Đào tạo nhân viên mới là quá trình tích hợp nhân viên mới vào tổ chức của bạn. Đây là bước đầu tiên quan trọng trong việc giúp nhân viên mới hiểu vai trò của mình, văn hóa nhóm và mục tiêu của công ty.
Các chương trình đào tạo nhân viên mới kém hiệu quả có thể khiến nhân viên mới cảm thấy bối rối, mất động lực và kém hiệu quả. Điều này cũng làm tăng tỷ lệ nhân viên nghỉ việc, gây tốn thời gian, nỗ lực và tiền bạc cho công ty.
Điều này khiến việc nhập môn hiệu quả trở nên quan trọng hơn bao giờ hết trong thị trường việc làm cạnh tranh hiện nay. Một sự chào đón toàn diện với các mục tiêu nhập môn được ghi rõ ràng sẽ khiến nhân viên mới cảm thấy được chào đón, được trân trọng và được trang bị để thành công. Điều này cũng tăng cường sự gắn bó của nhân viên, giảm tỷ lệ nghỉ việc và cải thiện năng suất, từ đó góp phần vào thành công của tổ chức.
Trong bài viết này, bạn sẽ tìm thấy các tài nguyên, mẹo và bước cần thiết để triển khai chiến lược nhập môn thành công cho nhân viên, giúp tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên và giúp bạn trở thành chuyên gia nhân sự xuất sắc.
Hiểu mục tiêu của quá trình nhập môn cho nhân viên
Các mục tiêu nhập môn đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ cho nhân viên mới gia nhập công ty. Các công ty có thể đẩy nhanh quá trình khởi đầu thông qua việc cài đặt mục tiêu phù hợp, tăng sự hài lòng của nhân viên và sự hòa nhập của nhóm.
Các mục tiêu onboarding hiệu quả có tác động trực tiếp đến việc quản lý nhân tài và giảm tỷ lệ nghỉ việc. Bằng cách cung cấp lộ trình học tập có cấu trúc, các mục tiêu này trang bị cho nhân viên mới những kỹ năng và thông tin cần thiết để thành công, nuôi dưỡng cảm giác thành tựu và thuộc về tập thể.
Cài đặt mục tiêu là một bước quan trọng trong chương trình nhập môn thành công. Nó biến những kỳ vọng mơ hồ thành những cột mốc có thể đạt được, cho phép nhân viên mới và người quản lý của họ theo dõi tiến độ và ăn mừng thành công. Ngoài ra, phương pháp hợp tác này còn xây dựng mối quan hệ công việc bền chặt.
Nhóm nhân sự của bạn có thể thiết lập một chương trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả bằng cách sử dụng khung mục tiêu SMART để hợp lý hóa quy trình này.
Hãy tạo một số mẫu mục tiêu đào tạo nhân viên mới để hiểu rõ hơn.
1. Công việc hành chính (Tuần 1):
- Cụ thể: Hoàn thành tất cả các thủ tục giấy tờ cho nhân viên mới trong vòng 24 giờ kể từ ngày nhân viên gia nhập công ty
- Có thể đo lường: Theo dõi tỷ lệ phần trăm nhân viên mới hoàn thành thủ tục giấy tờ đúng hạn
- Có thể đạt được: Đảm bảo tất cả tài liệu được cung cấp trực tuyến và dễ dàng truy cập
- Có liên quan: Đảm bảo tất cả các thủ tục giấy tờ đã hoàn thành để nhân viên mới có thể bắt đầu tiếp cận các lợi ích và tài nguyên của công ty
- Có thời hạn: Đặt thời hạn 24 giờ để đảm bảo quá trình nhập môn diễn ra suôn sẻ
2. Làm quen với vai trò (Tuần 1–2):
- Cụ thể: Yêu cầu nhân viên mới tham gia tất cả các phiên đào tạo của bộ phận và theo dõi đồng nghiệp trong 20 giờ vào cuối tuần thứ hai
- Có thể đo lường: Theo dõi sự tham gia các phiên đào tạo và ghi chép số giờ thực tập
- Có thể đạt được: Lên lịch các phiên đào tạo và xác định trước các thành viên trong nhóm có thể tham gia các phiên thực tập
- Liên quan: Đảm bảo đào tạo và thực tập giúp nhân viên mới tiếp xúc với các kỹ năng và kiến thức cần thiết cho vai trò của họ
- Có thời hạn: Đặt ra thời hạn rõ ràng là 20 giờ phải hoàn thành vào cuối tuần thứ hai để đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn
3. Văn hóa doanh nghiệp (Tuần 2–3):
- Cụ thể: Yêu cầu nhân viên mới tham gia và đóng góp vào hai hoạt động xây dựng nhóm trước cuối tuần thứ ba
