Các cuộc họp có thể dễ dàng trở nên hỗn loạn, nhưng khi bạn có trách nhiệm ghi lại mọi thứ được nói, áp lực sẽ rất lớn. Biên bản cuộc họp hiệu quả đảm bảo rằng các quyết định được ghi lại, các mục hành động được theo dõi và không có chỗ cho sự nhầm lẫn sau này.
Nhưng làm thế nào để tạo ghi chú ngắn gọn mà vẫn dễ hiểu sau nhiều ngày? Với định dạng biên bản cuộc họp đảm bảo trách nhiệm giải trình, theo dõi tiến độ và giữ mọi người thống nhất. ↔️
Blog này sẽ thảo luận về cách biến các điểm thảo luận hỗn loạn thành kế hoạch hành động bằng cách sử dụng định dạng biên bản cuộc họp chuyên nghiệp và hiệu quả.
⏱️ Tóm tắt 60 giây
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách viết biên bản cuộc họp chuyên nghiệp để tóm tắt các cuộc thảo luận và cuộc họp thành các kết luận có thể thực hiện được. Chúng tôi sẽ đề cập đến:
Biên bản cuộc họp là gì?
Biên bản cuộc họp là bản ghi chép chính thức về các cuộc thảo luận, quyết định và hành động trong cuộc họp. Biên bản cuộc họp cung cấp tài liệu tham khảo rõ ràng về những nội dung đã được thống nhất, công việc được giao, thời hạn và bất kỳ điểm quan trọng nào được nêu ra.
Biên bản cuộc họp không phải là bản ghi chép từng từ một mà là bản tóm tắt các chi tiết quan trọng để làm tài liệu tham khảo rõ ràng, có cấu trúc cho tương lai. Biên bản cuộc họp đảm bảo các thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm, theo dõi tiến độ và đảm bảo thực hiện các mục tiêu của dự án.
Các yếu tố chính của biên bản cuộc họp chuyên nghiệp chính xác
Để tạo biên bản cuộc họp hiệu quả, điều quan trọng là phải bao gồm các chi tiết cụ thể trong định dạng ghi chú cuộc họp để đảm bảo tính rõ ràng và trách nhiệm giải trình. Các thành phần khóa này bao gồm:
- Chi tiết cuộc họp: Ngày, giờ và địa điểm cuộc họp, cùng với danh sách những người tham dự (và những người vắng mặt, nếu cần)
- Các mục chương trình: Phân tích các chủ đề được thảo luận trong cuộc họp theo thứ tự được đề cập
- Quyết định được đưa ra: Tóm tắt các quyết định hoặc kết luận quan trọng đạt được trong cuộc họp
- Mục hành động: Phác thảo rõ ràng các công việc được giao, bao gồm người chịu trách nhiệm và thời hạn hoàn thành từng công việc
- Ngày cuộc họp tiếp theo: Nếu có, ghi chú thời gian và địa điểm của cuộc họp tiếp theo và bất kỳ mục nào trong chương trình họp đã lên kế hoạch để theo dõi
Hướng dẫn từng bước định dạng biên bản cuộc họp chuyên nghiệp
Việc viết biên bản cuộc họp hội đồng quản trị trở nên dễ dàng hơn nhiều khi bạn tuân theo một cách tiếp cận có cấu trúc. Dưới đây là hướng dẫn nhanh sẽ chỉ cho bạn cách tạo biên bản cuộc họp để ghi lại tất cả các chi tiết quan trọng và cung cấp bản ghi chép các cuộc thảo luận và quyết định.
Bước 1. Chuẩn bị trước
Trước khi bắt đầu, hãy xem lại các mục chương trình nghị sự của bảng và các tài liệu liên quan từ cuộc họp trước đó. Làm quen với các chủ đề thảo luận, những người tham dự cuộc họp quan trọng và bất kỳ quyết định hoặc thảo luận dự kiến nào.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng định dạng PAR (Điểm-Hành động-Kết quả) cho biên bản cuộc họp. Bắt đầu với các cuộc thảo luận quan trọng, ghi chú các hành động đã quyết định, sau đó ghi lại kết quả dự kiến hoặc thực tế. Điều này giúp ghi chú của bạn ngắn gọn, giúp việc theo dõi trở nên dễ dàng! 🍃
Có sẵn mẫu ghi chú cuộc họp cũng sẽ đơn giản hóa quá trình khi bạn bắt đầu ghi chép. Đây là lúc các công cụ như ClickUp phát huy tác dụng.
