Một tổ chức có chính sách và quy trình rõ ràng sẽ thúc đẩy văn hóa tích cực. Mọi người đều biết tầm nhìn và giá trị của công ty, từ đó định hình hành vi của nhân viên.
Các quy trình được ghi chép bao gồm danh sách những việc được phép và không được phép. Một cuốn sổ tay chính sách và quy trình được viết tốt sẽ giúp tổ chức của bạn đáp ứng các yêu cầu pháp lý và quy định. Nó cung cấp hướng dẫn công việc cho nhân viên và quản lý để đạt được kết quả tốt nhất cho tất cả các bên liên quan.
Tuy nhiên, việc viết quy trình và chính sách chi tiết là một công việc phức tạp. Nếu bạn mới bắt đầu viết tài liệu quy trình, việc cần sự hỗ trợ để truyền đạt ý tưởng và làm rõ chiến lược hoạt động là điều hoàn toàn hợp lý.
Trong hướng dẫn toàn diện này, chúng tôi chia sẻ hướng dẫn từng bước về cách viết quy trình, các mẫu để giúp bạn đẩy nhanh quá trình này, cũng như các mẹo và phương pháp hay nhất để viết quy trình.
Viết quy trình có nghĩa là gì?
Quy trình kết hợp các bước, hướng dẫn và tài nguyên trực tuyến giúp bạn hoàn thành công việc. Quy trình được viết tốt là một chuỗi các bước thường xuyên, với thứ tự phải thực hiện.
Chúng bao gồm tầm nhìn của nhóm lãnh đạo và trang bị cho nhân viên của bạn để đạt được các mục tiêu chiến lược, tạo ra các tiêu chuẩn hiệu suất và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
Hiểu rõ tầm quan trọng của việc viết quy trình
Các chính sách loại bỏ sự không chắc chắn trong việc hoàn thành các công việc thường ngày, đảm bảo mọi người thực hiện đúng công việc cần làm. Điều này giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả và tuân thủ các quy định.
Mặc dù không có quy trình phức tạp nào có thể đảm bảo hiệu suất tối ưu, nhưng chúng giúp chuẩn hóa các phương pháp hay nhất trong tất cả các nhóm của bạn và cải thiện chất lượng kết quả.
Hiệu quả và năng suất
Điều này đã bao giờ xảy ra với bạn chưa? Bạn đã dành hàng giờ để hoàn thành một công việc một cách hoàn hảo, chỉ để phát hiện ra rằng đồng nghiệp của bạn đã làm việc đó trước đây và có một cách dễ dàng hơn.
Đây là lúc các quy trình phát huy tác dụng. Các quy trình không chỉ ngăn chặn sự trùng lặp và điều chỉnh việc quản lý công việc hợp tác, mà còn giúp hợp lý hóa quy trình làm việc và trao quyền cho nhóm của bạn để tăng năng suất.
Sự rõ ràng và nhất quán
Các quy trình bằng văn bản giúp làm rõ kỳ vọng của nhân viên và giảm thiểu lỗi. Mục tiêu của bạn khi viết quy trình là mô tả chi tiết, đơn giản và nhất quán cách thực hiện các công việc cụ thể trong toàn tổ chức hoặc chuẩn hóa các quy trình.
Đào tạo và hướng dẫn nhân viên mới
Nhân viên mới hoặc thành viên nhóm của bạn có thể tham khảo tất cả các quy trình liên quan đến một quy trình hoặc sản phẩm. Điều này giúp rút ngắn thời gian học tập và giảm sự phụ thuộc của họ vào đồng nghiệp. Các quy trình cũng đóng vai trò là nguồn chuyển giao kiến thức quý giá, dễ dàng truy cập bất cứ khi nào ai đó không chắc chắn về cách hoàn thành một công việc.
