu nại hoặc chấm dứt hợp đồng.
Các quy trình nhân sự mạnh mẽ đảm bảo hoạt động trơn tru, môi trường làm việc tích cực và một nhóm sẵn sàng cống hiến hết mình.
Bài viết này sẽ khám phá cách thiết lập các quy trình nhân sự rõ ràng, xây dựng một bộ phận nhân sự xuất sắc và sử dụng công cụ để tối ưu hóa quy trình làm việc từ đầu đến cuối.
Các quy trình nhân sự quan trọng là gì?
Các quy trình nhân sự là những khối xây dựng nên một môi trường làm việc thành công và lành mạnh. Chúng bao gồm mọi thứ, từ việc tìm kiếm nhân sự phù hợp (tuyển dụng) đến việc duy trì sự gắn bó và thỏa mãn của họ (quản lý hiệu suất, quan hệ nhân viên).
Hãy cùng khám phá các quy trình nhân sự khóa.
1. Tuyển dụng
Tuyển dụng là nền tảng của kế hoạch nhân sự vững mạnh, đóng vai trò là cửa ngõ để xây dựng một nhóm nhân tài và thành công. Đây là bước đầu tiên trong hành trình nhân sự, nơi bạn xác định nhu cầu nhân tài trong công ty và bắt đầu tìm kiếm người phù hợp để lấp đầy vị trí đó.
Bạn cũng có thể sử dụng phần mềm quản lý nhân tài cho mục đích này.
Tuyển dụng bao gồm các công việc như:
- Tạo mô tả công việc: Viết mô tả rõ ràng và hấp dẫn, nêu rõ trách nhiệm của vai trò, kỹ năng cần thiết và văn hóa công ty
- Tìm nguồn: Tiếp cận các ứng viên tiềm năng thông qua bảng tin việc làm, mạng xã hội hoặc giới thiệu của nhân viên
- Lọc hồ sơ: Xem xét hồ sơ và tiến hành phỏng vấn ban đầu để chọn ra ứng viên phù hợp
- Lựa chọn: Tiến hành phỏng vấn sâu, đánh giá kỹ năng hoặc kiểm tra lý lịch của các ứng viên lọt vào danh sách tuyển chọn để tìm ra người phù hợp nhất
Một quy trình tuyển dụng rõ ràng có thể thu hút nhân tài hàng đầu, giảm thời gian tuyển dụng và xây dựng nền tảng vững chắc cho sự thành công của công ty bạn.
ClickUp, một công cụ quản lý nhân sự hiệu quả, có thể giúp bạn thực hiện các bước này. Ví dụ, nó cung cấp một tài nguyên miễn phí có thể giúp bạn trong quá trình tuyển dụng — Mẫu Kế hoạch triển khai ClickUp cho tuyển dụng.
Bạn đang gặp khó khăn trong việc tìm kiếm nhân viên phù hợp? Xây dựng một nhóm mạnh mẽ bắt đầu từ một quy trình tuyển dụng đơn giản.
Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng mẫu này một cách hiệu quả nhất:
- Trạng thái công việc tùy chỉnh: Các trạng thái tùy chỉnh như 'Cần làm', 'Đang tiến hành', 'Cần nhập liệu', 'Đã hoàn thành' và 'Hoàn tất' giúp bạn theo dõi trực quan tiến độ của từng công việc trong quy trình tuyển dụng. Với trạng thái hiển thị rõ ràng, toàn bộ nhóm của bạn có thể hiểu ngay vị trí của từng ứng viên trong quy trình
- Trường Tùy chỉnh: Mỗi Công việc có thể được bổ sung bằng Trường Tùy chỉnh để lưu trữ thông tin quan trọng như 'Tài liệu' (sơ yếu lý lịch, thư xin việc), 'Giai đoạn Tuyển dụng' (sàng lọc, phỏng vấn, v.v.), 'Nhóm' (người quản lý tuyển dụng, nhân sự), 'Tiến độ' (ghi chú, phản hồi phỏng vấn) và 'Nỗ lực' (thời gian ước lượng cần thiết). Cách tiếp cận phù hợp này đảm bảo tất cả thông tin liên quan đều dễ dàng truy cập cho từng ứng viên và vị trí
- Chế độ xem tùy chỉnh: Tạo bốn chế độ xem riêng biệt để trực quan hóa quy trình tuyển dụng của bạn: Dòng thời gian tuyển dụng: Có được dòng thời gian trực quan toàn diện về toàn bộ quy trình tuyển dụng, đảm bảo tất cả các bước được hoàn thành trong khung thời gian mong muốn Đánh giá nỗ lực: Ước lượng và theo dõi thời gian đầu tư cần thiết cho mỗi công việc, tạo điều kiện phân bổ nguồn lực tốt hơn Hướng dẫn bắt đầu: Hợp nhất tất cả tài liệu và nguồn lực giới thiệu công việc vào một địa điểm duy nhất, dễ truy cập cho nhân viên mới Tiến độ tuyển dụng: Theo dõi tiến độ tổng thể của các nỗ lực tuyển dụng với chế độ xem rõ ràng về sự chuyển động của ứng viên trong quy trình tuyển dụng
- Dòng thời gian tuyển dụng: Có được dòng thời gian trực quan toàn diện về toàn bộ quy trình tuyển dụng, đảm bảo tất cả các bước được hoàn thành trong khung thời gian mong muốn
- Đánh giá nỗ lực: Ước lượng và theo dõi thời gian đầu tư cần thiết cho mỗi công việc, tạo điều kiện phân bổ nguồn lực tốt hơn
- Hướng dẫn bắt đầu: Hợp nhất tất cả các tài liệu và nguồn lực giới thiệu công việc vào một địa điểm duy nhất, dễ tiếp cận cho nhân viên mới
- Tiến độ tuyển dụng: Theo dõi tiến độ tổng thể của các nỗ lực tuyển dụng với chế độ xem rõ ràng về sự di chuyển của ứng viên trong quy trình tuyển dụng
- Dòng thời gian tuyển dụng: Có được dòng thời gian trực quan toàn diện về toàn bộ quy trình tuyển dụng, đảm bảo tất cả các bước được hoàn thành trong khung thời gian mong muốn
- Đánh giá nỗ lực: Ước lượng và theo dõi thời gian đầu tư cần thiết cho mỗi công việc, tạo điều kiện phân bổ nguồn lực tốt hơn
- Hướng dẫn bắt đầu: Hợp nhất tất cả các tài liệu và nguồn lực giới thiệu công việc vào một địa điểm duy nhất, dễ tiếp cận cho nhân viên mới
- Tiến độ tuyển dụng: Theo dõi tiến độ tổng thể của các nỗ lực tuyển dụng với chế độ xem rõ ràng về sự di chuyển của ứng viên trong quy trình tuyển dụng
2. Onboarding
Sau giai đoạn tuyển dụng là giai đoạn nhập môn, quy trình nhân sự đảm bảo sự chuyển đổi suôn sẻ cho nhân viên mới vào văn hóa và vai trò của công ty. Hãy nghĩ về nó như việc chào đón một thành viên mới vào đội — bạn sẽ không chỉ ném họ vào một trận đấu mà không có bất kỳ lời giải thích nào, phải không? Nhập môn là trang bị cho nhân viên mới kiến thức, nguồn lực và hỗ trợ cần thiết để họ thành công ngay từ ngày đầu tiên.
