Bạn có bao giờ cảm thấy bối rối khi ghi chép cuộc họp trong khi những ý tưởng tuyệt vời liên tục xuất hiện? Đừng lo, bạn không đơn độc!
Trung bình, con người nói 110-150 từ mỗi phút. Trong khi đó, tốc độ viết tay của họ chỉ đạt 20-45 từ mỗi phút!
Nếu bạn không phải là chuyên gia ghi chép tắt, bạn sẽ mãi mãi phải chạy theo để bắt kịp. Trong quá trình đó, bạn cũng bỏ lỡ những ý tưởng mới được chia sẻ, khiến bạn cảm thấy bị bỏ rơi, bối rối và quá tải.
Nhưng nếu có một cách để ghi chép cuộc họp chính xác mà không cần phải làm tất cả những việc phức tạp này thì sao?
Chúng tôi đã thu hút được sự chú ý của bạn chưa? Vậy thì hãy chào mừng trợ lý cuộc họp AI — một công cụ tự động hóa việc ghi chú một cách thông minh trong khi bạn tham gia cuộc họp.
Dưới đây là mọi thứ bạn cần biết về cách sử dụng AI để ghi chú cuộc họp.
Lợi ích của việc sử dụng AI cho ghi chú cuộc họp
⭐ Mẫu nổi bật
Ghi chú cuộc họp lộn xộn? Hãy thử Mẫu Biên bản Cuộc họp miễn phí của ClickUp để giữ mọi thứ rõ ràng và có tổ chức.
Bây giờ bạn đã hiểu vai trò của các công cụ AI trong việc ghi chú, hãy cùng điểm qua những lợi ích của ghi chú cuộc họp bằng AI:
- Tăng năng suất: Phần mềm ghi chú AI giúp bạn thoát khỏi gánh nặng ghi chú thủ công. Kết quả là, bạn có thể tự do động não, chia sẻ ý tưởng và tham gia tích cực vào các cuộc thảo luận trong khi AI ghi chú ghi lại mọi chi tiết. Điều này giúp tăng năng suất tổng thể trong các cuộc họp
- Tăng cường độ chính xác và tính đầy đủ: Chức năng phiên âm dựa trên AI chuyển đổi tỉ mỉ từng âm thanh từ ứng dụng hội nghị truyền hình của bạn thành văn bản. Với mọi thứ, từ các cuộc thảo luận nhanh đến thuật ngữ kỹ thuật, được ghi lại một cách trung thực, bạn sẽ dễ dàng tin tưởng vào độ chính xác và tính đầy đủ của các ghi chú do AI tạo ra
- Cải thiện sự hợp tác: Vì tất cả những người tham gia cuộc họp đều có quyền truy cập vào cùng một thông tin, các ghi chú cuộc họp này giúp họ có cùng một trang. Sự hiểu biết chung này mở đường cho việc hợp tác làm việc với các mục tiêu rõ ràng, minh bạch và không mơ hồ
- Kết quả có thể thực hiện được: Các công cụ AI trong phần mềm ghi chép cuộc họp tự động phát hiện và đánh dấu các việc cần làm và quyết định quan trọng trong ghi chú. Bằng cách đẩy các mục hành động này lên đầu, bạn có thể dễ dàng phân công công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả. Hơn nữa, việc rõ ràng về kỳ vọng, dòng thời gian, v.v. giúp đảm bảo kết quả tích cực dễ dàng hơn
- Cải thiện quá trình ra quyết định: Trợ lý cuộc họp AI có thể trích xuất những thông tin quan trọng từ cuộc họp, tạo bản tóm tắt và lập kế hoạch hành động trong tương lai. Điều này hỗ trợ quá trình ra quyết định đồng thời đóng vai trò như một điểm chuẩn để xác định các chủ đề hoặc lĩnh vực cần tập trung thường xuyên
