"Phản ứng với thay đổi hơn là tuân theo kế hoạch" là trụ cột thứ tư của tuyên ngôn Agile. Nó tóm tắt ý nghĩa của "Agile", mong muốn các nhóm chấp nhận thay đổi và phát triển năng động theo nhu cầu kinh doanh luôn thay đổi.
Điều này có nghĩa là bạn cần các thành viên và quản lý nhóm có khả năng thích ứng với thay đổi và có kỹ năng và năng lực để điều chỉnh khi tình huống yêu cầu. Lập kế hoạch sức chứa linh hoạt giúp bạn thực hiện điều đó.
Lập kế hoạch sức chứa linh hoạt là gì?
Lập kế hoạch năng lực linh hoạt là quá trình đánh giá lượng thời gian sản xuất có sẵn trong mỗi sprint. Các nhà quản lý dự án sử dụng lập kế hoạch năng lực linh hoạt để lên lịch công việc và quản lý việc phân phối phần mềm.
Kế hoạch sức chứa linh hoạt là hàm của các yếu tố sau.
- Thời gian của sprint: Thông thường là hai tuần hoặc mười ngày làm việc
- Kích thước của nhóm: Số lượng thành viên nhóm có sẵn cho sprint
- Tính sẵn sàng của nhóm: Số giờ mà các thành viên nhóm có thể làm việc, trừ đi thời gian nghỉ phép và ngày lễ
- Tỷ lệ sử dụng: Thời gian mà nhóm có thể làm việc để đạt được các mục tiêu của sprint, thường là 0,6-0,8
Nếu bạn cảm thấy bối rối với tất cả các thuật ngữ, đây là một từ điển thuật ngữ Agile Scrum hữu ích.
Mặc dù agile là một phương pháp bắt đầu từ thực tiễn phát triển phần mềm, nhưng gần đây nó đã được các nhóm trong nhiều lĩnh vực khác nhau áp dụng. Các công ty quảng cáo kỹ thuật số, nhóm viết nội dung, doanh nghiệp thương mại điện tử, v.v. sử dụng các phương pháp agile như Kanban hoặc Scrum để cung cấp dịch vụ hiệu quả.
Nếu bạn là quản lý dự án không thuộc lĩnh vực phát triển phần mềm và muốn áp dụng các phương pháp agile, mẫu Quản lý dự án agile của ClickUp là một lựa chọn tuyệt vời để bắt đầu.
Bạn có thể sử dụng biểu mẫu đi kèm để sắp xếp các yêu cầu vào danh sách công việc tồn đọng, sử dụng sprint để thực hiện các nhiệm vụ và tổ chức các buổi họp nhanh như standup và retro, tất cả đều trong ClickUp.
Sức chứa của nhóm so với tốc độ của nhóm trong Agile
Sức chứa của nhóm và tốc độ của nhóm là hai chỉ số quan trọng mà các nhóm phát triển phần mềm linh hoạt sử dụng.
Sức chứa của nhóm là số giờ phát triển có sẵn cho mỗi sprint. Tốc độ của nhóm là số điểm câu chuyện mà một nhóm có thể phát triển trong mỗi sprint.
Dựa trên tốc độ của nhóm trong quá khứ, người quản lý dự án agile hoặc scrum master ước tính sức chứa trong tương lai và lên lịch các câu chuyện người dùng cho các nhà phát triển.
Lợi ích và tầm quan trọng của lập kế hoạch sức chứa linh hoạt
Phát triển phần mềm Agile đòi hỏi sự rõ ràng trong sự hỗn loạn. Ngay cả khi các yêu cầu kinh doanh thay đổi, nhóm scrum vẫn thích ứng và tiếp tục mà không mất đà. Kế hoạch sprint dựa trên sức chứa đảm bảo điều này.
Cung cấp phần mềm đáng tin cậy: Với kế hoạch sức chứa chính xác, các nhóm agile có thể dự báo nỗ lực kỹ thuật tốt hơn, tạo ra khả năng dự đoán cao hơn. Do đó, họ có thể đưa ra những cam kết khả thi và thực hiện những gì đã hứa.
Tăng cường niềm tin: Khi việc phân phối phần mềm đáng tin cậy và có thể dự đoán được, niềm tin giữa các nhóm kinh doanh và kỹ thuật sẽ cao hơn. Điều này thúc đẩy sự hợp tác và đổi mới.
