Bạn đã từng thiếu nhân sự, vượt ngân sách và lo lắng về việc hoàn thành dự án đúng hạn khi dự án đang ở giai đoạn giữa? 👀
Nếu vậy, bạn sẽ vui mừng khi biết rằng có một cách để giảm thiểu khả năng điều đó xảy ra lần nữa. Hãy bắt đầu lập kế hoạch sức chứa.
Còn được gọi là lập kế hoạch nhu cầu hoặc dự báo nhu cầu, lập kế hoạch sức chứa là một yếu tố quan trọng trong quản lý dự án. Khi được thực hiện đúng, nó có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian, năng lượng và chi phí cho dự án của bạn.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ định nghĩa các loại chiến lược lập kế hoạch sức chứa khác nhau và cung cấp cho bạn một quy trình để bắt đầu, kèm theo các ví dụ và mẫu để giúp bạn dễ dàng hơn. Áp dụng các nguyên tắc này vào dự án tiếp theo của bạn và xem luồng công việc trở nên dễ dàng hơn bao nhiêu!
Kế hoạch sức chứa là gì?
Mục tiêu của lập kế hoạch sức chứa là ước lượng nhu cầu tài nguyên để hoàn thành một dự án cụ thể trong một khung thời gian nhất định.
Kế hoạch sức chứa hiệu quả cần xem xét:
- Công việc cần hoàn thành là bao nhiêu và thời gian dự kiến để hoàn thành
- Kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc đó
- Các thành viên trong nhóm có thể tham gia công việc của dự án
- Thời gian mà các nhóm có thể dành cho việc này
- Các tài liệu, thiết bị hoặc phần mềm cần thiết
- Giới hạn của ngân sách dự án
Lập kế hoạch sức chứa về cơ bản là một phương trình cung và cầu. Nói cách khác, bạn có đủ nguồn lực cần thiết khi cần không? ⚖️
Nếu không, bạn sẽ cần lập kế hoạch để có được chúng vào đúng thời điểm. Ví dụ, có thể bạn cần tăng cường nhân sự hoặc mượn nguồn lực từ bộ phận khác để giúp đỡ tạm thời. Mặt khác, nếu bạn có sức chứa dư thừa, bạn có thể chuyển hướng sang các sáng kiến khác.
Lập kế hoạch sức chứa tài nguyên chỉ là bước đầu tiên trong quản lý tài nguyên. Sau khi hoàn thành kế hoạch, bạn sẽ cần phân bổ các tài nguyên đó cho phần cụ thể của dự án mà chúng phù hợp nhất.
Sau đó, bạn sẽ theo dõi việc sử dụng tài nguyên của dự án để kiểm tra xem ước tính của bạn có chính xác hay không. Nếu các tài nguyên đó đang bị sử dụng quá mức hoặc không được sử dụng hết, hoặc nhu cầu sức chứa của bạn thay đổi, bạn có thể nhanh chóng thực hiện bất kỳ điều chỉnh cần thiết nào để cải thiện việc phân bổ tài nguyên.
