Điều phối hiệu quả là nền tảng cho kết quả dự án thành công. Hãy coi đó là chất keo gắn kết các công việc, nhóm và dòng thời gian với nhau.
Hãy tưởng tượng một công trường xây dựng nhộn nhịp, nơi các kiến trúc sư, kỹ sư và công nhân hợp tác nhịp nhàng để xây dựng một tòa nhà chọc trời. Hoặc nghĩ về một nhóm phát triển phần mềm rải rác khắp thế giới, làm việc hài hòa để ra mắt ứng dụng đột phá tiếp theo.
Điểm chung giữa hai tình huống này là gì? Đó là sự phối hợp dự án hiệu quả.
Trong bối cảnh hiện nay, các nhà quản lý dự án phải điều phối nhiều dự án cùng một lúc (hầu hết điều phối ít nhất từ hai đến năm dự án cùng một lúc). Đó là lý do tại sao việc đảm bảo điều phối dự án trơn tru có thể là một thách thức.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn từng khía cạnh của việc điều phối dự án, bao gồm các mẹo hữu ích để cải thiện phương pháp của bạn.
Điều phối dự án là gì?
Gần 47% dự án không đạt được mục tiêu do quản lý yêu cầu kém, giao tiếp không đầy đủ và kỳ vọng không phù hợp, đây là những yếu tố chính.
Với sự phối hợp tốt hơn, người quản lý dự án có thể hỗ trợ các nhóm làm việc nhịp nhàng, bao gồm tổ chức lịch trình, công việc hàng ngày và hơn thế nữa. Điều phối viên dự án hoặc người quản lý dự án phối hợp để đảm bảo các dự án diễn ra đúng tiến độ.
Điều phối dự án có nhiều khía cạnh, bao gồm
- Tổ chức và truyền đạt chi tiết dự án cho các bên liên quan
- Phân công nhiệm vụ cho các thành viên khác nhau trong nhóm
- Giám sát tiến độ công việc
- Ghi chép các quy trình công việc quan trọng
- Đang theo dõi ngân sách dự án
- Xác định các điểm nghẽn tiềm ẩn và nỗ lực loại bỏ chúng
- Thực hiện giao tiếp và luồng thông tin dễ dàng và liền mạch
Mục tiêu cuối cùng của điều phối dự án là đảm bảo mọi người đều thống nhất với nhau và tạo điều kiện thuận lợi để hoàn thành dự án trong phạm vi ngân sách.
Sự khác biệt giữa điều phối dự án và quản lý dự án
Rất dễ nhầm lẫn giữa điều phối dự án và quản lý dự án. Mặc dù cả hai đều có cùng mục tiêu cuối cùng (hoàn thành dự án thành công), nhưng có một sự khác biệt cơ bản về vai trò của nhóm và cách thức mà nhóm dự định đạt được mục tiêu đó.
Điều phối dự án hiệu quả là
- Lập kế hoạch để đạt kết quả dự án kịp thời
- Cải thiện hoạt động
- Lên lịch cuộc họp và đồng bộ hóa kết quả công việc của nhóm
- Quản lý tiến độ các cột mốc, kết quả đầu ra, v.v
- Theo dõi tất cả mọi thứ liên quan đến dự án, chẳng hạn như Sử dụng tài nguyên của nhóm một cách tối ưu Thúc đẩy việc phân công công việc cho các thành viên trong nhóm Theo dõi mức độ hoàn thành mục tiêu và mục đích Đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện dự án
- Sử dụng tài nguyên của nhóm một cách tối ưu
- Thúc đẩy việc phân công công việc cho các thành viên trong nhóm
- Đang theo dõi mức độ hoàn thành mục tiêu và mục đích
- Đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn
- Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện dự án
- Sử dụng tài nguyên của nhóm một cách tối ưu
- Thúc đẩy việc phân công công việc cho các thành viên trong nhóm
- Đang theo dõi mức độ hoàn thành mục tiêu và mục tiêu
- Đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn
- Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện dự án
Sự khác biệt quan trọng nhất là điều phối dự án là một phần không thể thiếu của quản lý dự án, tập trung vào các hoạt động cụ thể để hợp lý hóa giao tiếp.
