Bạn mệt mỏi vì ghi chú trong cuộc họp rồi lại mất chúng sau đó?
Nhiều người gặp phải thách thức này, nhưng có một giải pháp đơn giản để cải thiện trải nghiệm ghi chú của bạn.
Sử dụng OneNote — ứng dụng ghi chú kỹ thuật số mạnh mẽ cung cấp nền tảng linh hoạt và trực quan cho người dùng tài khoản Microsoft. Với OneNote, bạn có thể dễ dàng tạo, sắp xếp và quản lý ghi chú và ý tưởng của mình, biến việc ghi chú lộn xộn thành một quy trình có tổ chức.
Điểm hay nhất là gì? Tất cả được đồng bộ trên tất cả các thiết bị của bạn, vì vậy ghi chú của bạn luôn ở bên bạn — ở nhà, tại văn phòng hoặc khi đang di chuyển.
Đọc tiếp để tìm hiểu về các mẫu cuộc họp OneNote miễn phí và một số tùy chọn thay thế giúp bạn sắp xếp công việc, ghi chú đơn giản hơn và theo dõi tiến độ dễ dàng.
Điều gì tạo nên một mẫu cuộc họp OneNote tốt?
Mẫu OneNote lý tưởng sẽ ghi lại tất cả thông tin quan trọng và sắp xếp chúng một cách có tổ chức. Mẫu này phải có thể tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu riêng của các loại cuộc họp khác nhau, mang lại sự linh hoạt.
Bố cục của các mẫu này phải gọn gàng và dễ hiểu, cho phép bạn dễ dàng theo dõi các cuộc thảo luận và quyết định.
Dưới đây là các phần khóa mà một mẫu lý tưởng nên bao gồm:
- Chi tiết cuộc họp: Tìm các mẫu có các phần cho ngày, giờ, địa điểm và người tham dự cuộc họp. Có sẵn thông tin này giúp mọi người cùng hiểu nhau và giảm thiểu sự nhầm lẫn
- Mục chương trình: Chọn một mẫu liệt kê tất cả các chủ đề sẽ được thảo luận theo thứ tự ưu tiên. Tính năng này cho phép người tham dự chuẩn bị trước và giúp cuộc họp tập trung và hiệu quả hơn
- Phần điểm chính: Tìm các mẫu có khu vực dành riêng để tóm tắt các cuộc thảo luận và quyết định quan trọng. Bằng cách này, bạn có thể ghi lại những điểm chính mà không bị sa lầy vào từng chi tiết nhỏ
- Mục hành động: Đảm bảo mẫu bạn sử dụng bao gồm phần nêu rõ các công việc được giao cho từng cá nhân, cùng với thời hạn hoàn thành. Điều này thúc đẩy trách nhiệm và cho phép dễ dàng theo dõi tiến độ
- Công việc tiếp theo: Tìm mẫu có phần tiếp theo. Điều này đảm bảo không có công việc nào bị bỏ sót giữa các cuộc họp và giúp duy trì tính liên tục bằng cách liệt kê các hành động cần thiết, chẳng hạn như kiểm tra tiến độ công việc hoặc chuẩn bị cho cuộc họp tiếp theo
Sử dụng các mẫu cuộc họp OneNote miễn phí
Khi sử dụng các mẫu OneNote miễn phí, điều quan trọng cần lưu ý là chỉ phiên bản OneNote cho Windows trên máy tính để bàn mới hỗ trợ đầy đủ các mẫu.
Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng chúng:
- Mở OneNote và điều hướng đến tab Chèn
- Nhấp vào Mẫu trang để mở một ngăn ở phía bên phải sổ ghi chép của bạn
- Duyệt qua các danh mục mẫu như kinh doanh, ghi chú cuộc họp và quản lý dự án
- Chọn mẫu phù hợp với nhu cầu của bạn và tùy chỉnh theo yêu cầu
Cho dù là quản lý cuộc họp hay dự án, các mẫu OneNote có thể giúp bạn duy trì tính nhất quán và tổ chức. Bạn có thể truy cập các mẫu của mình trên tất cả các thiết bị bằng tài khoản Microsoft.
