Bạn đang tham gia một cuộc họp với các đồng nghiệp, và một ý tưởng tuyệt vời đang ở ngay trên đầu lưỡi. Nhưng cuộc hội thoại cứ quay vòng quanh những vấn đề cũ. Nghe quen không?
Thông thường, các cuộc họp không phải là một nền tảng cho sự đổi mới mà chỉ là một hoạt động lãng phí thời gian.
Nhưng điều đó không nhất thiết phải như vậy.
Hãy nghĩ về những cuộc họp mà mọi người đều cảm thấy được trao quyền để chia sẻ suy nghĩ của mình, nơi các ý tưởng va chạm để tạo ra những điều thực sự có giá trị. Sự tham gia tích cực của nhóm là chìa khóa ở đây. Bạn không chỉ đến tham dự; bạn còn mang đến những ý tưởng, kiến thức chuyên môn và quan điểm độc đáo của mình cho bảng thảo luận. Bằng cách thể hiện ý kiến của mình, bạn đang giúp đỡ bản thân và phát huy tài năng tập thể của cả phòng.
Hãy cùng khám phá cách tham gia hiệu quả và biến những cuộc họp nhàm chán, không cần thiết thành những phiên làm việc sôi nổi, mang lại kết quả.
Sự cần thiết và lợi ích của việc tham gia tích cực vào cuộc họp
Sự tham gia tích cực của nhóm có khả năng biến một cuộc thảo luận mệt mỏi thành một cuộc trao đổi ý tưởng sôi nổi.
Nhưng bắt đầu từ đâu?
Tham gia tích cực bắt đầu từ lắng nghe tích cực. Điều này có nghĩa là tham gia đầy đủ vào cuộc hội thoại, không chỉ chờ đến lượt mình nói.
Chuyên gia giao tiếp Stephen R. Covey đã nhấn mạnh tầm quan trọng của việc "trước tiên hãy cố gắng hiểu, sau đó mới được hiểu" trong cuốn sách bestseller quốc tế của ông, The 7 Habits of Highly Effective People.
Nguyên tắc này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc lắng nghe trong tham gia cuộc họp. Khi các thành viên trong nhóm tích cực lắng nghe và đóng góp, những quan điểm mới sẽ xuất hiện và các giải pháp sáng tạo sẽ được đưa ra.
Lợi ích? Tham gia tích cực vào cuộc họp, tập trung vào việc lắng nghe, có thể mang lại kết quả như sau:
- Ra quyết định tốt hơn: Sự đa dạng trong chế độ xem dẫn đến các giải pháp toàn diện
- Giao tiếp rõ ràng hơn: Cuộc hội thoại sôi nổi giúp giảm thiểu sự nhầm lẫn và hiểu lầm
- Tăng tinh thần và sự tham gia: Nhân viên cảm thấy được lắng nghe và đánh giá cao sẽ làm việc hiệu quả hơn và cống hiến hơn cho công việc của mình
- Mối quan hệ sâu sắc hơn: Sự tham gia tích cực thúc đẩy sự tin tưởng và tôn trọng giữa các thành viên trong nhóm
- Tiết kiệm thời gian: Sẽ ít cần tổ chức các cuộc họp tiếp theo hơn khi mọi người đều hiểu rõ vấn đề ngay từ đầu
- Phát triển cá nhân: Sự tham gia tích cực buộc bạn phải bước ra khỏi vùng an toàn, từ đó thúc đẩy sự phát triển cá nhân
Tham gia tích cực vào cuộc họp không chỉ là trở thành một thành viên tốt trong nhóm. Bạn cần phải tận dụng sức mạnh của các quan điểm đa dạng và trí tuệ tập thể để biến những cuộc họp thường xuyên thành cơ hội để đổi mới và tiến độ.
Các cách tham gia tích cực vào cuộc họp
Dưới đây là 10 cách thực tế để bạn có thể trở thành một người tham gia cuộc họp tích cực:
1. Hiểu rõ nội dung chương trình
Để tránh bị động, hãy xem lại chương trình cuộc họp trước. Hãy nghĩ như bạn đang đi xem một buổi hòa nhạc — bạn sẽ không đến mà không biết ban nhạc hay danh sách các bài hát, phải không?
Hãy chuẩn bị cho cuộc họp của bạn theo cách tương tự.
Dưới đây là cách để thực sự hiểu chương trình cuộc họp:
- Xác định mục tiêu chính: Các mục tiêu hành động chính mà cuộc họp hướng tới là gì? Là tìm kiếm giải pháp, đưa ra quyết định hay chỉ đơn giản là chia sẻ thông tin? Hiểu rõ mục tiêu chung sẽ giúp bạn điều chỉnh cách tham gia cho phù hợp
- Khám phá các chủ đề: Có thuật ngữ hoặc khái niệm nào bạn không quen thuộc không? Hãy tìm kiếm nhanh trên Google hoặc liên hệ với người tổ chức để được giải thích. Chuẩn bị trước sẽ giúp bạn đặt câu hỏi và đóng góp ý kiến có ý nghĩa cho cuộc thảo luận
- Chuẩn bị trước: Dựa trên các chủ đề, ghi lại bất kỳ câu hỏi nào bạn có, ý tưởng bạn muốn chia sẻ hoặc các dữ liệu liên quan. Cách tiếp cận chủ động này thể hiện sự chủ động và giúp cuộc họp diễn ra theo đúng kế hoạch
2. Đảm nhận vai trò trong cuộc họp
Tình nguyện làm người ghi chép hoặc người chấm công. Điều này giúp bạn tập trung và tham gia tích cực, đồng thời giúp cuộc họp diễn ra suôn sẻ.