Chất lượng phần mềm tốt hơn: Lập kế hoạch năng lực Agile thiết lập một cấu trúc cho những gì có thể đạt được một cách hợp lý trong mỗi sprint. Điều này đảm bảo rằng các nhóm không cắt giảm công việc và tuân thủ các phương pháp hay nhất.
Quản lý ngân sách chính xác: Khi các nhà quản lý dự án có thể dự báo chính xác sức chứa của nhóm, họ cũng có thể quản lý tài nguyên và ngân sách hiệu quả hơn. Nếu bạn đang sử dụng công cụ quản lý dự án như ClickUp, ngân sách và báo cáo chi phí cũng có thể được tính toán tự động dựa trên dữ liệu sử dụng sức chứa.
Nâng cao tinh thần làm việc của nhóm: Kế hoạch sức chứa được thực hiện dựa trên tình trạng sẵn sàng của các thành viên trong nhóm trong mỗi sprint. Các thành viên trong nhóm thể hiện sự cam kết và gắn bó cao hơn với dự án khi họ tự chọn lượng công việc có thể hoàn thành.
Cải tiến quy trình: Những hiểu biết từ kế hoạch sức chứa cũng phục vụ cho các phương pháp cải tiến quy trình khác nhau. Chúng giúp đánh giá hiệu suất, năng suất và chất lượng công việc của nhóm, từ đó xây dựng hiệu quả tích lũy theo thời gian.
Kế hoạch năng lực linh hoạt tốt mang lại lợi ích cho tất cả các bên liên quan đến dự án. Nó giúp các quản lý dự án điều hướng việc thực hiện theo đúng hướng và duy trì cam kết. Nó hỗ trợ các thành viên trong nhóm phát huy hết tiềm năng của mình. Quan trọng nhất, nó xây dựng lòng tin và sự tin cậy cho nhóm kỹ sư trong các bên liên quan đến kinh doanh.
Một hoạt động quan trọng đối với sự thành công của dự án phát triển phần mềm không thể thiếu những thách thức. Hãy cùng khám phá một số thách thức và cách vượt qua chúng.
Những thách thức của lập kế hoạch sức chứa linh hoạt
Mặc dù trông có vẻ đơn giản, nhưng lập kế hoạch năng lực linh hoạt liên quan đến nhiều yếu tố cần được ước tính chính xác trước. Một số biến số khóa có thể ảnh hưởng đến lập kế hoạch năng lực linh hoạt như sau.
Ổn định nhóm: Để lập kế hoạch sức chứa linh hoạt hiệu quả, bạn cần một nhóm ổn định. Nếu bạn có sức chứa 40 giờ trong một sprint và 400 giờ trong một sprint khác, bạn sẽ không thể tận dụng được bất kỳ lợi ích nào.
Năng suất cá nhân: Kỹ năng và năng suất của các thành viên trong nhóm có thể rất khác nhau. Một thực tập sinh có thể cần 10 giờ để hoàn thành một công việc mà một nhân viên có kinh nghiệm có thể hoàn thành trong 10 phút. Về bản chất, không phải tất cả thời gian làm việc của kỹ sư hoặc sức chứa của từng cá nhân đều như nhau.
Tỷ lệ sử dụng: Tỷ lệ sử dụng — đôi khi được gọi là yếu tố tập trung — ước tính phần công việc của nhóm tập trung vào sprint. Mặc dù đây là ước tính hợp lý, nhưng nó có thể thay đổi. Ví dụ: sprint cuối cùng của năm dương lịch có thể có tỷ lệ sử dụng thấp hơn do kỳ nghỉ lễ sắp đến.
Khả năng mở rộng: Trong một nhóm nhỏ, lập kế hoạch năng lực linh hoạt rất đơn giản. Tuy nhiên, trong một tổ chức lớn cần lập kế hoạch năng lực cho nhiều nhóm, việc thu thập dữ liệu chính xác và dự báo có thể là một thách thức.
Giá trị tương đối: Sức chứa thường được đo bằng giờ, là một đơn vị tuyệt đối. Tuy nhiên, tốc độ của nhóm và phân bổ công việc thường được thực hiện bằng các giá trị tương đối như điểm câu chuyện. Việc điều chỉnh hai giá trị này sẽ dẫn đến sự khác biệt về quan điểm.
