Khi đến thời điểm trả lương cho nhân viên để ghi nhận công việc của họ, việc có một quy trình tổ chức rõ ràng là rất quan trọng. Bạn cần đảm bảo rằng mình đang trả lương cho họ dựa trên số giờ làm việc chính xác và cũng cần theo dõi lịch sử thanh toán của tổ chức.
Mặc dù bạn hoàn toàn có thể thực hiện việc cần làm này thủ công bằng máy tính, nhưng vẫn có những cách nhanh hơn và hiệu quả hơn để hoàn thành công việc. Việc tính tổng số giờ làm việc cho từng nhân viên tại một doanh nghiệp quy mô lớn đơn giản là không phải cách sử dụng thời gian hiệu quả. Đây chính là lúc các mẫu tính lương phát huy tác dụng.
Việc sử dụng mẫu tính lương giúp đảm bảo tính chính xác, cung cấp lịch sử dữ liệu thanh toán có giá trị và giúp việc quản lý ngân sách trở nên đơn giản hơn. Hơn hết, thời gian bạn tiết kiệm được khi không phải thực hiện các công việc tính lương thủ công có thể được sử dụng hiệu quả hơn để đạt được các mục tiêu và phát triển kinh doanh của bạn.
Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu thêm về khái niệm mẫu bảng lương và cách chọn mẫu phù hợp với doanh nghiệp của mình. Chúng tôi sẽ chia sẻ 10 mẫu bảng lương miễn phí từ ClickUp và Excel để bạn có thể thử ngay hôm nay nhằm quản lý bảng lương hiệu quả hơn.
Mẫu tính lương là gì?
Mẫu tính lương là công cụ theo dõi và ghi chép mức lương theo giờ và mức thuế tại từng tiểu bang và quốc gia của mỗi nhân viên. Mẫu này cũng tính toán các khoản khấu trừ để bạn có thể trả lương chính xác cho nhân viên. Có các tùy chọn mẫu tính lương hàng tuần, hàng tháng và hàng năm, giúp việc thanh toán cho các loại hợp đồng khác nhau trở nên dễ dàng.
Các mẫu tính lương thường bao gồm thông tin cơ bản của nhân viên như tên, số giờ làm việc, số tiền lương phải trả và thông tin về nơi cư trú để tính thuế. Những thông tin thiết yếu này sẽ được tự động sao chép từ tuần này sang tuần khác hoặc từ tháng này sang tháng khác, giúp bạn tạo ra một lịch trình thanh toán liên tục.
Hầu hết các mẫu này đều bao gồm các mục dành cho ngày nghỉ có lương (PTO), nghỉ ốm và giờ làm thêm. Các mục này giúp theo dõi tình trạng của nhân viên và duy trì sự ngăn nắp trong quy trình tính lương.
Về cơ bản, các mẫu quản lý lương là lựa chọn tuyệt vời dành cho các chủ doanh nghiệp không muốn chi một khoản tiền lớn để thuê ngoài các công việc quản lý dự án hoặc kế toán. Các mẫu quản lý lương giúp bạn kiểm soát ngân sách, tránh sai sót trong tính toán và đảm bảo các khoản thanh toán được thực hiện đúng hạn, đồng thời tiết kiệm chi phí.
Rủi ro liên quan đến tiền lương bắt đầu từ trước ngày trả lương
Khi các bước phê duyệt, hồ sơ và theo dõi được phân tán trên các bảng tính và email, chỉ cần bỏ sót một bước cũng có thể nhanh chóng dẫn đến vấn đề về lương. Hãy sử dụng 10 công cụ tự động hóa quy trình nhân sự được thiết kế để giảm bớt công việc quản trị viên liên quan đến tính lương, yêu cầu và báo cáo.
Điều gì tạo nên một mẫu tính lương tốt?
Bạn đã sẵn sàng tìm kiếm mẫu tính lương hoàn hảo cho công ty của mình chưa? Trước khi đi sâu vào một số mẫu mà chúng tôi thường sử dụng, bạn nên biết những yếu tố cần lưu ý khi lựa chọn một mẫu phù hợp.
