Bạn có bao giờ cảm thấy mình không hoàn thành đủ việc cần làm?
Bạn luôn cảm thấy mình chậm trễ và không hoàn thành đủ việc?
Nếu vậy, có lẽ đã đến lúc bạn nên lập một kế hoạch năng suất. Kế hoạch năng suất có thể giúp bạn giải quyết danh sách công việc, sắp xếp công việc và duy trì mức năng suất mà không gây ra tình trạng kiệt sức. Đó là chìa khóa để bạn hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn mà không ảnh hưởng đến sức khỏe.
Nhưng kế hoạch năng suất trông như thế nào và làm thế nào để tạo ra một kế hoạch như vậy?
Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá khái niệm lập kế hoạch năng suất và cung cấp bảy bước để tạo kế hoạch năng suất phù hợp với bạn, tương tự như cách kỹ thuật Pomodoro được tạo ra ban đầu.
Cuối cùng, bạn sẽ có một bản đồ chi tiết để hướng dẫn bạn xử lý công việc hiệu quả hơn và giảm bớt tình trạng kiệt sức.
Kế hoạch năng suất là gì?
Khi hầu hết mọi người cảm thấy quá tải, họ sẽ giải quyết danh sách công việc cần làm mà không suy nghĩ hay lập kế hoạch kỹ lưỡng. Điều này có thể hiệu quả trong một thời gian ngắn, nhưng cuối cùng sẽ dẫn đến kiệt sức.
Một nghiên cứu của CNBC cho thấy 50% nhân viên cảm thấy kiệt sức và tin rằng ám ảnh về năng suất làm việc tạo thêm căng thẳng cho nhân viên.
Đây là lúc kế hoạch năng suất có thể giúp ích.
Kế hoạch năng suất là một tài liệu phác thảo các bước bạn sẽ thực hiện để hoàn thành danh sách công việc cần làm và kết hợp kế hoạch chiến lược với kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức để đảm bảo tất cả các công việc hàng ngày và mục tiêu tổng thể của bạn đều đạt được.
Bạn sẽ cần lập bản đồ mọi việc cần làm, giải quyết mọi trở ngại tiềm ẩn, sau đó vạch ra chiến lược để giải quyết từng mục. Kế hoạch này cũng sắp xếp các công việc theo mức độ ưu tiên và phù hợp với nhịp điệu năng suất tự nhiên của bạn để đảm bảo bạn hoàn thành những việc quan trọng nhất.
Trong khi kế hoạch kinh doanh tập trung vào các nỗ lực của công ty, kế hoạch năng suất tổ chức đề cập đến tất cả các lĩnh vực có thể ảnh hưởng đến năng suất tổng thể của bạn, bao gồm lập kế hoạch chiến thuật, hoạt động và chiến lược.
Mọi người đều có thể hưởng lợi từ việc lập kế hoạch năng suất. Cho dù bạn là chủ doanh nghiệp, sinh viên, phụ huynh bận rộn hay chuyên gia, kế hoạch năng suất có thể giúp bạn cải thiện hiệu suất, tính đúng giờ, năng lượng và sự tập trung, đồng thời trở nên hiệu quả và năng suất hơn mà không ảnh hưởng đến sức khỏe.
Hãy khám phá tất cả những lợi ích mà bạn sẽ nhận được sau khi tạo một kế hoạch năng suất vững chắc.
Lợi ích của việc lập kế hoạch năng suất
Lập kế hoạch năng suất có thể giúp bạn tập trung và tập trung hơn, giảm căng thẳng và nâng cao nhận thức về thói quen làm việc của mình.
Ngoài ra, việc lập kế hoạch năng suất đòi hỏi bạn phải chậm lại và suy nghĩ về công việc của mình. Điều này có thể dẫn đến các phương pháp tiếp cận chu đáo hơn và kỹ năng giải quyết vấn đề tốt hơn.
Kết quả là, bạn sẽ không chỉ hoàn thành được nhiều việc hơn mà còn làm việc hiệu quả hơn.
Hãy xem xét kỹ hơn từng lợi ích này.