Giảm thiểu rủi ro và tuân thủ
Quy trình có thể giúp bạn xác định và quản lý rủi ro tiềm ẩn bằng cách phác thảo các biện pháp an toàn và thực tiễn tốt nhất. Tất cả các ngành công nghiệp đều phải tuân thủ luật pháp và quy định của từng quốc gia; quy trình đảm bảo rằng các tổ chức tuân thủ các quy định và luật pháp địa phương.
Ví dụ: một nhà sản xuất khoai tây chiên có thể phải đối mặt với các hậu quả pháp lý và quy định nếu không liệt kê thành phần của sản phẩm, bao gồm cả các chất gây dị ứng (nếu có). Việc triển khai quy trình chặt chẽ tuân thủ các quy định có thể đảm bảo không xảy ra sai sót như vậy trong quá trình đóng gói và dán nhãn sản phẩm.
Cải tiến liên tục
Cập nhật các quy trình bằng văn bản thường xuyên để đảm bảo các quy trình tổ chức phát triển song song với nhu cầu kinh doanh luôn thay đổi.
Ví dụ: trong thời kỳ đại dịch, các công ty trên toàn thế giới phải thích ứng với tiêu chuẩn mới là làm việc từ xa, điều này đòi hỏi họ phải cập nhật các chính sách và quy trình để hỗ trợ công việc của nhân viên trong môi trường kỹ thuật số và kết hợp.
Trách nhiệm giải trình và trách nhiệm
Quy trình xác định vai trò và trách nhiệm của nhân viên, xác định trách nhiệm giải trình và quyền sở hữu.
Ví dụ: khi bạn nộp đơn xin hoàn trả chi phí, bạn gửi đơn cùng với các tài liệu hỗ trợ qua cổng thông tin, chờ quản lý phê duyệt và cuối cùng bộ phận tài khoản sẽ hoàn trả số tiền cho bạn.
Điều này đảm bảo rằng các quy trình này được triển khai một cách trơn tru bằng cách xác định các sai sót và truy vết chúng trở lại nhân viên có trách nhiệm để có thể giải quyết hiệu quả.
Sự hài lòng của khách hàng
Hãy tưởng tượng bạn đang lãnh đạo một nhóm dịch vụ khách hàng xử lý hàng ngày vô số vấn đề và truy vấn của khách hàng. Nếu nhóm của bạn có thể truy cập hướng dẫn quy trình chuẩn hóa quy trình giải quyết vấn đề và truy vấn của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả, tốc độ giải quyết các truy vấn phổ biến và vấn đề hỗ trợ của nhóm sẽ được tăng lên.
Dễ dàng truy cập
Quá nhiều hướng dẫn sử dụng và bản ghi nhớ rời rạc trong tổ chức của bạn sẽ dẫn đến tình trạng quá tải thông tin. Người dùng mất dấu các tài nguyên có liên quan hoặc lãng phí thời gian tìm kiếm chúng khi cần đưa ra quyết định sáng suốt.
Hệ thống trực tuyến được cập nhật cho phép người dùng truy cập và cập nhật các bước thủ tục là một lựa chọn tuyệt vời cho các tổ chức phát triển nhanh, nơi các chính sách và thủ tục liên tục thay đổi.
Cách viết quy trình
Xác định phạm vi và mục tiêu của quy trình
Bước đầu tiên trong việc viết quy trình là xác định mục tiêu — bạn muốn tập trung vào quy trình hoặc công việc cụ thể nào? Ai sẽ sử dụng tài liệu quy trình này?
Lập danh sách các kết quả cần đạt được, các yếu tố cản trở, bối cảnh và các hạn chế khi soạn thảo quy trình.
Phù hợp với quy trình kinh doanh
Bất kỳ quy trình nào bạn viết phải phù hợp với giá trị của công ty và giúp tích hợp liền mạch vào khung tổ chức. Tham gia các bên liên quan quan trọng vào quy trình, soạn thảo hướng dẫn từng bước cho quy trình để đảm bảo tài liệu phù hợp hiệu quả với các quy trình kinh doanh tổng thể.