Một mẫu bảng lương tốt nên bao gồm:
- Báo cáo về các xu hướng và mô hình: Một mẫu biểu xuất sắc sẽ cung cấp tính năng đang theo dõi các báo cáo chấm công, chi phí hoàn trả và sổ lương. Bạn có thể sử dụng những thông tin này để nhận diện các xu hướng và hành vi của nhân viên trong toàn bộ kinh doanh
- Lương ròng và lương gộp: Bất kỳ mẫu tính lương nào đáng tin cậy đều phải bao gồm chi tiết về lương gộp và lương ròng, bao gồm các khoản trợ cấp từ bảo hiểm y tế, tiền thưởng cũng như các khoản trợ cấp nhà ở và đi lại.
- Tự động hóa: Các mẫu tính lương được thiết kế để giúp công việc trở nên dễ dàng hơn. Hãy chọn một mẫu có thể tự động hóa các công việc tính lương định kỳ và phân công chúng cho các thành viên phù hợp trong nhóm
- Tính năng hợp tác: Xử lý việc tính lương một cách liền mạch giữa bộ phận kế toán và bộ phận nhân sự (HR) nhờ mẫu cho phép bạn hợp tác theo thời gian thực
- Tùy chọn tùy chỉnh: Mỗi doanh nghiệp đều có những nhu cầu riêng biệt, và một số có thể phải tuân thủ các quy định pháp luật. Hãy chọn một mẫu có thể tùy chỉnh để tạo ra các tài liệu và hệ thống cần thiết nhằm đảm bảo việc trả lương cho nhân viên được thực hiện chính xác.
Giờ đây, khi bạn đã biết những yếu tố cần lưu ý khi chọn mẫu bảng lương, đã đến lúc xem xét các lựa chọn và chọn ra mẫu phù hợp nhất cho hoạt động kinh doanh của bạn.
10 mẫu tính lương miễn phí
Dưới đây, chúng tôi đã tổng hợp danh sách 10 mẫu bảng lương miễn phí để tối ưu hóa quy trình tính lương. Dù bạn đang điều hành một doanh nghiệp nhỏ với vài nhân viên hay một công ty lớn với nhiều bộ phận, đều có giải pháp giúp việc xử lý bảng lương của bạn trở nên dễ dàng hơn. ✨
1. Mẫu báo cáo tính lương ClickUp
Tránh các sai sót trong tính toán và tối ưu hóa quy trình thanh toán với Mẫu Báo cáo Chấm công của ClickUp. Công cụ này giúp bạn dễ dàng thu thập và lưu trữ thông tin nhân viên, bao gồm tên, số ID, vai trò và thông tin liên hệ cơ bản.
Mẫu bảng lương này có các tính năng như phần dành cho bộ phận của nhân viên, số ngày nghỉ phép có lương (PTO) và các khoản khấu trừ thuế.
Tùy chỉnh mẫu này để bao gồm kỳ trả lương mong muốn, dù bạn trả lương hàng tuần, hai tuần một lần, hàng tháng hay hàng năm. Danh sách mức lương theo giờ, hàng tháng hoặc hàng năm cùng với mức lương làm thêm giờ.
Một trong những tính năng nổi bật nhất của mẫu ClickUp này là tính năng theo dõi thời gian tích hợp sẵn. Hãy yêu cầu nhân viên theo dõi thời gian dành cho các công việc trong giờ làm việc. Thông tin này sau đó sẽ tự động được cập nhật vào báo cáo tính lương của bạn để đẩy nhanh quá trình thanh toán.
2. Mẫu bảng chấm công của ClickUp Services
Việc theo dõi tiền lương và xây dựng quy trình thanh toán có thể rất phức tạp, đặc biệt nếu bạn cần trả lương cho nhân viên dựa trên các dịch vụ mà họ cung cấp. Đó chính là lúc Mẫu Bảng chấm công Dịch vụ của ClickUp phát huy tác dụng.
Sử dụng bảng chấm công này để theo dõi số giờ làm việc tính phí và các dịch vụ của nhân viên. Điều này giúp việc lập lịch trả lương trở nên dễ dàng hơn và tập trung tất cả thông tin thanh toán quan trọng tại một nơi.
📮ClickUp Insight: 92% nhân viên trí thức sử dụng các chiến lược quản lý thời gian được cá nhân hóa. Tuy nhiên, hầu hết các công cụ quản lý quy trình làm việc hiện nay vẫn chưa cung cấp các tính năng quản lý thời gian hoặc sắp xếp thứ tự ưu tiên tích hợp mạnh mẽ, điều này có thể cản trở việc sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách hiệu quả. Các tính năng lập lịch và theo dõi thời gian được hỗ trợ bởi AI của ClickUp có thể giúp bạn chuyển đổi việc phỏng đoán này thành các quyết định dựa trên dữ liệu. Nó thậm chí còn có thể đề xuất các khoảng thời gian tập trung tối ưu cho các công việc. Hãy xây dựng một hệ thống quản lý thời gian tùy chỉnh phù hợp với cách làm việc thực tế của bạn!
