Cách tổ chức các cuộc họp hiệu quả để đạt được hiệu quả tối đa

McKinsey báo cáo rằng 61% các nhà điều hành cảm thấy rằng ít nhất một nửa thời gian ra quyết định của họ — chủ yếu dành cho các cuộc họp không hiệu quả — không thực sự mang lại kết quả.

Cảm giác này được chia sẻ bởi vô số chuyên gia, những người cảm thấy khó chịu hoặc rùng mình khi hệ thống của họ phát ra tiếng báo có cuộc họp khác.

Cuộc họp hiệu quả nhằm mục đích tập hợp một nhóm người được lựa chọn để trao đổi thông tin, quan điểm và dữ liệu nhằm đạt được một kết quả nhất định. Cho dù đó là ra quyết định, động não hay lập kế hoạch hành động, mục tiêu là đảm bảo mọi người đều cảm thấy hiệu quả sau khi kết thúc cuộc họp.

Vậy, làm thế nào để tổ chức các cuộc họp hiệu quả, phá vỡ chu kỳ thất vọng? Hãy cùng tìm hiểu. 👀

Các loại cuộc họp

Trái với suy nghĩ của nhiều người, công việc chuẩn bị cho một cuộc họp thành công bắt đầu từ rất lâu trước khi cuộc họp diễn ra. Bản chất của cuộc họp mà bạn tổ chức quyết định phần lớn điều này.

Tùy thuộc vào kết quả mong muốn, có một số loại cuộc họp phổ biến mà bạn có thể lên kế hoạch cho nhóm của mình. 🧑‍💻

1. Cuộc họp trực tiếp

Các cuộc họp này có tất cả người tham gia có mặt tại một địa điểm, thường là trong khuôn viên văn phòng.

Tương tác trực tiếp trong các cuộc họp mặt đối mặt cho phép sự tham gia theo thời gian thực và làm cho các cuộc họp hiệu quả hơn. Chúng cho phép người tham gia giao tiếp rõ ràng và tham gia hiệu quả, loại bỏ sự hiểu lầm.

Không có rào cản từ các yếu tố gây xao lãng kỹ thuật số, người tham gia có nhiều khả năng nắm bắt các tín hiệu phi ngôn ngữ, khiến các tương tác trở nên chân thực hơn. Cài đặt này cho phép hợp tác tức thì bằng cách chia sẻ ý tưởng, tranh luận và thảo luận trong thời gian thực.

2. Cuộc họp ảo

Cuộc họp ảo, hay cuộc họp từ xa, là hình thức linh hoạt nhất. Cuộc họp này cho phép người tham gia tham gia từ mọi nơi và trên mọi thiết bị, như điện thoại di động, máy tính xách tay hoặc máy tính bảng. Cuộc họp này được tiến hành bằng phương thức kỹ thuật số qua nền tảng hội nghị video/audio.

Cuộc họp ảo giúp tiết kiệm chi phí như thuê phòng hội nghị, đặc biệt là đối với các tổ chức có lực lượng lao động toàn cầu. Nhờ tính linh hoạt, các nhóm có thể đưa ra quyết định tức thì và tránh được những rắc rối khi tổ chức cuộc họp trực tiếp.

Điều này giúp giảm bớt nhu cầu của người tham gia phải có mặt tại một địa điểm nhất định vào một thời gian nhất định và giúp việc tổ chức trở nên dễ dàng hơn. Ví dụ, người chủ trì có thể dễ dàng theo dõi cuộc họp bằng cách sử dụng AI để ghi chú cuộc họp.

3. Cuộc họp kết hợp

Các cuộc họp kết hợp trở nên phổ biến sau đại dịch, nhưng chúng vẫn tiếp tục đóng vai trò quan trọng ngày nay. Tại sao vậy?

Do đó, công việc kết hợp là giải pháp thỏa hiệp hoàn hảo. Cuộc họp kết hợp là công cụ mạnh mẽ mà các doanh nghiệp, từ doanh nghiệp đa quốc gia đến tổ chức ảo, áp dụng để hợp tác với các nhóm ngày càng toàn cầu hóa.

Các cuộc họp này thường có sự tham gia của cả người tham dự trực tiếp và từ xa.

Giống như cài đặt từ xa, các cuộc họp không bị gián đoạn không được đảm bảo trong các thiết lập kết hợp. Tuy nhiên, sử dụng nền tảng hội nghị truyền hình mạnh mẽ và kết nối internet ổn định có thể giúp các cuộc họp này dễ quản lý hơn rất nhiều.

Lập kế hoạch và chuẩn bị cho các cuộc họp hiệu quả

Như đã đề cập trước đó, việc đặt nền tảng sẽ quyết định cuộc họp có hiệu quả hay chỉ là một cuộc họp vô bổ, lãng phí thời gian và nguồn lực của nhóm.

Tuy nhiên, cách chắc chắn nhất để tổ chức một cuộc họp thành công là tự mình làm một số công việc sâu sắc.

