Một trong những lợi thế chính của phát triển phần mềm Agile là giảm thiểu ảnh hưởng của các yếu tố hoặc sự kiện riêng lẻ đến kết quả của dự án. 🏆
Tuy nhiên, một số phần của quy trình phát triển sản phẩm có thể quyết định sự thành công hay thất bại của dự án — và các nghi thức agile là một trong số đó. Chúng rất quan trọng trong việc quyết định hướng đi, tốc độ và số phận của dự án. Các nhóm Scrum tổ chức chúng thường xuyên trong các sprint, và khách hàng tham gia để được thông báo về trạng thái của dự án.
Bài viết này sẽ khám phá năm nghi thức agile khóa, vai trò của chúng trong việc thực hiện dự án và tác động của chúng đối với các quy trình agile. Chúng tôi cũng sẽ khám phá các chiến lược để thực hiện thành công các nghi thức này với một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ.
Agile Ceremonies là gì?
Nói một cách đơn giản, nghi thức agile là những cuộc họp mà Scrum và các nhóm agile khác đang làm việc trong một dự án tổ chức định kỳ để lập kế hoạch và tối ưu hóa việc thực hiện dự án.
Nhưng tại sao những cuộc họp này lại cần thiết? Câu trả lời nằm ở chính triết lý agile.
Không giống như phương pháp phát triển phần mềm cũ, yêu cầu tài liệu chi tiết về các yêu cầu của dự án, phương pháp phát triển agile dựa trên sự tương tác và hợp tác với khách hàng và các bên liên quan chính. Sự hợp tác này đòi hỏi các cuộc họp dưới dạng các nghi thức agile để lập kế hoạch và xem xét công việc của mỗi sprint agile.
Các mục tiêu và hoạt động chính của các cuộc họp này bao gồm:
- Lập kế hoạch dự án: Quyết định các phần phần mềm sẽ được phát triển trong mỗi giai đoạn phát triển có thời hạn (còn được gọi là sprint trong thuật ngữ agile )
- Quản lý công việc tồn đọng của sprint: Thêm hoặc xóa công việc vào sprint theo tiến độ dự án và thay đổi yêu cầu
- Demo phần mềm: Trình diễn các phần phần mềm đã phát triển cho khách hàng và thu thập phản hồi để cải thiện chức năng trong các sprint tiếp theo
- Trao đổi thông tin và ý tưởng: Chia sẻ ý tưởng và trao đổi thông tin về quá trình phát triển để học hỏi từ sai lầm và thiết lập các phương pháp hay nhất 🔀
Tại sao các buổi lễ Agile lại quan trọng?
Các nghi thức Agile nhằm đảm bảo các quy trình và sản phẩm do các nhóm Agile của bạn phát triển được cải thiện liên tục. Chúng giúp tăng năng suất của nhóm bằng cách xác định rõ mục tiêu cho mỗi sprint và cung cấp kênh liên lạc với khách hàng để giải quyết nhanh chóng các thắc mắc.
Quan trọng hơn, các nghi thức agile cải thiện tính linh hoạt của dự án bằng cách cho phép khách hàng chủ động truyền đạt phương pháp ưa thích hoặc thay đổi yêu cầu cho các thành viên nhóm Scrum.