Bắt đầu bằng cách tạo một bảng tính, đảm bảo bao gồm các cột cho ngày tháng, thời gian bắt đầu và kết thúc, loại công việc đã thực hiện, tên nhân viên và số giờ làm việc. Nhập dữ liệu khi nhân viên thực hiện công việc và tính tổng số giờ để xác định tiền lương theo tuần hoặc theo tháng.
Mẫu này còn cung cấp thông tin chi tiết về mức chi tiêu của bạn cho từng dự án. Hãy sử dụng nó để đưa ra quyết định về việc phân bổ nguồn lực và quản lý kỳ vọng ngân sách. Truy cập chế độ xem Bảng để có cái nhìn tổng quan về tất cả các dịch vụ đã cung cấp và các khoản thanh toán đã thực hiện, được lọc theo loại dự án hoặc nhân viên.
3. Mẫu kế hoạch dự án tính lương ClickUp
Loại bỏ sai sót, giảm thời gian dành cho các công việc hành chính và đẩy nhanh quá trình xử lý lương với Mẫu Kế hoạch Dự án Tính lương từ ClickUp. Mẫu này đặc biệt hữu ích cho các công ty lớn hoặc doanh nghiệp nhỏ có nhu cầu tính lương phức tạp hơn.
Mẫu này hoạt động như một kế hoạch dự án cho tất cả các thủ tục tính lương của bạn. Đầu tiên, hãy sử dụng mẫu ngân sách tính lương để lập bản tuyên bố dự án và ghi chép các đầu ra cũng như nguồn lực cần thiết để xử lý việc trả lương cho nhân viên.
Tiếp theo, xác định các thành viên trong nhóm đóng vai trò tích cực trong quy trình tính lương và tự động tạo công việc cho họ. Đây có thể là các công việc một lần như xây dựng quy trình tính lương và lập hồ sơ cho các freelancer.
Ngoài ra, còn có các tùy chọn cho các công việc định kỳ và nhắc nhở cho các quy trình thanh toán tiêu chuẩn như trả lương hàng tháng.
4. Mẫu Kế hoạch Dự án Triển khai Chế độ Lương ClickUp
Nếu bạn chưa có hệ thống tính lương, bạn cần phải có ngay. Mẫu Kế hoạch Triển khai Hệ thống Tính lương từ ClickUp biến một nhiệm vụ phức tạp và tốn thời gian thành công việc dễ dàng hơn bao giờ hết. Mẫu này vạch ra bản đồ cho tất cả các quy trình tính lương của bạn, đảm bảo tính chính xác, tuân thủ quy định và bảo mật.
Sử dụng mẫu này để cài đặt hệ thống tính lương, tối ưu hóa quy trình tiếp nhận nhân viên mới và giám sát việc mục nhập cho tất cả các công việc liên quan đến thanh toán. Hãy bắt đầu bằng cách tìm hiểu về loại hệ thống tính lương hoặc phần mềm nhân sự phù hợp để quản lý việc trả lương cho nhân viên.
Tiếp theo, hãy sử dụng mẫu này để xác định các bên liên quan trong các bộ phận kế toán, nhân sự và công nghệ thông tin (IT) của bạn, những người sẽ có vai trò trong quy trình thanh toán. Sau đó, hãy lựa chọn một dịch vụ tính lương hoặc phần mềm tính lương. Xác định dòng thời gian và ước tính ngân sách để triển khai và vận hành hệ thống.
Cuối cùng, chuẩn bị các tài liệu cho từng bước, bao gồm bảng chấm công của nhân viên, phiếu lương và mẫu sổ lương. Sử dụng ClickUp Docs để lưu trữ các tài liệu này, đồng thời tạo các công việc yêu cầu nhân viên điền vào bảng chấm công và yêu cầu các thành viên trong nhóm kế toán xử lý việc thanh toán.
5. Mẫu báo cáo tổng hợp tiền lương ClickUp
Mẫu Báo cáo Tổng hợp Chấm công của ClickUp cho phép bạn ghi lại toàn bộ dữ liệu chấm công và chi phí chấm công tại một địa điểm thuận tiện. Nhanh chóng xem tổng số tiền đã thanh toán từ đầu năm đến nay, kiểm tra số ngày nghỉ phép đã được thanh toán, và thêm ghi chú cho các trường hợp đặc biệt hoặc để ghi chú các vấn đề thanh toán trước đó.
