Khi đến thời điểm trả lương cho nhân viên vì công việc họ đã làm, việc có một quy trình tổ chức là điều rất quan trọng. Bạn muốn đảm bảo rằng bạn đang trả lương cho họ đúng số giờ làm việc và cũng theo dõi lịch sử thanh toán của tổ chức.
Mặc dù bạn hoàn toàn có thể làm việc này bằng tay với máy tính, nhưng có những cách nhanh hơn và tốt hơn để hoàn thành công việc. Tính tổng số giờ làm việc của từng nhân viên trong một doanh nghiệp lớn không phải là cách sử dụng thời gian hiệu quả. Đây là lúc mẫu bảng lương phát huy tác dụng.
Sử dụng mẫu bảng lương đảm bảo tính chính xác, cung cấp lịch sử thanh toán có giá trị và giúp quản lý ngân sách của bạn trở nên đơn giản hơn. Hơn hết, thời gian bạn tiết kiệm được khi thực hiện các công việc tính lương thủ công có thể được sử dụng để đạt được mục tiêu và phát triển kinh doanh.
Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu thêm về mẫu bảng lương và cách chọn mẫu phù hợp với công việc kinh doanh của mình. Chúng tôi sẽ chia sẻ 10 mẫu bảng lương miễn phí từ ClickUp và Excel để bạn thử ngay hôm nay để quản lý bảng lương hiệu quả hơn.
Mẫu bảng lương là gì?
Mẫu bảng lương là công cụ theo dõi và ghi lại mức lương theo giờ và thuế suất tại tiểu bang và quốc gia của từng nhân viên. Mẫu này cũng tính các khoản khấu trừ để bạn có thể trả lương chính xác cho nhân viên. Có các tùy chọn mẫu bảng lương hàng tuần, hàng tháng và hàng năm, giúp bạn dễ dàng gửi thanh toán cho các loại hợp đồng khác nhau.
Các mẫu bảng lương thường bao gồm thông tin cơ bản về nhân viên như tên, số giờ làm việc, tiền lương phải trả và thông tin về nơi nộp thuế. Thông tin cần thiết này được tự động sao chép từ tuần này sang tuần khác hoặc từ tháng này sang tháng khác để bạn có thể tạo lịch thanh toán liên tục.
Hầu hết các mẫu cũng bao gồm các phần dành cho thời gian nghỉ phép có lương (PTO), nghỉ ốm và giờ làm thêm. Các danh mục bổ sung này giúp theo dõi nhân viên và giữ cho quy trình tính lương của bạn được tổ chức.
Về cơ bản, mẫu bảng lương là một lựa chọn tuyệt vời cho các chủ doanh nghiệp không muốn chi nhiều tiền để thuê ngoài các công việc quản lý dự án hoặc kế toán. Mẫu quản lý bảng lương cho phép bạn kiểm soát ngân sách, tránh tính toán sai và đảm bảo thanh toán được gửi đúng hạn, đồng thời tiết kiệm chi phí.
Điều gì tạo nên một mẫu bảng lương tốt?
Sẵn sàng tìm mẫu bảng lương hoàn hảo cho công ty của bạn? Trước khi đi sâu vào một số mẫu mà chúng tôi thường sử dụng, bạn nên biết những điều cần lưu ý khi chọn mẫu.
