Các tài liệu onboarding bắt buộc để đảm bảo quá trình tích hợp nhân viên mới diễn ra suôn sẻ

Quá trình nhập việc có thể quyết định sự thành công của nhân viên mới trong vai trò của họ.

Trong nghiên cứu năm 2023, công ty tư vấn Korn Ferry đã khảo sát các nhân viên đã nghỉ việc trong vòng sáu đến mười hai tháng. Về lý do dẫn đến quyết định của mình, những người được hỏi đề cập đến các yếu tố như cảm thấy không hòa nhập với văn hóa công ty và trải nghiệm nhập việc kém.

Tài liệu nhập việc có thể giúp bạn làm việc kỹ lưỡng và minh bạch với nhân viên mới ngay từ ngày đầu tiên. Ngoài các biểu mẫu thuế và hợp đồng lao động bắt buộc, còn có nhiều tài liệu nhập việc hữu ích khác cần xem xét. Nếu được chuẩn bị và sắp xếp cẩn thận, các tài liệu này có thể giúp nhân viên dễ dàng thích nghi với môi trường làm việc mới. 🧭

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ thảo luận về các loại tài liệu bạn nên bao gồm trong quy trình nhập việc, từ biểu mẫu pháp lý và thuế đến sơ đồ tổ chức, hướng dẫn quy trình và thỏa thuận bảo mật. Chúng tôi cũng sẽ giới thiệu một nền tảng quản lý dự án và năng suất toàn diện, giúp việc tạo và sắp xếp các thủ tục nhập việc trở nên dễ dàng như đi dạo trong công viên.

Tầm quan trọng của các tài liệu onboarding cho nhân viên

Tương tự như quá trình tiếp nhận khách hàng, quá trình tiếp nhận nhân viên là quá trình hòa nhập nhân viên mới vào tổ chức. Quá trình này giúp nhân viên chuẩn bị cho công việc và giới thiệu họ với văn hóa công ty.

Quá trình nhập việc suôn sẻ có thể thúc đẩy động lực, năng suất và sự hài lòng trong công việc. Hơn nữa, các công ty có quy trình nhập việc được chuẩn bị kỹ lưỡng thường có tỷ lệ nhân viên nghỉ việc thấp hơn.

Tài liệu đóng vai trò quan trọng trong quá trình nhập việc. Tài liệu này thường được chuẩn bị bởi chuyên viên nhân sự (HR), quản lý hoặc chủ doanh nghiệp.

Ngoài yêu cầu pháp lý, các tài liệu nhập việc còn giúp quá trình hòa nhập diễn ra hiệu quả hơn. Chúng giúp nhân viên nhanh chóng và dễ dàng tìm hiểu về công ty và vai trò của mình, hỗ trợ họ trong và sau quá trình nhập việc. 📃

Tài liệu pháp lý và thuế cho quá trình onboarding

Các biểu mẫu pháp lý phải là những tài liệu đầu tiên trong danh sách tài liệu nhập việc cho nhân viên mới. Hoàn thành các biểu mẫu này trong vòng vài ngày kể từ ngày bắt đầu làm việc của nhân viên để tránh rắc rối pháp lý và tiền phạt.

Biểu mẫu thuế W-4

Nhân viên phải hoàn thành biểu mẫu thuế thu nhập liên bang có tên W-4. Bằng cách này, họ xác định trạng thái khấu trừ thuế của mình, ảnh hưởng đến các khoản đóng góp như An sinh xã hội và Medicare.

Biểu mẫu W-4 thông báo cho Sở Thuế vụ (IRS) về số tiền cần khấu trừ từ lương của nhân viên. Biểu mẫu này cũng cho bạn biết cách phân bổ số tiền thuế. 💵

Xem lại biểu mẫu W-4 mới nhất trước mỗi kỳ trả lương để đảm bảo biểu mẫu này phù hợp với lựa chọn của nhân viên. Bạn cũng nên lưu giữ tất cả các tài liệu thuế của nhân viên trong hồ sơ ít nhất bốn năm sau ngày đến hạn nộp hoặc thanh toán thuế cuối cùng (tùy ngày nào đến sau).