Sử dụng mẫu nhân sự này để ghi chép thông tin tính lương, bao gồm thông tin liên hệ của nhân viên và mức lương của họ. Ghi rõ tần suất thanh toán lương cho nhân viên, dù là hàng tháng đối với nhân viên làm việc theo giờ hay hai tuần một lần đối với nhân viên hưởng lương cố định. Điền thông tin về các khoản khấu trừ lương, bao gồm bảo hiểm xã hội và thuế thu nhập.
Tất cả thông tin này đều rất quan trọng để đảm bảo không vượt quá ngân sách trả lương. Mẫu này cung cấp thông tin chi tiết về mức lương của từng nhân viên và đang theo dõi các khoản thanh toán như ngày nghỉ phép (PTO) và nghỉ ốm, giúp bạn hoàn toàn chủ động trong việc quản lý bảng lương.
Hơn nữa, đây là thông tin quan trọng trong trường hợp xảy ra vấn đề pháp lý liên quan đến giờ làm việc hoặc tiền lương.
6. Mẫu Lịch sử thanh toán ClickUp
Dù bạn đang điều hành một doanh nghiệp nhỏ hay cần theo dõi chi tiêu tại một công ty lớn hơn, Mẫu Lịch sử Thanh toán của ClickUp sẽ giúp đơn giản hóa việc quản lý tính lương. Sử dụng mẫu này để theo dõi tất cả các khoản thanh toán do công ty thực hiện, cho dù bạn tập trung vào việc chi trả lương cho nhân viên hưởng lương cố định hay thanh toán cho các freelancer cho các dự án cụ thể.
Sử dụng chế độ xem Bảng khách hàng để liệt kê danh sách tất cả nhân viên và tổng số tiền thanh toán. Bạn cũng có thể điền thông tin phương thức thanh toán và tải lên bản sao hóa đơn thanh toán.
Chuyển sang chế độ xem "Tất cả các mục" để xem danh sách tất cả các khoản thanh toán bạn đã thực hiện. Lọc theo nhân viên để xem ngay lịch sử thanh toán của họ, hoặc lọc theo bộ phận để có cái nhìn sâu sắc hơn về việc lập ngân sách.
Tạo công thức để nhanh chóng tính toán thuế lương hoặc mức lương dựa trên các tham số hàng tuần, hàng tháng hoặc theo giờ. Sử dụng biểu mẫu Biên nhận thanh toán để ngay lập tức thêm các bản ghi thanh toán mới vào danh sách. Chia sẻ biểu mẫu này với các nhà thầu và người làm việc tự do để họ có thể tự động thêm yêu cầu thanh toán của mình vào hàng đợi.
7. Mẫu Thỏa thuận Thanh toán Đơn giản của ClickUp
Mẫu Thỏa thuận Thanh toán Đơn giản từ ClickUp là một cách dễ dàng để thiết lập các điều khoản và kỳ vọng cho hệ thống tính lương của công ty. Mẫu này cũng hữu ích cho các doanh nghiệp cần ghi chép các điều khoản cho vay khi làm việc với các freelancer trong khuôn khổ hệ thống quản lý nhà thầu.
Mẫu này có bố cục đơn giản với các điều khoản thỏa thuận thanh toán tiêu chuẩn. Điền thông tin cơ bản bao gồm ngày tháng, tên và số tiền thanh toán. Nhập lịch thanh toán và liệt kê các điều kiện không thanh toán (nếu có).
8. Mẫu biểu mẫu thanh toán ClickUp
Mẫu biểu mẫu thanh toán của ClickUp giúp bạn dễ dàng theo dõi các hóa đơn và khoản thanh toán cho nhân viên hoặc khách hàng. Để sử dụng mẫu này trong quy trình tính lương, hãy bắt đầu bằng cách tạo biểu mẫu thanh toán dựa trên mẫu có sẵn. Điền thông tin về tên nhân viên, thông tin liên hệ và phương thức thanh toán.
Thiết lập các quy trình tự động hóa sao cho khi biểu mẫu được hoàn thành, hệ thống sẽ tự động kích hoạt một công việc mới để xử lý việc thanh toán. Tùy chỉnh các quy trình tự động hóa này sao cho phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn và phân công các công việc cho các bộ phận phù hợp.
