Hội chứng "Cuộc họp này có thể được thay thế bằng một email" đang lan rộng trong thế giới kinh doanh. Đừng chỉ tin lời chúng tôi — số liệu thống kê nói lên tất cả:
- Một cuộc khảo sát với 182 quản lý cấp cao cho thấy 71% số người được hỏi cho rằng các cuộc họp không hiệu quả và không mang lại kết quả
- Hơn một nửa số nhân viên kiểm tra email, văn bản hoặc thực hiện nhiều tác vụ cùng lúc trong cuộc họp
- Trung bình, mỗi tháng có 31 giờ bị lãng phí cho các cuộc họp không hiệu quả
Mặt tích cực là, các cuộc họp đứng được coi là hiệu quả hơn hầu hết các cuộc họp khác, vì vậy việc áp dụng chúng là một cách tuyệt vời để tránh những cuộc họp nhàm chán. 🥱
Hướng dẫn này sẽ dạy bạn cách tổ chức các cuộc họp đứng ngắn gọn và hiệu quả hàng ngày để giữ cho nhóm của bạn đồng bộ mà không tốn thời gian làm việc quý báu.
Cuộc họp đứng là gì?
Cuộc họp đứng là một cuộc họp ngắn cho phép bạn liên lạc với nhóm của mình và thảo luận về các công việc đã hoàn thành và sắp tới cùng với bất kỳ thách thức nào. Cuộc họp này được phổ biến bởi các nhóm phát triển phần mềm sử dụng phương pháp agile — một bộ nguyên tắc quản lý dự án tập trung vào sự hợp tác liên chức năng và phương pháp lặp đi lặp lại để cải tiến liên tục. 📈
Cuộc họp đứng thường được tổ chức hàng ngày, nhưng bạn có thể điều chỉnh tần suất cho phù hợp với quy trình làm việc của mình. Cuộc họp có thể kéo dài từ 5 đến 15 phút, đủ để hoàn thành các bước cần thiết một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Cách tổ chức cuộc họp đứng
Cơ chế đằng sau các cuộc họp đứng hàng ngày rất đơn giản — bạn tập hợp nhóm của mình và để họ lần lượt trả lời ba câu hỏi:
- "Hôm qua bạn đã làm việc gì?"
- "Hôm nay bạn sẽ làm việc gì?"
- "Có điều gì cản trở tiến độ của bạn không?"
Đây là phương pháp được gọi là "Round Robin", nhưng bạn cũng có thể sử dụng phương pháp "Walk the Board", trong đó toàn bộ nhóm thảo luận về từng công việc trên bảng theo một thứ tự cụ thể (thường là từ trái sang phải).
Hãy coi các câu hỏi trên là các bước mà mỗi thành viên trong nhóm phải thực hiện để cuộc họp đạt được kết quả mong muốn. Hãy giải thích chi tiết hơn về từng câu hỏi để bạn biết cần tìm kiếm điều gì trong các câu trả lời.
Câu hỏi 1: "Hôm qua bạn đã làm việc gì?"
Câu hỏi này có một số mục đích quan trọng ngoài việc tóm tắt các công việc đã hoàn thành. Nó cho thấy thành viên trong nhóm có thể ưu tiên các công việc cần hoàn thành gấp hơn các công việc có thể chờ đợi hay không, điều này rất quan trọng trong môi trường làm việc nhịp độ nhanh. 🏃
Ở giai đoạn này, bạn cũng có thể phát hiện bất kỳ sự thiếu hiệu quả tiềm ẩn và lỗi lập kế hoạch. Ví dụ: nếu một thành viên trong nhóm nói rằng họ không làm được nhiều việc trong khi thành viên khác lại bị ngập trong công việc, đó là dấu hiệu rõ ràng cho thấy bạn nên cân bằng lại quy trình làm việc và điều chỉnh khối lượng công việc cho phù hợp.
Cuối cùng, trao đổi thông tin về các công việc đã hoàn thành có thể giúp nhóm của bạn hợp tác hiệu quả hơn và có được những hiểu biết quý giá cần thiết cho công việc sắp tới.
Ai đó có thể đã hoàn thành một công việc tương tự như công việc mà thành viên khác trong nhóm sẽ làm tiếp theo, vì vậy họ có thể giúp đỡ.
Câu hỏi 2: "Hôm nay bạn sẽ làm việc gì?"