Bước 2. Ghi chú trong cuộc họp
Ghi lại các chi tiết cơ bản như ngày, giờ, địa điểm (nếu có) và loại cuộc họp (ví dụ: họp hàng tuần, lập kế hoạch chiến lược).
Danh sách tên những người tham dự và ghi chú những người vắng mặt.
Đối với mỗi mục trong chương trình nghị sự, liệt kê các chủ đề chính đã thảo luận và các quyết định quan trọng đã đưa ra. Ghi lại bất kỳ đối số hoặc quan ngại hỗ trợ nào (một cách ngắn gọn và khách quan).
Ghi lại các mục hành động, công việc được giao, người được giao và thời hạn hoàn thành. Bao gồm các hành động tiếp theo cần thực hiện cho cuộc họp tiếp theo.
Tập trung vào việc nắm bắt bản chất của cuộc thảo luận, không phải từng từ một. Sử dụng dấu đầu dòng để sắp xếp thông tin một cách hiệu quả. Tránh ghi chép tất cả mọi thứ; thay vào đó, hãy tóm tắt các điểm chính.
Ghi lại các quan sát cá nhân, chú ý đến người chịu trách nhiệm cho từng công việc và ghi chú thời hạn hoàn thành.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Luôn tuân thủ sự thật khi viết biên bản cuộc họp! Thay vì viết "đã thảo luận một số ý tưởng về quý tiếp theo", hãy thử viết "đề xuất khởi động ba chiến dịch tiếp thị mới cho quý 1". Viết cụ thể sẽ giúp việc theo dõi trở nên dễ dàng hơn! ✅
Bước 3. Sắp xếp các ghi chú theo các mục trong chương trình nghị sự
Sau cuộc họp, dọn dẹp và sắp xếp các ghi chú của bạn theo thứ tự giống như chương trình họp. Điều này giúp duy trì luồng logic và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ nội dung nào.
Loại bỏ thông tin không liên quan hoặc các điểm thừa. Làm rõ các từ viết tắt hoặc ký hiệu được sử dụng trong cuộc họp.
Nhóm tất cả các cuộc thảo luận, quyết định và mục hành động dưới các tiêu đề lớn có liên quan trong chương trình nghị sự, chẳng hạn như "Tham dự", "Các mục trong chương trình nghị sự", "Tóm tắt cuộc thảo luận", "Quyết định đã đưa ra" và "Mục hành động"
Xác minh các sự kiện, quyết định và công việc được giao quan trọng bằng ghi chú của bạn hoặc của chủ tọa cuộc họp.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng khung 5W1H (Ai, Cái gì, Khi nào, Ở đâu, Tại sao, Như thế nào) để bao quát tất cả các chi tiết cần thiết cho mỗi mục hành động. Điều này giúp mọi người luôn được cập nhật thông tin và tránh hiểu lầm.
Bước 4. Định dạng biên bản một cách chuyên nghiệp
Bây giờ, hãy sắp xếp tất cả ghi chú và nội dung chính của bạn vào định dạng biên bản cuộc họp phù hợp.
- Ví dụ về định dạng: Chi tiết cuộc họp: Ngày, giờ, địa điểm, người tham dự. Các mục trong chương trình nghị sự: Mô tả ngắn gọn về các cuộc thảo luận. Các quyết định đã đưa ra: Rõ ràng và ngắn gọn. Các mục hành động: Công việc, người được giao và thời hạn. Cuộc họp tiếp theo: Ngày và giờ (nếu có).
- Chi tiết cuộc họp: Ngày, giờ, địa điểm, người tham dự.