- Quản lý kiến thức hiệu quả hơn: Ghi chú cuộc họp là bản ghi lại tất cả các cuộc họp của bạn. Với các công cụ AI, bạn có thể ghi lại, lưu trữ và sắp xếp cơ sở kiến thức này để dễ dàng truy cập và tham khảo trong tương lai. Nó cũng giúp bạn có thể tìm kiếm các dữ liệu dự trữ này, để bạn có thể nhanh chóng tìm thấy thông tin từ các cuộc họp trước đó
- Tăng trưởng liên tục: Với sự phổ biến ngày càng tăng của các công cụ AI để ghi chép cuộc họp, bạn cũng có thể chắc chắn về sự cải tiến liên tục. Do công nghệ này có tính chất lặp đi lặp lại, mỗi phiên bản của công cụ ghi chép cuộc họp sẽ ngày càng hoàn thiện hơn và đáp ứng nhu cầu của bạn tốt hơn. Kết quả là, bạn có thể mong đợi giá trị gia tăng từ trợ lý AI trong các cuộc họp
- Một bước tiến tới sự hòa nhập: Trao quyền cho các nhóm đa dạng bằng cách phá vỡ rào cản với ghi chú cuộc họp bằng AI. Cho dù là dịch chương trình cuộc họp từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữ khác hay cung cấp phụ đề thời gian thực để giúp những người khiếm thính có thể tham gia, trợ lý cuộc họp AI sẽ đưa bạn đến gần hơn mục tiêu tạo ra một nơi làm việc hòa nhập và dễ tiếp cận
Mẹo ClickUp Pro: Khả năng truy cập không còn là một tính năng bổ sung mà là yếu tố quan trọng đối với thành công của tổ chức. Từ thúc đẩy đổi mới và mở rộng thị trường đến duy trì tuân thủ, tính năng này có tác động rất lớn.
Đọc thêm: Cam kết của ClickUp về khả năng tiếp cận
Phương pháp ghi chú cuộc họp bằng AI
Phương pháp ghi chú thủ công tốn thời gian và nhiều tài nguyên. Trong bối cảnh đó, trí tuệ nhân tạo (AI) biến việc ghi chú từ một công việc nhàm chán thành một lợi thế chiến lược.
Dưới đây là một số phương pháp để thử ghi chú bằng AI trong các cuộc họp:
Tự động nhận dạng giọng nói (ASR): Nền tảng của ghi chú cuộc họp do AI tạo ra
Cốt lõi của bất kỳ công cụ ghi chú AI nào là Tự động nhận dạng giọng nói (ASR) — còn được gọi là Chuyển đổi giọng nói thành văn bản (STT).
Công nghệ này tận dụng trí tuệ nhân tạo (AI) hoặc học máy (ML) để chuyển đổi lời nói thành văn bản chính xác, dễ đọc. Công nghệ này có sức chứa đủ để theo kịp cả những cuộc hội thoại nhanh nhất. Chức năng phiên âm thời gian thực và có thể mở rộng này đảm bảo bạn có thể ghi lại từng chi tiết nhỏ trong cuộc hội thoại khi nó diễn ra.
Bạn có biết?
ASR nhanh gấp ba lần so với gõ phím! Bạn có thể dành thời gian tiết kiệm được để tập trung vào các công việc có giá trị cao hoặc phức tạp — hoặc xem video mèo trên internet nếu bạn thích!
