Bạn đang lo sợ một cuộc họp không hiệu quả khác? Bạn không đơn độc. Quá tải cuộc họp là điều quá phổ biến và là một trong những nguyên nhân lãng phí thời gian lớn nhất tại văn phòng.
Nhưng nếu bạn có thể biến những cuộc thảo luận dài dòng thành những phiên họp tập trung và đầy hành động thì sao?
Chuẩn bị cho cuộc họp giúp bạn sẵn sàng để thành công. Việc này không đòi hỏi nhiều nỗ lực nhưng giúp bạn tập trung và tránh lãng phí thời gian trong cuộc họp. Biết trước những gì sẽ xảy ra và sắp xếp ý tưởng trước cũng có thể giúp bạn tự tin hơn khi tham gia cuộc họp.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tiết lộ các bước khóa để đảm bảo bạn không chỉ tồn tại trong cuộc họp tiếp theo mà còn thành công rực rỡ!
Tại sao việc chuẩn bị cho cuộc họp lại quan trọng?
Bằng cách dành thời gian để lập kế hoạch cho cuộc họp, bạn đảm bảo rằng các cuộc thảo luận của bạn tập trung và hiệu quả. Bạn sẽ đạt được kết quả mong muốn của cuộc họp.
Lợi ích của việc chuẩn bị kỹ lưỡng cho cuộc họp bao gồm:
- Tăng hiệu quả: Chương trình nghị sự rõ ràng giúp cuộc thảo luận đi đúng hướng, tránh lãng phí thời gian vào những vấn đề không liên quan
- Cải thiện quá trình ra quyết định: Các thành viên tham gia được chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ mang đến những cuộc thảo luận sâu sắc hơn và đưa ra quyết định tốt hơn
- Cải thiện sự hợp tác: Chia sẻ thông tin và mục tiêu trước sẽ tạo ra môi trường hợp tác
- Nâng cao tinh thần: Các cuộc họp được tổ chức tốt tôn trọng thời gian của mọi người, dẫn đến sự hài lòng và động lực làm việc cao hơn
Những sai lầm thường gặp khi chuẩn bị cuộc họp cần tránh
Hãy cùng giải quyết một số sai lầm phổ biến có thể làm giảm hiệu quả cuộc họp:
- Thiếu mục tiêu rõ ràng: Nếu không có mục đích xác định, các cuộc họp sẽ trở nên vô định và không hiệu quả. Xác định kết quả mong muốn trước khi bắt đầu cuộc họp
- Không có lịch trình hoặc lịch trình thiết kế kém: Một lịch trình thiếu sót sẽ lãng phí thời gian. Một lịch trình thiết kế kém sẽ thiếu tập trung và định hướng. Hãy tạo ra một lịch trình rõ ràng, nêu rõ các chủ đề, thời gian và các điểm thảo luận
- Mời tham dự vào phút chót: Cung cấp cho người tham dự thời gian chuẩn bị đầy đủ bằng cách gửi lời mời sớm
- Chơi theo cảm hứng: Đừng dựa vào sự ngẫu hứng. Chuẩn bị các điểm chính cần trình bày, nghiên cứu chủ đề và dự đoán các câu hỏi có thể xảy ra để tận dụng tối đa thời gian của mọi người
- Không quen thuộc với công nghệ: Đảm bảo mọi người đều có quyền truy cập vào công nghệ cần thiết và cảm thấy thoải mái khi sử dụng nó
Các bước chuẩn bị cho cuộc họp
Giờ bạn đã biết tại sao việc chuẩn bị cho cuộc họp là điều cần thiết và cách tránh làm sai, dưới đây là năm bước để chuẩn bị cho một cuộc họp hiệu quả và thành công:
Bước 1: Thiết lập cuộc họp
Xác định mục tiêu rõ ràng của cuộc họp, cho dù đó là động não, ra quyết định hay cập nhật tiến độ. Sau đó, gửi lời mời lịch chỉ cho những người có liên quan trực tiếp đến việc đạt được mục tiêu của cuộc họp.
Chọn thời gian phù hợp với hầu hết người tham dự và tôn trọng lịch trình của mọi người.
| Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng các công cụ lên lịch cuộc họp để tránh việc trao đổi qua lại qua email và tin nhắn để chọn thời gian họp. |
Bước 2: Tạo và chia sẻ chương trình làm việc
Cấu trúc chương trình nghị sự với các điểm thảo luận rõ ràng theo thứ tự logic. Ước lượng thời gian cần thiết cho mỗi điểm để tránh vượt quá lịch trình.