Một trong những điểm chính của cuộc họp đứng hàng ngày là thiết lập kế hoạch cho ngày hôm sau và đảm bảo các công việc sắp tới phù hợp với mục tiêu chung. Bước này cho phép bạn chủ động loại bỏ các công việc có giá trị thấp và tăng hiệu quả của nhóm.
Giả sử bạn phát hiện ra một lỗ hổng xác thực cần được vá gấp. Nếu một thành viên trong nhóm của bạn nói rằng kế hoạch ban đầu của họ trong ngày là hoàn thành một công việc ít khẩn cấp hơn như tái cấu trúc mã cũ, bạn có thể yêu cầu họ tạm gác công việc đó sang một bên và tập trung giải quyết vấn đề bảo mật.
Thảo luận về công việc sắp tới cũng giúp tránh mọi loại hiểu lầm. Điều này giúp loại bỏ sự trùng lặp công việc, làm rõ các mối phụ thuộc và đảm bảo các công việc quan trọng được xử lý. ✅
Câu hỏi 3: "Có điều gì cản trở tiến độ của bạn không?"
Giai đoạn cuối cùng của cuộc họp đứng là dành riêng cho việc phát hiện và loại bỏ các trở ngại, chẳng hạn như:
- Một thành viên trong nhóm không có quyền truy cập vào thông tin hoặc công cụ cần thiết để hoàn thành công việc hàng ngày
- Họ phải chờ công việc được giao cho người khác hoàn thành trước
- Một công việc cần được phê duyệt trước khi có thể hoàn thành
Khuyến khích nhóm của bạn chủ động giải quyết các trở ngại để tất cả các thông tin cần thiết được truyền đạt trong cuộc họp đứng. Điều này giúp bạn tránh được những cuộc họp qua lại và các cuộc họp tiếp theo không cần thiết, mở đường cho nhóm của bạn đạt được mục tiêu. 🎯
6 mẹo để tổ chức các cuộc họp đứng hàng ngày hiệu quả
Khi tổ chức các cuộc họp ngắn như cuộc họp hàng ngày, bạn nên tận dụng từng phút. ⏱️
Dưới đây, bạn sẽ tìm thấy một số mẹo hữu ích để giảm thiểu lãng phí và đảm bảo mọi người đều thu được giá trị từ cuộc họp. Bạn cũng sẽ học cách nâng tầm các cuộc họp của mình với ClickUp — một nền tảng quản lý dự án tất cả trong một, phục vụ các nhóm linh hoạt với mọi kích thước.
Mẹo 1: Giữ cho cuộc họp đơn giản
Cuộc họp đứng phải nhanh và năng động — tập hợp mọi người ở một nơi, yêu cầu họ trả lời ba câu hỏi khóa và để họ tiếp tục công việc hàng ngày. Để duy trì sự linh hoạt, hãy tuân thủ quy trình minh bạch kết hợp với một hoặc hai công cụ quản lý cuộc họp đơn giản.
Bạn không có thời gian để lọc qua các tài liệu hoặc bảng tính để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin nào và theo dõi tiến độ dự án — bạn cần một trung tâm tập trung để hiển thị thông tin quan trọng cho các thành viên trong nhóm.
ClickUp Meetings cho phép bạn tận hưởng sự rõ ràng và giảm thiểu công việc thủ công trong các cuộc họp đứng. Bạn có thể tạo danh sách kiểm tra cho từng thành viên trong nhóm và gán nhận xét ngay lập tức để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết quan trọng nào.
Tùy chọn Chỉnh sửa siêu phong phú của ClickUp cho phép bạn ghi chú cuộc họp, đánh dấu các điểm quan trọng và nhúng các loại nội dung khác nhau để giữ tất cả các ý tưởng quan trọng ở một nơi. Nếu quy trình làm việc của bạn bao gồm các công việc lặp lại như tinh chỉnh công việc tồn đọng và xem xét mã, bạn có thể đặt chúng thành lặp lại để chúng tự động xuất hiện trong các cuộc họp đứng. 🔄
Mẹo 2: Chọn thời gian (và tuân thủ nó)
Dành một khoảng thời gian cụ thể cho các cuộc họp đứng và duy trì thời gian này. Điều này đảm bảo cấu trúc và tính dự đoán, giúp nhóm của bạn duy trì sự tổ chức và cải thiện tỷ lệ tham dự.