Chuyển đổi văn bản, tóm tắt và hơn thế nữa
Mặc dù mục tiêu chính của các công cụ ghi chú cuộc họp là ghi chép cuộc họp theo thời gian thực, nhưng các công cụ AI như ClickUp AI Notetaker mang lại giá trị gia tăng cho công việc này. Cách thức như sau:
- Dễ dàng phân biệt các thành viên tham gia cuộc họp vì tính năng nhận diện người nói; biết ai đã nói gì giúp phân biệt rõ ràng ý tưởng và loại bỏ sự nhầm lẫn
- Đo lường hiệu quả cuộc họp bằng cách phân tích những lỗ hổng kiến thức, phát hiện những lĩnh vực cần cải thiện , hạn chế nói quá nhiều hoặc lặp lại, v.v
- Tìm kiếm bản ghi chép theo từ khóa và tên người nói, giúp tìm kiếm thông tin nhanh chóng và dễ dàng
- Ghi lại nội dung chính của cuộc họp chỉ với vài cú nhấp chuột. Các công cụ AI giúp bạn tiết kiệm thời gian và nỗ lực bằng cách tự động tạo bản tóm tắt cuộc họp và điểm chính về các vấn đề thảo luận và quyết định quan trọng
- Xác định các mục hành động để không bao giờ bỏ lỡ việc theo dõi một lần nữa. Ghi chú cuộc họp do AI tạo ra ghi lại và đánh dấu các quyết định, công việc và hành động quan trọng
- Cải thiện khả năng tiếp cận và chia sẻ kiến thức giữa các nhóm đa ngôn ngữ với các công cụ viết AI như ClickUp Brain, có thể tạo ghi chú cuộc họp bằng nhiều ngôn ngữ
Các trường hợp sử dụng AI trong ghi chú cuộc họp
Tạo tài liệu trước cuộc họp
Ví dụ về lời nhắc:
- Dựa trên các ghi chú cuộc họp trước đây về <chủ đề/dự án>, xác định các điểm thảo luận chính, câu hỏi còn tồn đọng và các mục có thể đưa vào chương trình nghị sự
- Tạo bản thảo chương trình họp dựa trên các chủ đề lặp lại liên quan đến <chủ đề/dự án>
- Tôi đang chuẩn bị bản trình bày bán hàng cho <sản phẩm/dịch vụ> cho một cuộc họp bán hàng (
). Bản trình bày bán hàng nên bao gồm những gì?
Có cuộc họp gấp? Làm việc thông minh và tận dụng trợ lý AI để tạo tài liệu trước cuộc họp như chương trình nghị sự, các điểm thảo luận, bản trình chiếu, v.v.
Các công cụ AI sẽ phân tích các ghi chú cuộc họp trước đó và xác định các lĩnh vực cần tập trung, các chủ đề lặp lại, các câu hỏi chưa được giải đáp và mọi chi tiết dẫn đến cuộc họp này. Với dữ liệu này, họ sẽ bắt đầu chuẩn bị cuộc họp bằng cách tạo và chia sẻ các tài liệu liên quan trước cuộc họp. Điều này đảm bảo tất cả những người tham gia cuộc họp đều được thông báo trước và sẵn sàng đi vào các chủ đề chính. Chiến lược này giúp tiết kiệm thời gian và thúc đẩy các cuộc thảo luận tập trung, mang lại các cuộc họp hiệu quả và năng suất cao.
Tôi có cuộc họp hai tuần một lần với cấp trên và chúng tôi sử dụng ClickUp cho chương trình nghị sự. Tôi cảm thấy làm việc hiệu quả hơn vì tất cả các sự kiện và yêu cầu trình bày của tôi đều được lưu trữ ở đây, cùng với chỉ báo trạng thái cập nhật mà cấp trên của tôi có thể kiểm tra.
Tôi có cuộc họp hai tuần một lần với cấp trên và chúng tôi sử dụng ClickUp cho chương trình họp. Tôi cảm thấy làm việc hiệu quả hơn vì tất cả các sự kiện và yêu cầu trình bày của tôi đều được lưu trữ ở đây, cùng với chỉ báo trạng thái cập nhật mà cấp trên của tôi có thể kiểm tra.
Đọc thêm: Cách sử dụng ClickUp Brain để tạo ghi chú cuộc họp
Phiên âm trực tiếp và ghi chú
Chuyển đổi thành văn bản và ghi chú thời gian thực là những giá trị cốt lõi của trợ lý cuộc họp AI. Các công cụ ghi chú ghi lại tất cả các cuộc thảo luận và các điểm thảo luận của cuộc họp một cách chi tiết, bất kể số lượng người tham gia. Chất lượng này đặc biệt quan trọng trong các cuộc họp diễn ra nhanh, các cuộc thảo luận quy mô lớn và các cuộc hội nghị điện thoại, vì bạn sẽ biết rõ ai đã nói gì và khi nào.
