Cuộc họp của nhân viên với cấp trên của cấp trên của họ, còn được gọi là cuộc họp bỏ qua cấp, thường được coi là một cơ chế báo cáo lên cấp trên. Theo quan niệm chung, khi có vấn đề, bạn sẽ cần sự tham gia của cấp trên. Tuy nhiên, điều này không nhất thiết phải như vậy.
Các cuộc họp bỏ qua cấp trên, khi được tiến hành thường xuyên, sẽ giúp nhân viên và lãnh đạo chia sẻ kiến thức. Nó cho phép họ chia sẻ những hiểu biết sâu sắc mà họ thu được từ vị trí và quan điểm độc đáo của mình.
Ví dụ: một nhân viên dịch vụ khách hàng, gần gũi với khách hàng, có thể hiểu rõ những điểm khó khăn của họ. COO, gần gũi với CEO, có thể biết nhiều hơn về chiến lược và lộ trình cho tương lai. Khi hai người này gặp nhau, họ có thể trao đổi về bối cảnh kinh doanh.
Trong bài đăng trên blog này, chúng tôi khám phá cách bạn có thể tận dụng các cuộc họp bỏ qua cấp trên để mang lại lợi thế cho tổ chức với tư cách là người quản lý các nhà quản lý.
Cuộc họp bỏ qua cấp trên là gì?
Cuộc họp bỏ qua cấp trên là cuộc hội thoại giữa nhân viên và cấp trên của cấp trên của họ mà không có sự hiện diện của cấp quản lý trung gian. Cuộc họp này bỏ qua một cấp trong phân cấp tổ chức, do đó có tên như vậy.
Ví dụ: giả sử bạn là trưởng phòng kinh doanh thành phố có các quản lý cụm là cấp dưới trực tiếp. Mỗi quản lý khách hàng có thể có các đại diện phát triển kinh doanh (SDR) báo cáo cho họ.
Cuộc họp bỏ qua cấp trên diễn ra giữa bạn và các SDR mà không có sự hiện diện của quản lý nhóm.
Lợi ích của các cuộc họp bỏ qua cấp trên
Trong bất kỳ tuần nào, các nhà quản lý có thể gặp gỡ nhóm của mình thường xuyên — trong các cuộc họp đứng, đánh giá, cuộc họp với khách hàng, v.v. Bất cứ khi nào nhân viên gặp khó khăn, họ sẽ liên hệ với quản lý trực tiếp của mình, duy trì mối quan hệ hợp tác.
Tuy nhiên, đối với các nhà quản lý cấp cao hơn, điều này không đúng. Họ thường xa cách các nhóm trực thuộc và công việc của họ. Các cuộc họp bỏ qua cấp trên giúp thu hẹp khoảng cách này.
Lợi ích của các cuộc họp bỏ qua cấp trên đối với nhân viên
Lắng nghe ý kiến của họ: Thông thường, nhân viên có thể gặp phải những thách thức mà cấp trên trực tiếp của họ không thể giải quyết. Ví dụ như mua một công cụ mới đắt tiền mà cấp trên trực tiếp có thể không có quyền phê duyệt.
Trong những trường hợp như vậy, các cuộc họp bỏ qua cấp trên cho phép họ nêu lên mối quan ngại của mình với người có thẩm quyền hơn.
Cảm thấy được chú ý: Nhân viên, đặc biệt là những người làm việc tại trường hoặc xa văn phòng, cảm thấy như thể họ làm việc một mình. Ngay cả khi họ hợp tác với đồng nghiệp hoặc cấp trên trực tiếp, họ vẫn có thể không cảm thấy mình là một phần của mục đích lớn hơn trong công việc.
Các cuộc họp bỏ qua cấp trên — giống như các cuộc họp toàn thể hoặc các cuộc họp ngoài công ty — giúp nhân viên cảm thấy được quan tâm, từ đó nâng cao tinh thần làm việc.
Chia sẻ thông tin chi tiết: Nhân viên tại hiện trường nắm bắt được nhu cầu của khách hàng, điều này có giá trị to lớn đối với tổ chức. Một SDR bán công cụ theo dõi thời gian có thể nhận thấy rằng khách hàng muốn có khả năng chuyển đổi các mục nhập này tự động thành bảng chấm công.
Những thông tin chi tiết như vậy có thể không đến được nhóm sản phẩm trong bối cảnh hoạt động hối hả hàng ngày. Cuộc họp bỏ qua cấp trên cung cấp địa điểm và thời gian để chia sẻ những thông tin chi tiết có thể được triển khai ngay lập tức.
