Từ quản lý công việc đến tối ưu hóa làm việc nhóm, quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) có thể giảm thiểu lỗi, giải thích quy trình làm việc hiện tại và đảm bảo mức kiểm soát chất lượng cơ bản.
Kết hợp tất cả và thêm một số công cụ sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên, SOP có thể giúp tiết kiệm chi phí cho toàn bộ tổ chức.
Tuy nhiên, trước tiên bạn cần biết cách tạo ra các quy trình tài liệu này. Đó chính là lúc việc tìm kiếm một giải pháp phần mềm SOP trở nên quan trọng.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giới thiệu các phần mềm SOP hàng đầu để ghi chép, tổ chức và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh của bạn.
Những yếu tố cần lưu ý khi chọn phần mềm SOP?
Phần mềm SOP tốt nhất giúp quá trình tạo/lập trở nên dễ dàng. Nó giúp bạn quản lý quy trình từ đầu đến cuối với một số tính năng mà bạn có thể sử dụng trong quá trình đánh giá:
- Mẫu sẵn sàng sử dụng: Bộ mẫu SOP đã được thiết lập sẵn để triển khai mà không cần nhiều cài đặt
- Hướng dẫn hữu ích: Tài liệu dự án và quy trình đơn giản, giúp hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ hơn
- Cộng tác: Chia sẻ kiến thức dựa trên đám mây giúp tất cả nhân viên của bạn có thể truy cập cơ sở kiến thức và tổng quan về quy trình công việc của bạn
- Tích hợp: Kết nối trực tiếp với phần mềm quản lý công việc của bạn, cho phép tích hợp các tính năng như nhắc nhở công việc tự động dựa trên SOP của bạn
- Dễ dàng duy trì SOP: Khả năng tạo chính sách vận hành một cách dễ dàng cho quá trình onboarding nhân viên và quản lý kiến thức tổng thể
- Giá: Phần mềm SOP miễn phí để thử nghiệm các tính năng trước khi cam kết sử dụng các gói trả phí
Trên hết, phần mềm này cần giúp tổ chức của bạn dễ dàng triển khai và chia sẻ SOP. Tin tốt là: Hầu hết các giải pháp phần mềm SOP hàng đầu dưới đây đều có các tính năng cần thiết này.
Top 10 Phần mềm Quy trình Hoạt động Tiêu chuẩn (SOP) tốt nhất
1. ClickUp
ClickUp là phần mềm quản lý dự án tất cả trong một được thiết kế cho các nhóm thuộc mọi kích thước và ngành nghề. Điều khiến ClickUp trở nên khác biệt là khả năng tạo tài liệu được kiểm soát phiên bản cho các quy trình cốt lõi, đồng thời đóng vai trò là trung tâm tập trung cho năng suất và sự hợp tác trong toàn công ty.
Và với ClickUp AI, bạn sẽ cần ít nỗ lực hơn để duy trì tính nhất quán và chất lượng khi các quy trình thay đổi theo thời gian. Tạo SOP, nhận nội dung được định dạng sẵn và nâng cao kỹ năng viết của nhóm chỉ với vài cú nhấp chuột.
ClickUp cũng tích hợp với hàng ngàn ứng dụng công việc khác, hợp nhất các quy trình và dữ liệu của bạn vào một hệ thống duy nhất!
Các tính năng tốt nhất của ClickUp
- ClickUp Docs cho phép lập tài liệu quy trình bằng cả tài liệu động và tĩnh để kiểm soát phiên bản hiệu quả
- Thư viện mẫu phần mềm SOP toàn diện bao gồm Mẫu SOP của ClickUp, bản mô tả công việc và bản đồ quy trình
- Sự tích hợp trực tiếp với giải pháp quản lý nhiệm vụ của ClickUp biến SOP của bạn thành các quy trình dễ theo dõi và có thể lặp lại
- Giao diện dễ sử dụng giúp tất cả thành viên trong nhóm có thể truy cập SOP của bạn
- Vai trò người dùng được xác định và phân đoạn giúp phần mềm SOP có thể sử dụng cho tất cả mọi người, bao gồm cả các nhà lãnh đạo tổ chức
Giới hạn của ClickUp
- Phiên bản miễn phí có thể giới hạn một số tính năng SOP nâng cao và không gian lưu trữ
- Một số người dùng không thích giao diện, đặc biệt là màu sắc và phông chữ của phần mềm
Giá ClickUp
- Miễn phí vĩnh viễn
- Không giới hạn: 5 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Kinh doanh: 12 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Business Plus: 19 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: Liên hệ để biết giá
- ClickUp AI có sẵn trên tất cả các gói trả phí với giá 5 USD/thành viên Không gian Làm việc/tháng
Xếp hạng và đánh giá ClickUp:
- G2: 4.7/5 (8.000+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (3.000+ đánh giá)
Phần thưởng: Xem 10 mẫu tài liệu kỹ thuật miễn phí
2. Coassemble
Mặc dù chủ yếu là một nền tảng đào tạo, Coassemble vẫn có thể cạnh tranh mạnh mẽ trong lĩnh vực phần mềm SOP.
