Cuộc họp toàn thể là một cách thông minh để nhanh chóng chia sẻ thông tin với tất cả mọi người và các bộ phận trong doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên, những cuộc họp này có rất nhiều người tham dự, điều đó có nghĩa là chúng có thể nhanh chóng đi chệch hướng nếu không có kế hoạch vững chắc.
Cho dù cuộc họp có 5 hay 500 người tham gia, tốt nhất bạn nên lập kế hoạch để tổ chức cuộc họp toàn thể nhân viên hiệu quả nhất có thể.
Sử dụng hướng dẫn từng bước này để lập kế hoạch cho các cuộc họp toàn thể có ý nghĩa và hấp dẫn cho nhóm của bạn, đồng thời nhận một số mẫu miễn phí để tối đa hóa nỗ lực của bạn. Bắt đầu nào! 🙌
⏱️ Tóm tắt 60 giây
- Cuộc họp toàn thể là cuộc họp tập hợp tất cả nhân viên tại một địa điểm hoặc nền tảng ảo. Cuộc họp này giúp mọi người cập nhật thông tin, tham gia tích cực, cải thiện sự hợp tác và tính minh bạch
- Chương trình nghị sự cho cuộc họp toàn thể có thể bao gồm các thông tin cập nhật và thông báo của công ty, tin tức về các sáng kiến quan trọng, ghi nhận thành tích của nhân viên, câu chuyện thành công của khách hàng và phần hỏi đáp thân mật với ban lãnh đạo
- Để lên kế hoạch cho một cuộc họp toàn thể hấp dẫn, hãy ghi nhớ các bước sau: Đặt mục tiêu và chương trình rõ ràng Chuẩn bị kế hoạch truyền thông và quyết định định dạng cuộc họp Xác định người phát biểu, nội dung và ý kiến đóng góp bạn sẽ cần Gửi lời mời và lên lịch nhắc nhở Kiểm tra kỹ thuật trước Giữ sự tham gia của khán giả — bao gồm các câu đố hoặc cuộc thăm dò ý kiến, thêm hình ảnh và làm cho phiên họp trở nên tương tác Giải đáp thắc mắc, chia sẻ các mục hành động và điểm chính, đồng thời tìm kiếm phản hồi
- Có mục tiêu và chương trình rõ ràng
- Chuẩn bị kế hoạch truyền thông và quyết định định dạng cuộc họp
- Xác định diễn giả, nội dung cần bao gồm và các đóng góp cần thu thập
- Gửi lời mời và lên lịch nhắc nhở
- Kiểm tra thiết bị công nghệ trước khi bắt đầu
- Giữ sự tham gia của khán giả — bao gồm các câu đố hoặc cuộc thăm dò ý kiến, thêm hình ảnh và làm cho phiên trở nên tương tác
- Giải đáp thắc mắc, chia sẻ các mục hành động và điểm chính, đồng thời thu thập phản hồi
- Các ứng dụng công việc tất cả trong một như ClickUp có thể giúp việc lập kế hoạch và thực hiện các cuộc họp toàn thể trở nên dễ dàng, với mọi thứ từ mẫu và hỗ trợ AI đến các công cụ năng suất để tiết kiệm thời gian của bạn
- Có mục tiêu và chương trình rõ ràng
- Chuẩn bị kế hoạch truyền thông và quyết định định dạng cuộc họp
- Xác định diễn giả, nội dung cần bao gồm và các ý kiến đóng góp cần thu thập
- Gửi lời mời và lên lịch nhắc nhở
- Kiểm tra thiết bị công nghệ trước khi bắt đầu
- Giữ sự tham gia của khán giả — bao gồm các câu đố hoặc cuộc thăm dò ý kiến, thêm hình ảnh và làm cho phiên trở nên tương tác
- Giải đáp thắc mắc, chia sẻ các mục hành động và điểm chính, đồng thời thu thập phản hồi
Cuộc họp toàn thể là gì?
Cuộc họp toàn thể là một cuộc họp ảo hoặc trực tiếp bao gồm tất cả nhân viên và lãnh đạo trong doanh nghiệp của bạn. Từ cấp quản lý cao cấp đến nhân viên cấp dưới, cuộc họp này bao gồm hầu hết mọi người trong biểu đồ tổ chức của bạn .
Cuộc họp toàn thể khác với cuộc họp nhóm thông thường vì nó bao gồm nhiều bộ phận và các bên liên quan. Số lượng người tham dự cũng là một sự khác biệt lớn. Thay vì một vài người tham dự, bạn phải quản lý hàng chục người trong một cuộc họp.
