Để giao tiếp hiệu quả trong công ty, điều quan trọng là các thông điệp của bạn phải chính xác và dễ hiểu. Dù bạn đang cập nhật thông tin, thông báo chính sách hay đưa ra chỉ đạo, một bản ghi nhớ được soạn thảo kỹ lưỡng sẽ đảm bảo người nhận hiểu rõ và chính xác. ?
Đây là lúc mẫu bản ghi nhớ được soạn thảo kỹ lưỡng giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn. Nó đóng vai trò như một điểm khởi đầu thực tế để sắp xếp và truyền tải thông tin đến các nhóm, bộ phận hoặc thậm chí khách hàng.
Nhưng làm thế nào để tìm được mẫu phù hợp với mục đích hoặc đối tượng của bạn? Đừng lo, chúng tôi có thể giúp bạn!
Chúng tôi đã thu thập các mẫu ghi nhớ miễn phí yêu thích của mình để giúp bạn viết hiệu quả hơn trong các tình huống giao tiếp khác nhau. Các mẫu này được thiết kế bởi chuyên gia, có các trường và cột được định dạng sẵn để truyền tải thông tin theo tiêu chuẩn, giúp bạn không cần phải bắt đầu từ đầu.
Hãy ở lại để khám phá các tính năng tuyệt vời của chúng!
Mẫu bản ghi nhớ là gì?
Memo, viết tắt của memorandum, là một loại văn bản chính thức dùng để chia sẻ các quy tắc và kế hoạch, truyền bá tin tức, nâng cao nhận thức về một vấn đề hoặc yêu cầu hợp tác để đề xuất giải pháp. Các nhà quản lý thường gặp khó khăn trong việc cấu trúc một bản ghi nhớ vì nó phải cực kỳ rõ ràng và trông chuyên nghiệp. ?️
Mẫu bản ghi nhớ giải quyết vấn đề này bằng cách đơn giản hóa quá trình soạn thảo. Mẫu này bao gồm cấu trúc tiêu chuẩn để định vị thông tin, bao gồm các trường cho người nhận, người gửi, ngày tháng, chủ đề và nội dung tin nhắn.
Các mẫu này đảm bảo tài liệu ghi nhớ của bạn có định dạng nhất quán và không bỏ sót thông tin quan trọng. Chúng giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao độ tin cậy trong giao tiếp, thậm chí còn có thể dùng làm bằng chứng trong trường hợp tranh chấp.
Các mẫu để tạo bản ghi nhớ đi kèm với nhiều bố cục chuẩn hóa, tùy thuộc vào đối tượng bạn giao tiếp và chủ đề thông báo của bạn.
Điều gì tạo nên một mẫu bản ghi nhớ tốt?
Một mẫu tuyệt vời cho bản ghi nhớ cá nhân hoặc kinh doanh nên có các đặc điểm sau:
- Tiêu đề rõ ràng: Một mẫu bản ghi nhớ đơn giản nên có tiêu đề được định dạng rõ ràng, bao gồm các yếu tố như Người nhận, Người gửi, Ngày và Tiêu đề. Bạn nên cung cấp phần giới thiệu ngắn gọn để nêu rõ bối cảnh và mục đích của bản ghi nhớ
- Các mục được đánh dấu theo ngữ cảnh: Tìm các dấu đầu dòng hoặc danh sách các mục, chẳng hạn như các điểm hành động hoặc ý tưởng đề xuất, cần được nhấn mạnh trong tin nhắn của bạn
- Phần kết luận: Các mẫu bản ghi nhớ tiêu chuẩn thường kết thúc bằng: Phần tóm tắt để tóm tắt các điểm chính của nội dung Kêu gọi hành động hoặc các bước tiếp theo cho người nhận (nếu cần)
- Phần tóm tắt để tóm tắt các điểm chính của nội dung
- Kêu gọi hành động hoặc các bước tiếp theo cho người nhận (nếu cần)