Được thiết kế đặc biệt cho các doanh nghiệp nhỏ, công cụ này hoạt động đặc biệt hiệu quả với các tài liệu cơ bản, chẳng hạn như điều lệ nhóm. Các mô-đun tùy chỉnh và mẫu cho phép các thành viên trong nhóm của bạn đọc các tài liệu quy trình cốt lõi, danh sách kiểm tra đơn giản để làm việc cùng nhau và các tài liệu khác.
Tập hợp các tính năng tốt nhất
- Các mô-đun đào tạo được xây dựng sẵn cho phép các thành viên mới của tổ chức tìm hiểu về quy trình hoạt động tiêu chuẩn và các kiến thức khác của nhóm đã được thiết lập, từ đó mang lại lợi ích cho công việc của họ
- Phân khúc người dùng theo nhóm để tạo danh sách kiểm tra và mô-đun phù hợp với kiến thức hiện có của người dùng nền tảng
- Cấu trúc quyền truy cập linh hoạt đảm bảo đúng người có quyền truy cập đúng SOP
- Tích hợp với hệ thống công nghệ hiện có của bạn cho phép bạn phân công công việc và truyền đạt SOP kỹ thuật số của bạn một cách dễ dàng hơn
- Với thiết kế trực quan, phần mềm này giúp người dùng dễ dàng thực hiện các quy trình hoạt động tiêu chuẩn
Giới hạn của Coassemble
- Đây không phải là phần mềm quy trình hoạt động tiêu chuẩn thực sự, có nghĩa là bạn sẽ cần những tích hợp này trong nỗ lực xây dựng và truyền đạt các quy trình tiêu chuẩn hóa của mình
- Việc tải lên nội dung, đặc biệt là nội dung trực quan như hình ảnh, có thể phức tạp trong phần mềm
- Việc đăng ký hàng loạt người dùng mới có thể phức tạp, dẫn đến các công việc dài hơn và lặp đi lặp lại cho quản trị viên
- Nền tảng này không tối ưu hóa kiểm soát phiên bản ở phía sau, làm phức tạp việc quản lý SOP trong các tổ chức lớn hơn
Giá cả của Coassemble
- Pro 10: $50/tháng
- Pro 20: $120/tháng
- Premium 20: $160/tháng
- Pro Unlimited: Cần báo giá tùy chỉnh
Xem đánh giá và nhận xét từ Coassemble
- G2: 4.7/5 (166 đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (34 đánh giá)
3. SweetProcess
Đây là phần mềm SOP chuyên dụng đầu tiên của chúng tôi. SweetProcess giúp bạn giám sát và cải thiện quy trình, theo dõi trách nhiệm và quản lý công việc một cách hiệu quả.
Mục tiêu của phần mềm này chính xác là những gì phần mềm SOP phù hợp cần đạt được: tạo ra một hướng dẫn vận hành trực tuyến mà mọi người đều có thể truy cập, cho phép bạn tạo SOP, hợp lý hóa các công việc hàng ngày và giảm thiểu sai sót trong quá trình tạo/lập SOP và triển khai liên tục.