Bây giờ, hãy khám phá một số mẫu kinh doanh tiêu chuẩn mà bạn có thể sử dụng:
1. Mẫu ghi chú cuộc họp đơn giản
Mẫu cuộc họp OneNote cơ bản này được thiết kế để giúp bạn tổ chức và ghi chép cuộc họp một cách hiệu quả. Mẫu này có các phần dành cho tiêu đề cuộc họp, ngày, giờ, chương trình, người tham dự và mục hành động.
Đối với các cuộc họp nhóm, bạn có thể sử dụng mẫu này để phác thảo mục tiêu, phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm và ghi lại mọi quyết định đã đưa ra. Điều này giúp tạo bản ghi rõ ràng về cuộc họp, giúp bạn luôn đồng bộ với các mục tiêu của nhóm.
Các tính năng chính
- Ghi lại các chi tiết quan trọng bằng cách điền vào các phần tiêu đề, ngày, giờ, chương trình và người tham dự
- Tùy chỉnh các phần để phù hợp với yêu cầu cuộc họp riêng của bạn, thêm các chủ đề hoặc ghi chú cụ thể khi cần thiết
- Xem lại các cuộc họp trước đó một cách dễ dàng bằng cách sắp xếp tất cả ghi chú của bạn vào một địa điểm dễ truy cập
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý, nhà tiếp thị và trưởng nhóm cần một cách đơn giản để tổ chức cuộc họp và theo dõi các hoạt động tiếp theo.
2. Mẫu ghi chú cuộc họp không chính thức
Mẫu này cung cấp bố cục có cấu trúc để ghi lại và sắp xếp ghi chú. Mẫu này có các phần dành cho tiêu đề cuộc họp, ngày, giờ, địa điểm, người tham dự, mục chương trình, mục hành động, ngày quan trọng, thông báo, điểm thảo luận, tóm tắt và chi tiết về cuộc họp tiếp theo.
Sử dụng mẫu này cho các cuộc họp nhóm hàng tuần để tạo danh sách kiểm tra các mục chương trình, phân công nhiệm vụ, ghi chép các điểm thảo luận và tóm tắt các quyết định quan trọng.
Các tính năng chính
- Chỉ định các mục hành động trực tiếp trong mẫu để đảm bảo trách nhiệm và theo dõi
- Đánh dấu ngày quan trọng để theo dõi thời hạn và thông báo quan trọng
- Tóm tắt các cuộc thảo luận một cách hiệu quả để làm rõ các quyết định đã đưa ra và các bước tiếp theo
Lý tưởng cho: Các thành viên nhóm, điều phối viên dự án và trưởng bộ phận cần một phương pháp linh hoạt và có tổ chức cho các cuộc họp không chính thức, đồng thời khuyến khích sự hợp tác và rõ ràng.
3. Mẫu ghi chú cuộc họp cá nhân
Mẫu Ghi chú cuộc họp cá nhân cho phép bạn nhanh chóng ghi lại và sắp xếp ý tưởng của mình trong cuộc họp. Mẫu này có các phần như 'Điểm quan trọng nhất', 'Việc cần làm' và 'Câu hỏi cần theo dõi', đặc biệt hữu ích cho các cuộc họp cá nhân hoặc các cuộc thảo luận nhóm không chính thức.
Mẫu này có thể được sử dụng trong cuộc họp nhóm để thảo luận về một dự án mới. Mẫu này liệt kê các quyết định quan trọng và ghi chú bất kỳ câu hỏi nào cần được tìm hiểu thêm.
