Một lời chào nồng nhiệt có thể tạo nên sự khác biệt!
Nghiên cứu cho thấy ấn tượng đầu tiên có thể quyết định liệu nhân viên mới có ở lại lâu dài với tổ chức hay không.
Quá trình nhập môn hiệu quả cho nhân viên nói lên rất nhiều điều về tổ chức và quản lý, đồng thời tạo ra bầu không khí làm việc cho những ngày, tháng và năm tiếp theo. Nó cho thấy rằng bạn quan tâm đến nhân viên mới và muốn họ phát triển. Sau tất cả, những nhân viên mới ngày hôm nay là những nhân viên xuất sắc của ngày mai!
Tuy nhiên, khi triển khai onboarding trên quy mô lớn, một số thách thức không thể tránh khỏi sẽ xuất hiện. Với vai trò là nhà lãnh đạo nhân sự hoặc quản lý tuyển dụng, bạn cần vượt qua những rào cản này và duy trì tính nhất quán trong quá trình onboarding.
Chúng tôi sẵn sàng giúp bạn xác định những thách thức đó và cung cấp các giải pháp tiềm năng.
10 Thách thức trong quá trình onboarding và giải pháp
Hãy cùng tìm hiểu sâu về 10 thách thức trong quá trình onboarding mà các công ty thường gặp phải và các giải pháp để giải quyết chúng.
1. Mô tả công việc không chính xác
Sai lầm lớn nhất trong quá trình onboarding là điều bạn có thể loại bỏ ngay từ gốc rễ – đăng tải mô tả công việc mơ hồ. Việc sao chép lại các mô tả công việc cũ không phải là ý kiến hay, vì rất có thể nhiều thứ đã thay đổi kể từ lần tuyển dụng gần nhất.
Nếu không rõ ràng về vai trò, kỹ năng và bằng cấp cần thiết, cũng như mức lương, bạn có thể thu hút nhầm nhân tài. Trong trường hợp đó, bạn sẽ phải bắt đầu lại quá trình tuyển dụng từ đầu, tốn kém và mất thời gian.
Giải pháp
- Hợp tác với cấp quản lý cao hơn: Các nhà lãnh đạo nhân sự hoặc quản lý tuyển dụng có thể hợp tác với các trưởng bộ phận để phác thảo những gì công ty đang tìm kiếm ở một ứng viên tiềm năng và xây dựng mô tả công việc phù hợp
- Bao gồm tất cả thông tin liên quan: Đảm bảo danh sách công việc bao gồm các thông tin sau: tiêu đề công việc rõ ràng, trách nhiệm và kỳ vọng, kỹ năng bắt buộc và kỹ năng mong muốn, bằng cấp, mức lương và phúc lợi, phương thức làm việc và giới thiệu ngắn gọn về công ty
- Cập nhật tài liệu: Nếu bạn phải sử dụng bản mô tả công việc cũ, hãy cập nhật kỹ lưỡng để phù hợp với tầm nhìn và nhu cầu hiện tại của tổ chức
2. Quá nhiều giấy tờ thủ công
Khi một nhân viên mới gia nhập, chương trình nhập môn tiêu chuẩn sẽ giúp họ làm quen với các hệ thống, quy định, công cụ, tài liệu pháp lý, phương pháp làm việc và các lợi ích dành cho nhân viên của công ty.
Quá trình này thường đòi hỏi quá nhiều thủ tục giấy tờ thủ công, dẫn đến trải nghiệm onboarding kém chất lượng. Bởi vì hãy thừa nhận đi, không ai thích bị ngập trong đống tài liệu vào ngày đầu tiên đi làm—điều đó gây áp lực không cần thiết và làm cho nhân viên cảm thấy choáng ngợp.