- Định dạng nhất quán: Kích thước, phông chữ và khoảng cách nhất quán trong toàn bộ định dạng bản ghi nhớ, hỗ trợ kiểu chữ của thương hiệu và đảm bảo tính dễ đọc và chuyên nghiệp
- Phù hợp với từng tình huống: Mẫu phải dễ dàng tùy chỉnh để phù hợp với độ dài, giọng điệu và mục đích của nội dung khác nhau. Ví dụ: bản ghi nhớ về chính sách sẽ khác với bản ghi nhớ kinh doanh nhắc nhở về sự kiện
- Dễ sử dụng: Cần phải dễ sử dụng, tốt nhất là có hướng dẫn tích hợp sẵn để quá trình soạn thảo được chuẩn hóa và hiệu quả
- Phần tóm tắt để tóm tắt các điểm chính của nội dung
- Kêu gọi hành động hoặc các bước tiếp theo cho người nhận (nếu cần)
10 mẫu bản ghi nhớ để soạn thảo thư và tài liệu xuất sắc
Lựa chọn các mẫu bản ghi nhớ miễn phí và được thiết kế đẹp mắt cho Word và ClickUp của chúng tôi là sự lựa chọn hoàn hảo cho giao tiếp chuyên nghiệp trong công ty. Chúng có định dạng và cấu trúc độc đáo để phù hợp với các trường hợp sử dụng khác nhau. Hãy cùng xem mỗi mẫu có gì đặc biệt nhé. ?
1. Mẫu bản ghi nhớ ClickUp
Bạn đang tìm kiếm một mẫu đa năng để thêm cấu trúc cho giao tiếp của mình? Hãy tin tưởng vào Mẫu ghi nhớ ClickUp để hoàn thành công việc! ?
Định dạng bản ghi nhớ đa năng này phù hợp với hầu hết các loại thông tin, bao gồm cập nhật trạng thái, phản hồi nội bộ, yêu cầu, hướng dẫn và thông báo.
Mẫu này có cấu trúc đơn giản, dễ hiểu, giúp bạn gửi lời nhắc nhở hoặc truyền tải thông điệp một cách rõ ràng, đảm bảo các chi tiết liên quan chính xác và dễ đọc, từ dòng tiêu đề đến đoạn mở đầu và câu kết thúc.
Mẫu này có tiêu đề nổi bật nêu rõ tên công ty, địa chỉ và liên kết trang web của bạn. Sử dụng các phần định sẵn để xác định người nhận và người gửi bản ghi nhớ. Làm theo hướng dẫn tích hợp sẵn để soạn thảo bản ghi nhớ trong vài phút!
Mẫu này có các trường tiêu chuẩn như Chủ đề và Danh mục để chỉ loại bản ghi nhớ. Các danh mục mặc định bao gồm Thông báo, Yêu cầu hành động, Khẩn cấp hoặc Cần chú ý, nhưng bạn có thể thêm danh mục của riêng mình. Bạn cũng có các phần cho:
- Giới thiệu: Giúp thiết lập giọng điệu của thông điệp
- Nội dung: Bao gồm nội dung chính
- Kết luận: Cho phép bạn tóm tắt và thêm các mục có thể thực hiện được
Bạn có thể thêm các tài liệu hỗ trợ, như biểu đồ, bảng biểu và danh sách kiểm tra, vào bản ghi nhớ của mình hoặc thêm liên kết đến các tài liệu ClickUp có liên quan với thông tin theo ngữ cảnh.
2. ClickUp Tạo mẫu bản ghi nhớ
Tạo một bản ghi nhớ ấn tượng nhưng chuyên nghiệp có thể là một nhiệm vụ khó khăn nếu bạn muốn cân bằng các yếu tố như tính thông tin, rõ ràng và súc tích. Mẫu Tạo Bản Ghi Nhớ của ClickUp sẽ giúp bạn tạo bản ghi nhớ hiệu quả mà không mất thời gian với một bộ hướng dẫn. ⌛
Mẫu công việc thân thiện với người mới bắt đầu có danh sách kiểm tra công việc con chi tiết, nêu rõ các bước cần thực hiện khi tạo bản ghi nhớ. Quản lý mọi thứ một cách chi tiết — từ xác định đối tượng, định dạng tiêu đề đến tạo bản tóm tắt bản ghi nhớ và thêm nội dung.