- Các mục trong chương trình nghị sự: Mô tả ngắn gọn về các nội dung thảo luận.
- Quyết định đã được đưa ra: Rõ ràng và súc tích.
- Mục hành động: Công việc, người được giao và thời hạn.
- Cuộc họp tiếp theo: Ngày và giờ (nếu có).
- Chi tiết cuộc họp: Ngày, giờ, địa điểm, người tham dự.
- Các mục trong chương trình nghị sự: Mô tả ngắn gọn về các nội dung thảo luận.
- Quyết định đã được đưa ra: Rõ ràng và súc tích.
- Mục hành động: Công việc, người được giao và thời hạn.
- Cuộc họp tiếp theo: Ngày và giờ (nếu có).
Tránh đưa ý kiến cá nhân hoặc ngôn ngữ chủ quan, và viết bằng thì quá khứ và ngôi thứ ba.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Yêu cầu ClickUp Brain nhanh chóng tạo định dạng biên bản cuộc họp chuyên nghiệp mà bạn có thể điền và bổ sung nội dung sau đó.
Bước 5: Xem lại và làm rõ
Nếu bất kỳ phần nào trong bản ghi chú của bạn không rõ ràng hoặc thiếu, hãy làm rõ với những người tham gia cuộc họp có liên quan ngay sau cuộc họp. Điều này đảm bảo bản ghi chú của bạn chính xác và tránh mọi hiểu lầm sau này.
Sau đó, gửi bản nháp cho chủ tọa cuộc họp hoặc các bên liên quan để phê duyệt.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tính năng Bình luận của ClickUp đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin nào khi cần thực hiện các hành động tiếp theo. Nếu một bình luận trong cuộc họp cần được làm rõ thêm hoặc cần thực hiện một mục hành động, bạn có thể dễ dàng giao nhiệm vụ đó cho người có liên quan trực tiếp trong bình luận.
Điều này biến những phản hồi mơ hồ hoặc những điểm không rõ ràng thành các công việc có thể thực hiện được và đang theo dõi, đảm bảo mọi chi tiết đều được giải quyết.
Bước 6. Phân phối biên bản kịp thời
Sau khi phê duyệt biên bản, hãy phân phối biên bản cho tất cả những người có mặt và các thành viên hội đồng càng sớm càng tốt. Điều này giúp duy trì đà phát triển và giảm khả năng xảy ra hiểu lầm, từ đó giảm số lượng cuộc họp mà nhóm của bạn cần tổ chức.
Sử dụng email, công cụ quản lý dự án hoặc nền tảng chia sẻ tài liệu để chia sẻ biên bản cuộc họp của bạn. Ngoài ra, hãy lưu biên bản ở một địa điểm an toàn, dễ truy cập với quy tắc đặt tên rõ ràng để dễ tìm lại sau này.
Ví dụ về định dạng biên bản cuộc họp chuyên nghiệp
Có mẫu biên bản cuộc họp phù hợp sẽ giúp bạn tổ chức công việc hiệu quả và đảm bảo trách nhiệm giải trình. Dưới đây là một số ví dụ về mẫu bạn có thể sử dụng cho các loại cuộc họp khác nhau:
1. Mẫu biên bản cuộc họp chính thức
Mẫu biên bản cuộc họp chính thức là lựa chọn lý tưởng cho các cuộc họp cấp cao hoặc cuộc họp điều hành, chẳng hạn như cuộc họp hội đồng quản trị, nơi mà tài liệu chi tiết là rất quan trọng.
Mẫu cuộc họp hội đồng quản trị thường bao gồm các phần về ngày, giờ, địa điểm, người tham dự cuộc họp, các mục trong chương trình họp, các quyết định được đưa ra và các mục hành động.
Ví dụ: bạn có thể ghi lại các quyết định quan trọng như phê duyệt ngân sách hoặc sáng kiến chiến lược trong cuộc họp hội đồng quản trị hàng quý. Dù là cuộc họp chi tiết hay cuộc họp nhanh, mẫu biên bản cuộc họp hội đồng quản trị này sẽ giúp bạn duy trì hiệu quả thảo luận và trách nhiệm giải trình trong các nhóm.