Hiểu chiến lược tổ chức: Không phải mọi nhân viên đều có thể hiển thị rõ ràng chiến lược của công ty. Một kỹ sư phần mềm có thể biết tất cả mọi thứ về tính năng mà họ đang phát triển, nhưng không biết tại sao tính năng đó được thêm vào lộ trình sản phẩm.
Các cuộc họp bỏ qua cấp giúp các nhà lãnh đạo truyền tải tầm nhìn và chiến lược của mình đến toàn bộ tổ chức.
Lợi ích của các cuộc họp bỏ qua cấp trên đối với các nhà lãnh đạo
Phát hiện cơ hội tiềm ẩn: Lãnh đạo có thể nhận được phản hồi trực tiếp và cụ thể từ những người trực tiếp thực hiện công việc. Nhân viên tài chính chịu trách nhiệm thanh toán có thể nhận ra tổ chức đang chi tiêu quá nhiều cho các công cụ trùng lặp.
Trong một ngày bình thường, họ có thể bỏ qua điều này. Trong một cuộc họp cấp trên, họ có thể báo cáo điều này lên Giám đốc tài chính, điều này có thể giúp tiết kiệm hàng ngàn đô la.
Giải quyết vấn đề hiệu quả: Khi giao tiếp trong nhóm bị lọc bởi nhiều cấp quản lý, nguyên nhân gốc rễ có thể bị mất đi. Cuộc họp bỏ qua cấp trên có thể đưa lãnh đạo đến tận gốc rễ của các vấn đề quan trọng. Điều này có thể giúp tối ưu hóa quy trình làm việc từ góc độ của người dùng cuối.
Tiếp cận thông tin chi tiết về khách hàng: Các nhà lãnh đạo hiếm khi nói chuyện trực tiếp với khách hàng, trừ khi đó là tài khoản lớn/quan trọng. Cuộc họp bỏ qua cấp trên là cơ hội để thu thập phản hồi trung thực về tất cả khách hàng mà không cần gặp từng người. Đây là cách tuyệt vời để thu thập kiến thức về tổ chức.
Nâng cao tinh thần nhân viên: Các cuộc họp bỏ qua cấp trên đảm bảo rằng nhân viên được các nhà lãnh đạo tổ chức nhìn thấy và lắng nghe. Điều này làm cho nhân viên cảm thấy gắn bó và được đánh giá cao hơn. Nhân viên cảm thấy công việc của mình có ý nghĩa sẽ có động lực để làm nhiều hơn.
Xử lý các vấn đề nhân sự: Mọi người chịu đựng những nhà quản lý tồi vì họ không muốn bị coi là người gây rối. Các cuộc họp bỏ qua cấp trên tạo điều kiện cho việc đánh giá 360 độ đối với các nhà quản lý cấp trung. Bằng cách này, các nhà lãnh đạo có thể giải quyết các mối quan tâm của nhân viên và đào tạo các giám sát viên để làm việc tốt hơn.
Về bản chất, các cuộc họp bỏ qua cấp trên cho phép các nhà lãnh đạo thay đổi mọi thứ. Nó mang lại cho họ khả năng hiển thị rõ ràng hơn. Nó giúp họ cải thiện nhanh chóng và hiệu quả. Kết quả là, nhân viên thấy rằng phản hồi của họ được đánh giá cao và tôn trọng.
Theo thời gian, điều này sẽ tạo ra sự trung thành của nhân viên, dẫn đến tỷ lệ giữ chân nhân viên cao hơn và hiệu quả tài chính tốt hơn cho tổ chức.
Cách chuẩn bị và lên lịch cho các cuộc họp cấp trên
Là người quản lý các nhà quản lý, bạn có trách nhiệm lên lịch các cuộc họp bỏ qua cấp trên cấp dưới thường xuyên. Dưới đây là cách chuẩn bị và lên lịch các cuộc họp bỏ qua cấp trên cấp dưới để mang lại lợi thế cho bạn.
1. Thông báo cho người quản lý trực tiếp
Khi thành viên trong nhóm của bạn thấy yêu cầu họp từ cấp trên của cấp trên, họ sẽ tự hỏi: "Họ định sa thải tôi chăng?" Khi cấp dưới trực tiếp của bạn nghe nói rằng bạn đã nói chuyện với nhóm của họ, họ chắc chắn sẽ cảm thấy bất an.
