Nếu bạn là người mới trong lĩnh vực quản lý dự án, bạn có thể sẽ cảm thấy hào hứng, nhưng cũng hơi lo lắng về công việc lớn phía trước và những kỳ vọng nặng nề từ nhóm và sếp của bạn.
Và nếu bạn đã có kinh nghiệm, bạn có thể cảm thấy tự tin vào kỹ năng của mình, nhưng vẫn nhận thức được những thách thức của mỗi dự án mới. Bạn cũng biết rằng việc điều chỉnh và tinh chỉnh phương pháp của mình sẽ dẫn đến thành công lớn hơn cho dự án và củng cố chuyên môn của bạn.
Cho dù bạn là người mới hay chuyên gia, chúng tôi có 10 kỹ thuật quản lý dự án để giúp bạn hoàn thành xuất sắc mọi dự án. Phần hay nhất là gì? Chúng có thể áp dụng cho mọi ngành và kích thước dự án. Chúng tôi cá rằng bạn sẽ khám phá ra những điều thú vị trong bài tổng hợp này và thử thách bản thân với những điều mới mẻ. 💎
Quản lý dự án là gì?
Viện Quản lý Dự án (PMI) định nghĩa quản lý dự án là "việc sử dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật cụ thể để mang lại giá trị cho mọi người. "
Điều này bao gồm xác định nhu cầu của dự án, cài đặt các mục tiêu cần đạt được, sau đó đi vào chi tiết — lập kế hoạch những việc cần làm, thực hiện kế hoạch, theo dõi tiến độ, quản lý mọi sự cố bất ngờ phát sinh trong quá trình thực hiện và cuối cùng là bàn giao dự án đã hoàn thành.
Các nhà quản lý dự án giám sát quá trình, đảm bảo công việc được thực hiện đúng tiến độ và giúp đạt được kết quả mong muốn của dự án. 💯
10 loại kỹ thuật quản lý dự án
Để đảm bảo hoàn thành dự án thành công, bạn cần có nhiều công cụ và kỹ thuật quản lý dự án để sử dụng.
Dưới đây là danh sách 10 kỹ thuật độc đáo đáng để khám phá. Chúng tôi sẽ phân tích chi tiết về các kỹ thuật này, cách sử dụng và thời điểm sử dụng.
1. Cấu trúc phân chia công việc (WBS)
Các dự án vốn phức tạp, đó là lý do tại sao kỹ thuật WBS hữu ích trong giai đoạn lập kế hoạch dự án. Kỹ thuật này cho phép bạn chia nhỏ các mục tiêu của dự án thành các công việc nhỏ, có thể thực hiện được.
Mọi việc sẽ trở nên dễ dàng hơn khi bạn đến phần "gói công việc" (các công việc nhỏ nhất mà bạn không thể chia nhỏ hơn nữa). Bạn có thể phân công các công việc riêng lẻ cho nhóm của mình, phân bổ nguồn lực, đặt thời hạn và theo dõi tiến độ dự án khi các công việc được hoàn thành.
Các mẫu WBS, như Mẫu phân chia công việc của ClickUp, giúp phương pháp quản lý dự án cực kỳ khó khăn trở nên dễ dàng hơn. Đây là một bảng trắng kỹ thuật số với các hình dạng, ghi chú dán và kết nối để lập bản đồ WBS của bạn. Ngoài ra, bạn có thể mời nhóm của mình tham gia và thực hiện thay đổi trong thời gian thực, để mọi chi tiết được bao quát trước khi dự án bắt đầu.
Tham khảo các công cụ WBS này!
2. Waterfall
Kỹ thuật Waterfall là một phương pháp tuyến tính và tuần tự để hoàn thành dự án và là một trong những kỹ thuật quản lý dự án lâu đời nhất. Phương pháp này bao gồm việc nhóm các công việc thành một loạt các giai đoạn và hoàn thành từng giai đoạn trước khi bắt đầu giai đoạn tiếp theo. Các giai đoạn này thường bao gồm:
- Yêu cầu: Thu thập chi tiết sản phẩm
- Thiết kế: Lập kế hoạch xây dựng sản phẩm
- Thực hiện: Thực hiện các kế hoạch của bạn
- Kiểm tra: Kiểm tra xem sản phẩm có đáp ứng các yêu cầu ban đầu hay không
- Triển khai: Giao sản phẩm cho khách hàng hoặc người dùng cuối
- Bảo trì: Khắc phục mọi vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng sản phẩm
Không giống như phương pháp linh hoạt, kỹ thuật này giả định rằng các yêu cầu của dự án đã được xác định rõ ràng và khó có thể thay đổi. Điều này thường đúng với các dự án như lập kế hoạch sự kiện, xây dựng, sản xuất và xuất bản sách.