Lợi ích của lập kế hoạch sức chứa
Khi bạn lập kế hoạch sức chứa tốt, toàn bộ dự án sẽ được hưởng lợi theo nhiều cách:
- Cải thiện quản lý chuỗi cung ứng: Lập kế hoạch nguồn lực tốt đảm bảo bạn không phải đối mặt với tình trạng thiếu nguyên liệu hoặc thiết bị. Bạn sẽ có những gì cần thiết để tiếp tục sản xuất theo kế hoạch dự án của mình
- Các nhóm làm việc hiệu quả hơn: Kế hoạch sức chứa nhân lực được cân nhắc kỹ lưỡng giúp quản lý khối lượng công việc trở nên dễ dàng. Bạn biết sức chứa và kỹ năng của nhóm mình, do đó có thể đảm bảo mọi người đều làm việc ở mức tối ưu, dẫn đến mức độ hài lòng của nhóm cao và giảm thiểu tình trạng kiệt sức
- Giảm thiểu sự kém hiệu quả trong quy trình: Làm rõ các yếu tố phụ thuộc trong dự án và lập kế hoạch nguồn lực tốt sẽ giúp bạn phân bổ đủ nguồn lực đến đúng nơi. Điều này giúp tránh được các tắc nghẽn làm lãng phí thời gian và giảm năng suất sản xuất
- Giảm tình trạng hết hàng: Với kế hoạch sức chứa sản phẩm tốt, bạn sẽ luôn có thể cung cấp cho khách hàng những gì họ muốn khi họ muốn, đảm bảo họ chi tiền cho bạn, không phải cho đối thủ cạnh tranh của bạn
- Ra quyết định tốt hơn: Khi bạn có kế hoạch quản lý yêu cầu rõ ràng cùng với khả năng quản lý sức chứa tốt, bạn sẽ có thể đưa ra quyết định sáng suốt ở mỗi bước, ngay cả khi tình hình thay đổi hoặc bạn muốn mở rộng quy mô
- Quy trình có thể tái sử dụng: Sau khi thử nghiệm chiến lược lập kế hoạch sức chứa và biết rằng nó hiệu quả, bạn có thể tái sử dụng kế hoạch đó làm mẫu cho các dự án trong tương lai, để không phải bắt đầu lại từ đầu mỗi lần
- Lợi nhuận cao hơn: Với tất cả các quy trình được tối ưu hóa và tỷ lệ sử dụng tài nguyên hiệu quả, chi phí được giảm thiểu, từ đó cải thiện lợi nhuận ròng của doanh nghiệp
- Các bên liên quan hài lòng: Khi mọi việc diễn ra suôn sẻ và lợi nhuận tăng cao, các bên liên quan của bạn có khả năng sẽ hài lòng
Sử dụng ClickUp để thiết lập thứ tự hoạt động rõ ràng bằng cách thêm các phụ thuộc "khối" hoặc "chờ" giữa các nhiệm vụ
Như bạn có thể đã biết, lập kế hoạch sức chứa thành công không phải là vấn đề phỏng đoán. Nó đòi hỏi dữ liệu thực tế và lập kế hoạch kịch bản — cộng với một chút trực giác. May mắn thay, các mẫu và chiến lược lập kế hoạch sức chứa đã được thử nghiệm và kiểm chứng sẵn sàng hỗ trợ bạn, được hỗ trợ bởi một loạt các công cụ lập kế hoạch sức chứa.
Chiến lược lập kế hoạch sức chứa
Có một số cách khác nhau để tiếp cận lập kế hoạch sức chứa. Mỗi phương pháp có ưu và nhược điểm riêng, phù hợp với các loại hình kinh doanh và mức độ rủi ro khác nhau. Hãy cùng xem chúng có gì đặc biệt.
Chiến lược xử lý độ trễ
Lập kế hoạch sức chứa trễ là chiến lược bảo thủ nhất. Mục tiêu của nó là đáp ứng nhu cầu thực tế trong một kỳ nhất định — và không hơn.
Lợi ích của chiến lược thời gian thực này là bạn không lãng phí tài nguyên vì chỉ phải trả tiền cho những gì bạn cần. Tuy nhiên, nếu nhu cầu của khách hàng thay đổi, chẳng hạn như bạn đang điều hành một nhà hàng và đột nhiên có một lượng khách hàng đổ về, thì có thể sẽ có sự chậm trễ trước khi bạn có thể tăng sức chứa để đáp ứng nhu cầu đó.
Khách hàng thường không nổi tiếng là những người kiên nhẫn, vì vậy họ có thể chuyển sang đối thủ cạnh tranh của bạn thay vì chờ bạn bắt kịp. Do đó, bạn có thể mất tiền trong ngắn hạn và có thể cả trong dài hạn nếu họ thích những gì đối thủ cạnh tranh của bạn cung cấp.
Chiến lược này thường được sử dụng bởi các công ty bán sản phẩm hoặc dịch vụ có giá trị cao hoặc những công ty biết rằng sự trung thành của khách hàng là điều chắc chắn.
Lãnh đạo chiến lược
Lập kế hoạch sức chứa trước là một cách làm có tầm nhìn xa hơn. Ở đây, bạn lập kế hoạch nhu cầu sức chứa dựa trên nhu cầu dự kiến trong một kỳ nhất định. Điều này giúp bạn tận dụng bất kỳ sự gia tăng đột biến nào trong doanh số, ví dụ như vào các ngày lễ hoặc thời điểm nhất định trong năm. 📊
Tuy nhiên, nó cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro hơn. Nếu dự báo nhu cầu trong kỳ đó quá lạc quan, bạn có thể bị tồn kho hàng hóa không bán được hoặc nhân viên ngồi không làm gì mà chỉ tốn tiền của bạn.