Về thời điểm tổ chức cuộc họp, điều đó tùy thuộc vào quy trình làm việc của bạn. Tốt nhất, bạn nên tổ chức cuộc họp đứng vào buổi sáng để nhóm của bạn sẵn sàng cho một ngày làm việc sau khi cuộc họp kết thúc. Cuộc họp không nhất thiết phải là việc đầu tiên bạn làm, nhưng hãy đảm bảo rằng cuộc họp được tổ chức trước khi nhóm của bạn bắt tay vào công việc.
Điều này nói thì dễ hơn làm trong môi trường làm việc từ xa, đặc biệt là khi các thành viên trong nhóm của bạn phân tán trên toàn cầu. Buổi sáng của bạn có thể là nửa đêm của người khác, điều này khiến mọi việc trở nên phức tạp hơn.
Nếu bạn không thể tìm được thời gian phù hợp với tất cả mọi người, cuộc họp đứng không đồng bộ có thể là lựa chọn duy nhất của bạn. Cách này không hiệu quả bằng cuộc họp thời gian thực, nhưng vẫn tốt hơn là để một thành viên trong nhóm bỏ lỡ cuộc họp đứng.
Mẹo 3: Có cái nhìn tổng quan đầy đủ về các cuộc họp đứng của bạn
Cho dù nhóm của bạn làm việc tại chỗ, kết hợp hay hoàn toàn từ xa, điều cuối cùng bạn muốn là ghi nhớ những gì diễn ra trong cuộc họp đứng hoặc mong đợi nhóm của bạn làm điều đó. Cần có bản ghi chép về mọi thứ đã thảo luận để đảm bảo mọi người đều hiểu rõ.
Ít nhất, bạn sẽ cần một bảng tính để theo dõi sự tham gia, công việc, trở ngại và các thông tin liên quan khác của từng thành viên trong nhóm.
Mặc dù không có gì sai khi sử dụng bảng tính cơ bản, nhưng bạn sẽ muốn có một giải pháp mạnh mẽ hơn, trực quan hơn mà không cần phải tạo toàn bộ hệ thống từ đầu. Nếu bạn cần trợ giúp, Mẫu cuộc họp hàng ngày ClickUp có thể là một bổ sung vô giá cho các cuộc họp của bạn.
Nó được trang bị mọi thứ bạn cần để hệ thống hóa các cuộc họp và giữ cho chúng được tổ chức gọn gàng. Bạn có thể lập danh sách công việc với Trạng thái tùy chỉnh và gán nhãn ưu tiên để xác định phân cấp rõ ràng và xử lý công việc khẩn cấp kịp thời. ⚡
Chế độ xem Bảng mạnh mẽ cho phép bạn điểm danh và xem rõ công việc của từng thành viên trong nhóm để luôn nắm được tiến độ dự án. Chia sẻ tổng quan toàn diện này với nhóm của bạn và bạn sẽ không còn phải lo lắng về sự cô lập trong dự án hoặc những hiểu lầm.
Bạn cũng có thể khuyến khích nhóm điền vào các trường của họ một cách độc lập, điều này phần nào khắc phục được hạn chế nêu trên của các cuộc họp đứng ở các múi giờ khác nhau.
Yêu cầu những người không thể tham dự thực hiện việc cần làm ngay khi bắt đầu ngày làm việc để họ luôn cập nhật thông tin.
Mẹo 4: Duy trì một người lãnh đạo rõ ràng và cấu trúc chặt chẽ
Trước khi bắt đầu tổ chức các cuộc họp đứng, bạn nên chỉ định một người lãnh đạo để lập chương trình nghị sự và điều hành cuộc họp. Nếu bạn đang sử dụng phương pháp Scrum —như nhiều nhóm agile khác—người này rất có thể sẽ là Scrum Master.
Nếu không, đó có thể là giám đốc sản phẩm hoặc một nhà lãnh đạo khác có sức chứa tương tự.
Về phần nội dung, nó thường sẽ trông giống như sau:
- Một câu chuyện phá băng hoặc một cuộc hội thoại ngắn gọn để tạo không khí
- Ba câu hỏi trong cuộc họp đứng (nếu bạn đang sử dụng phương pháp Round Robin)
- Bất kỳ cập nhật dự án nào khác
- Mục tiêu và mục hành động
Tất nhiên, đây chỉ là gợi ý, bạn có thể tự do cấu trúc cuộc họp theo bất kỳ cách nào phù hợp với nhóm và quy trình làm việc của mình.