3. Scrum
Scrum là một loại kỹ thuật quản lý dự án nhanh nhẹn phổ biến, thường được các nhóm phát triển phần mềm sử dụng để thực hiện các dự án. Trong Scrum, bạn và nhóm dự án của bạn bắt đầu bằng cách tạo một danh sách công việc chính gọi là "sản phẩm tồn đọng". 📝
Khi bắt đầu một "sprint" — một giai đoạn công việc ngắn, tập trung, thường kéo dài hai tuần (tối đa một tháng) — nhóm của bạn sẽ chọn các công việc ưu tiên hàng đầu từ danh sách công việc tồn đọng của sản phẩm. Các công việc được chọn (còn gọi là sprint backlog) sẽ trở thành trọng tâm chính của sprint đó.
Để duy trì tiến độ, bạn sẽ có các cuộc họp hàng ngày (cuộc họp sáng 15 phút) do Scrum master chủ trì để thảo luận về tiến độ và giải quyết mọi vấn đề.
Sử dụng Scrum cho các dự án phức tạp, nơi nhu cầu có thể thay đổi do thị trường biến động hoặc phản hồi liên tục, hoặc khi giao tiếp thường xuyên là chìa khóa để dự án diễn ra suôn sẻ.
4. Kanban
Kanban là một phương pháp linh hoạt được sử dụng trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau nhờ bố cục bảng đơn giản giúp trực quan hóa các công việc của dự án và trạng thái của chúng. Một bảng Kanban điển hình được chia thành ba cột: Việc cần làm, Đang tiến hành và Đã hoàn thành.
Để bắt đầu, hãy di chuyển công việc từ danh sách công việc chính sang cột Cần làm, sau đó sang Đang tiến hành khi công việc đang được thực hiện và sang Đã hoàn thành khi công việc đã hoàn thành. Không giống như Scrum, không có dòng thời gian nghiêm ngặt cho thời điểm công việc phải hoàn thành. Tuy nhiên, để tránh làm nhóm của bạn quá tải, hãy đặt số lượng công việc tối đa cho mỗi cột, hay còn gọi là giới hạn công việc đang tiến hành (WIP).
Chế độ xem Kanban kỹ thuật số của ClickUp giúp bạn dễ dàng tạo, cập nhật và quản lý bảng của mình trực tuyến từ bất kỳ thiết bị nào. Tạo bao nhiêu cột (với nhãn tùy chỉnh) tùy thích, đặt giới hạn WIP và di chuyển công việc bằng cách kéo và thả chúng qua các cột.
Phương pháp quản lý dự án này là lựa chọn hoàn hảo để xử lý các công việc đang diễn ra có thể thay đổi ưu tiên, như quản lý ứng dụng trực tiếp, xử lý phiếu hỗ trợ hoặc quản lý các bài đăng trên blog và mạng xã hội.
5. Biểu đồ Gantt
Biểu đồ Gantt là một kỹ thuật hữu ích để hiển thị tất cả các công việc và ngày quan trọng của dự án trong nháy mắt. Biểu đồ này hiển thị rõ ràng thời gian bắt đầu và kết thúc của từng công việc, mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc và đánh dấu các cột mốc quan trọng.
Việc tạo biểu đồ Gantt trong ClickUp rất dễ dàng khi bạn đã có WBS: Nhập các nhiệm vụ của bạn, kéo và thả chúng vào biểu đồ, đặt ngày bắt đầu và kết thúc, đồng thời kết nối các nhiệm vụ phụ thuộc.
Chế độ xem Gantt của ClickUp cũng có các tính năng trực quan hữu ích:
- Bảng màu: Mã màu cho các công việc dựa trên mức độ ưu tiên và trạng thái
- Bộ lọc: Hiển thị các công việc có người được giao, ưu tiên, ngày đáo hạn cụ thể và hơn thế nữa
- Chế độ Tôi: Cho phép các thành viên trong nhóm chỉ xem các công việc được giao cho họ
- Thanh tiến độ: Theo dõi tỷ lệ hoàn thành dự án của bạn khi các công việc được hoàn thành
Nếu bạn đang làm việc trong các dự án có nhiều công việc phụ thuộc lẫn nhau và việc tuân thủ thời hạn hoàn thành công việc là rất quan trọng, biểu đồ Gantt là kỹ thuật hoàn hảo để giúp bạn hoàn thành công việc. 🎯
6. Phương pháp đường dẫn quan trọng (CPM)
CPM chỉ ra con đường quan trọng của dự án sau khi bạn đã lập bản đồ thời lượng và sự phụ thuộc của các công việc bằng biểu đồ Gantt.
