Quản lý phải xử lý nhiều việc.
Từ áp lực lãnh đạo để đạt được mục tiêu và mục tiêu đến việc hướng dẫn nhóm của bạn, cân bằng các kỳ vọng khác nhau có thể là một hành động đầy thách thức. Và với tư cách là một nhà lãnh đạo, bạn cần tổ chức các cuộc họp để giúp bạn phân công công việc, cập nhật trạng thái, đưa ra các chiến lược, v.v.
Bất kỳ cuộc họp nào, bất kể loại nào, đều cần có mục đích, mục tiêu, trường hợp sử dụng và chương trình nghị sự rõ ràng. Tạo chương trình nghị sự, cài đặt kỳ vọng và theo dõi cuộc hội thoại là những bước quan trọng để đảm bảo cuộc họp diễn ra đúng hướng và hiệu quả.
Vì vậy, nếu bạn muốn trở thành một trưởng nhóm mạnh mẽ hơn và chấm dứt các cuộc họp vô nghĩa, blog này là dành cho bạn. Chúng tôi đã tóm tắt chín loại cuộc họp bạn cần biết và cách tiến hành chúng một cách hiệu quả.
Ngoài ra, chúng tôi còn tặng kèm một số mẫu miễn phí để giúp bạn tận dụng tối đa cuộc họp tiếp theo!
Các yếu tố cần xem xét trước khi chọn loại cuộc họp
Biết các loại cuộc họp mà người quản lý có thể tổ chức sẽ giúp nhóm của bạn thành công. Quản lý cuộc họp hiệu quả có thể giúp tăng sự tham gia và hợp tác trong toàn nhóm.
Thay vì là một hoạt động lặp đi lặp lại mệt mỏi, một cuộc họp hiệu quả có thể là cơ hội duy nhất để thu thập ý tưởng, đóng góp ý kiến, thúc đẩy sự phát triển nghề nghiệp và thúc đẩy các mục tiêu của tổ chức.
Trước khi chọn loại cuộc họp phù hợp cho nhóm của bạn, hãy đảm bảo xem xét các yếu tố sau:
1. Mục đích: Mục tiêu của cuộc họp là gì? 2. Người tham gia: Ai nên tham dự và ai sẽ chủ trì cuộc họp? 3. Chương trình: Những chủ đề nào cần được thảo luận và theo thứ tự nào? 4. Kết quả: Bạn hy vọng đạt được điều gì vào cuối cuộc họp? 5. Tần suất: Cuộc họp nên diễn ra bao lâu một lần?
Sau khi đã xem xét các yếu tố này, đã đến lúc chọn loại cuộc họp phù hợp nhất với nhu cầu của nhóm bạn.
Bây giờ, hãy cùng tìm hiểu các loại cuộc họp bạn cần biết và cách tiến hành chúng một cách hiệu quả với các công cụ và kỹ thuật phù hợp!
9 loại cuộc họp phổ biến nhất
Dưới đây là chín loại cuộc họp, các mẹo để tiến hành thành công từng loại và các mẫu miễn phí, sẵn sàng sử dụng để giúp bạn bắt đầu!
1. Cuộc họp giới thiệu
Cuộc họp giới thiệu là cuộc họp đầu tiên giữa nhân viên và quản lý của họ sau khi họ gia nhập tổ chức. Loại cuộc họp khởi động này đánh dấu sự bắt đầu của quá trình đào tạo và là cần thiết vì giai đoạn giới thiệu nhân viên mới là nền tảng cho sự thành công của thành viên mới trong nhóm, vì đây là lần đầu tiên họ tìm hiểu sâu về các quy trình và hệ thống của công ty.
Các cuộc họp này sẽ giúp các nhà quản lý hiểu rõ hơn về nhân viên của mình và xây dựng mối quan hệ. Đặt các câu hỏi phá băng, chẳng hạn như sở thích của bạn là gì, món ăn yêu thích của bạn là gì, hoặc các câu hỏi liên quan đến quan hệ giữa người với người, như bạn thích nhận phản hồi như thế nào, điều gì thúc đẩy bạn, là những phương pháp hay nhất cho các cuộc họp này.