Nếu bạn cần một nền tảng để phát triển một chương trình làm việc hiệu quả, bạn có thể sử dụng ClickUp Docs — một công cụ hỗ trợ bởi AI cho phép bạn tạo tất cả các loại tài liệu, từ ghi chú cuộc họp đơn giản đến wiki toàn diện. 📃
ClickUp Docs đi kèm với vô số tùy chọn tùy chỉnh và định dạng. Bạn có thể sử dụng /Lệnh Slash để thêm khối mã, tiện ích, nút có thể nhấp và các yếu tố tương tác khác góp phần tạo ra các chương trình làm việc năng động.
ClickUp Docs cũng cho phép bạn chỉ định các mục hành động, tóm tắt cuộc họp và hoàn thành nhiều công việc khác, mà bạn có thể tự động hóa bằng ClickUp AI. Công cụ AI mạnh mẽ này có thể giúp bạn giảm bớt nhiều công việc nhàm chán, giải phóng thời gian để tập trung vào cuộc họp thực sự.
Mẹo 5: Tập trung vào mục tiêu của bạn
Các cuộc họp đứng hiệu quả không chỉ là một cuộc kiểm tra đơn giản — chúng giúp bạn theo dõi mục tiêu sprint và đảm bảo nhóm của bạn không đi chệch hướng. Mỗi cuộc họp đứng nên cho bạn biết chính xác bạn còn bao xa để đạt được mục tiêu và có việc gì cần làm để tối ưu hóa quy trình làm việc hay không.
Để làm được điều này, bạn cần một cách để trình bày tiến độ ngoài các con số thô và cập nhật trạng thái. Để có cái nhìn tổng quan toàn diện và hấp dẫn, bạn có thể sử dụng ClickUp Goals.
Cho dù bạn cần theo dõi OKR (Mục tiêu và Kết quả chính), chu kỳ sprint hay bất kỳ mục tiêu cụ thể nào, ClickUp Goals cung cấp cho bạn một bảng điều khiển tương tác kết hợp với tất cả các tính năng bạn cần để theo dõi tiến độ của mình.
Ví dụ: bạn có thể kết nối tất cả các công việc trong một sprint với một mục tiêu tổng thể và thanh tiến độ sẽ tự động được lấp đầy khi nhóm của bạn đánh dấu các công việc đã hoàn thành. Bạn cũng có thể tạo báo cáo tổng hợp tiến độ cho các cột mốc trong mục tiêu và nhận thông tin chi tiết về các cập nhật mới nhất. 🔔
Với ClickUp Goals, không còn chỗ cho phỏng đoán và nhầm lẫn. Đặt mục tiêu, phân công nhiệm vụ và thời hạn, bạn sẽ nắm vững công việc tồn đọng để đảm bảo mọi thứ không vượt quá tầm kiểm soát.
Mẹo 6: Ghi chú lại các vấn đề phức tạp
Hôm qua > hôm nay > trở ngại > đã xong!
Đây là những gì một cuộc họp đứng nên có — không hơn, không kém. Tuy nhiên, nhiều chủ đề cần thảo luận thêm có thể xuất hiện. Điều cuối cùng bạn muốn làm là sa lầy vào chúng, vì làm như vậy chắc chắn sẽ khiến cuộc họp kéo dài. 🐌
Thay vào đó, đặt vấn đề đó sang một bên và nói với một thành viên trong nhóm của bạn rằng bạn có thể thảo luận riêng sau khi cuộc họp đứng kết thúc. Bằng cách này, mọi người sẽ có cơ hội xem xét tất cả các câu hỏi cần thiết và cuộc họp sẽ diễn ra nhanh chóng.
Những thách thức thường gặp trong cuộc họp đứng (và cách vượt qua chúng)
Ngay cả khi có kế hoạch và tổ chức tỉ mỉ, các cuộc họp đứng của bạn có thể không luôn diễn ra như mong muốn. Hãy cùng điểm qua một số sai lầm thường gặp và các chiến thuật để xử lý chúng. 💡
Sự tham gia không đều đặn
Mặc dù việc một thành viên trong nhóm bỏ lỡ cuộc họp đứng trong một số trường hợp hiếm hoi là điều bình thường, nhưng điều này không nên trở thành thói quen. Điều này sẽ làm mất đi mục đích duy nhất của các cuộc họp hàng ngày, vì bạn không thể đảm bảo rằng nhóm của mình đang làm việc đồng bộ nếu không có thông tin chi tiết về công việc, tiến độ và các trở ngại tiềm ẩn của từng thành viên.