- Có thể đo lường: Theo dõi sự tham gia vào các hoạt động và đánh giá đóng góp thông qua phản hồi từ đồng nghiệp
- Có thể đạt được: Chọn các hoạt động xây dựng nhóm mang tính bao gồm và khuyến khích sự tham gia
- Liên quan: Đảm bảo việc tham gia các hoạt động xây dựng nhóm giúp nhân viên mới kết nối với đồng nghiệp và hiểu văn hóa công ty
- Có thời hạn: Đặt thời hạn vào cuối tuần thứ ba để khuyến khích sự tham gia tích cực
4. Phát triển kỹ năng (Tuần 3-4):
- Cụ thể: Hỗ trợ nhân viên mới đạt điểm 80% trở lên trong bài đánh giá kiến thức sản phẩm vào cuối tuần thứ tư
- Có thể đo lường: Theo dõi điểm số trên nền tảng đánh giá
- Có thể đạt được: Đảm bảo đánh giá phù hợp với chương trình đào tạo được cung cấp và cũng cung cấp đủ thời gian để học tập
- Liên quan: Giúp họ nắm vững kiến thức về sản phẩm, điều này rất quan trọng để thực hiện công việc hiệu quả
- Có thời hạn: Đặt thời hạn vào cuối tuần thứ tư để thúc đẩy việc học tập tập trung
Bây giờ bạn đã hiểu tầm quan trọng của việc đặt mục tiêu SMART cho bộ phận nhân sự, hãy thảo luận về các mục tiêu cụ thể mà bạn nên tập trung vào trong quá trình đào tạo nhân viên mới.
Năm mục tiêu khóa của quá trình nhập môn toàn diện
Dưới đây là năm mục tiêu khóa đào tạo nhân viên mới quan trọng có thể giúp chương trình đào tạo nhân viên mới của bạn có hiệu quả hơn:
1. Tạo kết nối: Xây dựng mối quan hệ trong nhóm
Bất kỳ nhân viên mới nào cũng có thể cảm thấy lo lắng khi bước vào môi trường làm việc mới. Tuy nhiên, với tư cách là chuyên gia nhân sự, bạn có thể giúp họ cảm thấy dễ dàng hơn bằng cách hỗ trợ họ kết nối với các thành viên trong nhóm. Điều này có thể giúp tạo ra cảm giác thân thuộc, giảm cảm giác cô lập và giúp quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ hơn, ít căng thẳng hơn. Từ đó, góp phần tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên.
Dưới đây là một số bước bạn có thể thực hiện để đẩy nhanh quá trình hòa nhập nhóm cho nhân viên mới:
- Tổ chức bữa trưa chào mừng hoặc tổ chức các sự kiện xã hội dành riêng cho nhóm ngoài giờ làm việc để tạo môi trường cài đặt thân mật cho sự tương tác
- Áp dụng hệ thống 'buddy system' và ghép cặp nhân viên mới với đồng nghiệp có kinh nghiệm để họ có thể hướng dẫn và hỗ trợ
- Khuyến khích sử dụng nền tảng làm quen trực tuyến để khơi gợi cuộc hội thoại và giúp nhân viên mới kết nối với đồng nghiệp có cùng sở thích
- Sử dụng các công cụ hợp tác như nền tảng nhắn tin tức thời hoặc phần mềm nhập môn để tạo điều kiện thuận lợi cho giao tiếp, làm việc nhóm và phản hồi, đặc biệt là trong môi trường làm việc từ xa
2. Đào tạo và giáo dục: Nuôi dưỡng sự phát triển chuyên nghiệp
Là một chuyên gia nhân sự, bạn đóng vai trò quan trọng trong việc nuôi dưỡng sự phát triển của nhân viên mới trong quá trình nhập việc bằng cách cung cấp cho họ các chương trình đào tạo và giáo dục có mục tiêu.
Chương trình cố vấn cá nhân hóa này giúp nhân viên mới cảm thấy được hỗ trợ và trang bị kiến thức cần thiết để thành công trong vai trò mới của mình.
Hãy cùng xem lại một số bước quan trọng trong quá trình này:
- Hiểu rõ nhu cầu cá nhân và thiết kế chương trình đào tạo phù hợp
- Kết hợp các định dạng đào tạo (như lớp học, hội thảo, trực tuyến và có người hướng dẫn) với công nghệ giáo dục để phù hợp với các phong cách học tập đa dạng
- Đảm bảo nội dung chất lượng cao, hấp dẫn được cung cấp bởi giảng viên giàu kinh nghiệm
- Xây dựng một văn hóa học tập thông qua các cơ hội phát triển liên tục và cơ chế phản hồi
3. Tuân thủ và an toàn: Đảm bảo hiểu rõ các quy tắc an toàn và sức khỏe nghề nghiệp
Giúp nhân viên mới hiểu các quy tắc tuân thủ và an toàn và sức khỏe nghề nghiệp (OSH) giúp họ làm việc an toàn và đóng góp vào văn hóa tổ chức tích cực.