Chuẩn bị trước khi họp và suy nghĩ về điểm mạnh của bản thân để tập trung vào vai trò của mình.
Ví dụ, nếu bạn là người chú ý đến chi tiết, ghi chú bằng phần mềm ghi biên bản cuộc họp để sắp xếp các thông tin liên lạc và chương trình làm việc trước đó có thể là phương pháp phù hợp với bạn.
Tương tự, bạn có thể đảm nhận vai trò người chấm công, đảm bảo mỗi người phát biểu và mỗi mục trong chương trình nghị sự đều được phân bổ thời gian thích hợp.
💡 Mẹo bổ sung: Tình nguyện đảm nhận vai trò hậu trường có thể là một cách tuyệt vời để giúp các thành viên nhóm ít nói tham gia tích cực hơn. Bạn sẽ thu được kinh nghiệm quý báu và đóng góp vào sự thành công của cuộc họp mà không cần trở thành trung tâm của sự chú ý.
3. Đóng góp vào chương trình họp
Chương trình cuộc họp là bản kế hoạch cho một cuộc thảo luận hiệu quả.
Nhưng nếu bạn có thể ảnh hưởng đến kế hoạch đó thì sao? Nhiều nền tảng họp cho phép lập chương trình nghị sự mở để cải thiện sự tham gia của nhóm, cho phép bạn định hình cuộc hội thoại ngay từ đầu.
Dưới đây là cách tận dụng cơ hội này:
- Trở thành người dẫn dắt tư tưởng: Đừng thụ động nhận chương trình làm việc. Hãy tìm hiểu xem bạn có thể đóng góp gì thêm cho mục tiêu của cuộc họp. Nếu có khoảng trống liên quan đến chuyên môn của bạn hoặc thiếu một khía cạnh quan trọng, hãy đề xuất thêm một chủ đề có liên quan. Điều này sẽ giúp bạn trở thành người dẫn dắt tư tưởng và đảm bảo cuộc họp giải quyết được các vấn đề quan trọng
- Định hình lại và tinh chỉnh: Đôi khi, các mục trong chương trình nghị sự hiện tại có thể cần được điều chỉnh. Có thể một chủ đề quá rộng hoặc không đề cập đến thách thức cốt lõi. Đừng ngại đề xuất định hình lại một điểm hiện có để đảm bảo cuộc thảo luận tập trung và hiệu quả hơn
💡 Mẹo bổ sung: Đóng góp vào chương trình nghị sự không nhất thiết phải là hành động cá nhân. Nếu bạn không chắc chắn về một chủ đề hoặc có đề xuất cải tiến, hãy liên hệ với đồng nghiệp có thể chia sẻ quan điểm của bạn. Động não có thể dẫn đến chương trình nghị sự mạnh mẽ hơn, mang lại lợi ích cho toàn bộ nhóm.
4. Sử dụng giao tiếp phi ngôn ngữ
Ngôn ngữ cơ thể là một công cụ mạnh mẽ trong các cuộc họp, thường truyền tải nhiều hơn lời nói. Dưới đây là cách tận dụng giao tiếp không lời:
- Tự tin trong dự án: Giữ tư thế tốt. Ngồi thẳng, vai thẳng và thư giãn. Tránh ngồi khom lưng, vì điều này có thể thể hiện sự thiếu quan tâm hoặc nhàm chán. Đứng thẳng nếu cuộc họp không chính thức hoặc bạn đang trình bày ý tưởng
- Giữ tiếp xúc bằng mắt: Tiếp xúc bằng mắt là yếu tố quan trọng để xây dựng mối quan hệ và thể hiện sự chú ý. Hãy cố gắng giữ tiếp xúc bằng mắt với người nói trong suốt bài trình bày của họ. Nhìn quanh phòng một cách ngắn gọn để thể hiện sự tôn trọng với những người khác, nhưng tránh nhìn chằm chằm vào ai đó, điều này có thể khiến họ cảm thấy không thoải mái
- Dấu hiệu lắng nghe: Thể hiện rằng bạn đang lắng nghe tích cực thông qua các dấu hiệu không lời. Gật đầu nhẹ khi đồng ý, nghiêng người về phía trước để thể hiện sự quan tâm và nở nụ cười khích lệ. Những cử chỉ này cho thấy rằng bạn đang tham gia vào cuộc hội thoại và đánh giá cao những gì người nói đang nói
- Kinesics: Đây là nghiên cứu về ngôn ngữ cơ thể và cách các cử chỉ vật lý của chúng ta truyền đạt ý nghĩa. Hiểu về kinesics có thể giúp bạn giải mã các tín hiệu phi ngôn ngữ của người khác và điều chỉnh ngôn ngữ cơ thể của mình để đạt hiệu quả tối đa
- Ngôn ngữ phụ: Đây là những đặc điểm giọng nói đi kèm với lời nói, chẳng hạn như giọng điệu, cao độ và âm lượng. Mặc dù không hoàn toàn là ngôn ngữ không lời, ngôn ngữ phụ đóng vai trò quan trọng trong cách người khác tiếp nhận thông điệp của bạn. Ví dụ, giọng điệu nhiệt tình có thể truyền tải sự hào hứng về một ý tưởng, trong khi giọng điệu đơn điệu có thể khiến bạn trông như không quan tâm
Bằng cách thành thạo giao tiếp không lời và các phong cách giao tiếp khác nhau, bạn có thể trở thành một người có sức ảnh hưởng và quyền lực hơn trong các cuộc họp.
