Kiến thức có thể là tài sản vô hình đối với nhóm của bạn, nhưng nó có thể được coi là một trong những tài sản quan trọng nhất trong công ty. Rốt cuộc, nếu Gina là người duy nhất có thể lập một báo cáo phức tạp, nhóm của bạn sẽ làm gì nếu cô ấy đột ngột rời công ty? 🤷🏽♀️
Quản lý kiến thức thành công sẽ trang bị cho nhóm của bạn một khung công tác vững chắc để lấy thông tin này ra khỏi bộ não, email và trò chuyện của nhóm và chia sẻ với toàn tổ chức. Tuy nhiên, cách bạn quản lý kiến thức này sẽ quyết định sự thành công hay thất bại.
Cho dù bạn là người quản lý kiến thức hay trưởng nhóm chịu trách nhiệm quản lý, ghi chép và truy cập tài sản kiến thức, bạn cần có các chiến lược quản lý kiến thức hiệu quả. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giải thích lý do tại sao các chiến lược này lại quan trọng và chia sẻ 10 phương pháp quản lý kiến thức tốt nhất để huy động thông tin của nhóm bạn.
Quản lý kiến thức là gì?
Quản lý kiến thức (KM) là một phương pháp có cấu trúc để thu thập, tổ chức, chia sẻ và sử dụng kiến thức của tổ chức bạn. Hãy coi nó như một cơ sở kiến thức nội bộ giúp cung cấp thông tin phù hợp cho đúng người vào đúng thời điểm.
Quản lý kiến thức không chỉ là xây dựng các SOP mà không ai đọc lại. Cách tiếp cận này hệ thống hóa và chia sẻ kiến thức trong một kho lưu trữ duy nhất. Phần mềm quản lý kiến thức dễ dàng tổ chức kiến thức như:
- Quy trình hỗ trợ khách hàng
- Các bước đào tạo nhân viên mới
- Tài liệu kỹ thuật cho CNTT, như hướng dẫn sử dụng hoặc hướng dẫn khắc phục sự cố
- Biên bản cuộc họp và báo cáo
- Hồ sơ giao tiếp với khách hàng
Hơn hết, quản lý kiến thức giúp mọi người có nhu cầu đều có thể truy cập thông tin này. Thay vì gửi tin nhắn qua lại trên Slack để yêu cầu các tệp hoặc quy trình nhất định, nhóm của bạn có thể tìm thấy mọi thứ họ cần chỉ bằng một tìm kiếm đơn giản trong công cụ quản lý kiến thức. Nếu bạn lưu trữ thông tin nhạy cảm, bạn cũng có thể khóa thông tin đó bằng các quyền truy cập theo cấp.
Các loại kiến thức trong kinh doanh của bạn
Bạn có biết rằng có nhiều loại kiến thức tổ chức khác nhau? Bạn có thể không nhận ra, nhưng nhóm của bạn có rất nhiều nguồn kiến thức có thể sử dụng. Cần phải nỗ lực một chút, nhưng quy trình quản lý kiến thức của bạn nên thu thập ba loại thông tin sau:
- Kiến thức rõ ràng: Thông tin này là thông tin dễ dàng nhất để chính thức hóa và chia sẻ với nhóm. Nó bao gồm bảng dữ liệu, hướng dẫn sử dụng, SOP, công thức và tài liệu văn bản. Có thể bạn đã có kiến thức rõ ràng được ghi chép ở đâu đó rồi
- Kiến thức ngầm: Loại thông tin này đề cập đến các kỹ năng và bí quyết của một người. Không giống như kiến thức rõ ràng, bạn không thể lấy thông tin này từ SOP. Bạn phải thu thập ý kiến của nhân viên thông qua phỏng vấn, quan sát và lập bản đồ quy trình
- Kiến thức ngầm: Đây là thông tin cá nhân và cụ thể trong ngữ cảnh. Nó giống như một "直觉" mà nhân viên có được dựa trên nhiều năm kinh nghiệm cá nhân. Loại kiến thức này khó ghi chép vì nhân viên thường không nhận ra mình sở hữu kiến thức ngầm. Bạn có thể thử ghi chép kiến thức ngầm bằng cách yêu cầu nhân viên mô tả quy trình ra quyết định của họ
Kiến thức rõ ràng là dễ ghi chép nhất, nhưng việc ghi chép kiến thức ngầm và ẩn trong hệ thống của bạn cũng có giá trị thực sự. May mắn thay, một nền tảng quản lý kiến thức vững chắc sẽ hướng dẫn bạn qua quá trình ghi chép cả ba loại kiến thức này.