Với tư cách là người lập kế hoạch cuộc họp, bạn sẽ đảm nhận vai trò điều phối viên để:
- Mời tất cả các thành viên liên quan tham gia
- Tạo chương trình cuộc họp toàn thể
- Giữ cho cuộc họp diễn ra suôn sẻ
Doanh nghiệp của bạn có thể tổ chức các cuộc họp toàn thể nhân viên thường xuyên, như các cuộc họp hội trường của Google, hoặc tổ chức khi có sự kiện lớn hoặc thú vị xảy ra.
Thông thường, các doanh nghiệp sử dụng cuộc họp toàn thể để xây dựng văn hóa công ty, chia sẻ tin tức thú vị hoặc đoàn kết toàn thể công ty. Mục tiêu không chỉ là chia sẻ thông tin mà còn là khích lệ tinh thần của nhóm. 🏋️
Lợi ích của việc tổ chức cuộc họp toàn thể cho nhóm của bạn
Lập kế hoạch cho một cuộc họp toàn thể nhân viên không phải là việc dễ dàng. Bạn phải sắp xếp nhiều lời mời lịch và câu hỏi từ nhiều người tham dự. Ban giám đốc cũng sẽ có mặt, vì vậy bạn biết là sẽ có áp lực. 👀
Các cuộc họp toàn thể nhân viên thường xuyên rất có lợi cho công ty vì chúng giúp thống nhất các nhóm, tạo ra văn hóa minh bạch và thúc đẩy sự tham gia của nhân viên. Dưới đây là lý do tại sao việc có lịch họp toàn thể nhân viên thường xuyên là rất quan trọng:
1. Nâng cao hiệu quả giao tiếp trong môi trường làm việc
Cuộc họp toàn thể đảm bảo rằng tất cả mọi người, từ lãnh đạo đến từng nhân viên, đều có chung quan điểm. Cuộc họp này cung cấp một nền tảng để chia sẻ các thông tin cập nhật, mục tiêu và quyết định quan trọng của công ty.
Đặc biệt đối với các nhóm phân phối, các cuộc họp nhóm này là một cách tuyệt vời để cập nhật mọi thông tin đang diễn ra trong công ty.
Các cuộc họp nhân viên thường xuyên với toàn bộ tổ chức giúp kết nối những người thường không làm việc cùng nhau. Tập hợp mọi người lại với nhau là một điều tốt, đặc biệt là khi họ có kinh nghiệm và tài năng khác nhau.
Nếu có thể, hãy thiết kế các cuộc họp toàn thể nhân viên để khuyến khích mọi người từ các bộ phận khác nhau tương tác với nhau. Bạn không bao giờ biết những cuộc hội thoại ngẫu hứng của họ sẽ dẫn đến đâu.
2. Tăng cường tính minh bạch và niềm tin
Bạn cần thúc đẩy sự hợp tác trong nhóm không chỉ trong bộ phận của mình mà trên toàn bộ doanh nghiệp. Giao tiếp cởi mở là cách tốt nhất để xây dựng lòng tin và khuyến khích nhân viên cởi mở hơn.
Ban lãnh đạo có thể thảo luận cởi mở về hiệu suất, thách thức và kế hoạch tương lai của công ty trong một cuộc họp toàn thể nhân viên. Điều này giúp nhân viên cảm thấy được thông tin đầy đủ, giảm bớt sự không chắc chắn và suy đoán.
Ngoài ra, cuộc họp này còn cung cấp cho nhân viên một diễn đàn để nêu lên mối quan ngại, đề xuất ý tưởng và làm rõ các vấn đề liên quan đến công ty.
Thay vì cô lập thông tin trong một bộ phận hoặc chỉ giữa các quản lý, các cuộc họp toàn thể chia sẻ thông tin với toàn bộ công ty trong một diễn đàn khuyến khích sự minh bạch.
3. Tăng cường văn hóa doanh nghiệp
Các cuộc họp thường xuyên củng cố các giá trị cốt lõi, sứ mệnh và tầm nhìn. Chúng tạo ra cảm giác đoàn kết, đặc biệt là trong các nhóm làm việc từ xa hoặc hỗn hợp. Sự hợp tác cũng được cải thiện khi mọi người hiểu rõ hơn các mục tiêu chung của công ty.
Cuộc họp toàn thể nhân viên mang đến cho nhóm của bạn nhiều cơ hội hơn để kết nối với nhau ngoài công việc thường ngày. Những kết nối giữa các nhóm này giúp nuôi dưỡng tinh thần cộng đồng, vốn rất quan trọng cho việc xây dựng văn hóa công ty. 🌻
Ngoài ra, các cuộc họp toàn thể giúp nhân viên mới làm quen với cách thức làm việc của công ty. Nếu gần đây bạn đã tuyển dụng một số nhân viên mới, các cuộc họp toàn thể là cách nhanh chóng để giúp họ hòa nhập với văn hóa công ty.