Quản lý dự án bao gồm việc giám sát toàn bộ dự án, từ giai đoạn lập kế hoạch ban đầu cho đến khi dự án hoàn thành. Một nhà quản lý dự án giỏi thường quản lý toàn bộ dự án một mình, trong khi việc điều phối dự án được thực hiện với sự hợp tác của toàn bộ nhóm.
Quản lý dự án cũng có thể tổ chức các phiên lập kế hoạch trước khi dự án bắt đầu và ký xác nhận công việc khi hoàn thành.
Trong khi các nhà quản lý dự án có thể điều phối một số khía cạnh của dự án, vai trò của điều phối viên dự án tập trung hơn. Điều phối viên dự án chỉ xử lý các quy trình hàng ngày. Điều này bao gồm quản lý chi phí, lập báo cáo cho các bên liên quan và báo cáo cho nhà quản lý dự án (trong một số đối tượng/kỳ/phiên bản).
Các điểm quan trọng khác cần ghi chú:
- Đôi khi, vai trò của điều phối viên dự án có thể trùng lặp với vai trò của quản lý dự án
- Điều phối viên dự án có thể hỗ trợ quản lý dự án bằng cách đảm nhận nhiều công việc liên quan đến điều phối hơn
Tại sao điều phối dự án lại quan trọng?
Có thể xác định thành công của một dự án bằng hiệu quả điều phối và quản lý. Điều phối dự án giúp kết nối con người và quy trình, đồng thời giúp hoàn thành dự án nhanh hơn và hiệu quả hơn. Điều phối giúp các điều phối viên dự án:
- Tạo điều kiện thuận lợi cho giao tiếp và luồng dữ liệu giữa các nhóm nội bộ và bên ngoài
- Giúp các nhóm dự án: Đối thoại cởi mở Đưa ra ý tưởng Đặt câu hỏi Tận dụng thế mạnh của nhau Đồng nhất quan điểm và hiểu rõ hơn về mục tiêu của dự án
- Thúc đẩy giao tiếp cởi mở
- Brainstorm ý tưởng
- Hỏi đáp
- Phát huy thế mạnh của nhau
- Đồng nhất quan điểm và hiểu rõ hơn về mục tiêu của dự án
- Giữ trật tự và hoàn thành công việc đúng tiến độ
- Quản lý công việc, tài nguyên và thời gian của dự án để giảm thiểu rủi ro và sự chậm trễ
- Tối ưu hóa quy trình làm việc và cải thiện chúng khi cần thiết
- Thêm cấu trúc và tổ chức vào việc thực hiện dự án
- Nâng cao sự hợp tác và tinh thần đồng đội giữa các thành viên có kỹ năng, chuyên môn và kinh nghiệm khác nhau
- Quản lý kỳ vọng của các bên liên quan và loại bỏ sự hiểu lầm
- Tích hợp phản hồi từ các bên liên quan ngay lập tức
- Theo dõi tiến độ dự án để đảm bảo dự án diễn ra suôn sẻ
- Thúc đẩy giao tiếp cởi mở
- Brainstorm ý tưởng
- Hỏi đáp
- Phát huy thế mạnh của nhau
- Đồng nhất quan điểm và hiểu rõ hơn về mục tiêu của dự án
Trách nhiệm chính của một điều phối viên dự án
Trách nhiệm của một điều phối viên dự án có thể khác nhau giữa các công ty và giữa các dự án.
Tuy nhiên, một số trách nhiệm vẫn còn chung, như được liệt kê dưới đây.
Xác định mục tiêu dự án
Các thành viên trong nhóm của bạn phải theo cùng một mục tiêu để thành công và hoạt động trơn tru. Một trách nhiệm quan trọng của điều phối viên dự án là thiết lập các mục tiêu dự án rõ ràng và đặt ra các mục tiêu có thể đo lường được dựa trên ngân sách dự án.
Thực hiện theo khung S. M. A. R. T (cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, thực tế và có thời hạn) khi vạch ra mục tiêu của bạn và luôn tham khảo ý kiến của nhóm để mục tiêu của bạn trở nên hoàn thiện hơn.