Các tính năng chính
- Theo dõi các câu hỏi cần được tìm hiểu thêm
- Tạo các công việc có thể thực hiện được để đảm bảo theo dõi các mục quan trọng
- Xem lại ghi chú bằng cách sắp xếp ý tưởng của bạn theo định dạng có cấu trúc
Lý tưởng cho: Trưởng nhóm và các thành viên muốn duy trì sự tổ chức và tập trung trong các cuộc họp, đảm bảo ghi lại các chi tiết quan trọng và theo dõi hiệu quả các mục hành động.
4. Mẫu ghi chú cuộc họp chi tiết
Mẫu Ghi chú cuộc họp chi tiết cung cấp cấu trúc mạnh mẽ để sắp xếp ghi chú cuộc họp của bạn một cách hiệu quả. Mẫu này bao gồm các phần cho chi tiết cuộc họp, người tham dự, thông báo, mục hành động, tóm tắt và thông tin về cuộc họp tiếp theo.
Bố cục toàn diện này cho phép bạn theo dõi người tham dự, ghi lại các thông báo quan trọng, xem lại trạng thái của các công việc đã hoàn thành và giải quyết bất kỳ vấn đề nào phát sinh trong quá trình thảo luận. Ngoài ra, mẫu này còn giúp bạn tóm tắt các điểm chính và lập kế hoạch cho các cuộc họp sắp tới.
Các tính năng chính
- Ghi lại tất cả các chi tiết quan trọng của cuộc họp để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin nào
- Ghi lại các mục hành động để phân công công việc rõ ràng
- Tóm tắt các cuộc thảo luận để nêu bật các điểm chính
- Lập kế hoạch cho các cuộc họp trong tương lai với thông tin về cuộc họp tiếp theo
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án, nhóm tiếp thị với mọi kích thước và các nhà chiến lược nội dung muốn triển khai các chiến lược nội dung toàn diện và sắp xếp ghi chú cuộc họp của họ một cách hiệu quả.
5. Mẫu ghi chú cuộc họp chính thức
Mẫu Ghi chú cuộc họp chính thức được thiết kế để hợp lý hóa quá trình ghi và sắp xếp biên bản cuộc họp. Với mẫu này, bạn có thể ghi lại hiệu quả các điểm chính trong các phần tương ứng.
Sau cuộc họp, bạn có thể cải thiện ghi chú bằng cách thêm chi tiết, chỉ định mục hành động và chia sẻ bản ghi cuộc họp cuối cùng với nhóm của mình. Bằng cách này, bạn có thể đảm bảo ghi chép đầy đủ các nội dung thảo luận đồng thời phân định rõ ràng trách nhiệm của từng người.
Các tính năng chính
- Sắp xếp chi tiết cuộc họp một cách hiệu quả với các phần được chỉ định cho tất cả thông tin quan trọng
- Ghi lại các chủ đề kinh doanh mới để nhóm luôn được cập nhật về các cuộc thảo luận sắp tới
- Ghi lại các vấn đề còn tồn đọng để đảm bảo chúng được giải quyết trong các cuộc thảo luận sau này
Lý tưởng cho: Các giám đốc điều hành nhóm và ủy ban chính thức sẽ thấy mẫu này lý tưởng để lập tài liệu cuộc họp chính xác và tham khảo trong tương lai.
Ngoài năm mẫu này, hãy xem xét khám phá các mẫu chương trình họp OneNote. Các mẫu này được thiết kế để giúp bạn tổ chức các mục tiêu cuộc họp, phác thảo các điểm thảo luận chính và đảm bảo rằng tất cả người tham gia đều thống nhất về chương trình họp.
Đọc thêm: Cách chuẩn bị cho cuộc họp trong 5 bước
Giới hạn khi sử dụng mẫu OneNote cho cuộc họp
Mặc dù Microsoft OneNote là một ứng dụng ghi chú hữu ích, nhưng những giới hạn của nó có thể ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý cuộc họp.
