"Cuộc họp là nơi công việc thực sự chết đi. "
Tôi thường nói những điều như vậy suốt ngày—và có lý do chính đáng.
Hãy nghĩ về điều này: Một cuộc họp một giờ với tám người không chỉ là một giờ — đó là tám giờ. Đó là một ngày làm việc đầy đủ trong vòng 60 phút. Chúng ta sẽ không bao giờ tiêu xài 8 giờ tiền bạc một cách bừa bãi, nhưng chúng ta lại tiêu tốn 8 giờ thời gian tập thể mà không suy nghĩ.
Tôi từng tin rằng công việc không đồng bộ là câu trả lời. Tôi thay thế các cuộc họp bằng các tài liệu chi tiết, cho phép mọi người xem xét và đóng góp theo tốc độ của riêng mình. Điều này thật sự rất thoải mái! Mọi người làm việc theo tốc độ của riêng mình, không bị gián đoạn bởi những thông báo cuộc họp liên tục. Tôi rất nhiệt tình với phương pháp này, đến nỗi mọi người bắt đầu gọi tôi là "Async Dean. "
Nhưng có điều gì đó không ổn.
Một số thành viên trong nhóm phát triển mạnh mẽ trong khi những người khác lại chậm chạp. Sự mất đồng bộ ngày càng gia tăng. Các quyết định bị đình trệ. Và tôi nhận thấy một điều đáng ngạc nhiên: một số công việc tốt nhất của chúng tôi chỉ được hoàn thành khi chúng tôi gọi điện cho nhau. Các vấn đề mà chúng tôi cố gắng giải quyết bắt đầu xuất hiện dưới những hình thức mới.
Đây là điều tôi đã học được: Cuộc họp không phải là điều xấu — chỉ là chúng được thiết kế không tốt.
Tại sao hầu hết các cuộc họp đều thất bại
Hầu hết các cuộc họp đều được thiết kế để thất bại trước khi bắt đầu. Chúng vội vàng, dài dòng và thiếu định hướng.
Đây là lý do:
Vấn đề bối cảnh
Các cuộc họp hiệu quả không bắt đầu khi mọi người tham gia cuộc gọi — chúng bắt đầu từ rất lâu trước đó. Nếu không có bối cảnh chung, các cuộc họp sẽ trở thành những phiên họp tốn kém để cập nhật thông tin. Không ai muốn dành 20 phút để tìm hiểu những điều mà họ có thể đọc trước đó.
Bẫy Lịch Trình Mơ Hồ
"Thảo luận về tiến độ dự án" không phải là một chương trình nghị sự — đó là sự thừa nhận kế hoạch kém. Một chương trình nghị sự thực sự trả lời các câu hỏi như: Chúng ta đang đưa ra quyết định gì? Chúng ta đang giải quyết vấn đề gì?
Nếu không có câu trả lời cho những câu hỏi này, bạn chỉ đang dành không gian trong lịch của mình mà thôi.
Hiệu ứng quá tải
Cuộc họp cần sự tập trung, và sự tập trung sẽ mất đi khi có quá nhiều người. Mỗi người tham gia không cần thiết sẽ làm loãng cuộc hội thoại. Kết quả là bạn sẽ có những người chỉ đứng xem thay vì đóng góp, mỗi người im lặng tự hỏi tại sao mình lại ở đó.
Những quyết định biến mất
Một quyết định được đưa ra nhưng không được ghi lại cũng giống như không bao giờ xảy ra. Nếu không có sự ghi chép và theo dõi rõ ràng, các cuộc họp sẽ trở thành một vòng lặp vô tận của những cuộc thảo luận giống nhau, tuần này qua tuần khác. Bạn không tiến lên phía trước — bạn chỉ đang chạy vòng tròn.