Dưới đây là một số ví dụ khóa học về những gì có thể liên quan đến quá trình nhập môn:
- Gửi email chào mừng với thông tin cần thiết và cài đặt kỳ vọng cho ngày đầu tiên
- Chào đón nồng nhiệt, giới thiệu đồng nghiệp, sắp xếp không gian làm việc và cung cấp thông tin tổng quan về công ty và vai trò của họ
- Cung cấp các chương trình đào tạo toàn diện về chính sách, công cụ và quy trình của công ty phù hợp với vai trò của họ
- Giao cho họ một người cố vấn có thể trả lời câu hỏi, đưa ra hướng dẫn và giúp họ thích nghi với văn hóa công ty
- Hướng dẫn họ qua các chỉ số KPI mà họ cần đạt được để đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên mới
Ví dụ, trải nghiệm nhập môn của Google được cho là tuyệt vời đến mức 77% nhân viên mới báo cáo có trải nghiệm tích cực. Google làm được điều này nhờ quy trình tỉ mỉ tập trung vào giai đoạn trước khi nhập môn, hệ thống bạn đồng hành và chương trình định hướng có cấu trúc.
Sundas Khalid, một chuyên gia tuyển dụng của Google, nhấn mạnh tầm quan trọng của quá trình chuẩn bị trước khi nhập việc.
"Ngay khi tôi đồng ý, nhóm Google đã gửi cho tôi rất nhiều email nồng nhiệt – từ những người phỏng vấn đến các quản lý tương lai và thậm chí cả đồng nghiệp! Cảm giác thật tuyệt vời," anh chia sẻ. Điều này tạo ra một bầu không khí chào đón và tích cực ngay từ đầu.
Google kết nối các nhân viên mới, hay Nooglers, với các đồng nghiệp thân thiện ngay từ trước ngày làm việc đầu tiên. Những "bạn bè nơi làm việc" này mang đến nụ cười thân thiện và giọng nói quen thuộc trong môi trường mới. Vào ngày đầu tiên, đồng nghiệp thân thiện sẽ đóng vai trò hướng dẫn, giới thiệu mọi thứ và giúp họ hòa nhập với văn hóa công ty. Bằng cách ưu tiên quá trình chuẩn bị trước khi nhập việc, xây dựng kết nối thông qua đồng nghiệp thân thiện và cung cấp chương trình định hướng toàn diện, Google đã tạo điều kiện để Nooglers thành công.
Nếu việc quản lý toàn bộ các công việc liên quan đến tuyển dụng nhân viên mới bằng tay khiến bạn cảm thấy quá tải, hãy thử sử dụng các mẫu nhân sự miễn phí để hợp lý hóa quy trình.
3. Đào tạo và phát triển
Đào tạo và phát triển (T&D) là một quy trình nhân sự thiết yếu, không chỉ đơn thuần là trang bị cho nhân viên các kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc hiện tại. Đó là đầu tư vào sự phát triển và tiềm năng lâu dài của họ.
Đào tạo:
- Kỹ năng cụ thể cho công việc: Cung cấp cho nhân viên mới hoặc nhân viên hiện tại những kiến thức và kỹ năng cụ thể cần thiết để thực hiện vai trò của mình một cách hiệu quả. Điều này có thể bao gồm đào tạo phần mềm, hội thảo về kiến thức sản phẩm hoặc các quy trình an toàn
- Đào tạo tuân thủ: Giáo dục nhân viên về các chính sách của công ty, quy định pháp luật và hướng dẫn đạo đức liên quan đến công việc của họ
Phát triển:
- Đào tạo lãnh đạo: Trang bị cho nhân viên có tiềm năng cao các kỹ năng lãnh đạo và truyền cảm hứng cho nhóm
- Phát triển kỹ năng mềm: Giúp nhân viên phát triển các kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm, giải quyết vấn đề và quản lý thời gian
- Lập kế hoạch lộ trình nghề nghiệp: Làm việc với nhân viên để xác định mục tiêu nghề nghiệp của họ và cung cấp cơ hội thăng tiến trong công ty
Bằng cách đầu tư vào một chương trình đào tạo và phát triển (T&D) toàn diện, bạn có thể nâng cao tinh thần nhân viên, cải thiện hiệu suất công việc, khuyến khích sự sáng tạo và tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên.
Unilever đã cam kết nâng cao kỹ năng của tất cả nhân viên bằng các kỹ năng phù hợp với tương lai vào năm 2025 như một phần của chương trình Unilever Compass. Nghiên cứu của họ cho thấy những người tham gia hội thảo đã cải thiện năng suất tổng thể lên 41%.
Patrick Hull, Phó chủ tịch Future of Work Unilever, cho biết:
Chúng tôi nhận ra sớm nhu cầu về sự linh hoạt trong di chuyển nhân sự, sự linh hoạt trong công việc và học tập liên tục. Mọi người đều nói về tầm quan trọng của học tập suốt đời, vì vậy chúng tôi quyết định đã đến lúc tìm kiếm các công cụ và ý tưởng trên thị trường để áp dụng và tạo ra tác động trong tổ chức của mình.
Chúng tôi nhận ra sớm nhu cầu về sự linh hoạt trong di chuyển nhân sự, sự linh hoạt trong công việc và học tập liên tục. Mọi người đều nói về tầm quan trọng của học tập suốt đời, vì vậy chúng tôi quyết định đã đến lúc tìm kiếm các công cụ và ý tưởng trên thị trường để áp dụng và tạo ra tác động trong tổ chức của mình.
Unilever đã tạo ra một chương trình làm việc linh hoạt nội bộ để kết nối nhân viên với các cơ hội dự án trong các lĩnh vực kinh doanh khác. Sáng kiến này sẽ được mở rộng với nền tảng AI để giúp các nhà lãnh đạo nhanh chóng phân bổ nguồn lực cho các dự án.
Nhận thức được sự đa dạng trong cách mọi người định nghĩa công việc có ý nghĩa, Unilever đã ưu tiên tính minh bạch trong các cơ hội nội bộ. Bằng cách tạo ra một sân chơi bình đẳng với khả năng hiển thị như nhau cho tất cả các thành viên trong nhóm, họ đảm bảo các nhiệm vụ dự án phù hợp với nguyện vọng và thế mạnh của ứng viên lý tưởng. Cách tiếp cận này thúc đẩy văn hóa nơi nhân viên có thể tích cực theo đuổi công việc phù hợp với định nghĩa mục đích của họ.
4. Giữ chân
Nhân viên Engaged tham gia công việc vì chính công việc đó; họ tin tưởng vào mục tiêu của tổ chức. *
Nhân viên Engaged tham gia vì mục tiêu của tổ chức; họ tin tưởng vào sứ mệnh của tổ chức. *
Giữ chân nhân viên là một quy trình nhân sự tập trung vào việc giữ cho nhân viên tài năng cảm thấy hài lòng và gắn bó, từ đó khuyến khích họ tiếp tục làm việc tại công ty.