2. Mẫu biên bản cuộc họp không chính thức
Mẫu biên bản cuộc họp không chính thức rất phù hợp cho các cuộc họp nhóm bình thường hoặc các phiên động não. Mẫu này mang lại tính linh hoạt trong khi vẫn ghi lại các điểm chính, mục hành động và quyết định.
Mẫu này thường ít có cấu trúc hơn nhưng đảm bảo tất cả thông tin quan trọng được ghi lại, giúp dễ dàng theo dõi các công việc mà không cần định dạng cứng nhắc.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Thiết kế mẫu biên bản cuộc họp hoàn hảo của bạn trong ClickUp và cải thiện nó bằng AI. Sử dụng các công cụ AI của ClickUp để tự động tạo bản tóm tắt cuộc họp và các mục hành động, đảm bảo mẫu của bạn được tùy chỉnh, thông minh và hiệu quả.
3. Mẫu biên bản cuộc họp về các mục hành động
Mẫu này rất phù hợp cho các cuộc họp tập trung vào việc hoàn thành công việc, chẳng hạn như cập nhật trạng thái dự án hoặc các phiên lập kế hoạch sprint.
Điểm nhấn chính là xác định rõ các mục hành động, người được giao nhiệm vụ và thời hạn hoàn thành. Định dạng biên bản cuộc họp chuyên nghiệp này giúp các nhóm duy trì sự tổ chức và đảm bảo các công việc được thực hiện hiệu quả.
Muốn cải thiện mẫu này? Hãy xem mẫu biên bản cuộc họp mục hành động của ClickUp.
Hợp lý hóa trách nhiệm giải trình với Mẫu cuộc họp mục hành động của ClickUp
Mẫu cuộc họp mục hành động của ClickUp là lựa chọn hoàn hảo cho các nhóm cần theo dõi công việc, thời hạn và quyền sở hữu trong các cuộc họp.
Cho dù là quản lý dự án, điều phối cuộc họp nhóm hay giám sát cuộc họp cập nhật trạng thái, mẫu này đảm bảo rằng mọi mục hành động đều được ghi chép và phân công trong thời gian thực.
Điều này giúp các nhóm duy trì trách nhiệm và đảm bảo dự án tiến triển hiệu quả. Mẫu này giúp bạn:
- Ghi lại các mục hành động ngay lập tức bằng cách chỉ định công việc trực tiếp trong mẫu trong cuộc họp
- Liên kết công việc với mục tiêu để tích hợp liền mạch giữa biên bản cuộc họp và quản lý dự án
- Cộng tác trong thời gian thực với nhóm của bạn để cập nhật, theo dõi và theo dõi các công việc được giao mà không bị chậm trễ
Tài nguyên bổ sung để lập kế hoạch cho các cuộc họp hiệu quả:
- Cuộc họp Scrum
- Ví dụ về chương trình họp & mẫu miễn phí
- Mẫu cuộc họp cấp 10 miễn phí
- Cách lập kế hoạch và lên lịch các cuộc họp định kỳ
- Cách tham gia cuộc họp hiệu quả
- Quy tắc ứng xử trong cuộc họp ảo
- Mẫu ghi chú cuộc họp miễn phí
- Mẫu cuộc họp OneNote miễn phí
Lợi ích của việc sử dụng mẫu biên bản cuộc họp
Định dạng biên bản cuộc họp chuyên nghiệp giúp đơn giản hóa quá trình lập tài liệu và đảm bảo bạn chuẩn bị tốt hơn cho cuộc họp. Dưới đây là những lợi ích hàng đầu của việc sử dụng mẫu biên bản cuộc họp:
- Đơn giản hóa tài liệu: Cấu trúc được định sẵn giúp bạn ghi chép các điểm chính một cách nhanh chóng và hiệu quả, tiết kiệm thời gian và nỗ lực
