Tại sao một số công ty lại thống nhất các ưu tiên chiến lược và hoạt động với hiệu quả cao nhất trong khi những công ty khác lại có một đống dự án không thành công?
Câu trả lời ngắn gọn là tuổi thọ của một chiến lược vận hành phụ thuộc vào việc triển khai hàng ngày.
Trong một cuộc khảo sát toàn cầu của ClickUp vào năm 2023 với hàng trăm nhà lãnh đạo doanh nghiệp, 35% số người được hỏi cho biết hiệu quả hoạt động là ưu tiên hàng đầu để kinh doanh thành công. Đây là lời kêu gọi hành động dành cho các Outcome Champions — những chuyên gia quản lý hoạt động điều phối nguồn lực, quy trình và con người để đạt được sự xuất sắc trong hoạt động. ✨
Câu hỏi cơ bản cần đặt ra trước khi thực hiện bất kỳ bước nào gồm hai phần: Chiến lược hậu cần và văn hóa của tổ chức bạn là gì, và làm thế nào để duy trì mối quan hệ hợp tác tốt nhất giữa tất cả các cấp lãnh đạo và nhóm để đạt được thành công?
Xây dựng chiến lược không chỉ là giải quyết vấn đề. Thay vào đó, chiến lược nên tận dụng khả năng của công nghệ và xây dựng một môi trường làm việc loại bỏ những ý kiến sợ hãi khi thử những ý tưởng mới. Và loại đổi mới đó là động lực cho cả công việc chiến lược và sản xuất.
Chiến lược vận hành là gì?
Chiến lược hoạt động là kế hoạch hành động hướng dẫn cách một công ty quản lý các quy trình và nguồn lực của mình để phù hợp với các mục tiêu chung của tổ chức. Các quy trình này bao gồm sản xuất và cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ mà công ty cung cấp.
Ngoài những thuật ngữ chuyên môn, còn có một khái niệm định hình văn hóa, năng suất và mục tiêu kinh doanh của nơi làm việc. Bất kỳ công ty nào, dù nhỏ, vừa hay lớn, đều thực hiện điều này để phù hợp với công việc họ đang làm, nơi họ làm việc và cách họ muốn khác biệt so với những công ty khác trong trường.
Mặc dù có thể được coi là trùng lặp với kế hoạch chiến lược, nhưng có một sự khác biệt cần lưu ý khi chúng ta tìm hiểu hướng dẫn này: Kế hoạch chiến lược thiết lập tầm nhìn và hướng đi chung cho tổ chức, thường được thực hiện hàng năm hoặc nửa năm một lần. Các mục tiêu chính của hoạt động mô tả các quy trình và công việc sẽ được sử dụng để hoàn thành công việc. ⚙️
Hãy cùng xem các ví dụ về chiến lược hoạt động của các lĩnh vực chức năng cụ thể trong tổ chức:
Các loại chiến lược vận hành nhằm cải thiện, tăng hiệu quả và thúc đẩy đổi mới
| Loại chiến lược | Thành tựu |
|---|---|
| Chiến lược năng lực cốt lõi | Tận dụng các thế mạnh độc đáo của công ty để đạt được lợi thế cạnh tranh, tập trung vào các kỹ năng hoặc công nghệ riêng biệt quyết định thành công trong kinh doanh |
| Chiến lược dẫn đầu về chi phí | Mục tiêu trở thành nhà cung cấp chi phí thấp nhất trong ngành, cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ chất lượng với giá thấp hơn đối thủ cạnh tranh |
| Chiến lược hướng đến khách hàng | Tích hợp công nghệ để nâng cao hiệu quả, tính linh hoạt và trải nghiệm khách hàng bằng cách áp dụng điện toán đám mây, phân tích dữ liệu, tự động hóa và các công cụ báo cáo kỹ thuật số |
| Chiến lược phân biệt/cạnh tranh chiến lược | Phân biệt sản phẩm hoặc dịch vụ, hướng tới chất lượng cảm nhận, tính năng độc đáo và lòng trung thành của khách hàng để chứng minh giá cao hơn |