Phân công trách nhiệm cụ thể, chẳng hạn như trình bày hoặc dẫn dắt cuộc thảo luận (nếu có), là một phương pháp hay. Điều này đảm bảo mọi người đều đóng góp vào cuộc họp thay vì chỉ có một người thống trị suốt cuộc họp.
Các công cụ như Mẫu chương trình họp của ClickUp có thể cực kỳ hữu ích trong giai đoạn chuẩn bị cuộc họp này.
Mẫu này cung cấp các phần để ghi lại chi tiết cuộc họp, mục tiêu, chủ đề thảo luận, mục hành động và người tham dự, đảm bảo bạn tạo ra một chương trình nghị sự toàn diện và có tổ chức. Bạn có thể chia nhỏ các công việc của cuộc họp thành các mục hành động và phân công trách nhiệm cho những người tham gia cuộc họp, đảm bảo theo dõi các điểm quyết định quan trọng.
Trong mẫu này:
- Tạo trạng thái tùy chỉnh để theo dõi tiến độ của các mục khác nhau trong chương trình nghị sự
- Thêm trường tùy chỉnh để gán thuộc tính để quản lý các công việc trong chương trình làm việc của bạn
- Sử dụng chế độ xem tùy chỉnh để xây dựng quy trình làm việc ClickUp của bạn, bao gồm Danh sách, Gantt, Khối lượng công việc, Lịch và hơn thế nữa
- Liên kết liền mạch chương trình cuộc họp với ClickUp Docs để ghi lại biên bản cuộc họp. Điều này tạo ra một địa điểm trung tâm để ghi lại các quyết định, mục hành động và các bước tiếp theo
Bước 3: Gửi lời mời tham dự cuộc họp
Nêu rõ mục đích của cuộc họp, chương trình, ngày, giờ, địa điểm và bất kỳ sự chuẩn bị cần thiết nào trong thư mời. Thông báo cho những người tham dự nếu họ cần chuẩn bị thông tin hoặc ý tưởng cụ thể.
Ngoài ra, nên khuyến khích các thành viên tham dự đề xuất thêm nội dung vào chương trình hoặc đặt câu hỏi trước khi cuộc họp diễn ra.
Bước 4: Thu thập câu hỏi và ý tưởng từ nhóm
Tạo điều kiện thuận lợi cho cuộc thảo luận trước cuộc họp và thu thập thông tin bằng cách sử dụng Biểu mẫu ClickUp.
Bạn có thể sử dụng chúng để tự động sắp xếp và xử lý dữ liệu phản hồi. Điều này cho phép bạn điều chỉnh chương trình nghị sự để đáp ứng nhu cầu của người tham gia. Kết quả là, mọi người đều chuẩn bị sẵn sàng với những đóng góp của mình.
Bước 5: Phân phối tài liệu hỗ trợ
Cung cấp trước bất kỳ báo cáo, bản trình bày hoặc dữ liệu quan trọng cho cuộc họp. Việc này đảm bảo mọi người đều hiểu rõ vấn đề và giảm thiểu nhu cầu giải thích chi tiết trong cuộc họp.
Mặc dù các bước này hiệu quả cho hầu hết các cuộc họp, nhưng không phải tất cả các cuộc họp đều giống nhau.
Các loại cuộc họp và nhu cầu chuẩn bị riêng biệt
Mục đích của một cuộc họp có thể bao gồm từ việc động não tìm ý tưởng mới đến việc đưa ra các quyết định quan trọng. Để tận dụng tối đa thời gian họp, điều quan trọng là phải hiểu các loại cuộc họp khác nhau và cách chuẩn bị hiệu quả cho từng loại.
Cuộc họp một-một
Các cuộc họp được cá nhân hóa này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng vì chúng thường tập trung vào một vấn đề duy nhất hoặc được tổ chức để thảo luận về hiệu suất của từng cá nhân.
Đây là những việc bạn cần làm: Cá nhân hóa chương trình nghị sự để đáp ứng nhu cầu cụ thể và lĩnh vực phát triển của từng người bạn gặp.
Sử dụng Mẫu cuộc họp một-một của ClickUp để cấu trúc cuộc thảo luận xoay quanh các mục tiêu, cập nhật tiến độ và các trở ngại.