4. Nâng cao sự tham gia và tinh thần của nhân viên
Bạn gặp tất cả đồng nghiệp của mình ở một nơi bao lâu một lần?
Việc tập hợp mọi người lại với nhau sẽ cho bạn cơ hội để khoe thành tích của nhân viên, điều này có tác dụng tuyệt vời đối với tinh thần của nhóm. Khi lên kế hoạch cho các cuộc họp toàn thể, hãy nhớ tổ chức lễ kỷ niệm:
- Các cột mốc công việc
- Kỷ niệm
- Những người luôn nỗ lực vượt trội
Nhân viên cảm thấy được trân trọng khi nghe trực tiếp từ lãnh đạo và có cơ hội đặt câu hỏi. Các nhà lãnh đạo cũng có thể truyền cảm hứng cho nhóm bằng cách chia sẻ những thành công và cơ hội trong tương lai trong những buổi họp không chính thức như vậy.
5. Thúc đẩy trách nhiệm và sự tập trung
Khi nhân viên thấy công việc của họ đóng góp vào thành công của công ty, họ sẽ cảm thấy gắn bó hơn. Các cập nhật quan trọng được chia sẻ trong cuộc họp toàn thể giúp các nhóm duy trì trách nhiệm đối với mục tiêu và tiến độ.
Các nhà lãnh đạo cũng có thể tận dụng cuộc họp toàn thể công ty để nêu bật các ưu tiên và củng cố các chiến lược kinh doanh nhằm xây dựng sự thống nhất.
6. Thu hút sự ủng hộ cho dự án
Các cuộc họp toàn thể mang lại cho nhóm của bạn cảm giác ấm áp, thân thiện, nhưng chúng cũng có mục đích liên quan đến công việc. Sự đồng thuận là yếu tố thiết yếu trong quản lý dự án, vì vậy nếu bạn đang cố gắng thuyết phục nhóm (và sếp của bạn) về một sáng kiến mới, đây là thời điểm để giành được sự đồng thuận của mọi thành viên trong nhóm.
Nếu bạn đã quyết định một hướng đi mới táo bạo, cuộc họp toàn thể là thời điểm thích hợp để chia sẻ lý do thay đổi, tại sao đó là điều tốt và những gì nhân viên nên mong đợi trong tương lai.
Mục tiêu là xoa dịu lo lắng của nhóm đồng thời tăng cường sự thống nhất về các mục tiêu của công ty trong các cuộc họp toàn thể hiệu quả. ✨
Chúng ta nên nói về gì trong các cuộc họp toàn thể?
Bạn có trách nhiệm lên kế hoạch cho cuộc họp toàn thể nhân viên tiếp theo tại công ty của mình không? Dưới đây là các chủ đề chính mà bạn có thể đề cập:
- Cập nhật và hiệu suất của công ty: Chia sẻ những thành tựu, thách thức gần đây và tiến độ chung trong việc đạt được các mục tiêu
- Tầm nhìn, sứ mệnh và chiến lược: Củng cố định hướng của công ty và cách mỗi nhóm đóng góp vào thành công
- Các dự án và sáng kiến quan trọng: Nêu bật các dự án lớn, cập nhật sản phẩm hoặc các sản phẩm sắp ra mắt
- Công nhận nhân viên: Kỷ niệm các cột mốc quan trọng và những đóng góp xuất sắc của nhóm
- Kết quả tài chính và kinh doanh: Cung cấp tổng quan cấp cao về doanh thu, tăng trưởng và các chỉ số chính
- Văn hóa và giá trị: Tăng cường văn hóa công ty bằng cách chia sẻ những câu chuyện và ví dụ về các giá trị cốt lõi trong thực tế
- Phiên hỏi đáp: Cho phép nhân viên đặt câu hỏi cho lãnh đạo và giải quyết mọi thắc mắc
- Câu chuyện thành công của khách hàng: Chia sẻ phản hồi tích cực của khách hàng hoặc các nghiên cứu điển hình để kết nối nhân viên với tác động của công việc họ thực hiện
- Thách thức và rào cản: Thảo luận về những thách thức chính và cách công ty đang giải quyết chúng
- Sự kiện và cơ hội sắp tới: Thông báo các sự kiện của công ty, các phiên đào tạo hoặc cơ hội phát triển nghề nghiệp
Bạn không chắc chắn nên đưa những nội dung gì vào chương trình họp toàn thể? Chúng tôi có thể giúp bạn. Với sự trợ giúp của mẫu, bạn có thể dễ dàng soạn thảo một chương trình hiệu quả.
