Các nhà quản lý phải xử lý rất nhiều công việc.
Từ áp lực lãnh đạo trong việc đạt được các mục tiêu và chỉ tiêu đến việc hướng dẫn nhóm, việc cân bằng các kỳ vọng khác nhau có thể là một thách thức. Và với tư cách là người lãnh đạo, việc chủ trì các cuộc họp là điều cần thiết để giúp bạn phân công công việc, cập nhật trạng thái, thảo luận chiến lược và nhiều việc khác.
Bất kỳ cuộc họp nào, dù thuộc loại nào, cũng cần có mục đích, mục tiêu, trường hợp áp dụng và chương trình làm việc rõ ràng. Lập chương trình làm việc, xác định kỳ vọng và theo dõi cuộc hội thoại đều là những bước quan trọng để đảm bảo cuộc họp diễn ra đúng hướng và mang lại năng suất.
Vì vậy, nếu bạn muốn trở thành một nhà lãnh đạo nhóm xuất sắc hơn và chấm dứt vĩnh viễn những cuộc họp vô nghĩa, bài viết này dành cho bạn. Chúng tôi đã tổng hợp chín loại cuộc họp mà bạn cần biết cùng với cách tổ chức chúng một cách hiệu quả.
Ngoài ra, chúng tôi còn cung cấp một số mẫu miễn phí để giúp bạn tận dụng tối đa cuộc họp tiếp theo!
Các yếu tố cần xem xét trước khi lựa chọn loại cuộc họp
Việc nắm rõ các loại cuộc họp mà một nhà quản lý có thể tổ chức sẽ giúp nhóm của bạn đạt được thành công. Quản lý cuộc họp hiệu quả có thể giúp tăng cường sự tham gia và hợp tác trong toàn nhóm.
Thay vì trở thành một hoạt động lặp đi lặp lại gây mệt mỏi, một cuộc họp hiệu quả có thể là cơ hội độc đáo để thu thập ý tưởng, đóng góp ý kiến, thúc đẩy sự phát triển nghề nghiệp và đẩy mạnh việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức.
Trước khi chọn loại cuộc họp phù hợp cho nhóm của bạn, hãy đảm bảo xem xét các yếu tố sau đây:
1. Mục đích: Mục tiêu của cuộc họp là gì? 2. Thành viên tham dự: Ai nên tham dự và ai sẽ chủ trì cuộc họp? 3. Chương trình làm việc: Những chủ đề nào cần được thảo luận và theo thứ tự nào? 4. Kết quả mong đợi: Bạn hy vọng sẽ đạt được điều gì vào cuối cuộc họp? 5. Tần suất: Cuộc họp nên diễn ra bao lâu một lần?
Sau khi đã xem xét các yếu tố này, đã đến lúc lựa chọn loại cuộc họp phù hợp nhất với nhu cầu của nhóm bạn.
Bây giờ, hãy cùng tìm hiểu các loại cuộc họp mà bạn cần biết và cách tổ chức chúng một cách hiệu quả với các công cụ và kỹ thuật phù hợp!
9 loại cuộc họp phổ biến nhất
Dưới đây là chín loại cuộc họp, các mẹo để tổ chức thành công từng loại, cùng với các mẫu miễn phí, sẵn sàng sử dụng để giúp bạn bắt đầu!
1. Cuộc họp giới thiệu nhân viên mới
Cuộc họp định hướng là cuộc họp đầu tiên giữa nhân viên và người quản lý sau khi họ gia nhập tổ chức. Loại cuộc họp khởi động này đánh dấu sự bắt đầu của quá trình đào tạo và là bước cần thiết, bởi giai đoạn định hướng cho nhân viên mới sẽ đặt nền móng cho thành công của thành viên mới trong nhóm, vì đây là lần đầu tiên họ tìm hiểu sâu về các quy trình và hệ thống của công ty.
Các cuộc họp này sẽ giúp các nhà quản lý hiểu rõ hơn về nhân viên của mình và xây dựng mối quan hệ. Đặt những câu hỏi phá băng, chẳng hạn như sở thích của bạn là gì, món ăn yêu thích của bạn là gì, hoặc các câu hỏi liên quan đến mối quan hệ cá nhân khác, như bạn thích nhận phản hồi theo cách nào, hoặc điều gì thúc đẩy bạn, là những phương pháp hay nhất cho các cuộc họp này.