Dưới đây là cách bộ phận nhân sự áp dụng các chiến lược giữ chân nhân viên để mang lại lợi ích cho cả tổ chức và nhân viên:
- Lương thưởng và phúc lợi cạnh tranh: Cung cấp mức lương, thưởng, bảo hiểm y tế và các phúc lợi khác cạnh tranh để thể hiện giá trị đóng góp của nhân viên
- Cân bằng công việc và cuộc sống : Thúc đẩy các thỏa thuận làm việc linh hoạt, chính sách nghỉ phép và các sáng kiến giúp nhân viên quản lý cuộc sống cá nhân và công việc hiệu quả
- Công nhận thành tích: Công nhận và khen thưởng thành tích của nhân viên một cách công khai và riêng tư để nâng cao tinh thần và ý thức thành tích
- Cơ hội phát triển nghề nghiệp: Cung cấp các chương trình đào tạo, cố vấn và cơ hội phát triển nội bộ liên tục để nhân viên luôn có động lực và gắn bó với công việc
- Văn hóa làm việc tích cực: Khuyến khích văn hóa hợp tác, giao tiếp cởi mở, tôn trọng và an toàn về mặt tâm lý, nơi nhân viên cảm thấy được đánh giá cao và hỗ trợ
ConocoPhillips tự hào có thời gian làm việc trung bình của nhân viên là 10,6 năm, điều này có được nhờ vào các chế độ phúc lợi và ưu đãi tuyệt vời mà công ty cung cấp. Một số chế độ phúc lợi bao gồm thưởng tiền mặt hàng năm, bảo hiểm y tế, bảo hiểm nhân thọ và chương trình tiết kiệm của công ty với mức đóng góp 6% lương, đôi khi được tăng lên trên 6%.
5. Quan hệ lao động
Quan hệ nhân viên, một nền tảng của các thực tiễn nhân sự vững mạnh, tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ tích cực và hiệu quả giữa người sử dụng lao động và nhân viên.
Dưới đây là cách các chuyên gia nhân sự xử lý quy trình nhân sự quan trọng này:
- Kênh giao tiếp: Xây dựng các kênh giao tiếp rõ ràng và nhất quán nơi nhân viên cảm thấy thoải mái khi bày tỏ lo ngại, đưa ra đề xuất hoặc tìm kiếm sự hướng dẫn
- Giải quyết xung đột: Tạo điều kiện giải quyết công bằng và hiệu quả các xung đột tại nơi làm việc, cho dù là giữa đồng nghiệp, quản lý hay các nhóm
- Sự gắn kết của nhân viên: Thực hiện các sáng kiến khuyến khích sự tham gia, quyền sở hữu và cảm giác thuộc về văn hóa công ty của nhân viên
- Quản lý hiệu suất: Cung cấp phản hồi liên tục, đánh giá hiệu suất và cơ hội phát triển để giữ cho nhân viên có động lực và phù hợp với mục tiêu của công ty
- Quy trình giải quyết khiếu nại: Thiết lập các quy trình rõ ràng và dễ tiếp cận để nhân viên có thể nêu lên bất kỳ khiếu nại hoặc lo ngại nào, đảm bảo một quy trình công bằng và tôn trọng
6. Yêu cầu của nhân viên
Yêu cầu của nhân viên là một quy trình nhân sự quan trọng nhưng thường bị bỏ qua, giúp nhân viên đưa ra các câu hỏi, yêu cầu và thay đổi liên quan đến công việc của họ.
Dưới đây là cách các yêu cầu của nhân viên hoạt động trong một quy trình nhân sự được xác định rõ ràng:
- Hệ thống tập trung: Triển khai hệ thống thân thiện với người dùng (cổng thông tin trực tuyến, địa chỉ email, biểu mẫu chuyên dụng) để nhân viên gửi yêu cầu
- Phân loại rõ ràng: Xác định các danh mục rõ ràng cho các yêu cầu phổ biến, chẳng hạn như nghỉ phép, nghỉ việc, thay đổi thiết bị hoặc cập nhật phúc lợi
- Quy trình phê duyệt rõ ràng: Xác định các quy trình phê duyệt rõ ràng cho các loại yêu cầu khác nhau
- Giao tiếp và theo dõi: Cung cấp thông tin rõ ràng về trạng thái yêu cầu của nhân viên, giữ cho họ được cập nhật trong suốt quá trình
7. Quản lý hiệu suất
Quản lý hiệu suất, một quy trình nhân sự cốt lõi, là cách thức có hệ thống để chúng ta đánh giá, phát triển và động viên nhân viên phát huy hết tiềm năng và đóng góp vào mục tiêu của công ty.
Đó là một vòng lặp phản hồi liên tục — một con đường hai chiều trong đó nhân viên nhận được những kỳ vọng rõ ràng, sự hỗ trợ liên tục và cơ hội phát triển, đồng thời đóng góp của họ được công nhận và phù hợp với định hướng chiến lược của công ty.
Dưới đây là cách các chuyên gia nhân sự tận dụng quản lý hiệu suất để đạt được kết quả tối ưu:
- Đặt mục tiêu: Đặt mục tiêu nhân sự hợp tác giữa nhân viên và quản lý, đảm bảo các mục tiêu cá nhân phù hợp với mục tiêu của bộ phận và công ty
- Phản hồi thường xuyên: Cung cấp phản hồi về hiệu suất liên tục, cả tích cực và mang tính xây dựng, trong suốt cả năm
- Đánh giá hiệu suất: Tiến hành đánh giá hiệu suất thường xuyên phù hợp với các chỉ số KPI nhân sự để đánh giá chính thức tiến độ của nhân viên so với các mục tiêu đã thỏa thuận
- Cơ hội phát triển: Xác định điểm mạnh và điểm yếu của từng cá nhân và tạo cơ hội phát triển thông qua đào tạo, hướng dẫn hoặc các chương trình nâng cao kỹ năng
- Công nhận thành tích: Công nhận và khen thưởng thành tích xuất sắc một cách công khai và riêng tư
8. Quản lý lương thưởng và phúc lợi
Chính sách lương thưởng và phúc lợi, một quy trình nhân sự cơ bản, giúp thu hút, giữ chân và động viên nhân viên tài năng. Đây là gói phúc lợi tổng thể mà bạn cung cấp cho nhân viên, bao gồm cả phần thưởng tài chính và các phúc lợi giá trị khác.
Hãy xem xét một công ty khởi nghiệp phần mềm đang phát triển. Các nhà quản lý nhân sự có thể cung cấp mức lương cạnh tranh, các kế hoạch bảo hiểm y tế toàn diện với mức khấu trừ thấp, thời gian nghỉ phép có lương hào phóng cho kỳ nghỉ và sức khỏe tinh thần, cũng như các thỏa thuận làm việc linh hoạt để thu hút và giữ chân nhân tài trẻ trong một thị trường công nghệ cạnh tranh. Họ có thể thực hiện các kế hoạch cổ phiếu để khuyến khích nhân viên và khơi dậy tinh thần quyền sở hữu đối với thành công của công ty.
9. Tuân thủ quy định
Tuân thủ quy định đảm bảo tổ chức của bạn tuân thủ tất cả các luật và quy định liên quan đến việc làm. Hãy coi đó là trường lực vô hình bảo vệ công ty bạn khỏi các hậu quả pháp lý.