Hãy cân nhắc sử dụng các công cụ như ClickUp để đảm bảo mục tiêu của bạn được xác định rõ ràng và truyền đạt đến toàn bộ nhóm. Điều này cũng giúp giảm thiểu khả năng xảy ra sai lệch phạm vi và hiểu lầm.
Xác định phạm vi trách nhiệm cá nhân
Với mục tiêu thống nhất, các thành viên trong nhóm dự án của bạn sẽ hiểu những gì được mong đợi từ họ trong suốt vòng đời quản lý dự án. Tại thời điểm này, các điều phối viên dự án phải xác định ai chịu trách nhiệm về việc gì.
Điều này giúp thiết lập kỳ vọng ngay từ đầu và giảm thiểu khả năng xảy ra nhầm lẫn do thông tin truyền đạt không rõ ràng.
Điều phối viên dự án cũng tiến hành theo dõi thường xuyên với từng thành viên trong nhóm để đảm bảo họ hiểu rõ đóng góp và trách nhiệm của mình đối với dự án.
Phát triển kế hoạch dự án toàn diện
Một điều phối viên dự án giỏi sẽ lập lịch trình dự án bao gồm các hoạt động hàng ngày, tài liệu cần thiết, rủi ro tiềm ẩn và trách nhiệm chính của tất cả các thành viên trong nhóm.
Bạn có thể chia công việc hàng ngày thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn để thông tin dễ hiểu và dễ theo dõi kết quả công việc.
Điều phối viên dự án cũng chịu trách nhiệm phân công công việc và nguồn lực, thiết lập dòng thời gian và ngân sách, đồng thời tổ chức các cuộc họp để kiểm tra tiến độ thường xuyên với các nhóm dự án. Họ cũng phải lập biên bản cuộc họp và phân phát để nhắc nhở về ngày đáo hạn hoàn thành dự án.
3 Kỹ năng điều phối dự án thiết yếu
Một quản lý dự án có thể đọc tất cả các cuốn sách về quản lý dự án trên thế giới và có các chứng chỉ quản lý dự án phù hợp, nhưng kinh nghiệm thực tế là vô giá. Có các kỹ năng sau đây có thể giúp quản lý dự án điều phối công việc một cách tự nhiên:
Kỹ năng #1: Hợp tác để tối ưu hóa giao tiếp
Một điều phối viên dự án hiểu tầm quan trọng của việc truyền đạt thông điệp rõ ràng, cho dù là bằng văn bản, bằng lời nói hay bằng hình ảnh. Nhưng điều khiến một điều phối viên dự án giỏi khác biệt với một điều phối viên xuất sắc (ngoài việc có chứng chỉ quản lý dự án) là việc họ coi trọng các tín hiệu không lời và lắng nghe tích cực.
Các điều phối viên dự án hiệu quả là những người nói giỏi, có khả năng:
- Thích ứng phong cách giao tiếp phù hợp với từng bên liên quan
- Diễn đạt rõ ràng và súc tích những ý tưởng phức tạp, không để lại chỗ cho sự hiểu lầm về mục tiêu của dự án
- Thúc đẩy tinh thần đồng đội và truyền cảm hứng cho các thành viên trong nhóm
- Tạo môi trường hỗ trợ và hòa nhập, nơi các thành viên trong nhóm cảm thấy được lắng nghe và đánh giá cao
- Cải thiện năng suất, sự đổi mới và sáng tạo trong nhóm dự án
Kỹ năng #2: Giải quyết vấn đề và ra quyết định để quản lý dự án hiệu quả
Các điều phối viên dự án phải xuất sắc trong việc giải quyết vấn đề và ra quyết định. Kỹ năng giải quyết vấn đề tốt giúp họ:
- Xác định nguyên nhân gốc rễ của sự chậm trễ dự án
- Thu thập thông tin liên quan
- Tạo kế hoạch hành động cho các công việc hàng ngày
- Dự đoán những trở ngại tiềm ẩn cho nhóm của bạn
- Thực hiện các kế hoạch dự phòng để giảm thiểu rủi ro một cách chủ động
- Phân chia các vấn đề phức tạp thành các công việc có thể quản lý được
- Áp dụng cách tiếp cận sáng tạo để giải quyết các vấn đề
Cho dù bạn là quản lý dự án hay điều phối viên dự án, có kỹ năng ra quyết định xuất sắc sẽ giúp bạn:
- Cân nhắc ưu và nhược điểm của các tùy chọn quản lý dự án
- Quản lý thời gian, chi phí, công việc hành chính, tài nguyên, v.v.