Cuộc họp bỏ qua cấp trên có thể khiến các nhóm của bạn mệt mỏi về mặt cảm xúc. Để tránh gây căng thẳng không cần thiết cho các nhóm, hãy suy nghĩ về cách bạn muốn tiếp cận các cuộc họp bỏ qua cấp trên.
Sử dụng công cụ lập bản đồ quy trình để xác định tất cả các công việc bạn cần hoàn thành trước khi tham gia cuộc họp cấp trên. Dưới đây là một số bước cần xem xét.
- Hãy minh bạch với mọi người
- Tạo nhịp điệu cho các cuộc họp cấp trên cấp dưới thường xuyên để không ai lo lắng khi nhận được yêu cầu họp
- Tiến hành các cuộc họp 1-1 hàng quý với cấp dưới trực tiếp của bạn trước các cuộc họp cấp trên
- Thông báo cho cấp dưới trực tiếp của bạn về lịch trình cuộc họp cấp trên
- Khuyến khích cấp dưới trực tiếp của bạn thông báo cho nhóm của họ rằng họ sẽ nhận được lời mời họp từ bạn
2. Biết bạn sẽ gặp ai
Giả sử bạn có năm nhân viên trực tiếp và mỗi người quản lý một nhóm gồm 5 thành viên. Khi đó, bạn sẽ phải gặp 25 cá nhân với tính cách, phong cách làm việc, ưu tiên và kỹ năng riêng. Trước khi tham gia cuộc họp với họ, hãy tìm hiểu về họ.
Thu thập thông tin chi tiết về họ trước. Bạn sẽ có thể tìm hiểu về vai trò, trách nhiệm, mục tiêu và hiệu suất của họ cho đến nay từ hệ thống quản lý nhân sự [HRMS].
Để hiểu họ như một con người, bạn có thể sử dụng mẫu giới thiệu bản thân của Clickup. Mời họ trả lời các câu hỏi về giá trị, điểm mạnh, kinh nghiệm của họ và hơn thế nữa.
Sử dụng dữ liệu này để dự đoán các vấn đề của họ và cân nhắc trước các phản hồi của bạn.
3. Lên lịch các cuộc họp bỏ qua cấp trên một cách cẩn thận
Tần suất tốt nhất cho các cuộc họp skip-level là mỗi quý một lần. Nếu bạn để lâu hơn thế, bạn có thể bị cho là không thành thật, chỉ làm cho có. Tần suất cao hơn thế có thể gây gánh nặng cho lịch trình của bạn.
Gặp gỡ 25 người mỗi quý không phải là điều dễ dàng. Do đó, lên lịch các cuộc họp cấp trên một cấp chính xác là rất quan trọng. Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng một trong hai phương pháp sau.
Lập lịch hàng loạt: Năm cuộc họp 20 phút mỗi ngày trong một tuần mỗi quý. Mặc dù điều này sẽ khiến bạn bận rộn trong cả tuần, nhưng nó sẽ giúp thu thập tất cả thông tin một cách toàn diện và theo ngữ cảnh. Nó cũng sẽ cho bạn thời gian còn lại của quý để thực hiện các hành động dựa trên phản hồi bạn đã thu thập được.
Lập lịch liên tục: Ngoài ra, bạn có thể gặp hai người mỗi tuần trong suốt quý. Điều này giúp bạn phân bổ các cuộc họp trong thời gian dài hơn và theo dõi tiến độ chặt chẽ hơn.
Tùy thuộc vào phạm vi kiểm soát của bạn, hãy lên lịch các cuộc họp theo cách phù hợp với bạn. Đảm bảo không gộp 2-3 người vào một phiên hoặc tổ chức các cuộc họp nhóm. Một cuộc họp bỏ qua cấp trên tốt luôn là cuộc họp 1-1.
4. Hãy lưu ý đến băng thông khi lên lịch các cuộc họp cấp trên
Hãy nhớ rằng bạn không phải là người duy nhất bận rộn trong tổ chức. Vì vậy, hãy lưu ý khối lượng công việc của nhóm cấp trên của bạn trước khi lên lịch cuộc họp. Công cụ quản lý dự án của bạn phải có thể cho bạn biết các thành viên trong nhóm bận rộn đến mức nào.
Chế độ xem khối lượng công việc của Clickup cung cấp chế độ xem tổng hợp theo thời gian thực về việc mỗi thành viên trong nhóm đang làm và liệu họ có thể dành 20 phút để nói chuyện với bạn hay không.
Mặt khác, băng thông của bạn cũng cần được chú ý. Chế độ xem lịch của ClickUp giúp bạn xem tất cả các cuộc hẹn của mình ở một nơi, để bạn có thể đảm bảo không bị quá tải bởi quá nhiều cuộc họp.