Giải pháp
- Loại bỏ giấy tờ: Giảm bớt các thủ tục giấy tờ lộn xộn và chuyển sang số hóa với phần mềm nhập việc cho nhân viên cho cả vai trò làm việc từ xa và tại văn phòng. Tập hợp tất cả các tài liệu nhập việc vào một kho lưu trữ tập trung, an toàn và chia sẻ chúng với nhân viên mới khi cần thiết
- Bắt đầu sớm: Đừng chờ đến ngày nhập việc — hãy gửi các tài liệu cần thiết cho quá trình nhập việc một hoặc hai ngày trước đó như một phần của gói chào mừng. Nhân viên mới sẽ có thời gian để xem qua các tài liệu, hiểu rõ hơn về vai trò của mình và làm rõ bất kỳ thắc mắc nào trước đó
- Chia sẻ tài liệu dành riêng cho vai trò: Thay vì chia sẻ toàn bộ danh sách tài liệu trong quá trình chuẩn bị nhập việc, chỉ cung cấp thông tin liên quan (chẳng hạn như công cụ dành riêng cho bộ phận, mô-đun đào tạo, SOP và cấu trúc nhóm) để mọi thứ được tổ chức ngay từ đầu và tạo trải nghiệm nhập việc tích cực cho nhân viên
Netflix là một ví dụ tuyệt vời cho điều này. Cecili Reid, người gia nhập Netflix với tư cách là kỹ sư phần mềm, chia sẻ quá trình nhập môn của mình tại công ty trong một bài đăng cá nhân trên Medium:
"Khi tôi mở email vào ngày đầu tiên, tôi đã nhận được kế hoạch nhập việc từ người hỗ trợ nhập việc của mình. Người hỗ trợ nhập việc là một thành viên trong nhóm của tôi, có nhiệm vụ hướng dẫn nhân viên mới trong quá trình nhập việc. Kế hoạch nhập việc được tùy chỉnh cho nhóm của tôi và tôi, bao gồm các tài liệu tôi cần đọc hoặc những việc cần làm để thiết lập thông tin đăng nhập và môi trường làm việc, hoặc các đề xuất để quá trình nhập việc diễn ra suôn sẻ hơn. Tôi thực hiện kế hoạch này trong thời gian rảnh giữa các cuộc họp nhóm hoặc phiên nhập việc và gặp người hỗ trợ nhập việc của mình hàng ngày.
Bạn thân và kế hoạch của tôi rất quan trọng trong việc giúp tôi quyết định những điều thực sự cần tập trung trong quá trình nhập việc. "
3. Không giải thích phần mềm onboarding của bạn
Phần mềm nhập môn cho nhân viên của bạn hợp nhất các phần riêng biệt của quá trình nhập môn. Phần mềm này giúp xóa bỏ "sự lo lắng trong ngày đầu tiên" mà nhân viên có thể gặp phải, giúp họ dễ dàng thích nghi với vai trò mới và cho phép các nhà quản lý tuyển dụng theo dõi tiến độ.
Các nhà lãnh đạo nhân sự thường cho rằng nhân viên đã quen thuộc với công cụ nhập môn, nhưng điều này không phải lúc nào cũng đúng. Nếu không có hướng dẫn sử dụng phần mềm, nhân viên sẽ cảm thấy bối rối và không thể tận dụng tối đa công cụ này, đồng thời các nhà quản lý tuyển dụng cũng không thể có cái nhìn rõ ràng về tiến độ của nhân viên mới.
Giải pháp
- Cung cấp đào tạo: Cung cấp tài liệu ghi sẵn hoặc đào tạo trực tiếp để hướng dẫn nhân viên sử dụng phần mềm nhập môn. Cho họ thời gian để làm quen với công cụ này
- Giải thích chi tiết: Đi sâu vào từng tính năng của công cụ và giải thích mọi chi tiết nhỏ nhất. Đảm bảo mọi người—dù có trình độ kỹ thuật cao hay không—đều hiểu rõ phần mềm như lòng bàn tay
- Giải quyết thách thức: Khuyến khích nhân viên mới đặt câu hỏi về công cụ, nếu có, và giúp đỡ họ khi họ gặp vấn đề
4. Quá tải thông tin trong những ngày đầu tiên
Các nhà lãnh đạo nhân sự có thể vô tình làm cho nhân viên mới cảm thấy quá tải với lượng thông tin trong quá trình thích nghi. Điều này thường xảy ra trong những ngày hoặc tuần đầu tiên sau khi gia nhập. Với quá nhiều nhiệm vụ và thông tin cần xử lý, nhân viên mới gặp khó khăn trong việc tiếp thu những gì được giao.