Để đạt được điều này, bạn có thể thực hiện các hoạt động sau:
- Phát triển các infographic, hướng dẫn hoặc sổ tay hấp dẫn và tổ chức các phiên đào tạo hấp dẫn
- Đảm bảo tất cả nhân viên, bao gồm cả nhân viên mới, hoàn thành khóa đào tạo OSH bằng cách hứa hẹn các phần thưởng như chứng chỉ thành tích
- Sử dụng các kênh truyền thông của công ty để thúc giục các nhà quản lý đảm bảo hoàn thành khóa đào tạo. Bạn cũng có thể cung cấp điểm thưởng có thể đổi để tăng cường sự tham gia
4. Giới thiệu văn hóa tổ chức: Tạo điều kiện cho nhân viên mới hòa nhập vào văn hóa công ty
Quá trình nhập môn hiệu quả giúp nhân viên mới hòa nhập với các giá trị và mục tiêu của công ty. Quá trình này nhằm giúp nhân viên mới hòa nhập vào văn hóa công ty, tạo cảm giác thân thuộc và chuẩn bị cho họ thành công.
Điều này giúp tăng cường sự tham gia của nhân viên và tác động tích cực đến năng suất. Ngoài ra, nó còn đảm bảo sự hợp tác tốt hơn trong nhóm và đại diện cho thương hiệu.
Dưới đây là cách bạn có thể thu hẹp khoảng cách giữa nhân viên mới và nhân viên lâu năm:
- Chia sẻ lịch sử công ty của bạn thông qua những câu chuyện hấp dẫn, video hoặc lời chứng thực của nhân viên
- Tổ chức "chuyến tham quan văn hóa" cho nhân viên mới để họ hiểu về các bộ phận khác nhau và kết nối với đồng nghiệp
- Lập kế hoạch cho các hoạt động xây dựng nhóm vui vẻ và hợp tác, giúp phá băng và xây dựng mối quan hệ giữa các nhân viên
- Thực hiện chương trình cố vấn, trong đó nhân viên có kinh nghiệm có thể hướng dẫn và hỗ trợ nhân viên mới
- Khuyến khích giao tiếp cởi mở thông qua khảo sát, hộp đề xuất hoặc cuộc họp kiểm tra
💡Mẹo chuyên nghiệp: Các công cụ như Chế độ xem biểu mẫu ClickUp giúp nhân viên mới dễ dàng báo cáo vấn đề, gửi yêu cầu hoặc đề xuất cải tiến. Những thông tin này có thể tự động chuyển đổi thành các công việc có thể theo dõi trong ClickUp và được giao cho các nhóm thích hợp để thực hiện.
5. Làm rõ vai trò: Hiểu biết toàn diện về các chỉ số hiệu suất và hệ thống đánh giá
Nhân viên mới phải hiểu rõ trách nhiệm công việc, kỳ vọng về hiệu suất và cách đánh giá đóng góp của họ. Điều này giúp thiết lập nền tảng cho hiệu suất thành công, tăng cường sự gắn kết và phát triển sự nghiệp lâu dài cho nhân viên mới.
Đây là cách bạn có thể trang bị cho nhân viên mới những kiến thức quan trọng này một cách hiệu quả trong quá trình onboarding:
- Bao gồm mô tả chi tiết về công việc của nhân viên mới, nêu rõ các trách nhiệm chính, kỳ vọng và chỉ số hiệu suất trong thư tuyển dụng. Điều này giúp làm rõ kỳ vọng
- Tổ chức các cuộc họp riêng với người quản lý của nhân viên mới để thảo luận về kỳ vọng cụ thể đối với vai trò của họ, các dự án mà họ sẽ tham gia và quy trình công việc hàng ngày
- Giới thiệu tổng quan về hệ thống quản lý hiệu suất được công ty sử dụng, bao gồm mục đích và tần suất đánh giá
- Giải thích các thành phần hiệu suất khác nhau, chẳng hạn như cài đặt mục tiêu, đánh giá hiệu suất và cơ chế phản hồi
- Phát triển các mô-đun đào tạo trực tuyến hoặc video hướng dẫn để giải thích hệ thống một cách rõ ràng và súc tích
Cùng nhau, năm loại mục tiêu nhập môn này đặt nền tảng cho thành công lâu dài trong công ty. Tuy nhiên, còn có một khung công tác khác không thể thiếu có thể giúp bạn tạo ra tác động lâu dài đối với nhân viên.