Nó bao gồm các phần chi tiết về vai trò của nhân viên, mục tiêu và kỳ vọng của cuộc họp, ghi chú từ mọi cuộc họp trước đó và chương trình họp định kỳ. Bạn có thể tạo các trang lồng nhau trong mẫu và theo dõi các điểm chính từ mỗi cuộc họp tại một địa điểm trung tâm.
| Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng các mẫu cuộc họp một-một của ClickUp để cải thiện cuộc họp của bạn bằng cách quản lý thời gian hiệu quả! |
Cuộc họp với các nhà tài trợ lớn hoặc các cuộc họp quan trọng tương tự
Các cuộc họp với các nhà tài trợ lớn là rất quan trọng đối với các tổ chức phi lợi nhuận và tổ chức gây quỹ nhằm đảm bảo các khoản đóng góp lớn. Các cuộc họp này có rủi ro cao vì chúng có thể ảnh hưởng đáng kể đến tình hình tài chính của tổ chức.
Dưới đây là cách bạn có thể nâng cao chất lượng các cuộc họp này bằng sự chuẩn bị đầy đủ:
- Đặt mục tiêu rõ ràng. Bạn muốn đạt được điều gì trong cuộc họp này? Là đảm bảo một số tiền quyên góp cụ thể, xây dựng mối quan hệ hay chia sẻ thông tin? Có mục tiêu rõ ràng sẽ hướng dẫn cuộc hội thoại của bạn
- Nghiên cứu lãi suất và đóng góp trong quá khứ của nhà tài trợ để điều chỉnh nội dung trình bày và các điểm thảo luận của bạn
- Tạo bản trình bày hấp dẫn để giới thiệu công việc, câu chuyện thành công và thông tin tài chính của tổ chức bạn. Giữ cho bản trình bày ngắn gọn và hấp dẫn về mặt thị giác
- Luyện tập bài thuyết trình của bạn. Điều này sẽ giúp bạn tự tin hơn và truyền đạt thông điệp một cách trôi chảy. Hãy luyện tập trả lời các câu hỏi có thể xảy ra
- Điều chỉnh thông điệp của bạn để phù hợp với lãi suất của nhà tài trợ. Nêu bật cách tổ chức của bạn phù hợp với giá trị của họ và đóng góp của họ sẽ mang lại tác động cụ thể như thế nào
Cuộc họp bỏ qua cấp
Cuộc họp bỏ qua cấp là cuộc họp mà nhân viên gặp trực tiếp với cấp trên của cấp trên của họ, bỏ qua cấp trên trực tiếp của họ trong phân cấp. Cuộc họp này tạo cơ hội cho nhân viên kết nối với cấp quản lý cao hơn.
Dưới đây là cách bạn có thể chuẩn bị cho chúng với tư cách là một nhà lãnh đạo:
- Tạo một diễn đàn ẩn danh cho nhân viên để gửi câu hỏi trước, cho phép lãnh đạo giải quyết các vấn đề quan trọng
- Dự đoán các câu hỏi thường gặp và chuẩn bị các điểm thảo luận rõ ràng, súc tích để tăng cường tính minh bạch và giao tiếp trong nhóm
- Đặt lịch trình thường xuyên cho các cuộc họp này để đảm bảo tính nhất quán và tránh gián đoạn không cần thiết
Cuộc họp nhóm định kỳ và cuộc họp toàn công ty
Giữ cho các cuộc họp định kỳ tập trung và ngắn gọn để tránh tình trạng kiệt sức và duy trì sự tham gia của nhóm. Đây là nơi bạn có thể sử dụng Mẫu cuộc họp toàn thể của ClickUp.
Mẫu có nhiều tính năng, dễ thích ứng cung cấp định dạng nhất quán để trình bày các cập nhật cuộc họp, đảm bảo bạn đề cập đến tất cả các chủ đề liên quan trong cuộc họp.
Mẫu này bao gồm các trạng thái và trường tùy chỉnh để tạo công việc, theo dõi tiến độ và trực quan hóa các khía cạnh khác nhau của cuộc họp. Để có cái nhìn tổng quan đầy đủ về cuộc họp, bạn có thể chọn từ năm chế độ xem khác nhau: Danh sách, Bảng, Dòng thời gian, Gantt và Hướng dẫn bắt đầu.
Các tính năng như gắn thẻ, việc con lồng nhau và nhãn ưu tiên giúp bạn theo dõi cuộc họp, đảm bảo mọi người đều hiểu rõ nội dung cuộc họp toàn thể.
Cuộc họp nghiên cứu
Các cuộc họp nghiên cứu được tổ chức để tìm kiếm phản hồi về dự án của bạn hoặc khi chuẩn bị luận văn thạc sĩ với cố vấn nghiên cứu.