5. Thách thức "phòng echo"
Tránh bằng mọi giá việc lặp lại ý kiến của người khác. Bạn có biết cảm giác muốn gật đầu đồng ý với cả nhóm không? Hãy chống lại cảm giác đó. Thay vào đó, khi bạn có quan điểm khác, hãy lên tiếng.
Đó có thể là một ý tưởng mới, một thách thức hoặc chỉ đơn giản là một quan điểm khác. Sự đổi mới thường đến từ việc thách thức trạng thái hiện tại. Và những người thách thức các giả định là những người có nhiều khả năng được nhớ đến sau khi cuộc họp kết thúc.
Hãy nhớ rằng, sự đa dạng trong suy nghĩ là điều quý giá trong bất kỳ nhóm nào và khuyến khích đối thoại cởi mở. Vì vậy, đừng ngại thách thức sự đồng thuận. Quan điểm độc đáo của bạn có thể là tia lửa khơi dậy điều tuyệt vời.
💡 Mẹo bổ sung: Mặc dù bạn có người ghi chú được chỉ định, hãy chuẩn bị sẵn một cuốn sổ tay nhỏ, riêng biệt với sổ ghi chú cuộc họp thông thường. Sử dụng nó để ghi lại các câu hỏi hoặc quan điểm khác khi chúng xuất hiện trong đầu bạn. Bằng cách này, bạn sẽ ít có khả năng quên ý tưởng của mình trong cuộc thảo luận sôi nổi.
6. Bắt đầu bằng việc kiểm tra tình trạng
Đừng vội vàng bắt đầu kinh doanh — hãy khởi động trước. Một cách đơn giản để tăng cường sự tham gia là bắt đầu mỗi cuộc họp bằng vài phút kiểm tra. Yêu cầu những người tham dự chia sẻ lý do tham dự và kết quả mong muốn của họ. Bài tập này đóng vai trò như một lời nhắc nhở thân thiện về mục đích của mọi người và giúp cuộc thảo luận đi đúng hướng.
Bạn có thể điều chỉnh thời lượng và độ sâu của việc đăng ký tham dự tùy theo thời gian có sẵn. Nếu cuộc họp ngắn, chỉ cần nêu nhanh vai trò của mình là đủ.
Đối với các cuộc họp dài, hãy xem xét cập nhật tiến độ kể từ cuộc họp trước hoặc mục tiêu của cuộc họp hiện tại.
Và nếu bạn muốn thêm một chút hương vị xây dựng nhóm vào cuộc họp, hãy khuyến khích mọi người khen ngợi đồng nghiệp vì những đóng góp của họ. Đó là một cách đơn giản để tạo ra bầu không khí thân thiện và thúc đẩy sự hợp tác.
7. Sử dụng sự đồng cảm và khiêm tốn
Nhận thức được cảm xúc và suy nghĩ của người khác có thể giúp thúc đẩy sự tương tác, thúc đẩy các cuộc thảo luận hiệu quả và xây dựng mối quan hệ công việc tích cực.
Sự đồng cảm và khiêm tốn thường bị bỏ qua, nhưng chúng là những công cụ mạnh mẽ để tạo sự gắn kết và tham gia tích cực.
Dưới đây là cách sử dụng sự đồng cảm và khiêm tốn trong các cuộc họp.
- Tránh ngắt lời: Hãy để các thành viên trong nhóm nói xong ý kiến của mình trước khi tham gia. Ngắt lời có thể khiến người khác cảm thấy bị bỏ qua hoặc không được lắng nghe, từ đó ức chế sự tham gia của họ
- Diễn giải và phản ánh: Sử dụng diễn giải và phản ánh để thể hiện sự hiểu biết. Ví dụ: "Vậy ý bạn là..." hoặc "Có vẻ như bạn lo lắng về..."
💡 Mẹo bổ sung: Thực hành đặt mình vào vị trí của người khác: Đặt mình vào vị trí của đồng nghiệp và cố gắng hiểu quan điểm của họ, ngay cả khi bạn không đồng ý với họ.
8. Sử dụng ngôn ngữ tích cực
Ngôn ngữ chúng ta sử dụng có thể ảnh hưởng đáng kể đến cách người khác nhìn nhận chúng ta và thông điệp mà chúng ta đang cố gắng truyền đạt.