Hãy cùng tìm hiểu khung làm việc này bao gồm những gì, bốn yếu tố cốt lõi của quá trình onboarding.
Bốn yếu tố cốt lõi của quá trình onboarding
Được phát triển và trình bày bởi Tiến sĩ Talya Bauer vào năm 2010, khung mô hình Four Cs vẫn còn phù hợp trong các quy trình onboarding ngày nay.
Hãy cùng xem xét bốn bước này, từ mức độ quan trọng thấp nhất đến cao nhất.
1. Làm rõ: Cung cấp vai trò công việc và kỳ vọng về hiệu suất rõ ràng
Một trong những vấn đề gây thất vọng nhất cho các công ty và nhân viên mới là sự thiếu rõ ràng về kỳ vọng. Điều này có thể dẫn đến tình trạng "biến mất" trong quá trình tuyển dụng hoặc tỷ lệ nghỉ việc cao ở giai đoạn đầu.
Tin vui là sự rõ ràng trong quá trình onboarding có thể đảm bảo quá trình chuyển giao suôn sẻ, tăng cường sự hài lòng trong công việc và nâng cao hiệu quả làm việc.
Đặt ra những kỳ vọng rõ ràng là rất quan trọng, và đặt mục tiêu là công cụ hoàn hảo để làm điều đó. Dưới đây là một số cách bạn có thể đảm bảo sự rõ ràng về vai trò cho nhân viên mới:
- Tài liệu rõ ràng: Đảm bảo các mục tiêu được xác định rõ ràng và dễ tiếp cận
- Sự thống nhất trong toàn công ty: Thống nhất các mục tiêu với mục tiêu chung của công ty
- Áp dụng nhất quán: Đảm bảo tất cả nhân viên mới nhận được mức độ rõ ràng như nhau thông qua quy trình onboarding tiêu chuẩn hóa
- Theo dõi thời gian: Giám sát tiến độ và cung cấp hỗ trợ khi cần thiết
- Tích hợp công nghệ: Sử dụng phần mềm quản lý nhân tài hoặc phần mềm nhân sự để theo dõi và giao tiếp hiệu quả
2. Tuân thủ: Hiểu rõ các quy định bắt buộc của công ty và pháp luật
Cấp độ này thường tập trung vào:
- Xử lý: Hoàn thành thủ tục giấy tờ cho nhân viên mới và đăng ký các quyền lợi cho họ
- Hiểu biết về hệ thống: Giúp nhân viên nắm rõ chính sách và quy trình của công ty
- Đào tạo: Định hướng cho nhân viên mới thông qua các phiên đào tạo về các chính sách, quy tắc và quy định bắt buộc
- KPI: Thiết lập các tiêu chí để họ đạt được các yêu cầu cụ thể của ngành hoặc vai trò cụ thể
Tuy nhiên, việc yêu cầu nhân viên mới đọc quyển sổ tay nhân viên của công ty là chưa đủ. Để thực sự giúp họ thành công, bạn cần trang bị cho họ các tài liệu bổ sung bao gồm các chính sách và quy trình áp dụng trên toàn công ty.
Hơn nữa, bạn nên lên lịch các cuộc họp với họ để thảo luận về các nguồn lực này, giải thích tác động của việc tuân thủ đối với công việc hàng ngày của họ và đánh giá mức độ hiểu biết của họ.
3. Văn hóa: Truyền đạt giá trị cốt lõi và phong cách làm việc của công ty
Văn hóa tổ chức luôn đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút nhân viên mới, và đó là điều dễ hiểu. Tuy nhiên, để đảm bảo nhân viên mới phù hợp với văn hóa công ty không chỉ dựa vào ấn tượng ban đầu, còn cần nhiều yếu tố khác.
Trong khi tuyển dụng tập trung vào sự phù hợp, quá trình onboarding mang đến cơ hội để nuôi dưỡng sự hiểu biết văn hóa.
Quá trình nhập môn chính là sự phản ánh văn hóa. Khi các đại diện nhân sự tích cực hỗ trợ nhân viên mới hòa nhập vào nhóm, giới thiệu họ và thu thập phản hồi về trải nghiệm của họ, điều đó thể hiện cam kết vững chắc đối với tính minh bạch và trách nhiệm giải trình.
Ví dụ, Google cung cấp cho nhân viên những lợi ích đẳng cấp thế giới như huấn luyện tài chính cá nhân, chương trình hỗ trợ y tế cho nhân viên chuyển giới, bốn tuần "làm việc từ mọi nơi" mỗi năm, hỗ trợ sinh sản và gia đình.