- Đảm bảo tính nhất quán: Sử dụng mẫu ghi chú cuộc họp chuyên nghiệp đảm bảo các cuộc họp tuân theo cùng một cấu trúc, giúp dễ dàng tìm kiếm thông tin liên quan và theo dõi nhanh chóng, hiệu quả hơn
- Thúc đẩy trách nhiệm giải trình: Mẫu ghi chú cuộc họp tốt sẽ phân công các mục hành động cho từng cá nhân cụ thể, đảm bảo mọi người đều biết trách nhiệm và thời hạn của mình
- Luôn nắm rõ các chi tiết quan trọng: Các mẫu chuẩn hóa giúp đảm bảo các thông tin quan trọng như các điểm thảo luận và thời hạn luôn được bao gồm, giảm thiểu rủi ro bỏ sót
- Tham khảo biên bản cuộc họp trước: Mẫu biên bản cuộc họp chuyên nghiệp, có cấu trúc rõ ràng cho phép bạn nhanh chóng tìm thấy các quyết định, mục hành động và công việc từ cuộc họp trước, giúp việc theo dõi và tiến độ trở nên dễ dàng hơn nhiều
Quản lý cuộc họp hiệu quả với ClickUp
ClickUp là công cụ quản lý dự án tất cả trong một giúp nâng cao năng suất công việc và sắp xếp mọi thứ gọn gàng ở một nơi. ClickUp Meetings được thiết kế để giúp bạn viết biên bản cuộc họp, ghi chú và theo dõi, đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng tiến độ và dễ dàng truy cập.
Nó thúc đẩy việc quản lý và ghi chép cuộc họp hiệu quả, đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Ví dụ: Mẫu Ghi chú Cuộc họp của ClickUp giúp bạn ghi lại nội dung cuộc họp, ghi chú và các mục hành động một cách có cấu trúc.
Dưới đây là cách ClickUp giúp bạn chuẩn bị cho mỗi cuộc họp nhóm hoặc cuộc họp hội đồng:
Giữ mọi thứ ngăn nắp và đúng tiến độ với Chế độ xem Lịch của ClickUp
Chế độ xem Lịch của ClickUp giúp bạn dễ dàng hình dung lịch họp và theo dõi tiến độ. Việc sắp xếp các cuộc họp và công việc sắp tới trong một chế độ xem tập trung, có thể tùy chỉnh đảm bảo rằng không có gì bị bỏ sót. Dưới đây là cách nó giúp bạn theo dõi các cuộc họp của mình:
- Chia sẻ thông tin một cách an toàn với các thành viên hội đồng quản trị và những người tham gia cuộc họp khác
- Nhận thông báo về các sự kiện và đặt nhắc nhở để không bao giờ bỏ lỡ ngày họp
- Dễ dàng sắp xếp lại công việc với tính năng kéo và thả
Nhiều người dùng thấy ClickUp đặc biệt hữu ích trong việc sắp xếp mọi thứ gọn gàng ở một nơi. 🗃️
Tôi có cuộc họp hai tuần một lần với cấp trên và chúng tôi sử dụng ClickUp cho chương trình nghị sự. Tôi cảm thấy làm việc hiệu quả hơn vì tất cả các yêu cầu về sự kiện và bản trình bày của tôi đều được lưu trữ ở đây, cùng với chỉ báo trạng thái cập nhật mà cấp trên của tôi có thể kiểm tra.
Tôi có cuộc họp hai tuần một lần với cấp trên và chúng tôi sử dụng ClickUp cho chương trình nghị sự. Tôi cảm thấy làm việc hiệu quả hơn vì tất cả các sự kiện và yêu cầu thuyết trình của tôi đều được lưu trữ ở đây, cùng với chỉ báo trạng thái cập nhật mà cấp trên của tôi có thể kiểm tra.