Lựa chọn quy trình kinh doanh phù hợp
Nếu bạn đang viết nhiều quy trình, hãy bắt đầu từ những việc nhỏ. Ưu tiên các công việc nhỏ hơn có thể giúp bạn hiểu được các sắc thái của các quy trình nội bộ khác nhau và giúp bạn dễ dàng viết ra các quy trình hiệu quả.
Tạo cấu trúc quy trình và tiêu chuẩn kiểm soát phiên bản
Xây dựng một cấu trúc tiêu chuẩn để đơn giản hóa quá trình viết quy trình. Bạn có thể tùy chỉnh mẫu quy trình hoặc sử dụng các mẫu có sẵn để duy trì tính nhất quán, giúp người dùng nhanh chóng điều hướng giữa các tài liệu khác nhau.
Khi tạo quy trình, đảm bảo rằng cổng thông tin tài liệu của bạn có kiểm soát phiên bản. Điều này cho phép tất cả các bên liên quan theo dõi các thay đổi một cách có hệ thống và đảm bảo các quy trình của bạn luôn được cập nhật.
Tạo danh sách kiểm tra SOP
Khi xây dựng quy trình, luôn bao gồm mẫu danh sách kiểm tra SOP (Quy trình hoạt động tiêu chuẩn). Bạn có thể sử dụng phần mềm và mẫu SOP để tạo danh sách kiểm tra SOP làm hướng dẫn trực quan cho quy trình được cấu trúc tốt.
Ví dụ: bộ phận nhân sự của bạn có thể sử dụng danh sách kiểm tra SOP để chuẩn hóa các yêu cầu về trình độ khi phỏng vấn ứng viên cho một vai trò mới.
Áp dụng phương pháp Five Ws trong việc viết quy trình
Việc tích hợp Năm W (Ai, Cái gì, Ở đâu, Khi nào và Tại sao) vào quy trình viết quy trình giúp tăng tính rõ ràng và đảm bảo không bỏ sót thông tin quan trọng.
1. Ai: Hãy tưởng tượng bạn đang ra mắt một trang web mới và cần thiết lập trách nhiệm cá nhân cho các công việc cụ thể. Một quy trình có cấu trúc có thể giúp bạn xác định rõ "Ai", thiết lập trách nhiệm giữa các thành viên và đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn
2. Cái gì: "Cái gì" giúp bạn trả lời câu hỏi: công việc hoặc quy trình nào phải được hoàn thành? Khi viết quy trình, hãy xác định rõ mục tiêu và chi tiết các bước để hoàn thành công việc. Ví dụ: một công nhân nhà máy phải biết các bước cần thực hiện để hoàn thành vai trò của mình trong khi tuân thủ các quy định an toàn
3. Địa điểm: Điều quan trọng là phải hiểu quy trình được thực hiện ở đâu, cho dù đó là địa điểm vật lý hay phần mềm. Khi làm việc trong một dự án mới, hãy tạo một thư mục riêng mà nhóm của bạn có thể dễ dàng truy cập. Điều này có thể giúp bạn theo dõi hiệu suất của nhóm và tăng cường trách nhiệm giải trình
4. Khi nào: Trong khi viết quy trình, hãy đặt thời hạn cho mỗi cột mốc để thiết lập SLA (Thỏa thuận mức dịch vụ) và đảm bảo hoàn thành kịp thời. Ví dụ: quy trình tính lương bao gồm một số bước hoặc công việc được xác định trước phải hoàn thành theo dòng thời gian được định sẵn.
