Thật khó để dành thời gian trong một ngày bận rộn để tham dự một cuộc họp — đó là thời gian bạn không bao giờ lấy lại được! Vì vậy, bạn muốn đảm bảo rằng mọi cuộc họp đều hiệu quả và không có điều quan trọng nào bị bỏ sót.
Cách tốt nhất để làm điều đó là lập kế hoạch tốt, ghi chú cuộc họp đầy đủ, sau đó chuyển chúng thành biên bản cuộc họp để mọi người có thể tham khảo. Đó có thể là một quá trình tốn thời gian — trừ khi bạn sử dụng mẫu ghi chú cuộc họp.
Hãy cùng xem mẫu ghi chú cuộc họp cải thiện chiến lược ghi chú của bạn như thế nào. Sau đó, chúng ta sẽ khám phá các mẫu cho các loại cuộc họp khác nhau. Cho dù bạn cần định dạng cho cuộc họp một-một, cuộc họp nhóm hay cuộc họp hội đồng quản trị, đều có mẫu phù hợp với bạn. 😊
Mẫu biên bản cuộc họp là gì?
Mẫu biên bản cuộc họp là sự thay thế hữu ích cho ứng dụng ghi chú. Mẫu này cung cấp cấu trúc cơ bản để bạn viết ghi chú cuộc họp, giúp tiết kiệm thời gian và nỗ lực. Việc tuân theo định dạng của mẫu cũng giúp mọi người đi đúng hướng, đảm bảo cuộc họp hiệu quả và kết thúc sớm.
Mẫu ghi chú cuộc họp cung cấp các phần cho các loại thông tin khác nhau để giúp bạn ghi lại tất cả các điểm chính, cùng với bất kỳ quyết định nào đã được đưa ra và các bước tiếp theo đã được lên kế hoạch.
Sau đó, bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa ghi chú cuộc họp và biến chúng thành bản ghi chính thức của cuộc họp. 📃
Giữ mọi người trong vòng thông tin bằng cách chia sẻ biên bản cuộc họp chính thức của bạn với các thành viên nhóm có mặt, thành viên nhóm vắng mặt và bất kỳ bên liên quan quan trọng nào khác, như khách hàng hoặc thành viên hội đồng quản trị. Sử dụng mẫu ghi chú cuộc họp cũng giúp bạn dễ dàng xem lại biên bản cuộc họp trước đó để tham khảo cho các chiến lược hoặc quyết định trong tương lai.
Nhưng chính xác thì điều gì tạo nên một mẫu ghi chú cuộc họp hiệu quả? Hãy phân tích để bạn biết những điều cần tìm kiếm. 👀
Điều gì tạo nên một mẫu ghi chú và biên bản cuộc họp tốt?
Mẫu biên bản cuộc họp hoặc ghi chú cuộc họp hiệu quả cung cấp các tính năng và chức năng như sau:
- Cấu trúc theo định dạng gần giống với chương trình cuộc họp và cho phép người ghi biên bản dễ dàng theo dõi luồng cuộc họp
- Không gian để ghi lại các chi tiết quan trọng của cuộc họp như thời gian, ngày tháng và mục tiêu cuộc họp để mọi người đều biết mục đích của cuộc họp
- Các phần để liệt kê danh sách người tham dự và vắng mặt, các mục trong chương trình họp, các điểm thảo luận chính, các điểm chính và quyết định, và các bước hành động
- Công cụ AI giúp chọn ra những điểm quan trọng nhất và tóm tắt văn bản dài thành một tài liệu ngắn gọn và hữu ích
- Tích hợp liền mạch để hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn, như khả năng chuyển các mục hành động thành công việc có ngày đáo hạn mà bạn có thể phân bổ cho các thành viên trong nhóm để theo dõi, giúp quản lý dự án trở nên dễ dàng
Cho dù bạn đang tổ chức một cuộc họp brainstorming với nhóm của mình, một cuộc họp không chính thức với quản lý trực tiếp hay một cuộc họp kinh doanh chính thức với khách hàng, mỗi phút bạn tiết kiệm được từ những công việc tẻ nhạt như ghi chú cuộc họp là một thành công. 🏆
10 mẫu ghi chú cuộc họp miễn phí để ghi chép cuộc họp hiệu quả hơn
Khi bạn có kế hoạch sử dụng mẫu cho ghi chú cuộc họp, điều quan trọng là chọn mẫu phù hợp với nhu cầu của bạn. Hãy khám phá một số mẫu ghi chú cuộc họp tốt nhất hiện có trên mạng.