Chia nhỏ bất kỳ cuộc họp nào thành các công việc có thể thực hiện được
Nhiệm vụ ClickUp cho phép bạn chia nhỏ các cuộc họp phức tạp nhất thành các nhiệm vụ có thể quản lý được. Sử dụng tính năng tạo/lập nhiệm vụ và danh sách kiểm tra, bạn có thể phác thảo các điểm trong chương trình nghị sự, phân công trách nhiệm và theo dõi tiến độ — tất cả chỉ trong một nơi. Dưới đây là cách tận dụng tính năng này:
- Chia nhỏ các điểm trong chương trình nghị sự thành các công việc riêng lẻ với danh sách kiểm tra để rõ ràng hơn
- Giao công việc trực tiếp cho các thành viên trong nhóm để tránh nhầm lẫn trong cuộc họp tiếp theo
- Đảm bảo các công việc có thời hạn rõ ràng để theo dõi kịp thời
- Theo dõi việc hoàn thành công việc theo thời gian thực để mọi người luôn thống nhất và đúng tiến độ
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Thiết lập nhiệm vụ lặp lại trong ClickUp để tự động hóa các cuộc họp hàng tuần! Bằng cách này, bạn có thể tuân theo cùng một cấu trúc và các mục chương trình mà không cần phải bắt đầu lại từ đầu mỗi lần. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giữ cho tất cả các biên bản cuộc họp của bạn luôn chính xác! ⏰
Sử dụng ClickUp Docs để ghi và lưu trữ ghi chú cuộc họp
Với ClickUp Docs, bạn có thể tạo biên bản cuộc họp chi tiết, dễ truy cập và kết nối với các công việc. Các tùy chọn chỉnh sửa văn bản phong phú cho phép bạn định dạng và sắp xếp ghi chú của mình một cách rõ ràng, đảm bảo mọi quyết định, thảo luận và mục hành động đều được ghi lại và liên kết với dự án có liên quan.
Dưới đây là những lợi ích mà tính năng này mang lại cho các nhóm lớn và nhỏ:
- Sắp xếp, lọc và tìm kiếm bất kỳ điểm chính nào từ biên bản cuộc họp của bạn
- Kiểm soát quyền riêng tư và chia sẻ quyền truy cập để tất cả thông tin bạn ghi lại được bảo mật
- Cộng tác với nhóm của bạn để hoàn thành công việc nhanh hơn, nâng cao năng suất
ClickUp Brain đưa việc tổ chức ghi chú cuộc họp của bạn lên một tầm cao mới.
Hãy cùng tìm hiểu cách thực hiện:
Tăng cường hiệu quả ghi chú cuộc họp của bạn với ClickUp Brain
Với trình quản lý kiến thức AI của ClickUp, bạn có thể tìm kiếm và truy xuất ngay các chi tiết quan trọng từ các cuộc họp trước đó, chẳng hạn như quyết định hoặc nhiệm vụ được giao. Điều này giúp bản ghi cuộc họp của bạn được sắp xếp gọn gàng và đảm bảo bạn không bỏ sót bất kỳ thông tin quan trọng nào từ các cuộc thảo luận trước đó.
Ngoài ra, quản lý dự án AI tự động tạo bản tóm tắt biên bản cuộc họp, giúp bạn tiết kiệm thời gian và nỗ lực. AI cũng giúp bạn ghi chép chi tiết biên bản cuộc họp, để bạn có thể thêm các chi tiết như quan sát cá nhân và thông tin quan trọng khác.
Ví dụ: sau cuộc họp, ClickUp Brain tạo một bản tóm tắt ngắn gọn và liệt kê các mục hành động được giao cho các thành viên trong nhóm.
Các công cụ AI cho cuộc họp này đảm bảo biên bản của bạn được đầy đủ và tăng tốc quá trình lập tài liệu, mang đến cho bạn các bản ghi chép được tổ chức tốt, chính xác với tối thiểu thao tác nhập liệu thủ công.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn đang họp không đồng bộ, hãy sử dụng ClickUp Brain với Clickup Clips để ghi lại các cuộc thảo luận video của bạn. ClickUp Brain sẽ tự động tạo bản ghi, giúp việc ghi lại các điểm chính từ các cuộc họp được ghi âm trở nên dễ dàng hơn và biến chúng thành các mục có thể thực hiện mà không cần người ghi chú trực tiếp.