| Chiến lược chuyển đổi số | Tạo động lực cho sự phát triển thông qua cải tiến liên tục, khuyến khích sự sáng tạo và đầu tư vào nghiên cứu và phát triển để duy trì sự cạnh tranh và phù hợp với thị trường |
| Chiến lược tăng cường sự tham gia của nhân viên | Nuôi dưỡng lực lượng lao động có động lực, cam kết bằng cách thúc đẩy văn hóa tích cực, tạo điều kiện phát triển và cho nhân viên tham gia vào quá trình ra quyết định |
| Chiến lược vận hành kho hàng | Bao gồm các khía cạnh khác nhau của quản lý hàng tồn kho (mua sắm, lưu trữ, phân phối và tối ưu hóa), để có đúng số lượng hàng hóa vào đúng thời điểm, địa điểm và chi phí |
| Chiến lược xuất sắc trong hoạt động | Tối ưu hóa quy trình để nâng cao hiệu quả, tiết kiệm chi phí và đảm bảo chất lượng, dựa trên các phương pháp cải tiến liên tục như Lean Six Sigma |
| Chiến lược gia công | Giao công việc cho các nhà cung cấp bên ngoài, giảm chi phí, tiếp cận chuyên môn và cho phép các nhóm nội bộ tập trung vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi |
| Chiến lược sản phẩm hoặc dịch vụ | Tập trung vào việc tạo ra các sản phẩm hoặc dịch vụ vượt quá mong đợi bằng cách tối ưu hóa toàn bộ vòng đời, từ ý tưởng đến hỗ trợ sau khi ra mắt |
| Chiến lược quản lý rủi ro | Bảo vệ doanh nghiệp bằng cách xác định, đánh giá và giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn thông qua các biện pháp kiểm soát và kế hoạch dự phòng |
Các chiến lược hoạt động này không loại trừ lẫn nhau. Và đây là tin tốt! Không ai muốn bị giới hạn trong một chiến lược kinh doanh duy nhất. Cách tiếp cận tích hợp cho phép các tổ chức tối ưu hóa hoạt động của mình cho các sản phẩm/dịch vụ, phân khúc khách hàng và thị trường khác nhau. 🎯
Khi một tổ chức đầu tư vào chiến lược và triển khai hoạt động, họ đang đầu tư vào năng suất của nhân viên. Với tầm nhìn trực tiếp về lý do và cách thức đằng sau công việc của mình, nhân viên không bị buộc phải đối mặt với mức độ mơ hồ cao.
Thay vào đó, họ được chuẩn bị sẵn các hướng dẫn rõ ràng để hoàn thành các công việc phù hợp.
Nếu bạn muốn bắt đầu khai thác quy trình và vạch ra các mục tiêu hoạt động ngay bây giờ, hãy tải xuống Mẫu kế hoạch hoạt động của ClickUp. Đã đến lúc dọn dẹp kho ý tưởng trong đầu để tạo không gian cho các dự án thú vị, hướng đến sự phát triển.
Mời các đồng nghiệp gần nhất tham gia và tổ chức một buổi workshop về kiến trúc hệ thống, dù là trực tiếp hay trực tuyến! 📧
Cho đến nay, chúng ta đã tìm hiểu về cơ chế hoạt động bên trong của chiến lược hoạt động. Hãy xem điều này trong thực tế.
Cách xây dựng các yếu tố của chiến lược hoạt động vào kế hoạch dự án
Hướng dẫn ngắn gọn này được thiết kế cho các nhà quản lý hoạt động để triển khai các quy trình và công việc kinh doanh cốt lõi tốt nhất vào các kế hoạch dự án.
Vậy, tại sao hướng dẫn này lại ngắn gọn như vậy? Lưu ý: Tất cả chúng ta đều đang ở trong cùng một bộ phim sitcom nhưng đọc những kịch bản khác nhau. Mặc dù có những mô hình kinh doanh và ngành công nghiệp mà chúng ta có thể phân loại, nhưng mỗi công ty đều có một bộ giá trị cốt lõi khác nhau phản ánh mục đích và nguyên tắc hướng dẫn của mình.