Đây chỉ là một số trong nhiều lợi ích của các cuộc họp agile. Để giúp bạn hiểu rõ hơn lý do tại sao nên kết hợp chúng vào quy trình làm việc của mình, dưới đây là một số lợi ích khác:
- Cải thiện kế hoạch dự án: Chúng giúp tinh chỉnh kế hoạch dự án của bạn bằng cách quyết định phạm vi và quy trình làm việc của mỗi sprint. Chúng cho phép các nhóm Scrum điều chỉnh kế hoạch của các sprint sắp tới cho phù hợp, ngay cả khi có thay đổi trong kế hoạch ban đầu do phạm vi dự án mở rộng hoặc sự chậm trễ bất ngờ
- Đánh giá thường xuyên công việc đã hoàn thành: Bằng cách đánh giá thường xuyên công việc mà các nhóm agile thực hiện trong các sprint cụ thể, các nghi thức đảm bảo giải quyết mọi vấn đề hoặc sự không phù hợp trong kỳ vọng trước khi quá muộn
- Cải thiện quản lý sprint backlog : Chúng cho phép các nhóm Scrum liên tục tinh chỉnh sprint backlog theo trạng thái và tiến độ công việc. Các mục backlog như tính năng cần phát triển, sửa lỗi và cải tiến có thể di chuyển giữa các sprint dựa trên đánh giá được thực hiện trong buổi lễ agile
- Quy trình làm việc Scrum được tối ưu hóa tốt : Các nghi thức Agile cũng tạo cơ hội để học hỏi từ những sai lầm và thành tựu của mỗi sprint. Bằng cách phản ánh công việc đã hoàn thành trong mỗi sprint agile, Scrum Master và quản lý dự án có thể thiết kế các quy trình làm việc được tối ưu hóa tốt cho các sprint sắp tới
Năm nghi thức Agile quan trọng bạn nên biết
Năm nghi thức phát triển Agile được tổ chức ở các giai đoạn khác nhau của bất kỳ dự án phát triển phần mềm Agile nào. Dưới đây là tổng quan ngắn gọn về từng nghi thức, thời điểm tổ chức và những người nên tham gia:
1. Lễ kế hoạch sprint
| Thời lượng lý tưởng | 4–6 giờ |
| Thời gian lý tưởng | Ngày đầu tiên của sprint |
| Mục tiêu | Lập kế hoạch sprint và cài đặt mục tiêu |
| Thành viên tham gia | Scrum Master, nhà phát triển, khách hàng và tất cả các bên liên quan khác |
Cuộc họp lập kế hoạch sprint bao gồm việc vạch ra các mục tiêu và thành tựu dự kiến sẽ đạt được trong mỗi sprint cụ thể. Về cơ bản, nó xác định phần nào của phần mềm bạn sẽ phát triển và giao cho chủ sở hữu sản phẩm vào cuối sprint. Hãy coi đó là buổi lễ khởi động — nó giúp bánh xe bắt đầu quay khi nhóm phát triển của bạn bắt đầu khởi động. 🛴
Vào cuối buổi lễ này, bạn và nhóm của bạn sẽ có mục tiêu sprint thực tế . Đặt mục tiêu công việc cụ thể, có thể đo lường và có thể đạt được trong dòng thời gian sprint bằng cách sử dụng các nguồn lực hiện có. Trong khi làm việc này, hãy cân nhắc kỹ các giới hạn về thời gian, nhân lực và ngân sách.
Ngoài mục tiêu sprint, các yếu tố khác cần xác định trong cuộc họp lập kế hoạch sprint bao gồm:
- Sprint backlog: Danh sách chi tiết tất cả các tính năng, cải tiến và sửa lỗi mà bạn cần phát triển trong sprint
- Câu chuyện người dùng: Những câu chuyện ngắn giải thích cách người dùng tương tác với tính năng phần mềm mà bạn sẽ phát triển trong sprint của mình
- Thời gian sprint: Hầu hết các sprint kéo dài từ hai đến bốn tuần
- Phụ thuộc giữa các nhóm: Phụ thuộc đã được thiết lập trong trường hợp ai đó cần sự trợ giúp từ thành viên khác trong nhóm
- Chỉ số thành công: Các chỉ số bạn sẽ sử dụng vào cuối sprint để xác định hiệu quả và thành công của sprint
Tất cả các yếu tố này là nền tảng cho việc lập kế hoạch sprint của bạn, vì vậy đừng vội vàng trong nghi thức agile này. Lập kế hoạch sprint một cách toàn diện và chiến lược vì một sprint được lập kế hoạch kém có thể dẫn đến tình trạng quá tải khối lượng công việc cho các thành viên trong nhóm agile và làm chậm trễ dự án.
2. Buổi họp đứng hàng ngày
| Thời lượng lý tưởng | 15 phút |
| Thời gian lý tưởng | Hàng ngày |
| Mục tiêu | Lập kế hoạch cho ngày làm việc |
| Thành viên tham gia | Scrum Master và các nhà phát triển |
Các nghi thức họp hàng ngày là những cuộc họp ngắn được tổ chức để tóm tắt những thành tựu gần đây và lên kế hoạch ngắn gọn cho ngày hôm sau. Chúng giúp các thành viên trong nhóm theo dõi tiến độ sprint hàng ngày, tăng tốc độ nếu họ đang chậm tiến độ và loại bỏ bất kỳ trở ngại tiềm ẩn nào có thể làm trì hoãn công việc của họ.