Các phương pháp hay nhất để ghi chép biên bản cuộc họp
Tuân thủ định dạng biên bản cuộc họp chuyên nghiệp đảm bảo rằng tất cả các quyết định, điểm thảo luận và mục hành động được ghi chép đầy đủ và dễ theo dõi. Việc kết hợp các công cụ và chiến lược họp trực tuyến phù hợp có thể đơn giản hóa quá trình này một cách đáng kể.
Dưới đây là năm phương pháp hay nhất để ghi biên bản cuộc họp chuyên nghiệp:
1. Sử dụng ứng dụng lập lịch để tổ chức các cuộc họp có trật tự
Đảm bảo các cuộc họp của bạn được tổ chức tốt bằng cách sử dụng ứng dụng lập lịch Lịch Google củ hoặc Chế độ xem Lịch của ClickUp.
Các công cụ này giúp bạn luôn cập nhật ngày họp, gửi nhắc nhở và đảm bảo chương trình họp và quản lý thời gian rõ ràng.
2. Tận dụng phần mềm quản lý cuộc họp để xây dựng cấu trúc
Sử dụng nền tảng quản lý cuộc họp chuyên dụng như ClickUp đảm bảo chương trình nghị sự, ghi chú và mục hành động của bạn đều được tập trung tại một nơi.
Phần mềm này cho phép bạn phân công công việc và theo dõi tiến độ, giảm khả năng bỏ lỡ thời hạn hoặc quên các điểm hành động.
3. Sử dụng các công cụ AI để ghi chú tự động
Tận dụng các công cụ AI để tự động hóa một phần quá trình ghi chú. Ví dụ: ClickUp Brain giúp ghi chép cuộc họp, tóm tắt các cuộc thảo luận và tạo các mục hành động, giúp tiết kiệm thời gian và cải thiện độ chính xác. Điều này đặc biệt hữu ích trong các cuộc họp không đồng bộ hoặc diễn ra nhanh.
4. Tuân thủ mẫu biên bản cuộc họp
Sử dụng mẫu biên bản cuộc họp tiêu chuẩn để đảm bảo tính nhất quán trong tất cả các cuộc họp. Đảm bảo phần mềm biên bản cuộc họp của bạn cung cấp các mẫu này.
Điều này giúp bạn duy trì sự tổ chức, giúp biên bản dễ theo dõi và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết quan trọng nào. Các mẫu giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo mọi cuộc họp đều tuân theo cùng một cấu trúc tài liệu.
5. Phân công các mục hành động trong cuộc họp
Giao công việc trực tiếp cho các thành viên nhóm chịu trách nhiệm ngay sau khi thảo luận. Phần mềm quản lý cuộc họp giúp dễ dàng giao công việc trong ghi chú, đảm bảo trách nhiệm và theo dõi công việc mà không bị chậm trễ.
Không còn lộn xộn trong biên bản cuộc họp: Biến cuộc thảo luận thành hành động với ClickUp
Cuộc họp không nhất thiết phải giống như một lỗ đen hút hết ý tưởng vào và không bao giờ trả lại.
Với cách tiếp cận phù hợp, mỗi cuộc họp có thể đưa ra các bước rõ ràng, có thể thực hiện được và giúp bạn giữ được sự tỉnh táo. Biên bản cuộc họp chắc chắn là vũ khí bí mật của bạn để biến những cuộc thảo luận dài dòng thành kết quả thực tế, và các công cụ như ClickUp giúp tăng cường quá trình đó.
Từ phân công nhiệm vụ tức thì đến tóm tắt do AI tạo, ClickUp biến việc ghi chú từ một công việc nhàm chán thành một quy trình nhanh chóng và tự động.
Sẵn sàng để không để các cuộc họp kiểm soát bạn nữa? Đã đến lúc sắp xếp lại sự hỗn loạn, đảm bảo rằng nhóm của bạn luôn thống nhất và có trách nhiệm mà không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào.
Hãy dùng thử ClickUp ngay hôm nay và thấy cuộc họp có tổ chức thực sự mang lại sự thay đổi lớn như thế nào.