Tiếp theo, hãy chuyển sang chế độ xem "Theo dõi thanh toán" để xem danh sách tất cả các biểu mẫu thanh toán hiện tại và trong quá khứ. Sử dụng các bộ lọc để thu hẹp phạm vi hiển thị theo phương thức thanh toán, nhân viên hoặc mức giá. Tải lên các hóa đơn để dễ dàng theo dõi tất cả thông tin liên quan trên một bảng điều khiển đơn giản.
Sử dụng chế độ xem Bảng để có cái nhìn tổng quan về tất cả các khoản thanh toán có tiến độ, đơn đặt hàng mới và các khoản thanh toán đã hoàn thành. Mở thẻ công việc để xem thông tin chi tiết hơn về khoản thanh toán cụ thể đang được xử lý.
Bạn có biết ClickUp còn cho phép bạn theo dõi thời gian bằng cách tạo bảng chấm công tùy chỉnh cho nhóm của mình không? Hãy xem video ngắn này để tìm hiểu cách tận dụng tối đa tính năng này!
9. Mẫu bảng chấm công Excel cho tính lương
Các mẫu bảng chấm công là công cụ hữu ích để theo dõi thời gian nhân viên dành cho các nhiệm vụ công việc. Mẫu bảng chấm công Excel cho tính lương từ Microsoft 365 là một bảng tính dễ sử dụng, được thiết kế để sử dụng trong Microsoft Excel.
Gán một bảng chấm công cho từng nhân viên và yêu cầu họ điền thời gian vào và ra mỗi ngày. Đảm bảo họ ghi chép thời gian nghỉ trưa. Nhập các công thức vào máy tính tính lương mini để nó tự động tính tổng số giờ công việc mỗi tuần.
Thêm các phần về mức lương và các khoản khấu trừ (nếu có) vào mẫu bảng lương Excel. Sử dụng mẫu bảng lương này để tạo các khoản thanh toán hàng tuần, hai tuần một lần hoặc hàng tháng cho từng nhân viên.
Mẫu này phù hợp nhất cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc công ty làm việc với các nhà thầu và người làm việc tự do. Vì đây chỉ là một bảng chấm công và không phải là một phần của công cụ quản lý dự án lớn hơn, nên nó có thể quá đơn giản đối với các tổ chức có nhiều bộ phận và nhiều nhân viên hưởng lương cố định.
10. Mẫu bảng lương hàng tháng cho nhân viên trên Excel của Vertex42
Nếu bạn đã có kế toán viên hoặc sử dụng dịch vụ tính lương trực tuyến nhưng vẫn muốn có các tài liệu nội bộ như sổ theo dõi lương nhân viên, hãy sử dụng Mẫu tính lương nhân viên trên Excel của Vertex42. Mẫu tính lương hàng tháng trên Excel này được thiết kế dành cho các chủ doanh nghiệp nhỏ chỉ cần theo dõi thông tin lương mà không cần trực tiếp thực hiện việc thanh toán.
Sử dụng tab "Thông tin nhân viên" để ghi lại tên nhân viên, thông tin liên hệ, ngày vào làm việc, thông tin lương và các khoản phụ cấp. Trong tab "Bảng chấm công", ghi lại số giờ làm việc của nhân viên, ngày thanh toán và thông tin thuế.
Hoàn thành mẫu ngân sách tính lương để có được bản phân tích ngân sách chi tiết hơn và dễ sắp xếp hơn.
Tặng kèm: Các mẫu lập ngân sách trên Tài liệu Google!
Đơn giản hóa việc tính lương và xây dựng các quy trình hiệu quả
Dù bạn đang điều hành một công ty lớn với hàng chục nhân viên hay quản lý một doanh nghiệp nhỏ với sự kết hợp giữa các nhà thầu, người làm việc tự do và nhân viên hưởng lương cố định, bạn đều cần một quy trình tính lương được tối ưu hóa. Hãy sử dụng các mẫu tính lương này để tùy chỉnh một hệ thống tính lương phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
Tải xuống ClickUp ngay hôm nay để bắt đầu với các quy trình mượt mà và hiệu quả hơn. Từ các biểu mẫu thanh toán đơn giản dành cho freelancer đến các hệ thống phức tạp hơn được thiết kế để ghi chép toàn bộ các khoản thanh toán lương, luôn có giải pháp phù hợp để thúc đẩy sự phát triển của kinh doanh bạn.