Mặc dù việc cung cấp thông tin quan trọng giúp nhân viên hiểu và thực hiện trách nhiệm của mình là rất quan trọng, nhưng việc cung cấp quá nhiều thông tin sẽ chỉ làm cho quá trình chuyển đổi trở nên phức tạp.
Giải pháp
- Sổ tay nhân viên: Thiết kế sổ tay nhân viên (một tài liệu chứa các chính sách và hướng dẫn của công ty) để truyền đạt những điều được chấp nhận và không được chấp nhận tại nơi làm việc. Tài liệu này sẽ là nguồn tham khảo để trả lời các truy vấn liên quan đến giao tiếp trong nhóm, an toàn tại nơi làm việc, sử dụng tài nguyên/tài sản của công ty, quy tắc ăn mặc và các quy tắc kỷ luật.
Nếu bạn muốn thử điều gì đó mới mẻ, hãy thử cách của Nordstorm – cuốn sổ tay nhân viên của họ là triết lý công ty được tóm gọn trong một câu đơn giản nhưng mạnh mẽ: "Sử dụng phán đoán tốt trong mọi tình huống. Sẽ không có quy tắc bổ sung nào."
Mặc dù cuốn cẩm nang hoàn chỉnh của họ dài khoảng 7500 từ, nhưng họ đã làm rất tốt trong việc truyền tải triết lý cốt lõi của mình một cách hóm hỉnh và súc tích.
- Danh sách kiểm tra nhập việc: Hãy chuẩn bị sẵn danh sách kiểm tra nhập việc khi chào đón nhân viên mới đến công ty. Danh sách này sẽ đảm bảo trải nghiệm nhập việc nhất quán, loại bỏ lỗi và đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Bạn cũng có thể sử dụng các mẫu nhập việc để đơn giản hóa quy trình này
- Hãy cho họ thời gian: Chia sẻ sổ tay nhân viên vài ngày trước ngày gia nhập (cùng với tài liệu nhập môn) và cho nhân viên mới thời gian để làm quen với văn hóa công ty. Vào ngày họ gia nhập, bạn có thể bắt đầu ngay buổi giới thiệu và giới thiệu họ với các đồng nghiệp
5. Không thu thập phản hồi
Khả năng cao là không phải tất cả nhân viên đều có cùng cảm nhận về quá trình onboarding. Một trong những cách tốt nhất để ngăn chặn những trục trặc ban đầu là hỏi nhân viên mới về trải nghiệm onboarding của họ.
Nhân viên mới thường tham gia tích cực nhất trong vài tuần đầu tiên và có xu hướng phản hồi một cách trung thực hơn. Thu thập và tổng hợp phản hồi theo thời gian có thể giúp bạn có cái nhìn chính xác về những gì nhân viên đánh giá cao và những việc bạn có thể làm tốt hơn. Điều này có thể giúp bạn điều chỉnh quá trình nhập việc.
Giải pháp
- Giúp họ cảm thấy thoải mái: Nhân viên cảm thấy được chào đón và quan tâm sẽ thấy hài lòng với vai trò của mình. Tạo ra một môi trường làm việc nơi phản hồi mang tính xây dựng được đánh giá cao và được thực hiện để nhân viên biết rằng ý kiến của họ được quan tâm
- Tổ chức các phiên họp riêng: Bạn có thể thử cách tiếp cận cá nhân hóa hơn bằng cách tổ chức các phiên họp riêng với nhân viên mới. Điều này cho phép nhóm nhân sự đặt câu hỏi cụ thể và sử dụng phản hồi để cải thiện quá trình nhập việc
- Tiến hành khảo sát và thăm dò ý kiến: Khảo sát định lượng cung cấp cho bạn bức tranh toàn cảnh về trải nghiệm nhập môn trên quy mô lớn. Đặt câu hỏi về các nguồn lực và cột mốc để biết điều gì nổi bật đối với nhân viên và tiến hành thăm dò ý kiến ngắn gọn để hiểu họ đang thích nghi với công việc như thế nào
Tại ClickUp, chúng tôi luôn nỗ lực cải thiện quy trình nhập môn bằng cách thu thập phản hồi hữu ích từ nhân viên mới. Nhân viên mới điền vào biểu mẫu khảo sát chuyên dụng để chia sẻ cảm nhận của họ trong quá trình nhập môn. Họ cũng chia sẻ các đề xuất cải tiến chương trình. Chúng tôi cũng sử dụng bảng điều khiển để trực quan hóa dữ liệu này và theo dõi các lĩnh vực cần cải thiện để tạo ra trải nghiệm nhập môn tổng thể tốt hơn.