Tập trung vào cuộc họp, không phải ghi chú. AI Notetaker của ClickUp tự động ghi chép cuộc hội thoại theo thời gian thực
Nó cũng giúp các thành viên vượt qua những thách thức liên quan đến ngôn ngữ và giọng nói, những yếu tố có thể khiến họ bỏ lỡ chi tiết hoặc hiểu sai thông tin.
Phần mềm phiên âm AI nhận dạng giọng nói của từng người nói, ghi chú ý tưởng của họ, dịch thời gian thực và tạo ra bản ghi chép cuộc họp rõ ràng và chính xác. Chúng tôi đã thảo luận về tác động của nó đối với tính toàn diện và khả năng tiếp cận, vì vậy đây là một giải pháp dễ dàng và hiệu quả nếu bạn đang muốn tận dụng các công cụ AI cho cuộc họp.
Tóm tắt biên bản cuộc họp hoặc các điểm chính
Đừng lãng phí thời gian để trích xuất những điểm chính từ những cuộc thảo luận dài dòng. Thay vào đó, hãy sử dụng các công cụ như ClickUp AI Notetaker để tự động tóm tắt cuộc họp, ghi lại những điểm chính của toàn bộ cuộc hội thoại!
Các công cụ ghi chú cuộc họp bằng AI này trích xuất những thông tin quan trọng để tổng hợp một bản tóm tắt ngắn gọn về những điểm chính của cuộc họp. Điều này giúp tất cả người tham gia có cùng thông tin mà không cần phải đọc qua nhiều trang bản ghi chép dài dòng. Các công cụ này cũng chia sẻ dấu thời gian của những điểm nổi bật quan trọng để bạn luôn có thể quay lại bản ghi âm hoặc tệp âm thanh của cuộc họp và suy ngẫm về cuộc hội thoại.
Những bản ghi này đóng vai trò như một bản ghi chép đáng tin cậy, cung cấp một cái nhìn tổng quan về mọi cuộc họp đã diễn ra.
Kích thích tư duy sáng tạo
Ví dụ về lời nhắc:
- Chúng tôi đã thảo luận về quy trình từng bước của <dự án/chủ đề>. Chuyển đổi thành sơ đồ
- Một số thách thức và trở ngại được nêu ra trong cuộc họp là gì? Một số giải pháp khả thi cho những vấn đề này là gì?
Bạn sẽ tìm thấy các nền tảng họp tận dụng công nghệ AI để hỗ trợ tư duy trực quan. Chúng chuyển đổi lời nói hoặc tệp âm thanh thành sơ đồ khái niệm và bản đồ tư duy. Hình ảnh hóa như vậy mở ra khả năng khám phá sáng tạo và các phiên động não hợp tác từ nhiều góc độ và chuyên môn khác nhau.
Sử dụng các công cụ như vậy, các nhóm phân tán có thể kết nối ý tưởng một cách trực quan, xác định mối quan hệ và khơi dậy sự sáng tạo trong khi cùng nhau giải quyết vấn đề. Ngoài việc minh họa các khái niệm này, nền tảng cuộc họp cũng sẽ ghi lại và lưu trữ chúng ở một địa điểm tập trung để tất cả người tham gia có thể truy cập nhanh chóng và dễ dàng.
Cuối cùng, tính năng bảng trắng? Thật hấp dẫn. Công cụ này thường được sử dụng trong các cuộc họp nhóm để brainstorming ý tưởng hoặc thảo luận chi tiết hơn về một số sáng kiến.
Cuối cùng, tính năng bảng trắng? Thật hấp dẫn. Công cụ này thường được sử dụng trong các cuộc họp nhóm để brainstorming ý tưởng hoặc thảo luận chi tiết hơn về một số sáng kiến.