Để giúp bạn theo dõi quá trình soạn thảo, mẫu này cung cấp cho bạn các Trường Tùy chỉnh như:
- Bản nháp ghi chú
- Liên kết mẫu memo
- Người viết
- Tiến độ
- Người nhận
Khi bản nháp bản ghi nhớ đã sẵn sàng, bạn có thể phân công công việc viết cho các thành viên trong nhóm và giám sát tiến độ hoàn thành bản nháp bằng trường Tiến độ. Sử dụng hướng dẫn tích hợp sẵn trong mẫu để chia sẻ và phân phối bản ghi nhớ chỉ bằng vài cú nhấp chuột!
3. Mẫu bản ghi nhớ cho nhân viên của ClickUp
Nếu công việc kinh doanh của bạn đòi hỏi phải liên lạc thường xuyên với nhân viên, Mẫu bản ghi nhớ cho nhân viên của ClickUp là công cụ không thể thiếu. ?
Thiết kế của mẫu này hỗ trợ liên lạc với các nhóm làm việc từ xa, phân tán hoặc đa chức năng. Bạn có thể gửi bản ghi nhớ cho một nhân viên, toàn bộ bộ phận hoặc toàn công ty. Cho dù bạn đang truyền đạt chiến lược mới, thay đổi quy trình hay hoạt động xây dựng nhóm, hãy sử dụng mẫu này để truyền tải mọi thông tin cập nhật một cách hiệu quả.
Đây là một mẫu Công việc khác trong danh sách của chúng tôi, có đầy đủ các trường có thể tùy chỉnh và danh sách kiểm tra. Sử dụng Trường Tùy chỉnh để chọn thành viên nhóm mà bản ghi nhớ dành cho và menu thả xuống để chọn bộ phận.
Mẫu này bao gồm năm loại công việc dưới dạng danh sách việc cần làm:
- Loại (có thể là thông báo, yêu cầu thực hiện hoặc tình huống khẩn cấp)
- Giới thiệu
- Công việc và kế hoạch hành động
- Kết luận
- Tệp đính kèm
Chúng tôi khuyên bạn nên soạn thảo bản ghi nhớ cho nhân viên bằng ngôn ngữ không kỹ thuật, dễ hiểu để tăng sự tham gia và hiểu biết. Sử dụng trợ lý viết ClickUp AI để tạo bản ghi nhớ với giọng điệu phù hợp hoặc cải thiện ngữ pháp và khả năng đọc của bản nháp hiện có.
Sau khi hoàn thành bản nháp, bạn có thể gửi email bản ghi nhớ đến các nhân viên có liên quan, phát bản in hoặc dán lên không gian chung hoặc bảng thông báo của văn phòng.
4. Mẫu bản ghi nhớ chính sách ClickUp
Sử dụng Mẫu bản ghi nhớ chính sách ClickUp là lựa chọn hoàn hảo để thực hiện thay đổi chính sách hoặc triển khai một hướng hành động mới một cách rõ ràng và hiệu quả về mặt thủ tục. ?
Mẫu tài liệu này giúp đẩy nhanh quá trình soạn thảo bản ghi nhớ chính sách bằng cách nêu rõ lý do lựa chọn, thực hiện và sửa đổi định kỳ các chính sách mới. Mẫu này đi kèm với các mẹo hữu ích cho người dùng ở mỗi giai đoạn để giúp bạn nhấn mạnh tính cấp bách và sự cần thiết của việc áp dụng phương án hành động được đề xuất, giảm thiểu mọi sự phản kháng tiềm ẩn đối với thay đổi.