Mẫu Chương trình cuộc họp lãnh đạo của ClickUp bao gồm các phần:
- Nêu bật thành tựu
- Kiểm tra các chỉ số
- Cài đặt các cột mốc trong tương lai
- Cập nhật thông tin cho nhân viên
Hướng dẫn này thậm chí còn đi kèm với định dạng sẵn sàng và đồ họa bắt mắt. Bằng cách đó, bạn sẽ dành ít thời gian hơn cho việc định dạng tài liệu và tập trung năng lượng vào nội dung chính của cuộc họp.
Cách lập kế hoạch và tiến hành cuộc họp toàn thể nhân viên hấp dẫn: Quy trình từng bước
Cuộc họp toàn thể là cơ hội tuyệt vời để tăng cường sự minh bạch và kết nối, nhưng nếu cuộc họp không đủ hấp dẫn, những người tham dự sẽ nhanh chóng cảm thấy nhàm chán. Thực hiện các bước sau để lên kế hoạch cho một cuộc họp toàn thể vừa thú vị vừa bổ ích. 🤩
Để thuận tiện cho bạn, chúng tôi đã chia các bước thành những việc cần làm trước, trong và sau cuộc họp nhóm.
Trước cuộc họp
1. Xác định mục tiêu
Vạch rõ mục đích của cuộc họp, cho dù đó là chia sẻ thông tin mới nhất của công ty, ăn mừng thành tích, thống nhất các nhóm hay giải quyết các vấn đề.
Hiểu rõ mục tiêu sẽ giúp định hình chương trình họp và đảm bảo cuộc họp mang lại giá trị cho nhân viên. Mục đích của cuộc họp cũng sẽ giúp bạn quyết định định dạng phù hợp cho cuộc họp.
2. Quyết định định dạng cuộc họp
Hãy nhớ rằng đây là một loại cuộc họp khác. Cuộc họp toàn thể không giống như cuộc họp riêng: có rất nhiều người tham gia cuộc gọi này, vì vậy bạn cần tận dụng tối đa từng giây.
Trước khi mời mọi người tham gia cuộc gọi, hãy lập kế hoạch cuộc họp theo cách giúp mọi người dễ tiếp thu thông tin. Điều đó có thể bao gồm:
- Bắt đầu bằng các hoạt động phá băng hoặc câu đố vui để tạo không khí tích cực ngay từ đầu cuộc họp
- Chia sẻ các cập nhật toàn công ty theo kiểu hội nghị toàn thể, cho phép nhóm lãnh đạo của bạn chia sẻ các cập nhật nhanh chóng để mọi người cùng hiểu rõ tình hình
- Kết hợp các phiên "Hỏi tôi bất cứ điều gì" (AMA) với lãnh đạo cấp cao và mở rộng cơ hội cho nhân viên
- Tổ chức các phiên hỏi đáp hoặc bỏ phiếu trực tiếp
Nếu bạn đang làm việc trong một tổ chức kết hợp, hãy suy nghĩ về cách mang đến trải nghiệm công bằng nhất có thể cho nhân viên làm việc từ xa để cải thiện văn hóa công ty thành văn hóa hòa nhập. Ví dụ: nếu những người tham dự trực tiếp nhận được quà tặng thú vị từ công ty, hãy gửi quà tặng đến những người tham dự từ xa trước để họ không bị bỏ sót.
3. Đặt ngày và giờ
Chọn thời gian phù hợp với nhân viên ở các địa điểm và múi giờ khác nhau để tối đa hóa số lượng người tham dự.
Đối với các nhóm quốc gia hoặc đa quốc gia, hãy xem xét múi giờ trước khi lên lịch cuộc họp. Nhân viên của bạn ở Trung Quốc có thể không muốn nhận cuộc gọi vào lúc 11 giờ đêm, vì vậy hãy cố gắng tìm thời gian phù hợp với đa số nhân viên trong công ty.
Cân nhắc luân phiên thời gian họp để đảm bảo tính toàn diện hoặc cung cấp phiên bản ghi âm cho những người không thể tham dự trực tiếp.
4. Chuẩn bị kế hoạch truyền thông
Toàn bộ nhóm sẽ tham gia cuộc gọi này, vì vậy, bạn nên thu thập ý kiến của mọi người trước khi lập chương trình. Bạn có thể nghĩ rằng nhóm muốn tập trung vào những điều thú vị như kỷ niệm ngày làm việc hoặc chia sẻ thành tích, nhưng có thể họ thực sự muốn trò chuyện thẳng thắn với CEO.
Hãy dành thời gian để thu thập các câu hỏi cho phiên hỏi đáp hoặc cuộc họp toàn thể, tạo các câu hỏi phá băng sẵn có và thu thập ý tưởng cho cuộc họp toàn thể từ nhóm của bạn.
Thay vì yêu cầu mọi người trả lời một chuỗi email với các ý tưởng cho cuộc họp, hãy tạo một khảo sát và gửi cho toàn bộ công ty. Ví dụ: bạn có thể tùy chỉnh Mẫu biểu mẫu phản hồi của nhân viên của ClickUp để theo dõi các ý tưởng.