5. Tại sao: Cuối cùng, hãy hiểu lý do tại sao quy trình được ghi chép lại. Mục tiêu của bạn là gì? Hiểu được "tại sao" sẽ biến một tài liệu khô khan thành một yêu cầu thiết yếu của tổ chức
Tài liệu hóa và phân phối quy trình
Tạo/lập quy trình
Đảm bảo rằng các yếu tố sau đây là một phần của quy trình khi bạn viết nó cho tổ chức của mình.
| Tạo/lập quy trình: Các yếu tố và thực tiễn tốt nhất | |
| Các thành phần | Tiêu đề trang Tiêu đề của quy trình Số nhận dạng Ngày xuất bản Tên, vai trò và bộ phận mà quy trình áp dụng Tên và chữ ký của các bên liên quan đã soạn thảo và phê duyệt quy trình |
| Bảng nội dung (nếu là tài liệu dài) | |
| Quy trình từng bước Mô tả phạm vi và mục đích của quy trình cũng như các giới hạn của quy trình Bao gồm các quy định, tiêu chuẩn, vai trò, trách nhiệm, đầu ra và đầu vào Bao gồm các yếu tố có thể gây cản trở, thông tin an toàn và các tình huống giả định Làm rõ các từ viết tắt và từ đồng nghĩa được sử dụng Thêm các cảnh báo về sức khỏe và an toàn Phần khắc phục sự cố nêu chi tiết những gì có thể xảy ra và bất kỳ điều gì có thể cản trở kết quả cuối cùng | |
| Các phương pháp tốt nhất | Viết bằng giọng chủ động Sử dụng ngôn ngữ đơn giản để người đọc dễ dàng tìm thấy thông tin cần thiết, hiểu rõ và áp dụng những gì đã tìm thấy Loại bỏ thông tin trùng lặp và không cần thiết Viết ngắn gọn trong ngôn ngữ chính sách |
Lập tài liệu, phê duyệt và xem xét quy trình
Sau khi soạn thảo quy trình, các bước tiếp theo là:
- Tài liệu chính sách: Ghi lại mục đích, phạm vi, mục tiêu, cá nhân và bộ phận chịu trách nhiệm tạo/lập và thực thi chính sách
- Phê duyệt: Bao gồm các cá nhân chịu trách nhiệm phê duyệt quy trình/chính sách cùng thông tin liên hệ của họ
- Kiểm tra và cập nhật chính sách: Kiểm tra các chính sách thường xuyên (mỗi quý một lần), cập nhật chúng để phù hợp với yêu cầu thay đổi và nhu cầu của tổ chức, và thông báo các thay đổi cho các bộ phận và các bên liên quan
Sử dụng ClickUp để viết quy trình và triển khai chúng
Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc soạn thảo một quy trình hiệu quả, đây là những việc bạn cần làm: tập hợp tất cả thông tin liên quan, bao gồm hướng dẫn, tài liệu hỗ trợ và tài nguyên trực tuyến.
Sử dụng các công cụ lập bản đồ quy trình như ClickUp làm nguồn thông tin duy nhất để soạn thảo chính sách, triển khai quy trình và quy trình làm việc, đồng thời giúp mọi người có thể truy cập chúng.
Tận dụng giao diện trực quan mà ClickUp Docs cung cấp để sắp xếp tất cả thông tin đã thu thập và tạo tài liệu có cấu trúc. Cập nhật tài liệu bất cứ khi nào cần, thêm bao nhiêu trang tùy thích, bao gồm các yếu tố bổ sung như bản trình bày và bảng, đồng thời nhúng liên kết web.
Chia sẻ tài liệu này với các bên liên quan và thành viên nhóm để xem xét và triển khai quy trình. Nhiệm vụ ClickUp cho phép bạn giao nhiệm vụ cho thành viên nhóm, gắn thẻ đồng nghiệp để nhận phản hồi hoặc xem xét và đặt dòng thời gian hoàn thành nhiệm vụ.
ClickUp Brain sẽ là trợ lý viết AI của bạn, giúp bạn viết các chính sách và quy trình phức tạp một cách chính xác.
Sau khi tạo bản nháp đầu tiên, mời các bên liên quan xem xét, chỉnh sửa và hoàn thiện quy trình trên Bảng điều khiển ClickUp, tập trung các nỗ lực hợp tác của bạn.