Các cuộc họp định hướng cũng nên nêu rõ chương trình đào tạo và các tài nguyên liên quan, giới thiệu các thành viên trong nhóm, cùng danh sách các mục cần hoàn thành trong tuần đầu tiên. Hãy thử sử dụng danh sách kiểm tra định hướng nhân viên của ClickUp để hỗ trợ nhân viên mới và giúp họ nhanh chóng làm quen với quy trình làm việc mới.
2. Cuộc họp một đối một
Cuộc họp một đối một là cuộc họp giữa hai người, thường là giữa người quản lý và nhân viên trực thuộc. Đây là một trong những cách hiệu quả nhất để người quản lý xây dựng mối quan hệ và niềm tin với nhân viên trực thuộc.
Có nhiều loại cuộc họp một-một khác nhau, và loại cuộc họp một-một mà bạn tổ chức sẽ phản ánh nội dung của chương trình nghị sự. Ví dụ, cuộc họp một-một đầu tiên giữa một người quản lý và nhân viên trực thuộc sẽ rất khác so với cuộc họp một-một định kỳ hai tuần một lần để kiểm tra tiến độ công việc.
Tại Fellow, các nhà quản lý tổ chức các cuộc họp riêng với nhân viên trực thuộc để hiểu rõ hơn về họ và nắm bắt tình hình công việc của họ. Họ đặt ra những câu hỏi nhằm xây dựng mối quan hệ đồng thời xác định kỳ vọng và các mục cụ thể để giúp nhân viên đạt được thành công.
Các chủ đề tập trung vào việc kiểm tra tiến độ dự án và các rào cản hiện tại, đồng thời tiến hành các cuộc hội thoại về phát triển sự nghiệp. Dù tần suất các cuộc họp một-một như thế nào, cuộc họp luôn cần bao gồm các nội dung sau:
- Các câu hỏi giúp xây dựng mối quan hệ thân thiết để hỏi thăm sức khỏe và cuộc sống cá nhân của nhau
- Thảo luận về các mục kinh doanh cụ thể hoặc thiết yếu
- Xác định rõ các mục cụ thể và các bước tiếp theo sau khi kết thúc cuộc họp
Tầm quan trọng của cuộc họp một-một nằm ở khả năng xây dựng lòng tin và mối quan hệ gắn kết có ý nghĩa giữa nhân viên và người quản lý. Một yếu tố quan trọng để đảm bảo hiệu quả của loại hình cuộc họp này là yêu cầu cấp dưới trực tiếp của bạn tự chịu trách nhiệm chuẩn bị chương trình nghị sự cho cuộc họp.
Sử dụng công cụ họp 1:1 để ghi chép lại nội dung cuộc hội thoại và thu thập phản hồi kịp thời cũng là một chiến lược hữu ích giúp nâng cao hiệu quả của cuộc họp. Bạn cũng có thể tận dụng Mẫu Cuộc Họp 1:1 của ClickUp để tổ chức một cuộc họp có hệ thống, từ đó xây dựng lòng tin và mối quan hệ tốt đẹp.
3. Cuộc họp cập nhật tình hình
Cuộc họp kiểm tra tiến độ — còn được gọi là cuộc họp cập nhật trạng thái — là những cuộc thảo luận trong đó các nhóm hợp tác và chia sẻ tiến độ về một chủ đề hoặc dự án cụ thể. Mục tiêu là đảm bảo sự thống nhất trong nhóm và dự án, đồng thời xác định các rào cản đang cản trở tiến độ.
Mặc dù các cuộc họp kiểm tra tiến độ hoặc cập nhật trạng thái không phải lúc nào cũng được nhóm yêu thích, nhưng chúng là một cơ chế hữu ích để giải quyết vấn đề và theo dõi tiến độ của dự án.
Thời lượng của một cuộc họp cập nhật tình hình có thể thay đổi tùy thuộc vào trạng thái và kích thước của dự án. Nhóm bán hàng thường tổ chức các cuộc họp đứng hàng ngày ngắn gọn để cập nhật tiến độ và thông tin mới nhất về các giao dịch, với thời lượng từ 10 đến 15 phút.