Không phải ý tưởng nào cũng thành công, nhưng bạn chắc chắn sẽ tìm thấy những ý tưởng mới, thú vị khi trao đổi ý kiến với các nhóm khác, đặc biệt là khi thảo luận về các vấn đề của công ty.
5. Thiết kế chương trình cuộc họp
Dù cuộc họp toàn thể có thể rất thú vị, nhưng chúng vẫn cần có cấu trúc. Nếu không, bạn có nguy cơ lạc đề và lãng phí thời gian quý báu của công ty vào những chủ đề ít quan trọng hơn. Cấu trúc cuộc họp theo luồng logic, bao gồm các cập nhật quan trọng, thông điệp của lãnh đạo, sự tham gia của nhân viên và phần hỏi đáp.
Giữ sự cân bằng — tránh quá tải thông tin đồng thời đảm bảo tất cả các chủ đề quan trọng được đề cập một cách ngắn gọn và thu hút.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: ClickUp Docs, được hỗ trợ bởi AI và kết nối với các nhiệm vụ và trò chuyện, là công cụ hoàn hảo để tạo và thực hiện chương trình cuộc họp.
Đây là cơ hội để cập nhật cho mọi người về tình hình hoạt động chung của công ty, vì vậy hãy thiết kế một chương trình làm việc tập trung và hấp dẫn. Tùy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh của bạn, một số phương pháp hay nhất cần tuân theo là phân bổ thời gian cho:
- Giới thiệu nhân viên mới với tất cả thành viên trong nhóm
- Phát biểu của Giám đốc điều hành và cập nhật của công ty về các dự án quan trọng
- Cập nhật ngắn gọn từ từng bộ phận và cách chúng đóng góp vào sứ mệnh của công ty
- Công nhận nhân viên để xây dựng văn hóa công ty lành mạnh, biết ơn nhóm
- Mở phần Hỏi và Đáp để các thành viên nhóm thảo luận về các cập nhật của công ty với ban giám đốc
Trong chương trình nghị sự, ghi chú thời gian bạn dự kiến dành cho mỗi diễn giả hoặc chủ đề.
6. Thu thập nội dung và diễn giả
Xác định ai sẽ trình bày từng phần, đảm bảo sự kết hợp giữa lãnh đạo và đại diện nhóm để cuộc họp diễn ra sôi nổi. Chuẩn bị các slide, các điểm thảo luận chính và dữ liệu hỗ trợ để bài trình bày rõ ràng và có tác động.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Nhiệm vụ ClickUp để chuyển đổi chương trình họp thành các nhiệm vụ có thể thực hiện chỉ với một cú nhấp chuột và gắn thẻ bất kỳ ai trong tổ chức của bạn để hợp tác giữa các bộ phận dễ dàng hơn.
7. Gửi lời mời và nhắc nhở
Sau khi đã có chương trình, đã đến lúc mời mọi người tham gia cuộc họp toàn thể. Thông báo chi tiết cuộc họp trước bằng trò chuyện, email hoặc lịch nội bộ, bao gồm chương trình và liên kết tham gia.
Gửi lời nhắc nhở thân thiện vài ngày trước và vào ngày diễn ra cuộc họp để đảm bảo tỷ lệ tham dự cao.
Tuy nhiên, lên lịch cho một cuộc họp toàn thể không phải là việc dễ dàng, vì vậy nếu bạn cần trợ giúp trong việc lên kế hoạch cho sự kiện này, hãy sử dụng mẫu Cuộc họp toàn thể của ClickUp để đẩy nhanh tiến độ.
Các công cụ như ClickUp giúp cải thiện quá trình họp toàn thể, từ lập kế hoạch đến thực hiện.
8. Đảm bảo thiết lập kỹ thuật
Kiểm tra nền tảng hội nghị truyền hình, micrô, camera và bất kỳ công cụ trình chiếu nào để tránh các vấn đề kỹ thuật vào phút chót.
Nếu sử dụng các tính năng tương tác như thăm dò ý kiến trực tiếp, trò chuyện hoặc phiên hỏi đáp, hãy đảm bảo rằng chúng đã được thiết lập và hoạt động trước khi cuộc họp bắt đầu.
Trong buổi họp toàn thể
9. Tổ chức cuộc họp
Bắt đầu đúng giờ, thiết lập không khí tích cực và hấp dẫn, và tuân thủ chương trình để tôn trọng thời gian của mọi người. Khuyến khích tương tác thông qua các cuộc thăm dò ý kiến, lời chào hoặc trò chuyện trực tiếp, giữ cho cuộc họp hấp dẫn thay vì chỉ là một buổi thuyết trình một chiều.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Thiết lập nhắc nhở tự động với ClickUp Reminders để đảm bảo các nhóm tham gia cuộc họp đúng giờ.