Tập trung và chú ý tốt hơn
Khi bạn cảm thấy quá tải và thiếu tổ chức, rất khó để tập trung vào một công việc nào đó. Tâm trí bạn quay cuồng và bạn liên tục chuyển từ việc này sang việc khác. Điều này có thể dẫn đến sai sót, chất lượng công việc kém và lãng phí thời gian.
Lập kế hoạch năng suất giúp bạn tránh được điều này bằng cách cung cấp lộ trình cho các công việc của bạn bằng cách vạch ra những việc cần làm và thời điểm bạn có thể tập trung sự chú ý vào một việc tại một thời điểm. Điều này dẫn đến sự tập trung, sự chú ý và chất lượng công việc tổng thể tốt hơn.
Giảm căng thẳng
Danh sách công việc cần làm không được sắp xếp có thể gây căng thẳng và khiến bạn cảm thấy bị tụt hậu, lo lắng về việc quên mất điều gì đó quan trọng. Loại căng thẳng này có thể dẫn đến lo lắng, mất ngủ và thậm chí là các vấn đề về sức khỏe thể chất.
Lập kế hoạch năng suất giúp giảm căng thẳng bằng cách cung cấp một hệ thống rõ ràng để quản lý các công việc của bạn. Khi có kế hoạch, bạn sẽ cảm thấy kiểm soát tốt hơn và bớt lo lắng về những việc cần hoàn thành.
Bạn cũng có thể tránh được sự vội vàng vào phút chót và căng thẳng đi kèm bằng cách gộp các công việc tương tự lại với nhau và hoàn thành chúng trong một lần.
Tăng cường nhận thức về bản thân
Một lợi ích khác của việc lập kế hoạch năng suất là giúp bạn nhận thức rõ hơn về thói quen làm việc của mình. Quá trình này yêu cầu bạn theo dõi thời gian, phân tích mô hình năng suất và phát triển các chiến lược để cải thiện hiệu quả làm việc. Khi làm điều này, bạn sẽ có được những hiểu biết quý giá về thói quen làm việc của mình.
Sự tự nhận thức này có thể giúp bạn xác định bất kỳ lĩnh vực nào cần cải thiện. Ví dụ, bạn có thể nhận ra rằng mình đang dành quá nhiều thời gian cho mạng xã hội hoặc rằng bạn làm việc hiệu quả hơn vào buổi sáng so với buổi tối. Sau khi xác định được những mẫu này, bạn có thể thay đổi kế hoạch năng suất của mình cho phù hợp.
7 bước để tạo kế hoạch năng suất
Bây giờ bạn đã biết tất cả những lợi ích của việc lập kế hoạch năng suất, đã đến lúc học cách tạo kế hoạch năng suất cho riêng mình. Lập kế hoạch năng suất không khó, nhưng cần một chút thời gian và nỗ lực. Thực hiện sáu bước sau để tạo kế hoạch năng suất phù hợp với bạn.
Bước 1: Lập danh sách tất cả công việc và nghĩa vụ của bạn
Bước đầu tiên là lập danh sách hành động cho tất cả các công việc và nghĩa vụ của bạn. Nhiều người mắc sai lầm khi chỉ ghi nhớ danh sách việc cần làm trong đầu mà không ghi ra giấy hoặc sắp xếp, khiến họ quên hoặc cảm thấy quá tải.
Đã đến lúc làm việc thông minh hơn và tạo ra các hệ thống tốt hơn. Hãy dành thời gian ngồi xuống và viết ra tất cả những việc cần làm, đảm bảo bao gồm cả công việc lớn và nhỏ, đồng thời ghi chú bất kỳ thời hạn hoặc mục nào cần hoàn thành gấp. Sau khi viết ra tất cả, bạn có thể bắt đầu sắp xếp theo thứ tự.
Sử dụng công cụ quản lý công việc như ClickUp có thể giúp bạn quản lý và theo dõi tất cả các nhiệm vụ của mình ở một nơi. Công cụ này cung cấp nhiều cách để liệt kê và xem các nhiệm vụ ClickUp của bạn, chẳng hạn như chế độ xem Danh sách, Bảng, Lịch và Dòng thời gian, giúp bạn xem nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả và hiệu quả nhất.