Các nhóm Agile cần sự kết hợp phù hợp giữa các công cụ và quy trình để vượt qua những thách thức này. Dưới đây là một số khung tham khảo hữu ích.
Cách tính sức chứa trong Agile
Trong biểu mẫu đơn giản nhất, sức chứa linh hoạt = Thời lượng sprint x Tính sẵn sàng của nhóm x Tỷ lệ sử dụng. Phần mềm quản lý dự án miễn phí hoặc bảng tính có thể giúp bạn thực hiện phép tính này.
Tuy nhiên, điều này không phải lúc nào cũng đơn giản. Mỗi biến số này có thể có các yếu tố khác góp phần ảnh hưởng. Chúng tôi sẽ tìm hiểu chúng dưới đây và đưa ra các ví dụ.
Thời lượng sprint: Thời lượng sprint là số ngày được phân bổ cho mỗi lần lặp lại. Một sprint thông thường có thể kéo dài hai hoặc bốn tuần, mặc dù hai tuần là phổ biến hơn. Không tính ngày lễ và các yếu tố bên ngoài khác, một sprint thông thường có mười ngày làm việc.
Tính sẵn sàng của nhóm: Tính sẵn sàng của nhóm là hàm của số thành viên trong nhóm, số giờ làm việc mỗi ngày, cam kết với các dự án khác, cuộc họp và các hoạt động ngoài công việc, và sự vắng mặt, nếu có.
Tính sẵn sàng = số thành viên trong nhóm x (giờ làm việc – thời gian nghỉ việc – thời gian vắng mặt)
Tỷ lệ sử dụng: Không hợp lý khi mong đợi các thành viên trong nhóm làm việc 100% thời gian cho các câu chuyện người dùng được giao cho họ. Họ cần thời gian nghỉ ngơi để sáng tạo, các cuộc họp hợp tác, v.v. Các quản lý dự án ước lượng tỷ lệ sử dụng là 80% với một nhóm có kinh nghiệm hoặc 60% với sinh viên mới tốt nghiệp hoặc thành viên mới trong nhóm.
Hãy xem công thức này hoạt động như thế nào trong thực tế.
Ví dụ tình huống một
Giả sử bạn có một nhóm gồm 10 người làm việc 8 giờ mỗi ngày trong một sprint 10 ngày.
Sức chứa agile của bạn cho sprint tiếp theo sẽ là 10 (thời lượng sprint) x 10 (kích thước nhóm) x 8 (sự sẵn sàng của nhóm) x 80% (tỷ lệ sử dụng), tức là 640 giờ.
Ví dụ tình huống hai
Giả sử bạn có một nhóm gồm năm nhà phát triển toàn thời gian làm việc 8 giờ mỗi ngày và năm tư vấn viên bán thời gian làm việc 3 giờ mỗi ngày. Trong số đó, một nhà phát triển toàn thời gian đang nghỉ phép một tuần.
Trong trường hợp này, sức chứa agile của bạn cho sprint hai tuần sẽ như sau.
- Sự sẵn sàng của nhóm: [4 (nhà phát triển toàn thời gian) x 8 (giờ) + 5 (nhà phát triển bán thời gian) x 3 (giờ) x 10 (ngày làm việc)] + [1 (nhà phát triển toàn thời gian) x 8 (giờ) x 5 (ngày làm việc)]
- Tỷ lệ sử dụng: 80%
Sức chứa = 408 giờ
Khi nhóm ngày càng lớn, tính sẵn sàng bị ảnh hưởng bởi các yếu tố khác và việc lập kế hoạch sức chứa có thể trở nên vô cùng phức tạp. Dưới đây là cách bạn có thể đảm bảo thực hiện lập kế hoạch sức chứa linh hoạt hiệu quả với các công cụ phù hợp.
Cách thực hiện lập kế hoạch sức chứa linh hoạt hiệu quả
Lập kế hoạch năng lực linh hoạt hiệu quả bao gồm một số bước có thể khác nhau tùy thuộc vào nhiều yếu tố. Dưới đây là khung công tác sử dụng công cụ quản lý dự án linh hoạt sẽ giúp bạn bắt đầu.