Để tham gia tích cực vào các cuộc họp, hãy cân nhắc những điều sau đây.
- Sử dụng "Vâng, và": Thay vì sử dụng "nhưng", hãy thử sử dụng "Vâng, và..." Điều này thể hiện sự thừa nhận và phát triển ý tưởng của người khác. Ví dụ: "Vâng, và nếu chúng ta kết hợp đề xuất đó, chúng ta cũng có thể..."
- Đặt lại khung cho những lời chỉ trích: Thay vì chỉ trích, hãy diễn đạt lại phản hồi của bạn thành những gợi ý mang tính xây dựng. Ví dụ, thay vì nói "Ý tưởng đó sẽ không hiệu quả", hãy thử nói "Tôi tự hỏi liệu chúng ta có thể cải thiện ý tưởng đó bằng cách..."
- Thể hiện lòng biết ơn: Hãy bày tỏ sự trân trọng đối với đóng góp của người khác bằng cách cảm ơn họ vì những ý tưởng hoặc ý kiến đóng góp của họ
💡 Mẹo bổ sung: Ngay cả khi đưa ra phản hồi tiêu cực hoặc chỉ trích, giọng điệu tích cực có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong cách người khác tiếp nhận thông điệp của bạn.
9. Quản lý cảm xúc của bạn
Cuộc họp có thể mang tính cảm xúc cao. Để tham gia tích cực và hiệu quả, hãy xem xét các chiến lược sau.
- Dừng lại và suy ngẫm: Nếu bạn cảm thấy mình đang trở nên phòng thủ hoặc bực bội, hãy dành một chút thời gian để suy ngẫm trước khi trả lời. Sử dụng kỹ thuật thở sâu hoặc các bài tập tinh thần để giữ bình tĩnh
- Sử dụng câu nói bắt đầu bằng "tôi": Nếu bạn cần thể hiện cảm xúc hoặc đưa ra phản hồi, hãy sử dụng câu nói bắt đầu bằng "tôi" để tập trung vào cảm xúc của bản thân thay vì đổ lỗi cho người khác
- Rèn luyện trí tuệ cảm xúc: Hãy nhận thức về cách cảm xúc của bạn có thể ảnh hưởng đến người khác và điều chỉnh hành vi của mình cho phù hợp
10. Trở thành người gần gũi hơn
Bạn đã là một người tham gia tích cực, ham học hỏi trong suốt cuộc họp — giờ là lúc để duy trì kết quả đạt được. Trước khi cuộc họp kết thúc trong hỗn loạn và mọi người vội vàng chuyển sang công việc tiếp theo, hãy đảm bảo rằng mọi người đều rõ về các bước tiếp theo.
Điều này bao gồm xác định các mục hành động, chỉ định người chịu trách nhiệm, cài đặt thời hạn và thậm chí đưa ra các điểm chương trình nghị sự tiềm năng để thảo luận trong tương lai.
Bạn không cần phải là chủ tọa cuộc họp để làm điều này — bất kỳ ai cũng có thể chủ động đảm bảo cuộc thảo luận không bị chùng xuống mà không có kế hoạch rõ ràng. Bằng cách này, mọi người sẽ phát triển ý thức trách nhiệm và rõ ràng về mục đích.
Rốt cuộc, một cuộc họp không có kế hoạch cụ thể cho các bước tiếp theo giống như một bộ phim không có kết thúc — không thỏa mãn và không hài lòng.
Các chiến lược để tham gia hiệu quả vào các cuộc họp từ xa
Cuộc họp từ xa mang lại sự linh hoạt và tiện lợi nhưng cũng đi kèm với những thách thức riêng.
Dưới đây là một số chiến lược quan trọng để đảm bảo bạn khuyến khích sự tham gia và đóng góp hiệu quả trong môi trường ảo:
- Kiểm tra kỹ thuật: Trước cuộc họp, hãy đảm bảo micrô và video của bạn hoạt động bình thường. Kiểm tra kết nối internet để tránh video bị nhiễu hoặc cuộc gọi bị ngắt. Vài phút chuẩn bị trước cuộc họp có thể giúp bạn tránh những trục trặc kỹ thuật làm ảnh hưởng đến việc tham gia của bạn
- Chú ý đến nền sau: Ấn tượng đầu tiên rất quan trọng, ngay cả trong thế giới ảo. Chọn một nền sau chuyên nghiệp, không có yếu tố gây xao lãng. Một căn phòng bừa bộn hoặc nền sau quá bận rộn có thể gây khó chịu cho những người tham gia khác
- Trở thành một người biết thích ứng với camera: Mặc dù video có thể tăng cường kết nối, nhưng không phải lúc nào cũng bắt buộc. Nếu bạn cảm thấy tự ti hoặc băng thông bị giới hạn, bạn có thể tắt camera đôi khi. Tuy nhiên, nếu bạn đang trình bày hoặc tham gia tích cực vào cuộc thảo luận, hãy để camera bật để thể hiện sự tham gia và tránh tỏ ra thờ ơ
- Sử dụng nút tắt tiếng: Tiếng ồn xung quanh có thể làm gián đoạn cài đặt ảo. Tắt micrô khi bạn không nói để giảm thiểu các yếu tố gây xao lãng như tiếng gõ phím hoặc ho. Điều này đảm bảo cuộc hội thoại diễn ra suôn sẻ và mọi người tập trung vào người đang nói
- Sử dụng chức năng trò chuyện: Nhiều phần mềm quản lý cuộc họp cung cấp chức năng trò chuyện. Các công cụ họp trực tuyến này có thể giúp bạn nhanh chóng chia sẻ câu hỏi, ý tưởng hoặc liên kết mà không làm gián đoạn cuộc hội thoại. Điều này đặc biệt hữu ích cho những thành viên nhóm ít nói, ngại phát biểu ý kiến
- Hãy là người lắng nghe (ảo) tích cực: Lắng nghe là một phần quan trọng trong nghi thức họp ảo. Hãy chú ý đến các tín hiệu bằng lời nói như sự thay đổi giọng điệu hoặc nhấn mạnh. Tóm tắt ngắn gọn các điểm chính để thể hiện rằng bạn đang tham gia và theo dõi cuộc hội thoại
💡 Mẹo bổ sung: Các cuộc họp ảo đôi khi thiếu sự tương tác thân mật giúp xây dựng mối quan hệ. Sử dụng phòng họp nhỏ để trò chuyện thân mật hoặc đề xuất bắt đầu cuộc họp bằng một câu hỏi phá băng nhanh để giúp mọi người cảm thấy thoải mái và kết nối hơn.