Các tính năng tốt nhất của SweetProcess
- Phần mềm này dễ dàng ghi lại các thủ tục, chính sách và quy trình của bạn trong một bảng điều khiển tổng quan đơn giản
- Phần mềm này giúp nhóm của bạn triển khai SOP thông qua các quy trình công việc đơn giản và các công việc tự động hóa
- Phần mềm này tạo ra một cơ sở kiến thức công khai hoặc riêng tư để truyền đạt bất kỳ SOP nào mà người khác cần biết
- Phần mềm này thiết lập các nhóm trong vai trò người dùng của bạn để hợp lý hóa giao tiếp và phân công công việc
- Phần mềm này cung cấp các mẫu miễn phí cho mọi thứ, từ sự kiện đến diễn tập phòng cháy chữa cháy, quy trình tuân thủ và hơn thế nữa
Giới hạn của SweetProcess
- Phần mềm chuyên dụng này khiến việc tích hợp với các công cụ quản lý kinh doanh rộng hơn trở nên khó khăn hơn
- Nền tảng này giới hạn nhập khẩu vào các tài liệu Word và hình ảnh, không cho phép các loại tệp khác
- Việc thêm nhóm vào quy trình không nhất thiết phải trực quan và đòi hỏi công việc thủ công trong phần mềm
Giá cả của SweetProcess
- 99 USD/tháng cho các nhóm có tối đa 20 thành viên hoạt động
- 5 USD/tháng cho mỗi thành viên nhóm bổ sung vượt quá giới hạn đó
Đánh giá và nhận xét về SweetProcess
- G2: 4.3/5 (5 đánh giá)
- Capterra: Chưa có đánh giá nào
4. Tallyfy
Tallyfy là một phần mềm SOP hữu ích giúp bạn ghi chép và tự động hóa mọi công việc trong tổ chức của bạn. Từ biểu mẫu đến phê duyệt, nhập môn và thậm chí là các công việc liên quan đến khách hàng, phần mềm này đã giành được vị trí là một trong những phần mềm SOP hàng đầu trên thị trường.
Khái niệm đằng sau phần mềm này rất đơn giản. Ghi lại các SOP quan trọng và tốt nhất của bạn trong một hệ thống duy nhất và tạo bản thiết kế để mọi người biết việc cần làm. Sau đó, tạo các quy trình tự động hóa để thực hiện công việc của bạn một cách chính xác mọi lúc.
Các tính năng tốt nhất của Tallyfy
- Không cần mã hóa. Cách tiếp cận SOP của Tallyfy giúp tăng cường nỗ lực hợp tác, một phần vì nó rất đơn giản
- Tính minh bạch nâng cao cho phép mọi người trong tổ chức không chỉ xem các SOP mà còn theo dõi cách nền tảng thực thi chúng hàng ngày
- Dịch vụ hỗ trợ khách hàng nhanh chóng và hiệu quả giúp bạn tùy chỉnh nền tảng phần mềm SOP của riêng mình bằng nền tảng Tallyfy
- Tự động hóa công việc dựa trên SOP của bạn biến các phương pháp hay nhất trên lý thuyết thành những cải tiến thực tế trong công việc
Giới hạn của Tallyfy
- Giao diện người dùng đôi khi có thể hơi chậm, đặc biệt là trong các tài liệu, quy trình và SOP phức tạp
- Quản lý công việc tương đối ở mức cơ bản, vì Tallyfy không thể quản lý các quy trình phức tạp hơn trong nhóm của bạn
- Các đề xuất của trí tuệ nhân tạo (AI) có thể giúp cải thiện quy trình làm việc, nhưng cũng có thể trở nên quá phức tạp nếu bạn đã biết rõ loại quy trình mà mình muốn xây dựng
Giá cả của Tallyfy
- Tallyfy Docs: 5 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Tallyfy Pro: 30 USD/tháng cho mỗi người dùng
Đánh giá và nhận xét về Tallyfy
- G2: 5/5 (3 đánh giá)
- Capterra: 4.4/5 (11 đánh giá)
5. Cách chúng tôi làm việc
Phần mềm này là công cụ dành cho các tổ chức lớn, nhượng quyền thương mại và các doanh nghiệp có nhiều địa điểm, nơi việc truyền đạt SOP có thể là một thách thức. Kết quả là, các tính năng của phần mềm này có xu hướng thiên về chiều sâu, từ tích hợp video và bản trình bày đến sơ đồ luồng công việc phức tạp.
Các tính năng tốt nhất của Way We Do
- Các mẫu SOP sẵn sàng giúp đơn giản hóa việc xây dựng thư viện của bạn từ đầu
- Quy trình làm việc chấp nhận cho phép các nhà lãnh đạo tổ chức ký duyệt các SOP mới và giúp bạn xác minh rằng các thành viên khác nhau trong nhóm của bạn đã đọc những nội dung cần thiết
- Danh sách kiểm tra được kích hoạt cho các thành viên mới và cũ của tổ chức để theo dõi các tài liệu đào tạo và tài liệu đọc của họ
- Bảng điều khiển được cá nhân hóa bao gồm các mục danh sách kiểm tra, công việc đến hạn và SOP mới để bạn làm quen
Cách chúng tôi làm việc giới hạn
- So với một số lựa chọn khác trong danh sách này, phần mềm này tương đối đắt
- Phần mềm này có đường cong học tập dài do độ phức tạp của nó, một phần vì nó được tối ưu hóa cho các tổ chức lớn và phức tạp hơn
- Giao diện người dùng trong quy trình công việc không phải lúc nào cũng trực quan
- Tài liệu đào tạo đôi khi đã lỗi thời và tham chiếu đến các quy trình cũ trong quá trình học sử dụng phần mềm
Cách chúng tôi định giá
- Mục nhập: 99 USD/tháng cho 10 người dùng trong nhóm
- Enterprise: Liên hệ để biết giá
Đánh giá và nhận xét về Way We Do
- G2: 4.6/5 (8 đánh giá)
- Capterra: 4.9/5 (11 đánh giá)
6. Trainual
Trainual là phần mềm chuyển giao kiến thức được thiết kế chủ yếu cho đào tạo nhân viên mới và đào tạo liên tục.