Tất cả những nỗ lực này phản ánh cam kết của Google đối với nhân viên và cho thấy công ty đầu tư sâu sắc vào sự phát triển nghề nghiệp và hạnh phúc cá nhân của họ.
4. Kết nối: Xây dựng mối quan hệ giữa các cá nhân
Không thể phủ nhận, một trong những yếu tố quan trọng nhất trong khung 4C là cách onboarding giúp nhân viên mới hoặc nhân viên cũ cảm thấy kết nối với nhóm và công ty.
Nếu thời kỳ hậu đại dịch đã dạy chúng ta điều gì, thì đó là các kết nối vững chắc tại nơi làm việc mang lại sự giúp đỡ, hỗ trợ và hướng dẫn thiết yếu trong cả những thời điểm khó khăn và hạnh phúc.
Tuy nhiên, nói dễ hơn làm. Việc xây dựng các kết nối đáng tin cậy có thể khó khăn do sự lo lắng trong giao tiếp xã hội, thiếu lãi suất trong giao tiếp xã hội hoặc thậm chí là những định kiến về chính trị công ty, những yếu tố này đều ảnh hưởng đến tinh thần của nhân viên.
Dưới đây là một số chiến lược khóa mà các chuyên gia nhân sự có thể triển khai:
- Giao lưu: Lập kế hoạch các buổi gặp gỡ thân mật ngoài giờ làm việc, chẳng hạn như ăn trưa cùng nhóm, giờ giải lao hoặc các hoạt động tình nguyện
- Công nhận: Công nhận thành tích của cá nhân và nhóm một cách công khai để củng cố mối quan hệ trong nhóm và thúc đẩy nhân viên
- Vui vẻ trong công việc: Tạo một kênh trực tuyến (ví dụ: trong Slack) để nhân viên có thể chia sẻ các tin tức không liên quan đến công việc, truyện cười hoặc những điều thú vị
- Lễ kỷ niệm: Hãy vượt ra khỏi bánh sinh nhật; cá nhân hóa các lễ kỷ niệm bằng cách nêu bật những đóng góp độc đáo của nhân viên hoặc tạo một "bảng kỷ niệm"
- Xây dựng nhóm: Lập kế hoạch tổ chức các hoạt động ngoại khóa thường xuyên, gây quỹ hàng năm, tiệc năm mới và ngày "mang thú cưng đến công sở" để xây dựng mối quan hệ giữa các nhóm và trong nhóm
Với một khung công việc tuyệt vời, trách nhiệm thực hiện và duy trì nó cũng càng lớn hơn. Các công ty phải đối mặt với những thách thức to lớn khi thực hiện việc này trong thời kỳ đại dịch.
Hãy cùng tìm hiểu về cách thức hoạt động của quy trình nhập môn từ xa, những thách thức thường gặp và các giải pháp khả thi.
Xem thêm: Cách cải thiện tỷ lệ giữ chân nhân viên bằng cách ngăn chặn hiện tượng "quiet quitting " tại nơi làm việc
Onboarding nhân viên làm việc từ xa
Một nghiên cứu của The Survey of Working Arrangements and Attitudes (SWAA) cho thấy, vào đầu năm 2024, 13% nhân viên toàn thời gian ở Mỹ làm việc từ xa, trong khi 29% làm việc theo hình thức kết hợp.
Các công ty đã điều chỉnh kỹ thuật đào tạo nhân viên mới để duy trì sự tham gia và năng suất của nhân viên làm việc từ xa. Nhưng trước đó, họ phải giải quyết những thách thức như:
- Khó hiểu các công nghệ hoặc nền tảng phần mềm mới cần thiết để làm việc từ xa trơn tru
- Thiếu mối quan hệ chuyên nghiệp và sự thân thiết giữa các thành viên trong nhóm do không có sự tương tác trực tiếp
- Quyền truy cập hạn chế vào các tài nguyên, tài liệu và thông tin khác của công ty, những thứ thường dễ dàng truy cập trong môi trường làm việc tại chỗ
- Rào cản giao tiếp dẫn đến hiểu lầm giữa các thành viên trong nhóm với cấp trên hoặc đồng nghiệp
Để vượt qua những thách thức này, các doanh nghiệp trên toàn thế giới đã áp dụng các chiến lược để chuyển đổi các kỹ thuật onboarding truyền thống thành các phương pháp phù hợp với làm việc từ xa, chẳng hạn như:
- Tận dụng nền tảng năng suất công việc cho quá trình nhập môn bằng cách giới thiệu hội nghị truyền hình, mô-đun đào tạo trực tuyến và các công cụ cộng tác
- Sử dụng nền tảng trực tuyến và giải pháp chữ ký số để hợp lý hóa việc quản lý tài liệu và giảm sự phụ thuộc vào giấy tờ vật lý