Một phương án khác là tổ chức cuộc họp cập nhật tình hình của ban lãnh đạo trong thời kỳ khủng hoảng, nơi mỗi bộ phận chia sẻ thông tin cập nhật. Ngoài ra, cũng có thể tổ chức các cuộc họp cập nhật dự án kéo dài hơn, trong đó bạn cần thảo luận về các thông tin cập nhật, rà soát các mục đã được giao trước đó và tiến độ đã đạt được.
Các cuộc họp cập nhật tình hình có thể mang tính chất thân mật hoặc trang trọng, tùy thuộc vào bối cảnh và môi trường làm việc của bạn. Nhìn chung, một cuộc họp cập nhật tình hình thành công cần thúc đẩy sự giao tiếp cởi mở giữa các thành viên trong nhóm và đảm bảo mọi người đều được cập nhật thông tin.
Điều này có thể được thực hiện thông qua một buổi thảo luận tròn bàn về các cập nhật, trong đó mỗi thành viên trong nhóm phải đưa ra các nội dung thảo luận liên quan đến dự án của mình. Điều này cũng giúp bạn giải quyết các rào cản để nhóm có thể hành động nhanh chóng và phù hợp.
Để giúp bạn tổ chức một cuộc họp có năng suất, hãy đảm bảo bạn đã chuẩn bị sẵn danh sách các câu hỏi kiểm tra tình hình để hỏi nhóm của mình. Bạn cũng có thể tạo điều kiện thuận lợi cho họ bằng cách thiết lập một vòng phản hồi để thu thập các cập nhật, mối quan ngại và các ghi chú quan trọng khác.
Một việc cần làm để thực hiện điều này là tạo một mẫu cuộc họp đứng mà nhóm của bạn có thể điền trước khi cuộc họp diễn ra! Hãy sử dụng Mẫu Cuộc Họp Đứng Hàng Ngày của ClickUp và tùy chỉnh nó để phù hợp với nhu cầu của nhóm bạn.
Phần thưởng: Các mẫu chương trình hội nghị!
4. Cuộc họp động não
Cuộc họp brainstorming là khi một nhóm họp lại để đưa ra các ý tưởng về một chủ đề cụ thể. Các phiên brainstorming có thể diễn ra đồng bộ hoặc không đồng bộ. Trong bối cảnh không đồng bộ, bạn cần đảm bảo rằng các công cụ giao tiếp và hợp tác dành cho nhóm làm việc từ xa luôn sẵn sàng cho những người tham gia cuộc họp.
Một buổi brainstorming thành công sẽ rất thú vị! Mọi người cùng nhau tụ họp để khơi dậy nguồn cảm hứng sáng tạo và đưa ra các ý tưởng. Không có giới hạn nào cả, và không có ý tưởng nào là tồi cả.
Các đề xuất đưa ra có thể rất đơn giản, nhưng cũng có thể phức tạp, và điều quan trọng là người tổ chức cuộc họp cần nhấn mạnh rằng không có ý tưởng nào là tồi cả. Tất cả những người tham dự cuộc họp đều được kỳ vọng sẽ tham gia vào cuộc hội thoại, vì vậy bạn nên đảm bảo rằng định dạng cuộc họp phù hợp với cả những người tham dự hướng ngoại lẫn hướng nội.
Các cuộc họp động não là những phiên thảo luận thú vị và hấp dẫn, nhưng có thể khiến nhóm cảm thấy mệt mỏi về mặt tinh thần, đặc biệt là khi không có hệ thống để theo dõi các ý tưởng. Việc lên lịch một cuộc họp tiếp theo để thu hẹp phạm vi và chắt lọc các ý tưởng cụ thể sau đó có thể mang lại lợi ích, giúp tối đa hóa hiệu quả.
Hãy thử tính năng sơ đồ tư duy của ClickUp để ghi lại ý tưởng và tổ chức các phiên brainstorming của bạn một cách khoa học.
5. Cuộc họp toàn thể
Cuộc họp toàn thể (All-hands meeting) là cuộc họp mà tất cả các cấp trong tổ chức đều tham gia, bao gồm nhân viên thực thi, trưởng nhóm, trưởng bộ phận và các lãnh đạo cấp cao (C-suite). Mục tiêu của cuộc họp này là đồng bộ thông tin cho toàn bộ công ty về các vấn đề liên quan, chẳng hạn như thông tin cập nhật cụ thể của từng bộ phận hoặc những thay đổi trong chính sách công ty.