Một mẫu bảng lương tốt nên bao gồm:
- Báo cáo về các mẫu và xu hướng: Một mẫu tuyệt vời sẽ cung cấp tính năng theo dõi báo cáo chấm công, hoàn trả chi phí và sổ lương. Bạn có thể sử dụng các tính năng này để xác định các mẫu và hành vi của nhân viên trong toàn bộ doanh nghiệp
- Lương ròng và lương gộp: Bất kỳ mẫu bảng lương nào đáng giá đều sẽ có chi tiết về lương gộp và lương ròng, bao gồm các khoản trợ cấp từ bảo hiểm y tế, tiền thưởng và các khoản phụ cấp nhà ở và đi lại
- Tự động hóa: Các mẫu bảng lương được thiết kế để giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn. Chọn một mẫu tự động hóa các công việc lương định kỳ và phân công chúng cho các thành viên nhóm phù hợp
- Tính năng cộng tác: Xử lý bảng lương một cách liền mạch giữa bộ phận kế toán và nhân sự (HR) với mẫu cho phép bạn cộng tác trong thời gian thực
- Tùy chọn tùy chỉnh: Mỗi doanh nghiệp có nhu cầu riêng và một số doanh nghiệp có thể phải tuân thủ các quy định pháp luật. Chọn mẫu có thể tùy chỉnh để tạo tài liệu và hệ thống cần thiết để trả lương chính xác cho nhân viên của bạn
Giờ bạn đã biết những yếu tố cần tìm trong mẫu bảng lương, đã đến lúc xem xét các lựa chọn và chọn mẫu phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.
10 mẫu bảng lương miễn phí
Dưới đây, chúng tôi đã tổng hợp danh sách 10 mẫu bảng lương miễn phí để hợp lý hóa quy trình tính lương. Cho dù bạn điều hành một doanh nghiệp nhỏ với một số ít nhân viên hay một công ty lớn với nhiều bộ phận, luôn có một tùy chọn để giúp quá trình tính lương của bạn trở nên dễ dàng hơn. ✨
1. Mẫu báo cáo lương ClickUp
Tránh tính toán sai và hợp lý hóa quy trình thanh toán của bạn với Mẫu báo cáo lương của ClickUp. Công cụ này giúp bạn dễ dàng thu thập và lưu trữ thông tin nhân viên, bao gồm tên, số ID, vai trò và thông tin liên hệ cơ bản của nhân viên.
Mẫu bảng lương cũng có các phần dành cho bộ phận của nhân viên, tín dụng PTO và các khoản khấu trừ thuế.
Tùy chỉnh mẫu để bao gồm kỳ trả lương mong muốn, cho dù bạn trả lương hàng tuần, hai tuần một lần, hàng tháng hay hàng năm. Liệt kê mức lương theo giờ, hàng tháng hoặc hàng năm cùng với mức lương làm thêm giờ.
Một trong những tính năng tốt nhất của mẫu ClickUp này là tính năng theo dõi thời gian tích hợp sẵn. Yêu cầu nhân viên theo dõi thời gian dành cho các công việc trong giờ làm việc. Thông tin này sau đó sẽ tự động được điền vào báo cáo lương để đẩy nhanh quá trình thanh toán.
2. Mẫu bảng chấm công dịch vụ ClickUp
Việc theo dõi bảng lương và phát triển quy trình thanh toán có thể rất phức tạp, đặc biệt nếu bạn cần trả lương cho nhân viên dựa trên dịch vụ họ cung cấp. Đó là lúc Mẫu bảng chấm công dịch vụ của ClickUp phát huy tác dụng.
Sử dụng bảng chấm công này để theo dõi số giờ làm việc và dịch vụ của nhân viên. Điều này giúp tạo lịch thanh toán dễ dàng hơn và lưu trữ tất cả thông tin thanh toán quan trọng ở một nơi.
📮ClickUp Insight: 92% nhân viên tri thức sử dụng các chiến lược quản lý thời gian được cá nhân hóa. Tuy nhiên, hầu hết các công cụ quản lý quy trình làm việc hiện nay vẫn chưa cung cấp các tính năng quản lý thời gian hoặc sắp xếp thứ tự ưu tiên tích hợp mạnh mẽ, điều này có thể cản trở việc sắp xếp thứ tự ưu tiên hiệu quả. Các tính năng lập lịch và theo dõi thời gian dựa trên AI của ClickUp có thể giúp bạn biến những phỏng đoán này thành quyết định dựa trên dữ liệu. Nó thậm chí có thể đề xuất các khoảng thời gian tập trung tối ưu cho các công việc. Xây dựng hệ thống quản lý thời gian tùy chỉnh phù hợp với cách bạn thực sự làm việc!