Để giảm thiểu tình trạng vắng mặt, hãy đảm bảo rằng nhóm của bạn hiểu tầm quan trọng của các cuộc họp đứng. Truyền đạt rõ ràng giá trị của chúng và chỉ ra rằng đây không phải là một chính sách nhàm chán nữa mà là điều mang lại lợi ích trực tiếp cho nhóm và có thể đơn giản hóa quy trình làm việc của họ.
Nếu cách này không hiệu quả, bạn có thể động viên nhóm bằng cách áp dụng các biện pháp khuyến khích và/hoặc răn đe. Không cần phải là những biện pháp quá lớn lao, chỉ cần những điều đơn giản như lọ phạt cho người vắng mặt hoặc một token nhỏ để tri ân những người tham gia thường xuyên. 🎖️
Sự lãng phí thời gian
Có nhiều lý do khiến các cuộc họp của bạn có thể kéo dài hơn kế hoạch, đáng chú ý nhất là:
- Một số thành viên trong nhóm đang chiếm quá nhiều thời gian
- Có quá nhiều sự tập trung vào việc giải quyết vấn đề
- Bạn đang sử dụng một nền tảng quản lý cuộc họp hoặc giao tiếp nhóm không hiệu quả
Tránh hoặc khắc phục những vấn đề như vậy là trách nhiệm của người điều hành. Họ không nên ngần ngại ngăn các thành viên trong nhóm nói quá chi tiết và chiếm thời gian của người khác. Hãy cho mỗi thành viên trong nhóm biết rằng họ có thời gian cố định để trả lời các câu hỏi cần thiết và họ nên trả lời ngắn gọn. ⏲️
Sẽ có một số sai lệch so với thời gian phân bổ ban đầu, khi nhóm vẫn còn đang làm quen với các cuộc họp đứng. Hãy chú ý đến các nguyên nhân chính gây ra lãng phí và điều chỉnh các cuộc họp của bạn theo thời gian để tăng cường hiệu quả.
Khối thông tin
Không phải ai cũng cảm thấy thoải mái khi nói trước đám đông. Điều này đặc biệt đúng khi một thành viên trong nhóm đang gặp khó khăn trong việc hoàn thành công việc, vì họ có thể cảm thấy xấu hổ hoặc sợ bị coi là kém cỏi nếu yêu cầu giúp đỡ hoặc nói về những trở ngại.
Có một số cách để giải quyết vấn đề này. Các câu hỏi phá băng được đề cập ở trên có thể giúp làm không khí nhẹ nhàng hơn và khiến các thành viên trong nhóm của bạn cảm thấy thoải mái hơn. Nếu bạn nhận thấy bất kỳ ai trong số họ vẫn còn cảm thấy không thoải mái, bạn có thể để họ nói cuối cùng để những người khác có thể tạo ra không khí và làm cho cuộc họp bớt căng thẳng hơn.
Nếu bạn không nhận được tất cả thông tin chi tiết cần thiết, hãy yêu cầu rõ ràng để thúc đẩy thành viên trong nhóm lên tiếng. Qua thực hành và lặp lại, họ sẽ thấy dễ dàng hơn trong việc đóng góp và chia sẻ tất cả các thông tin cập nhật có liên quan. 🗣️
Đứng dậy và bắt đầu!
Việc thành thạo các cuộc họp đứng hàng ngày là một khoản đầu tư đáng giá, vì nó có thể thắt chặt quy trình làm việc và tăng tốc độ sprint cho toàn bộ nhóm. Một cuộc họp đứng được thực hiện tốt cũng có thể khích lệ tinh thần của nhóm cho một ngày mới, giúp họ duy trì năng suất và động lực — cho đến cuộc họp đứng tiếp theo. 🤩
Như bạn đã thấy, ClickUp có thể giúp bạn gặt hái những lợi ích này bằng cách giúp bạn cấu trúc và tổ chức các cuộc họp đứng hàng ngày một cách dễ dàng.
Nếu bạn muốn tận dụng nhiều tính năng của nó và đảm bảo không lãng phí thời gian trong các cuộc họp, hãy đăng ký ClickUp ngay hôm nay!