Hãy tưởng tượng bạn muốn áp dụng đồng phục hoặc quy định về trang phục tại nơi làm việc. Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng năm phần cài sẵn của bản ghi nhớ này để thông báo cho nhân viên về thay đổi chính sách:
- Tiêu đề: Nhập chủ đề, tên người gửi và người nhận, ngày viết
- Tóm tắt: Tóm tắt cách thức quy định về trang phục tại nơi làm việc sẽ mang lại lợi ích cho công ty và nhân viên
- Bối cảnh: Cung cấp một số thông tin về vấn đề, bao gồm mô tả rõ ràng về vấn đề và tác động của nó. Ví dụ: bạn có thể nói rằng trang phục bình thường có thể không phản ánh hình ảnh thương hiệu hoặc sự chuyên nghiệp mà khách hàng mong muốn
- Đề xuất: Giới thiệu các bước cần thiết để thực hiện giải pháp và giúp hợp lý hóa quy trình. Ví dụ: xác định các hướng dẫn thống nhất và thiết lập dòng thời gian thoải mái để thực hiện có thể giúp nhân viên cảm thấy thoải mái với quá trình chuyển đổi
- Kêu gọi hành động: Thông báo rõ ràng cho người nhận về các bước cần thực hiện sau khi đọc bản ghi nhớ ?
5. Mẫu bản ghi nhớ dành cho giám đốc điều hành ClickUp
Truyền đạt tất cả các quyết định của ban giám đốc một cách nhanh chóng và hiệu quả với Mẫu bản ghi nhớ của ban giám đốc ClickUp — đây là công cụ quan trọng để chia sẻ thông báo, yêu cầu công việc và cập nhật dự án.
Memo điều hành là tài liệu thuần túy mang tính thông tin, giúp tạo luồng giao tiếp cấp bậc, không rườm rà. Với mẫu tài liệu thân thiện với người dùng này, bạn có thể giao tiếp với nhân viên, các bên liên quan và đồng nghiệp bằng giọng điệu chuyên nghiệp và thuyết phục, giúp người nhận chấp nhận nội dung memo mà không có xung đột.
Bắt đầu bằng cách thêm logo và chi tiết liên hệ của công ty vào tiêu đề. Tùy chỉnh định dạng để phù hợp với thương hiệu của bạn.
Mẫu này tập trung vào việc truyền tải thông tin một cách trực tiếp để người nhận có thể nắm bắt thông điệp một cách nhanh chóng. Nêu rõ mục đích của bản ghi nhớ trong phần Chủ đề và viết nội dung vào khu vực được chỉ định. ✏️
Cấu trúc của mẫu này không cứng nhắc như các tùy chọn khác trong danh sách của chúng tôi. Điều này cho phép bạn tự do viết các bản ghi nhớ siêu chi tiết. Bạn có thể đính kèm tài liệu hoặc nhiệm vụ được giao vào mẫu nếu bản ghi nhớ liên quan đến việc thực hiện một hoạt động cụ thể, chẳng hạn như đánh giá đề xuất dự án hoặc đào tạo thực tập sinh mới. Chế độ xem Bảng trong ClickUp là một trợ giúp tuyệt vời nếu bạn cần tạo một bản phác thảo trực quan trước khi viết bản nháp.
6. Mẫu bản ghi nhớ nghiên cứu ClickUp
Giao tiếp với các nhóm nghiên cứu và phát triển (R&D) cần phải kịp thời và chính xác, đặc biệt nếu bạn đang làm việc để ra mắt sản phẩm trong thời hạn.
Sử dụng Mẫu bản ghi nhớ nghiên cứu ClickUp để tối ưu hóa các thư từ liên quan đến nghiên cứu. Mẫu tài liệu này cung cấp các trường và bảng được thiết kế sẵn để hướng dẫn bạn qua toàn bộ quá trình trình bày hướng dẫn hoặc tóm tắt nghiên cứu. ?