Ví dụ, nếu một công ty không tuân thủ quy định về mức lương tối thiểu bằng cách trả lương thấp cho nhân viên, bộ phận nhân sự có thể phải đối mặt với các khiếu nại từ nhân viên bất mãn, các khoản phạt tiềm ẩn từ cơ quan chính phủ và thậm chí là tổn hại đến danh tiếng.
Bằng cách ưu tiên tuân thủ các quy định, bộ phận nhân sự bảo vệ tổ chức khỏi các vấn đề pháp lý, tạo môi trường làm việc công bằng và đạo đức, đồng thời xây dựng lòng tin với nhân viên.
10. Offboarding
Mặc dù thường bị lu mờ bởi tuyển dụng và onboarding, offboarding là một quy trình nhân sự quan trọng đảm bảo một quá trình chia tay suôn sẻ và chuyên nghiệp giữa nhân viên và công ty.
Giả sử Sarah, một quản lý marketing tại một startup công nghệ, đã quyết định theo đuổi một cơ hội mới. Dưới đây là cách một quy trình offboarding được định nghĩa rõ ràng có thể diễn ra đối với cô ấy:
- Hai tuần trước ngày cuối cùng: David, quản lý của Sarah, lên lịch một cuộc họp để thảo luận về việc cô ấy rời công ty. Họ xem xét các công việc và dự án sắp tới của cô ấy, xác định những việc cần ưu tiên hoàn thành hoặc bàn giao
- Một tuần trước ngày cuối cùng: Bộ phận nhân sự gặp Sarah để bắt đầu quy trình thôi việc. Quy trình này bao gồm thu hồi tài sản của công ty như máy tính xách tay và thẻ nhân viên, xem xét các lựa chọn phúc lợi của cô theo Đạo luật Hợp nhất về Điều chỉnh Ngân sách Tổng hợp (COBRA, một chương trình tiếp tục bảo hiểm y tế của Hoa Kỳ) và cài đặt chuyển khoản trực tiếp cho khoản lương cuối cùng
- Ngày cuối cùng: Sarah dành buổi sáng để hoàn thành các công việc khẩn cấp và tổ chức các cuộc họp bàn giao công việc với đồng nghiệp để đảm bảo việc chuyển giao trách nhiệm diễn ra suôn sẻ. Cô cũng tham dự bữa trưa chia tay do nhóm tổ chức, một cơ hội để chia tay và chúc nhau những điều tốt đẹp trong không khí thân mật
- Một tuần sau ngày làm việc cuối cùng: Bộ phận nhân sự tiến hành phỏng vấn Sarah. Tại đây, cô có thể chia sẻ những phản hồi trung thực về trải nghiệm của mình tại công ty, cả tích cực lẫn tiêu cực
- Một tháng sau ngày làm việc cuối cùng: Sarah nhận được khoản lương cuối cùng và các khoản trợ cấp còn lại theo thỏa thuận trong cuộc họp nhân sự. Công ty cũng gửi cho cô một lá thư giới thiệu chính thức theo yêu cầu, nêu rõ các kỹ năng và đóng góp của cô
Ví dụ này cho thấy một quy trình thôi việc suôn sẻ, mang lại lợi ích cho cả Sarah và công ty.
11. Kế hoạch nhân sự
Lập kế hoạch nhân sự là quá trình chiến lược dự đoán nhu cầu nhân lực trong tương lai và phát triển các sáng kiến để đáp ứng nhu cầu đó. Hãy nghĩ về nó như một lộ trình — bộ phận nhân sự phân tích nhân tài hiện tại, dự báo nhu cầu trong tương lai dựa trên mục tiêu kinh doanh và lập kế hoạch để thu hẹp khoảng cách. Điều này có thể bao gồm tuyển dụng có mục tiêu, chương trình đào tạo hoặc kế hoạch kế nhiệm cho các vai trò quan trọng.
Ví dụ, một công ty công nghệ đang phát triển có thể sử dụng phần mềm nhân sự để lập kế hoạch xác định nhu cầu về nhân viên phát triển phần mềm bổ sung trong năm tới. Sau đó, các nhà lãnh đạo nhân sự sẽ phát triển chiến lược tuyển dụng để thu hút nhân tài hàng đầu, đồng thời tìm kiếm các chương trình đào tạo nội bộ để nâng cao kỹ năng của nhân viên hiện có.
Bây giờ khi bạn đã biết danh sách kiểm tra cho một quy trình nhân sự toàn diện, hãy cùng tìm hiểu về tầm quan trọng của nó.
Tầm quan trọng của quy trình nhân sự
Một tổ chức không có quy trình nhân sự được quản lý tốt chỉ là một tập hợp các cá nhân tài năng đang vật lộn để đạt được một mục tiêu chung.
Các quy trình nhân sự hiệu quả đảm bảo mọi người đều đóng góp vào việc xây dựng một công ty phát triển mạnh mẽ. Hãy cùng tìm hiểu những cách cụ thể mà các quy trình nhân sự vững chắc giúp tạo nên một tổ chức thực sự xuất sắc.
Quy trình nhân sự và kinh doanh hiện đại
Các quy trình nhân sự là xương sống của bất kỳ doanh nghiệp hiện đại nào. Chúng đảm bảo luồng nhân tài diễn ra suôn sẻ, từ việc thu hút nhân viên giỏi đến giữ cho nhân viên hài lòng và gắn bó. Hãy coi chúng như công thức để xây dựng một nhóm làm việc hiệu quả. Một hệ thống quản lý nhân sự mạnh mẽ sẽ dẫn đến:
- Tuyển dụng tốt hơn: Tìm kiếm nhân tài phù hợp cho vị trí công việc
- Giảm tỷ lệ nghỉ việc: Giữ chân những nhân viên giỏi nhất
- Tăng năng suất: Kết nối nhân viên để họ làm việc hiệu quả hơn
- Văn hóa làm việc tích cực: Khuyến khích sự đổi mới thông qua môi trường làm việc hạnh phúc
Các quy trình nhân sự ảnh hưởng đến sự gắn bó của nhân viên, sự hài lòng trong công việc và năng suất như thế nào
Các quy trình nhân sự được hợp lý hóa là nền tảng cho trải nghiệm nhân viên vững mạnh. Chúng tác động trực tiếp đến sự gắn bó, sự hài lòng và năng suất theo một chuỗi logic:
- Các quy trình nhân sự hiệu quả (tuyển dụng, onboarding, đào tạo) dẫn đến quyết định tuyển dụng tốt hơn và trang bị cho nhân viên những kỹ năng cần thiết để thành công
- Nhân viên cảm thấy được đánh giá cao và được chuẩn bị tốt có xu hướng hài lòng với công việc của mình hơn
- Nhân viên hài lòng tích cực hơn và năng suất hơn, cống hiến hết mình cho công việc
- Năng suất cao dẫn đến kết quả kinh doanh tích cực, củng cố giá trị của các quy trình nhân sự vững mạnh.
Các thực tiễn nhân sự được quản lý tốt sẽ tạo ra một lực lượng lao động hạnh phúc và năng suất, thúc đẩy thành công của tổ chức. Báo cáo năm 2024 của McKinsey cho biết rằng việc loại bỏ sự trùng lặp, giảm số lượng cấp bậc và điều chỉnh phạm vi kiểm soát có thể tác động từ 5 đến 10% đến việc tạo ra hiệu quả, ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất của nhân viên.