1. Mẫu biên bản cuộc họp ClickUp
Mẫu Biên bản cuộc họp ClickUp là lựa chọn hoàn hảo cho các cuộc họp nhóm, làm mẫu biên bản cuộc họp hội đồng quản trị cho ban giám đốc và mọi mục đích khác.
Chọn giữa các tùy chọn để ghi chú cho nhiều cuộc họp trên một trang — lý tưởng cho các cuộc họp nhanh — hoặc trên các trang phụ riêng biệt cho các cuộc họp dài hơn hoặc quay lại biên bản cuộc họp trước đó.
Lập danh sách những người tham dự và ghi lại các mục chương trình và các điểm thảo luận. Chức năng cộng tác mở rộng của ClickUp cũng cho phép những người tham dự thêm cập nhật tiến độ cá nhân trước để tiết kiệm thời gian. Sau đó, ghi lại bất kỳ mục hành động hoặc chủ đề nào cần được giải quyết ở nơi khác hoặc sau đó. Giữ mọi thứ ở một nơi bằng cách liên kết các bản ghi âm cuộc họp, nhiệm vụ cuộc họp và các tài nguyên quan trọng.
ClickUp cũng cung cấp các công cụ khác để giúp quá trình họp của bạn hiệu quả và hiệu quả hơn từ đầu đến cuối. Bắt đầu tốt bằng cách sử dụng Mẫu chương trình họp hữu ích và brainstorming với những người tham gia cuộc họp khác trong thời gian thực trên Bảng trắng ClickUp, thu thập ý kiến của bạn bằng Ghi chú dán trực tuyến.
Sau đó, sử dụng tính năng AI của ClickUp để tóm tắt các ghi chú cuộc họp dài do AI tạo thành biên bản cuộc họp và rút ra những thông tin chi tiết và mục hành động. 🤖
Chuyển các mục hành động thành công việc và kết nối chúng trực tiếp với quy trình làm việc của bạn, tạo ra lộ trình phát triển với dòng thời gian chi tiết.
Mẫu biên bản cuộc họp miễn phí này là một phần của phạm vi rộng các mẫu ClickUp Docs, tất cả đều được thiết kế để giúp bạn tạo ra các tài liệu đẹp mắt, hiệu quả mà không cần phải bắt đầu lại từ đầu. Ngoài ra, ClickUp còn tích hợp với Google Docs, Microsoft Teams, Zoom, Slack và nhiều ứng dụng khác, giúp hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn hơn nữa. 🙌
📮 ClickUp Insight: 21% số người được hỏi muốn tận dụng AI để phát huy năng lực chuyên môn bằng cách áp dụng AI vào các cuộc họp, email và dự án. Mặc dù hầu hết các ứng dụng email và nền tảng quản lý dự án đều tích hợp AI như một tính năng, nhưng tính năng này có thể không đủ mượt mà để thống nhất quy trình làm việc giữa các công cụ.
Nhưng chúng tôi đã giải mã được bí mật tại ClickUp! Với các tính năng quản lý cuộc họp được hỗ trợ bởi AI của ClickUp, bạn có thể dễ dàng tạo các mục chương trình, ghi chú từ các cuộc họp, tạo và phân công nhiệm vụ từ ghi chú cuộc họp, phiên âm bản ghi âm và hơn thế nữa — với trình ghi chú AI và ClickUp Brain của chúng tôi.
Tiết kiệm tới 8 giờ họp mỗi tuần, giống như khách hàng của chúng tôi tại Stanley Security!