Nhiều doanh nghiệp bán lẻ sử dụng chiến lược này để lập kế hoạch cho các kỳ cao điểm có nhu cầu cao và ổn định theo mùa, như các kỳ nghỉ lễ.
Phù hợp với chiến lược
Kế hoạch sức chứa phù hợp nằm giữa hai thái cực này. Mục đích của kế hoạch này là tìm ra điểm trung gian bằng cách theo dõi chặt chẽ biến động thị trường và lập kế hoạch sức chứa thường xuyên. Kế hoạch này cũng bao gồm lập kế hoạch dự phòng cho các nguồn lực sẵn có để bạn biết chính xác việc cần làm khi có thay đổi.
Ví dụ: nếu nhu cầu tăng, ban đầu bạn có thể chỉ tăng sức chứa một chút nhưng chuẩn bị sẵn các nguồn lực khác để sử dụng khi cần thiết. Điều này cho phép bạn tận dụng cơ hội mà không cần commit nguồn lực quá sớm.
Chiến lược này không rủi ro như phương pháp chậm trễ và vẫn cho phép khả năng mở rộng. Vì lý do này, đây là một chiến lược tốt cho nhiều doanh nghiệp. ✅
Cách triển khai quy trình lập kế hoạch sức chứa
Kế hoạch sức chứa hiệu quả đòi hỏi phải thực hiện một số bước để đảm bảo bạn đã bao quát tất cả các khía cạnh.
Bạn có thể thực hiện kế hoạch sức chứa trong Excel — và cách này chắc chắn tốt hơn nhiều so với việc làm thủ công bằng giấy và máy tính. Tuy nhiên, bảng tính Excel không phải là phần mềm lập kế hoạch sức chứa tốt nhất hiện có.
Có rất nhiều tài nguyên hữu ích về lập kế hoạch sức chứa trực tuyến, và một trong những tài nguyên tốt nhất là ClickUp.
ClickUp là công cụ quản lý dự án và năng suất tất cả trong một, được trang bị để giúp bạn lập kế hoạch sức chứa. Hãy xem cách bạn có thể sử dụng nó để thực hiện các bước của quy trình.
Bước 1: Hiểu yêu cầu của dự án
Hãy nhớ rằng mục tiêu của bạn ở đây là đảm bảo bạn có tất cả các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án thành công. Vì vậy, điều quan trọng là bắt đầu bằng việc kiểm tra chính xác những việc cần làm.
Tốt nhất, bạn nên có tài liệu về phạm vi dự án hoặc điều lệ dự án. Nếu không, hãy ghi lại tất cả các bước của dự án một cách chi tiết nhất có thể, cùng với khung thời gian, ưu tiên và các yếu tố phụ thuộc. Bạn có thể sử dụng Tài liệu ClickUp, Bảng trắng ClickUp hoặc biểu đồ Gantt. 📝
Bước 2: Ước tính sức chứa bạn cần
Sử dụng kế hoạch dự án của bạn để ước lượng thời gian cần thiết để hoàn thành từng bước của dự án. Để làm việc này, hãy sử dụng kiến thức và kinh nghiệm của bạn cùng với bất kỳ dữ liệu lịch sử nào bạn có sẵn — và đừng ngại tham khảo ý kiến của những người khác có thể giúp đỡ bạn. Sau đó, cộng số giờ ước lượng để có tổng số giờ.
Nếu có những kỹ năng cụ thể cần thiết cho các bước khác nhau, hãy đánh dấu chúng vì chúng sẽ cần được phân bổ cho những người cụ thể. Xác định những người bạn muốn có trong nhóm của mình, đặc biệt là những người có kỹ năng chuyên môn mà bạn cần. Ngoài ra, hãy lập danh sách các tài liệu hoặc thiết bị bạn có thể cần. 💻
Bước 3: Kiểm tra sức chứa hiện tại của nhóm
Chế độ xem Khối lượng công việc của ClickUp được thiết kế để giúp bạn đảm bảo tất cả thành viên trong nhóm làm việc một cách tối ưu.
Chức năng chế độ xem Khối lượng công việc sử dụng các công việc bạn phân bổ và khung thời gian ước lượng của bạn để hiển thị chính xác khối lượng công việc mà mỗi thành viên trong nhóm có hoặc không có. 🏖️
Khối lượng công việc của thành viên nhóm được hiển thị dưới dạng biểu đồ thanh tương ứng với sức chứa của họ, tức là thời gian họ có thể làm việc trong một tuần, hai tuần hoặc một tháng (bạn chọn khung thời gian). Bạn có thể dễ dàng xem chính xác họ còn bao nhiêu thời gian để nhận thêm công việc. Và nếu muốn tìm hiểu chi tiết hơn, bạn chỉ cần nhấp để xem các công việc cụ thể mà họ đang bận rộn.
Bước 4: Chú ý đến khoảng cách
Giờ bạn đã biết nhóm của mình có bao nhiêu băng thông để thực hiện dự án mới, bạn có thể tính toán bất kỳ khoảng trống nào về sức chứa. Ví dụ: giả sử dự án yêu cầu 200 giờ cho một loại công việc cụ thể mỗi tuần, nhưng nhóm của bạn chỉ có 100 giờ sức chứa khả dụng. Khi đó, bạn sẽ cần thuê nhân viên tạm thời hoặc freelancer cho 100 giờ còn lại. 🙋♀️
Bước 5: Liên tục theo dõi sức chứa
Dự toán là bước thiết yếu để bắt đầu lập kế hoạch sức chứa, nhưng mọi thứ luôn thay đổi và cuộc sống thực tế không phải lúc nào cũng diễn ra theo kế hoạch. Một số công việc có thể mất nhiều thời gian hơn bạn nghĩ, phạm vi công việc có thể mở rộng hoặc thành viên trong nhóm có thể bị ốm.
Theo dõi chặt chẽ tiến độ công việc để có thể điều chỉnh kế hoạch sức chứa trong quá trình thực hiện. Sử dụng Bảng điều khiển có thể tùy chỉnh của ClickUp để xem phân tích thời gian thực và nhanh chóng tạo báo cáo khi cần, để bạn luôn biết những gì đang xảy ra và có thể phản ứng nhanh với bất kỳ vấn đề nào. 🚩
Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về cách tối ưu hóa kế hoạch sức chứa, hãy đăng ký miễn phí khóa học của ClickUp University về cách Tối đa hóa kế hoạch sức chứa với chế độ xem khối lượng công việc.
Ví dụ và mẫu kế hoạch sức chứa
Hãy cùng xem các chiến lược và quy trình này có thể được áp dụng vào các tình huống thực tế như thế nào bằng cách sử dụng Mẫu khối lượng công việc của nhân viên của ClickUp.
Ví dụ về chiến lược chậm trễ
Riley là giám đốc sản xuất của một doanh nghiệp nhỏ chuyên sản xuất túi xách thủ công độc quyền. Họ biết số lượng túi xách bán ra hàng tháng qua cửa hàng trực tuyến và lập kế hoạch phù hợp. 👜
Một ngày nọ, công ty gặp may mắn khi một người có ảnh hưởng phát hiện ra sản phẩm của họ. Cô ấy quảng cáo chiếc túi yêu thích của mình trên kênh YouTube và TikTok, và đột nhiên, mọi người đều muốn có một chiếc. Đơn đặt hàng ồ ạt đổ về, và công ty nhanh chóng hết hàng.
Công ty tận dụng cơ hội này và tạo danh sách chờ cho túi, đồng thời công bố danh sách này trên các kênh của mình. Riley thực hiện lập kế hoạch sức chứa trong mẫu khối lượng công việc và nhận ra rằng họ phải thêm ba thợ làm túi lành nghề vào nhóm bốn người. Điều này sẽ tăng mức tồn kho đủ để đáp ứng nhu cầu mới.
Sẽ mất một thời gian để tuyển dụng nhân viên mới và đạt tốc độ sản xuất tối đa, nhưng chiến lược trì hoãn có hiệu quả trong trường hợp này vì đây là sản phẩm độc quyền — và danh sách chờ được công bố rộng rãi khiến sản phẩm này càng trở nên độc quyền hơn. Khách hàng sẵn sàng chờ đợi và hào hứng khi cuối cùng nhận được túi xách của mình.