Bạn cũng có thể tận dụng Mẫu danh sách công việc hàng ngày của ClickUp — một công cụ theo dõi kế hoạch kỹ thuật số đơn giản để giúp bạn xây dựng thói quen và thực hiện kế hoạch của mình.
Bước 2: Ghi chú những trở ngại và thách thức
Bây giờ bạn đã có danh sách tất cả các công việc, đã đến lúc xem xét kỹ hơn từng công việc. Đối với mỗi công việc, ghi chú bất kỳ trở ngại hoặc thách thức tiềm ẩn mà bạn có thể gặp phải. Điều này có thể bao gồm những thứ như thiếu nguồn lực, thời hạn khó khăn hoặc đồng nghiệp khó tính. Ngay cả việc thiếu động lực cũng cần được ghi chú, vì nó có thể ảnh hưởng đáng kể đến năng suất của bạn.
Bằng cách dành thời gian để dự đoán trước những thách thức này, bạn có thể phát triển các chiến lược để vượt qua chúng. Ví dụ: nếu bạn biết mình sẽ phải đối mặt với một thời hạn khó khăn, bạn có thể lên kế hoạch bắt đầu công việc sớm hơn. Hoặc, nếu bạn biết mình sẽ thiếu động lực, bạn có thể chia nhỏ công việc thành các bước nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.
Trước khi phác thảo kế hoạch năng suất, bạn cần hiểu rõ cách bạn đang sử dụng thời gian của mình. Để làm điều này, bạn cần theo dõi thời gian của mình trong ít nhất một tuần. Theo dõi thời gian của mọi công việc quan trọng bạn hoàn thành trong một ngày, bao gồm cả công việc và việc cá nhân.
Bước 3: Theo dõi thời gian của bạn
Bạn cũng nên theo dõi thời gian dành cho các hoạt động lãng phí thời gian, chẳng hạn như sử dụng mạng xã hội. Điều này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về mô hình năng suất của mình và biết cách sử dụng thời gian một cách khôn ngoan.
Có một số cách khác nhau để theo dõi thời gian của bạn. Bạn có thể sử dụng phương pháp đơn giản bằng bút và giấy bằng cách ghi lại thời gian bắt đầu hoặc sử dụng công cụ năng suất có bộ hẹn giờ để đơn giản hóa, tự động hóa và giữ cho quá trình luôn nhất quán.
Global Time Tracker của ClickUp là một lựa chọn tuyệt vời vì dễ sử dụng và lưu báo cáo về thời gian bạn đã theo dõi.
Bước 4: Phân tích thời gian của bạn được sử dụng vào việc gì
Bạn dành bao nhiêu thời gian cho các hoạt động này? Có cách nào để giới hạn hoặc loại bỏ chúng khỏi ngày của bạn không?
Sau khi theo dõi thời gian của bạn trong một tuần, đã đến lúc phân tích thông tin. Xem bạn dành bao nhiêu thời gian cho mỗi công việc và thời gian đó được phân phối như thế nào trong ngày. Điều này sẽ cho bạn một cái nhìn rõ ràng về mô hình năng suất hiện tại của bạn, bao gồm cả các hoạt động và hành vi lãng phí thời gian.
Bạn cũng nên tìm kiếm những khoảng thời gian năng suất giảm sút trong ngày. Bạn có xu hướng mất tập trung vào buổi chiều không? Nếu có, bạn có thể chuyển những công việc cần hoàn thành trong khoảng thời gian này sang một thời điểm khác trong ngày không?
Bước 5: Phát triển chiến lược
Bây giờ bạn đã hiểu rõ về mô hình năng suất của mình, đã đến lúc bắt đầu phát triển chiến lược để cải thiện năng suất. Có nhiều phương pháp bạn có thể sử dụng để làm việc này, vì vậy điều quan trọng là tìm ra phương pháp phù hợp nhất với bạn.
Đối với một số người, chiến lược của họ có thể chỉ đơn giản là tập trung vào một công việc tại một thời điểm hoặc hoàn thành tất cả công việc vào một thời điểm cụ thể trong ngày. Đối với những người khác, chiến lược của họ bao gồm kết hợp kỹ thuật quản lý thời gian hoặc công cụ quản lý dự án.