Mẫu này bao gồm hai phần chính: phần Tổng quan của bản ghi nhớ với bảng để nhập chủ đề, người nhận, người gửi và ngày tháng, và phần Chi tiết nghiên cứu được chia thành bảy tiểu mục:
| Tóm tắt nghiên cứu | Cung cấp tóm tắt mục tiêu và mục đích nghiên cứu |
| Thông tin cơ bản | Có không gian để thêm chi tiết nghiên cứu, nguồn trích dẫn và bằng chứng |
| Thách thức | Nhận thức được những thách thức và khó khăn gặp phải trong quá trình nghiên cứu |
| Cần thực hiện | Nêu rõ mức độ ưu tiên của công việc bằng cách xác định các bước cần thiết để giải quyết các thách thức đã ghi nhận |
| Tóm tắt kết quả | Tóm tắt kết quả nghiên cứu và cho phép bạn thêm bằng chứng hỗ trợ |
| Phân tích và Kết luận | Cung cấp chi tiết và phân tích kết luận, chủ yếu dành cho các nhóm ra quyết định |
| Tài nguyên và tệp đính kèm | Cung cấp tài nguyên và/hoặc tệp đính kèm liên quan đến nghiên cứu đã thực hiện, cùng với các kết quả được ghi chép lại |
Như bạn có thể thấy, cấu trúc này giúp bạn dễ dàng tóm tắt kết quả của hầu hết mọi chủ đề nghiên cứu. Vì đây là mẫu tài liệu, bạn có thể liên kết nó với bất kỳ công việc hoặc dòng thời gian nào trong tương lai, đảm bảo rằng nhóm của bạn có tất cả dữ liệu tham chiếu ở một nơi.
7. Mẫu ghi nhớ tín dụng ClickUp
Nhóm kế toán của bạn đang mất bình tĩnh khi xử lý quỹ và theo dõi các hóa đơn và hàng trả lại vô tận? Trong trường hợp đó, Mẫu ghi nhớ tín dụng ClickUp có thể giúp bạn giải quyết vấn đề, đặc biệt nếu doanh nghiệp của bạn thường xuyên xử lý tín dụng và hoàn trả cho khách hàng. Cấu trúc được thiết kế bởi các chuyên gia giúp sắp xếp trạng thái của các hóa đơn khách hàng đang chờ xử lý và các yêu cầu hoàn trả phức tạp. ?
Mẫu tài liệu thân thiện với người mới bắt đầu này chứa các khu vực được chỉ định để thêm số giao dịch, ngày và ID khách hàng. Sau khi xác định người nhận và người gửi, hãy hoàn thành bảng được cung cấp với các thông tin như số lượng sản phẩm, mã mục, giá mỗi sản phẩm và tổng giá.
Nếu danh mục của bạn có nhiều loại sản phẩm, hãy cân nhắc thêm mô tả cho từng sản phẩm để dễ nhận biết hơn. Cuối cùng, tính tổng phụ và thêm tỷ lệ thuế bán hàng (nếu có) để hoàn tất tổng số tín dụng.
Bạn có thể ký biên bản tín dụng và gửi trực tiếp cho khách hàng kèm theo các tài liệu hỗ trợ bổ sung. Sử dụng chế độ xem Bảng trong ClickUp để theo dõi tất cả các biên bản tín dụng của bạn ở một nơi.
8. Mẫu bản ghi nhớ pháp lý ClickUp
Mẫu bản ghi nhớ pháp lý ClickUp cung cấp các hướng dẫn dễ hiểu để viết bản ghi nhớ pháp lý chắc chắn mà không ai có thể phản đối! ?⚖️
Mẫu này giúp bạn:
- Tóm tắt các sự kiện dựa trên nghiên cứu cho mục đích nghiên cứu nội bộ
- Ghi chú các ngày ra tòa quan trọng hoặc thông tin khách hàng
- Thiết lập ước lượng thời gian cho các công việc của nhóm
Mẫu tài liệu này trỏ đến phần Bắt đầu tại đây chứa hướng dẫn sử dụng chi tiết và hướng dẫn định dạng, chẳng hạn như quy tắc viết hoa và khoảng cách.