Hãy ghi nhớ những điểm sau khi tự hỏi làm thế nào để chuẩn bị cho một cuộc họp:
- Xác định mục tiêu bạn muốn đạt được từ cuộc họp, cho dù đó là tìm kiếm phản hồi về tiến độ nghiên cứu, thảo luận về phương pháp luận hay yêu cầu hướng dẫn
- Phác thảo các điểm chính của dự án nghiên cứu, phương pháp luận và bất kỳ câu hỏi cụ thể nào bạn có cho cố vấn của mình
- Mang theo tài liệu nghiên cứu, dữ liệu hoặc bản nháp có liên quan để chia sẻ với cố vấn của bạn để có cuộc thảo luận hiệu quả
Vai trò của công nghệ và phần mềm trong việc chuẩn bị cuộc họp
Công nghệ có thể cải thiện đáng kể việc chuẩn bị cho cuộc họp. Phần mềm hội nghị truyền hình giúp bạn tham gia cuộc họp mà không cần phải di chuyển. Các công cụ hỗ trợ trực quan như bản trình bày, biểu đồ dữ liệu và biểu đồ giúp cải thiện giao tiếp và sự hiểu biết trong cuộc họp.
Tương tự, các công cụ cộng tác như thăm dò ý kiến và bảng trắng ảo khuyến khích sự tham gia và ghi lại ý tưởng cuộc họp trong thời gian thực.
ClickUp cung cấp các chức năng giúp hợp lý hóa các khía cạnh liên quan đến công nghệ trong việc chuẩn bị cuộc họp hiệu quả:
1. ClickUp Brain
ClickUp Brain là một công cụ hỗ trợ trí tuệ nhân tạo có thể giúp bạn trong tất cả các giai đoạn của cuộc họp, từ chuẩn bị đến theo dõi.
Dưới đây là cách thực hiện:
Chuẩn bị cho cuộc họp
- Tạo/lập chương trình nghị sự: ClickUp Brain có thể đề xuất chương trình nghị sự dựa trên mục đích của cuộc họp. Nó xem xét các cuộc họp và nhiệm vụ trong quá khứ để đề xuất các chủ đề
- Tổ chức tài liệu: Hỏi ClickUp Brain bất cứ điều gì — nó sẽ thu thập tất cả thông tin liên quan (nhiệm vụ, tài liệu và hơn thế nữa) vào một nơi, để bạn có mọi thứ cần thiết trong tầm tay
- Xem lại nhiệm vụ: Trước cuộc họp, ClickUp Brain sẽ nhắc bạn xem lại các nhiệm vụ đang mở liên quan đến chủ đề cuộc họp, đảm bảo bạn luôn cập nhật thông tin mới nhất
Trong cuộc họp
- Ghi chú: Bạn có thể ghi chú cuộc họp trực tiếp trong ClickUp và Brain có thể đánh dấu các mục hành động hoặc điểm quan trọng khi bạn nhập
- Cộng tác trực tiếp: Các thành viên trong nhóm có thể xem và chỉnh sửa ghi chú cuộc họp trong thời gian thực, giúp cộng tác trở nên liền mạch
Theo dõi
- Mục hành động: Sau cuộc họp, ClickUp Brain có thể giúp xác định và tạo nhiệm vụ từ ghi chú của bạn, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ mục hành động nào
- Thời hạn và người được giao nhiệm vụ: Đề xuất thời hạn cho các công việc mới dựa trên lịch trình của bạn và giao chúng cho các thành viên phù hợp trong nhóm
- Nhắc nhở: ClickUp Brain đặt nhắc nhở cho các nhiệm vụ này để bạn luôn theo kịp kế hoạch hành động sau cuộc họp
2. Mẫu ghi chú cuộc họp ClickUp
Giữ cho các cuộc thảo luận của nhóm đi đúng hướng với các hướng dẫn và cấu trúc cuộc họp để ghi lại chương trình, ghi chú và các mục hành động.
Mẫu Ghi chú Cuộc họp ClickUp giúp bạn lập kế hoạch chi tiết cho các cuộc họp nhóm hàng tuần và chuẩn bị cho cuộc họp hàng ngày. Nó giúp đảm bảo mọi cuộc họp đều hiệu quả và được ghi chép đầy đủ.
3. Mẫu biên bản cuộc họp ClickUp
Mẫu Biên bản cuộc họp ClickUp có thể tùy chỉnh cao, thân thiện với người mới bắt đầu giúp bạn dễ dàng ghi lại những nội dung đã diễn ra trong cuộc họp.