Biểu mẫu thuế W-4 của tiểu bang

Hầu hết các bang đều áp dụng thuế thu nhập. Chín bang sau đây cũng yêu cầu nhân viên mới của bạn phải điền vào Mẫu Giấy Khai Thuế Bang:

Biểu mẫu I-9 và tài liệu chứng minh đủ điều kiện làm việc

Biểu mẫu I-9 xác nhận tư cách của nhân viên mới để làm việc tại Hoa Kỳ, tùy thuộc vào quốc tịch, nơi cư trú, thị thực và trạng thái nhập cư của họ.

Nhân viên phải hoàn thành biểu mẫu và gửi lại cho bạn trong vòng ba ngày kể từ ngày bắt đầu làm việc.

Ngoài ra, họ phải cung cấp cho bạn các tài liệu chứng minh đủ điều kiện làm việc, chẳng hạn như:

Xem lại biểu mẫu và các tài liệu để đảm bảo chúng đáp ứng tất cả các yêu cầu. Bạn không cần nộp các tài liệu này, nhưng phải lưu giữ trong hồ sơ để đề phòng trường hợp nhân viên nhập cư yêu cầu.

Các tài liệu onboarding cụ thể của công ty

Các tài liệu sau đây giúp nhân viên mới làm quen với các chính sách, văn hóa, con người, sự kiện và thương hiệu của công ty.

Sổ tay nhân viên

Sổ tay nhân viên đóng vai trò như một bách khoa toàn thư về thông tin quan trọng của công ty. Hãy đảm bảo nội dung đầy đủ và sử dụng ngôn ngữ rõ ràng khi biên soạn, nhưng tránh cung cấp quá nhiều thông tin khiến nhân viên cảm thấy quá tải.

Một số thành phần phổ biến nhất của sổ tay nhân viên bao gồm:

Sau khi nhân viên đọc xong sổ tay, họ phải ký vào biểu mẫu thỏa thuận. ✍️

Biểu đồ tổ chức

Sơ đồ tổ chức giới thiệu cho nhân viên về cơ cấu của công ty. Biểu đồ này nên trình bày tên của nhân viên, nhiệm vụ của họ và người mà họ báo cáo công việc. Biểu đồ này có thể tạo điều kiện thuận lợi cho giao tiếp nội bộ và giữa các bộ phận. Nếu nhân viên mới có thắc mắc, họ sẽ biết phải hỏi ai bằng cách xem biểu đồ. 👥

Hướng dẫn thương hiệu

Mỗi công ty đều có cách riêng biệt và nhất quán để thể hiện bản thân. 🖼️

Tài liệu hướng dẫn về thương hiệu hướng dẫn nhân viên mới về cách sử dụng logo, phông chữ và màu sắc phù hợp, cũng như giọng điệu viết mà họ nên sử dụng cho các tài liệu tiếp thị hoặc giao tiếp bên ngoài.

Lịch làm việc của công ty

Từ các cuộc họp quan trọng và thời hạn đến ngày lễ và sự kiện xây dựng nhóm, lịch công ty giúp nhân viên mới nắm được các hoạt động hàng ngày. Điều này cho phép họ lập kế hoạch trước và đồng bộ lịch trình cá nhân với lịch trình của công ty. 🗓️

Các tài liệu onboarding cụ thể cho từng vị trí công việc

Sử dụng các thủ tục giấy tờ nhập việc được liệt kê dưới đây để giúp nhân viên chuẩn bị cho vai trò mới của họ.

Thư mời làm việc và hợp đồng lao động

Trong buổi phỏng vấn cuối cùng, bạn có thể đề nghị vị trí cho ứng viên, nhưng bạn phải gửi văn bản xác nhận sau đó.

Thư mời làm việc nêu rõ thông tin về vai trò của nhân viên mới, chẳng hạn như tiêu đề công việc, ngày bắt đầu, kỳ vọng, mức lương và các quyền lợi. Nhân viên nên đọc kỹ và ký tên để chính thức chấp nhận các điều khoản.