Dưới đây là một số nhược điểm chính:
1. Tính năng quản lý công việc giới hạn
Mặc dù OneNote cho phép bạn ghi chú, tạo danh sách việc cần làm và phân công công việc, nhưng nó thiếu các tính năng quản lý công việc mạnh mẽ so với các công cụ quản lý dự án chuyên dụng.
Không có phương pháp tích hợp để giám sát các mục hành động hoặc theo dõi trạng thái của chúng theo thời gian, buộc người dùng phải dựa vào các công cụ họp khác, chẳng hạn như Lịch Google, để quản lý thời hạn và các công việc tiếp theo.
2. Điều hướng phức tạp cho các dự án lớn hơn
Việc điều hướng qua các trang và phần khác nhau có thể trở nên khó khăn khi ghi chú của bạn ngày càng nhiều. Điều này khiến việc tìm kiếm các điểm chính hoặc thông tin quan trọng trở nên khó khăn, đặc biệt là khi quản lý nhiều cuộc họp hoặc dự án. Người dùng thường cần thêm thời gian để sắp xếp ghi chú của mình để dễ tìm hơn.
3. Thiếu tính năng tùy chỉnh mẫu
Mặc dù OneNote cung cấp một số mẫu cuộc họp, nhưng việc tùy chỉnh chúng cho các cuộc họp phức tạp hơn có thể khó khăn. Các tùy chọn có thể không đủ nếu các mục chương trình nghị sự hoặc quy trình ghi chú của bạn yêu cầu định dạng cụ thể. Ví dụ: nếu bạn cần định dạng phù hợp cho các loại cuộc họp khác nhau, các mẫu có sẵn trong OneNote có thể thiếu tính linh hoạt cần thiết.
Trong những trường hợp như vậy, bạn có thể cần tạo trang mới hoặc sửa đổi mẫu rộng rãi để đáp ứng nhu cầu quản lý dự án hoặc kinh doanh cụ thể của mình. Kết quả là, đối với các yêu cầu tổ chức phức tạp hoặc quy mô lớn, bạn có thể cần sử dụng các công cụ khác để giải quyết những giới hạn này trong Mẫu OneNote.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Các nhóm có thể tổ chức nhiều loại cuộc họp khác nhau, chẳng hạn như cuộc họp giới thiệu, cuộc họp riêng, cuộc họp kiểm tra và phiên brainstorming. Trước khi bắt đầu cuộc họp, hãy chọn một mẫu phù hợp với mục đích của cuộc họp.
Dưới đây là cách thực hiện:
- Xác định loại cuộc họp để đảm bảo bạn chọn mẫu phù hợp nhất
- Đánh giá chương trình nghị sự để xác định các phần cần thiết để ghi chú hiệu quả
- Tùy chỉnh mẫu để phù hợp với mục tiêu cụ thể của nhóm bạn
- Chia sẻ mẫu trước với người tham gia để tăng cường sự chuẩn bị và sự tham gia
Giải pháp thay thế cho các mẫu cuộc họp OneNote
Mặc dù các mẫu OneNote là công cụ hữu ích để ghi chú cuộc họp cơ bản, nhưng những giới hạn của nó có thể bộc lộ khi quản lý các yêu cầu phức tạp hơn. Trong những trường hợp này, sử dụng công cụ năng suất tất cả trong một mạnh mẽ như ClickUp có thể cải thiện đáng kể trải nghiệm quản lý cuộc họp của bạn.
ClickUp là phần mềm quản lý dự án toàn diện, cung cấp bộ công cụ giàu tính năng để quản lý công việc, hợp tác nhóm, đặt mục tiêu, giao tiếp và hơn thế nữa.
Ngoài ra, ClickUp còn cung cấp một loạt các mẫu cuộc họp có thể tùy chỉnh, thay thế cho các mẫu OneNote. Các mẫu này được thiết kế để hợp lý hóa quy trình cuộc họp, giúp tổ chức ghi chú, theo dõi tiến độ và hợp tác liền mạch dễ dàng hơn.