Ảnh hưởng của quy trình nhân sự đối với công việc từ xa, sự gắn kết của nhân viên và động lực của nhóm
Trong môi trường làm việc từ xa sau đại dịch, các quy trình nhân sự trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Chúng hoạt động như một cây cầu nối khoảng cách vật lý, tác động đến sự gắn kết của nhân viên và động lực của nhóm. Dưới đây là lý do:
- Quá trình nhập môn có cấu trúc: Hãy tưởng tượng một nhân viên mới được đưa vào một nhóm ảo mà không có giới thiệu hoặc đào tạo thích hợp. Một quy trình nhập môn được xác định rõ ràng (ví dụ: các mô-đun đào tạo trực tuyến, các buổi gặp gỡ ảo) sẽ giúp nhân viên làm việc từ xa cảm thấy được chào đón, chuẩn bị sẵn sàng và kết nối với nhóm ngay từ ngày đầu tiên
- Kênh truyền thông rõ ràng: Làm việc từ xa có thể khiến nhân viên cảm thấy cô lập. Bộ phận nhân sự thúc đẩy sự tham gia bằng cách thiết lập các kênh truyền thông rõ ràng (ví dụ: kênh Slack dành riêng, các cuộc gọi video thường xuyên) để nhân viên cảm thấy thoải mái khi bày tỏ ý kiến hoặc quan ngại
- Quản lý hiệu suất: Đánh giá hiệu suất không thể là việc làm sau cùng mỗi năm một lần. Nhân sự thúc đẩy sự năng động của nhóm bằng cách khuyến khích các phiên phản hồi thường xuyên, chẳng hạn như kiểm tra video giữa quản lý và nhân viên làm việc từ xa. Điều này giúp mọi người luôn đồng lòng và có động lực làm việc
Điều quan trọng là tạo ra một môi trường ảo, nơi mọi người đều cảm thấy được trân trọng, kết nối và sẵn sàng cống hiến hết mình cho công việc.
Ảnh hưởng của quy trình nhân sự đối với "Cuộc chiến nhân tài"
McKinsey đã đặt ra cụm từ "Cuộc chiến tranh giành nhân tài" vào năm 1997 để mô tả những khó khăn mà các doanh nghiệp gặp phải trong việc tìm kiếm và tuyển dụng nhân viên có kỹ năng. Với nguồn ứng viên đủ điều kiện hạn chế, các công ty đang phải tham gia vào một cuộc chiến khốc liệt để thu hút và giữ chân những nhân viên giỏi nhất.
Đây không phải là xu hướng tạm thời—đây là tiêu chuẩn mới. Và trong cuộc chiến này, các quy trình nhân sự kém hiệu quả chính là kẻ thù của bạn. Chúng lãng phí thời gian quý báu, tài nguyên và, cuối cùng, cơ hội của bạn để thu hút nhân tài cần thiết để chiến thắng.
Các quy trình nhân sự đóng vai trò quan trọng trong cuộc chiến này:
- Chiến thắng trong cuộc chiến tuyển dụng: Quy trình tuyển dụng mạnh mẽ với mô tả công việc rõ ràng, tiếp cận mục tiêu và trải nghiệm tuyển dụng suôn sẻ có thể thu hút nhân tài hàng đầu
- Xây dựng lòng trung thành của nhân viên: Đầu tư vào các chương trình gắn kết, đào tạo và phát triển nhân viên tạo ra cảm giác giá trị và giữ cho nhân viên có động lực để ở lại
- Trao quyền cho các nhà quản lý: Bộ phận nhân sự trang bị cho các nhà quản lý các kỹ năng và nguồn lực để tạo ra văn hóa làm việc tích cực, cung cấp phản hồi hiệu quả và giải quyết các mối quan tâm của nhân viên
Bằng cách áp dụng các quy trình nhân sự mạnh mẽ, các công ty có thể chuyển đổi từ một "chiến trường" thành một "nam châm", thu hút và giữ chân nhân tài hàng đầu trong cuộc chiến giành tương lai.
Quản lý quy trình nhân sự từ đầu đến cuối
Quản lý quy trình nhân sự từ đầu đến cuối (E2E HRM) là việc quản lý toàn bộ vòng đời của nhân viên, từ khi một ứng viên tiềm năng xuất hiện trong tầm ngắm của bạn cho đến khi họ rời khỏi công ty.
Nó giúp tạo ra một hành trình liền mạch và chiến lược mang lại lợi ích cho cả nhân viên và tổ chức. Một số lợi ích của nó là:
- Cải thiện trải nghiệm của ứng viên: Quy trình tuyển dụng suôn sẻ và hiệu quả thu hút nhân tài hàng đầu và xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng tích cực, ngay cả trong trường hợp ứng viên cuối cùng không được tuyển dụng
Một người dùng trên Reddit đã mô tả trải nghiệm bị từ chối của mình : "Một quản lý của KPMG đã gọi cho tôi sau buổi phỏng vấn vì chúng tôi rất hợp nhau. Anh ấy xin lỗi vì tôi không được nhận vào vị trí này và cho tôi biết lý do tại sao tôi bị loại (GPA). Tôi rất cảm kích vì cuộc gọi này và chúng tôi sẽ giữ liên lạc với nhau trên phương diện công việc. "
- Tăng cường sự gắn kết của nhân viên: Quy trình nhập việc đơn giản, cơ hội phát triển liên tục và quản lý hiệu suất rõ ràng tạo ra cảm giác giá trị và động lực cho nhân viên
- Tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên: Trải nghiệm tích cực của nhân viên giúp giảm tỷ lệ thay đổi nhân sự và giữ chân những nhân viên giỏi nhất trong công ty
- Ra quyết định tốt hơn: Các thông tin dựa trên dữ liệu từ các quy trình end-to-end (E2E) hỗ trợ các quyết định chiến lược về nhân sự
- Giảm chi phí: Tự động hóa và đơn giản hóa quy trình giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho các nhóm nhân sự. Theo báo cáo của Gartner, 38% các nhà lãnh đạo nhân sự đã khám phá hoặc triển khai các giải pháp AI để cải thiện hiệu quả quy trình trong tổ chức của họ
Các quy trình nhân sự hiệu quả không chỉ đơn thuần là hoàn thành công việc. Chúng góp phần vào thành công chung của tổ chức.
