Điều gì làm nên một nhà quản lý dự án giỏi? 10 kỹ năng của nhà quản lý dự án

{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Điều gì làm nên một nhà quản lý dự án giỏi?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Các nhà quản lý dự án là những người có thể giúp hoàn thành công việc một cách hiệu quả và hiệu suất. Họ đảm bảo rằng các dự án vẫn đi đúng hướng, các nhóm phối hợp nhịp nhàng và các mục tiêu được hoàn thành. " } } ] }

Quản lý dự án là người có nhiệm vụ hoàn thành công việc một cách hiệu quả và hiệu suất. Họ đảm bảo rằng các dự án được tiến hành đúng tiến độ, các nhóm phối hợp nhịp nhàng và mục tiêu được hoàn thành. Nhưng điều gì làm nên một quản lý dự án giỏi?

Một nhà quản lý dự án thành công cần có sự kết hợp giữa kỹ năng kỹ thuật, lãnh đạo và giao tiếp. Dưới đây là 10 kỹ năng quản lý dự án bắt buộc mà tất cả các nhà quản lý dự án giỏi cần phải có để thành công:

1. Tối ưu hóa giao tiếp

Những nhà quản lý dự án giỏi có thể truyền đạt rõ ràng và hiệu quả những việc cần làm và thời gian hoàn thành, để mọi người tham gia đều biết mình phải làm gì. Điều này bao gồm thông báo cho các thành viên trong nhóm về mọi thay đổi trong dự án, cũng như cung cấp phản hồi và hướng dẫn.

PMI cho biết rằng nếu mức độ giao tiếp này tiếp tục, "có nguy cơ không đạt được các deliverables hoặc các kết quả khác."

Ôi, giao tiếp quá nhiều có thể là điều xấu? Có, khi nó không được hệ thống hóa hoặc rõ ràng hoặc khi "giao tiếp" của bạn chỉ bao gồm một vài email không có chủ đề. Khả năng giao tiếp tạo ra sự khác biệt lớn trong thành công hay thất bại của một dự án.

Bạn có thể nghĩ rằng các nhà quản lý dự án hiệu quả sẽ biết cách làm điều đó với các công cụ quản lý dự án tốt. Khả năng đó là một kỹ năng giao tiếp thường bị bỏ qua.

Một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ như ClickUp giúp bạn hợp lý hóa giao tiếp, cung cấp thông tin cập nhật cho các bên liên quan/nhà tài trợ và phân định rõ ràng thời hạn hoàn thành công việc và nhiệm vụ.

2. Tích cực trong công việc

Nếu người quản lý dự án cảm thấy công việc không hợp lý hoặc không thể thực hiện được, các thành viên khác trong nhóm sẽ cảm thấy thế nào?

Một nhà quản lý dự án giỏi có khả năng hiểu các ưu tiên của tổ chức, truyền đạt các giá trị đó đến nhóm dự án và kết nối chúng với các dự án và công việc riêng lẻ. Các nhà quản lý dự án này cũng làm việc với nhóm để xây dựng các chiến lược nhằm đạt được tầm nhìn đó.

Để đáp ứng thời hạn, ngày đáo hạn và giữ cho dự án đúng tiến độ, người quản lý dự án phải có thái độ tích cực đối với công việc đang làm, giúp cả nhóm đạt được mục tiêu.

Cân bằng sự tích cực với thực tế về rủi ro và các vấn đề đòi hỏi trực giác và kinh nghiệm, điều này đưa chúng ta đến điểm tiếp theo:

3. Giải quyết vấn đề

Điều này có vẻ hiển nhiên, nhưng một nhà quản lý dự án giỏi có thể giải quyết vấn đề. Hơn nữa, họ còn có khả năng giải quyết các thách thức trong quản lý dự án. Giải quyết vấn đề cơ bản sẽ bao gồm năm bước sau.

Năm bước này có vẻ đơn giản, nhưng chúng ta thường không dành thời gian để thực hiện rõ ràng. Chúng ta có thể biết vấn đề, nhưng không đánh giá từ mọi góc độ hoặc ghi chép ý kiến của nhóm về việc cần làm tiếp theo.

Điều này có thể có nghĩa là bạn phải lấy bút và giấy ra để thực sự tập trung và suy nghĩ về những gì đã xảy ra. Viết ra từng bước của quá trình và ghi lại những ý tưởng về những gì đã thành công và không thành công ở mỗi giai đoạn.

Dưới đây là ví dụ về việc sử dụng danh sách kiểm tra quản lý dự án để giải quyết vấn đề của nhân viên:

Bước một: Xác định vấn đề

Nhân viên đang gặp khó khăn trong việc hoàn thành công việc đúng hạn.

Bước hai: Xác định nguyên nhân

Họ có quá nhiều công việc phải làm và không đủ thời gian để hoàn thành tất cả.