Hợp đồng lao động thường chi tiết hơn. Hợp đồng này có thể bao gồm thông tin về lịch làm việc, nhiệm vụ, chính sách, bảo mật và các điều khoản chấm dứt hợp đồng. Hợp đồng này tương tự như sổ tay nhân viên nhưng ngắn gọn hơn và cụ thể hơn về vai trò của nhân viên.

Sổ tay quy trình

Một mục quan trọng khác trong danh sách kiểm tra nhập việc của nhân viên là tài liệu quy trình.

Tùy thuộc vào bản chất của vai trò, hướng dẫn quy trình có thể giống như hướng dẫn chung hoặc quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) chi tiết. SOP là hướng dẫn từng bước về cách thực hiện các quy trình lặp đi lặp lại và giải quyết vấn đề.

Tầm quan trọng của các tài liệu nhân viên này không thể bị đánh giá thấp. Với tài liệu quy trình thích hợp, cả nhân viên mới và nhân viên hiện tại đều có cơ sở kiến thức để tham khảo nếu có thắc mắc. Điều này có thể giảm nhu cầu gọi điện và họp, giúp công việc tập trung và hiệu quả hơn.

Đối với nhân viên mới, hãy xem xét việc lập kế hoạch đào tạo riêng. Các tài liệu này nên giải thích những gì nhân viên có thể mong đợi trong những tháng đầu tiên ở vai trò mới. Chúng cũng nên xác định cách thức thay đổi nhiệm vụ khi nhân viên có kinh nghiệm hơn và các tiêu chí để thăng tiến lên các vai trò cao hơn. Trong thời gian nhân viên mới được đào tạo, hãy sắp xếp cho họ được hỗ trợ từ đồng nghiệp hoặc người hướng dẫn. 👐

Tài liệu về lương và phúc lợi

Chuẩn bị các tài liệu này để đảm bảo việc thanh toán lương thưởng diễn ra suôn sẻ và tăng cường tính minh bạch về các chế độ phúc lợi.

Biểu mẫu chuyển khoản trực tiếp

Nếu bạn định thanh toán cho nhân viên bằng cách gửi tiền trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của họ, họ cần điền vào biểu mẫu chuyển khoản trực tiếp. Biểu mẫu này cho phép bạn thu thập thông tin cần thiết để xử lý thanh toán, chẳng hạn như chi tiết tài khoản ngân hàng và sở thích của nhân viên. 🏦

Hãy đảm bảo thu thập đầy đủ thông tin này trước khi phát lương lần đầu để có thể xử lý kịp thời.

Tổng quan về các chế độ phúc lợi

Mặc dù bạn nên rõ ràng về các lợi ích mà công ty cung cấp ngay từ đầu, nhưng tốt nhất là tạo ra một tài liệu có thể làm tài liệu tham khảo chung. Trong tài liệu này, hãy bao gồm các thông tin như:

Các biểu mẫu và thỏa thuận khác

Tùy thuộc vào chính sách của công ty, bạn có thể muốn bao gồm các tài liệu bổ sung này trong quy trình nhập việc.

Biểu mẫu liên hệ khẩn cấp

Biểu mẫu liên hệ khẩn cấp là không thể thiếu trong chiến lược quản lý rủi ro của bất kỳ công ty nào. Biểu mẫu này cho bạn biết phải liên hệ với ai trong trường hợp xảy ra sự cố. Biểu mẫu này đặc biệt quan trọng nếu công việc của nhân viên liên quan đến các hoạt động tiềm ẩn nguy hiểm.

Yêu cầu nhân viên mới nêu tên ít nhất hai người trong biểu mẫu và ghi số điện thoại và địa chỉ email của họ.

Thỏa thuận bảo mật (NDA)

Nếu công ty của bạn xử lý thông tin bí mật, bạn nên chuẩn bị thỏa thuận bảo mật (NDA), cho dù bạn đang tuyển dụng khách hàng hay nhân viên.