Xem lại và chỉnh sửa báo cáo sau cuộc họp
Ví dụ về lời nhắc:
- Tạo báo cáo cuộc họp chi tiết với tính năng nhận dạng người nói
- Kiểm tra tính chính xác của các ý tưởng được thảo luận trong cuộc họp này
Ngoài bản tóm tắt và biên bản cuộc họp do AI tạo ra, một số ứng dụng ghi chú AI còn có thể tạo báo cáo sau cuộc họp toàn diện. Những báo cáo này ghi lại nội dung chính của cuộc họp, bao gồm các điểm thảo luận, thời lượng cuộc họp, thời gian, hồ sơ người tham gia, v.v., để bạn có thể xem lại ngay cả sau khi cuộc họp kết thúc.
Ngoài ra, còn có nhiều cách để khai thác thông tin hoặc áp dụng những hiểu biết sâu sắc từ mỗi bản đánh giá. Ví dụ, bạn có thể xác định những cá nhân cụ thể đã ủng hộ hoặc đề xuất một ý tưởng trong số nhiều người phát biểu, yêu cầu họ làm rõ, ghi nhận công lao của họ và phân công quyền sở hữu các công việc liên quan.
Bạn sẽ có bản ghi chép có thể tìm kiếm được với AI Notetaker của ClickUp. Chỉ cần yêu cầu ClickUp Brain tìm thông tin, quyết định hoặc dữ liệu liên quan mà bạn cần.
Đánh giá hiệu quả cuộc họp
Ví dụ về lời nhắc:
- Xem lại luồng cuộc hội thoại và xác định các phần có lặp lại thường xuyên
- Làm thế nào để rút ngắn thời lượng cuộc họp này?
- Tạo chương trình nghị sự cho cuộc họp tiếp theo và chia sẻ ý kiến về cách tiến hành cuộc họp hiệu quả hơn
Các công cụ AI được huấn luyện phân tích cuộc hội thoại có thể nắm bắt những thông tin quý giá ngoài lời nói. Chúng có các tính năng tiên tiến để phân tích cuộc hội thoại bằng giọng nói và nêu bật diễn biến cuộc họp. Bằng cách nắm bắt các chỉ số như phân phối thời gian nói, các phần lặp lại, các phần mất tập trung và nói quá nhiều, bạn có thể xác định các lĩnh vực cần cải thiện trong cấu trúc cuộc họp hiện tại.
Theo đó, bạn có thể lập kế hoạch can thiệp, chẳng hạn như cải thiện kế hoạch chương trình họp, cân bằng sự tham gia, v.v., để tối ưu hóa các cuộc họp trong tương lai nhằm tăng sự tập trung và hiệu quả.
Cá nhân hóa kế hoạch hành động cuộc họp
Ví dụ về lời nhắc:
- Tôi được giao những công việc gì trong cuộc họp này? Thêm chúng vào danh sách công việc của tôi
- Chuẩn bị kế hoạch hành động với các công việc được sắp xếp theo mức độ ưu tiên và thời hạn dựa trên các mục hành động trong cuộc họp này
- Đồng bộ Lịch Google của tôi với các công việc được xác định trong ghi chú cuộc họp này
Các giải pháp ghi chú bằng AI cho cuộc họp cũng có thể chuyển đổi danh sách việc cần làm hoặc các điểm hành động thành lộ trình cá nhân hóa. Để thực hiện điều này, chúng có thể phân tích các ghi chú cuộc họp trước đây, hồ sơ cá nhân, lịch cá nhân, lịch trình, v.v. để tìm ra các chủ đề lặp lại, vai trò của bạn trong các cuộc họp này, các thời hạn sắp tới, v.v.
Sau đó, dựa trên những thông tin chi tiết đó, họ sẽ tạo ra các kế hoạch cá nhân hóa để sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc, phân công vai trò và trách nhiệm, đồng thời xác định thời hạn hoàn thành. Sự chuyển đổi liền mạch từ nền tảng cuộc họp sang ghi chú và quản lý công việc giúp việc theo dõi trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn. Điều này giúp những người tham gia cuộc họp tập trung vào những công việc quan trọng nhất và đóng góp ý nghĩa cho thành công chung của nhóm.