Các cuộc họp giới thiệu cũng nên nêu rõ chương trình đào tạo và các tài nguyên liên quan, thành viên trong nhóm của họ là ai, và danh sách kiểm tra các mục hành động cần hoàn thành trong tuần đầu tiên. Hãy thử danh sách kiểm tra giới thiệu nhân viên của ClickUp để hỗ trợ nhân viên mới và giúp họ dễ dàng hòa nhập với quy trình làm việc mới.
2. Cuộc họp một đối một
Cuộc họp một-một là cuộc họp giữa hai người, thường là giữa người quản lý và cấp dưới trực tiếp của họ. Đây là một trong những cách hiệu quả nhất để người quản lý xây dựng mối quan hệ và niềm tin với cấp dưới trực tiếp của mình.
Có nhiều loại cuộc họp một-một khác nhau và loại cuộc họp một-một mà bạn tổ chức sẽ phản ánh nội dung của chương trình nghị sự. Ví dụ: cuộc họp một-một đầu tiên giữa người quản lý và cấp dưới trực tiếp sẽ rất khác với cuộc họp một-một hai tuần một lần.
Tại Fellow, các nhà quản lý tổ chức các cuộc họp riêng với cấp dưới trực tiếp để hiểu họ hơn và kiểm tra tình hình công việc của họ. Họ đặt ra các câu hỏi nhằm xây dựng mối quan hệ đồng thời cài đặt kỳ vọng và các mục hành động để giúp nhân viên đạt được thành công.
Các chủ đề hướng đến việc kiểm tra tiến độ dự án và các trở ngại hiện tại trong khi có những cuộc hội thoại xây dựng sự nghiệp. Bất kể tần suất của cuộc họp một-một, cuộc họp luôn phải bao gồm những nội dung sau:
- Các câu hỏi xây dựng mối quan hệ để kiểm tra tình trạng sức khỏe và cuộc sống cá nhân của nhau
- Thảo luận về các mục kinh doanh cụ thể hoặc thiết yếu
- Xác định rõ các mục hành động và bước tiếp theo sau cuộc họp
Tầm quan trọng của cuộc họp một-một nằm ở khả năng thúc đẩy sự tin tưởng và mối quan hệ ý nghĩa giữa nhân viên và người quản lý. Một yếu tố quan trọng để đảm bảo loại cuộc họp này hiệu quả là yêu cầu cấp dưới trực tiếp của bạn chuẩn bị chương trình họp.
Sử dụng công cụ họp một-một để ghi lại cuộc hội thoại và yêu cầu phản hồi cũng là một chiến lược hữu ích để tăng hiệu quả cuộc họp. Bạn cũng có thể tận dụng Mẫu cuộc họp 1:1 của ClickUp để tổ chức cuộc họp có trật tự, xây dựng lòng tin và mối quan hệ tốt đẹp.
3. Cuộc họp kiểm tra
Cuộc họp kiểm tra tiến độ — còn được gọi là cuộc họp cập nhật trạng thái — là các cuộc thảo luận trong đó các nhóm hợp tác và chia sẻ tiến độ về một chủ đề hoặc dự án cụ thể. Mục tiêu là đảm bảo sự thống nhất trong nhóm và dự án đồng thời loại bỏ các trở ngại cản trở tiến độ.
Mặc dù các cuộc họp kiểm tra hoặc cập nhật trạng thái không phải lúc nào cũng được nhóm yêu thích, nhưng chúng là một cơ chế quý giá để giải quyết vấn đề và cập nhật tiến độ dự án.
Thời lượng của cuộc họp kiểm tra có thể khác nhau tùy thuộc vào trạng thái và kích thước của dự án. Nhóm bán hàng thường có các cuộc họp bán hàng ngắn hàng ngày để kiểm tra tiến độ và cập nhật giao dịch, kéo dài từ 10 đến 15 phút.