Bắt đầu bằng cách tạo bảng tính, đảm bảo bao gồm các cột cho ngày, thời gian bắt đầu và kết thúc, loại dịch vụ được thực hiện, tên nhân viên và số giờ làm việc. Nhập dữ liệu khi nhân viên cung cấp dịch vụ và tính tổng số giờ để xác định mức lương hàng tuần hoặc hàng tháng.
Mẫu này cũng cung cấp thông tin chi tiết về số tiền bạn đang chi tiêu cho các dự án. Sử dụng mẫu này để thông báo cách bạn phân bổ nguồn lực và quản lý dự kiến ngân sách. Chuyển sang chế độ xem Bảng để xem tổng quan về tất cả các dịch vụ được cung cấp và các khoản thanh toán đã thực hiện, được lọc theo loại dự án hoặc nhân viên.
3. Mẫu kế hoạch dự án tính lương ClickUp
Loại bỏ sai sót, giảm thời gian dành cho các công việc hành chính và tăng tốc độ xử lý bảng lương với Mẫu kế hoạch dự án bảng lương từ ClickUp. Mẫu này đặc biệt hữu ích cho các công ty lớn hoặc doanh nghiệp nhỏ có nhu cầu tính lương phức tạp hơn.
Mẫu này hoạt động như một kế hoạch dự án cho tất cả các thủ tục tính lương của bạn. Đầu tiên, sử dụng mẫu ngân sách tính lương để tạo bản điều lệ dự án và ghi lại các kết quả cần đạt được và các nguồn lực bạn sẽ cần để xử lý lương của nhân viên.
Tiếp theo, xác định các thành viên trong nhóm đóng vai trò tích cực trong quy trình tính lương và tự động tạo công việc cho họ. Đây có thể là các công việc một lần như tạo quy trình tính lương và tài liệu cho nhân viên tự do.
Ngoài ra, còn có các tùy chọn cho các công việc định kỳ và nhắc nhở về các thủ tục thanh toán tiêu chuẩn như bảng lương hàng tháng.
4. Mẫu kế hoạch triển khai tính lương ClickUp
Nếu bạn chưa có hệ thống tính lương, bạn cần phải có một hệ thống như vậy. Mẫu kế hoạch thực hiện dự án tính lương của ClickUp giúp bạn xử lý công việc phức tạp và tốn thời gian này dễ dàng hơn bao giờ hết. Mẫu này tạo ra một bản đồ đường đi cho tất cả các quy trình tính lương của bạn, đảm bảo tính chính xác, tuân thủ và bảo mật.
Sử dụng mẫu để thiết lập hệ thống tính lương, hợp lý hóa quá trình tuyển dụng nhân viên và giám sát việc nhập dữ liệu cho tất cả các công việc liên quan đến thanh toán. Bắt đầu bằng cách nghiên cứu loại hệ thống tính lương hoặc phần mềm nhân sự mà bạn cần để xử lý lương cho nhân viên.
Tiếp theo, sử dụng mẫu để xác định các bên liên quan trong bộ phận kế toán, nhân sự và CNTT của bạn, những người sẽ đóng vai trò trong quy trình thanh toán. Sau đó, chọn dịch vụ tính lương hoặc phần mềm tính lương. Đặt dòng thời gian và dự toán ngân sách để hệ thống hoạt động.
Cuối cùng, chuẩn bị tài liệu cho từng bước, bao gồm bảng chấm công của nhân viên, phiếu lương và mẫu sổ lương. Sử dụng ClickUp Docs để lưu trữ các tài liệu này và tạo nhiệm vụ cho nhân viên điền vào thẻ chấm công và cho các thành viên nhóm kế toán xử lý thanh toán.
5. Mẫu báo cáo tổng hợp lương ClickUp
Mẫu báo cáo tóm tắt bảng lương của ClickUp cho phép bạn ghi lại tất cả dữ liệu bảng lương và chi phí bảng lương tại một địa điểm thuận tiện. Nhanh chóng xem thanh toán từ đầu năm đến nay, kiểm tra tín dụng nghỉ phép có lương và thêm ghi chú cho các trường hợp đặc biệt hoặc ghi chú các vấn đề thanh toán trước đó.