6. Không cài đặt kỳ vọng rõ ràng
Một nhân viên mới gia nhập nhóm của bạn sẽ mang lại nhiều thay đổi, cho cả nhân viên và công ty. Một trong những sai lầm lớn nhất mà các nhóm nhân sự có thể mắc phải là không cài đặt rõ ràng các kỳ vọng ngay từ đầu.
Sự rõ ràng về công việc, kỳ vọng và các hoạt động hàng ngày có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong trải nghiệm onboarding.
Giải pháp
- Tạo kỳ vọng: Trước khi truyền đạt kỳ vọng cho nhân viên mới, hãy tạo và hoàn thiện danh sách kỳ vọng. Điều này giúp tránh hiểu lầm và hợp lý hóa quá trình tuyển dụng. Danh sách này nên bao gồm các giá trị và hiệu suất mong đợi từ nhân viên với tư cách cá nhân và thành viên nhóm, cũng như các nguồn lực mà nhân viên mới có thể mong đợi từ công ty
- Thông báo kỳ vọng: Đặt ra ví dụ bằng cách thông báo cho ứng viên biết khi nào họ sẽ nhận được phản hồi từ bạn. Trong giai đoạn tuyển dụng, hãy dành vài phút để giải thích những gì bạn mong đợi từ nhân viên
- Quản lý và theo dõi kỳ vọng: Không dễ để thực thi các kỳ vọng và xem liệu chúng có được đáp ứng hay không. Để giúp nhân viên cảm thấy thoải mái trong vai trò của mình và theo dõi tiến độ của họ, bạn có thể tạo kế hoạch 30-60-90 ngày, trong đó nêu rõ các mục tiêu và kỳ vọng của quá trình nhập việc được chia thành các giai đoạn nhỏ hơn
7. Không cung cấp bối cảnh cho quá trình onboarding
Trong các tổ chức phức tạp, nhân viên mới thường cảm thấy như cá lạc nước. Mọi thứ diễn ra quá nhanh đối với họ, và họ cảm thấy bối rối.
Vấn đề sẽ trở nên nghiêm trọng hơn nếu bạn sử dụng quy trình nhập môn cứng nhắc, không tính đến kỹ năng và kỳ vọng của nhân viên mới.
Giải pháp
- Loại bỏ phần giới thiệu: Trải nghiệm tuyển dụng theo ngữ cảnh rất hấp dẫn, trái ngược với việc xem video giới thiệu. Video giới thiệu chỉ lãng phí thời gian và mâu thuẫn với bước tiếp theo trong quy trình
Reid nhấn mạnh rằng không có phiên nhập môn nào tại Netflix là nhàm chán.