Những thách thức khi sử dụng AI để ghi chú cuộc họp
Thiếu các sắc thái ngôn ngữ tự nhiên: Các công cụ AI đã đạt được những bước tiến lớn trong việc chuyển lời nói thành văn bản. Tuy nhiên, đôi khi chúng có thể gặp khó khăn trong việc nắm bắt các sắc thái của ngôn ngữ con người, chẳng hạn như sự hài hước, mỉa mai hoặc các tham chiếu văn hóa. Điều này có thể dẫn đến rủi ro bỏ sót hoặc hiểu sai thông tin quan trọng.
Phụ thuộc vào chất lượng âm thanh: Hiệu quả của AI phụ thuộc rất nhiều vào độ rõ ràng của âm thanh đầu vào. Tiếng nói chồng chéo, tiếng ồn lớn trong nền hoặc chất lượng âm thanh kém có thể ảnh hưởng đến chất lượng và độ chính xác của bản ghi chép.
Hiểu biết phi ngôn ngữ hạn chế: Một phần quan trọng trong giao tiếp của con người nằm ở các tín hiệu phi ngôn ngữ, chẳng hạn như nét mặt, cử chỉ và giọng điệu. Những yếu tố này cung cấp bối cảnh quý giá trong các cuộc hội thoại. Tuy nhiên, các công cụ phiên âm AI có thể không thể nắm bắt và giải thích các tín hiệu phi ngôn ngữ này một cách hiệu quả.
Giới hạn ngôn ngữ: Công cụ phiên âm AI có thể không luôn hiểu hoặc phiên âm chính xác nhiều ngôn ngữ hoặc phương ngữ. Các công cụ hiện đại đang ngày càng cải tiến, nhưng vẫn có thể gặp khó khăn với một số ngôn ngữ hoặc giọng địa phương nặng. Điều này có thể dẫn đến giảm độ chính xác và tính đầy đủ của bản phiên âm.
Phụ thuộc vào Internet ổn định: Các công cụ phiên âm AI thường yêu cầu kết nối Internet ổn định để hoạt động hiệu quả. Điều này có thể gây khó khăn ở những khu vực có kết nối Internet yếu.
Cách kết hợp các công cụ AI vào ghi chú cuộc họp
Có một số cách để tạo ghi chú bằng trợ lý cuộc họp AI. Hãy cùng chúng tôi xem xét một số tùy chọn để cân nhắc. Xem video giải thích ngắn gọn này và đọc tiếp để khám phá các công cụ một cách chi tiết!
Sử dụng ASR cho bản chép lời AI trực tiếp
Với ASR, bạn có thể thiết lập tính năng ghi chép thời gian thực và tự động ghi chú. Các tính năng thông minh được hỗ trợ bởi AI như ClickUp Brain không chỉ tạo ghi chú. Sử dụng tính năng này để tự động ghi chép các bản ghi âm cuộc họp được ghi lại qua Clips (sẽ giải thích thêm về tính năng này sau). Sau đó, bạn có thể sử dụng tính năng ghi chép AI để quét các phần nổi bật, bỏ qua các video bằng cách sử dụng dấu thời gian và sao chép các đoạn trích
Sử dụng công cụ ghi chú AI để xem lại bản ghi âm
Trong khi các công cụ ASR tạo bản ghi chép cuộc họp theo thời gian thực, các công cụ AI có khả năng ghi chú hoạt động với bản ghi âm.
ClickUp Clips là một cách thông minh để nâng cấp các ghi chú thủ công dựa trên văn bản thành phương tiện truyền thông phong phú. Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng chúng trong các cuộc họp:
- Ghi lại hoạt động trên màn hình, cửa sổ ứng dụng hoặc màn hình máy tính của bạn trong khi thuyết trình, hướng dẫn qua video, trình diễn, v.v.