Đường dẫn quan trọng bao gồm các công việc sẽ mất nhiều thời gian nhất để hoàn thành, quyết định ngày hoàn thành dự án của bạn. Sự chậm trễ trong bất kỳ công việc nào trong số này sẽ làm chậm trễ toàn bộ dự án. Vì vậy, bạn cần theo dõi chúng chặt chẽ để đảm bảo dự án của bạn vẫn đi đúng hướng. 🗓️
Với biểu đồ Gantt của ClickUp, chỉ cần một cú nhấp chuột là bạn có thể hiển thị đường dẫn quan trọng. Bạn cũng có thể xem "khoảng trễ" của các nhiệm vụ, tức là thời gian thêm mà bạn có để hoàn thành nhiệm vụ mà không cần gia hạn ngày kết thúc dự án. Vì vậy, nếu một nhiệm vụ trên đường dẫn quan trọng bị chậm trễ, bạn có thể dễ dàng sắp xếp lại các nhiệm vụ để khoảng trễ bù đắp cho sự chậm trễ đó.
7. Quản lý các bên liên quan
Trong mỗi dự án, bạn sẽ có những cá nhân có mức độ ảnh hưởng hoặc lãi suất nhất định đối với kết quả dự án. Điều này có nghĩa là bạn cần xác định những người này trước khi dự án bắt đầu. Sử dụng các mẫu bản đồ các bên liên quan sẽ giúp quá trình này trở nên dễ dàng.
Sau khi xác định các bên liên quan chính, hãy tìm hiểu kỳ vọng và sở thích giao tiếp của họ. Khi dự án đang triển khai, hãy cung cấp cho họ thông tin cập nhật thường xuyên và lên lịch các phiên họp để thu thập phản hồi của họ về các vấn đề quan trọng.
Chế độ xem lịch AI của ClickUp cho phép bạn lên lịch và theo dõi tất cả các hoạt động giao tiếp và tương tác của các bên liên quan trong một không gian. Bạn thậm chí có thể đồng bộ hóa nó với Lịch Google để tránh xung đột lịch trình. Ngoài ra, bạn sẽ nhận được nhắc nhở về các cuộc họp sắp tới!
8. Quản lý giá trị thu được (EVM)
EVM là một kỹ thuật để đo lường hiệu suất tổng thể của dự án về mặt ngân sách và tiến độ dự án. Để kiểm tra tình hình thực hiện dự án của bạn tại bất kỳ thời điểm nào, bạn cần ba giá trị khóa:
- Giá trị kế hoạch (PV): Những gì bạn dự định đạt được vào thời điểm này
- Giá trị thu được (EV): Những gì bạn đã thực sự đạt được cho đến nay
- Chi phí thực tế (AC): Số tiền đã chi tiêu đến thời điểm hiện tại
Chúng cần thiết để tính toán các chỉ số quan trọng như chỉ số hiệu suất chi phí (CPI) và chỉ số hiệu suất tiến độ (SPI). Nếu CPI dưới 1, bạn đã vượt quá ngân sách; nếu SPI dưới 1, bạn đang chậm tiến độ.
Điều này rất hữu ích cho việc thực hiện các điều chỉnh dựa trên dữ liệu như cắt giảm chi phí dự án trong tương lai, đảm bảo nguồn tài trợ bổ sung hoặc phân bổ lại nguồn lực để tăng tốc quy trình làm việc.
Tính toán các chỉ số này tự động trong ClickUp với các trường số và công thức. Ngoài ra, hãy tạo bảng điều khiển tùy chỉnh để hiển thị trực quan các chỉ số này và theo dõi mục tiêu dự án của bạn. Bằng cách này, bạn và các bên liên quan khác trong dự án sẽ nhanh chóng nắm bắt được những thông tin quan trọng mà không cần phải lọc qua hàng dài chi tiết dự án.