- Giới thiệu tài liệu và nguồn lực đào tạo trực tuyến với các định dạng đa dạng, cho phép nhân viên mới truy cập mọi lúc, mọi nơi
- Tập trung vào việc xây dựng kết nối xã hội và mối quan hệ trong nhóm thông qua các sự kiện ảo, các hoạt động làm quen trực tuyến và các chương trình cố vấn ngang hàng
- Giới thiệu biểu mẫu phản hồi trực tuyến, khảo sát và trang web nhận xét ẩn danh để giải quyết các mối quan tâm của nhân viên mới và thu thập thông tin chi tiết để thực hiện thay đổi
Dưới đây là so sánh tổng quan giữa quy trình onboarding truyền thống và quy trình onboarding từ xa:
| Tính năng | Onboarding truyền thống | Onboarding từ xa/trực tuyến |
| Địa điểm | Tại văn phòng công ty | Cải thiện sức khỏe của nhân viên, giảm tỷ lệ vắng mặt, tuyển dụng được nguồn nhân lực dồi dào hơn và môi trường làm việc bền vững hơn |
| Tương tác | Chủ yếu là trực tiếp | Chủ yếu là ảo, với hội nghị video và tài nguyên trực tuyến |
| Hồ sơ giấy tờ | Biểu mẫu và tài liệu giấy | Tài liệu kỹ thuật số và biểu mẫu trực tuyến |
| Đào tạo | Các phiên và buổi thuyết trình trực tiếp | Các mô-đun đào tạo trực tuyến, hội thảo trực tuyến và học tập theo tiến độ cá nhân |
| Xây dựng nhóm | Hoạt động trực tiếp và các sự kiện giao lưu | Các bài tập xây dựng nhóm ảo và sự kiện xã hội trực tuyến |
| Thách thức | Tính linh hoạt trong việc sắp xếp lịch trình bị giới hạn, thời gian di chuyển đến nơi làm việc, sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống bị giảm sút | Các vấn đề công nghệ tiềm ẩn, sự hình thành các nhóm làm việc riêng biệt, thiếu tương tác giữa các cá nhân |
| Lợi ích | Tăng cường sự gắn kết giữa các thành viên trong nhóm, thu thập phản hồi tức thì, tạo thêm cơ hội kết nối và dễ dàng theo dõi sự tham gia | Cải thiện sức khỏe của nhân viên, giảm tỷ lệ nghỉ việc, tuyển dụng được nhiều nhân tài hơn, môi trường làm việc bền vững hơn |
Phần thưởng: Đào tạo cho các nhóm làm việc từ xa? Mẫu đào tạo từ xa của ClickUp cung cấp cho bạn danh sách công việc được tạo sẵn cho tất cả các bước đào tạo, dòng thời gian dự án để hoàn thành đào tạo đúng thời hạn và các công cụ cộng tác để tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp với các thành viên trong nhóm.
Kết hợp các mục tiêu nhập môn vào ClickUp
Hãy xem xét một nền tảng tất cả trong một không chỉ hỗ trợ quá trình onboarding nhân viên mà còn tổ chức toàn bộ quy trình tuyển dụng của bạn.
Tất cả điều này đều có thể thực hiện được với nền tảng Quản lý nhân sự ClickUp!
ClickUp, với nhiều ClickApps và công cụ, đóng vai trò là trung tâm tuyển dụng và nhập môn cho bạn và nhóm của bạn.
Hãy khám phá cách bạn có thể sử dụng các tính năng khác nhau của ClickUp để thiết lập trung tâm kiểm soát nhân sự lý tưởng nhằm đạt được năm mục tiêu trong quá trình nhập môn cho nhân viên.
Tối ưu hóa quá trình đào tạo, tuân thủ quy định và tích hợp văn hóa cho nhân viên mới
Với hơn 100 tính năng tự động hóa của ClickUp, tối ưu hóa các công việc hàng ngày như gửi email chào mừng, tin nhắn chúc mừng, chúc mừng sinh nhật, nhắc nhở về đào tạo nhân viên, cập nhật sự kiện, thông báo ngày lễ và hơn thế nữa.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Bạn có thể biến ClickUp thành nền tảng công việc và năng suất tất cả trong một cho công ty nhờ API của ClickUp, cho phép bạn tích hợp bất kỳ công cụ nào với ClickUp. Hơn nữa, bạn có thể sử dụng hơn 1000 mẫu ClickUp cho tất cả các nhu cầu tuyển dụng và nhập môn của mình. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và nỗ lực trong việc tạo và cài đặt tài liệu và khung công việc.
Hơn nữa, có hai công cụ ClickUp cụ thể mà bạn có thể sử dụng để tạo luồng nhập môn suôn sẻ cho nhân viên mới.