Vì lý do này, các hệ thống mà bạn sẽ đọc dưới đây là các yếu tố khóa thành công mà tất cả các chiến lược hoạt động cần có. Các nhóm có thể đạt được hiệu suất cao nhất bằng cách chỉ cần áp dụng một hiểu biết vào hành động!
Bước 1: Xác định những gì chiến lược hoạt động sẽ tác động hoặc chuyển đổi
Hãy nghĩ về quan điểm ngắn hạn (ưu tiên cạnh tranh) và tầm nhìn dài hạn (sự đánh đổi).
Kế hoạch ngắn hạn đáp ứng các yêu cầu tức thời của khách hàng, giúp phân bổ nguồn lực vào đúng nơi, đúng thời điểm và cung cấp các tiêu chuẩn để đánh giá hiệu suất của nhóm.
Kế hoạch dài hạn cho phép các tổ chức đầu tư vào các giải pháp công nghệ hiện đại, định hướng các cơ hội mở rộng thị trường và thiết kế lại hệ thống logistics.
Kế hoạch hoạt động của bạn nên có phạm vi hẹp hơn và tập trung vào các hoạt động và hành động hàng ngày cần thiết để thực hiện kế hoạch chiến lược. Chìa khóa để đảm bảo sự chấp thuận và hỗ trợ của lãnh đạo là nêu rõ giá trị, tính khả thi và sự phù hợp của kế hoạch của bạn.
Đây là nơi mà việc cùng nhau tạo ra các chỉ số KPI dễ đo lường với các nhóm và tất cả các cấp lãnh đạo là điều cần thiết để mang lại cho mỗi thành viên trong nhóm cảm giác quyền sở hữu đối với công việc của mình. 🔑
Bước 2: Xác định và bảo mật các tài nguyên thiết yếu cần thiết để thực hiện chiến lược thành công
Việc thành lập một nhóm công tác cho chiến lược hoạt động là nỗ lực của cả tập thể, đặc biệt là khi hợp tác với các nhóm khác. Các cộng tác viên trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị, nhân sự và nhiều lĩnh vực khác sẽ giúp lấp đầy khoảng trống kiến thức và thúc đẩy nâng cao hiệu quả, giảm chi phí và mang lại giá trị cao hơn.
Mỗi bộ phận đều có những công việc kinh doanh thường ngày để duy trì hoạt động. Nếu chiến lược hoạt động của bạn đòi hỏi một lượng thời gian đáng kể, cần phải có những cuộc hội thoại với các trưởng bộ phận về cách tiếp cận tốt nhất để giảm thiểu sự gián đoạn. 💬
Vì các nhà quản lý hoạt động có vai trò phức tạp và đa diện, những cuộc thảo luận này là những cơ hội để truyền đạt kiến thức, từ đó ảnh hưởng đến kết quả của các dự án.
Ba công cụ hữu ích — lập kế hoạch sức chứa, lập kế hoạch tài nguyên và lập bản đồ quy trình — sẽ giúp bạn loại bỏ sự phỏng đoán trong bước này.
- Kế hoạch sức chứa cho phép hiển thị liệu bạn có đủ tài nguyên công ty để đáp ứng nhu cầu của dự án hay không
- Kế hoạch tài nguyên trả lời câu hỏi: Các dự án mà tài nguyên của chúng ta hiện đang thực hiện là gì?