- Tự động điền bản ghi, chú thích và dấu thời gian từ bản ghi âm để đánh dấu các điểm chính trong cuộc thảo luận
- Chia sẻ video clip để các thành viên trong nhóm không thể tham dự cuộc họp trực tiếp có thể tham gia một cách đồng bộ
Các công cụ AI này sẽ phân tích các tệp âm thanh hoặc video để tạo ghi chú chi tiết. Bạn cũng có thể thử nghiệm các chức năng AI nâng cao như nhận dạng người nói, tìm kiếm dựa trên từ khóa, tạo dấu thời gian và đánh dấu các khoảnh khắc quan trọng.
Tận dụng các công cụ tóm tắt cuộc họp
Trong một số trường hợp, bạn có thể có bản ghi âm cuộc họp mà bạn muốn chuyển đổi thành ghi chú và tạo bản tóm tắt ngắn gọn từ các bản ghi âm đó. Trong các trường hợp khác, bạn có thể đã có bản ghi chép cuộc họp và chỉ muốn tóm tắt chúng. Với ClickUp Brain, bạn có thể:
- Phân tích các cuộc hội thoại và tự động đánh dấu các mục hành động. Sau đó, chuyển các điểm thảo luận có thể thực hiện thành công việc và giao cho các bên liên quan để thúc đẩy trách nhiệm ngay từ đầu
- Tạo bản tóm tắt ngắn gọn về các cuộc thảo luận hoặc chủ đề hội thoại dài. Brain loại bỏ những thông tin không cần thiết để trình bày các quyết định cốt lõi và các bước tiếp theo của cuộc họp, giúp nhóm thống nhất với nhau
- Sử dụng tính năng tóm tắt để tạo bản tóm tắt ngắn gọn về các quyết định quan trọng, mục hành động và điểm chính chỉ với vài cú nhấp chuột
Kết nối với các công cụ quản lý dự án
Có hai cách để thực hiện điều này. Đầu tiên, bạn có thể chọn một công cụ ghi chú ASR hoặc AI tích hợp với nền tảng quản lý dự án. Thứ hai, bạn có thể chọn một công cụ quản lý dự án như ClickUp với khả năng AI tích hợp để ghi chú và quản lý tài liệu.
Dưới đây là một số tính năng khiến ClickUp trở thành giải pháp phần mềm hỗ trợ AI tốt nhất cho ghi chú cuộc họp:
1. Tài liệu
ClickUp Docs là trung tâm tập trung tất cả các tài liệu liên quan đến dự án của bạn. Nó đóng vai trò là không gian hợp tác nơi bạn và nhóm của bạn có thể:
- Lưu trữ ghi chú cuộc họp để dễ tham khảo và sắp xếp rõ ràng. Bạn có thể chỉnh sửa ghi chú cuộc họp để dễ đọc hơn bằng cách sử dụng các tùy chọn định dạng khác nhau như tiêu đề lớn, dấu đầu dòng và bảng (PS. Bạn cũng có thể sử dụng ClickUp Brain trong Tài liệu)
- Xem lại và đóng góp vào ghi chú cuộc họp. Vì tài liệu có thể cộng tác và chia sẻ, người tham gia có thể để lại nhận xét để bổ sung thêm bối cảnh và thông tin nền cho nội dung đã thảo luận, đồng thời sửa bất kỳ sai sót hoặc hiểu nhầm nào
- Xây dựng một kho lưu trữ tập trung cho tất cả các ghi chú cuộc họp của bạn. Chia sẻ ghi chú giữa các bên liên quan để đảm bảo tính minh bạch, trách nhiệm giải trình và quyền truy cập thông tin, đồng thời giữ cho toàn bộ nhóm luôn thống nhất
2. Bảng trắng
ClickUp Whiteboard là một trong nhiều công cụ cộng tác trên ClickUp. Nó giúp brainstorming và ý tưởng trực quan trong các cuộc họp theo những cách sau:
- Chuyển ý tưởng và khái niệm thành các định dạng trực quan như bản đồ tư duy, sơ đồ và biểu đồ để thúc đẩy khám phá sáng tạo và hợp tác
- Hình dung mối quan hệ và sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các công việc hoặc ý tưởng để tập trung vào bức tranh toàn cảnh trong khi làm việc với các chi tiết nhỏ nhặt
- Nhúng Bảng trắng vào nội dung cuộc họp trên Tài liệu để có trải nghiệm phát triển dự án và động não tích hợp
3. Mẫu
ClickUp cũng cung cấp thư viện phong phú các mẫu miễn phí có thể tùy chỉnh 100% dựa trên nhu cầu dự án hoặc quy trình làm việc của bạn.