Kỹ thuật Pomodoro
Một trong những phương pháp quản lý thời gian phổ biến nhất là Kỹ thuật Pomodoro. Kỹ thuật này bao gồm làm việc trong 25 phút rồi nghỉ 5 phút. Sau bốn phiên Pomodoro, bạn nghỉ dài hơn từ 20-30 phút. Ý tưởng đằng sau kỹ thuật này là bằng cách nghỉ ngơi thường xuyên, bạn có thể tập trung và tránh kiệt sức.
Để sử dụng kỹ thuật này, bạn sẽ cần một bộ đếm thời gian để theo dõi công việc và các kỳ nghỉ của mình. Có nhiều bộ đếm thời gian Pomodoro có sẵn trên mạng, hoặc bạn có thể sử dụng một bộ đếm thời gian đơn giản trong nhà bếp.
Ma trận Eisenhower
Ma trận Eisenhower là một kỹ thuật năng suất giúp bạn sắp xếp các công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp. Kỹ thuật này được phát triển bởi cựu Tổng thống Dwight D. Eisenhower và còn được gọi là Ma trận Khẩn cấp-Quan trọng. Kỹ thuật này được phổ biến bởi chuyên gia năng suất Stephen Covey trong cuốn sách 7 Thói quen của những người hiệu quả, và đã được hàng triệu người sử dụng kể từ đó.
Để sử dụng kỹ thuật này, trước tiên bạn cần xác định các công việc của mình. Sau khi hoàn thành, bạn có thể phân loại chúng vào một trong các phần tư sau:
🟢 Quadrant 1: Khẩn cấp và quan trọng (Việc cần làm)
Những công việc này cần được hoàn thành ngay lập tức và có tầm quan trọng cao nhất. Ví dụ về những công việc thuộc loại này là hoàn thành thời hạn, giải quyết vấn đề khẩn cấp, v.v.
🔵 Quadrant 2: Quan trọng nhưng không gấp (Quyết định)
Đây là những công việc quan trọng nhưng không cần phải hoàn thành ngay lập tức. Đây là những loại công việc mà bạn nên tập trung vào vì chúng có thể giúp bạn tránh được những khủng hoảng trong tương lai. Ví dụ về những công việc thuộc loại này là lập kế hoạch, xây dựng chiến lược, v.v.
🟡 Quadrant 3: Cấp bách nhưng không quan trọng (Giao phó)
Đây là những công việc cần hoàn thành ngay lập tức nhưng không quan trọng. Đây thường là những việc làm bạn mất tập trung, có thể chờ và không nên chiếm nhiều thời gian của bạn. Ví dụ về các công việc thuộc loại này là kiểm tra email, trả lời điện thoại, v.v.
🔴 Quadrant 4: Không khẩn cấp và không quan trọng (Xóa)
Đây là những công việc không khẩn cấp và không quan trọng. Những công việc này thường có thể được loại bỏ hoàn toàn khỏi danh sách công việc cần làm của bạn. Ví dụ về các công việc thuộc loại này là lướt internet, xem TV, v.v.
Phương pháp Ivy Lee
Phương pháp Ivy Lee là một kỹ thuật năng suất được phát triển vào đầu thế kỷ 20 bởi chuyên gia hiệu quả Ivy Lee. Đây là một kỹ thuật rất đơn giản nhưng hiệu quả, bao gồm việc viết ra sáu công việc quan trọng nhất trong ngày và sau đó tập trung vào một công việc tại một thời điểm cho đến khi hoàn thành.
Để sử dụng kỹ thuật này, bạn chỉ cần ghi ra sáu công việc quan trọng nhất trong ngày trước khi đi ngủ. Sau đó, khi thức dậy, hãy bắt đầu công việc đầu tiên và không chuyển sang công việc tiếp theo cho đến khi hoàn thành công việc đầu tiên.
Đây có vẻ là một kỹ thuật đơn giản, nhưng thực tế rất hiệu quả trong việc giúp bạn tập trung và hoàn thành công việc. Bạn có thể thực hành phương pháp này trong ClickUp; sử dụng Mẫu Hoàn thành công việc của ClickUp để có một khung sườn ban đầu và tùy chỉnh nó cho phù hợp với phong cách làm việc và sở thích cá nhân của bạn.