- Duy trì sự cân bằng giữa thái độ tích cực và thực hành tư duy phân tích
- Triển khai kế hoạch dự án 360 độ với sự đồng thuận của các bên liên quan và nhóm
Kỹ năng #3: Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian
Để quản lý thời gian, bạn cần tập trung vào việc đặt mục tiêu rõ ràng, phân bổ nguồn lực và sắp xếp thứ tự ưu tiên theo tiến độ. Nếu không, các nhà quản lý dự án sẽ bị quá tải bởi công việc, dẫn đến hiệu quả thấp, không đáp ứng thời hạn và cuối cùng là dự án thất bại.
Tổ chức tốt giúp các nhà quản lý dự án:
- Tạo lịch trình dự án thực tế và thúc đẩy phân tích quy trình hiệu quả
- Tài khoản phụ thuộc
- Thích ứng và điều chỉnh khi cần thiết, đặc biệt là khi đối mặt với những ưu tiên thay đổi
Điều này cũng bao gồm việc sử dụng các công cụ giúp điều phối diễn ra suôn sẻ. Cho dù bạn muốn theo dõi nhiều kết quả đầu ra, hợp lý hóa quy trình, quản lý tài liệu hay phân công công việc, việc tận dụng các công cụ quản lý dự án sẽ giúp cuộc sống của bạn trở nên dễ dàng hơn.
Mẹo hữu ích và thực tiễn tốt nhất về điều phối dự án
Bây giờ bạn đã có hiểu biết cơ bản về điều phối dự án và lý do tại sao nó lại quan trọng, hãy chuyển sang phần thú vị hơn. Sử dụng các mẹo và kỹ thuật quản lý dự án được các chuyên gia phê duyệt khi bắt đầu một dự án mới:
Quản lý thông tin dự án chỉ với vài cú nhấp chuột
Dù nhỏ hay lớn, một dự án không thể không có những vấn đề và thách thức nhỏ. Một công cụ tự động hóa như phần mềm quản lý dự án ClickUp có thể giúp quản lý những thách thức này một cách hiệu quả.
Công cụ quản lý dự án tùy chỉnh của ClickUp giúp người quản lý dự án giám sát tất cả các quy trình và phương pháp liên quan đến nhiều công việc trong một dự án.
Ví dụ: tính năng Phụ thuộc công việc giúp tùy chỉnh từng công việc riêng lẻ cho mọi nhu cầu và mọi cấp độ của nhóm bạn.
Để sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc của nhóm và nhiều công việc một cách hiệu quả hơn, tính năng Ưu tiên có thể giúp bạn nhìn tổng quan để xác định những việc cần thiết mà không bỏ sót các mục tiêu ngắn hạn.
Hơn nữa, bạn có thể dựa vào Nhắc nhở ClickUp để nhớ lại ngay lập tức tất cả các chi tiết của dự án. Chức năng Nhắc nhở còn đóng vai trò như trợ lý của bạn, đảm bảo bạn không bao giờ quên một cuộc họp hoặc công việc quan trọng.
Để giao tiếp nhanh chóng và liền mạch, bạn có thể tận dụng tính năng Trò chuyện của ClickUp, cho phép bạn xem tất cả các bình luận ở một nơi.
Về theo dõi thời gian, hãy sử dụng tính năng theo dõi thời gian dự án của ClickUp để thực hiện điều phối dự án hiệu quả từ lập kế hoạch đến hoàn thành.
Xem tổng quan dự án với Bảng điều khiển ClickUp
Để đảm bảo thành công của mọi dự án, người điều phối dự án phải có cái nhìn toàn diện về dự án và nhóm trong một lần. Điều này chỉ có thể thực hiện được với các tính năng như Trường Tùy chỉnh và Bộ lọc của ClickUp, cho phép cá nhân hóa từ đầu đến cuối.