5. Tạo chương trình họp cấp trên
Không có gì lãng phí hơn một cuộc họp không có chương trình nghị sự. Xem xét rằng một cuộc họp bỏ qua cấp trên chỉ kéo dài khoảng 20 phút, bạn cần một kế hoạch rõ ràng. Mẫu chương trình nghị sự cuộc họp bỏ qua cấp trên của ClickUp là một điểm khởi đầu tuyệt vời.
Trong khi lập kế hoạch chương trình, hãy nghĩ đến những câu hỏi bạn có thể hỏi trong cuộc họp bỏ qua cấp trên. Dưới đây là một vài ví dụ.
Nếu bạn là Giám đốc tài chính gặp một nhân viên phụ trách tài khoản phải thu, bạn có thể hỏi:
- Có bao nhiêu khách hàng của chúng tôi trì hoãn thanh toán quá thời hạn đã thỏa thuận?
- Chúng ta chịu trách nhiệm cho bao nhiêu sự chậm trễ, và làm thế nào để khắc phục chúng?
- Kênh thanh toán nào được khách hàng ưa thích?
Nếu bạn là trưởng phòng kinh doanh thành phố nói chuyện với SDR, bạn có thể hỏi:
- Bạn thường nghe khách hàng phàn nàn về điều gì?
- Họ yêu thích những tính năng nào?
- Tại sao một số khách hàng tiềm năng lại thích đối thủ cạnh tranh của chúng ta hơn chúng ta?
Trong mỗi cuộc họp, hãy cân nhắc hỏi:
- Bạn có hài lòng với vai trò, sếp và công việc của mình không?
- Bạn có tất cả các công cụ cần thiết để hoàn thành tốt công việc của mình không?
- Nếu có cơ hội, bạn sẽ thay đổi điều gì trong công việc của mình?
Chia sẻ chương trình cuộc họp bỏ qua cấp trên này với nhân viên của bạn trước vài tuần để họ có thể suy nghĩ và chuẩn bị trước.
6. Chuẩn bị sẵn sàng để trả lời những câu hỏi khó
Cuộc họp bỏ qua cấp trên cũng có thể khó khăn đối với bạn. Các thành viên trong nhóm của bạn sẽ tận dụng cơ hội này để thảo luận về những lo lắng của họ (đó cũng là điều bạn muốn!). Vì vậy, hãy chuẩn bị để giải quyết chúng. Thu thập tất cả các sự kiện và số liệu. Quyết định thông tin nào bạn sẵn sàng chia sẻ với họ.
Dù bạn chuẩn bị kỹ lưỡng đến đâu, hiệu quả của cuộc họp cấp trên phụ thuộc rất nhiều vào cách bạn tham gia vào cuộc hội thoại. Dưới đây là cách bạn có thể cải thiện điều đó.
Cách tổ chức cuộc họp bỏ qua cấp trên thành công
Bắt đầu trước cuộc họp
Khi gửi chương trình họp cấp trên cho nhóm của bạn, khuyến khích họ xem xét và thêm các mục của họ. Khi họ làm việc cần làm, hãy chủ động ghi nhận ý kiến của họ.
Đây là một trong những cách đơn giản nhất để bạn có thể xây dựng lòng tin. Phản hồi của bạn cho họ thấy rằng bạn thực sự quan tâm đến cuộc họp cấp trên và họ như một con người.
Tập hợp các công cụ bạn cần để tổ chức các cuộc họp bỏ qua cấp trên thành công. Đây có thể là công cụ AI để ghi biên bản hoặc tóm tắt cuộc họp, ứng dụng theo dõi mục tiêu, phần mềm ghi âm cuộc gọi hoặc giấy và bút yêu thích của bạn.
Đặt ra mục tiêu rõ ràng
Bắt đầu cuộc họp khi bạn đã biết rõ mình và thành viên nhóm cấp trên muốn đạt được gì từ cuộc hội thoại này. Một công cụ như ClickUp giúp theo dõi mục tiêu và thiết lập cấu trúc cho cuộc họp.
Tiếp tục từ các cuộc họp cấp trên cấp dưới trước đó
Nếu bạn đã từng có cuộc họp bỏ qua cấp trên với người này trước đây, hãy tiếp tục từ đó. Thừa nhận các mục hành động và tiến độ của bạn kể từ đó. Nếu bạn chưa thể giải quyết một vấn đề, hãy giải thích lý do.