Bước 6: Thử nghiệm và sửa đổi khi cần thiết
Bất kể bạn thử kỹ thuật nào, điều quan trọng là phải thử nghiệm và sửa đổi khi cần thiết cho đến khi tìm ra kỹ thuật phù hợp nhất với mình. Bạn có thể sẽ không chọn được chiến lược hoàn hảo ngay lập tức, vì vậy, điều quan trọng là phải kiên nhẫn và tiếp tục thử những điều mới cho đến khi tìm ra kế hoạch năng suất phù hợp nhất với mình.
Hãy kiên nhẫn, kiên trì và tiếp tục thử nghiệm cho đến khi bạn tìm ra chiến lược giúp tăng hiệu quả làm việc và mang lại sự cân bằng cho cuộc sống của bạn.
Bước 7: Sử dụng các công cụ quản lý dự án để công việc của bạn luôn hiển thị và được sắp xếp gọn gàng
May mắn thay, ngày nay chúng ta có thể sử dụng các công cụ quản lý dự án để cải thiện năng suất. Một trong những công cụ năng suất tốt nhất là ClickUp. ClickUp có thể giúp bạn thực hiện tất cả sáu bước trên, từ tổ chức danh sách hành động đến theo dõi thời gian.
Các công cụ quản lý dự án là công cụ thiết yếu để theo dõi các công việc của bạn và đảm bảo rằng bạn luôn nắm rõ mọi thứ. Bằng cách sử dụng một công cụ như ClickUp, bạn có thể đảm bảo rằng các nhiệm vụ của bạn luôn hiển thị và được sắp xếp hợp lý, giúp bạn dễ dàng duy trì năng suất làm việc. Giờ bạn đã biết cách làm việc hiệu quả hơn, đã đến lúc áp dụng kiến thức của mình vào thực tế.
Ví dụ: bạn có thể tạo ma trận năng suất 2×2 trong ClickUp để giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên và tổ chức các công việc. Vì vậy, nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc phát triển hoặc tuân thủ kế hoạch năng suất của mình, hãy cân nhắc sử dụng các công cụ năng suất của ClickUp để giúp bạn.
Tạo kế hoạch năng suất ngay hôm nay
Lập kế hoạch năng suất là một cách tuyệt vời để tăng hiệu quả và hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Bằng cách dành thời gian để lập kế hoạch năng suất, bạn có thể tăng khả năng tập trung, giảm mức độ căng thẳng và hiểu rõ hơn về bản thân mình với tư cách là một nhân viên.
Có thể mất một thời gian và nhiều thử nghiệm để tìm ra hệ thống danh sách công việc phù hợp với bạn, nhưng một khi bạn đã tìm ra và áp dụng kỹ thuật năng suất hiệu quả nhất, nó sẽ giúp bạn cảm thấy chuẩn bị tốt hơn, cân bằng hơn và kiểm soát tốt hơn cuộc sống hàng ngày của mình.
Và với sự trợ giúp của các công cụ quản lý công việc và phần mềm danh sách công việc phù hợp như ClickUp, bạn sẽ có quyền truy cập vào các mẫu miễn phí để giúp bạn bắt đầu và cải thiện năng suất, cũng như hàng trăm tính năng có thể tùy chỉnh để cho phép bạn cấu hình nền tảng theo cách hỗ trợ tốt nhất cho quy trình làm việc của bạn. Các công cụ như ClickUp có thể giúp bạn tạo kế hoạch năng suất hiệu quả, quản lý công việc hàng ngày và cải thiện kế hoạch hoạt động — danh sách này còn tiếp tục.
Vì vậy, đừng bỏ cuộc, hãy tiếp tục thử những điều mới và cuối cùng, bạn sẽ tìm ra kế hoạch năng suất phù hợp nhất với mình.
Tác giả khách mời:
Dave Lavinsky là chủ tịch và đồng sáng lập của Growthink. Trong hơn 20 năm qua, Growthink đã giúp hơn 500.000 doanh nhân và chủ doanh nghiệp khởi nghiệp, phát triển và thoái vốn khỏi công ty của họ thông qua mẫu kế hoạch kinh doanh và dịch vụ tư vấn của chúng tôi.