Bạn mới làm quen với quản lý dự án agile? Dưới đây là mười mẫu agile cho các dự án của bạn, cung cấp nền tảng và dữ liệu để lập kế hoạch sức chứa hiệu quả.
Chuẩn bị cho sprint tiếp theo
Thời điểm tốt nhất để lập kế hoạch sức chứa là trong cuộc họp lập kế hoạch sprint. Trước khi lập kế hoạch sức chứa, hãy xác định các mục tồn đọng mà bạn dự định thực hiện và sắp xếp chúng theo mức độ ưu tiên. Bạn có thể bắt đầu quy trình của mình từ đầu hoặc sử dụng một trong nhiều mẫu lập kế hoạch sức chứa để hướng dẫn bạn trong suốt quy trình.
Nếu bạn đang sử dụng một công cụ quản lý dự án như ClickUp, bạn sẽ lập bản đồ toàn bộ vòng đời sản phẩm, bao gồm tất cả các câu chuyện. Bạn có thể xem các mục tồn đọng, đánh giá trạng thái của chúng và chọn những mục phù hợp cho sprint tiếp theo. Điều này sẽ cho bạn ý tưởng về tổng sức chứa mà bạn có thể cần.
Mẫu để ghi lại khối lượng công việc của nhân viên cho một nhóm linh hoạt
Với Mẫu khối lượng công việc của nhân viên của ClickUp, bạn có thể đặt ra kỳ vọng và lập kế hoạch công việc để không ai bị quá tải hoặc thiếu chuẩn bị. Quản lý hiệu quả khối lượng công việc của nhóm và lập kế hoạch cho các sprint sắp tới với mẫu này.
Xác định kỹ năng cần thiết
Trước khi xem sức chứa của mình, hãy xác định nhu cầu của bạn. Tùy thuộc vào các câu chuyện bạn đã chọn, bạn có thể cần x số lượng nhà phát triển, y số lượng nhà phân tích chất lượng và z số lượng nhà phân tích kinh doanh.
Thực hiện các tính toán này và xác định hồ sơ chính xác của các thành viên nhóm mà bạn cần.
Khóa thời lượng sprint
Dựa trên các mục tồn đọng mà bạn đã xác định, quyết định thời gian của sprint tiếp theo. Loại bỏ các ngày lễ hoặc ngày nghỉ của nhóm/tổ chức khỏi tính toán này.
Hiểu về tính sẵn sàng của nhóm
Không có sprint nào là bắt đầu từ con số 0. Các dự án đang diễn ra luôn có những công việc còn dang dở từ các sprint trước đó, và các thành viên trong nhóm có thể phải làm việc cho các dự án khác. Tính toán chính xác thời gian rảnh của nhóm cho sprint tiếp theo.
Khi bạn sử dụng ClickUp để quản lý công việc của nhóm, bạn có thể truy cập ngay vào năng suất trong quá khứ và tình trạng sẵn sàng trong tương lai của họ. Chế độ xem Khối lượng công việc cho phép bạn xem ước lượng thời gian, công việc đã hoàn thành, công việc đang mở, điểm sprint, v.v.
Khi mỗi thành viên trong nhóm nhập kế hoạch nghỉ phép/nghỉ việc của họ vào ClickUp, bạn cũng có thể nắm bắt chính xác thời gian rảnh của họ để lập kế hoạch dự án.
Bạn cũng có thể tự động tính toán tính sẵn sàng của nhóm bằng các công thức nâng cao trong các trường tùy chỉnh của ClickUp.
Thiết lập sprint trên ClickUp
Sử dụng nhiệm vụ ClickUp để thiết lập mọi mục như một phần của sprint. Sử dụng chế độ xem nhiệm vụ để chi tiết câu chuyện của người dùng, để lại nhận xét, chỉ định ưu tiên, thêm thẻ hoặc bất kỳ trường tùy chỉnh nào khác mà bạn có thể cần.
Dựa trên dữ liệu trong quá khứ, thêm thời gian ước lượng cho mỗi công việc để đảm bảo công việc có thể được hoàn thành trong sprint. Sau đó, đặt ngày bắt đầu/kết thúc và các phụ thuộc.