Ví dụ về chiến lược dẫn đầu
Alex là giám đốc dự án của một công ty tiếp thị. Công ty vừa giành được hợp đồng sản xuất tài liệu tiếp thị cho một công ty lớn, bắt đầu trong hai tháng nữa, và còn có một hợp đồng khác đang trong quá trình đàm phán.
Khi Alex sử dụng mẫu lập kế hoạch sức chứa, họ nhận ra rằng không thể nào nhóm sáu người hiện tại có thể xử lý thêm giờ làm việc cho hai hợp đồng này mà không phải làm thêm giờ nhiều. 🕜
Vì vậy, trong khi hợp đồng đầu tiên vẫn đang được hoàn tất và trước khi hợp đồng thứ hai được xác nhận, họ tiến hành phỏng vấn và tuyển dụng bốn nhân viên mới. Đến khi hợp đồng đầu tiên chính thức bắt đầu, các nhân viên mới đã nắm vững công việc và sẵn sàng bắt tay vào công việc.
Alex đang chấp nhận một số rủi ro vì các hợp đồng chưa được ký kết và có thể xảy ra sự cố, nhưng họ đang đặt cược vào khả năng cả hai hợp đồng sẽ được ký kết. Công ty cũng có thể sử dụng thực tế là họ đã có một nhóm có thể đảm đương công việc này làm điểm bán hàng cho hợp đồng thứ hai.
Tất nhiên, nếu họ không giành được hợp đồng thứ hai, nhóm của họ sẽ có sức chứa dư thừa. Khi đó, họ sẽ nhanh chóng cần tìm kiếm thêm kinh doanh hoặc cho một số nhân viên dư thừa nghỉ việc.
Ví dụ về chiến lược phù hợp
Jamie quản lý một nhóm gồm tám nhân viên trung tâm cuộc gọi làm việc theo ca cho một doanh nghiệp bán lẻ. 🎧
Công ty sắp thực hiện một chương trình khuyến mãi đặc biệt có khả năng thu hút nhiều sự quan tâm. Họ có thể nhận được nhiều cuộc gọi thêm đến trung tâm liên lạc, nhưng cũng có nhiều thông tin trên trang web và các kênh khác.
Jamie sử dụng mẫu khối lượng công việc và tính toán rằng mỗi nhân viên có một sức chứa nhất định, nhưng nếu họ nhận quá nhiều cuộc gọi, họ sẽ cần sự trợ giúp thêm. Thay vì thuê thêm nhân viên, họ yêu cầu một số thành viên nhóm ca thay thế sẵn sàng trực.
Chiến lược phù hợp cho phép Jamie thận trọng trong các quyết định của mình, chỉ huy động thêm nhân lực khi cần thiết. Sẽ không có chi phí không cần thiết nếu không cần thêm thành viên trong nhóm. Tuy nhiên, nếu cần huy động thêm thành viên, doanh thu tăng từ các cuộc gọi điện thoại bổ sung sẽ đủ để bù đắp chi phí.
Nắm vững kế hoạch sức chứa để giúp doanh nghiệp phát triển
Lập kế hoạch năng lực giúp bạn hiểu chính xác lượng công việc mà nhóm của bạn có thể xử lý. Nó so sánh năng lực hiện tại với nhu cầu sắp tới và xác định xem bạn có cần thuê thêm nhân viên hay không. Điều này đảm bảo hiệu quả, năng suất và ra quyết định tốt hơn, tất cả đều dẫn đến lợi nhuận cao hơn. 🙌
Phương pháp trễ là chiến lược lập kế hoạch sức chứa bảo thủ nhất, chỉ tăng tài nguyên khi nhu cầu đã được chứng minh. Phương pháp dẫn trước là phương pháp chủ động với rủi ro và lợi ích tiềm năng cao hơn, trong khi chiến lược phù hợp nhằm tìm kiếm sự cân bằng giữa hai phương pháp cực đoan này. Mỗi chiến lược phù hợp với các loại hình kinh doanh và tình huống khác nhau, nhưng sức mạnh nằm ở việc lập kế hoạch tốt.
Đăng ký miễn phí và bắt đầu sử dụng ClickUp để thành thạo quản lý sức chứa ngay hôm nay. ✨