Dưới đây là một số lựa chọn hàng đầu:
1. Mẫu biên bản cuộc họp ClickUp
Mẫu Biên bản cuộc họp của ClickUp giúp hợp lý hóa việc ghi chú và sắp xếp thông tin cho các cuộc họp nhóm. Các trang được tạo sẵn cho phép người dùng ghi lại chương trình nghị sự, danh sách người tham dự, các mục hành động và các quyết định quan trọng một cách hiệu quả.
Là một giải pháp thay thế mạnh mẽ cho OneNote, nó giúp các nhóm theo dõi chi tiết cuộc họp và phân công công việc một cách hiệu quả. Ngoài ra, nó còn tăng cường sự hợp tác bằng cách cho phép cập nhật và chia sẻ thời gian thực, đảm bảo mọi người luôn được thông báo và chịu trách nhiệm.
Các tính năng chính
- Gán công việc trực tiếp từ ghi chú cuộc họp và gắn thẻ người tham dự để phân công trách nhiệm
- Theo dõi các hành động tiếp theo và tiến độ của các mục trong chương trình nghị sự một cách hiệu quả
- Đặt thời hạn và tạo công việc tiếp theo liền mạch trực tiếp từ mẫu
Lý tưởng cho: Trưởng nhóm, nhà tiếp thị và các bộ phận cần ghi chú có cấu trúc trong các cuộc họp. Cho phép phân công công việc và theo dõi liền mạch để giải quyết tất cả các mục hành động một cách hiệu quả.
2. Mẫu cuộc họp ClickUp
Mẫu ClickUp Meetings giúp hợp lý hóa quy trình họp, cải thiện sự hợp tác và đảm bảo các chi tiết quan trọng được đề cập đầy đủ. Cho dù cuộc họp của bạn là phiên brainstorming hay cuộc thảo luận có cấu trúc, mẫu có thể điều chỉnh này sẽ giúp mọi thứ được tổ chức gọn gàng.
Bạn có thể dễ dàng sửa đổi các phần để phù hợp với mục tiêu cuộc họp và chia sẻ chương trình nghị sự với những người tham dự trước để mọi người có thể chuẩn bị sẵn sàng.
Bạn cũng có thể chỉ định các mục hành động rõ ràng và thời hạn trong chương trình nghị sự, giúp mọi người có trách nhiệm với công việc của mình. Ngoài ra, mẫu này còn có không gian để phác thảo các hành động tiếp theo sau cuộc họp.
Các tính năng chính
- Sắp xếp chương trình nghị sự bằng cách thêm, xóa hoặc sắp xếp lại các mục để phù hợp với mục tiêu cuộc họp của bạn
- Gán công việc và thời hạn trực tiếp trong chương trình nghị sự để tăng cường trách nhiệm và theo dõi tiến độ
- Lập danh sách các hành động cần thực hiện sau cuộc họp để đảm bảo tiến độ của các mục đã thảo luận
- Chia sẻ chương trình họp với người tham dự trước
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án tiến hành kiểm tra hàng tuần có cấu trúc. Nó đảm bảo rằng tất cả các mục hành động được giao cho các thành viên trong nhóm.
3. Mẫu báo cáo cuộc họp ClickUp
Mẫu Báo cáo Cuộc họp ClickUp cải thiện giao tiếp bằng cách đóng vòng phản hồi giữa các nhóm và khách hàng. Mẫu này cung cấp các trường tùy chỉnh để ghi chú hiệu quả, đảm bảo tất cả các chi tiết được ghi lại.
Mẫu này cũng cho phép người dùng phác thảo chương trình nghị sự, tóm tắt các cuộc thảo luận và phân công trách nhiệm, từ đó tăng cường sự rõ ràng và trách nhiệm giải trình.