Tầm quan trọng của một chiến lược quản lý kiến thức hiệu quả
Thay vì lặp lại những sai lầm tương tự, quản lý kiến thức giúp bạn tận dụng kiến thức chung và khai thác kiến thức mới để tối ưu hóa quy trình. Từ việc giảm thiểu hiểu lầm đến việc đẩy nhanh quá trình đào tạo nhân viên, quản lý kiến thức mang lại nhiều lợi ích đáng giá.
Hãy tận dụng tri thức tổ chức của bạn một cách hiệu quả
Càng làm việc lâu trong một tổ chức, nhân viên càng có giá trị. Họ đã thu thập kiến thức về công ty theo thời gian mà có thể không được ghi chép lại ở đâu, khiến bạn có nguy cơ mất mát những kiến thức đó.
Quản lý kiến thức cung cấp cho nhân viên một quy trình có cấu trúc để ghi lại kinh nghiệm của họ và nhanh chóng chia sẻ với nhóm. Thay vì để thông tin này bị bỏ quên trong một SOP trên một ổ đĩa chung ở đâu đó, giải pháp quản lý kiến thức của bạn kết nối dữ liệu này với quy trình công việc của bạn. Đây là cách tốt nhất để huy động kiến thức trong công việc hàng ngày của bạn mà không cần các công cụ cồng kềnh hoặc quy trình bổ sung.
Kết nối khoảng trống kiến thức
Không ai biết tất cả mọi thứ. Thay vì hỏi sáu người để tìm thông tin, nhân viên có thể nhanh chóng tra cứu các quy trình trong cơ sở kiến thức của bạn. Cách tiếp cận này giúp nhóm của bạn làm việc nhanh hơn và giảm thiểu các email kiểu "Bạn đã thấy tệp này chưa?" — đây là một giải pháp đôi bên cùng có lợi.
Vượt qua các silo thông tin
Sự cô lập thông tin có nhiều khả năng xảy ra khi tổ chức của bạn thêm nhiều bộ phận, nhóm và nhân viên mới. Trước khi bạn nhận ra, mọi người trong công ty của bạn sẽ nói một ngôn ngữ khác nhau. Chiến lược quản lý kiến thức cho phép mọi người truy cập vào cùng một thông tin và giúp mọi người hiểu rõ tình hình.
*Xây dựng một văn hóa tri thức
Các nhóm có kiến thức là các nhóm có năng suất cao. Thực hiện các chiến lược quản lý kiến thức đã được chứng minh sẽ tạo ra văn hóa mà các thành viên trong nhóm sẵn sàng chia sẻ thông tin. Theo thời gian, điều này sẽ thúc đẩy sự hợp tác và lòng tin, dẫn đến sự đổi mới và sáng tạo hơn. 🧠
10 Chiến lược quản lý kiến thức cho nhóm của bạn
Kiến thức là một tài sản quý giá, nhưng việc quản lý nó không hề dễ dàng. Hãy áp dụng 10 chiến lược quản lý kiến thức (KM) này để thu thập, tổ chức, quản lý và tận dụng kiến thức quý giá của các bên liên quan trong một nền tảng duy nhất.