Tạo sự cân bằng trong các cuộc họp
Làm thế nào để cân bằng hiệu quả cuộc họp và quản lý thời gian? Để tận dụng tối đa giá trị từ các cuộc họp trong thời gian giới hạn, hãy tập trung vào hai yếu tố khóa:
An toàn tâm lý
Hãy tưởng tượng: một cuộc họp nơi bạn có thể tự do chia sẻ ý tưởng, ngay cả khi chúng có vẻ khác thường. Đó chính là sự an toàn về mặt tâm lý, nói một cách ngắn gọn.
Đó là niềm tin rằng bạn sẽ không bị chế giễu hay trừng phạt khi bày tỏ ý kiến của mình. Đây là lý do tại sao điều này quan trọng:
- Quyết định tốt hơn: Những góc nhìn đa dạng dẫn đến các giải pháp toàn diện hơn
- Đổi mới: Ý tưởng mới thường đến từ những nơi bất ngờ. Những tiếng nói bị kìm nén sẽ cản trở tiến độ
- Tăng cường sự tham gia: Cảm thấy được đánh giá cao và lắng nghe sẽ thúc đẩy sự tham gia
Cách đảm bảo an toàn tâm lý:
- Đặt ra các quy tắc cơ bản: Thiết lập sự tôn trọng và giao tiếp cởi mở làm nền tảng cho cuộc họp hiệu quả
- Lắng nghe tích cực: Cho mọi người cơ hội phát biểu mà không bị ngắt lời
- Tập trung vào ý tưởng, không phải con người: Đặt trọng tâm vào chủ đề thay vì người trình bày
Tối ưu hóa sự tham gia của bạn
Không phải mọi cuộc họp đều cần cùng một mức độ năng lượng. Dưới đây là cách tối ưu hóa sự tham gia của bạn:
- Hãy cứng rắn với lời mời: Sự hiện diện của bạn có đóng góp trực tiếp vào cuộc thảo luận không? Nếu không, hãy từ chối một cách lịch sự
- Chuẩn bị trước: Xem lại chương trình trước. Nếu có ý kiến, hãy chia sẻ trước
- Lắng nghe tích cực: Chú ý đến loại cuộc họp, đồng thời xác định các cơ hội để đóng góp ý kiến có ý nghĩa
- Thách thức một cách tôn trọng: Đừng ngại bày tỏ ý kiến trái chiều, nhưng hãy làm điều đó một cách xây dựng
Tận dụng công nghệ để tham gia cuộc họp hiệu quả
Là một chuyên gia, bạn có thể phải xử lý nhiều công việc và dự án. Duy trì năng suất và mức độ tham gia cao có thể là một thách thức, đặc biệt là trong các cuộc họp.
Đây là lúc một công cụ như ClickUp sẽ giúp bạn. Bạn có thể sử dụng nó như một nền tảng quản lý và tối ưu hóa cuộc họp để tận dụng tối đa mỗi cuộc họp.
Từ lịch tập trung đến ghi chú hỗ trợ AI, tích hợp ứng dụng và nhắc nhở, ClickUp mang lại mục đích cho cuộc họp của nhóm bạn.
Hãy cùng xem ClickUp là công cụ hữu hiệu như thế nào trong việc tham gia tích cực vào cuộc họp và nâng cao năng suất.
Theo dõi mọi cuộc họp và công việc với lịch tập trung
Bạn không cần phải sử dụng nhiều ứng dụng lịch khác nhau, tìm kiếm thông tin cuộc họp một cách vội vàng hoặc, thở phào, chịu đựng sự bối rối khi đặt lịch trùng nhau.
Chế độ xem Lịch của ClickUp cung cấp cho bạn chế độ xem toàn cảnh ngày của bạn được mã hóa bằng màu sắc để tránh những sai sót trong lịch trình.