"Không ai muốn ngồi trong phòng (hoặc trong trường hợp của tôi là trước máy tính) trong một hoặc hai giờ để xem ai đó đọc các slide. Mỗi slide đều có tính tương tác và liên quan đến các khái niệm hoặc chủ đề rất thú vị từ Netflix, mang lại cảm giác mới mẻ. Ví dụ, một bài thuyết trình có trò chơi Kahoot! để kiểm tra kiến thức của chúng tôi. "
- Tạo luồng tuyển dụng theo ngữ cảnh: Cách tốt nhất để đảm bảo nhân viên mới cảm thấy kết nối với vai trò của mình là tạo ra một hành trình nhập môn tương tác, phù hợp với bộ phận và hồ sơ của họ
- Giải thích quy trình: Luồng nhập môn theo ngữ cảnh sẽ hiệu quả nhất khi nhân viên mới biết cách sử dụng. Các nhóm nhân sự nên giải thích trước về thiết lập để nhân viên có thể tận dụng tối đa
8. Mức độ tham gia của nhân viên thấp
Theo Gallup, chỉ 23% nhân viên trên toàn cầu cảm thấy gắn bó với công việc của mình. Sự thiếu gắn bó bắt nguồn từ sự thiếu rõ ràng về công việc và sự nghiệp, trải nghiệm tồi tệ với quản lý và thiếu cảm giác thuộc về công ty.
Các nhóm nhân sự cần nỗ lực hơn nữa để hồi sinh các chỉ số về sự gắn kết. Và còn cách nào tốt hơn để làm điều đó hơn là tạo ấn tượng đầu tiên lâu dài?
Giải pháp
- Tạo văn hóa nội bộ vững mạnh: Nhân viên mới quan sát cách các nhân viên khác làm việc và hình dung bản thân trong vị trí của họ. Nếu bạn có thể nuôi dưỡng một không gian nội bộ hợp tác và khuyến khích nhân viên, nhân viên mới sẽ cảm thấy gắn bó hơn với công việc
- Công nhận thành công: Nhân viên mới đánh giá cao sự công nhận của đồng nghiệp và quản lý đối với công việc của họ. Điều này giúp tăng cường sự tự tin và khuyến khích nhân viên nỗ lực hơn trong công việc
- Thường xuyên kiểm tra: Khi người quản lý hoặc nhân viên bộ phận nhân sự thỉnh thoảng ghé qua, điều đó cho thấy mọi người quan tâm đến nhân viên mới. Tất cả những nỗ lực nhỏ này sẽ góp phần thúc đẩy sự gắn kết của nhân viên
9. Không giải quyết sự khác biệt
Bạn có thể nhận thấy một số khác biệt rõ rệt về quan điểm giữa nhân viên mới và nhân viên cũ. Những khác biệt này có thể xuất phát từ sự khác biệt về thế hệ, văn hóa hoặc tính cách. Việc có những quan điểm trái chiều là điều bình thường, nhưng phải có sự thống nhất nhất định giữa các nhân viên.
Nếu không có sự chủ động từ người đứng đầu bộ phận nhân sự hoặc người quản lý tuyển dụng, sẽ rất khó để giữ cho nhóm làm việc cùng nhau và hướng tới các mục tiêu chung.
Giải pháp
- Hãy làm gương: Đối xử với mọi nhân viên một cách công bằng trong quá trình nhập việc. Thay vì cố gắng uốn nắn mọi người theo cùng một khuôn mẫu, hãy để họ tự do thể hiện sự khác biệt của mình
- Tạo không gian hợp tác: Khuyến khích nhân viên mới và cũ hợp tác với nhau, tìm hiểu lẫn nhau, giải quyết xung đột một cách xây dựng và làm việc như một tập thể
- Thiết lập chương trình cố vấn: Các thành viên cấp cao trong nhóm có thể cố vấn cho nhân viên mới trong một kỳ nhất định để giúp họ hiểu rõ trách nhiệm của mình. Các chương trình này cho phép nhân viên mới học hỏi và gắn kết với các cấp trên trong nhóm
10. Không sử dụng hệ thống đồng hành
Tham gia một tổ chức mới là một thay đổi lớn. Dù quá trình nhập việc diễn ra suôn sẻ đến đâu, nó vẫn cảm thấy đáng sợ. Nếu nhân viên cảm thấy khó thích nghi với không gian làm việc mới, động lực của họ sẽ giảm sút và thậm chí có thể cân nhắc chuyển việc.
Ngoài một người cố vấn, họ cũng cần sự hỗ trợ của một đồng nghiệp sẽ hướng dẫn họ (trực tuyến hoặc trực tiếp) về nơi làm việc mới. Điều này sẽ giúp họ hiểu được những nét đặc trưng của vai trò của mình. Nếu không có điều này, toàn bộ hệ thống nhập môn sẽ thiếu đi yếu tố con người rất quan trọng.