Sử dụng mẫu nhân sự để ghi lại thông tin lương, bao gồm thông tin liên hệ và mức lương của nhân viên. Ghi lại tần suất trả lương cho nhân viên, cho dù là hàng tháng đối với nhân viên làm việc theo giờ hay hai tuần một lần đối với nhân viên làm việc theo tháng. Điền thông tin về các khoản khấu trừ lương, bao gồm bảo hiểm xã hội và thuế thu nhập.
Tất cả thông tin này là chìa khóa để duy trì ngân sách lương của bạn. Mẫu này cung cấp thông tin chi tiết về ai được trả bao nhiêu và theo dõi các khoản thanh toán cho các khoản như PTO và nghỉ ốm để bạn có quyền sở hữu hoàn toàn việc quản lý lương.
Ngoài ra, đây là thông tin quan trọng nếu có vấn đề pháp lý liên quan đến giờ làm việc hoặc tiền lương.
6. Mẫu lịch sử thanh toán ClickUp
Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp nhỏ hoặc cần theo dõi chi tiêu tại một công ty lớn hơn, Mẫu Lịch sử thanh toán của ClickUp sẽ đơn giản hóa việc quản lý bảng lương. Sử dụng mẫu này để theo dõi tất cả các khoản thanh toán của công ty, cho dù bạn tập trung vào việc thanh toán lương cho nhân viên hay thanh toán cho các freelancer cho công việc trong các dự án cụ thể.
Sử dụng chế độ xem Bảng khách hàng để liệt kê tất cả nhân viên và tổng số tiền thanh toán. Bạn cũng có thể điền phương thức thanh toán và tải lên bản sao hóa đơn thanh toán.
Chuyển sang chế độ xem Tất cả các mục để xem danh sách tất cả các khoản thanh toán bạn đã thực hiện. Lọc theo nhân viên để xem ngay lịch sử thanh toán của họ hoặc thu hẹp phạm vi theo bộ phận để có cái nhìn sâu sắc hơn về việc lập ngân sách.
Tạo công thức để nhanh chóng tính thuế lương hoặc mức lương dựa trên các tham số hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng giờ. Sử dụng biểu mẫu Biên lai thanh toán để thêm ngay các bản ghi thanh toán mới vào danh sách. Chia sẻ biểu mẫu với các nhà thầu và nhân viên tự do để họ có thể tự động thêm yêu cầu thanh toán của mình vào hàng đợi.
7. Mẫu thỏa thuận thanh toán đơn giản của ClickUp
Mẫu Thỏa thuận thanh toán đơn giản từ ClickUp là một cách dễ dàng để thiết lập các điều khoản và kỳ vọng cho việc tính lương của công ty. Nó cũng hữu ích cho các doanh nghiệp cần ghi lại các điều khoản cho vay khi làm việc với các freelancer như một phần của hệ thống quản lý nhà thầu.
Mẫu này có bố cục đơn giản với ngôn ngữ thỏa thuận thanh toán tiêu chuẩn. Điền thông tin cơ bản bao gồm ngày, tên và số tiền thanh toán. Nhập lịch thanh toán và liệt kê các điều kiện không thanh toán.
8. Mẫu biểu mẫu thanh toán ClickUp
Mẫu biểu mẫu thanh toán của ClickUp giúp bạn dễ dàng theo dõi hóa đơn và thanh toán cho nhân viên hoặc khách hàng. Để sử dụng mẫu này trong quy trình tính lương, hãy bắt đầu bằng cách tạo biểu mẫu thanh toán bằng mẫu. Điền thông tin về tên nhân viên, thông tin liên hệ và phương thức thanh toán.
Thiết lập tự động hóa để biểu mẫu đã hoàn thành kích hoạt một công việc mới để xử lý thanh toán. Tùy chỉnh tự động hóa để phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn và phân công công việc cho các bộ phận phù hợp.