Các tính năng chính
- Sử dụng các trường tùy chỉnh cho Người ghi chép, Thời lượng cuộc họp, Loại cuộc họp, Địa điểm cuộc họp và Người điều hành để tổ chức tốt hơn
- Phân công trách nhiệm và đặt dòng thời gian để theo dõi tiến độ hiệu quả
- Theo dõi tổng số người tham dự để đảm bảo trách nhiệm
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án và nhóm tiếp thị phải cải thiện giao tiếp và trách nhiệm giải trình trong các cuộc họp với khách hàng và nội bộ.
4. Mẫu danh sách kiểm tra cuộc họp ClickUp
Mẫu danh sách kiểm tra cuộc họp ClickUp được thiết kế để cải thiện việc chuẩn bị và tổ chức cuộc họp. Mẫu này cung cấp một cách có cấu trúc để phác thảo các mục chương trình, đảm bảo tất cả các tài liệu cần thiết đã sẵn sàng và phân công các công việc trước cuộc họp. Danh sách kiểm tra này giúp các nhóm duy trì sự thống nhất và năng suất trong các cuộc họp bằng cách xác nhận rằng tất cả các điểm liên quan đã được đề cập.
Các tính năng chính
- Tạo danh sách kiểm tra có thể tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của cuộc họp
- Sử dụng cập nhật trạng thái và nhắc nhở để theo dõi các công việc được giao
- Lập chương trình nghị sự chi tiết, ghi chú trong cuộc họp và thực hiện các hành động tiếp theo
Lý tưởng cho: Các chuyên gia hành chính, giám đốc tiếp thị và điều phối viên dự án cần một phương pháp có cấu trúc để chuẩn bị cho các cuộc họp.
5. Mẫu ghi chú cuộc họp ClickUp
Mẫu Ghi chú Cuộc họp ClickUp cho phép người dùng tổ chức các cuộc thảo luận, theo dõi các mục hành động và ghi lại các quyết định quan trọng một cách hiệu quả, tất cả ở một nơi. Mẫu này thúc đẩy sự rõ ràng và trách nhiệm giải trình, đồng thời đảm bảo mọi người luôn được cập nhật thông tin và thống nhất bằng cách cho phép chia sẻ ghi chú dễ dàng với những người tham dự sau cuộc họp. Mẫu này đặc biệt hữu ích cho các nhóm có quy mô khác nhau, giúp các cuộc họp tập trung, có tổ chức và năng suất cao.
Các tính năng chính
- Tùy chỉnh mẫu để phù hợp với nhu cầu cụ thể của các nhóm khác nhau
- Tiết kiệm thời gian bằng cách tăng hiệu quả và hợp lý hóa quy trình cuộc họp
- Cho phép các thành viên trong nhóm cùng nhau ghi chép và sắp xếp ghi chú cuộc họp
Lý tưởng cho: Các nhóm mong muốn cải thiện tài liệu cuộc họp. Ví dụ: trong cuộc họp hàng tuần, nhóm của bạn có thể sử dụng mẫu này để phác thảo chương trình cuộc họp, ghi chú và phân công nhiệm vụ cho các thành viên, đảm bảo sự rõ ràng và trách nhiệm.
🧠Hãy nhớ: Các cuộc họp nhóm không nhất thiết phải đơn điệu. Tất cả những gì bạn cần làm là có một chiến lược vững chắc để tăng cường sự tham gia.
Dưới đây là những việc bạn cần làm:
- Bắt đầu mỗi cuộc họp với các mục tiêu cụ thể để giữ cho cuộc thảo luận tập trung
- Khám phá nhiều ý tưởng họp sáng tạo, chẳng hạn như cuộc họp theo chủ đề hoặc trò chơi xây dựng nhóm, và triển khai chúng
- Dành thời gian để ghi nhận thành tích của cá nhân và nhóm, tạo ra bầu không khí tích cực
6. Mẫu theo dõi cuộc họp ClickUp
Với Mẫu theo dõi cuộc họp của ClickUp, các nhóm có thể lưu giữ hồ sơ cuộc họp một cách toàn diện. Mẫu này cho phép người dùng theo dõi ngày họp, người tham dự và các mục hành động, đảm bảo trách nhiệm và theo dõi hiệu quả. Bằng cách cung cấp định dạng có cấu trúc cho tài liệu, mẫu này giúp cải thiện tổ chức và năng suất trong các nhóm.
Các tính năng chính
- Sử dụng các trạng thái tùy chỉnh như 'Đã đóng', 'Đang mở' và 'Đang tiến hành' để theo dõi tiến độ cuộc họp
- Bao gồm các trường tùy chỉnh cho Loại cuộc họp, Địa điểm, Người lãnh đạo, Người điều hành và Người ghi chép
- Truy cập các chế độ xem như Bảng, Cuộc họp, Lịch và Hướng dẫn mẫu để quản lý dễ dàng
Lý tưởng cho: Trưởng nhóm và quản lý ở các doanh nghiệp có kích thước khác nhau có thể sử dụng mẫu này để cải thiện giao tiếp và sự rõ ràng.
7. Mẫu danh sách tham dự cuộc họp ClickUp
Mẫu danh sách cuộc họp của ClickUp cho phép các nhóm quản lý sự tham dự và thúc đẩy sự tham gia trong các cuộc họp. Người dùng có thể dễ dàng theo dõi thông tin người tham gia, giám sát sự tham dự và thu thập phản hồi để tăng cường trách nhiệm và giao tiếp.
Mẫu này là giải pháp tham dự từ xa toàn diện cho các nhóm có nhân viên làm việc kết hợp hoặc từ xa. Mẫu này cho phép bạn theo dõi và tương tác với những người tham gia ảo một cách liền mạch, ghi lại sự tham dự, chỉ định các vai trò cụ thể như người điều hành, người chấm công hoặc người ghi chép, đồng thời duy trì cách tiếp cận có hệ thống cho các cuộc họp của bạn.
Các tính năng chính
- Truy cập các chế độ xem khác nhau — Danh sách, Gantt, Lịch — để điều chỉnh mẫu theo nhu cầu của bạn
- Ghi chú và chia sẻ quyết định, theo dõi và công việc để mọi người cùng đồng bộ hóa thông tin
- Ghi lại tiêu đề, ngày, địa điểm, thông tin dự án và các mục hành động quan trọng của cuộc họp trong một không gian duy nhất
Lý tưởng cho: Các tổ chức quản lý cả cuộc họp trực tiếp và từ xa. Trưởng nhóm có thể sử dụng nó để đảm bảo tất cả người tham dự được tính vào tài khoản, phân công vai trò hiệu quả và hợp lý hóa giao tiếp.
8. Mẫu ghi chú cuộc họp ClickUp
Mẫu Ghi chú Cuộc họp ClickUp cho phép bạn ghi lại các điểm thảo luận, quyết định và mục hành động quan trọng theo định dạng có tổ chức. Mẫu này giúp bạn dễ dàng tham khảo lại các ghi chú trước đó để xem lại.
Nó cũng thúc đẩy việc ghi chú hợp tác, đảm bảo các thành viên trong nhóm có thể đóng góp trong thời gian thực và luôn đồng nhất về kết quả, tăng cường trách nhiệm và giao tiếp. Điều này tối ưu hóa quá trình họp và giúp đảm bảo mọi người luôn được thông báo và tham gia.
Các tính năng chính
- Ghi lại các điểm thảo luận, quyết định và mục hành động quan trọng theo định dạng có tổ chức để dễ tham khảo
- Cho phép các thành viên nhóm đóng góp vào ghi chú trong cuộc họp
- Nhanh chóng xem lại các ghi chú cuộc họp trước đó để theo dõi tiến độ và đảm bảo sự thống nhất về kết quả
Lý tưởng cho: Các nhà chiến lược và quản lý dự án phải ghi chép các cuộc thảo luận một cách hiệu quả và đảm bảo sự thống nhất của nhóm về các mục tiêu dự án.