Giải pháp
- Cung cấp một người bạn đồng hành trong quá trình nhập việc: Hãy biến việc ghép đôi nhân viên mới với một người bạn đồng hành trong quá trình nhập việc thành một thói quen tiêu chuẩn — một người bạn sẽ giúp những ngày đầu tiên tại nơi làm việc trở nên bớt căng thẳng (và năng suất hơn!)
Theo Microsoft, tần suất các cuộc họp giữa người hỗ trợ và nhân viên mới có ảnh hưởng đáng kể đến nhận thức của nhân viên mới về năng suất của họ.
Trong số những người đã gặp người bạn đồng hành của mình ít nhất một lần trong 90 ngày đầu tiên, 56% cảm thấy người bạn đồng hành đã giúp họ tiến độ nhanh hơn trong việc trở nên năng suất trong vai trò của mình. Con số này tăng đều đặn cùng với tần suất cuộc họp. Đối với những người gặp nhau hai đến ba lần, tỷ lệ này tăng lên 73% và lên đến 86% đối với những người có bốn đến tám cuộc họp.
Đáng chú ý, 97% nhân viên mới được tuyển dụng đã gặp người hướng dẫn của mình hơn tám lần trong 90 ngày đầu tiên cho rằng người hướng dẫn đã giúp họ nhanh chóng đạt được năng suất cao.
- Tăng sự tự tin: Người hỗ trợ nhân viên mới sẽ là hệ thống hỗ trợ của nhân viên, hướng dẫn họ về các quy trình của công ty và giúp họ duy trì sự tự tin
- Khuyến khích kết nối mới: Người bạn đồng hành có thể giới thiệu nhân viên mới với các thành viên khác trong nhóm. Điều này giúp họ cảm thấy thoải mái khi cởi mở và xây dựng kết nối tại nơi làm việc
Công cụ hỗ trợ giải quyết thách thức trong quá trình onboarding nhân viên
Nếu không được giải quyết, các thách thức trong quá trình onboarding có thể dẫn đến sự không hài lòng của nhân viên. Các mẹo mà chúng tôi đã thảo luận trong bài viết này sẽ giúp bạn đơn giản hóa quy trình onboarding.
Từ thời điểm bạn đăng tin tuyển dụng cho đến khi nhân viên gia nhập đội ngũ và hòa nhập với công việc, việc thực hiện những thay đổi nhỏ sẽ tạo ra tác động lớn hơn trong dài hạn.
Để kết nối tất cả các bước vào một trung tâm tập trung, bạn cần một công cụ nhân sự toàn diện. Còn lựa chọn nào tốt hơn Nền tảng Nhân sự của ClickUp?
Cải thiện quy trình nhập môn với nền tảng ClickUp HR
- Luôn nắm bắt hiệu suất, mức độ tham gia và sự phát triển của nhân viên với Bảng điều khiển ClickUp có thể tùy chỉnh
- Thu thập phản hồi bằng cách sử dụng các cuộc thăm dò ý kiến, khảo sát và yêu cầu với các biểu mẫu ClickUp có thể tùy chỉnh. Chúng giúp bạn theo dõi dữ liệu phản hồi của nhân viên và thu thập thông tin chi tiết để cải thiện quá trình nhập môn
- Tạo wiki công ty để giúp nhân viên mới nhanh chóng bắt kịp công việc bằng ClickUp Docs. Thêm các trang lồng nhau, chỉnh sửa trong thời gian thực và cập nhật thông tin. Ngoài ra, bạn có thể thêm nhận xét để các nhóm bộ phận cùng tham gia khi cần thiết
- Thiết lập các kênh giao tiếp cởi mở giữa lãnh đạo, quản lý và nhân viên mới với ClickUp Comments và ClickUp Tags
ClickUp cho phép bạn cá nhân hóa hệ thống nhân sự bằng cách tạo trạng thái và trường tùy chỉnh. Bạn có thể sắp xếp trải nghiệm nhập môn nhất quán đồng thời thêm các yếu tố cụ thể cho từng vai trò để bối cảnh hóa quy trình.