2. Mẫu ghi chú cuộc họp định kỳ của ClickUp
Khi bạn có các cuộc họp thường xuyên theo định dạng tương tự, như cuộc họp hàng ngày hoặc cuộc họp hàng tuần, Mẫu ghi chú cuộc họp định kỳ của ClickUp là lựa chọn phù hợp. Sử dụng cùng một mẫu mỗi lần sẽ tạo sự nhất quán và cung cấp cho bạn một nguồn thông tin duy nhất để tham khảo khi cần. 💯
Ghi lại ngày và mục đích của cuộc họp, cùng với danh sách người tham dự, người vắng mặt và số lượng người tham dự tối thiểu. Sau đó, bạn có thể tùy chỉnh cấu trúc cuộc họp được đề xuất miễn phí.
Đối với mỗi mục trong chương trình nghị sự, có không gian để ghi chú và kết quả bỏ phiếu. Ngoài ra, còn có không gian để ghi lại các mục hành động, liên kết chúng với các công việc và theo dõi chúng bằng các trạng thái tùy chỉnh. Giữ mọi thứ được tổ chức bằng cách ghi lại thời gian bắt đầu và kết thúc cuộc họp cũng như ngày họp tiếp theo.
Sau khi hoàn thành, bạn có thể dễ dàng tạo liên kết chỉ đọc để chia sẻ tài liệu cuối cùng với tất cả các bên liên quan. 🔗
3. Mẫu ghi chú cuộc họp 1-1 giữa nhân viên và quản lý của ClickUp
Hiệu suất của một nhóm phụ thuộc vào mối quan hệ giữa người quản lý và các thành viên trong nhóm. Các cuộc họp trực tiếp thường xuyên với cấp dưới trực tiếp của bạn cho phép bạn cung cấp hỗ trợ, tối ưu hóa năng suất và tinh thần làm việc, đồng thời giúp mọi người luôn hoàn thành công việc. 🤝
Mẫu ClickUp Employee & Manager 1-on-1 tạo ra một cấu trúc hiệu quả cho cuộc họp, đặt ra kỳ vọng cho giao tiếp có ý nghĩa và cách thức làm việc cùng nhau, đồng thời giúp bạn tập trung vào việc hoàn thành công việc.
Đây là mẫu công việc, vì vậy bạn có thể dễ dàng thiết lập các cuộc họp theo định kỳ, dù là mỗi tuần hay mỗi tháng, bằng cách sử dụng công việc định kỳ.
Đặt cả thành viên nhóm và người quản lý làm người được giao công việc, cho phép họ thêm cập nhật và các điểm thảo luận vào chương trình họp trước cuộc họp. Trong cuộc họp, họ sẽ làm theo đề cương được đề xuất và làm việc cùng nhau để ghi chú vào mô tả công việc.
Các mục trong danh sách việc cần làm dễ dàng trở thành công việc hoặc công việc con cho các bước tiếp theo. Sau đó, họ chỉ cần sao chép ghi chú vào phần bình luận để lưu lại làm tài liệu tham khảo trong tương lai.
4. Mẫu ghi chú cuộc họp với khách hàng của ClickUp
Khi khách hàng thanh toán hóa đơn, việc theo dõi mọi khía cạnh của dự án là đặc biệt quan trọng. Hãy làm cuộc sống của bạn dễ dàng hơn bằng cách sử dụng Mẫu ghi chú cuộc họp khách hàng của ClickUp để ghi lại tất cả thông tin quan trọng trước, trong và sau cuộc họp. 📝
Mẫu miễn phí này cung cấp cho bạn một cấu trúc toàn diện để làm việc, giúp bạn luôn có tổ chức và không bỏ sót hoặc bỏ qua bất kỳ thông tin nào. Trạng thái tùy chỉnh cho bạn biết cuộc họp đã được Lên lịch, Đang tiến hành hay Hoàn thành, và bạn có thể dễ dàng thu thập mọi tài nguyên cần thiết tại một địa điểm duy nhất.