Một giải pháp thay thế khác là kiểm tra lãnh đạo trong thời kỳ khủng hoảng, trong đó mỗi bộ phận chia sẻ thông tin cập nhật. Bạn cũng có thể tổ chức các cuộc họp kiểm tra dự án dài hơn, trong đó bạn cần thảo luận về các thông tin cập nhật, xem xét các mục hành động trong quá khứ và tiến độ đã đạt được.
Cuộc họp kiểm tra có thể có giọng điệu thân mật hoặc trang trọng, tùy thuộc vào bối cảnh và nơi làm việc của bạn. Nói chung, cuộc họp kiểm tra thành công sẽ thúc đẩy sự giao tiếp cởi mở giữa các thành viên trong nhóm và giúp mọi người luôn nắm bắt được thông tin.
Điều này có thể được thực hiện thông qua một cuộc họp bàn tròn cập nhật, trong đó mỗi thành viên trong nhóm phải thêm các điểm thảo luận liên quan đến dự án của họ. Điều này cũng cho phép bạn giải quyết bất kỳ trở ngại nào để nhóm có thể hành động nhanh chóng và phù hợp.
Để giúp bạn tổ chức một cuộc họp hiệu quả, hãy đảm bảo rằng bạn đã chuẩn bị sẵn danh sách các câu hỏi để hỏi nhóm của mình. Bạn cũng có thể thiết lập chúng để đạt được thành công bằng cách tạo một vòng phản hồi để ghi lại các cập nhật, mối quan tâm và các ghi chú quan trọng khác.
Một cách để làm điều này là thiết lập một tài liệu cuộc họp đứng mà nhóm của bạn có thể điền trước cuộc họp! Sử dụng Mẫu cuộc họp đứng hàng ngày của ClickUp và tùy chỉnh nó để phù hợp với nhu cầu của nhóm bạn.
Phần thưởng: Mẫu chương trình hội nghị!
4. Cuộc họp động não
Cuộc họp động não là khi một nhóm họp để đưa ra ý tưởng về một chủ đề cụ thể. Các phiên động não có thể diễn ra đồng bộ hoặc không đồng bộ. Trong bối cảnh không đồng bộ, bạn cần đảm bảo rằng các công cụ giao tiếp và hợp tác từ xa có sẵn cho những người tham gia cuộc họp.
Một cuộc brainstorming thành công sẽ rất thú vị! Mọi người tập trung lại để khơi dậy sự sáng tạo và đưa ra ý tưởng. Không có giới hạn, không có ý tưởng tồi.
Các đề xuất được đưa ra có thể rất đơn giản, nhưng cũng có thể rất phức tạp, và điều quan trọng là người tổ chức cuộc họp phải nhấn mạnh rằng không có ý tưởng nào là tồi. Tất cả những người tham dự cuộc họp đều được mong đợi tham gia vào cuộc hội thoại, vì vậy bạn nên đảm bảo định dạng cuộc họp phù hợp với cả những người hướng ngoại và hướng nội.
Cuộc họp động não là những phiên họp thú vị và hấp dẫn, nhưng có thể làm mệt mỏi tinh thần của nhóm, đặc biệt là khi không có hệ thống theo dõi ý tưởng. Sẽ rất hữu ích nếu lên lịch một cuộc họp tiếp theo để thu hẹp và chắt lọc những ý tưởng cụ thể sau đó để tối đa hóa hiệu quả.
Hãy thử tính năng bản đồ tư duy của ClickUp để ghi lại ý tưởng và tổ chức phiên brainstorming của bạn.
5. Cuộc họp toàn thể
Cuộc họp toàn thể nhân viên có nghĩa là tất cả các cấp trong tổ chức sẽ tham gia cuộc họp, bao gồm các cá nhân đóng góp, trưởng nhóm, trưởng phòng và giám đốc điều hành. Mục tiêu là đồng bộ toàn bộ công ty với các thông tin cập nhật có liên quan, chẳng hạn như thông tin cập nhật cụ thể của phòng ban hoặc thay đổi trong chính sách công ty.