1. Hỗ trợ văn hóa học tập liên tục
Nhóm của bạn học hỏi càng nhiều, họ sẽ càng có nhiều kiến thức. Thật không may, rất khó để đầu tư vào việc học tập liên tục, đặc biệt là nếu nhóm của bạn có nhiều thời hạn gấp rút. Mặc dù vậy, xây dựng văn hóa học tập là một cách tuyệt vời để cải thiện trải nghiệm của nhân viên, nâng cao tinh thần và khuyến khích chia sẻ kiến thức.
Việc này không tốn nhiều thời gian hay làm nhóm của bạn phân tâm khỏi công việc chính. Một phiên đào tạo hàng tháng, hội nghị hàng năm hoặc bữa trưa học tập hàng tuần là những cách hiệu quả để chia sẻ kiến thức.
2. Sử dụng phần mềm quản lý kiến thức
Quản lý kiến thức hiệu quả đòi hỏi một cơ sở kiến thức tập trung. May mắn thay, bạn không cần phải xây dựng cơ sở này từ đầu: phần mềm quản lý kiến thức sẽ làm tất cả công việc cho bạn.
Trên thực tế, hầu hết các công cụ sẽ tự động hóa việc thu thập và phân phối kiến thức. Giải pháp phù hợp sẽ cung cấp các tính năng như khả năng tìm kiếm, công cụ cộng tác và khả năng tích hợp, giúp bạn dễ dàng bắt đầu chia sẻ kiến thức.
3. Thực hiện kiểm tra kiến thức
Không phải tất cả kiến thức đều có giá trị, vì vậy việc xem xét lại thông tin trong cơ sở kiến thức của bạn là một ý tưởng tốt. Kiểm tra kiến thức giúp xác định kiến thức mà nhóm của bạn có, những kiến thức còn thiếu và những kiến thức không còn phù hợp. Kiểm tra hàng năm giúp cập nhật và hoàn thiện chiến lược quản lý kiến thức của bạn, đồng thời giữ cho chương trình KM của bạn gọn gàng và có thể thực hiện được. Ngoài ra, đây còn là cơ hội tốt để cải thiện các quy trình đã lỗi thời hoặc không còn hữu ích.
4. Khuyến khích công việc ưu tiên hợp tác
Có những lúc và những nơi thích hợp để nhóm của bạn hoạt động như những "Lone Rangers", nhưng kiến thức sẽ có giá trị hơn khi được chia sẻ. Các công cụ như mạng nội bộ, wiki và mạng xã hội nội bộ tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác bằng cách giúp mọi người dễ dàng đặt câu hỏi và chia sẻ thông tin. Các phiên brainstorming nhóm cũng rất hữu ích để tổng hợp các quan điểm khác nhau nhằm đưa ra những ý tưởng mạnh mẽ và tốt hơn.
5. Tạo tài liệu rõ ràng và thực hành quản lý nội dung
Phần mềm quản lý kiến thức là cần thiết, nhưng bạn vẫn cần có các chính sách chính thức để hỗ trợ công cụ này. Nếu không có các chính sách rõ ràng, bạn có thể quản lý kiến thức một cách không nhất quán và để lọt mất dữ liệu quan trọng.
Làm việc với nhóm của bạn để tạo tài liệu chia sẻ và thực hành quản lý nội dung. Bạn có thể cần các chính sách cho:
- Quản lý và tạo/lập tài liệu
- Quyền truy cập chia sẻ, bao gồm ai có quyền truy cập vào nội dung nào và lý do
- Tổ chức tệp và gắn thẻ
- Kiểm tra kiến thức
- Lưu trữ kiến thức
Như mọi khi, hãy ghi lại các chính sách này trong nền tảng quản lý kiến thức để nhóm của bạn có thể truy cập.
6. Phát triển quy trình onboarding hiệu quả
Quá trình nhập môn hiệu quả là một phương pháp quản lý tốt nhất, nhưng cũng là một chiến lược quản lý kiến thức thông minh. Quá trình nhập môn tốt giúp nhân viên mới nhanh chóng tiếp thu kiến thức của tổ chức và hiểu vai trò của mình. Thay vì yêu cầu nhân viên mới "tự tìm hiểu", hãy tạo mẫu cho quá trình nhập môn để tất cả nhân viên mới nhận được cùng một thông tin với cùng một định dạng.