Hãy tưởng tượng là thứ Hai, ngày đầu tiên của một tuần bận rộn. Nhìn vào Lịch ClickUp, bạn sẽ thấy một biển màu sắc, mỗi màu sắc kể một câu chuyện: báo cáo quan trọng của khách hàng được in đậm màu đỏ, phiên họp nhóm để brainstorming cho chiến dịch được in màu xanh dương sáng, tất cả được sắp xếp gọn gàng để bạn lên kế hoạch cho ngày của mình.
Lịch của bạn có quá dày đặc không? Chỉ cần kéo và thả các khoảng thời gian để lọc hoặc sắp xếp lại công việc và cuộc hẹn theo người được giao, mức độ ưu tiên và trạng thái.
Và để tăng cường tinh thần làm việc nhóm, tính năng chia sẻ lịch giúp tất cả người tham gia luôn cập nhật thông tin trên cùng một trang theo thời gian thực — dễ dàng xem lịch trình của nhóm hoặc chia sẻ lịch trình của bạn với khách hàng.
Điểm cộng nữa là gì? Bạn có thể đồng bộ Lịch Google với ClickUp để sắp xếp các cuộc họp của mình vào một không gian gọn gàng. Không còn những cuộc họp hỗn loạn hay những email qua lại nữa — chỉ còn sự phối hợp hoàn hảo.
Đơn giản hóa cách tham dự cuộc họp và tạo ra tác động thực sự
Với sự tích hợp của ClickUp với Lịch Google và Zoom, bạn có thể dễ dàng lên lịch cuộc họp và tự động cập nhật nhiệm vụ từ trong ClickUp.
Ví dụ, hãy tưởng tượng một cuộc họp với khách hàng đã được chuẩn bị trong nhiều tuần. Với tính năng tích hợp Lịch Google của ClickUp, bạn có thể tạo sự kiện cuộc họp trực tiếp trong ClickUp, không cần phải chuyển đổi giữa các ứng dụng. Chỉ cần một cú nhấp chuột để đồng bộ hóa chi tiết cuộc họp với lịch và khách hàng của bạn.
Tương tự, với Tích hợp ClickUp-Zoom , tham gia cuộc họp chưa bao giờ dễ dàng hơn thế — chỉ cần mở liên kết trong ClickUp và bạn đã tham gia cuộc họp!
Và hơn thế nữa: bạn cũng có thể mở cuộc họp từ trong nhiệm vụ, hoàn thành công việc khi đang di chuyển. Khi cuộc họp kết thúc, ClickUp sẽ tự động cập nhật nhiệm vụ với các chi tiết và, nếu bạn muốn, thậm chí cả liên kết đến bản ghi âm cuộc họp Zoom.
Nói đến hiệu quả cuộc họp, bạn có bao giờ tự hỏi tại sao một số cuộc họp dường như không bao giờ kết thúc? Time Tracker của ClickUp cho phép bạn xem chính xác thời gian của mỗi cuộc họp, giúp bạn xác định (và tránh!) những cuộc họp dài lê thê.
Với kiến thức và dữ liệu này, bạn có thể đề xuất các chương trình nghị sự ngắn gọn và các điểm thảo luận tập trung.
Giờ đây, cuộc họp đến với bạn, không phải ngược lại.
Nhắc nhở ClickUp giúp bạn luôn cập nhật lịch trình, đảm bảo bạn luôn chuẩn bị sẵn sàng và tỏa sáng. Nói lời tạm biệt với những khoảnh khắc hoảng loạn "Đã 2 giờ chiều chưa?"
Và nếu bạn cần thay đổi, đừng lo lắng! Bạn có thể hoãn, sắp xếp lại, ủy quyền hoặc đánh dấu nhắc nhở tất cả ở một nơi.
Ngoài ra, ClickUp còn cập nhật thông tin mới nhất cho bạn bằng các thông báo được cá nhân hóa.
Nhận nhắc nhở bật lên trên màn hình máy tính hoặc thông báo trên điện thoại — giống như có một trợ lý cá nhân luôn sẵn sàng phục vụ. Cuộc họp bắt đầu đúng giờ, chương trình họp chỉ cách một cú nhấp chuột và bạn luôn sẵn sàng để tạo ảnh hưởng trong cuộc họp, không chỉ tham dự cuộc họp.
Hợp tác và giao tiếp trong thời gian thực
Không còn phải tranh giành ghi chú hay quên những nội dung đã thảo luận. ClickUp Docs cung cấp cho bạn không gian để cùng nhau lập chương trình nghị sự, động não và ghi lại những điểm chính — mọi người đều ở trên cùng một trang, theo nghĩa đen!
Hơn nữa, bạn có thể bỏ truyền thống "người ghi chú được chỉ định" và để mọi người đóng góp vào chương trình họp trước bằng tính năng cộng tác thời gian thực tích hợp sẵn. Bằng cách này, mọi người sẽ tập trung và chuẩn bị sẵn sàng khi đến giờ họp.