Tiếp theo, chuyển sang chế độ xem Theo dõi thanh toán để xem danh sách tất cả các biểu mẫu thanh toán hiện tại và trước đây. Sử dụng bộ lọc để thu hẹp chế độ xem theo phương thức thanh toán, nhân viên hoặc giá cả. Tải lên biên lai để theo dõi tất cả thông tin liên quan trong một bảng điều khiển đơn giản.
Sử dụng chế độ xem Bảng để có cái nhìn tổng quan về tất cả các khoản thanh toán đang tiến hành, đơn đặt hàng mới và thanh toán đã hoàn thành. Mở thẻ công việc để xem thông tin chi tiết hơn về khoản thanh toán cụ thể.
Bạn có biết ClickUp còn cho phép bạn theo dõi thời gian bằng cách tạo bảng chấm công tùy chỉnh cho nhóm của mình không? Tìm hiểu cách tận dụng tối đa tính năng này trong video ngắn này!
9. Mẫu bảng chấm công Excel cho tính lương
Mẫu bảng chấm công là cách tuyệt vời để theo dõi thời gian nhân viên dành cho công việc. Mẫu bảng chấm công Excel cho bảng lương từ Microsoft 365 là bảng tính dễ sử dụng được thiết kế để sử dụng trong Microsoft Excel.
Gán bảng chấm công cho từng nhân viên và yêu cầu họ điền thời gian vào và ra mỗi ngày. Đảm bảo họ ghi lại thời gian nghỉ trưa. Nhập công thức vào máy tính bảng lương mini để tự động tính tổng số giờ làm việc mỗi tuần.
Bao gồm các phần về giá cả và các khoản khấu trừ trong mẫu bảng lương Excel. Sử dụng mẫu bảng lương để tạo thanh toán hàng tuần, hai tuần một lần hoặc hàng tháng cho từng nhân viên.
Mẫu này phù hợp nhất cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc công ty làm việc với các nhà thầu và nhân viên tự do. Vì đây chỉ là bảng chấm công và không phải là một phần của công cụ quản lý dự án lớn hơn, nên nó có thể quá đơn giản đối với các tổ chức có nhiều bộ phận và nhiều nhân viên làm công ăn lương.
10. Mẫu bảng lương hàng tháng cho nhân viên của Excel do Vertex42
Nếu bạn có kế toán hoặc dịch vụ tính lương trực tuyến nhưng vẫn muốn có tài liệu nội bộ như sổ đăng ký lương nhân viên, hãy sử dụng Mẫu tính lương nhân viên Excel từ Vertex42. Mẫu tính lương hàng tháng Excel được thiết kế cho các chủ doanh nghiệp nhỏ chỉ cần theo dõi thông tin lương và không phải thực hiện thanh toán.
Sử dụng tab Thông tin nhân viên để ghi lại tên, thông tin liên hệ, ngày tuyển dụng, thông tin lương và các khoản phụ cấp của nhân viên. Trong tab Bảng đăng ký lương, ghi lại số giờ làm việc, ngày thanh toán và thông tin thuế của nhân viên.
Hoàn thành mẫu ngân sách lương để có được bản phân tích ngân sách dễ sắp xếp hơn.
Tặng thêm: Mẫu ngân sách Tài liệu Google!
Tối ưu hóa quy trình tính lương và xây dựng quy trình hiệu quả
Cho dù bạn điều hành một công ty lớn với hàng chục nhân viên hay quản lý một doanh nghiệp nhỏ với nhiều nhà thầu, nhân viên tự do và nhân viên lương, bạn đều cần một quy trình tính lương hợp lý. Sử dụng các mẫu tính lương này để tùy chỉnh hệ thống tính lương phù hợp với công việc kinh doanh của bạn.
Tải xuống ClickUp ngay hôm nay để bắt đầu với các quy trình trơn tru và hiệu quả hơn. Từ các biểu mẫu thanh toán đơn giản cho người làm việc tự do đến các hệ thống phức tạp hơn được thiết kế để ghi lại tất cả các khoản thanh toán lương, luôn có một giải pháp để thúc đẩy kinh doanh của bạn phát triển.