Giải quyết các thách thức trong quá trình nhập môn với các mẫu của ClickUp
Các mẫu của ClickUp cung cấp giải pháp mạnh mẽ để giải quyết một số thách thức trong quá trình nhập môn cho thành viên mới của nhóm, bao gồm quá tải thông tin, thiếu kiến thức, phụ thuộc quá nhiều vào cố vấn cá nhân và hiểu biết về quy trình làm việc, hệ thống và quy trình.
Sử dụng các mẫu sau đây sẽ giúp bạn giải quyết các vấn đề này một cách trực tiếp.
1. Mẫu danh sách kiểm tra nhập môn của ClickUp
Quá trình nhập việc là một quá trình dài và phức tạp. Khi tuyển dụng quy mô lớn, bạn phải đảm bảo rằng bạn đã hoàn thành từng bước, từ ghi chép thông tin cá nhân của nhân viên, thảo luận về lương và phúc lợi đến thu thập phản hồi sau khi nhập việc.
Mẫu Danh sách kiểm tra nhập môn của ClickUp cung cấp cho bạn danh sách công việc sẵn sàng sử dụng để giúp bạn đi đúng hướng. Mẫu này bao gồm:
- Hướng dẫn từng bước về cách hoàn thành các công việc trong quá trình nhập việc
- Cập nhật trạng thái và tiến độ công việc theo thời gian thực
- Tùy chọn đặt thời hạn và ưu tiên
Đây là cứu cánh cho các nhà quản lý tuyển dụng bận rộn muốn tổ chức công việc hiệu quả hơn và duy trì trải nghiệm nhập việc thống nhất. Ban lãnh đạo cũng có thể sử dụng mẫu này để theo dõi quá trình nhập việc diễn ra như thế nào.
2. Mẫu ClickUp cho quá trình nhập môn của nhân viên
Với Mẫu Onboarding Nhân viên của ClickUp, bạn có thể cung cấp cho nhân viên mới một lộ trình về những gì họ được mong đợi trong vài tuần đầu tiên và cách họ có thể hoàn thành vai trò của mình trong 90 ngày đầu tiên gia nhập tổ chức.
Nó giúp nhân viên hiểu rõ vai trò mới của mình mà không làm mất đi sự tự chủ. Họ có thể dễ dàng theo dõi tiến độ của mình với các mục tiêu có thể đo lường được và nhờ sự giúp đỡ của cấp trên hoặc đồng nghiệp nếu cần.
Mẫu này tổng hợp mọi chi tiết nhỏ mà nhân viên cần nhớ để thực hiện công việc của mình. Họ không cần phải tìm kiếm trong nhiều tài liệu để hiểu vai trò của mình — họ có thể bắt tay ngay vào công việc!
3. Mẫu ClickUp cho quá trình nhập môn của nhân viên (90 ngày)
Nếu bạn tuân theo khung làm việc 30-60-90 cho quá trình nhập môn, Mẫu nhập môn cho nhân viên của ClickUp sẽ hoàn toàn phù hợp với quy trình làm việc của bạn.
Nó giúp bạn soạn thảo kế hoạch hành động cho nhân viên mới, nêu rõ những việc họ cần hoàn thành và loại hình đào tạo nhân viên mà họ cần tham gia trong 30, 60 và 90 ngày đầu tiên sau khi gia nhập công ty.
Sử dụng mẫu để mô tả chi tiết sứ mệnh và tầm nhìn của vai trò, mô tả cụ thể vai trò, lĩnh vực quyền sở hữu, trách nhiệm chính, các bên liên quan chính và mục tiêu có thể đo lường được.
Hãy hiểu rõ hơn về phương pháp này qua một ví dụ về quá trình nhập môn.