Bước ba: Đưa ra giải pháp

Các giải pháp khả thi có thể bao gồm phân công công việc cho các thành viên khác trong nhóm, cài đặt thời hạn thực tế hoặc sử dụng công cụ quản lý dự án để quản lý khối lượng công việc tốt hơn.

Bước 4: Phân tích các giải pháp

Phân tích các giải pháp sẽ bao gồm việc cân nhắc ưu và nhược điểm của từng giải pháp và xác định giải pháp nào phù hợp nhất với từng thành viên trong nhóm.

Bước 5: Hành động

Khi bạn đã xác định được giải pháp tốt nhất, đã đến lúc hành động và triển khai kế hoạch quản lý dự án thành công.

Thực hiện danh sách kiểm tra giải quyết vấn đề đơn giản này có thể giúp một quản lý dự án giỏi trở thành một quản lý dự án đáng tin cậy.

4. Giữ bình tĩnh

Tất nhiên, công việc này không giống như bác sĩ cấp cứu hay cảnh sát. Nhưng người quản lý dự án phải cân bằng giữa nhu cầu của dự án, các ưu tiên của tổ chức, kết quả công việc của nhóm và cả những đóng góp cá nhân mà họ phải thực hiện. Chưa kể đến những yếu tố gây khó chịu mà người quản lý dự án không thể kiểm soát, như hệ thống hoặc quy trình làm việc lỗi thời.

Điều này có thể gây căng thẳng.

Tuy nhiên, một nhà quản lý dự án giỏi có khả năng lùi lại một bước, phân tích các lựa chọn tiếp theo và rút ra bài học ngay cả khi gặp thất bại.

Quản lý dự án là người phải dọn dẹp và tiếp cận lại dự án — có thể từ một góc độ khác. Nhưng trong trường hợp này, quản lý dự án phải biết điều gì đã sai và không lặp lại sai lầm đó. Một quản lý dự án giỏi phải có khả năng chỉ ra chính xác điều gì đã sai và đưa ra các giải pháp thay thế (xem điểm #3).

Giữ bình tĩnh và lãnh đạo tốt. Hợp tác với nhóm của bạn để tìm ra giải pháp phù hợp cho mọi người.

5. Biết phân công công việc hiệu quả

Tại sao việc phân công công việc hợp lý lại quan trọng? Một quản lý dự án có thể đạt được nhiều thành tựu hơn. Bạn có thể đảm nhận vai trò này và đóng góp trong một thời gian ngắn, nhưng cuối cùng, áp lực công việc sẽ khiến bạn quá tải.

Thực tế, bạn sẽ đạt được nhiều thành công hơn nếu biết cách trao quyền cho mọi người một cách đúng đắn.

"Giới hạn tối đa của những gì có thể đạt được sẽ tăng lên cùng với mỗi cộng sự mà bạn trao quyền để họ cống hiến công việc tốt nhất cho các ưu tiên chung. Tương tự, sức mạnh của bạn sẽ giảm đi cùng với mỗi sáng kiến mà bạn giữ lại một cách không cần thiết," Jesse Sostrin của PwC ghi chú trong Harvard Business Review.

Để đạt được điều đó, các nhà quản lý dự án thành công hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của những người họ quản lý, sau đó tận dụng và phát huy điểm mạnh của họ để tăng sản lượng.

Sử dụng công cụ quản lý dự án như ClickUp sẽ giúp bạn phân công công việc một cách minh bạch, báo cáo, chi tiết và bình luận. Hệ thống phân cấp của công cụ này rất thân thiện với người dùng, đủ mạnh mẽ cho các nhóm đa chức năng, nhưng vẫn có tính năng chia sẻ bảo mật có thể tùy chỉnh cho các nhà quản lý hoặc chỉ những người đóng góp được lựa chọn.

6. Ưu tiên công việc

Không thể mọi mục đều là ưu tiên số một. Theo định nghĩa, phải có thứ gì đó rơi xuống vị trí số hai. Một nhà quản lý dự án giỏi sẽ hiểu cách sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc cho nhóm và sau đó đưa ra lựa chọn đúng đắn.

Khóa học này sẽ giúp bạn hiểu được sự khác biệt giữa việc khẩn cấp và việc quan trọng, từ đó loại bỏ những yếu tố không cần thiết. Nhà tài trợ hoặc các bên liên quan đến dự án có thể yêu cầu bạn hoàn thành công việc càng sớm càng tốt, nhưng một nhà quản lý dự án giỏi sẽ giữ bình tĩnh và biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho những việc quan trọng nhất.

Tại sao điều này lại quan trọng? Bởi vì những công việc quan trọng mang lại giá trị. Đó là giá trị của ma trận Eisenhower. Ma trận Eisenhower là một hệ thống dựa trên bốn phần, trong đó các công việc được phân loại theo mức độ quan trọng và giá trị của chúng.