Mỗi công ty có nhịp độ và các chủ đề thảo luận khác nhau cho các cuộc họp toàn thể nhân viên. Một cuộc họp toàn thể nhân viên hiệu quả thường do CEO hoặc lãnh đạo công ty chủ trì, và các chủ đề thảo luận sẽ bao gồm cập nhật về lãnh đạo hoặc bộ phận, giới thiệu nhân viên mới, v.v.
Trong podcast Supermanagers, Matt Martin, Giám đốc điều hành của Clockwise, chia sẻ rằng cuộc họp toàn thể nhân viên của họ bao gồm nhiều khía cạnh khác nhau, bao gồm cập nhật thông tin bộ phận, thuyết trình và phần thảo luận để chia sẻ những khoảnh khắc vui vẻ trong tuần. Các cuộc họp này thường kéo dài một giờ.
Hãy thử Mẫu cuộc họp toàn thể của ClickUp để tổ chức cuộc họp toàn thể hàng tuần hấp dẫn và có tổ chức.
6. Cuộc họp ra quyết định
Cuộc họp ra quyết định là khi một nhóm họp để chính thức hóa một quyết định và lặp lại các bước tiếp theo. Những cuộc họp này thường được sử dụng để ra các quyết định quan trọng đòi hỏi sự cam kết và có thể là một hướng đi mới.
Các cuộc họp này là tiêu chuẩn cho các nhóm khác nhau: cuộc họp hội đồng quản trị hoặc cuộc họp dự án có thể bao gồm việc ra quyết định. Các quyết định quan trọng nên được ghi lại trong công cụ ghi chép cuộc họp để nhóm có thể nhớ lý do đằng sau quyết định đó.
Các câu hỏi cần trả lời trong các cuộc họp này bao gồm:
- Trong bối cảnh hiện tại và với nguồn lực hiện có, lựa chọn nào là tốt nhất để tiến về phía trước?
- Ai chịu trách nhiệm cho các bước tiếp theo? Tại sao?
Ví dụ: một cuộc họp ra quyết định có thể được tổ chức với giám đốc tiếp thị truyền thông xã hội và điều phối viên tiếp thị truyền thông xã hội để thay đổi hướng đi của một chiến dịch tiếp thị không thành công. Nếu nhóm cần đánh giá xem họ có tiếp cận chiến dịch từ góc độ và giọng điệu phù hợp hay không, họ có thể họp để đánh giá kết quả tương tác và chuyển đổi và chọn hướng đi mới.
Trong cuộc họp, họ sẽ liệt kê lý do tại sao cần thay đổi trọng tâm và ghi lại lý do tại sao hướng đi mới có vẻ có lợi. Do đó, loại cuộc họp này nhằm mục đích quyết định và ghi lại quyết định để thúc đẩy dự án hoặc sáng kiến.
Hãy xem các mẫu ma trận quyết định này!
7. Cuộc họp giải quyết vấn đề
Cuộc họp giải quyết vấn đề thường được tổ chức giữa người gặp khó khăn và người quản lý hoặc lãnh đạo. Tùy thuộc vào bản chất của vấn đề, cuộc họp này có thể bao gồm đại diện của các bộ phận khác nhau, chẳng hạn như đại diện của bộ phận nhân sự hoặc nhóm pháp lý. Mục tiêu của cuộc họp giải quyết vấn đề là tìm ra giải pháp cho trở ngại hoặc khám phá các khả năng cho bước tiếp theo.
Cuộc họp giải quyết vấn đề có thể mang lại lợi ích cho bất kỳ nhân viên nào, bất kể bản chất của vấn đề là gì. Trong các cuộc họp này, trước tiên bạn nên phân tích tình huống và nguyên nhân, đánh giá hướng đi và sau đó lập kế hoạch hành động để giải quyết vấn đề.