10. Giải đáp các câu hỏi và phản hồi
Dành thời gian cho phần hỏi đáp cởi mở để nhân viên có thể nêu lên các mối quan ngại hoặc yêu cầu làm rõ. Sử dụng tính năng nộp/gửi câu hỏi ẩn danh nếu cần để khuyến khích nhân viên phản hồi trung thực và đảm bảo lãnh đạo phản hồi một cách minh bạch.
11. Tóm tắt những điểm chính
Tóm tắt những điểm quan trọng nhất, quyết định và các bước tiếp theo vào cuối cuộc họp. Củng cố các thông điệp quan trọng để nhân viên ra về với sự rõ ràng về mục tiêu, kỳ vọng của công ty và vai trò của họ trong các sáng kiến sắp tới.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bạn có thể sử dụng AI để tóm tắt ghi chú cuộc họp toàn thể trong vài giây. ClickUp Brain được tích hợp sẵn trong ClickUp Docs, giúp bạn nhanh chóng tổng hợp các điểm chính sau cuộc họp.
Với AI, bạn có thể nâng cao năng suất cuộc họp bằng nhiều cách:
- Tạo biên bản cuộc họp: Thay vì vội vàng ghi chép từng từ trong cuộc họp, hãy để AI giúp bạn. ClickUp AI có thể giúp soạn thảo biên bản rõ ràng và có cấu trúc, nắm bắt được nội dung chính của cuộc thảo luận, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin quan trọng nào
- Tóm tắt ghi chú cuộc họp: Sau một cuộc họp toàn thể dài, bạn có thể sẽ có hàng trang ghi chú. ClickUp Brain có thể tóm tắt thông tin này thành các bản tóm tắt ngắn gọn trong Tài liệu của bạn, giúp bạn dễ dàng xem lại và chia sẻ các điểm chính
Sau cuộc họp
12. Chia sẻ bản ghi âm và các tài liệu khác
Ngay sau cuộc họp toàn thể (không muộn hơn 24 giờ), hãy gửi một email tóm tắt ngắn gọn kèm theo bản ghi âm cuộc họp. Điều này giúp củng cố các điểm đã thảo luận và giúp những người không thể tham dự cuộc họp vẫn nắm được thông tin.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Ghi lại bản trình bày cuộc họp của bạn bằng ClickUp Clips để chia sẻ sau.
13. Theo dõi và thu thập phản hồi
Việc theo dõi cũng quan trọng không kém việc lên lịch cuộc họp. Điều này giúp hoàn thành công việc và đảm bảo nhóm của bạn chịu trách nhiệm về các mục hành động.
Sau cuộc họp, bạn có thể cần:
- Gán các mục hành động tiếp theo cho các bộ phận hoặc thành viên nhóm nhất định
- Kiểm tra với các trưởng nhóm để yêu cầu phản hồi về cuộc họp
Thu thập phản hồi thông qua khảo sát hoặc thảo luận không chính thức sẽ giúp bạn cải thiện định dạng, nội dung và trải nghiệm tổng thể của các cuộc họp toàn thể trong tương lai.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Thu thập phản hồi và đề xuất, sau đó biến chúng thành các nhiệm vụ có thể theo dõi bằng Biểu mẫu ClickUp.
Mặc dù bạn có thể mong muốn nhận được những phản hồi tích cực về cuộc họp, nhưng điều quan trọng là phải hành động dựa trên những lời phê bình mang tính xây dựng. Đó là cách duy nhất để đảm bảo các cuộc họp trong tương lai của bạn sẽ hấp dẫn và hiệu quả hơn. 🏆
Các phương pháp hay nhất để tiến hành cuộc họp toàn thể
Hãy minh bạch
Giao tiếp minh bạch là chìa khóa thành công của cuộc họp toàn thể. Nhân viên đánh giá cao sự trung thực và cởi mở của lãnh đạo.
Trong cuộc họp, hãy chia sẻ các thông tin cập nhật, tin tức, sáng kiến mới, thách thức và thành công của công ty. Điều này không chỉ xây dựng lòng tin mà còn giúp tất cả các thành viên được cập nhật thông tin và tham gia tích cực vào hoạt động kinh doanh.
Cung cấp phản hồi
Cuộc họp toàn thể là cơ hội tuyệt vời để cung cấp phản hồi cho toàn bộ nhóm. Công nhận và khen ngợi thành tích, nhấn mạnh tiến độ và thừa nhận một cách tích cực những lĩnh vực cần cải thiện.
Điều này giúp duy trì động lực cho nhân viên và thúc đẩy văn hóa học tập liên tục và phát triển.