Mỗi công ty đều có nhịp độ và nội dung thảo luận riêng cho các cuộc họp toàn thể. Một cuộc họp toàn thể hiệu quả thường do CEO hoặc người đứng đầu công ty chủ trì, và nội dung thảo luận sẽ bao gồm các cập nhật về lãnh đạo hoặc các bộ phận, giới thiệu nhân viên mới và nhiều nội dung khác.
Trong podcast Supermanagers, Matt Martin, Giám đốc Điều hành (CEO) của Clockwise, chia sẻ rằng cuộc họp toàn thể của công ty bao gồm nhiều nội dung khác nhau, bao gồm cập nhật tình hình các bộ phận, các bài thuyết trình và một phần thảo luận nơi mọi người chia sẻ những khoảnh khắc hài hước trong tuần. Các cuộc họp này thường kéo dài một giờ.
Hãy thử Mẫu cuộc họp toàn thể của ClickUp để tổ chức một cuộc họp toàn thể hàng tuần hấp dẫn và có tổ chức.
6. Cuộc họp ra quyết định
Cuộc họp ra quyết định là khi một nhóm họp lại để chính thức hóa một quyết định và xác định các bước tiếp theo. Những cuộc họp này thường được sử dụng cho các quyết định quan trọng đòi hỏi sự cam kết và có thể dẫn đến một hướng đi mới.
Các cuộc họp này là tiêu chuẩn chung cho các nhóm khác nhau: cuộc họp ban lãnh đạo hoặc cuộc họp dự án có thể bao gồm việc ra quyết định. Các quyết định quan trọng nên được ghi chép lại trong công cụ biên bản cuộc họp để nhóm có thể nhớ lại lý do đằng sau quyết định đó.
Các câu hỏi cần trả lời trong các cuộc họp này bao gồm:
- Xét trong bối cảnh và nguồn lực hiện tại của chúng ta, đâu là phương án tốt nhất để tiến tới?
- Ai là người chịu trách nhiệm cho các bước tiếp theo? Tại sao?
Ví dụ, một cuộc họp ra quyết định có thể được tổ chức giữa người quản lý tiếp thị trên mạng xã hội và điều phối viên tiếp thị trên mạng xã hội nhằm điều chỉnh hướng đi của một chiến dịch tiếp thị không thành công. Nếu nhóm cần đánh giá xem họ có tiếp cận chiến dịch từ góc độ và giọng điệu phù hợp hay không, họ có thể họp lại để phân tích kết quả tương tác và chuyển đổi, từ đó lựa chọn một hướng đi mới.
Trong cuộc họp, họ sẽ lập danh sách công việc về lý do tại sao cần thay đổi trọng tâm và ghi chép lý do tại sao hướng đi mới này có vẻ mang lại lợi ích. Do đó, loại cuộc họp này nhằm mục đích đưa ra quyết định và ghi chép lại quyết định đó để thúc đẩy dự án hoặc sáng kiến tiến lên phía trước.
Hãy tham khảo các mẫu ma trận ra quyết định này!
7. Cuộc họp giải quyết vấn đề
Các cuộc họp giải quyết vấn đề thường được tổ chức giữa người đang gặp khó khăn và người quản lý hoặc lãnh đạo. Tùy thuộc vào bản chất của vấn đề, cuộc họp này có thể có sự tham gia của đại diện từ các bộ phận khác nhau, chẳng hạn như đại diện từ bộ phận Nhân sự hoặc bộ phận Pháp chế. Mục tiêu của cuộc họp giải quyết vấn đề là tìm ra giải pháp cho trở ngại hoặc khám phá các phương án tiếp theo.
Các cuộc họp giải quyết vấn đề có thể mang lại lợi ích cho bất kỳ nhân viên nào, bất kể bản chất của vấn đề là gì. Trong các cuộc họp này, trước tiên bạn nên phân tích tình huống và nguyên nhân của nó, đánh giá hướng giải quyết phù hợp, sau đó lập kế hoạch hành động để giải quyết vấn đề.
Hãy lưu ý rằng mỗi bước cần được ghi chú lại trong biên bản cuộc họp và chia sẻ với những người tham gia cuộc hội thoại.