Dưới đây là một số chỉ số khóa để đánh giá hiệu quả của các quy trình nhân sự của bạn:
- Thời gian tuyển dụng: Đo lường thời gian cần thiết để lấp đầy một vị trí tuyển dụng. Thời gian tuyển dụng ngắn hơn cho thấy quy trình tuyển dụng hiệu quả
- Tỷ lệ giữ chân nhân viên mới: Theo dõi tỷ lệ phần trăm nhân viên mới tiếp tục làm việc tại công ty sau một kỳ nhất định (ví dụ: một năm). Tỷ lệ giữ chân cao cho thấy chương trình đào tạo và phát triển nhân viên mới hiệu quả
- Sự hài lòng của nhân viên: Các cuộc khảo sát và cơ chế phản hồi có thể cho thấy cảm nhận của nhân viên về trải nghiệm của họ. Mức độ hài lòng cao cho thấy văn hóa làm việc tích cực và các phương pháp nhân sự hiệu quả
- ROI đào tạo (Return on Investment): Đo lường lợi ích tài chính của các chương trình đào tạo so với chi phí của chúng. Chứng minh giá trị của việc đầu tư vào phát triển nhân viên
- Tỷ lệ vắng mặt: Theo dõi tần suất vắng mặt của nhân viên. Tỷ lệ vắng mặt thấp cho thấy lực lượng lao động khỏe mạnh và gắn bó với công việc
Bạn đang gặp khó khăn trong việc thiết lập các quy trình nhân sự từ đầu đến cuối hoặc không biết bắt đầu từ đâu? Hãy để Nền tảng quản lý nhân sự của ClickUp hướng dẫn và giúp bạn.
Nền tảng toàn diện này có rất nhiều công cụ và mẫu để giúp bạn trong từng bước của quá trình quản lý quy trình nhân sự từ đầu đến cuối:
Quản lý công việc
Các nhiệm vụ ClickUp kết hợp với hơn 15 chế độ xem ClickUp linh hoạt cho phép nhóm nhân sự của bạn tạo các chế độ xem nhiệm vụ khác nhau phù hợp với nhu cầu của họ.
Bạn có thể tạo một đường ống trực quan cho quy trình tuyển dụng của mình, kèm theo chức năng kéo và thả để chuyển ứng viên qua các giai đoạn khác nhau (ví dụ: tìm nguồn, sàng lọc, phỏng vấn).
Xây dựng danh sách kiểm tra cho nhân viên mới, đảm bảo quá trình chuyển giao công việc diễn ra suôn sẻ. Thiết lập các công việc định kỳ và nhắc nhở đánh giá hiệu suất, giúp các nhà quản lý theo dõi tiến độ và cung cấp phản hồi kịp thời cho nhân viên.
Hợp tác thời gian thực
Tập trung tất cả tài liệu của nhân viên với ClickUp Docs , tạo ra một kho lưu trữ an toàn và dễ truy cập.
Lưu trữ sơ yếu lý lịch, đánh giá hiệu suất, tài liệu đào tạo và các tài liệu liên quan khác trong các thư mục hoặc không gian làm việc được chỉ định. Tạo điều kiện hợp tác liền mạch trên các tài liệu với các tính năng chỉnh sửa đồng thời và bình luận theo chủ đề, đảm bảo mọi người luôn đồng bộ.
Bạn cũng có thể sử dụng Mẫu Cơ sở kiến thức nhân sự của ClickUp để đơn giản hóa việc lưu trữ thông tin nhân sự.
Nhân viên của bạn có thể dễ dàng truy cập thông tin cần thiết bằng Cơ sở kiến thức nhân sự của ClickUp. Kho lưu trữ tập trung này đảm bảo rằng nhân viên nhân sự của bạn dành ít thời gian hơn để trả lời các câu hỏi và tập trung hơn vào các công việc chiến lược.
Dưới đây là những lợi ích mà mẫu này mang lại cho nhóm của bạn:
- Tạo một cơ sở kiến thức toàn diện và dễ dàng truy cập
- Sắp xếp và lưu trữ các tài liệu nhân sự quan trọng tại một địa điểm thuận tiện
- Theo dõi các thay đổi chính sách và cập nhật tài liệu theo thời gian
Thông tin liên lạc sau khi hoàn thành
Sử dụng Biểu mẫu ClickUp để đơn giản hóa việc thu thập dữ liệu và quy trình làm việc. Tạo biểu mẫu trực tuyến cho các quy trình nhân sự khác nhau, bao gồm tuyển dụng nhân viên, đánh giá hiệu suất, phỏng vấn khi nghỉ việc hoặc yêu cầu nghỉ phép.
Thiết kế biểu mẫu với giao diện thân thiện với người dùng để thu thập thông tin cần thiết một cách hiệu quả. ClickUp tự động điền dữ liệu vào các trường có liên quan, giảm thiểu việc nhập liệu thủ công và tiết kiệm thời gian quý báu cho nhóm nhân sự.
Ví dụ, bạn có thể sử dụng Mẫu biểu mẫu phản hồi ClickUp để bắt đầu thu thập phản hồi của nhân viên.
Mẫu này có thể cực kỳ hữu ích cho việc thu thập và quản lý phản hồi của nhân viên. Dưới đây là cách một số tính năng chính có thể được áp dụng cho các quy trình nhân sự:
- Tùy chỉnh mẫu để đơn giản hóa quy trình thu thập phản hồi của nhân viên. Thiết kế các câu hỏi phù hợp với nhu cầu cụ thể, chẳng hạn như trải nghiệm khi gia nhập công ty, đánh giá hiệu suất hoặc văn hóa công ty
- Theo dõi phản hồi của nhân viên một cách hiệu quả với các trạng thái tùy chỉnh như 'Cần giải quyết' hoặc 'Đã thực hiện'. Sử dụng các trường tùy chỉnh để phân loại phản hồi theo bộ phận, nhóm nhân viên hoặc loại (ví dụ: đề xuất, quan ngại)
- Sắp xếp phản hồi của nhân viên để dễ phân tích. Tạo các chế độ xem chuyên dụng như "Đề xuất có thể thực hiện" hoặc "Mối quan tâm của bộ phận" để xác định xu hướng và ưu tiên các nỗ lực cải tiến.
- Tận dụng các công cụ quản lý dự án của ClickUp để theo dõi tiến độ thực hiện phản hồi. Phân công công việc cho các nhóm có liên quan, đặt thời hạn giải quyết các vấn đề và sử dụng các tính năng như thông báo qua email và cảnh báo phụ thuộc để đảm bảo trách nhiệm và hành động kịp thời
Tăng tốc các quy trình nhân sự lặp đi lặp lại
Sử dụng các mẫu nhân sự miễn phí để bắt đầu quá trình quản lý nhân sự của bạn.
Ví dụ, các nhóm tuyển dụng có thể sử dụng Mẫu tuyển dụng nhân viên của ClickUp để nhanh chóng hoàn thành các bước trong giai đoạn này.
Ấn tượng đầu tiên rất quan trọng, đặc biệt là khi chào đón nhân viên mới. Mẫu này cho phép bạn tạo trải nghiệm nhập môn liền mạch và hấp dẫn, đặt nền tảng cho thành công. Sử dụng mẫu này để:
- Xây dựng danh sách kiểm tra từng bước để đảm bảo mọi khía cạnh của quá trình nhập việc được bao quát, từ thủ tục giấy tờ trước khi nhập việc đến các buổi giới thiệu và đào tạo. Giữ mọi thứ được tổ chức và đi đúng hướng, loại bỏ căng thẳng do bỏ sót công việc
- Lên lịch các cuộc họp và công việc quan trọng trong mẫu, đảm bảo tất cả các bên (nhân viên mới, quản lý, thành viên nhóm) được thông báo và chuẩn bị. Điều này giúp thiết lập giao tiếp rõ ràng và quá trình chuyển giao công việc cho nhân viên mới diễn ra suôn sẻ
- Tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác giữa nhân viên mới và đồng nghiệp. Lên lịch ăn trưa hoặc trò chuyện uống cà phê cho nhóm, khuyến khích kết nối sớm và mang lại cảm giác thân thuộc trong văn hóa công ty
Nếu bạn đang gặp khó khăn với quy trình nhập môn, Mẫu danh sách kiểm tra nhập môn của ClickUp có thể giúp bạn.