Ba yếu tố tiến độ được phân tích trong các nghi thức này bao gồm thành tựu của ngày hôm qua, sprint backlog của ngày hôm nay, và bất kỳ yếu tố gây trì hoãn nào có thể cản trở thành viên nhóm hoàn thành công việc của mình.
Lễ hội Agile này tập trung vào việc xác định các yếu tố sau:
- Lỗi lập kế hoạch: Bất kỳ sự thiếu hiệu quả nào trong lập kế hoạch sprint, như phân phối khối lượng công việc không đồng đều hoặc thiếu rõ ràng về bất kỳ mục tồn đọng nào. Scrum Master có thể sử dụng kiến thức này để lập kế hoạch công việc tốt hơn cho ngày hôm nay
- Khẩn cấp: Bất kỳ vấn đề cấp bách nào cần giải quyết ngay lập tức, như lỗ hổng bảo mật hoặc thay đổi ưu tiên công việc
- Các yếu tố cản trở tiềm ẩn: Thiếu thông tin, phụ thuộc vào công việc của thành viên khác trong nhóm, cần có sự phê duyệt hoặc bất kỳ yếu tố cản trở tiềm ẩn nào khác có thể giới hạn khả năng hoàn thành công việc của thành viên trong nhóm
Mặc dù rất cần thiết, nhưng các cuộc họp hàng ngày không nên quá dài. Chúng được gọi là standup vì các thành viên trong nhóm có thể bắt đầu và kết thúc mà không cần ngồi xuống. Thời lượng tối đa của các cuộc họp này là 15 phút. ⏲️
3. Đánh giá sprint
| Thời lượng lý tưởng | Sau khi hoàn thành mỗi sprint |
| Thời gian lý tưởng | 1–2 giờ |
| Mục tiêu | Thể hiện và đánh giá công việc đã hoàn thành trong sprint trước |
| Thành viên tham gia | Scrum Master, nhà phát triển, khách hàng và tất cả các bên liên quan khác |
Khi một sprint hoàn thành và phiên bản phần mềm dự kiến giao hàng đã hoạt động, bước tiếp theo là trình diễn cho khách hàng và thu thập phản hồi của họ. Đó chính là mục đích của nghi thức đánh giá sprint. Bạn tổ chức nghi thức này vào cuối sprint với toàn bộ nhóm Scrum, khách hàng và các bên liên quan.
Một số khía cạnh được thể hiện trong buổi lễ Agile này bao gồm:
- Các tính năng mới được phát triển
- Cải tiến tính năng
- Sửa lỗi
- Yêu cầu hoàn thành
Khách hàng và các bên liên quan có thể xem phần mềm hoạt động, so sánh với câu chuyện người dùng được tạo ra trong cuộc họp lập kế hoạch sprint và cung cấp phản hồi. Bằng cách này, nhóm của bạn có được thông tin chi tiết trực tiếp về sự hài lòng của khách hàng và đề xuất cải tiến.
4. Lễ tinh chỉnh backlog
| Thời lượng lý tưởng | 1–2 giờ |
| Thời gian lý tưởng | Bất cứ khi nào có thay đổi trong sprint backlog |
| Mục tiêu | Xử lý công việc tồn đọng từ sprint trước |
| Thành viên tham gia | Scrum Master và các nhà phát triển |
Việc tinh chỉnh backlog khá linh hoạt và không nhất thiết phải là một nghi thức — nó cũng có thể là một quy trình liên tục vì liên quan đến quản lý backlog. Trong nghi thức này, sprint backlog được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên và tổ chức lại để phản ánh chính xác mong đợi của khách hàng và trạng thái dự án
Một số hoạt động được thực hiện trong buổi lễ này bao gồm:
- Loại bỏ các câu chuyện người dùng không còn cần thiết
- Đánh dấu các mục công việc tồn đọng đã hoàn thành là Đã xong
- Sắp xếp lại hoặc nhóm các mục sprint backlog theo thứ tự ưu tiên
- Thêm mô tả, hướng dẫn, ước lượng thời gian hoặc bất kỳ thông tin nào còn thiếu vào các mục trong backlog
- Hợp nhất hoặc xóa các mục nhập backlog trùng lặp
Một buổi lễ tinh chỉnh backlog được tổ chức tốt có thể giảm đáng kể nhu cầu về một buổi lễ lập kế hoạch sprint dài bằng cách tạo ra một backlog được xác định rõ ràng cho sprint tiếp theo của bạn.