7. Tận dụng các chuyên gia về chủ đề (SME)
Một chút kiến thức chung là tốt, nhưng chuyên môn có giá trị bằng vàng. Mỗi thành viên trong nhóm của bạn đều là chuyên gia trong một lĩnh vực nào đó, vì vậy hãy yêu cầu họ chia sẻ chuyên môn đó với toàn bộ công ty!
Yêu cầu bộ phận CNTT tạo ra các phương pháp hay nhất về an ninh mạng hoặc yêu cầu các nhân viên dịch vụ khách hàng cung cấp những việc cần làm và không nên làm khi tương tác với khách hàng.
Các SME chuyên về các lĩnh vực này và có kiến thức trực tiếp quý giá mà các bộ phận khác trong công ty có thể không biết. Ví dụ: có thể khách hàng của bạn thích một số cụm từ nhất định — hãy ghi lại điều đó trong nền tảng quản lý kiến thức để mọi người cùng hiểu nhau, nhờ sự giúp đỡ của SME. 🤝
8. Tích hợp quản lý kiến thức vào quy trình kinh doanh
Kiến thức mà không được ứng dụng thì không có giá trị lắm, vì vậy hãy tích hợp cơ sở kiến thức của bạn vào các quy trình kinh doanh. Ví dụ, nếu nhóm bán hàng của bạn lập một bản ghi chi tiết về mối quan hệ của khách hàng với công ty, hãy đọc bản ghi này trước khi gọi cho khách hàng tiếp theo. Tốt hơn nữa, hãy tích hợp bản ghi này vào quy trình quản lý dự án để nhóm có thể xem lại thông tin này mỗi lần.
9. Đặt mục tiêu và chỉ số tổ chức rõ ràng
Chiến lược quản lý kiến thức này là điều bắt buộc đối với bất kỳ nhóm dự án dựa trên dữ liệu nào. Đặt mục tiêu rõ ràng cho chiến lược KM của bạn và thiết lập các chỉ số hỗ trợ mục tiêu đó. Cho dù bạn dựa vào phần mềm quản lý kiến thức để tăng năng suất hay duy trì sự ổn định, điều quan trọng là phải kiểm tra các chỉ số của bạn và xem liệu quản lý kiến thức có giúp ích hay gây hại cho nhóm của bạn.
Hầu hết các phần mềm quản lý kiến thức đều có các chỉ số được tích hợp sẵn trong nền tảng. Theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPI) này theo thời gian để xem mọi thứ đang diễn ra như thế nào:
- Thống kê sử dụng
- Tỷ lệ tạo/lập nội dung
- Hiệu quả tìm kiếm
- Giữ chân nhân viên và nâng cao sự hài lòng của họ
- Thời gian phản hồi
10. Sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy (machine learning)
Psst, chúng tôi sẽ tiết lộ cho bạn một bí mật nhỏ: Bạn không cần phải viết hoặc tổ chức tất cả kiến thức này bằng tay. Trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy bổ sung cho bất kỳ chiến lược quản lý kiến thức nào, giúp thực hiện các công việc như:
- Tạo/lập nội dung
- Chỉnh sửa
- Tổ chức
- Phân tích các chỉ số sử dụng
Ngay cả khi nền tảng kiến thức của bạn không bao gồm AI, hãy tìm kiếm các tự động hóa dựa trên kích hoạt. Các tự động hóa kéo và thả này giúp bạn dễ dàng hành động dựa trên kiến thức mà không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào.
Sử dụng phần mềm quản lý kiến thức
Các chiến lược quản lý kiến thức là nền tảng cho mọi khía cạnh của quá trình quản lý kiến thức. Tuy nhiên, bạn vẫn cần một cách để tích hợp kiến thức này vào quy trình làm việc của mình, và đó là lúc các công cụ KM như ClickUp phát huy tác dụng.
Chắc chắn, chúng tôi là phần mềm quản lý dự án được yêu thích nhất trên thế giới, nhưng chúng tôi cũng là hệ thống quản lý kiến thức để tạo và quản lý tất cả các loại tài liệu, cơ sở dữ liệu và wiki tùy chỉnh. 🙌
Kết hợp các dự án với kiến thức tổ chức
Quản lý dự án là công việc chính của chúng tôi, nhưng đó chỉ là phần nổi của tảng băng chìm. Các nhà quản lý dự án dựa vào ClickUp để thêm nhận xét vào bất kỳ nhiệm vụ hoặc tài liệu nào, chỉ định các mục hành động thời gian thực và chia sẻ tệp đính kèm từ cơ sở kiến thức. Thảo luận ý tưởng trong Bản đồ Tư duy, Bảng trắng, Tài liệu hoặc wiki và kết nối chúng với các nhiệm vụ và dự án của bạn chỉ bằng một cú nhấp chuột.
Hợp tác thời gian thực
Tại sao phải yêu cầu một thành viên trong nhóm tạo trang wiki nội bộ khi bạn có thể yêu cầu cả nhóm cùng tham gia? ClickUp Docs hỗ trợ cộng tác thời gian thực, thẻ, nhận xét và mục hành động. Bạn thậm chí có thể chuyển đổi văn bản thành nhiệm vụ chỉ bằng một cú nhấp chuột để huy động kiến thức của mình một cách dễ dàng.
Nhân tiện, bạn cũng không cần phải tạo các tài liệu này từ đầu. Chọn một mẫu ClickUp, thêm dữ liệu của bạn và bạn đã sẵn sàng bắt đầu. Ví dụ: Mẫu Wiki ClickUp cung cấp mọi thứ bạn cần để tạo một trang wiki hoàn chỉnh, với định dạng bắt mắt.
Để được hỗ trợ thực tế hơn, hãy thử ClickUp AI. Tăng tốc chiến lược quản lý kiến thức của bạn bằng cách yêu cầu chatbot AI tóm tắt ghi chú cuộc họp hoặc định dạng bảng.
Theo dõi chỉ số sử dụng trong Bảng điều khiển tùy chỉnh
Bạn tò mò muốn biết nhóm của mình truy cập tài sản và tài liệu bao lâu một lần? Bảng điều khiển ClickUp giúp bạn dễ dàng xem tất cả các chỉ số KM ở cấp độ cao. Chỉ cần chọn các chỉ số quan trọng nhất với bạn, và nó sẽ theo dõi dữ liệu cho bạn. Xem wiki nào được truy cập nhiều nhất, nhân viên nào đóng góp nhiều nhất cho cơ sở kiến thức và cơ sở kiến thức hợp lý hóa quy trình làm việc hiệu quả như thế nào. Mọi thứ đều có thể tùy chỉnh 100%, vì vậy bạn có thể tự do điều chỉnh Bảng điều khiển theo ý muốn.
ClickUp: Phần mềm cơ sở kiến thức tất cả trong một của bạn
Kiến thức là một tài sản vô hình nhưng vô cùng quý giá đối với công ty của bạn. Thay vì để kiến thức trôi đi vô định, hãy áp dụng các chiến lược quản lý kiến thức này để kiểm soát kiến thức nội bộ của công ty.
Các chiến lược quản lý kiến thức là điều bắt buộc, nhưng bạn vẫn cần một phần mềm KM vững chắc để hỗ trợ các kế hoạch lớn của mình. Hãy sử dụng ClickUp để kết hợp quản lý dự án với quản lý kiến thức. Nền tảng công việc tất cả trong một của chúng tôi giúp nhóm của bạn không phải chuyển đổi giữa các nền tảng bằng cách tập hợp mọi thứ, bao gồm cả kiến thức của bạn, vào một nơi duy nhất. ✨
Sử dụng ClickUp để lưu trữ kiến thức của nhóm bạn. Tạo Không gian Làm việc ClickUp miễn phí ngay bây giờ!