Một cách tốt hơn
Các cuộc họp không chỉ nên chiếm thời gian — chúng phải tạo ra tiến độ. Tuy nhiên, bao nhiêu lần các cuộc họp dẫn đến những ghi chú rời rạc, những quyết định bị lãng quên hoặc những mục hành động không bao giờ được thực hiện? Chính những công cụ được thiết kế để giúp chúng ta hợp tác lại thường khiến chúng ta phải lục lọi trong sự hỗn loạn.
Đó là điều chúng tôi quyết tâm khắc phục. Nhóm của chúng tôi đã suy nghĩ sâu sắc về cách biến các cuộc họp từ nguồn gốc của sự thất vọng thành nguồn động lực.
Một cách chúng tôi đang làm là sử dụng AI Notetaker — một công cụ được xây dựng để biến sự lộn xộn sau các cuộc họp thành những thông tin rõ ràng, có thể hành động được.
Đây là ý tưởng…
Ghi lại quyết định, không chỉ lời nói
Các cuộc họp chứa đựng nhiều quyết định và ý kiến quý giá, nhưng những điều đó thường bị chôn vùi trong đống ghi chú. AI Notetaker đảm bảo rằng mọi quyết định được đưa ra đều được ghi lại và có thể dễ dàng chia sẻ với bất kỳ ai, dù họ có mặt trong phòng hay không.
Biến cuộc hội thoại thành hành động
Ghi lại những gì đã nói là không đủ. Cuộc họp phải thúc đẩy công việc tiến lên. AI Notetaker ghi lại các mục hành động, phân công cho đúng người và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ điều gì.
Bảo tồn ngữ cảnh
Mọi cuộc họp đều diễn ra trong một dự án rộng lớn hơn. Bằng cách kết nối các cuộc thảo luận với công việc, tệp tin và các quyết định trước đó, AI Notetaker cung cấp bối cảnh đầy đủ để nhóm của bạn có thể tiến về phía trước mà không cần phải lặp lại những điều đã qua.
Không chỉ là tóm tắt, đây là về sự rõ ràng và động lực.
Khi các cuộc họp kết nối liền mạch với công việc, chúng không còn là sự lãng phí thời gian mà bắt đầu mang lại thời gian:
Không còn phải tìm kiếm ghi chú, không còn phải tự hỏi những gì đã được quyết định.
Phần hay nhất?
Điều quan trọng không chỉ là ghi lại những gì đã nói — mà là kết nối nó với công việc diễn ra trước và sau cuộc họp.
Mọi cuộc thảo luận đều có bối cảnh, mọi quyết định đều cần được thực hiện.
Câu hỏi thực sự
Mỗi cuộc họp nên bắt đầu từ một điểm rõ ràng: "Mục đích của cuộc họp này là gì? Chúng ta đang giải quyết một vấn đề, đưa ra quyết định hay cài đặt hướng đi rõ ràng?"
Nếu bạn không thể trả lời những câu hỏi này, bạn không cần một cuộc họp — bạn cần suy nghĩ lại.
Mục tiêu không phải là có nhiều cuộc họp hơn hay ít cuộc họp hơn. Mục tiêu là có những cuộc họp tốt hơn. Những cuộc họp tôn trọng thời gian của bạn và mang lại nhiều hơn những gì bạn bỏ ra. Những cuộc họp biến cuộc hội thoại thành tiến độ.
Bởi vì khi được thực hiện đúng, cuộc họp không phải là nơi công việc chết đi. Đó là nơi công việc trở nên sống động.
Sẵn sàng thay đổi các cuộc họp của bạn?
Đừng để các cuộc họp đánh cắp thời gian và năng lượng của bạn nữa — hãy biến chúng thành vũ khí bí mật để thúc đẩy tiến độ công việc.
Với AI Notetaker của ClickUp, bạn có thể ghi lại mọi quyết định, mục hành động và bối cảnh một cách dễ dàng, đảm bảo nhóm của bạn tập trung trong cuộc họp và thống nhất các bước tiếp theo sau đó.