Dưới đây là một số điều cần nhớ khi lập kế hoạch và chuẩn bị cho cuộc họp của bạn. 🙋

Đặt mục tiêu cuộc họp rõ ràng

Bắt đầu bằng cách xác định mục tiêu bạn muốn đạt được thông qua cuộc họp này. Sau đó, xem xét liệu kết quả bạn mong muốn có 'thực sự' cần sự tham gia tích cực và kịp thời của nhóm hay không.

Tạo chương trình họp hiệu quả

Khi đã có mục tiêu rõ ràng cho cuộc họp, hãy lập chương trình nghị sự nêu rõ các chủ đề chính, người thảo luận và vai trò của từng người (và ai là người thực hiện).

Bạn có thể tiến thêm một bước nữa bằng cách sắp xếp thứ tự ưu tiên các mục trong chương trình và phân bổ thời gian để thảo luận từng mục.

Tại đây, Tài liệu ClickUp có thể là công cụ hoàn hảo để bạn lập kế hoạch cuộc họp và soạn thảo chương trình nghị sự, điều phối lịch trình của nhóm và phân công các công việc định kỳ dựa trên nội dung cuộc họp.

Mẫu chương trình nghị sự ClickUp giúp hợp lý hóa các cuộc họp hiệu quả của bạn bằng cách cho phép bạn theo dõi mục tiêu, phác thảo mục tiêu, tạo cấu trúc cuộc họp rõ ràng và phân công nhiệm vụ và mục hành động — tất cả ở một nơi.

Tôi có cuộc họp hai tuần một lần với cấp trên và chúng tôi sử dụng ClickUp để lập chương trình họp. Tôi cảm thấy làm việc hiệu quả hơn vì tất cả các yêu cầu về sự kiện và bản trình bày của tôi đều được lưu trữ ở đây, cùng với chỉ báo trạng thái cập nhật mà cấp trên của tôi có thể kiểm tra.

Mời những người tham gia cuộc họp phù hợp

Giống như bất kỳ sự kiện nào, danh sách khách mời của bạn sẽ quyết định sự thành công (đọc: hiệu quả) của sự kiện đó.

Trong môi trường làm việc, điều này có nghĩa là tập hợp đúng tỷ lệ từ mỗi nhóm — những người ra quyết định, chuyên gia về chủ đề, người thực thi và tất nhiên là người tổ chức. Quá nhiều người ra quyết định có thể dẫn đến bế tắc và trì hoãn các cuộc thảo luận về việc thực thi.

Mặt khác, điều quan trọng là phải có sự tham gia của các bên liên quan có quan điểm đa dạng trong các cuộc họp động não. Nhìn chung, một nguyên tắc cơ bản là mời số lượng người tối thiểu cần thiết để đạt được mục tiêu của bạn.

Lên lịch cuộc họp một cách cẩn thận

Lên lịch họp vào thời gian thuận tiện giúp người tham dự tập trung và tham gia tích cực, từ đó mang lại các cuộc thảo luận và kết quả cuộc họp hiệu quả hơn.

Bắt đầu bằng cách thuyết phục những thành viên có lịch trình dễ bị gián đoạn nhất, chẳng hạn như những người tham gia cuộc họp ở cùng địa điểm nhưng làm việc theo múi giờ khác nhau.

Cho dù bạn đang tổ chức các cuộc gọi hàng tuần hay các cuộc họp nhóm khẩn cấp, việc kiểm tra lịch trình của từng người tham gia để tìm thời gian lý tưởng để họp là một công việc tẻ nhạt.

Chế độ xem lịch ClickUp

Với Chế độ xem Lịch ClickUp, bạn có thể tập trung lịch của bạn và nhóm của bạn vào một nơi.

Bạn thậm chí có thể chỉnh sửa lịch của mình bằng thao tác kéo và thả đơn giản. Chế độ xem Lịch giúp mọi người đồng bộ, để toàn bộ nhóm của bạn luôn ở cùng một trang — theo nghĩa đen.

Mẫu cuộc họp ClickUp

Tải xuống mẫu này

Mẫu Cuộc họp ClickUp giúp các cuộc họp của bạn hiệu quả hơn. Nó cho phép bạn quản lý chương trình làm việc, ghi chú và theo dõi các hoạt động tiếp theo, giữ tất cả các chi tiết quan trọng trong tầm tay.

Bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh mẫu để phù hợp với nhu cầu của cuộc họp, đảm bảo mọi chủ đề quan trọng đều được đề cập. Phần ghi chú rất phù hợp để ghi lại những điểm quan trọng đã thảo luận, trong khi phần theo dõi giúp các mục hành động và trách nhiệm được rõ ràng, giúp bạn dễ dàng nắm bắt những việc cần làm tiếp theo.

Tổ chức các cuộc họp hiệu quả

Thiết lập tiền lệ phù hợp khi bắt đầu cuộc họp.