Với ClickUp Docs, bạn có thể tạo và chia sẻ tài liệu tuân thủ như SOP của công ty, câu hỏi thường gặp, biểu đồ phân cấp, chính sách, quy tắc và hướng dẫn, đảm bảo nhân viên của bạn có thể ổn định ngay sau khi nhập việc. Bạn cũng có thể nhúng liên kết trong các tài liệu này để dẫn đến video hướng dẫn hoặc tệp âm thanh, cung cấp hướng dẫn về chính sách công ty cũng như các công cụ và hệ thống.
Bạn cũng có thể sử dụng Nhiệm vụ ClickUp để phân công dự án và theo dõi tiến độ trong thời gian thực.
Tạo danh sách tất cả các yếu tố cần hoàn thành trong quá trình nhập môn và chia chúng thành các công việc và công việc con với người phụ trách tương ứng. Ví dụ: trưởng phòng nhân sự có thể giám sát việc giới thiệu nhân viên mới, trong khi trưởng phòng tuyển dụng có thể chịu trách nhiệm đảm bảo nhân viên nộp các tài liệu tuyển dụng.
Bạn cũng có thể tạo danh sách kiểm tra tất cả các bước mà nhân viên mới cần thực hiện để nhập môn thành công.
Hãy thử Mẫu Onboarding Nhân viên của ClickUp, có thể giúp bạn và nhóm của bạn hoàn thành công việc trong 90 ngày đầu tiên của quá trình onboarding. Với mẫu này, bạn cũng có thể bao gồm các thủ tục giấy tờ mà nhân viên mới phải nộp, các mục tiêu onboarding mà họ phải đặt ra để đạt được thành công lâu dài và các khóa đào tạo của công ty mà họ nên tham gia.
Thúc đẩy sự đổi mới và nuôi dưỡng mối quan hệ công việc bền chặt bằng AI
Có nhiều cách mà nhóm nhân sự của bạn có thể sử dụng ClickUp Brain để công việc trở nên dễ dàng hơn:
- Tạo kịch bản email được cá nhân hóa để chào mừng nhân viên mới và gửi nhắc nhở tự động để họ hoàn thành các tài liệu nhập việc
- Tạo mẫu nhân sự tùy chỉnh cho các tài liệu thường sử dụng như đề xuất công việc, biểu mẫu phản hồi, khảo sát, báo cáo hoạt động hàng ngày, kế hoạch sự kiện và hơn thế nữa
- Sử dụng ClickUp làm trợ lý của bạn để cung cấp tóm tắt đào tạo. Bạn có thể sử dụng các công cụ AI của nó để tạo ra những hiểu biết sâu sắc từ dữ liệu đào tạo, tạo email cho nhân viên, tùy chỉnh thông báo thành tích và lên kế hoạch cho các sự kiện như hoạt động làm quen và gây quỹ
- Brainstorm ý tưởng để tăng cường sự tham gia của nhân viên và nhận báo cáo tóm tắt về tỷ lệ tham dự, thống kê tỷ lệ nghỉ việc, báo cáo nghỉ phép và báo cáo theo bộ phận
- Sử dụng Tài liệu với các công cụ AI để tạo hướng dẫn nhập môn, mô-đun đào tạo, danh sách ngày lễ và sổ tay quy tắc tuân thủ và an toàn có thể chia sẻ
Xác định rõ kỳ vọng công việc thông qua thông tin thời gian thực
Bạn có thể hợp nhất Bảng điều khiển ClickUp với nền tảng quản lý nhân sự của mình để có được thông tin chi tiết theo thời gian thực về tiến độ và phản hồi của nhân viên mới, yêu cầu đào tạo, tỷ lệ tham gia và hơn thế nữa.
Dưới đây là một số cách mà nhóm nhân sự của bạn có thể sử dụng bảng điều khiển có thể tùy chỉnh của ClickUp:
- Tạo bảng điều khiển để hình dung quá trình nhập môn cho nhân viên mới. Bao gồm các tiện ích hiển thị tỷ lệ hoàn thành công việc, trạng thái tài liệu, tiến độ mô-đun đào tạo và tỷ lệ hài lòng về quá trình nhập môn
- Hình dung tỷ lệ hoàn thành cho các biểu mẫu phản hồi, chương trình phát triển kỹ năng và các phiên đào tạo sắp tới
- Phát triển bảng điều khiển tuyển dụng và duy trì nhân sự mô tả trạng thái của các vị trí tuyển dụng, kích thước và sự đa dạng của nhóm ứng viên, lịch phỏng vấn và tỷ lệ hoàn thành, khảo sát sự hài lòng của nhân viên, sự tham gia vào các sự kiện của công ty và truyền thông nội bộ
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng tính năng Theo dõi thời gian dự án của ClickUp để ghi lại thời gian nhân viên dành cho các nhiệm vụ, bảng chấm công thủ công, chấm công hàng ngày và số giờ có thể thanh toán cho freelancer hoặc nhà cung cấp bên ngoài. Tích hợp các ứng dụng theo dõi thời gian mà bạn sử dụng, chẳng hạn như Toggl, Timely và Clockify.