5. Lễ tổng kết sprint
| Thời lượng lý tưởng | Dưới một giờ |
| Thời gian lý tưởng | Sau cuộc họp đánh giá sprint |
| Mục tiêu | Xác định và tiêu chuẩn hóa các thực hành tốt nhất |
| Thành viên tham gia | Scrum Master, các nhà phát triển |
Sau khi hoàn thành công việc của một sprint agile, đã đến lúc phản ánh. Mặc dù việc ăn mừng thành công là quan trọng, nhưng phân tích công việc không đáp ứng mong đợi của khách hàng và xác định nguyên nhân cũng rất quan trọng.
Các lĩnh vực trọng tâm của buổi tổng kết sprint bao gồm:
- Năng suất của nhóm : Năng suất trung bình của nhóm, thành viên năng suất cao nhất và thấp nhất, cũng như quy trình làm việc của họ dẫn đến năng suất cao hơn hoặc thấp hơn
- Phản hồi của khách hàng: Các mẫu trong sở thích và ưu tiên của khách hàng và lý do đằng sau những lựa chọn đó
- Yếu tố cản trở công việc: Phê duyệt, phụ thuộc, tính sẵn có của công cụ và các lý do tiềm ẩn khác cản trở thành viên nhóm thực hiện công việc của mình
- Sự kém hiệu quả trong quy trình: Lỗi lập kế hoạch, công việc lặp đi lặp lại và bất kỳ quy trình rườm rà nào khác làm tiêu tốn thời gian quý báu của các nhà phát triển một cách không cần thiết
- Yếu tố thành công: Các yếu tố thúc đẩy tinh thần và quy trình dẫn đến việc hoàn thành sprint kịp thời và thành công
Bạn nên khuyến khích nhóm phát triển của mình chia sẻ cởi mở ý tưởng và kinh nghiệm của họ về từng lĩnh vực trọng tâm này. Trong quá trình này, đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm không đổ lỗi cho nhau về sự chậm trễ hoặc kết quả tiêu cực — điều này có thể dẫn đến môi trường họp căng thẳng. Thiết lập và chuẩn hóa các phương pháp hay nhất cho các sprint sắp tới dựa trên những gì bạn học được.
Mẹo để thành thạo các buổi lễ Agile
Bạn có thể gặp nhiều thách thức khi tổ chức các cuộc họp Agile. Từ việc đảm bảo sự tham gia của tất cả các thành viên đến việc ghi chú các điểm quan trọng và thông báo cho khách hàng về tiến độ dự án — mỗi nghi thức đều mang đến một thách thức riêng.
Tuy nhiên, việc tuân theo một phương pháp chiến lược và sử dụng công cụ quản lý dự án có thể biến toàn bộ quá trình thành một trò chơi trong công viên. 🏞️
Đó là lúc ClickUp xuất hiện — một nền tảng quản lý dự án và năng suất với các tính năng đặc biệt để dễ dàng triển khai các phương pháp Agile. ClickUp Agile Teams Suite cho phép bạn quản lý các sprint và nghi thức từ một không gian làm việc tập trung, nơi bạn có thể lưu trữ tất cả các tài liệu, công việc và thông tin khác liên quan đến dự án. Nó cũng cung cấp tất cả các tính năng cần thiết để lãnh đạo và giao tiếp với các nhóm của bạn.
Hãy cùng khám phá cách tận dụng tối đa các nghi thức Agile và cách ClickUp có thể giúp bạn thành thạo chúng.