Tổ chức hỏi đáp hoặc trò chuyện thân mật
Việc kết hợp các phiên hỏi đáp hoặc trò chuyện thân mật vào các cuộc họp toàn thể là một cách tuyệt vời để xây dựng sự gắn kết.
Nhóm lãnh đạo của bạn có thể trả lời câu hỏi hoặc tham gia trò chuyện thân mật trong bầu không khí thoải mái. Phần tương tác này mang đến cho nhân viên cơ hội độc đáo để bày tỏ suy nghĩ, làm rõ vấn đề và đưa ra ý kiến của mình.
Cung cấp hình ảnh trực quan
Hình ảnh thu hút sự chú ý của khán giả và giúp thông tin dễ hiểu hơn. Việc sử dụng sơ đồ, biểu đồ, trình chiếu hoặc video để hỗ trợ các chủ đề của bạn sẽ giúp tăng tính rõ ràng và dễ hiểu.
Một biểu đồ trực quan có thể giải thích thông tin phức tạp một cách nhanh chóng hơn, đồng thời giúp khán giả tập trung và duy trì sự quan tâm.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bảng điều khiển ClickUp là cách hoàn hảo để trực quan hóa hiệu suất của nhóm, thành tích mục tiêu hoặc tiến độ dự án.
Kỷ niệm thành công
Hãy tận dụng cuộc họp như một cơ hội để ăn mừng những thành công, dù lớn hay nhỏ. Công nhận thành tích của cá nhân hoặc nhóm sẽ giúp nâng cao tinh thần và động lực làm việc.
Khuyến khích sự tham gia
Khuyến khích mọi thành viên trong nhóm tham gia tích cực vào cuộc họp. Họ càng tham gia nhiều, họ sẽ càng gắn bó hơn.
Mẹo tổ chức cuộc họp toàn thể cho nhóm làm việc ảo
Mặc dù các nguyên tắc cốt lõi của cuộc họp toàn thể vẫn không thay đổi trong môi trường ảo, nhưng việc tổ chức một cuộc họp toàn thể ảo đòi hỏi một số điều chỉnh. Dưới đây là một số mẹo nhanh để đảm bảo cuộc họp toàn thể của bạn thu hút các nhóm ảo của bạn một cách hiệu quả:
- Chọn Phần mềm hội nghị truyền hình phù hợp: Chọn một nền tảng họp ảo đáng tin cậy, hỗ trợ kích thước nhóm của bạn và tích hợp tốt với các công cụ khác mà bạn sử dụng. Đảm bảo nền tảng này có các tính năng như chia sẻ màn hình, phòng họp nhỏ và khả năng ghi lại cuộc họp cho những người không thể tham dự trực tiếp.
- Thử nghiệm trước cuộc họp: Tiến hành thử nghiệm với nhóm CNTT của bạn để khắc phục mọi sự cố kỹ thuật có thể xảy ra. Đảm bảo các yếu tố âm thanh và hình ảnh hoạt động hoàn hảo sẽ giúp cuộc họp tập trung vào nội dung thay vì các khó khăn kỹ thuật.
- Thu hút khán giả: Các cuộc họp ảo có thể nhanh chóng trở thành trải nghiệm thụ động đối với người tham dự. Hãy kết hợp các yếu tố tương tác như thăm dò ý kiến, phiên hỏi đáp và thảo luận nhóm nhỏ để giữ cho nhóm của bạn tham gia tích cực. Cân nhắc sử dụng các công cụ tương tác tích hợp với nền tảng họp của bạn.
- Hình ảnh và bản trình bày: Sử dụng hình ảnh và các trang trình bày ngắn gọn để làm rõ ý của bạn và thu hút sự chú ý của khán giả. Một bản trình bày được thiết kế tốt có thể cải thiện đáng kể trải nghiệm cuộc họp ảo.
- Chương trình rõ ràng và quản lý thời gian: Vì các cuộc họp ảo có thể làm giảm sự tập trung, hãy giữ chương trình chặt chẽ và dành thời gian nghỉ giải lao, đặc biệt nếu cuộc họp kéo dài. Chia sẻ chương trình trước để giúp người tham dự chuẩn bị.
- Khuyến khích sự tham gia: Nêu rõ rằng ý kiến đóng góp của tất cả thành viên trong nhóm đều có giá trị. Khuyến khích các thành viên trong nhóm đặt câu hỏi và đưa ra ý kiến để thúc đẩy đối thoại hai chiều, đảm bảo mọi người đều cảm thấy được lắng nghe và đánh giá cao.
- Theo dõi: Sau cuộc họp, chia sẻ bản tóm tắt cuộc thảo luận, các mục hành động và bản ghi âm với nhóm của bạn. Điều này không chỉ củng cố nội dung đã thảo luận mà còn giúp mọi người thống nhất về các bước tiếp theo, đặc biệt là những người không thể tham dự cuộc họp trực tiếp.