Đạt được cam kết của nhóm
Các nhóm agile tự tổ chức thích sự tự chủ. Vì vậy, thay vì giao công việc cho các thành viên trong nhóm, hãy triệu tập một cuộc họp và khuyến khích họ cam kết về thời gian làm việc của mình. Hãy để họ tự phân công công việc và giải quyết bất kỳ vấn đề nào trong quá trình thực hiện.
Xác nhận bạn đã sẵn sàng
Sau khi toàn bộ sprint được thiết lập trên ClickUp và các nhiệm vụ được phân công, đã đến lúc đảm bảo nhóm của bạn có thể hoàn thành chúng.
Hợp lý hóa khối lượng công việc: Chế độ xem khối lượng công việc của dự án giúp bạn xem phân bổ tài nguyên cho tất cả các thành viên trong nhóm, từ đó bạn có thể thêm/xóa công việc dựa trên mức độ sử dụng. Nếu ai đó có màu đỏ, tức là quá tải, hãy xóa công việc khỏi danh sách của họ và đánh giá tốc độ hoàn thành công việc của họ. Đối với những người chưa sử dụng hết sức chứa, bạn có thể thêm công việc sprint.
Hợp lý hóa dòng thời gian: Sử dụng chế độ xem biểu đồ Gantt của ClickUp để tổ chức các sprint và quản lý các cột mốc. Xem các phụ thuộc và nhiệm vụ được kết nối để đảm bảo chúng có thể được hoàn thành. Dễ dàng cập nhật để giải quyết các trở ngại và thay đổi dòng thời gian.
Tăng hiệu suất sử dụng với tự động hóa: Bạn có thể giải phóng sức chứa của các tài nguyên bằng cách loại bỏ các nhiệm vụ quản trị lặp đi lặp lại khỏi quy trình của họ. Sử dụng Tự động hóa ClickUp để phân công nhiệm vụ, đăng bình luận và thay đổi trạng thái. Chọn từ hơn 100 tự động hóa có thể tùy chỉnh, bao gồm tích hợp với các công cụ như GitHub và Sentry.
Luôn linh hoạt trong suốt quá trình
Thông thường, các câu chuyện mới sẽ được thêm vào sprint hoặc một thành viên trong nhóm bị ốm, ảnh hưởng tiêu cực đến sức chứa. Một nhóm thực sự linh hoạt có thể thích ứng với những sự kiện này và vẫn cung cấp phần mềm chất lượng đúng thời hạn và ngân sách.
Để đạt được điều này, các nhà quản lý dự án phải:
- Xem lại công việc đã hoàn thành mỗi ngày
- Đảm bảo sức chứa sẵn sàng theo kế hoạch hoặc điều chỉnh khối lượng công việc cho phù hợp
- Tạo điều kiện thuận lợi cho giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm để đảm bảo việc chuyển giao công việc diễn ra suôn sẻ
- Khuyến khích các thành viên trong nhóm cập nhật tất cả dữ liệu để báo cáo luôn được cập nhật
- Xác định thêm các công việc/hoạt động có thể tự động hóa để nâng cao hiệu quả
- Thu thập ý tưởng để tối ưu hóa quy trình cho sprint tiếp theo
Xây dựng thực tiễn lập kế hoạch sức chứa thực sự linh hoạt với ClickUp
Các dự án linh hoạt không phải lúc nào cũng diễn ra theo kế hoạch. Theo định nghĩa, phương pháp linh hoạt ủng hộ việc thích ứng với thay đổi hơn là tuân theo kế hoạch. Điều này cũng đúng với kế hoạch sức chứa. Là người quản lý dự án của một nhóm linh hoạt, bạn cần sẵn sàng thay đổi, phát triển hoặc điều chỉnh chiến lược kế hoạch sức chứa của mình.
Cho dù đó là trường hợp khẩn cấp cá nhân của một thành viên trong nhóm hay toàn bộ nhóm bị kẹt trong một dự án khác đang gặp khủng hoảng, bạn phải luôn chuẩn bị sẵn các phương án thay thế.
Phần mềm quản lý dự án toàn diện của ClickUp mang đến cho bạn sự linh hoạt và khả năng hiển thị để duy trì tính linh hoạt. Với ClickUp, bạn luôn có thể theo dõi tình trạng sẵn sàng, hiệu suất, năng suất, tiến độ của nhóm và hơn thế nữa. Lập kế hoạch và thực hiện các dự án linh hoạt của bạn một cách dễ dàng. Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay.