Một bài báo gần đây trên MIT Sloan cho rằng "Ngày nay, nhân viên tri thức thường dành hơn 85% thời gian của họ cho các cuộc họp. Hơn hai phần ba các nhóm làm việc từ xa cảm thấy mệt mỏi hơn do các công cụ giao tiếp kỹ thuật số. Nhiều người cho biết các cuộc họp liên tục làm gián đoạn thời gian tập trung và năng suất, khiến họ phải làm việc nhiều giờ hơn.
Hãy đối mặt với sự thật: Không phải ai cũng thích các cuộc họp. Tuy nhiên, chúng giúp thúc đẩy sự hợp tác, sáng tạo và niềm tin giữa các nhóm trong công ty.
Là trưởng nhóm, bạn có trách nhiệm tổ chức các cuộc họp hấp dẫn và hiệu quả, giúp các thành viên trong nhóm giao tiếp và hợp tác với nhau.
Trong bài đăng trên blog này, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một số ý tưởng hữu ích cho cuộc họp nhóm. Nhưng trước tiên, tại sao bạn cần có cuộc họp nhóm?
Tầm quan trọng của các cuộc họp nhóm hấp dẫn
Để một nhóm có thể làm việc cùng nhau, họ phải trao đổi thông tin một cách rõ ràng, theo ngữ cảnh và đầy đủ. Hãy lấy ví dụ về một chiến dịch tiếp thị.
- Nhóm kinh doanh cần truyền đạt chiến lược của mình
- Nhóm tiếp thị cần lập kế hoạch cho chiến dịch
- Nhóm thiết kế cần tạo hình ảnh phù hợp với chiến lược/kế hoạch
- Nhà viết quảng cáo cần viết các câu chuyện cho chiến dịch
- Nhóm phân phối cần mua không gian quảng cáo trên các kênh
- Nhóm kỹ thuật số cần tích hợp chiến dịch vào các tài sản trực tuyến, chẳng hạn như trang web, ứng dụng, v.v.
- Nhóm tài chính cần xem xét và cập nhật ngân sách
Mặc dù mỗi người có thể ghi lại ý tưởng của mình trên Tài liệu Google hoặc gửi email cho nhau một cách điên cuồng, nhưng giá trị thực sự đến từ sự hợp tác giữa các bộ phận. Đây là lý do chính khiến các cuộc họp trở nên thiết yếu. Nhưng còn hơn thế nữa.
Sự rõ ràng về nhiệm vụ: Các cuộc họp cho phép các nhóm làm rõ sự hiểu biết của họ về thông tin nhận được. Điều này giúp mọi người cùng hiểu nhau và đi cùng hướng.
Ra quyết định: Các cuộc họp giúp mọi người trong nhóm hiểu rõ bối cảnh. Nhờ đó, họ có thể đưa ra các quyết định phục vụ mục đích lớn hơn của dự án.
Cải tiến liên tục: Khi các nhóm thảo luận về tiến độ dự án, họ có thể chia sẻ ý tưởng để cải thiện kết quả chung.
Mối quan hệ giữa các cá nhân: Rất khó để xây dựng mối quan hệ qua email. Các cuộc họp giúp mọi người hiểu nhau hơn và gắn kết với nhau như những cá nhân.
Cảm giác thuộc về: Các cuộc họp nhóm giúp các thành viên cảm thấy họ là một phần của một tập thể lớn hơn là chỉ hoàn thành công việc hàng ngày.
Mặc dù có nhiều lợi ích, hầu hết các cuộc họp ngày nay khiến các thành viên trong nhóm thốt lên: "Ôi không, lại một cuộc họp nữa!" Dưới đây là mười ý tưởng họp nhóm ảo để tránh điều đó và làm cho các cuộc họp của bạn trở nên hiệu quả và hấp dẫn.
10 ý tưởng họp nhóm hợp tác và thú vị
1. Viết chương trình họp thú vị
Để một cuộc họp hiệu quả, cần có chương trình nghị sự. Vì vậy, hầu hết các trưởng nhóm đều viết ra những điểm chính cần thảo luận.
Để các cuộc họp của bạn trở nên hợp tác và thú vị hơn, bạn phải làm tốt hơn. Dưới đây là những ý tưởng họp nhóm mà bạn có thể thử trong cuộc họp tiếp theo.
Kể một câu chuyện với chương trình họp của bạn. Hãy coi đồng nghiệp của bạn như những anh hùng trong câu chuyện đó. Nếu ai đó đã hoàn thành công việc xuất sắc, hãy viết về điều đó, giống như câu chuyện của anh hùng trong truyện.
Bao gồm câu đố: Đặt thông tin quan trọng dưới dạng câu đố để khơi gợi sự tò mò của nhóm và khuyến khích họ tham gia cuộc họp.
Hình ảnh hóa: Thêm biểu đồ, bản vẽ hoặc sơ đồ để làm cho chương trình làm việc của bạn nhanh chóng và dễ hiểu.
Hãy kể một vài câu chuyện cười: Đừng để chương trình họp nhóm của bạn trở nên tẻ nhạt. Hãy thêm vào đó một chút cá tính. Kể một câu chuyện cười (dở/của bố) để làm cho nhóm của bạn cười.
2. Gây ấn tượng ban đầu
Những phút đầu tiên của cuộc họp, đặc biệt là khi bạn đang chờ mọi người tham gia, có thể rất khó xử. Là trưởng nhóm, bạn có trách nhiệm phá vỡ sự im lặng. Bạn có thể hỏi mọi người về cuối tuần của họ hoặc sở thích của họ. Đặt câu hỏi chung là một trong những ý tưởng hay nhất để phá vỡ sự im lặng trong cuộc họp nhóm.
Sử dụng câu hỏi gợi ý như "Bạn sẽ làm gì nếu tìm thấy một triệu đô la?"
Chơi một số trò chơi để tìm hiểu thêm về từng thành viên trong nhóm làm việc từ xa của bạn. Một số ví dụ phổ biến là:
- Chúng ta có điểm gì chung? Bắt đầu với một chủ đề mà bạn quan tâm, chẳng hạn như thể thao, chương trình truyền hình, phim ảnh, v.v. Ai thích cùng một chủ đề sẽ tiếp tục cuộc trò chuyện từ đó
- Tôi đang vẽ gì vậy? Vẽ một thứ gì đó và mời mọi người đoán xem đó là gì. Một phần mềm bảng trắng tốt như Bảng trắng của ClickUp là nơi lý tưởng để thực hiện việc này
- Đá, giấy, kéo: Chơi trò chơi này để quyết định ai sẽ báo cáo trước trong cuộc họp hàng ngày của bạn
- Câu đố ghép hình: Thiết lập chương trình chính của cuộc họp dưới dạng hình ảnh; chia thành các mảnh ghép và khuyến khích nhân viên giải câu đố
3. Sử dụng phòng họp nhỏ để brainstorming vui nhộn
Các cuộc họp ảo tốn thời gian, chẳng hạn như cuộc họp chiến lược hoặc hội thảo cả ngày, có thể rất nhàm chán. Nhưng không nhất thiết phải như vậy. Hãy thêm vào một chút tiếng cười với các buổi brainstorming sáng tạo trong các phòng họp nhỏ mà bạn có thể tìm thấy trong bất kỳ công cụ họp trực tuyến nào hiện nay.
Ví dụ: nếu bạn đang điều hành một cuộc họp chiến lược chiến dịch tiếp thị kéo dài 4 giờ, hãy chuyển các nhóm nhỏ hơn vào các phòng họp nhỏ để nghĩ ra các ý tưởng slogan.
Công bố giải thưởng cho ý tưởng độc đáo hoặc hài hước nhất. Bạn có thể chọn hoặc không chọn ý tưởng đó cho chiến dịch, nhưng hãy tôn vinh những ý tưởng mang lại sự vui vẻ cho cuộc hội thoại.
4. Tổ chức các buổi workshop nhanh chóng
Cách tốt nhất để đảm bảo mọi người không cảm thấy cuộc họp là một sự lãng phí thời gian là giúp họ học được điều gì đó. Dựa trên nhu cầu và hồ sơ của các nhóm, hãy bao gồm các buổi hội thảo 15 phút.
Điều này có thể là bất cứ điều gì, ngay cả khi chỉ liên quan một cách gián tiếp.
- Viết email
- Viết CV
- Lý thuyết màu sắc
- Tỷ lệ vàng
Các buổi hội thảo này có thể trở nên hấp dẫn hơn nếu bạn khuyến khích các thành viên trong nhóm dạy nhau. Người viết quảng cáo có thể dạy cách viết email, nhà thiết kế có thể dạy lý thuyết màu sắc, v.v.
Với các ứng dụng cộng tác được thiết kế chuyên dụng, bạn cũng có thể thêm các hoạt động cần hoàn thành trong vòng 15 phút đó, mang lại sự sôi động và hào hứng cho buổi hội thảo.
5. Tổ chức một bài kiểm tra
Mời nhóm đưa ra những dự đoán táo bạo nếu họ không có kiến thức nền tảng để biết câu trả lời. Ví dụ: nếu nhóm kỹ sư đang trình bày các cập nhật của họ cho các thành viên khác trong tổ chức, họ có thể đặt các câu hỏi như:
- Chúng tôi đã cung cấp bao nhiêu tính năng trong tháng này? Các tùy chọn: 10, 24, 108
- Chúng ta đã khắc phục được bao nhiêu lỗi? Tùy chọn: 112, 3, 50
- Khách hàng mới mà chúng ta đã ký hợp đồng trong tháng này là ai? Các lựa chọn: Apple, Facebook, Reddit
Mục đích của bài trắc nghiệm này không phải là để tìm ra câu trả lời đúng. Mục đích là khơi dậy sự tò mò bằng cách trình bày thông tin dưới dạng câu hỏi.
Nếu việc thiết lập một bài kiểm tra chỉ để phục vụ cho cuộc họp nhóm có vẻ như một công việc nhàm chán, hãy thử các biểu mẫu của ClickUp. Tính năng đơn giản nhưng mạnh mẽ này cho phép bạn thiết lập các câu hỏi trắc nghiệm một cách trực quan bằng cách kéo và thả các yếu tố. Tính năng này có thể tùy chỉnh, cung cấp nhiều tùy chọn sẵn sàng sử dụng và dễ dàng chia sẻ! Hãy tham khảo các mẫu bảng câu hỏi của ClickUp để tìm cảm hứng.
6. Tổ chức các cuộc họp nhóm theo chủ đề
Tiếp theo trong danh sách ý tưởng cuộc họp thú vị của chúng tôi là các cuộc họp theo chủ đề. Nếu các sự kiện và chuyến đi chơi của nhóm có thể có chủ đề, tại sao cuộc họp lại không thể? Mỗi tháng hoặc hai tuần một lần, tổ chức các cuộc họp theo chủ đề. Tất nhiên, bạn có thể tổ chức các cuộc họp theo chủ đề Giáng sinh, Lễ Tạ ơn hoặc Halloween vào các mùa lễ hội.
Để cuộc họp trở nên hấp dẫn hơn, hãy mời các thành viên trong nhóm chọn chủ đề mà họ thích nhất. Nếu bạn là fan của Marvel hoặc Ghostbusters, bạn cũng sẽ có một cuộc họp vui vẻ với những tiếng cười và sự gắn kết trong nhóm.
7. Cập nhật thông tin cho nhau
Một cuộc họp hiệu quả là cuộc họp mà mọi người cảm thấy rõ ràng về việc cần làm tiếp theo và cảm thấy được lắng nghe trong cuộc họp. Trong các cuộc họp đứng và đánh giá, mọi người thường báo cáo tình hình của bản thân. Điều này khiến họ cảm thấy lúng túng và tự ti. Thường thì, bạn có thể thay đổi điều này bằng cách mời mọi người báo cáo tình hình của các thành viên khác trong nhóm.
Khi làm được điều đó, các thành viên trong nhóm có thể:
- Hiểu công việc của nhau sâu sắc hơn
- Hiểu rõ những rào cản và thách thức của nhau
- Thấu hiểu nhu cầu và điểm yếu của người khác
- Ghi nhận và khích lệ lẫn nhau
Mặc dù đây là một hoạt động xây dựng nhóm tuyệt vời, nhưng nó có thể trở nên hơi khó hiểu khi người khác đưa ra thông tin cập nhật của mình. Trong những trường hợp như vậy, ClickUp Meetings là một cách tuyệt vời để mang lại sự rõ ràng. Chuyển đổi chương trình làm việc của bạn thành danh sách kiểm tra để đảm bảo bạn đã xem xét tất cả các nội dung. Sử dụng trình chỉnh sửa phong phú cho phép bạn hợp lý hóa và tổ chức các cập nhật thời gian thực.
Khi các bình luận yêu cầu nỗ lực từ bất kỳ thành viên nào trong nhóm, bạn có thể chỉ định và gắn thẻ cho họ. Sử dụng các công việc lặp lại để đảm bảo bạn luôn có sẵn chương trình làm việc cho các cuộc họp.
8. Thiết lập các cuộc họp không giới hạn
Các thành viên trong nhóm thường có nhiều câu hỏi hoặc phản hồi mà họ có thể không thoải mái khi chia sẻ. Hơn nữa, khi cuộc họp có thời gian giới hạn, họ có thể gác lại câu hỏi của mình để hỏi sau và quên mất.
Thiết lập các cuộc họp thường xuyên không có giới hạn. Mời các thành viên trong nhóm hỏi hoặc chia sẻ bất cứ điều gì họ muốn. Là trưởng nhóm, Ask Me Anything (AMA) thể hiện sự cởi mở và trách nhiệm của bạn.
Sử dụng các cuộc họp không có giới hạn này để thúc đẩy nhóm chủ động và tham gia một cách có ý nghĩa.
9. Tổ chức các cuộc họp nhóm tương tác
Cuộc họp trở nên nhàm chán nhất khi chỉ có một người nói và những người khác chỉ nghe. Hãy thay đổi điều đó bằng cách tổ chức các cuộc họp tương tác với các công cụ hợp tác dự án tốt nhất.
Giả sử bạn đang tiến hành một cuộc họp nhóm sản phẩm để thiết kế luồng người dùng cho tính năng mới mà bạn đang lên kế hoạch.
- Khởi động Bảng trắng ClickUp và thiết lập điểm khởi đầu
- Khuyến khích các thành viên trong nhóm thêm các bước mà họ cho là cần thiết trong luồng của người dùng
- Ưu tiên và tổ chức chúng một cách dễ dàng với tính năng kéo và thả
- Biến ý tưởng thành mục hành động trực tiếp từ bảng trắng vào Không gian Làm việc ClickUp của bạn
10. Viết cùng nhau
Người được giao nhiệm vụ viết "biên bản cuộc họp" rất có thể sẽ ghét công việc này. Đây là một trong những công việc mà mọi người thường sợ vì nó thường mang tính thụ động và không có sự hợp tác.
Thay đổi bằng công cụ cộng tác trực tuyến như ClickUp Docs. Đối với mỗi cuộc họp, hãy tạo một tài liệu và mời mọi người ghi chú trong thời gian thực. Định dạng văn bản thành tiêu đề lớn, danh sách kiểm tra, liên kết và hơn thế nữa.
Sau khi đã sắp xếp các mục hành động theo mức độ ưu tiên, hãy chuyển chúng thành nhiệm vụ ngay lập tức trong ClickUp. Thêm các tài liệu này vào quy trình làm việc của bạn để đảm bảo chúng luôn sẵn sàng sử dụng.
Đó chưa phải là tất cả. Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ AI để ghi chú cuộc họp, như ClickUp AI, để tóm tắt ghi chú cuộc họp và tự động chuyển chúng thành công việc.
Không biết bắt đầu từ đâu? Chọn bất kỳ mẫu ghi chú cuộc họp nào của ClickUp và tùy chỉnh theo nhu cầu của bạn.
Tận dụng tối đa các cuộc họp nhóm của bạn với ClickUp
Dù chúng ta thích hay không, các cuộc họp là điều không thể tránh khỏi. Chúng không cần phải mệt mỏi hay khó chịu chỉ vì không thể tránh khỏi. Áp dụng những ý tưởng tích cực cho cuộc họp nhân viên này sẽ giúp cuộc họp trở nên tốt hơn cho tất cả mọi người. Cuối cùng, thời gian họp không nhất thiết phải nhàm chán.
Hãy thử những chủ đề cuộc họp nhóm thú vị này trong cuộc họp nhóm tiếp theo của bạn. Cho dù đó là một hoạt động xây dựng nhóm có sự tham gia của toàn bộ nhóm hay bạn là trưởng nhóm đang thử nghiệm một ý tưởng cuộc họp, mục tiêu cuối cùng là làm cho các cuộc họp trong tương lai trở nên thú vị.
Còn cách nào thú vị khác để làm cho các cuộc họp trở nên thú vị? Sử dụng công cụ phù hợp để giúp bạn.
Tổ chức các cuộc họp vui vẻ, hấp dẫn và hiệu quả với các tính năng được thiết kế chuyên dụng của ClickUp. Với ClickUp Meetings, bạn có thể thiết lập chương trình làm việc, ghi chú cuộc họp và thảo luận ý tưởng. Sử dụng Bảng trắng ClickUp để cùng nhau động não và sáng tạo một cách trực quan. Chuyển đổi các yếu tố trên Bảng trắng, Cuộc họp hoặc Tài liệu thành nhiệm vụ và theo dõi chúng trong thời gian thực. Biến ý tưởng thành hành động.