- Bản đồ thiết kế quy trình phác thảo trình tự các sự kiện, công việc và hoạt động liên quan đến một quy trình kinh doanh
Bước 3: Cùng nhau lập kế hoạch hành động để đảm bảo luồng vật liệu, thông tin và tài nguyên
Kế hoạch hành động này sẽ mất nhiều vòng để hoàn thành, nhưng ngay cả khi đó, nó vẫn chưa hoàn chỉnh vì các ưu tiên có thể thay đổi theo tình hình. Cách tốt nhất để đảm bảo tính minh bạch trong bất kỳ thay đổi nào của chiến lược là có một nguồn thông tin duy nhất để tham khảo lại và thực hiện các điều chỉnh nhỏ. ⚖️
Nội dung kế hoạch hành động của bạn sẽ khác nhau tùy thuộc vào mô hình kinh doanh và quy trình hoạt động của công ty bạn. Tối thiểu, nội dung tài liệu kế hoạch hành động của bạn phải bao gồm:
| Phần | Nội dung |
|---|---|
| Tiêu đề | Bắt đầu với một tên gọi ấn tượng phản ánh tác động hoặc trọng tâm của chiến lược vận hành |
| Giới thiệu | Cung cấp tổng quan ngắn gọn về chiến lược hoạt động, mục tiêu của chiến lược và lý do tại sao chiến lược này phù hợp với mục tiêu chiến lược của công ty |
| Tóm tắt | Tóm tắt các điểm nổi bật chính của kế hoạch hành động, bao gồm các mục tiêu được ưu tiên, người chịu trách nhiệm/người đóng góp công việc, dòng thời gian và kết quả mong đợi |
| Công việc và sáng kiến cấp cao | Phân tích quy mô và phạm vi của các công việc hoặc sáng kiến cần thiết để triển khai |
| Các nhóm chịu trách nhiệm | Chỉ định trách nhiệm của trưởng bộ phận/các cá nhân đóng góp, những người sẽ chịu trách nhiệm về mọi cập nhật, đánh giá và phê duyệt liên quan đến dự án |
| Dòng thời gian và cột mốc quan trọng | Vạch ra dòng thời gian cụ thể cho các hoạt động, kết quả đầu ra và các điểm kiểm tra kiểm soát chất lượng quan trọng, thể hiện tiến độ thực tế |
| Phụ thuộc | Đánh dấu các công việc phải hoàn thành trước khi các công việc khác có thể bắt đầu và giải quyết cách quản lý các phụ thuộc để tránh chậm trễ |
| Phân bổ tài nguyên | Chi tiết việc phân bổ nguồn lực, bao gồm ngân sách, nhân sự, công nghệ và vật liệu. Liệt kê bất kỳ hạn chế nào về nguồn lực, nếu có! |
| Đánh giá rủi ro và giảm thiểu rủi ro | Xác định rủi ro và thách thức tiềm ẩn với các kế hoạch dự phòng |
| Giao tiếp và tương tác với các bên liên quan | Mô tả kế hoạch truyền thông để giữ cho tất cả các bên liên quan được thông báo và mức độ tham gia của các bên liên quan |
| Tệp đính kèm | Bao gồm bất kỳ tài liệu hỗ trợ, nghiên cứu và dự án liên quan nào |
| Báo cáo và Giám sát | Chỉ định các chỉ số và KPI sẽ được sử dụng để đo lường tiến độ và thành công |
| Kế hoạch ngân sách và tài chính | Thêm các nguồn lực tài chính được phân bổ cho từng công việc hoặc sáng kiến |
Nếu bạn cảm thấy như thể vũ trụ đang chán nản và bắt đầu tự làm mọi việc vì bạn mất hơn một tuần để soạn thảo kế hoạch hành động, hãy thử ClickUp AI. Chúng tôi cung cấp cho bạn hơn 100 công cụ sử dụng các gợi ý dựa trên nghiên cứu, được điều chỉnh cho phù hợp với các vai trò cụ thể! 🤖
Bước 4: Tận dụng công nghệ và trở thành động lực thúc đẩy việc triển khai chiến lược
Các nhóm có cảm thấy thoải mái khi chia sẻ ý tưởng, mối quan tâm và phản hồi của mình không? Có sự gia tăng các dự án bị trì hoãn do thiếu trách nhiệm giải trình không? Các thành viên trong nhóm có hỏi: "Hôm nay tôi cần làm việc gì?"