Sau khi hiểu được tầm quan trọng và giá trị của từng công việc, một nhà quản lý dự án giỏi sẽ ước lượng thời gian cần thiết cho từng công việc và xếp hạng chúng theo mức độ quan trọng.

7. Hợp tác và Lắng nghe

Hợp tác là làm việc cùng nhau và để làm được điều đó, lắng nghe tích cực là điều bắt buộc. Bạn không thể hợp tác nếu không lắng nghe và cố gắng hiểu.

Nếu bạn đang làm việc với một nhóm dự án phát triển và mã bị hỏng hoặc không thể vượt qua kiểm tra chất lượng, bạn sẽ muốn đánh giá tình hình trước khi đưa ra kết luận. Một hoặc hai câu hỏi ban đầu có thể không giúp bạn tìm ra câu trả lời chính xác mà bạn cần – thay vào đó, bạn có thể phải sử dụng các phương pháp khác nhau để tìm ra giải pháp.

Làm việc cùng nhau giúp bạn thử những điều mới, thử nghiệm và tìm ra giải pháp để tiến lên phía trước.

Một nhà quản lý dự án giỏi sẽ khuyến khích sự hợp tác trong nhóm và tạo ra một môi trường làm việc tích cực, thay vì cô lập mỗi người trong công việc của riêng mình.

Các công cụ hữu ích – như ClickUp và các công cụ cộng tác trực tuyến khác – có thể giúp bạn hoàn thành công việc.

Với một bộ dự án và công việc minh bạch, các thành viên trong nhóm có thể thấy những việc cần làm và thời hạn hoàn thành. Các công cụ hợp tác tốt sẽ thúc đẩy năng suất, chứ không làm giảm năng suất.

Phần thưởng: Mẫu sơ yếu lý lịch quản lý dự án!

8. Quản lý thời gian

Một trong những vai trò chính của người quản lý dự án là đảm bảo rằng nhóm làm việc đúng thời hạn và tuân thủ lịch trình dự án.

Điều đó không có nghĩa là theo dõi từng phút dành cho công việc hoặc quản lý từng hành động của họ (điều đó sẽ là một cơn ác mộng), mà là hiểu những việc cần làm và thời gian hoàn thành.

Quản lý thời gian cũng bao gồm theo dõi những gì đang xảy ra tại thời điểm hiện tại và những nguồn lực nào có sẵn cho những công việc nào. Đây là nơi mà một công cụ quản lý dự án như ClickUp phát huy tác dụng, bởi vì bạn có thể chia nhỏ công việc thành các phần dễ quản lý hơn, góp phần vào mục tiêu lớn hơn của nhóm.

9. Tập trung vào các bên liên quan

Các bên liên quan là bất kỳ ai có ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởi dự án và kết quả của dự án.

Những người này có lợi ích trực tiếp trong việc bạn đang làm, vì vậy bạn cần đảm bảo họ luôn được cập nhật về tình hình. Một nhà quản lý dự án giỏi sẽ thông báo cho các bên liên quan, đồng thời giải thích những gì cần thiết để mang lại kết quả mà họ mong muốn.

Đây là những việc cần làm của một nhà quản lý dự án giỏi – họ xây dựng mối quan hệ với các bên liên quan và thành viên trong nhóm. Bằng cách đó, khi có thay đổi hoặc thách thức phát sinh, nhà quản lý dự án có thể chủ động giải quyết trước khi vấn đề trở nên nghiêm trọng hơn.

10. Kích lệ

Cuối cùng, một nhà quản lý dự án giỏi phải hiểu những gì có thể thực hiện được và những giới hạn.

Khi gặp phải thách thức, họ phải đủ sáng tạo để nghĩ ra các giải pháp và cách thức giải quyết của riêng mình. Họ cũng phải suy nghĩ sáng tạo khi quản lý dự án để bắt kịp với thời đại. Tìm hiểu những việc cần làm để dự án tiến triển nhanh hơn và tốt hơn.

Các nhà quản lý dự án sáng tạo và đổi mới là động lực thúc đẩy dự án tiến lên. Họ đưa ra giải pháp cho những vấn đề mà mọi người không biết tồn tại và tìm cách biến điều không thể thành có thể.

Những mẹo và kỹ thuật quản lý thời gian sau đây sẽ giúp bạn:

Trở thành một nhà quản lý dự án xuất sắc cho nhóm của bạn

Các nhà quản lý dự án hiệu quả biết những gì cần thiết để nâng một dự án tầm thường thành một dự án thực sự thành công. Điều này đòi hỏi sự kết hợp giữa các kỹ năng mềm, quản lý và lãnh đạo, cùng với các kỹ năng kỹ thuật phù hợp để sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên và đưa ra quyết định đúng đắn.

Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và sử dụng phần mềm quản lý dự án để phát huy tối đa năng lực của nhóm bạn!