Một tính năng mạnh mẽ khác của ClickUp Docs? Bạn có thể ghi lại những ý tưởng, chèn nhận xét để phản hồi và đính kèm vào nhiệm vụ — tất cả đều trong thời gian thực. Trong khi Docs nâng cao sự hợp tác và phối hợp, trợ lý AI của ClickUp, ClickUp Brain, đưa việc tham gia và tổ chức cuộc họp lên một tầm cao mới.
ClickUp Brain phân tích bản ghi cuộc họp, tóm tắt các điểm chính trong Tài liệu và tự động tạo danh sách các mục hành động, mà bạn có thể lập bản đồ cho Nhiệm vụ ClickUp.
Nếu bạn gặp khó khăn trong việc tìm ra hướng đi sau một cuộc họp một-một khó khăn với quá nhiều ghi chú, ClickUp Brain có thể giúp bạn xác định các bước tiếp theo. Chỉ cần yêu cầu AI cung cấp thông tin chi tiết, ý kiến đóng góp và các mục hành động bằng tiếng Anh đơn giản, và bạn sẽ có tất cả trong tầm tay. !
Các mục hành động này sau đó có thể được chuyển thành Nhiệm vụ ClickUp, kèm theo thời hạn và người được giao, đảm bảo quyền sở hữu và trách nhiệm rõ ràng.
Sử dụng các mẫu để điều hướng cuộc họp đi đúng hướng
Nhóm ClickUp đã phát triển hơn 1000 mẫu để bắt đầu bất kỳ nhiệm vụ hoặc trường hợp sử dụng nào. Và phần hay nhất là gì? Bạn có thể sử dụng các tính năng AI của ClickUp Brain để tạo các mẫu tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình.
Hiện tại, hãy thảo luận về một mẫu giúp định hướng cho các cuộc họp của bạn — Mẫu chương trình nghị sự ClickUp — và xem nó có thể cải thiện việc quản lý cuộc họp của bạn như thế nào.
Dưới đây là phân tích chi tiết các tính năng khóa học:
- Cấu trúc có thể tùy chỉnh: Tạo chương trình nghị sự phù hợp với nhu cầu cụ thể của cuộc họp bằng cách tùy chỉnh trạng thái, trường và chế độ xem
- Quản lý công việc: Gán các mục trong chương trình làm việc thành công việc, đặt thời hạn và theo dõi tiến độ để nâng cao trách nhiệm giải trình
- Chi tiết: Thêm tên của người điều hành, người ghi chú và những người tham dự để làm rõ vai trò của từng người
- Tính linh hoạt: Điều chỉnh mẫu cho phù hợp với các loại cuộc họp khác nhau, từ cuộc họp hàng tuần đến các phiên lập kế hoạch chiến lược
- Tích hợp: Kết hợp với các tính năng khác của ClickUp như Danh sách công việc, Biểu đồ Gantt, Khối lượng công việc và Lịch để quản lý dự án toàn diện.
Sử dụng mẫu này có thể nâng tầm các cuộc họp của bạn từ những cuộc tụ họp không hiệu quả thành những phiên họp hiệu quả và định hướng mục tiêu.
Tại ClickUp, chúng tôi không lạ gì với việc theo dõi biên bản cuộc họp. Có quá nhiều điều cần nhớ: ai đã nói gì, quyết định nào đã được đưa ra và công việc nào cần hoàn thành.
Đó là lý do tại sao chúng tôi tạo ra Mẫu Biên bản Cuộc họp ClickUp — một cách chắc chắn để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào.
Dưới đây là cách mẫu này hỗ trợ các cuộc họp hiệu quả:
- Tham dự và trách nhiệm: Mẫu này cung cấp một không gian dành riêng để ghi chép sự tham dự và gắn thẻ cho những người tham gia. Điều này đảm bảo rằng mọi người đều được lắng nghe và không có thông tin quan trọng nào bị bỏ sót
- Theo dõi chương trình nghị sự: Mẫu này bao gồm các phần cụ thể cho chương trình nghị sự cuộc họp và ghi chú chi tiết. Điều này giúp bạn tập trung vào các chủ đề đang thảo luận và dễ dàng nắm bắt các điểm chính và quyết định từ cuộc thảo luận
- Kết quả có thể thực hiện: Cuộc họp có mục đích rõ ràng không? Mẫu này giúp bạn theo dõi những bài học và kết quả quan trọng, đảm bảo mọi người đều hiểu những điểm chính cần ghi nhớ cho các bên liên quan
- Quyền sở hữu và trách nhiệm: Giao các mục hành động trực tiếp cho các thành viên trong nhóm dưới dạng Nhiệm vụ ClickUp, kèm theo thời hạn và người được giao nhiệm vụ
- Các trang được tạo sẵn để tăng hiệu quả: Mẫu này cung cấp các trang được tạo sẵn để tổ chức nhóm, ghi chú cuộc họp cá nhân và hướng dẫn hữu ích để tối đa hóa tiềm năng của nó. Điều này có nghĩa là bạn sẽ dành ít thời gian hơn cho việc thiết lập và nhiều thời gian hơn cho cuộc họp thực tế
Với kỹ năng ghi chép và ghi chú thành thạo, giờ đây bạn cần ghi lại các điểm thảo luận và mục hành động một cách nhanh chóng! Sẽ thật tuyệt vời nếu có một trung tâm điều khiển tất cả trong một, cung cấp phương pháp tiếp cận có tổ chức và hợp tác, phải không? Bạn có thể tìm thấy điều đó trong Mẫu Cuộc họp ClickUp. Đây không chỉ là một cuốn sổ ghi chép cao cấp; công cụ tăng năng suất này biến các cuộc họp từ cần thiết thành hiệu quả, duy trì đà phát triển lâu dài sau khi cuộc họp kết thúc.