Kỹ năng lãnh đạo, giao tiếp và giải quyết vấn đề của bạn là yếu tố quan trọng để chiến lược hoạt động thành công. Vì bạn làm việc giữa các nhóm khác nhau, bạn sẽ phải sắp xếp các thông tin khác nhau đến từ nhiều kênh khác nhau. 👨💻
Bạn sẽ cần một công cụ quản lý công việc phù hợp để giúp mọi người sẵn sàng thành công và truyền đạt kỳ vọng về việc thực hiện dự án. Nếu bạn nghĩ rằng kế hoạch hành động bạn đã viết ở bước 3 là "đủ tốt", hãy cân nhắc điều này:
Quản lý công việc thông qua kế hoạch hành động tĩnh có thể khiến các nhóm lớn hoặc các dự án phức tạp trở nên quá tải. Có quá nhiều thông tin và lộn xộn để cuộn qua hàng ngày. Phần mềm quản lý công việc và dự án chuyên dụng tạo nền tảng cho năng suất của cá nhân và nhóm trên quy mô lớn.
Các mô hình thủ công không thể theo kịp nhu cầu của lực lượng lao động nhanh nhẹn, và sự nhanh nhẹn là điều không thể thiếu trong thị trường hiện nay khi các trường hợp sử dụng AI phù hợp với ngành công nghiệp tiếp tục phát triển. Thời gian và sự chú ý của bạn nên dành cho các công việc và hoạt động có giá trị cao, giúp các nhóm tiến gần hơn đến mục tiêu của họ.
Hãy nghỉ ngơi một chút, sau đó tải xuống Mẫu kế hoạch hành động hàng ngày của ClickUp. Mẫu này có tất cả các thành phần cần thiết để tổ chức phân công nhiệm vụ, cột mốc, thời hạn và người đóng góp.
Là người dùng ClickUp, các nhóm và các bên liên quan của bạn có tất cả các nhiệm vụ và tài liệu trong tầm tay để theo dõi chặt chẽ tiến độ trong suốt giai đoạn triển khai!
Cảnh báo: Chi phí ẩn của các lối tắt
Thật dễ dàng để đánh giá thấp tác động của những công việc nhỏ, có vẻ bình thường nhưng tích lũy theo thời gian. Tuy nhiên, những công việc "để sau làm" này có thể nhanh chóng trở thành vấn đề của cả nhóm nghiêm trọng.
Hãy xem xét kỹ hơn các chi phí ẩn của các lối tắt:
- Nợ văn hóa nơi làm việc: Nợ văn hóa nơi làm việc là những hậu quả tiêu cực của việc bỏ qua văn hóa và giá trị cốt lõi của công ty, như tinh thần làm việc của nhân viên thấp, tỷ lệ nhân viên rời bỏ công ty cao và năng suất giảm, có thể gây hại cho thành công lâu dài của công ty
- Nợ kỹ thuật: Nợ kỹ thuật phát sinh khi phần mềm hoặc giải pháp công nghệ được phát triển nhanh chóng hoặc với các phương pháp mã hóa không tối ưu để đáp ứng nhu cầu trước mắt
- Nợ quy trình: Nợ quy trình đề cập đến việc tích tụ các điểm yếu và thiếu sót trong quy trình làm việc và thủ tục của tổ chức theo thời gian
- Nợ kiến thức: Nợ kiến thức xảy ra khi tổ chức không đầu tư vào việc học tập và phát triển liên tục cho nhân viên của mình
Giải quyết bất kỳ khoản nợ nào là nỗ lực của cả nhóm. Dưới đây là một số phương pháp nhanh chóng để tăng năng suất và giải quyết các công việc nhỏ với tác động tối thiểu đến các sáng kiến sản xuất của bạn:
- Xếp hạng công việc theo mức độ ưu tiên: Xếp hạng công việc theo ma trận Eisenhower (công việc khẩn cấp và quan trọng được ưu tiên trước, tiếp theo là công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp)
- Khối phiên nhóm: Lên lịch các khối thời gian tập trung cho các công việc nhỏ, tránh làm nhiều việc cùng lúc để giảm thiểu sự phân tâm
- Gộp công việc: Gộp các công việc tương tự lại với nhau và xử lý chúng theo đợt để giảm thiểu việc chuyển đổi bối cảnh
- Phân công khi thích hợp: Phân công các mục hành động và công việc mà các thành viên khác trong nhóm của bạn có thể xử lý
Bây giờ, quay trở lại chương trình thường lệ của chúng ta! 🎬
Bước 5: Đặt danh sách kiểm tra và quy tắc ra quyết định để cải tiến liên tục
Xem xét rằng các công việc thường ngày và các dự án đặc biệt khác đang diễn ra đồng thời trong khối lượng công việc của bạn, làm thế nào để duy trì động lực của nhóm trong kế hoạch hoạt động?