Hãy nhớ rằng, mỗi bước nên được ghi lại trong ghi chú cuộc họp và chia sẻ với những người tham gia cuộc hội thoại.
8. Cuộc họp lập kế hoạch hàng quý
Kế hoạch hàng quý là việc thực hiện chiến lược của kế hoạch năm được chia thành bốn quý. Mỗi quý, một mục tiêu sửa đổi được đặt ra cho ba tháng tiếp theo. Các mục tiêu cập nhật này có thể được truyền đạt trong cuộc họp lập kế hoạch hàng quý, nơi thảo luận về các kế hoạch chiến lược và kỷ niệm những thành tựu trong 90 ngày qua.
Các cuộc họp này là cơ hội để thúc đẩy, đưa ra hoặc nhận phản hồi và thích hợp cho những tháng tiếp theo. Mỗi phiên lập kế hoạch hàng quý cũng nên bao gồm thời gian để phản ánh về 90 ngày qua, xem xét các công việc đã hoàn thành và đang thực hiện, đồng thời chuẩn bị cho những việc sẽ diễn ra trong quý tiếp theo.
Mục tiêu của cuộc họp là giúp nhóm của bạn thành công trong việc đạt được các mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn của công ty. 💪
Khóa học này sẽ giúp bạn hiểu rõ các loại cuộc họp phổ biến và cách tiến hành chúng một cách hiệu quả.
Đừng quên theo dõi mục tiêu của bạn trong ClickUp Goals để đảm bảo bạn có dòng thời gian rõ ràng và mục tiêu có thể đo lường được.
9. Cuộc họp Bảng
Cuộc họp hội đồng quản trị là cuộc họp chính thức với toàn bộ hội đồng quản trị của một tổ chức nhất định. Các cuộc họp chính thức này được tổ chức theo các khoảng thời gian khác nhau, chẳng hạn như hàng quý hoặc hàng năm, để thảo luận về các vấn đề quan trọng và lặp lại, chẳng hạn như các vấn đề chính sách, kinh doanh pháp lý hoặc báo cáo KPI, hoặc các vấn đề khác.
Chủ tịch hội đồng, còn được gọi là người chủ trì cuộc họp, chủ trì cuộc họp. Cụ thể hơn, mục tiêu của cuộc họp hội đồng là thiết lập chính sách và chiến lược, xem xét các kế hoạch chiến lược và đi đến thỏa thuận về một vấn đề nhất định.
Trong cuộc họp này, biên bản cuộc họp được ghi lại để tạo thành một tài liệu pháp lý, sau đó sẽ được công bố theo quy định của hội đồng quản trị. Việc công bố biên bản cuộc họp là rất quan trọng vì đây là chiến lược truyền thông giữa tổ chức, hội đồng quản trị và các bên liên quan bên ngoài.
Tăng năng suất cuộc họp với chương trình nghị sự và các công cụ phù hợp
Có nhiều loại cuộc họp khác nhau với các mục đích khác nhau. Việc xác định loại cuộc họp nào nên được sử dụng trong hoàn cảnh nào có thể là một thách thức đối với các nhà quản lý.
Bằng cách triển khai các chiến lược quản lý cuộc họp hiệu quả và tận dụng các công cụ họp trực tuyến phù hợp như ClickUp để giúp bạn quản lý công việc, lịch trình, nhóm và hơn thế nữa, bạn có thể tránh các cuộc họp không hiệu quả và bắt đầu tổ chức các phiên hợp tác giúp tiếp thêm năng lượng và động lực cho nhóm để đạt được mục tiêu.
Tác giả khách mời:
Fellow.app là phần mềm quản lý cuộc họp được đánh giá cao nhất, giúp các nhà quản lý và nhóm của họ xây dựng thói quen họp hiệu quả thông qua chương trình làm việc hợp tác, theo dõi mục hành động và thư viện các mẫu cuộc họp được chuyên gia phê duyệt.