Bạn có thể chỉnh sửa các cột để thêm người gửi, người nhận (thẩm phán, tòa án hoặc khách hàng), tiêu đề vụ án và ngày tháng. Phần Câu hỏi được trình bày được sử dụng để nêu các câu hỏi hoặc vấn đề pháp lý cụ thể cần được giải quyết.
Trả lời ngắn gọn các câu hỏi trong phần Trả lời ngắn và chuyển sang phần Tuyên bố sự kiện để chỉ ra dữ liệu rõ ràng và khách quan hỗ trợ cho trường hợp của bạn.
Phân tích các vấn đề pháp lý liên quan chi tiết hơn trong không gian Thảo luận và để kết thúc, tóm tắt các điểm chính trong phần Kết luận và đưa ra giải pháp cuối cùng. Bạn có thể liên kết đến các luật và quy định có liên quan trong mẫu.
9. Mẫu thư ghi nhớ Microsoft Word của Template.net
Mẫu thư ghi nhớ của Microsoft là giải pháp hoàn hảo để truyền tải thông điệp rõ ràng. Có sẵn ở định dạng Word, Tài liệu Google và PDF, mẫu có thể tải xuống này bao gồm hai trang.
Nội dung của mẫu MS Word này bao gồm các điểm chính được liệt kê để thảo luận, và bản ghi nhớ kết thúc bằng lời kêu gọi hành động. Bạn có thể cá nhân hóa phông chữ và kích thước của các chữ cái hoặc chọn cấu trúc khác với cấu trúc được cung cấp.
Chỉnh sửa văn bản có sẵn để phù hợp với nhu cầu của bạn. Văn bản mẫu trong mẫu này có thể dùng làm hướng dẫn để viết bản ghi nhớ phù hợp với mục đích của bạn. Các mẫu bao gồm các tình huống như quy tắc nhập văn phòng, đeo khẩu trang và vệ sinh tay. Không gian để thêm người gửi, người nhận và chủ đề của bản ghi nhớ nằm ở đầu thư. ✉️
10. Mẫu bản ghi nhớ cho nhân viên bằng Microsoft Word của WPS Template
Bạn cần một mẫu đơn giản để truyền tải thông điệp khẩn cấp và thúc đẩy giao tiếp trong nhóm? Vậy thì Mẫu bản ghi nhớ cho nhân viên của Microsoft Word là một lựa chọn phù hợp để thử! ?
Mẫu bản ghi nhớ này cũng cung cấp văn bản mẫu để hướng dẫn bạn trong quá trình soạn thảo. Mẫu này tuân theo định dạng và bố cục nội dung điển hình cho các bản ghi nhớ tối giản dành cho nhân viên. Tải xuống ở định dạng Word — mẫu này có thể sử dụng trên các ứng dụng Microsoft hoặc WPS Office trên thiết bị Windows, Mac hoặc Android.
Mặc dù mẫu này không có bảng có cấu trúc hoặc lựa chọn mã màu, nhưng nó vẫn có thể tùy chỉnh đáng kể. Chỉ cần chỉnh sửa văn bản mẫu để viết nội dung của bạn và sử dụng các tính năng chỉnh sửa của MS Word để thêm hình ảnh, thay đổi nền hoặc chọn phông chữ phù hợp với thương hiệu của bạn. ?
Súc tích nhưng chuyên nghiệp: Nâng cao chất lượng thông điệp của bạn với các mẫu bản ghi nhớ của chúng tôi
Cho dù bạn muốn giao tiếp với các giám đốc điều hành, nhân viên hay nhóm pháp lý, bạn chắc chắn sẽ tìm thấy các tùy chọn hữu ích trong các mẫu bản ghi nhớ miễn phí mà chúng tôi giới thiệu.
Ngoài bản ghi nhớ, ClickUp còn giúp bạn sắp xếp tất cả các loại hoạt động giao tiếp, từ gửi email cho khách hàng tiềm năng đến giới thiệu nhân viên mới. Truy cập Thư viện mẫu ClickUp và tìm một tùy chọn phù hợp để giúp bạn truyền tải bất kỳ thông điệp nào một cách nhanh chóng và thành công. ☎️