Bắt đầu với các câu hỏi để giúp nhóm quản lý hoạt động thu thập và phân tích dữ liệu một cách có hệ thống trên bảng điều khiển tập trung. Điều này sẽ giảm bớt gánh nặng nhận thức và cho phép các thành viên trong nhóm đưa ra quyết định một cách tự tin.
Các danh sách kiểm tra và quy tắc này có thể chi tiết tùy theo nhu cầu sử dụng nội bộ của bạn. Nếu điều này giúp đánh giá tính hữu ích thực sự của chúng, hãy thực hiện thử nghiệm với những người thụ hưởng. Cung cấp chúng cho các trưởng dự án, các bên liên quan và lãnh đạo cấp cao để xác nhận xem họ có tập trung vào các câu hỏi phù hợp để đánh giá việc triển khai hàng ngày hay không. 📊
Vậy, các nhà quản lý hoạt động có thể áp dụng danh sách kiểm tra và quy tắc ra quyết định ở cấp độ chiến thuật như thế nào khi họ phải đối mặt với dòng thời gian chặt chẽ?
Mang đến trải nghiệm nhất quán cho nhóm của bạn với lịch trình định kỳ.
Dưới đây là phân tích chi tiết các công việc chiến lược hoạt động theo từng giai đoạn. Bạn có nhận thấy điều gì có thể bổ sung vào lịch trình cá nhân hoặc của nhóm mình không? 🗓️
Giải quyết các vấn đề hoặc trở ngại một cách siêng năng để ngăn chặn chúng leo thang thành các vấn đề nghiêm trọng hơn
Xem xét tiến độ hàng ngày và kiểm tra các vấn đề quan trọng hoặc tắc nghẽn
Xem xét việc phân bổ tài nguyên và phân phối khối lượng công việc để các nhóm được cân bằng và không ai bị quá tải
Đánh giá các rủi ro mới xuất hiện trong tuần và cập nhật kế hoạch giảm thiểu rủi ro
Thu thập phản hồi từ các thành viên trong nhóm về tiến độ công việc và trải nghiệm của họ
Tổ chức các buổi đánh giá sau dự án hoặc tổng kết để ghi lại các bài học kinh nghiệm từ các dự án đã hoàn thành để tham khảo trong tương lai
Xem xét kế hoạch tài nguyên dài hạn và nhu cầu phát triển lực lượng lao động dựa trên danh mục dự án đang phát triển
Xác minh rằng các dự án đang thực hiện và sắp thực hiện phù hợp với mục tiêu và ưu tiên chiến lược tổng thể của tổ chức
Thu thập và phân tích phản hồi của khách hàng và các bên liên quan về kết quả và hiệu suất dự án
Đánh giá xem các dự án có đang đi đúng hướng để đạt được mục tiêu hay không và thực hiện các điều chỉnh cần thiết cho kế hoạch dự án
Xem xét ngân sách dự án và hiệu quả tài chính
Bước tiếp theo là gì?
Với khung chiến lược vận hành mới được trang bị, áp dụng nó vào bối cảnh hoạt động và quy trình của công ty bạn. Từ quản lý chuỗi cung ứng đến phần mềm và mọi khía cạnh khác, bạn sẽ có các công cụ để điều phối ngay cả những chiến lược vận hành phức tạp nhất. 💪
Cuối cùng, nếu bạn từng trải qua tiến độ công việc chậm chạp, có thể là do bạn không tập trung vào những việc đúng đắn vào đúng thời điểm. Đừng lo lắng, bạn hoàn toàn có thể yêu cầu đồng nghiệp thách thức quan điểm của bạn khi bạn gặp khó khăn.
Hãy tin tưởng nhóm ClickUp như một đồng nghiệp của bạn và liên hệ nếu bạn cần trợ giúp để thoát khỏi vòng luẩn quẩn của việc triển khai không thành công. Chúc bạn lập kế hoạch thành công! ✍️