1. Tổ chức các buổi lễ vào một thời gian cố định
Sự không nhất quán trong việc lên lịch các buổi lễ khiến người tham gia không thể lập kế hoạch kịp thời, dẫn đến tình trạng không thể tham gia. Điều này có thể dẫn đến việc lập kế hoạch sprint kém, dự án bị trì hoãn và kỳ vọng không phù hợp.
Quyết định thời gian cụ thể để tổ chức các nghi thức sprint.
Bạn có thể sử dụng ClickUp để lên lịch tất cả các cuộc họp của mình cùng một lúc và tự động thông báo cho những người tham gia nếu có thay đổi về thời gian cuộc họp đã lên lịch. Để làm cho toàn bộ quá trình dễ dàng hơn, bạn có thể:
- Tạo danh sách công việc cho tất cả các nghi lễ Agile của bạn với Nhiệm vụ ClickUp
- Thêm chương trình nghị sự của mỗi cuộc họp vào mô tả công việc trước khi lưu danh sách công việc
Nhóm phát triển và khách hàng của bạn có thể truy cập danh sách để xem khi nào lễ sprint tiếp theo sẽ diễn ra, và bạn đảm bảo rằng mọi người đều được thông báo.
Và nhờ tích hợp Lịch Google của ClickUp, toàn bộ nhóm của bạn, bao gồm cả các thành viên sử dụng Lịch Google, sẽ tự động đồng bộ hóa cuộc họp. Ngay cả khi bạn cần thay đổi thời gian đã lên lịch trước của cuộc họp, nó sẽ tự động hiển thị trong lịch cá nhân của họ. 🗓️
Nếu bạn tổ chức các cuộc họp trên Zoom, tích hợp Zoom của ClickUp sẽ giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn. Khi đến giờ tổ chức buổi lễ, hãy mở nhiệm vụ và nhấp vào nút Zoom để bắt đầu cuộc họp ngay lập tức mà không cần rời khỏi nền tảng. Những người khác cũng có thể tham gia bằng cách nhấp vào nút được đăng trong phần bình luận của nhiệm vụ.
2. Ghi chú để ghi lại các cuộc thảo luận quan trọng
Ghi chú cuộc họp trong buổi lễ Agile giúp bạn ghi lại các đề xuất của khách hàng, các phương pháp hay nhất, các yếu tố phụ thuộc và bất kỳ yếu tố nào khác mà bạn cần giải quyết trong khi lập kế hoạch sprint backlog. Nó cũng hợp lý hóa việc chia sẻ thông tin với các thành viên trong nhóm vào cuối cuộc họp.
Để dễ dàng ghi chú, chỉnh sửa và chia sẻ, hãy sử dụng ClickUp Docs — một trình chỉnh sửa đầy đủ tính năng cho phép bạn thêm bảng, nhúng dấu trang, tạo wiki và nhiều hơn nữa. Tất cả những việc bạn cần làm là:
- Tạo tài liệu
- Đính kèm vào công việc cuộc họp của bạn
- Mở nó trong buổi lễ để ghi chú
Nhờ chức năng cộng tác, các thành viên trong nhóm của bạn có thể chỉnh sửa tài liệu trong thời gian thực để ghi lại quan sát và phát hiện của họ. Sau khi kết thúc buổi lễ, hãy chia sẻ ghi chú với bất kỳ ai trong nhóm bằng liên kết nội bộ đến tài liệu.
3. Cải thiện kế hoạch sprint với mục tiêu và chỉ tiêu
Khi bạn đặt mục tiêu sprint trong giai đoạn lập kế hoạch, hãy thiết lập một hệ thống để theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu đó. Điều này sẽ giúp bạn hình dung tiến độ của mình và quan sát xem bạn có đang đi đúng hướng để đạt được mục tiêu hay không. 🛤️
Để làm vậy, hãy xác định mục tiêu sprint của bạn bằng ClickUp Goals — chúng cho phép bạn thiết lập dòng thời gian rõ ràng và theo dõi thành tích của mình. Tạo Mục tiêu và theo dõi tiến độ của bạn trong các lĩnh vực khác nhau, như:
- Số liệu
- Tiền tệ
- Đúng/Sai
- Công việc đã hoàn thành
Chia mỗi Mục tiêu thành các công việc có thể quản lý được và hoàn thành từng công việc một — ClickUp sẽ tự động đánh dấu các Mục tiêu là đã đạt được và cập nhật tiến độ mục tiêu.