Bạn có thể truy cập tất cả các biên bản cuộc họp tại một địa điểm trung tâm để đảm bảo mọi người đều hiểu các mục hành động và giải pháp được thảo luận trong cuộc họp.
| Mẹo chuyên nghiệp: Cải thiện cách ghi chú cuộc họp với 10 mẫu biên bản cuộc họp miễn phí này. |
4. Mẫu trình bày ClickUp
Mẫu trình bày ClickUp cung cấp một bản phác thảo trình bày sẵn có mà bạn có thể tùy chỉnh để phù hợp với yêu cầu và thẩm mỹ của mình.
Nó cung cấp cho bạn tất cả các công cụ cần thiết để phát triển một bản trình bày rõ ràng và có cấu trúc. Bạn có thể chỉnh sửa các phần để làm cho chúng hấp dẫn hơn và thu thập phản hồi.
Mẫu này còn:
- Dễ dàng theo dõi tất cả các công việc liên quan đến cuộc họp tại một nơi
- Tiết kiệm thời gian bằng cách giúp bạn chuẩn bị tài liệu trước
- Đảm bảo định dạng nhất quán trong các bản trình bày
- Loại bỏ các vấn đề hợp tác trực tuyến gây khó chịu
- Giảm thiểu rủi ro mắc lỗi trong quá trình trình bày
Hành động sau cuộc họp
Theo dõi sau cuộc họp cũng quan trọng như chuẩn bị cho cuộc họp. Điều này đảm bảo các quyết định được ghi chép lại, công việc được phân công và mọi người đều có trách nhiệm thúc đẩy dự án tiến triển.
Làm rõ công việc, trách nhiệm và thời hạn trong cuộc họp là một phương pháp hữu ích để tránh nhầm lẫn.
Giao nhiệm vụ cho từng cá nhân cụ thể kèm theo ngày đáo hạn đảm bảo trách nhiệm và giúp theo dõi tiến độ sau cuộc họp.
Cách ClickUp hỗ trợ lập kế hoạch hành động tiếp theo trong quá trình chuẩn bị cuộc họp
ClickUp Meetings cho phép tạo/lập tài liệu hợp tác, bao gồm chương trình họp. Các thành viên trong nhóm có thể động não, thêm các điểm thảo luận và chỉ định các hành động tiếp theo trực tiếp trong chương trình để quản lý cuộc họp tốt hơn.
Bạn cũng có thể sử dụng Cuộc họp làm địa điểm trung tâm để ghi lại các mục cần theo dõi phát sinh trong cuộc họp. Các thành viên trong nhóm có thể thêm nhận xét, đặt câu hỏi và đảm bảo tất cả các vấn đề được giải quyết.
Mẹo nhanh để tận dụng ClickUp cho các cuộc họp:
- Cho phép thảo luận và bình luận trong mỗi mục hành động trong ClickUp. Điều này tạo điều kiện cho việc giao tiếp và làm rõ hơn về các công việc tiếp theo, dẫn đến việc lập kế hoạch hợp tác
- Đặt ngày đáo hạn và nhắc nhở cho từng mục hành động trong ClickUp. Điều này giúp mọi người luôn được thông báo và đảm bảo các nhiệm vụ tiếp theo được hoàn thành đúng hạn
- Sử dụng các mẫu quản lý nhiệm vụ của ClickUp để tổ chức quy trình theo dõi cuộc họp của bạn. Các mẫu định sẵn có thể bao gồm các nhiệm vụ theo dõi phổ biến, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán
Chuẩn bị kỹ lưỡng để biến mọi cuộc họp thành phiên họp hiệu quả
Một cuộc họp được lên kế hoạch tốt là một cuộc họp hiệu quả. Nó giúp mọi người cập nhật thông tin, khuyến khích luồng ý tưởng miễn phí và dẫn đến nhiều khoảnh khắc "hãy làm đi".
Phần hay nhất là gì? Bạn có thể đạt được điều này với sự trợ giúp của các công cụ họp trực tuyến như ClickUp.
ClickUp hoạt động như trung tâm điều khiển chuẩn bị cuộc họp ảo của bạn. Hãy tưởng tượng một không gian nơi chương trình nghị sự, tài liệu và thậm chí các phiên brainstorming của bạn được sắp xếp gọn gàng và mọi người đều có thể truy cập. Không còn phải tìm kiếm ghi chú hay tự hỏi tài liệu quan trọng đã biến mất ở đâu nữa.
ClickUp giúp mọi thứ trở nên hợp lý và hợp tác, đảm bảo các cuộc họp tiếp theo của bạn giống như những cuộc thảo luận sôi nổi hơn là ngồi nhìn đồng hồ.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và tìm mọi thứ bạn cần để tổ chức các cuộc họp hiệu quả trên một nền tảng duy nhất!