Bằng cách ký vào tài liệu này, nhân viên cam kết bảo vệ dữ liệu nhạy cảm mà họ làm việc với. Nếu NDA bị vi phạm, công ty có thể thực hiện hành động pháp lý. 🔏

Hợp đồng thỏa thuận không cạnh tranh

Thỏa thuận không cạnh tranh đã ký ngăn nhân viên tham gia vào các hoạt động có thể cản trở lợi thế cạnh tranh của công ty trong một kỳ nhất định sau khi kết thúc hợp đồng lao động. Các hoạt động này có thể bao gồm làm việc cho đối thủ cạnh tranh hoặc thành lập doanh nghiệp cạnh tranh.

Thỏa thuận hoặc điều khoản không cạnh tranh là rất quan trọng khi công ty đã phát triển kiến thức, mối quan hệ hoặc công nghệ độc quyền. Điều này đảm bảo rằng nhân viên không thể sử dụng kinh nghiệm của họ tại công ty để mang lại lợi ích cho đối thủ cạnh tranh.

Chính sách kiểm tra chất kích thích và xác minh lý lịch

Nếu công việc yêu cầu kiểm tra ma túy hoặc lý lịch hình sự, hãy bao gồm mô tả chi tiết về các yêu cầu trong tài liệu nhập việc của bạn. Sau khi nhân viên nộp hồ sơ hoặc kết quả kiểm tra, hãy giữ chúng để sẵn sàng trong trường hợp có kiểm tra tuân thủ trong tương lai. Đảm bảo rằng quyền truy cập vào dữ liệu nhạy cảm này bị hạn chế.

Tài liệu đồng ý của nhân viên

Một tài liệu đồng ý của nhân viên có thể được sử dụng cho nhiều mục đích. Nó đảm bảo rằng nhân viên hiểu và đồng ý với một hành động cụ thể, chẳng hạn như:

Tạo và tổ chức các tài liệu onboarding

Mặc dù tài liệu của bạn phải đầy đủ, nhưng không được làm nhân viên mới cảm thấy quá tải. Đó là lý do tại sao việc lập kế hoạch giới thiệu các thủ tục giấy tờ nhập việc dần dần trong khi tuân thủ các quy định là rất quan trọng.

Ví dụ, Phần Hai của biểu mẫu I-9 phải được hoàn thành trước cuối ngày làm việc thứ ba, vì vậy đây phải là một trong những ưu tiên hàng đầu của bạn. Mặt khác, lịch làm việc của công ty không phải là yêu cầu pháp lý cũng không quan trọng đối với quá trình hòa nhập của nhân viên, vì vậy bạn có thể hoàn thành việc này vài tuần sau ngày làm việc đầu tiên.

Khi chuẩn bị, phân phối và sắp xếp tài liệu, một công cụ năng suất phù hợp có thể là cứu cánh. Đó có thể là bất cứ thứ gì, từ hệ thống quản lý nhân sự (HRMS) và phần mềm nhập môn đến phần mềm quản lý dự án tất cả trong một như ClickUp. 🛠️

ClickUp là một nền tảng mạnh mẽ để xử lý các vấn đề và tài liệu nhân sự. Khám phá một số cách bạn có thể tận dụng bộ công cụ nhân sự của ClickUp dưới đây.

Tạo các tài liệu hấp dẫn một cách hiệu quả

ClickUp Docs cho phép bạn tạo các hướng dẫn, wiki và các tài liệu khác hấp dẫn cho mục đích nhập môn. Nó hoạt động như một trình chỉnh sửa văn bản tiêu chuẩn nhưng có nhiều tùy chọn định dạng. Bạn có thể thêm các yếu tố sau để làm cho văn bản của bạn hấp dẫn hơn:

Khi văn bản của bạn đã sẵn sàng, hãy gửi cho người khác để xem xét. Tạo liên kết có thể chia sẻ, tinh chỉnh quyền truy cập cho các cấp độ khác nhau. Bạn và đồng nghiệp có thể chỉnh sửa tài liệu cùng nhau trong thời gian thực.