Mẫu cuộc họp khách hàng này cho phép nhóm của bạn cộng tác trong tài liệu để thêm các cập nhật hoặc mục chương trình trước. Dễ dàng đóng góp vào cuộc họp trong thời gian thực và theo dõi mọi phản hồi từ khách hàng, yêu cầu kinh doanh mới, quyết định và các bước tiếp theo.
Sau cuộc họp, gửi email ghi chú cuộc họp trực tiếp đến tất cả các bên liên quan từ nền tảng ClickUp. Tất cả các ghi chú cuộc họp sau đó được lưu trữ ở một nơi, giúp bạn dễ dàng tham khảo trong các cuộc họp sau.
5. Mẫu ghi chú cuộc họp phi lợi nhuận của ClickUp
Khi làm việc cho một tổ chức phi lợi nhuận, bạn muốn dành phần lớn thời gian và nỗ lực của mình để tạo ra sự khác biệt, chứ không phải soạn thảo ghi chú cuộc họp. Mẫu Ghi chú cuộc họp phi lợi nhuận của ClickUp giúp bạn dễ dàng tập trung vào những việc quan trọng, cho dù đó là nỗ lực gây quỹ mới nhất hay kế hoạch tiếp cận cộng đồng của bạn. 🙋
Sử dụng mẫu để cộng tác với các thành viên trong nhóm của bạn để tạo chương trình nghị sự, ghi chép các mục thảo luận và hành động trong ghi chú cuộc họp, sau đó phân công công việc để theo dõi.
Ghi lại các quyết định trong Chế độ xem Nhật ký quyết định để dễ tham khảo. Sau đó, theo dõi các công việc đang mở trong Chế độ xem Mục hành động với các trường trạng thái Việc cần làm, Đang tiến hành và Hoàn thành. Bằng cách làm việc cùng nhau, bạn sẽ đảm bảo rằng mình luôn tiến tới tầm nhìn tương lai.
Hãy xem các mẫu mẫu gây quỹ này!
6. Mẫu ghi chú lớp học ClickUp
Mặc dù các mẫu ghi chú cuộc họp rất hữu ích cho việc lập kế hoạch, ghi chép và theo dõi các cuộc họp, các mẫu ghi chú cũng rất tiện lợi ở trường học. Không còn những tờ giấy lộn xộn chất đống trên bàn làm việc hay quên những gì giáo viên đã nói. 🧑🏫
Mẫu Ghi chú lớp học ClickUp giúp lưu trữ mọi thứ ở một nơi, bao gồm ghi chú từ bài giảng, liên kết đến các tài nguyên hữu ích và bài tập về nhà.
Mẫu ghi chú này là một tài liệu ClickUp cung cấp cấu trúc cơ bản và có thể tùy chỉnh để phù hợp với công việc của bạn. Với mục lục tích hợp sẵn, bạn sẽ nhanh chóng tìm thấy và chuyển đến phần bạn cần. Mẫu này cũng cho phép bạn định dạng ghi chú, nhúng liên kết hoặc bảng, hoặc tạo nhiệm vụ cho bản thân để không bao giờ bỏ lỡ bất kỳ chi tiết nào.
7. Mẫu báo cáo cuộc họp ClickUp
Được thiết kế chủ yếu cho các tổ chức làm việc nhiều với phản hồi của khách hàng, Mẫu báo cáo cuộc họp ClickUp cũng hữu ích cho các loại cuộc họp khác.
Có không gian để ghi chi tiết, như tên của người điều hành, người ghi chú và người chấm công, cùng với loại cuộc họp, địa điểm và thời lượng. Trường số cho phép bạn thêm tổng số người tham dự. Sau đó, sử dụng mẫu để ghi lại bất kỳ ghi chú nào từ cuộc họp và soạn thảo chương trình đề xuất cho cuộc họp tiếp theo.