Bằng cách điều chỉnh cách tiếp cận để phù hợp với định dạng ảo, bạn có thể duy trì hiệu quả của các cuộc họp toàn thể, giúp nhóm của bạn luôn kết nối, cập nhật thông tin và duy trì động lực, bất kể họ đang ở đâu.
Cách chúng tôi lập kế hoạch và thực hiện các cuộc họp toàn thể tại ClickUp!
Để phù hợp với văn hóa và giá trị của ClickUp, chúng tôi tổ chức cuộc họp toàn thể hàng tháng để đảm bảo các nhóm phân phối của chúng tôi cảm thấy được hỗ trợ để hoàn thành công việc tốt nhất. Tất nhiên, chúng tôi sử dụng ClickUp để duy trì hiệu quả của quá trình này.
Dưới đây là cách Sarah Gold, Giám đốc Chương trình Tăng trưởng tại ClickUp, mô tả quy trình của mình:
Chúng tôi dựa vào Nhiệm vụ ClickUp để lập kế hoạch, quản lý và chuẩn bị cho các cuộc họp toàn thể nhóm hàng tháng một cách liền mạch. Bằng cách thiết lập các nhiệm vụ định kỳ, chúng tôi đảm bảo mọi thứ luôn diễn ra theo đúng kế hoạch.
Mỗi tháng, chúng tôi tạo các công việc con để sắp xếp chi tiết, gắn thẻ các bên liên quan và hợp lý hóa quá trình cộng tác. Các công việc con này giúp chúng tôi phối hợp với các diễn giả, thống nhất ngày đáo hạn và hoàn thiện nội dung một cách hiệu quả.
ClickUp giúp quá trình lập kế hoạch của chúng tôi hiệu quả, có tổ chức và thực sự hợp tác!
Chúng tôi dựa vào Nhiệm vụ ClickUp để lập kế hoạch, quản lý và chuẩn bị cho các cuộc họp toàn thể nhóm hàng tháng một cách liền mạch. Bằng cách thiết lập các nhiệm vụ định kỳ, chúng tôi đảm bảo mọi thứ luôn diễn ra theo đúng kế hoạch.
Mỗi tháng, chúng tôi tạo các công việc con để sắp xếp chi tiết, gắn thẻ các bên liên quan và hợp lý hóa quá trình cộng tác. Các công việc con này giúp chúng tôi phối hợp với các diễn giả, thống nhất ngày đáo hạn và hoàn thiện nội dung một cách hiệu quả.
ClickUp giúp quá trình lập kế hoạch của chúng tôi hiệu quả, có tổ chức và thực sự hợp tác!
😎 Dưới đây là một số tài nguyên hữu ích khác để lập kế hoạch cho các cuộc họp lớn và nhỏ!
- Cuộc họp toàn thể là gì và cách tổ chức một cuộc họp toàn thể
- Cách tổ chức cuộc họp hiệu quả
- Mẫu ghi chú cuộc họp miễn phí để ghi chép cuộc họp tốt hơn
- Cách tạo danh sách các mục hành động
- Cách sử dụng AI để ghi chú cuộc họp
- Quy tắc ứng xử trong cuộc họp ảo
- Phần mềm quản lý sự tham gia của nhân viên tốt nhất cho các cuộc khảo sát và nhiều hơn nữa
Lập kế hoạch các cuộc họp toàn công ty tốt hơn trong thời gian ngắn hơn với ClickUp
Cuộc họp toàn thể là cơ hội hiếm có để mọi người tập trung tại cùng một thời điểm và địa điểm. Tuy nhiên, số lượng người tham dự quá đông khiến quá trình lập kế hoạch trở nên khó khăn.
May mắn thay, với cách tiếp cận phù hợp, bạn sẽ lên kế hoạch cho một cuộc họp toàn thể nhân viên thành công rực rỡ mà nhóm của bạn thực sự mong đợi.
Ai cũng có thể lên lịch cuộc họp và sử dụng công cụ để theo dõi biên bản cuộc họp, nhưng chỉ có chuyên gia thực sự mới có thể lên kế hoạch cho một cuộc họp toàn thể xuất sắc. Tăng tốc quá trình lập kế hoạch và không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào với hệ thống phù hợp.
ClickUp cung cấp các mẫu chương trình họp toàn thể, quy trình công việc sẵn sàng, nhiệm vụ và các công cụ khác để đơn giản hóa ngày làm việc của bạn.
Chỉ cần một cú nhấp chuột là bạn có thể tổ chức các cuộc họp hiệu quả hơn. Đăng ký ClickUp ngay bây giờ — không cần thẻ tín dụng!