Đào tạo và thu thập phản hồi
Giúp các thành viên trong nhóm làm quen với quy trình để đảm bảo thực hiện hiệu quả. Nếu cần, sử dụng phương pháp trò chơi hóa để đảm bảo họ hiểu quy trình.
Khuyến khích nhóm của bạn cung cấp phản hồi, xác định các lĩnh vực cần cải thiện và hoàn thiện. Thực hiện phản hồi này để hoàn thiện quy trình và liên tục cải thiện quy trình làm việc.
Mẫu để viết quy trình và chính sách
Việc có quyền truy cập vào các mẫu sẵn sàng giúp đẩy nhanh quá trình viết quy trình và chính sách. ClickUp cung cấp một phạm vi mẫu phù hợp với các yêu cầu quy trình khác nhau:
1. Mẫu quy trình và thủ tục
Mẫu Quy trình và Thủ tục của ClickUp cung cấp một khung cấu trúc để ghi chép và quản lý các quy trình, biến nó thành công cụ hữu ích cho tổ chức của bạn trong việc viết các quy trình và chính sách.
Mẫu tài liệu quy trình được tạo sẵn này bao gồm hướng dẫn từng bước về cách xác định vai trò và trách nhiệm, cài đặt hướng dẫn và ghi chép các chỉ số giám sát hiệu suất quan trọng.
Các trường tùy chỉnh của ClickUp cho phép bạn thêm các thuộc tính tùy chỉnh như trường cấp vấn đề, tỷ lệ hoàn thành và chi tiết người phê duyệt để lưu trữ thông tin quan trọng về quy trình.
Sử dụng mẫu quy trình và thủ tục của ClickUp, nhiều nhóm có thể thiết lập các giao thức rõ ràng, tạo điều kiện hợp tác và nâng cao năng suất.
2. Mẫu quy trình hoạt động tiêu chuẩn
SOP rất quan trọng đối với kinh doanh — bạn có thể cung cấp hướng dẫn chi tiết, đảm bảo sự thống nhất hướng tới các mục tiêu chung, giảm thiểu lỗi và tạo môi trường làm việc có tổ chức. Mẫu Quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) của ClickUp cung cấp một khung công việc toàn diện để giúp bạn quản lý lực lượng lao động hiệu quả.
Các mẫu SOP đơn giản hóa quy trình này, cung cấp bảng điều khiển thống nhất liệt kê các phương pháp hay nhất, chính sách, quy trình công việc và danh sách kiểm tra công việc.
Sử dụng trạng thái, trường, chế độ xem, tính năng quản lý đề xuất dự án tùy chỉnh và ClickUp Brain, mẫu của ClickUp cho phép bạn tạo SOP đáng tin cậy, đóng vai trò là nguồn kiến thức toàn diện cho toàn bộ tổ chức của bạn.
Để sử dụng mẫu kế hoạch hoạt động này một cách hiệu quả, hãy bắt đầu bằng cách động não các công việc và chi tiết hóa các quy trình khác nhau. Hãy thu hút các bên liên quan chính tham gia vào quá trình phản hồi, thử nghiệm và hoàn thiện để đảm bảo tài liệu SOP này được cập nhật thường xuyên. Nền tảng ClickUp tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác, tạo/lập quy trình và theo dõi tiến độ để phân tích năng suất.
Sử dụng Mẫu SOP của ClickUp để thiết lập và duy trì các quy trình hiệu quả, đồng thời nâng cao hiệu suất hoạt động của tổ chức.
3. Mẫu quy trình
Mẫu Thủ tục của ClickUp cung cấp một phương pháp hợp lý để tạo và quản lý các thủ tục được xác định rõ ràng cho bất kỳ báo cáo hoặc nhiệm vụ dự án nào. Mẫu này phác thảo rõ ràng các luồng quy trình, xác định mục tiêu và cung cấp hướng dẫn từng bước, loại bỏ việc phỏng đoán và đảm bảo tính nhất quán trong tất cả các hoạt động và nhân sự.