Giúp nhân viên mới bắt đầu công việc và trang bị cho họ những kỹ năng cần thiết để phát triển. Mẫu này biến quá trình nhập môn từ một công việc nhàm chán thành một lợi thế chiến lược.
Dưới đây là cách nó thúc đẩy một trải nghiệm onboarding nhanh chóng và hiệu quả hơn:
- Lập danh sách kiểm tra tùy chỉnh phù hợp với từng vị trí. Điều này đảm bảo trải nghiệm nhập môn tập trung và phù hợp, trang bị cho nhân viên mới những kiến thức và công cụ cụ thể mà họ cần để phát huy hết khả năng của mình
- Chia nhỏ các công việc nhập môn thành các bước rõ ràng, có thể thực hiện được. Nhân viên mới được nhận hướng dẫn rõ ràng, giảm thiểu sự nhầm lẫn và tối đa hóa năng suất của họ ngay từ ngày đầu tiên
- Theo dõi tiến độ nhập việc trong thời gian thực. ClickUp cung cấp khả năng hiển thị rõ ràng về việc hoàn thành nhiệm vụ, đảm bảo tất cả các khía cạnh của quá trình nhập việc đều diễn ra theo đúng kế hoạch. Điều này cho phép các nhà quản lý xác định các trở ngại tiềm ẩn và can thiệp một cách chủ động
Quy trình nhân sự và Hệ thống nhân sự
Quy trình nhân sự hướng dẫn và điều phối các hoạt động, trong khi hệ thống nhân sự (HRMS) hoặc phần mềm HRMS đưa các quy trình đó vào thực tế.
Hãy cùng khám phá những điểm khác biệt quan trọng giữa hai yếu tố then chốt này trong việc xây dựng chiến lược nhân sự thành công:
| Tính năng | Quy trình nhân sự | Hệ thống nhân sự |
| Định nghĩa | Các bước, hoạt động và phương pháp được xác định rõ ràng để quản lý vòng đời của nhân viên, từ tuyển dụng đến thôi việc | Các ứng dụng phần mềm và nền tảng công nghệ tự động hóa, đơn giản hóa và hỗ trợ các quy trình nhân sự |
| Tập trung | Chiến lược: Xác định mục tiêu và lý do đằng sau các hoạt động nhân sự | Hoạt động: Cung cấp các công cụ và công nghệ để thực hiện các quy trình nhân sự một cách hiệu quả |
| Tính linh hoạt | Có thể điều chỉnh và tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của công ty | Ít linh hoạt hơn, với các tính năng và chức năng được định sẵn |
| Ví dụ | – Quy trình tuyển dụng (sàng lọc, phỏng vấn) – Quản lý hiệu suất (cài đặt mục tiêu, phản hồi) – Chương trình đào tạo và phát triển | – Hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) – Hệ thống quản lý học tập (LMS) – Phần mềm tính lương và phúc lợi |
| Sự phát triển | Có thể phát triển và thay đổi theo thời gian dựa trên nhu cầu kinh doanh | Cần nâng cấp và cập nhật để bắt kịp với sự phát triển của công nghệ |
Các quy trình nhân sự và hệ thống nhân sự hoạt động song song với nhau. Các quy trình được xác định rõ ràng đảm bảo lộ trình rõ ràng để quản lý lực lượng lao động, trong khi hệ thống nhân sự cung cấp công nghệ để thực hiện các quy trình đó một cách hiệu quả và hiệu quả.
Hãy cùng khám phá vai trò khóa của hệ thống nhân sự trong việc quản lý các quy trình nhân sự:
- Đơn giản hóa quy trình làm việc: Các quy trình nhân sự có thể bao gồm các công việc lặp đi lặp lại như lên lịch phỏng vấn, gửi thư mời làm việc hoặc quản lý tài liệu đào tạo. Hệ thống nhân sự tự động hóa các công việc này, giúp các chuyên gia nhân sự có thời gian tập trung vào các sáng kiến chiến lược hơn
- Tăng cường độ chính xác: Nhập dữ liệu thủ công có thể dẫn đến lỗi. Hệ thống nhân sự giảm thiểu rủi ro này bằng cách cung cấp lưu trữ dữ liệu tập trung và tự động hóa việc chuyển dữ liệu giữa các chức năng khác nhau
- Cải thiện giao tiếp: Hệ thống nhân sự tạo điều kiện thuận lợi cho giao tiếp trong toàn tổ chức. Nhân viên có thể truy cập phiếu lương, xin nghỉ phép hoặc gửi phản hồi bằng điện tử, trong khi quản lý có thể cung cấp phản hồi và theo dõi các chỉ số hiệu suất
- Nâng cao dịch vụ tự phục vụ cho nhân viên: Hệ thống nhân sự cho phép nhân viên tự quản lý các khía cạnh của trải nghiệm nhân sự của mình. Họ có thể cập nhật thông tin cá nhân, đăng ký các chương trình phúc lợi hoặc truy cập các mô-đun đào tạo một cách độc lập
- Ra quyết định dựa trên dữ liệu: Hệ thống nhân sự thu thập và phân tích lượng lớn dữ liệu về tuyển dụng, hiệu suất, duy trì nhân sự và các lĩnh vực quan trọng khác. Dữ liệu này cung cấp những thông tin chi tiết quý giá mà các chuyên gia nhân sự có thể tận dụng để đưa ra quyết định sáng suốt và tối ưu hóa chiến lược nhân sự
Kara Smith, Giám đốc Chương trình Hoạt động tại Instant Teams, đánh giá cao ClickUp vì đã tạo ra hiệu quả trong mọi bộ phận:
Nền tảng này đã cung cấp cho chúng tôi một địa điểm để tạo ra hiệu quả quy trình. Đội ngũ ClickUp bao gồm các thành viên xuất sắc, luôn cởi mở với phản hồi và làm việc chăm chỉ để thực hiện các thay đổi dựa trên phản hồi đó. Đây là một hệ thống hỗ trợ mà tôi chưa từng thấy trước đây. Tất cả các nhóm đều có thể hưởng lợi từ tự động hóa và ClickUp có tất cả những gì tôi cần cho mọi tình huống mà tôi đã gặp phải. Tuy nhiên, điểm cộng LỚN của ClickUp là việc đơn giản hóa các quy trình và công cụ thành một khu vực làm việc duy nhất. "
Nền tảng này đã cung cấp cho chúng tôi một địa điểm để tạo ra hiệu quả quy trình. Đội ngũ ClickUp bao gồm các thành viên xuất sắc, luôn cởi mở với phản hồi và làm việc chăm chỉ để thực hiện các thay đổi dựa trên phản hồi đó. Đây là một hệ thống hỗ trợ mà tôi chưa từng thấy trước đây. Tất cả các nhóm đều có thể hưởng lợi từ tự động hóa và ClickUp đã có điều đó cho mọi tình huống mà tôi gặp phải, tuy nhiên, điểm cộng LỚN của ClickUp là sự đơn giản hóa các quy trình và công cụ thành một khu vực làm việc. "