Đánh giá hiệu suất và Onboarding
Năng suất ảnh hưởng đến việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức. Nhân viên cần biết mô tả công việc, nhiệm vụ hàng ngày và các chỉ số mục tiêu chính để đánh giá hiệu suất của họ. Quá trình nhập môn hiệu quả sẽ đảm bảo rằng tất cả nhân viên mới được tuyển dụng hiểu rõ về trách nhiệm công việc và các chỉ số hiệu suất chính (KPI) sẽ ảnh hưởng đến việc đánh giá hiệu suất.
Dữ liệu thu được từ các chỉ số KPI như tỷ lệ hoàn thành công việc, bài kiểm tra kiến thức và khảo sát phản hồi cho phép bạn đo lường tiến độ hoàn thành các mục tiêu đào tạo nhân viên mới. Điều này giúp bạn xác định những lĩnh vực mà nhân viên mới có thể cần trợ giúp.
Bằng cách xác định sớm những khoảng cách về hiệu suất trong quá trình nhập việc, bạn có thể cung cấp hỗ trợ có mục tiêu và giải quyết bất kỳ vấn đề cơ bản nào trước khi chúng cản trở sự thành công của nhân viên mới.
Đối với nhân viên mới và nhân viên cũ, bạn có thể sử dụng Mẫu đánh giá hiệu suất hàng quý của ClickUp để đo lường và theo dõi hiệu suất theo thời gian, phát hiện các lĩnh vực cần cải thiện, đồng thời cung cấp phản hồi và hướng dẫn kịp thời. Điều này sẽ dẫn đến sự tham gia của nhân viên tốt hơn và mang lại cho nhân viên cảm giác thành tựu và được công nhận.
An toàn và sức khỏe lao động trong quá trình onboarding
Giúp nhân viên mới hiểu các nghĩa vụ về tuân thủ, sức khỏe và an toàn (CHS) của họ là nền tảng cho một môi trường làm việc an toàn và có đạo đức cho cá nhân và tổ chức.
Với Mẫu Sổ tay nhân viên ClickUp, nhân viên mới có thể nhanh chóng tìm hiểu tất cả các thông tin quan trọng về công ty của bạn. Bạn có thể thêm các thông tin cần thiết khác vào danh sách này, chẳng hạn như danh sách kiểm tra nhập môn, chính sách nơi làm việc, đạo đức kinh doanh, các yêu cầu pháp lý và quy định, điều khoản bảo mật, báo cáo rủi ro an toàn, chính sách chấm công và các lợi ích của công ty.
Quá trình nhập môn nên tập trung vào việc tạo ra văn hóa học tập liên tục và nhận thức về tuân thủ, sức khỏe và an toàn. Điều này có thể đạt được thông qua các phiên đào tạo bồi dưỡng thường xuyên, các chiến dịch an toàn và các tài nguyên sẵn có như hướng dẫn an toàn và các mô-đun đào tạo trực tuyến.
Liên quan: Xem cách nhóm nhập môn của ClickUp sử dụng nền tảng này để đạt được các mục tiêu nhập môn của nhân viên 💪
Tạo các chương trình onboarding có tác động mạnh mẽ cho công ty của bạn
Khi bạn tuyển dụng và giữ chân nhân tài phù hợp bằng cách đưa họ vào con đường phát triển tiến bộ, bạn sẽ giảm chi phí do nhân viên rời bỏ công ty và nâng cao thương hiệu của công ty như một nhà tuyển dụng.
Mục tiêu cốt lõi của kế hoạch nhập môn là tăng sự tham gia và năng suất của nhân viên để giúp họ thành công trong công ty của bạn.
ClickUp và nhiều tính năng của nó cung cấp cho bạn sức mạnh cần thiết để tạo ra một chương trình onboarding toàn diện và hiện thực hóa các mục tiêu onboarding của tổ chức.
Hơn nữa, khi sử dụng ClickUp làm phần mềm nhập môn chính, bạn sẽ tận hưởng luồng hợp tác và giao tiếp hiệu quả hơn, cho cả nhóm làm việc từ xa và nhân viên tại chỗ!
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay để bổ sung cho các nỗ lực của bộ phận nhân sự trong việc tuyển dụng, đào tạo nhân viên mới, quản lý nhân tài, gắn kết nhân viên và giữ chân nhân viên.