Mẫu này bao gồm các trạng thái, trường, chế độ xem có thể tùy chỉnh và các tính năng quản lý dự án khác để hướng dẫn bạn xác định công việc, phạm vi, thu thập thông tin, tạo, xem xét và sửa đổi tài liệu quy trình.
Xác định mục tiêu, phác thảo các bước, phân công công việc, hợp tác với các bên liên quan, thiết lập thông báo, tổ chức cuộc họp và theo dõi tiến độ với mẫu này.
Cách viết quy trình công việc – Dễ dàng với các quy trình, công cụ và mẫu phù hợp
Nếu bạn đang gặp khó khăn với sự kém hiệu quả trong tổ chức của mình, hãy bắt đầu bằng việc xem xét các quy trình và chính sách của mình.
Chúng đã được áp dụng và tuân thủ bởi nhóm chưa? Nếu chưa, hãy triển khai các công cụ và mẫu phù hợp để tạo ra các quy trình hiệu quả trong toàn tổ chức.
ClickUp là một công cụ thân thiện với người mới bắt đầu để soạn thảo và quản lý các quy trình.
Đăng ký ClickUp miễn phí để tạo quy trình, hợp tác với các bên liên quan và đảm bảo mọi người làm việc hiệu quả.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Ví dụ về quy trình là gì?
Quy trình là một tập hợp các hướng dẫn từng bước hướng dẫn cá nhân thực hiện một công việc hoặc quy trình cụ thể.
Ví dụ: "Quy trình xử lý đơn đặt hàng" sẽ bao gồm các bước để tạo, phê duyệt và xử lý các đơn đặt hàng do một doanh nghiệp xử lý. Quy trình này lý tưởng nhất là chỉ định người khởi tạo đơn đặt hàng trong tổ chức của bạn và nêu chi tiết quy trình phê duyệt tổng thể như một phần của quy trình tiêu chuẩn hóa.
2. Làm thế nào để tạo ra một quy trình: phương pháp từng bước
Dưới đây là hướng dẫn tạo/lập quy trình từng bước:
- Bước 1: Xác định phạm vi của quy trình bằng cách nêu rõ mục tiêu cần đạt được
- Bước 2: Xác định các bên liên quan chính và chỉ định vai trò của họ để thiết lập trách nhiệm giải trình
- Bước 3: Cung cấp hướng dẫn chi tiết về các bước và hành động cần hoàn thành trong quá trình thực hiện quy trình
- Bước 4: Chỉ định địa điểm vật lý hoặc kỹ thuật số nơi lưu trữ và thực hiện quy trình
- Bước 5: Xác định dòng thời gian dành riêng cho từng bước được đề cập trong quy trình
- Bước 6: Truyền đạt lý do và cách thức quy trình đó là thiết yếu để đạt được các mục tiêu của tổ chức
- Bước 7: Tạo tài liệu quy trình toàn diện và thường xuyên xem xét, cập nhật
3. Thủ tục từng bước là gì?
Quy trình từng bước là một tập hợp các hướng dẫn chi tiết, tuần tự, hướng dẫn từng cá nhân thực hiện một công việc hoặc quy trình cụ thể. Quy trình này chia nhỏ một hoạt động phức tạp thành các thành phần dễ quản lý và dễ hiểu, và mỗi bước được xây dựng cẩn thận để đảm bảo tính rõ ràng và nhất quán.
Nó bao gồm ai chịu trách nhiệm cho từng bước, hành động cần thực hiện, nơi thực hiện công việc, thời gian hoàn thành và lý do tại sao chúng lại quan trọng. Khi được ghi chép lại, các bước này sẽ tạo thành một quy trình chuẩn hóa giúp nâng cao hiệu quả tổ chức.