9. Quản lý rủi ro
Quản lý rủi ro là quản lý các rủi ro tiềm ẩn để giảm thiểu tác động của chúng đối với dự án của bạn. Bắt đầu bằng cách xác định các mối đe dọa và trở ngại có thể xảy ra như trục trặc về ngân sách, thay đổi lịch trình, thay đổi phạm vi và trong trường hợp cực đoan, biến động thị trường hoặc thiên tai. 🌪️
Phân tích những rủi ro này với Mẫu phân tích rủi ro quản lý dự án của ClickUp và lập kế hoạch ứng phó phù hợp. Trong quá trình thực hiện dự án, liên tục theo dõi những rủi ro này bằng sổ đăng ký rủi ro để tránh những bất ngờ.
Cần brainstorming các giải pháp? Sử dụng Bảng trắng ClickUp hoặc Bản đồ Tư duy ClickUp. Phác thảo ý tưởng của bạn sẽ giúp bạn xây dựng các chiến lược vững chắc để đối phó với mọi rủi ro có thể xảy ra.
10. Quản lý dự án chuỗi quan trọng (CCPM)
Trong khi kỹ thuật CPM chỉ tập trung vào việc quản lý chuỗi công việc trên đường dẫn quan trọng, CCPM sửa đổi đường dẫn quan trọng bằng cách tính đến tính sẵn có và các hạn chế của tài nguyên, dẫn đến chuỗi quan trọng.
Mục tiêu của bạn với CCPM là đảm bảo chuỗi quan trọng không bị gián đoạn bằng cách phân bổ tài nguyên một cách chiến lược, sắp xếp lại các công việc cần tài nguyên giới hạn đồng thời và thêm các bộ đệm để bảo vệ công việc khỏi bị chậm trễ.
Áp dụng kỹ thuật này trong các dự án có nguồn lực hạn chế (như thành viên nhóm chuyên môn và thiết bị) và phải giao hàng đúng hạn.
5 mẫu quản lý dự án
Quản lý dự án hiệu quả đòi hỏi sự cân bằng giữa kỹ thuật và các công cụ tiết kiệm thời gian như mẫu quản lý dự án. Chúng tôi đã tổng hợp năm mẫu tốt nhất để giúp bạn dễ dàng lập kế hoạch, khởi động và theo dõi các dự án của mình.
1. Mẫu phương pháp quản lý dự án ClickUp
Mẫu Phương pháp quản lý dự án ClickUp là mẫu thân thiện với người mới bắt đầu để lập kế hoạch lộ trình dự án với mọi kích thước, đặc biệt là những dự án có thể thực hiện bằng kỹ thuật thác nước.
Bắt đầu bằng cách nhập các chi tiết dự án quan trọng vào phần mô tả mẫu để đảm bảo mọi người đều hiểu rõ:
- Tiêu đề dự án
- Khách hàng/tổ chức
- Quản lý dự án
- Nhà tài trợ
- Ngày cập nhật lần cuối
- Khung thời gian
Trong chế độ xem Danh sách, thêm công việc vào các nhóm Yêu cầu, Phân tích, Thiết kế, Thực hiện, Kiểm tra và Triển khai. Phân công công việc cho nhóm của bạn, đặt ngày đáo hạn và đính kèm bất kỳ tệp liên quan nào mà nhóm của bạn có thể cần.
Mẫu này, giống như tất cả các mẫu ClickUp, có thể tùy chỉnh hoàn toàn. Điều chỉnh các bản ghi, chỉnh sửa Trường Tùy chỉnh và thêm chế độ xem dự án theo ý muốn!
2. Mẫu khung quản lý dự án ClickUp
Mẫu Khung quản lý dự án của ClickUp là một bảng trắng kỹ thuật số nơi bạn có thể vẽ bản đồ các lĩnh vực trọng tâm của dự án. Điều này bao gồm định nghĩa dự án, lịch trình dự kiến, quản lý chi phí, quản lý rủi ro và quản lý hậu cần.
Gán từng lĩnh vực trọng tâm cho một thành viên trong nhóm và sử dụng ghi chú dán để chia nhỏ các công việc cho từng lĩnh vực trọng tâm. Đánh dấu màu cho các ghi chú dán dựa trên trạng thái công việc (đã hoàn thành, đang tiến hành, hoàn thành), mức độ ưu tiên (cao, trung bình, thấp) hoặc khung thời gian thực hiện (như Quý 1, 2, 3 và 4).
Nếu bạn đang tìm kiếm một không gian linh hoạt để nhóm brainstorming và tạo chế độ xem tổng quan rõ ràng về một dự án phức tạp, mẫu này có thể phù hợp với bạn.