Là người quản lý dự án, bạn có thể tùy chỉnh các yêu cầu theo quy trình làm việc của mình. Ví dụ: menu thả xuống tùy chỉnh có thể hữu ích. Hoặc thêm thông tin liên hệ của khách hàng hoặc theo dõi điểm scrum. ClickUp giúp bạn thực hiện tất cả những điều này và hơn thế nữa!
Các trường và bộ lọc tùy chỉnh trong Bảng điều khiển ClickUp cho phép các điều phối viên dự án thêm quy trình làm việc được cá nhân hóa cho không gian và dự án của họ, giúp việc theo dõi nhóm trở nên dễ dàng.
Lập kế hoạch về cách bạn sẽ điều phối
Kế hoạch điều phối dự án của bạn nên tuân theo một quy trình đã định. Trước khi tạo bản thiết kế cho việc điều phối dự án, hãy tạo danh sách kiểm tra các mục thiết yếu bằng ClickUp Notepad:
Hãy nhớ bao gồm các yếu tố sau trong chương trình phối hợp dự án của bạn:
- Tạo báo cáo cho các bên liên quan
- Tiến hành các cuộc họp ngắn vào buổi sáng để đảm bảo mọi người đều sắp xếp công việc theo đúng thứ tự ưu tiên và nắm rõ các công việc trong ngày
- Tổ chức và tùy chỉnh quy trình công việc trong phần mềm quản lý dự án ưa thích của bạn
- Theo dõi phạm vi dự án để giảm thiểu khả năng phạm vi dự án bị mở rộng, gây ra sự không hài lòng của khách hàng và ngân sách bị tăng cao
Theo dõi tinh thần của nhóm, không chỉ thời gian
Điều phối dự án có nhiều việc cần làm liên quan đến quản lý con người (hay còn gọi là nhóm). Đây là lúc bạn cần trau dồi các kỹ năng mềm của mình. Điều này giúp khuyến khích và duy trì tư duy năng suất, thể hiện sự đồng cảm và hiểu lý do tại sao lại có sự nhầm lẫn ngay từ đầu.
Một chiến lược hiệu quả trong trường hợp này là luôn sẵn sàng trả lời các truy vấn. Sử dụng tính năng Gán nhận xét của ClickUp để cho nhóm hiển thị ai đang làm việc gì từ một trung tâm tập trung.
Sử dụng các công cụ điều phối dự án dựa trên AI để tăng tốc độ lập kế hoạch
Việc tạo kế hoạch dự án chi tiết cần thời gian và nguồn lực, đặc biệt nếu bạn làm mọi thứ bằng tay. Sử dụng trợ lý viết bài dựa trên AI như ClickUp AI là một ý tưởng thông minh hơn, đặc biệt nếu bạn đang thực hiện nhiều công việc cùng lúc để đạt được thành công.
Ví dụ: đây là cách tạo bản tóm tắt quản lý dự án trong vài giây:
Công cụ này có mẫu Quản lý dự án để giúp bạn lập kế hoạch, nhận thông tin cập nhật và hơn thế nữa. Bạn có thể sử dụng chức năng Tóm tắt để nhanh chóng nắm bắt ý kiến của người tham gia cũng như các ý tưởng tổng thể.
Phần mềm quản lý dự án giúp đơn giản hóa các dự án nhiều lớp
Phần mềm quản lý dự án là trợ thủ đắc lực nhất của các điều phối viên dự án. Với một công cụ như ClickUp, bạn có thể sử dụng các mẫu quản lý dự án để bao quát các lĩnh vực quan trọng như lịch trình, dòng thời gian, điều lệ dự án, lập kế hoạch, v.v.
Nó giúp bạn lập kế hoạch, theo dõi ngân sách chính xác và hỗ trợ lên lịch cuộc họp mọi lúc, mọi nơi. Nó cũng giúp bạn dễ dàng quyết định những việc quan trọng với quy trình công việc tùy chỉnh cho toàn bộ nhóm của bạn.
Quản lý công việc hàng ngày và điều phối dự án như một chuyên gia — với ClickUp là trợ thủ đắc lực của bạn. Đăng ký ngay hôm nay!