9. Mẫu cuộc họp một-một của ClickUp
Mẫu Cuộc họp một-một của ClickUp giúp tăng cường hiệu quả của các cuộc họp một-một giữa quản lý và thành viên nhóm. Mẫu này cung cấp một khung có cấu trúc để ghi chép các điểm thảo luận, cài đặt mục tiêu và theo dõi các mục hành động. Mẫu này cải thiện giao tiếp và trách nhiệm giải trình, đảm bảo cả hai bên luôn thống nhất về mục tiêu và tiến độ.
Các tính năng chính
- Sử dụng trường Tiến độ cuộc họp để theo dõi trạng thái của các cuộc họp và đảm bảo các công việc tiếp theo và công việc được hoàn thành
- Ghi lại danh sách người tham dự bằng trường Người tham dự cuộc họp để sắp xếp và tham khảo các cuộc họp trước đó
- Ghi lại các điểm thảo luận chính và mục hành động trong cuộc họp để đảm bảo trách nhiệm giải trình
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án có thể sử dụng mẫu này trong các cuộc đánh giá hiệu suất hàng tháng để ghi chú các điểm chính, theo dõi các mục hành động và xác nhận rằng tất cả những người tham gia cần thiết đều có mặt và được thông báo.
10. Mẫu cuộc họp toàn thể của ClickUp
Mẫu Cuộc họp toàn thể của ClickUp được thiết kế để hợp lý hóa các cuộc họp của nhóm lớn, cho phép giao tiếp và cộng tác hiệu quả. Nó cho phép người dùng sắp xếp chương trình làm việc, ghi chép các cuộc thảo luận và theo dõi các mục hành động, đảm bảo tất cả các thành viên trong nhóm luôn được thông báo và tham gia.
Mẫu này đặc biệt hữu ích cho việc điều chỉnh mục tiêu, chia sẻ thông tin cập nhật và thúc đẩy tinh thần cộng đồng trong tổ chức. Mẫu này cũng khuyến khích sự tham gia từ xa, giúp các nhóm phân phối có thể truy cập dễ dàng.
Các tính năng chính
- Sắp xếp chương trình làm việc rõ ràng và hấp dẫn, phù hợp với nhu cầu của nhóm bạn
- Theo dõi các quyết định và mục hành động quan trọng một cách hiệu quả trong cuộc họp
- Khuyến khích tất cả thành viên trong nhóm đóng góp ý kiến để thúc đẩy sự hòa nhập
- Hình dung công việc và tiến độ cuộc họp bằng nhiều chế độ xem có thể tùy chỉnh
Lý tưởng cho: Các cuộc họp toàn công ty, thu hút tất cả thành viên trong nhóm, từ quản lý đến giám đốc điều hành.
Biến các cuộc họp của bạn thành các phiên làm việc hiệu quả với ClickUp
Dù quá trình ghi chú của bạn có hiệu quả đến đâu, vẫn luôn có thể cải thiện. Về vấn đề này, các mẫu OneNote giúp bạn sắp xếp ghi chú và tạo chương trình họp.
Tuy nhiên, nếu bạn đang tìm kiếm các tính năng quản lý dự án và ghi chú toàn diện hơn, ClickUp là lựa chọn tốt hơn. Với các mẫu và công cụ có thể tùy chỉnh để theo dõi các mục hành động và quyết định, ClickUp giúp tăng cường sự hợp tác và năng suất. Nó giúp bạn tối ưu hóa việc quản lý cuộc họp đồng thời dễ dàng tích hợp vào quy trình làm việc tổng thể của bạn. Vậy còn chần chừ gì nữa? Đăng ký ClickUp và nâng cao trải nghiệm quản lý cuộc họp của bạn ngay hôm nay!