Nếu chúng ta muốn lập kế hoạch 30-60-90 cho một nhà phân tích tiếp thị mới tại một công ty tiếp thị, kế hoạch đó sẽ trông như sau:
30 ngày đầu tiên
- Định hướng và nhập môn: Làm quen với văn hóa, chính sách và quy trình của công ty. Gặp gỡ các thành viên quan trọng trong nhóm và các bên liên quan
- Học các công cụ và hệ thống: Nắm vững các công cụ và nền tảng phân tích tiếp thị được sử dụng bởi agency
- Nghiên cứu các chiến dịch trước đây: Xem lại các chiến dịch tiếp thị trước đây để hiểu cách tiếp cận, thành công và các lĩnh vực cần cải thiện của công ty
- Thành viên nhóm bóng: Dành thời gian theo dõi các nhà phân tích cấp cao và các thành viên khác trong nhóm để hiểu quy trình và công việc
- Bắt đầu phân tích dữ liệu: Bắt đầu phân tích dữ liệu từ các chiến dịch gần đây để xác định xu hướng, mô hình và thông tin hữu ích
Ngày 31-60
- Phân tích sâu dữ liệu: Tiếp tục phân tích dữ liệu từ các chiến dịch trước, tập trung vào các kỹ thuật phân tích tinh tế và theo ngữ cảnh hơn
- Phát triển các mẫu báo cáo: Tạo các mẫu chuẩn hóa để báo cáo hiệu quả chiến dịch cho khách hàng và các bên liên quan nội bộ
- Đóng góp vào các cuộc thảo luận chiến lược: Tham gia các cuộc họp chiến lược, đưa ra ý kiến dựa trên phân tích dữ liệu và nghiên cứu
- Bắt đầu các dự án độc lập: Thực hiện các dự án nhỏ hơn một cách độc lập, dưới sự hướng dẫn của các thành viên cấp cao trong nhóm
- Công việc phản hồi: Nhận phản hồi từ đồng nghiệp và cấp trên, xác định các lĩnh vực cần cải thiện và hoàn thiện
Ngày 61-90
- Dẫn dắt các dự án nhỏ: Dẫn dắt các dự án phân tích tiếp thị quy mô nhỏ, từ thu thập dữ liệu đến phân tích và báo cáo
- Trình bày kết quả: Trình bày kết quả từ các dự án độc lập cho nhóm và có thể cho khách hàng, thể hiện khả năng của bạn trong việc rút ra những hiểu biết có thể hành động được
- Nâng cao kỹ năng: Tập trung vào việc hoàn thiện các kỹ năng cụ thể dựa trên phản hồi và đánh giá bản thân. Điều này có thể bao gồm cải thiện kỹ năng trình bày dữ liệu, học các kỹ thuật thống kê nâng cao hoặc thành thạo các công cụ phân tích mới
- Góp phần vào việc phát triển chiến lược: Tham gia tích cực vào việc phát triển các chiến lược marketing cho các chiến dịch sắp tới
- Chuẩn bị cho giai đoạn tiếp theo: Suy ngẫm về những thành tựu và thách thức trong 90 ngày đầu tiên, và áp dụng những kinh nghiệm học được vào giai đoạn tiếp theo của vai trò của bạn trong công ty
Bạn cũng có thể điều chỉnh mẫu để đáp ứng các yêu cầu của các vai trò và ngành nghề khác nhau.
Làm cho quá trình nhập môn trở nên dễ dàng hơn với ClickUp
Để xử lý các thách thức phổ biến trong quá trình nhập việc, điều quan trọng là phải bắt đầu một cách đúng đắn. Ưu tiên tạo ấn tượng đầu tiên tích cực sẽ giúp tăng tỷ lệ duy trì nhân viên và sự hài lòng, đồng thời tạo ra văn hóa làm việc thân thiện, khiến nhân viên cảm thấy như ở nhà!
Với nền tảng quản lý dự án và quản lý nhân sự tất cả trong một của ClickUp, bạn có thể đơn giản hóa việc lập tài liệu, giao tiếp, thu thập phản hồi và theo dõi tiến độ. Điều này giúp quá trình nhập môn trở nên dễ dàng!
Bắt đầu với ClickUp và tự mình trải nghiệm!