Danh sách kiểm tra sau cuộc họp đảm bảo rằng tất cả những người tham gia đều nhận được bản ghi chú cuối cùng của cuộc họp và bản ghi chú đó được lưu trữ an toàn. Danh sách này cũng nhắc nhở bạn theo dõi các công việc phát sinh từ cuộc họp, có thể bao gồm việc đóng vòng phản hồi với nhóm và lãnh đạo công ty, cũng như với khách hàng. 🔃
8. Mẫu ghi chú cuộc họp riêng của ClickUp
Mẫu Cuộc họp Cá nhân với Nhân viên của ClickUp được thiết kế để các nhà quản lý kết nối với nhân viên của mình. Quá trình này giúp đảm bảo rằng tất cả nhân viên nhận được thông tin cần thiết để thành công trong vai trò của mình và đạt được mục tiêu hiệu suất.
Mẫu này giúp việc ghi chú cuộc họp trở nên dễ dàng và khuyến khích cuộc hội thoại giữa quản lý và nhân viên để tránh tình trạng quản lý nói suốt cuộc họp.
9. Mẫu biên bản cuộc họp dự án Excel của Template Lab
Tải xuống mẫu ghi chú cuộc họp dự án này dưới dạng bảng tính Excel, tài liệu Word hoặc PDF.
Bắt đầu với không gian để ghi tên dự án và mục đích cuộc họp, cùng với các thông tin hậu cần như địa điểm, ngày, giờ bắt đầu và kết thúc cuộc họp. Ghi lại danh sách người tham dự, cùng với bộ phận hoặc công ty và thông tin liên hệ của họ.
Có các trường để ghi lại các chủ đề khác nhau trong chương trình nghị sự và ghi chú ngắn gọn về cuộc thảo luận xung quanh chúng. Ngoài ra còn có danh sách mục hành động để đảm bảo mọi người đều biết các bước tiếp theo là gì và ai chịu trách nhiệm thực hiện.
Cuối cùng, hãy chuẩn bị cho bạn và nhóm của bạn để đạt được thành công bằng cách xác định ngày và giờ của cuộc họp tiếp theo và xác định mục tiêu của cuộc họp, để những người tham gia có đủ thời gian chuẩn bị. 🗓️
10. Mẫu biên bản cuộc họp của Canva
Nếu bạn đang tìm kiếm một tài liệu lập kế hoạch và ghi chú đơn giản mà không tích hợp quy trình làm việc, đây có thể là lựa chọn phù hợp với bạn.
Mẫu ghi chú cuộc họp tối giản của Canva giúp bạn dễ dàng liệt kê danh sách người tham dự và các mục trong chương trình, cung cấp thông tin cập nhật ngắn gọn về bất kỳ dự án nào đang tiến độ và sắp xếp các mục hành động. Kết thúc bằng bất kỳ thông báo cuối cùng nào và bạn đã hoàn thành.
Bố cục gọn gàng và hợp lý của mẫu này có thể tùy chỉnh trong Canva và tài liệu được thiết kế theo định dạng thư Mỹ để dễ in nếu bạn cần bản in. 🖨️
Tiết kiệm thời gian và tăng năng suất với các mẫu ghi chú cuộc họp
Cuộc họp là một phần quan trọng để vận hành thành công bất kỳ tổ chức nào, nhưng nếu được quản lý kém, chúng cũng có thể lãng phí rất nhiều thời gian. Tiết kiệm thời gian và nỗ lực bằng cách sử dụng mẫu ghi chú cuộc họp hoặc biên bản cuộc họp cung cấp cấu trúc để bạn có thể viết vào. 📰
Mẫu đảm bảo bạn hiểu rõ chương trình nghị sự, ghi chú tốt và nhanh chóng ghi lại các quyết định và mục hành động để theo dõi sau này.
ClickUp nâng mẫu ghi chú cuộc họp lên một tầm cao mới. Chọn từ một phạm vi mẫu, sử dụng các công cụ AI để giúp bạn tóm tắt ghi chú cuộc họp, sau đó biến các mục hành động thành nhiệm vụ được phân công có thể theo dõi bằng các công cụ quản lý dự án của ClickUp.
Và không cần phải dừng lại ở đó. ClickUp là nền tảng tất cả trong một giúp bạn tối ưu hóa mọi khía cạnh của kinh doanh từ đầu đến cuối. Đăng ký miễn phí ngay bây giờ và chứng kiến sự phát triển của doanh nghiệp bạn. 📈