4. Sử dụng danh sách sprint để quản lý và tinh chỉnh công việc tồn đọng
Quản lý công việc tồn đọng có thể khó khăn vì nó luôn thay đổi và phát triển liên tục. Bạn không thể giữ cho các nhóm Scrum của mình cập nhật nếu không có một hệ thống thích hợp để thêm, loại bỏ và xếp ưu tiên các công việc trong sản phẩm và sprint tồn đọng. Một số nhược điểm khác của việc không có hệ thống quản lý công việc tồn đọng bao gồm:
- Các nghi thức tinh chỉnh backlog và lập kế hoạch sprint dài dòng không cần thiết
- Trì hoãn không cần thiết trong việc cập nhật backlog
- Khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin cần thiết trong các tài liệu sprint backlog
Để tránh tất cả những rắc rối này và dễ dàng quản lý công việc tồn đọng trong sprint, hãy sử dụng ClickUp Sprints. Bạn có thể phân loại các mục tồn đọng theo các danh mục tùy chỉnh như lỗi, phản hồi của khách hàng và tính năng và xác định các công việc quan trọng và khẩn cấp nhất.
Xếp hạng các công việc theo thứ tự ưu tiên bằng cách kéo và thả chúng. Nếu một công việc vẫn chưa hoàn thành vào cuối sprint, hãy chuyển nó sang danh sách công việc tồn đọng của sprint tiếp theo bằng cách chọn nó và sử dụng tùy chọn Di chuyển công việc trong chế độ xem Danh sách.
5. Sử dụng dữ liệu sprint để học hỏi từ các đánh giá và tổng kết
Cuối cùng, sử dụng dữ liệu hiệu suất của nhóm để đánh giá năng suất của nhóm và cho khách hàng thấy tiến độ của dự án. Dữ liệu này có thể bao gồm:
- Báo cáo tiến độ: Phần dự án đã hoàn thành, đang phát triển và chưa phát triển
- Báo cáo công việc tồn đọng: Trạng thái của các mục công việc tồn đọng, thời gian trung bình để hoàn thành chúng và ngày dự kiến hoàn thành dự án dựa trên đó
- Báo cáo năng suất của nhóm: Năng suất trung bình của các thành viên trong nhóm, thời gian họ cần để hoàn thành một công việc, thành viên năng suất nhất và kém nhất trong nhóm
Bạn có thể dễ dàng theo dõi và trực quan hóa dữ liệu này bằng các thẻ trên Bảng điều khiển ClickUp để có chế độ xem 360 độ về tiến độ dự án của bạn. Có cái nhìn tổng quan về tiến độ mục tiêu của bạn, xem tỷ lệ hoàn thành công việc hàng tuần thông qua biểu đồ tốc độ và theo dõi công việc đã hoàn thành và đang chờ xử lý bằng biểu đồ burnup-burndown.
Bạn có thể tùy chỉnh bảng điều khiển của mình bằng cách thêm thẻ và hình ảnh trực quan hoặc tạo bảng điều khiển riêng cho khách hàng để họ theo dõi tiến độ dự án trong thời gian thực.
Tổ chức các buổi lễ Agile thành công với ClickUp và thúc đẩy dự án của bạn thành công
Mặc dù các nghi thức Agile có thể định hình hướng đi và kết quả của các dự án, bạn không cần phải là chuyên gia để quản lý chúng như một chuyên gia — bạn có thể sử dụng một công cụ quản lý dự án Agile mạnh mẽ.
Đó là lúc ClickUp ra tay cứu giúp. Với các tính năng như quản lý công việc, danh sách sprint, tài liệu, bảng điều khiển trực quan và mục tiêu, bạn có thể quản lý các nghi thức và cộng tác với nhóm Scrum của mình trong một môi trường hợp lý.
Hãy dùng thử ClickUp ngay hôm nay và mang lại thành công cho các cuộc họp và sprint sắp tới của bạn. 🎉