Tốt nhất, nó là một hướng dẫn đào tạo ảo và tương tác mà bạn có thể sử dụng để chia sẻ kiến thức tổ chức. Sẽ tốt hơn nếu bạn cũng sử dụng nó như một phần mềm SOP.
Các tính năng tốt nhất của Trainual
- Quy trình trực quan của phần mềm này biến các SOP hiện có thành tài liệu đào tạo từng bước cho các nhóm của bạn
- Phân công vai trò quản lý cả quyền sở hữu các SOP riêng lẻ và trách nhiệm đào tạo
- Phần mềm này có thể dễ dàng nhúng nội dung bên ngoài, chẳng hạn như PDF, GIF và video
- Thư viện công cụ tích hợp phong phú của nó bao gồm Loom, Slack và nhiều phần mềm quản lý dự án khác nhau
Giới hạn của Trainual
- Việc tập trung vào đào tạo và giới thiệu nhân viên mới phần nào giới hạn khả năng sử dụng Trainual như một phần mềm SOP chuyên dụng
- Quá trình đăng nhập có thể phức tạp, với các mô-đun khác nhau yêu cầu đăng nhập riêng biệt thay vì một giải pháp tập trung
- Nền tảng này có các tùy chọn kiểm tra kiến thức hơi giới hạn so với các phần mềm đào tạo khác
Giá cả của Trainual
- Train: 8 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Quy mô: 12 USD/tháng cho mỗi người dùng
Đánh giá và nhận xét về Trainual
- G2: 4.7/5 (500+ đánh giá)
- Capterra: 4.8/5 (400+ đánh giá)
7. ProcessKit
Được thiết kế cho các cơ quan, ProcessKit giúp bất kỳ ai làm việc với khách hàng bên ngoài dễ dàng bắt đầu công việc. Phần mềm này tạo SOP dành riêng cho việc tiếp nhận khách hàng mới, cho phép các cơ quan và doanh nghiệp tương tự dễ dàng thực hiện các bước này.
Các tính năng tốt nhất của ProcessKit
- Các mẫu quy trình tiếp nhận khách hàng đơn giản giúp bất kỳ cơ quan nào cũng có thể bắt đầu nhanh chóng
- Logic có điều kiện trong việc xây dựng quy trình công việc cho phép tùy chỉnh nhiều hơn mà không ảnh hưởng đến tự động hóa
- Chế độ xem Kanban trực quan giúp theo dõi nhiều khách hàng mới mà không gây nhầm lẫn
- Việc phân công công việc liên quan đến nhiều thành viên trong nhóm của bạn trong việc thực hiện các SOP nhập môn
Giới hạn của ProcessKit
- Tính chất có thể tùy chỉnh của phần mềm có nghĩa là quá trình thiết lập ban đầu sẽ mất nhiều thời gian
- Các tính năng của nó chỉ liên quan đến việc tiếp nhận khách hàng, giới hạn việc sử dụng nó như một phần mềm SOP rộng hơn
Giá cả của ProcessKit
- Một gói: 49 USD/tháng cho tối đa ba thành viên, 19 USD/tháng cho mỗi thành viên bổ sung và tài khoản khách không giới hạn, như liên hệ đại lý
Đánh giá và nhận xét về ProcessKit
- G2: 5/5 (1 đánh giá)
- Capterra: 5/5 (2 đánh giá)
8. Dozuki
Các tổ chức trong ngành sản xuất tồn tại hay thất bại phụ thuộc vào khả năng tối ưu hóa và tuân thủ các quy trình SOP riêng lẻ. Dozuki là giải pháp cứu cánh.
Với phần mềm SOP được thiết kế riêng cho ngành này, Dozuki giúp quá trình sản xuất trở nên đơn giản hơn.
Các tính năng tốt nhất của Dozuki
- Quá trình tạo/lập hướng dẫn mạnh mẽ của nó có thể xử lý cả những tài liệu kỹ thuật nhất trong ngành sản xuất
- Các chương trình đào tạo có thể mở rộng của nó đưa SOP của bạn vào trường
- Các tính năng dịch thuật tích hợp cho các tổ chức đa quốc gia giúp đưa SOP của họ ra nước ngoài
Hạn chế của Dozuki
- Phần mềm này có khả năng kiểm soát quyền truy cập vào các SOP khác nhau tùy thuộc vào vai trò của người dùng, nhưng khả năng này khá phức tạp và có phần hạn chế
- Là một phần mềm phức tạp, việc làm quen với phần mềm không phải lúc nào cũng dễ dàng đối với người dùng mới
- Nó có thể tích hợp các hạn chế trong video và hình ảnh vào từng tài liệu riêng lẻ
Giá cả của Dozuki
- Liên hệ để biết giá cả
Đánh giá và nhận xét về Dozuki
- G2: 4.4/5 (150+ đánh giá)
- Capterra: 4.3/5 (12 đánh giá)
9. JobRouter
JobRouter xây dựng giá trị của mình dựa trên ba trụ cột: tự động hóa quy trình, quản lý tài liệu và quản lý dữ liệu. Nền tảng này có vẻ như là công cụ hoàn hảo để đóng vai trò kép là phần mềm quy trình hoạt động tiêu chuẩn.
Các tính năng tốt nhất của JobRouter
- Việc triển khai nhanh chóng và trực quan cho phép bạn bắt đầu sử dụng công cụ này chỉ trong vài ngày
- Nó cung cấp dịch vụ khách hàng hàng đầu cho người dùng mới và hiện tại
- Việc xây dựng biểu mẫu và quy trình rất linh hoạt, đặc biệt là khi vượt ra khỏi GUI để thay đổi các mẫu ở cấp độ cốt lõi
Giới hạn của JobRouter
- Về mặt kỹ thuật, đây không phải là phần mềm SOP, cần một số tùy chỉnh để hoạt động cho mục đích này
- Thời gian tải có thể chậm, đặc biệt là khi chuyển đổi giữa các tính năng khác nhau trong nền tảng
Giá cả của JobRouter
- Liên hệ để biết giá cả
Đánh giá và nhận xét về JobRouter
- G2: Chưa có đánh giá nào cho đến nay
- Capterra: 4.5/5 (11 đánh giá)
10. Sức mạnh tinh gọn
Lean Power cho phép bạn chuyển đổi các quy trình và gói công việc trên giấy và PDF thành phiên bản kỹ thuật số và các thủ tục trên máy tính. Do đó, nó có thể hoạt động tốt như một công cụ phần mềm SOP để tối ưu hóa các hướng dẫn công việc, tiết kiệm nhân công và thời gian.
Các tính năng tốt nhất của Lean Power
- Ứng dụng máy tính để bàn của nó cho phép bạn làm việc ngoài trình duyệt và thậm chí ở chế độ ngoại tuyến
- Quy trình số hóa được tối ưu hóa của nó hoạt động đặc biệt hiệu quả trong các ngành công nghiệp cũ phụ thuộc vào hướng dẫn trên giấy, chẳng hạn như sản xuất
- Giám sát và phân tích thời gian thực giúp bạn hiểu cách nhóm của bạn triển khai SOP trong thực tế
Giới hạn của Lean Power
- Mục đích của nó không phải là tạo ra các SOP kỹ thuật số mới trong phần mềm, mà là tập trung vào việc số hóa các SOP hiện có
- Số hóa chỉ có sẵn bằng tiếng Anh, khiến nó ít phù hợp hơn cho các hoạt động đa quốc gia
Giá cả linh hoạt và hiệu quả
- Liên hệ để biết giá cả
Đánh giá và nhận xét về hiệu suất Lean
- G2: 3. 3/5 (3 đánh giá)
- Capterra: Chưa có đánh giá nào cho đến nay
Xây dựng Quy trình hoạt động tiêu chuẩn trong ClickUp
Tạo và ghi chép các quy trình hoạt động tiêu chuẩn là một cách tuyệt vời để cập nhật và nắm bắt thông tin về quy trình làm việc của cá nhân và nhóm. Với ClickUp, bạn có thể dễ dàng lưu trữ SOP tại một địa điểm trung tâm, giúp mọi người luôn cập nhật thông tin.
Phương pháp này cũng cho phép truy cập nhanh chóng vào các thông tin và hướng dẫn quan trọng bất cứ khi nào cần thiết, giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng theo dõi tiến độ công việc của mình.
Sẵn sàng bắt đầu? Tạo tài khoản miễn phí ngay hôm nay!