Dưới đây là một số lợi ích chính giúp mẫu này trở nên nổi bật:
- Tạm biệt, giấy tờ: Với Mẫu Cuộc họp, bạn có thể quản lý các mục chương trình, ghi chú và theo dõi trực tiếp trong Tài liệu của mình. Không còn giấy tờ bị mất hay email dài dằng dặc nữa. Tất cả đều ở một nơi, dễ tìm và dễ chia sẻ
- Hình dung cuộc họp theo cách của bạn: Mẫu rất linh hoạt. Chọn chế độ xem — Danh sách, Bảng, Nhúng cuộc hội thoại, Lịch hoặc thậm chí là bảng kiểu Kanban. Bằng cách này, bạn có thể xem thông tin cuộc họp theo cách phù hợp nhất với bạn và nhóm của bạn
- Sắp xếp theo mã màu: Trạng thái có thể tùy chỉnh giúp mọi người cùng hiểu nhau. Di chuyển các mục chương trình qua các giai đoạn được xác định trước như 'Chưa lên lịch' và 'Đã đóng' — hoặc tạo giai đoạn của riêng bạn, như 'Mở để thảo luận' — giúp bạn hình dung tiến độ cuộc họp trong một hệ thống rõ ràng, được mã hóa bằng màu sắc
- Cùng nhau, chúng ta có thể: Tài liệu cho phép chỉnh sửa đồng thời. Cùng nhau thảo luận các mục trong chương trình họp, ghi chú trong cuộc họp và hoàn thiện các mục hành động như một nhóm. Cách tiếp cận hợp tác này đảm bảo mọi người đều thống nhất ngay từ đầu
- Kết quả có thể thực hiện: Mẫu Cuộc họp giúp bạn biến những điểm chính của cuộc họp thành hành động. Giao công việc tiếp theo trực tiếp trong Tài liệu Biên bản Cuộc họp, kèm theo thời hạn và người được giao. Điều này thúc đẩy trách nhiệm và đảm bảo nhóm của bạn luôn nắm vững những bước tiếp theo quan trọng
Trở thành người tham gia cuộc họp tích cực với ClickUp
Khi bạn chuyển từ một người tham dự thụ động thành một người tham gia tích cực, các cuộc họp có thể trở thành công cụ mạnh mẽ cho sự phát triển và hợp tác. Khóa nằm ở suy nghĩ của bạn và các công cụ bạn sử dụng.
Lắng nghe tích cực là điều tối quan trọng. Điều này đảm bảo mọi người đều hiểu nhau và thúc đẩy sự hiểu biết sâu sắc hơn về chủ đề được thảo luận.
Sử dụng một công cụ để quản lý các cuộc họp của bạn sẽ sớm trở thành điều không thể thiếu. Hãy cân nhắc tận dụng các tính năng đa năng của ClickUp và phát triển kỹ năng chuẩn bị và lắng nghe của bạn. Sau đó, bạn có thể biến các phiên họp này thành những trải nghiệm đầy giá trị.
Đừng chỉ tin lời chúng tôi. Người dùng ClickUp đã chứng thực tác động tích cực của nó.
Chúng tôi sử dụng nó hàng ngày để cung cấp nền tảng cho việc tổ chức tất cả các Cuộc họp Dự án với khách hàng, các cuộc họp lập kế hoạch dự án nội bộ, các cuộc họp tiến độ dự án nội bộ, các phiên lập lịch tài nguyên. Chúng tôi cũng sử dụng nó để thúc đẩy quyền sở hữu công việc với khách hàng cuối, từ đó giúp làm rõ trách nhiệm của mỗi người.
Chúng tôi sử dụng nó hàng ngày để cung cấp nền tảng cho việc tổ chức tất cả các Cuộc họp Dự án với khách hàng, các cuộc họp lập kế hoạch dự án nội bộ, các cuộc họp tiến độ dự án nội bộ, các phiên lập lịch trình tài nguyên. Chúng tôi cũng sử dụng nó để thúc đẩy quyền sở hữu công việc với khách hàng cuối, từ đó giúp làm rõ trách nhiệm của mỗi người.
Hành trình trở thành một người tham gia cuộc họp tích cực không dừng lại ở đây. Hãy nhớ rằng, luyện tập sẽ tạo nên sự hoàn hảo.
Tiếp tục trau dồi kỹ năng của bạn và tận dụng các tính năng mạnh mẽ của ClickUp. Bạn sẽ thấy rằng các cuộc họp trở thành nguồn gốc của sự phát triển, đổi mới và thậm chí là niềm vui!
Hãy thử ClickUp ngay hôm nay!