Khi nhân viên cảm thấy cuộc họp trước đó không mang lại kết quả gì, họ sẽ ít có khả năng tham gia tích cực trong cuộc họp lần này. Hãy đảm bảo tầm quan trọng và tác động của cuộc họp bỏ qua cấp trên.
Hãy giữ tâm trí cởi mở
Trong khi bạn đã chuẩn bị cho cuộc họp này và tìm hiểu về người đó, hãy nhớ rằng cuộc họp này là về họ nhiều hơn là về bạn. Vì vậy, hãy đặt câu hỏi và lắng nghe kiên nhẫn mà không ngắt lời.
Hãy cởi mở. Đừng mang theo những định kiến hoặc ý tưởng bạn nghe được từ người khác. Trong cuộc họp, đừng phán xét.
Cung cấp phản hồi
Nhân viên muốn nghe ý kiến của bạn về hiệu suất làm việc của họ và những việc họ có thể làm tốt hơn. Cung cấp phản hồi về công việc của họ và ý kiến đóng góp của họ trong cuộc họp này. Ghi chép và chia sẻ với họ để bạn có thể phát huy trong phiên tiếp theo.
Việc tạo tài liệu phản hồi cảm thấy tẻ nhạt? Hãy thử trợ lý hỗ trợ AI của ClickUp để tóm tắt ghi chú cuộc họp, xác định các mục hành động và đề xuất dòng thời gian.
Hoàn thành với các mục hành động rõ ràng
Cuộc họp bỏ qua cấp chỉ có hiệu quả khi bạn thực hiện các điểm thảo luận. Để đảm bảo bạn tham gia và quan tâm, hãy ghi chép biên bản cuộc họp. Ghi chú đầy đủ. Nếu không chắc chắn, hãy thử một trong các mẫu ghi chú cuộc họp của ClickUp. Sao chép và tùy chỉnh chúng cho mục đích và cấu trúc của các cuộc họp bỏ qua cấp của bạn.
Đưa các cuộc họp bỏ qua cấp trên của bạn lên một bước nữa, ClickUp Meetings cho phép bạn ghi chú, quản lý chương trình nghị sự và đặt các mục hành động. Chịu trách nhiệm về các mục hành động và thêm chúng vào hệ thống quản lý công việc của bạn. Đặt dòng thời gian và các điểm kiểm tra khác, nếu cần.
Duy trì giao tiếp cởi mở sau cuộc họp
Đừng chờ đến cuộc họp cấp trên tiếp theo. Hãy duy trì kênh giao tiếp cởi mở với nhân viên để thảo luận và hoàn thành các mục hành động. Sử dụng chế độ xem Trò chuyện của ClickUp để cộng tác thực hiện nhiệm vụ của bạn trong thời gian thực.
- Phân công công việc cho các thành viên khác trong nhóm nếu bạn đang phân công nhiệm vụ
- Chia sẻ tài sản, liên kết và hơn thế nữa
- Bình luận về tiến độ bạn đang đạt được hoặc những thách thức bạn đang gặp phải
Bạn cũng có thể tạo một cửa sổ riêng cho các cuộc trò chuyện liên quan đến cuộc họp cấp trên để chúng không làm gián đoạn các dự án của bạn.
Thành công trong cuộc họp cấp trên tiếp theo với ClickUp
Cuộc họp bỏ qua cấp trên giúp hiển thị những vấn đề không được chú ý trong công việc hàng ngày. Điều này giúp các nhà lãnh đạo hiểu vấn đề sâu sắc hơn. Nó giúp nhân viên tham gia tốt hơn. Khi được thực hiện đúng, cuộc họp bỏ qua cấp trên có khả năng thúc đẩy tinh thần nhân viên, tăng năng suất và tạo ra văn hóa cởi mở và minh bạch.
Mặc dù mang lại nhiều lợi ích to lớn, nhưng cuộc họp bỏ qua cấp trên không dễ dàng để lập kế hoạch, lên lịch, chuẩn bị và thực hiện. ClickUp sẵn sàng giúp bạn.
Phần mềm quản lý dự án Clickup có các tính năng giúp bạn tổ chức các cuộc họp bỏ qua cấp trên hiệu quả. Cho dù là kiểm tra khối lượng công việc của mọi người, tạo chương trình họp, ghi chú trong cuộc họp hay tự động tóm tắt nội dung, ClickUp đều có thể làm tất cả.
Tổ chức các cuộc họp bỏ qua cấp trên như một chuyên gia với ClickUp. Đăng ký miễn phí ngay hôm nay!