8. Cuộc họp lập kế hoạch hàng quý
Lập kế hoạch hàng quý là việc triển khai chiến lược kế hoạch hàng năm được chia thành bốn quý. Mỗi quý, mục tiêu được điều chỉnh sẽ được đặt ra cho ba tháng tiếp theo. Những mục tiêu cập nhật này có thể được thông báo trong cuộc họp lập kế hoạch hàng quý, nơi diễn ra việc thảo luận về các kế hoạch chiến lược và tôn vinh những thành tựu đạt được trong 90 ngày qua.
Các cuộc họp này là cơ hội để thúc đẩy, đưa ra hoặc nhận phản hồi và rất phù hợp cho các tháng tiếp theo. Mỗi phiên lập kế hoạch hàng quý cũng nên dành thời gian để nhìn lại 90 ngày vừa qua, rà soát các công việc đã hoàn thành và đang thực hiện, đồng thời chuẩn bị cho những công việc sẽ diễn ra trong quý tiếp theo.
Mục tiêu của cuộc họp là giúp nhóm của bạn sẵn sàng để đạt được các mục tiêu ngắn hạn của họ cũng như các mục tiêu dài hạn của công ty với mục tiêu đạt được thành công. 💪
Chìa khóa để có một cuộc họp lập kế hoạch quý hiệu quả là sự tổ chức. Các nội dung thảo luận cần rõ ràng và các mục tiêu cần đạt được sau cuộc họp phải được phân công cụ thể. Ngoài ra, việc tổng kết những bài học kinh nghiệm từ các quý trước trong quá trình lập kế hoạch sẽ giúp xác định những mục tiêu phù hợp và có ý nghĩa.
Đừng quên theo dõi các mục tiêu của bạn trong ClickUp Goals để đảm bảo bạn có dòng thời gian rõ ràng và các mục tiêu có thể đo lường được.
9. Cuộc họp hội đồng quản trị
Cuộc họp hội đồng quản trị là một cuộc họp chính thức với toàn thể thành viên hội đồng quản trị của một tổ chức cụ thể. Các cuộc họp chính thức này được tổ chức theo các khoảng thời gian khác nhau, chẳng hạn như hàng quý hoặc hàng năm, để thảo luận về các vấn đề định kỳ và quan trọng, chẳng hạn như các vấn đề chính sách, các vấn đề pháp lý liên quan đến kinh doanh hoặc báo cáo KPI, hoặc các vấn đề khác.
Chủ tịch hội đồng quản trị, còn được gọi là người chủ trì cuộc họp, là người điều hành cuộc họp. Cụ thể hơn, mục tiêu của cuộc họp hội đồng quản trị là thiết lập chính sách và chiến lược, rà soát các kế hoạch chiến lược và đạt được sự đồng thuận về một vấn đề cụ thể.
Trong cuộc họp này, biên bản cuộc họp được lập thành văn bản pháp lý và sau đó sẽ được công bố theo quy định hoạt động của hội đồng quản trị. Việc công bố biên bản cuộc họp là rất quan trọng vì đây là một chiến lược truyền thông giữa tổ chức, hội đồng quản trị và các bên liên quan bên ngoài.
Tăng năng suất cuộc họp với chương trình nghị sự và các công cụ phù hợp
Có rất nhiều loại cuộc họp khác nhau với các mục đích khác nhau. Việc xác định nên sử dụng loại cuộc họp nào trong từng tình huống cụ thể có thể là một thách thức đối với các nhà quản lý.
Bằng cách áp dụng các chiến lược quản lý cuộc họp hiệu quả và tận dụng các công cụ họp trực tuyến phù hợp như ClickUp để hỗ trợ quản lý công việc, lịch trình, nhóm và nhiều khía cạnh khác, bạn có thể tránh được những cuộc họp kém hiệu quả và bắt đầu tổ chức các phiên họp hợp tác giúp truyền cảm hứng và động lực cho nhóm của mình để đạt được mục tiêu.
Tác giả khách:
Fellow.app là ứng dụng quản lý cuộc họp được đánh giá cao nhất, giúp các nhà quản lý và nhóm của họ xây dựng thói quen tổ chức cuộc họp hiệu quả thông qua chương trình nghị sự hợp tác, theo dõi các mục cần thực hiện và thư viện các mẫu cuộc họp được các chuyên gia phê duyệt.