3. Mẫu kế hoạch công việc quản lý dự án ClickUp
Mẫu kế hoạch công việc quản lý dự án ClickUp về cơ bản là một lộ trình cho giai đoạn lập kế hoạch của dự án. Mẫu này liệt kê tất cả các bước bạn cần thực hiện, từ xác định mục tiêu dự án đến vạch ra dòng thời gian dự án trên biểu đồ Gantt và ước tính ngân sách dự án. 💰
Gán từng bước cho một thành viên trong nhóm và đặt thời hạn cho từng bước. Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến độ bằng cách chia nhỏ từng công việc thành các công việc con và danh sách kiểm tra. Ví dụ: khi tạo ý tưởng dự án, danh sách kiểm tra bao gồm các lĩnh vực như bối cảnh, ý nghĩa, phạm vi dự án và các bên liên quan.
Chuyển sang chế độ xem Bảng để xem nhóm của bạn còn phải bắt đầu công việc nào, công việc nào đang tiến hành và công việc nào đã hoàn thành. Bằng cách này, tất cả công việc lập kế hoạch sẽ được hoàn thành suôn sẻ và đúng thời hạn, giúp dự án thực tế bắt đầu suôn sẻ.
4. Mẫu bảng điều khiển quản lý dự án ClickUp
Mẫu Bảng điều khiển quản lý dự án ClickUp là một công cụ hữu ích để quản lý toàn bộ vòng đời dự án của bạn đồng thời theo dõi năng suất và hiệu suất của nhóm.
Sắp xếp các hoạt động dự án của bạn thành các giai đoạn khác nhau: Khởi động, Lập kế hoạch, Thực hiện và Kết thúc. Đối với mỗi công việc, chỉ định người chịu trách nhiệm hoàn thành công việc đúng hạn, rủi ro tiềm ẩn và chi phí dự kiến/thực tế.
Để xem ai đang làm việc gì, hãy chuyển sang chế độ xem Nhóm và Khối lượng công việc. Mẫu này cũng cho phép bạn hình dung cách các công việc được phân bổ trong nhóm. Điều này giúp cân bằng khối lượng công việc để đảm bảo mọi người đều hoạt động với sức chứa tối đa.
5. Mẫu bảng tính quản lý dự án ClickUp
Nếu bạn là người yêu thích bảng tính, bạn sẽ thích quản lý dự án với Mẫu bảng tính quản lý dự án ClickUp.
Trong chế độ xem Bảng, kéo và thả các cột để tùy chỉnh bố cục, ẩn các cột không cần thiết hoặc ghim các cột quan trọng để truy cập nhanh. Hoặc chuyển sang các chế độ xem khác, như Kanban, Gantt và Lịch, và đồng bộ hóa chi tiết công việc của bạn trên tất cả các chế độ xem này.
Đối với quy trình phê duyệt, hãy yêu cầu các thành viên trong nhóm cập nhật trạng thái phê duyệt của từng công việc thành Sẵn sàng phê duyệt khi thích hợp. Sau khi xem xét, cập nhật trạng thái công việc thành Cần sửa đổi hoặc chấp thuận bằng Đã phê duyệt. 🚦
Sử dụng chế độ xem Vấn đề để xếp hạng các vấn đề công việc theo mức độ nghiêm trọng, từ thấp đến cao. Tương tự, chế độ xem Rủi ro cho phép bạn xem các công việc theo mức độ rủi ro, từ cao đến thấp, hoặc thậm chí không có rủi ro. Cả hai chế độ xem này đều giúp bạn dễ dàng phát hiện và giải quyết vấn đề để dự án của bạn luôn đi đúng hướng.
Thực hiện quản lý dự án dễ dàng với ClickUp
Mọi dự án thành công đều dựa trên các kỹ thuật quản lý dự án hiệu quả. Không phải kỹ thuật nào cũng phù hợp với mọi dự án, vì vậy hãy đánh giá cẩn thận nhu cầu của dự án và chọn kết hợp phù hợp.
Với ClickUp, việc triển khai các kỹ thuật này cực kỳ đơn giản và dễ hiểu. Là một phần mềm quản lý dự án chuyên dụng, ClickUp xử lý các công việc nặng nhọc để bạn có thể tập trung vào chiến lược dự án, đạt được mục tiêu quản lý dự án và gây ấn tượng với các bên liên quan và khách hàng. 🤩
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và dùng thử các tính năng của nền tảng này miễn phí.