Bạn đang gặp khó khăn trong việc viết lách? Hãy tận dụng sức mạnh của ClickUp AI, một trợ lý viết lách AI tiện dụng. Nó có thể cung cấp cho bạn ý tưởng, giúp bạn soạn thảo tài liệu nhanh hơn và đảm bảo tài liệu chuyên nghiệp và có tổ chức.

Sắp xếp tài liệu một cách hoàn hảo

Quá trình nhập việc đòi hỏi rất nhiều thủ tục giấy tờ. Bạn có thể quản lý dễ dàng hơn với tính năng Phân cấp dự án của ClickUp, tạo cơ sở dữ liệu có cấu trúc và có thể mở rộng.

Thêm Không gian Làm việc cho công ty, chia thành các Không gian dành riêng cho các bộ phận hoặc nhóm khác nhau và điều chỉnh quyền truy cập cho từng không gian.

Chuyển đổi tài liệu thành Công việc và Công việc con. Sắp xếp chúng thành Danh sách công việc và Thư mục cho các dự án, chức danh, khu vực địa lý và các yếu tố liên quan khác. Bạn có thể phân công và lên lịch công việc cũng như thêm mô tả, trạng thái, thẻ ưu tiên, danh sách kiểm tra và nhận xét.

Với cơ sở kiến thức toàn diện nhưng có tổ chức, nhân viên mới của bạn có thể truy cập nhanh chóng bất kỳ thông tin nào. Họ sẽ không còn nghi ngờ gì về việc cần làm, thời gian thực hiện và cách thực hiện.

Lập kế hoạch và theo dõi toàn bộ quá trình tuyển dụng

Với khả năng quản lý nhiệm vụ của ClickUp, bạn có thể lập kế hoạch và kiểm tra hầu hết các quy trình nhân sự. ClickUp có thể là cơ sở dữ liệu ứng viên và nhân viên của bạn, cho phép bạn lấy bất kỳ thông tin hoặc tài liệu nào chỉ với vài cú nhấp chuột. 🖱️

Khi tuyển dụng, hãy thêm ứng viên vào Không gian của bạn. Sử dụng Trường Tùy chỉnh để nhanh chóng xem trạng thái đơn xin việc, phạm vi lương, sơ yếu lý lịch, tài liệu pháp lý và các yếu tố khác của ứng viên.

Tận dụng hơn 15 chế độ xem của ClickUp để quản lý các khía cạnh khác nhau của tuyển dụng và nhập học. Ví dụ: bạn có thể:

Bạn không biết bắt đầu tổ chức Không gian Làm việc của mình như thế nào? ClickUp có hơn 1.000 mẫu để thiết lập nhanh chóng và dễ dàng.

Mẫu Danh sách kiểm tra nhập việc của ClickUp có thể là một nhắc nhở đơn giản về các tài liệu quan trọng mà bạn phải thu thập và phân phối. Các mẫu khác, chung hơn bao gồm Mẫu nhập việc cho nhân viên của ClickUp và Mẫu nhập việc cho nhân viên mới của ClickUp. Hãy tùy chỉnh chúng theo nhu cầu của công ty bạn. 💖

Quản lý tài liệu và quy trình nhập việc dễ dàng với ClickUp

Các tài liệu onboarding là một phần quan trọng của quá trình định hướng nhân viên. Khi các tài liệu này được sắp xếp gọn gàng, các bước còn lại của quy trình tuyển dụng và onboarding sẽ diễn ra suôn sẻ. Bạn sẽ đảm bảo tuân thủ pháp luật và cung cấp cho nhân viên mới một nguồn thông tin chính xác để tham khảo khi có thắc mắc, từ đó ngăn chặn sự hiểu lầm và thúc đẩy tính minh bạch.

Với một công cụ toàn diện như ClickUp, bạn có thể sắp xếp tài liệu, lập kế hoạch và tối ưu hóa toàn bộ quá trình nhập việc, đồng thời mang đến cho nhân viên mới cơ hội thành công tốt nhất trong vai trò mới của họ — đăng ký ngay hôm nay. 🌟