Ví dụ: Mẫu Biên bản Cuộc họp ClickUp cung cấp cấu trúc rõ ràng để ghi lại biên bản cuộc họp dưới dạng tài liệu trong ClickUp. Từ chương trình nghị sự chi tiết đến những thay đổi trong biên bản cuộc họp trước đó đến các thông báo, mẫu này bao gồm tất cả mọi thứ.
Tương tự, mẫu Tài liệu có thể tùy chỉnh cho Ghi chú cuộc họp ClickUp cung cấp hướng dẫn. Bằng cách thiết lập các nguyên tắc và cấu trúc cho các cuộc họp, bạn có thể làm cho mọi cuộc họp trở nên ý nghĩa, cho dù bạn tổ chức hàng ngày hay hàng năm.
Vì bạn sẽ phải lưu giữ tất cả các ghi chú cuộc họp, chúng tôi cũng có mẫu này trên ClickUp Meeting Note Style. Mẫu cuộc họp ghi lại tóm tắt ngắn gọn của mỗi cuộc họp theo định dạng đơn giản và tạo ra một kho lưu trữ trung tâm có thể tìm kiếm. Nó giúp tổ chức ghi chú dễ dàng hơn đồng thời cho phép cập nhật tiến độ kịp thời cho các nhóm và các bên liên quan.
4. Tích hợp
Như thể các tính năng và khả năng vốn có của ClickUp vẫn chưa đủ, bạn còn có tùy chọn tích hợp ClickUp với các công cụ, nền tảng và hệ thống hiện có của mình. Ví dụ
ClickUp tích hợp với Google Meet và Microsoft Teams để họp video. Tương tự, bạn có thể kết nối nó với Fireflies và MeetGeek để phiên âm trực tiếp. Những tích hợp này cho phép bạn thêm các tính năng quản lý dự án mạnh mẽ vào các công cụ khác và làm cho chúng có thể mở rộng.
Đáp ứng và vượt qua kỳ vọng với AI để ghi chú cuộc họp
Cho dù bạn sử dụng các công cụ AI cho bản trình bày và chương trình làm việc hay sử dụng chúng để tạo phụ đề trực tiếp, AI đang ngày càng trở nên phổ biến trong lĩnh vực ghi chú cuộc họp. Quan trọng hơn, nó vẽ ra một tương lai tích cực và đầy hứa hẹn cho những gì sắp tới.
Khi công nghệ ngày càng phát triển, bạn sẽ tìm thấy những trợ lý cuộc họp AI trực quan hơn, tập trung vào giá trị và có thể hành động hơn. Các tính năng nâng cao như phân tích cảm xúc sẽ thông báo cho bạn về tinh thần của nhóm, trong khi tính năng dịch trực tiếp sẽ kết nối các khu vực địa lý. Chỉ là vấn đề thời gian trước khi chúng ta chứng kiến sự thay đổi này.
Vì vậy, tận dụng công nghệ này càng sớm càng tốt là một trong những cách tốt nhất để luôn đi trước một bước. Thay vì phân bổ đầu tư vào nhiều công cụ khác nhau, hãy chọn một giải pháp duy nhất để đạt được ROI cao hơn. Nói cách khác, hãy bắt đầu với ClickUp và để AI biến đổi hoạt động kinh doanh của bạn.
Đăng ký miễn phí trên ClickUp ngay bây giờ để biết cách làm!