Tự động hóa quy trình nhân sự
Các nhóm nhân sự phải đảm nhiệm nhiều vai trò. Hãy tưởng tượng bạn phải xoay xở giữa tuyển dụng, đào tạo nhân viên mới, đào tạo nội bộ và nhiều công việc khác, đồng thời đảm bảo tính chính xác và hiệu quả. Tự động hóa quy trình nhân sự sẽ là trợ thủ đắc lực của bạn, mang lại một loạt lợi ích:
- Tăng hiệu quả: Tự động hóa giúp tiết kiệm thời gian cho các công việc lặp đi lặp lại, giải phóng nhân sự cho các công việc chiến lược
- Độ chính xác và tốc độ: Các quy trình tự động hóa đảm bảo độ chính xác của dữ liệu và đơn giản hóa quy trình làm việc
- Nhân viên được trao quyền: Các tùy chọn tự phục vụ cải thiện trải nghiệm của nhân viên
- Quyết định dựa trên dữ liệu: Tự động hóa nhân sự cung cấp thông tin chi tiết để tối ưu hóa các chiến lược nhân sự
- Tiết kiệm chi phí: Tự động hóa giúp giảm công việc thủ công và gánh nặng hành chính
- Tuân thủ và gắn kết: Quy trình làm việc tự động đảm bảo tuân thủ và giải phóng nhân sự để tập trung vào gắn kết nhân viên
Mối quan hệ giữa tự động hóa nhân sự với đổi mới và quản lý quy trình kinh doanh
Tự động hóa quy trình nhân sự kết nối Đổi mới và Quản lý quy trình kinh doanh (BPM):
Sáng tạo
- Miễn phí Nhân sự để sáng tạo và đổi mới dựa trên dữ liệu
- Thử nghiệm công nghệ mới, mở đường cho sự đổi mới rộng rãi
BPM
- Đơn giản hóa quy trình làm việc và cải thiện tích hợp dữ liệu, phù hợp với mục tiêu BPM
- Tiêu chuẩn hóa các thực hành nhân sự để nâng cao hiệu quả quản lý quy trình kinh doanh (BPM)
Vai trò của tự động hóa trong việc giảm tỷ lệ thay đổi việc làm
Tỷ lệ nhân viên rời bỏ công ty là một gánh nặng cho các doanh nghiệp. Tự động hóa nhân sự chống lại điều này bằng cách tiếp cận đa hướng:
- Tự động hóa đơn giản hóa quá trình tuyển dụng, nhập việc và đào tạo, tạo ra trải nghiệm tích cực cho nhân viên ngay từ ngày đầu tiên
- Học tập tự động giúp nhân viên gắn bó và phát triển kỹ năng
- Phản hồi và sự công nhận thường xuyên thông qua tự động hóa giúp nhân viên cảm thấy được trân trọng
- Tự động hóa nhân sự giúp bộ phận nhân sự có thời gian kết nối với nhân viên và giải quyết các mối quan tâm của họ
Sử dụng tự động hóa ClickUp
Bạn có thể kết hợp Tự động hóa ClickUp trong nền tảng quản lý dự án. Chọn từ hơn 100 tự động hóa và điều chỉnh chúng cho phù hợp với quy trình nhân sự độc đáo của bạn bằng các trường và trạng thái tùy chỉnh cho các công việc.
Kết nối ClickUp với các công cụ và nền tảng nhân sự khác để tự động hóa việc truyền dữ liệu và đơn giản hóa quy trình làm việc hơn nữa. Kích hoạt khảo sát và kiểm tra nhịp điệu làm việc theo định kỳ để thu thập phản hồi của nhân viên.
Tự động gửi tin nhắn chúc mừng sinh nhật hoặc kỷ niệm ngày làm việc cho nhân viên. Theo dõi các chương trình ghi nhận thành tích của nhân viên bằng điểm hoặc huy hiệu tự động. Đặt các công việc định kỳ để đánh giá hiệu suất và phiên phản hồi.
Tự động thông báo cho quản lý khi đến hạn đánh giá. Theo dõi tiến độ thực hiện các mục tiêu và chỉ tiêu hiệu suất bằng báo cáo tự động. Bằng cách sử dụng tự động hóa một cách sáng tạo, các nhóm nhân sự có thể biến những công việc nhàm chán thành các quy trình nhân sự liền mạch.
Những phát triển quan trọng và xu hướng tương lai trong quy trình nhân sự
Dưới đây là phân tích chi tiết về các xu hướng tự động hóa nhân sự quan trọng kết hợp phân tích nâng cao:
- Công cụ AI cho nhân sự: Tự động hóa quá trình sàng lọc, cung cấp trải nghiệm cá nhân hóa (chatbot), đề xuất chương trình đào tạo (đề xuất lộ trình học tập) và hỗ trợ ra quyết định phức tạp (ví dụ: lựa chọn ứng viên)
- Tự động hóa quy trình bằng robot: Xử lý các công việc lặp đi lặp lại (nhập dữ liệu, lập lịch), cải thiện độ chính xác và đảm bảo tuân thủ
- Tự phục vụ: Cho phép nhân viên truy cập các cổng thông tin tự phục vụ và ứng dụng di động (phiếu lương, đăng ký phúc lợi, yêu cầu nghỉ phép)
- Quyết định dựa trên dữ liệu (với phân tích nâng cao): Cung cấp dữ liệu và phân tích ở định dạng dễ hiểu (hình ảnh, báo cáo) để đưa ra các quyết định nhân sự sáng suốt. Phân tích nâng cao sử dụng AI để khám phá những hiểu biết sâu sắc hơn và tự động hóa báo cáo, cho phép các chuyên gia nhân sự tập trung vào các sáng kiến chiến lược
- Yếu tố con người: Chuyển trọng tâm của nhân sự sang chiến lược, mối quan hệ và văn hóa công việc, sử dụng dữ liệu và tự động hóa để giải phóng thời gian cho những lĩnh vực quan trọng này
Cải thiện quy trình nhân sự để tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên
Các quy trình nhân sự cốt lõi không chỉ giúp lấp đầy các vai trò, mà còn xây dựng văn hóa công ty vững mạnh, thúc đẩy sự tham gia của nhân viên, thúc đẩy các mục tiêu của tổ chức và cuối cùng là thúc đẩy thành công.
Để luôn đi trước một bước, bạn cần có những công cụ phù hợp. Hãy xem xét ClickUp, một nền tảng mạnh mẽ tích hợp liền mạch với các quy trình nhân sự của bạn. Nền tảng này đơn giản hóa quá trình nhập việc với danh sách kiểm tra có thể tùy chỉnh, tự động hóa các nhiệm vụ với tính năng nhắc nhở và tận dụng phân tích dữ liệu để theo dõi mức độ tham gia của nhân viên — tất cả trong một nền tảng duy nhất, thân thiện với người dùng.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay để các chuyên gia nhân sự của bạn trở thành đối tác chiến lược và tập trung vào điều quan trọng nhất: xây dựng một lực lượng lao động hạnh phúc, năng suất và sẵn sàng cho tương lai!