Dưới đây là một số nguyên tắc hướng dẫn cần nhớ khi tổ chức cuộc họp tiếp theo của bạn. 📋

Bắt đầu đúng giờ

Bắt đầu cuộc họp đúng giờ là cách hiệu quả để tuân thủ chương trình nghị sự. Điều này cũng thể hiện sự tôn trọng và quan tâm đến thời gian của những người tham gia.

Phân công vai trò

Hầu hết các cuộc họp đều diễn ra sôi nổi, với những diễn biến mới liên tục xảy ra. Để duy trì đà phát triển, hãy biến những cuộc thảo luận này thành những kết quả có thể thực hiện được cho nhóm của bạn.

Với ClickUp Meetings, bạn có thể dễ dàng biến những điều rút ra thành nhiệm vụ.

ClickUp Tasks cho phép bạn tạo các điểm hành động chi tiết trực tiếp từ ghi chú cuộc họp, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ điều gì.

Sau khi tạo Nhiệm vụ, bạn có thể phân công chúng bằng ClickUp Assign Comments, cho phép bạn giao trách nhiệm cụ thể cho các thành viên trong nhóm ngay từ phần bình luận của nhiệm vụ.

Khuyến khích sự hợp tác

Thước đo thực sự cho sự thành công của bất kỳ cuộc họp nào là mức độ hợp tác có ý nghĩa mà nó mang lại. Bạn có thể đạt được điều này bằng cách mời các quan điểm khác nhau về các chủ đề thảo luận hoặc thậm chí giao các mục hành động cho những người tham gia.

Mẫu biên bản cuộc họp ClickUp

Tải xuống mẫu này

Mẫu Biên bản cuộc họp ClickUp cung cấp một cách liền mạch để ghi chép các cuộc họp của bạn. Bạn có thể dễ dàng ghi lại danh sách người tham dự, xác nhận tất cả mọi người có mặt. Mẫu này cho phép ghi chú chi tiết cho từng mục trong chương trình nghị sự, ghi lại các cuộc thảo luận và quyết định quan trọng.

Thiết kế hợp tác của mẫu cho phép nhiều người dùng đóng góp và chỉnh sửa trong thời gian thực để nhóm của bạn luôn thống nhất. Mẫu này cũng theo dõi các kết quả và thông tin chi tiết quan trọng, cung cấp bản tóm tắt cuộc họp hữu ích cho các bên liên quan không thể tham dự.

Quản lý thời gian cuộc họp hợp lý

Cách tốt nhất để tổ chức một cuộc họp hiệu quả là cài đặt và tuân thủ thời gian dành cho từng mục trong chương trình họp.

Tuy nhiên, điều này cũng có thể có nghĩa là điều phối cuộc thảo luận lành mạnh đồng thời đảm bảo các cuộc thảo luận không đi chệch khỏi chủ đề đang thảo luận. Hãy cân nhắc thêm một người điều phối vào danh sách công việc nếu bạn là người tổ chức và cũng tham gia vào quá trình ra quyết định.

Theo dõi và trách nhiệm sau cuộc họp

Cuộc họp đã kết thúc, công việc thực sự mới bắt đầu. Đây là lúc bạn bắt đầu theo dõi kết quả mà cuộc họp mong muốn đạt được.

Dưới đây là cách bạn có thể phân tích và đảm bảo các cuộc họp của mình mang lại kết quả ý nghĩa. 🎯

Tổng hợp kết quả cuộc họp

Bạn có thể đánh giá hiệu quả thực sự của một cuộc họp thông qua những điều rút ra được của từng người tham gia. Một cuộc họp chỉ được coi là hiệu quả khi nó dẫn đến các mục tiêu hoặc kế hoạch hành động cụ thể để thực hiện.

Đối với những người có nhiệm vụ tóm tắt kết quả cuộc họp, không cần phải xem xét tất cả các chi tiết bằng tay.

Với ClickUp Brain, trợ lý AI tích hợp sẵn, bạn có thể tóm tắt ghi chú cuộc họp mà không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào (hoặc bất kỳ thông tin thú vị nào trong cuộc hội thoại).

Ngoài ra, Mẫu báo cáo cuộc họp ClickUp cũng là một công cụ tuyệt vời để nhanh chóng tóm tắt và ghi lại dữ liệu cuộc họp, từ loại cuộc họp, địa điểm, thời lượng đến số lượng người tham dự.

Tự động hóa việc phân công công việc

Bước tiếp theo là đảm bảo kết quả của cuộc họp không chỉ nằm trên giấy. Việc tích hợp chúng vào quy trình làm việc hàng ngày trở nên rất quan trọng để tạo ra kết quả cuộc họp có ý nghĩa. Bạn có thể sử dụng Tự động hóa ClickUp để phân công công việc và lên lịch theo dõi bất cứ khi nào cần thiết.

Sử dụng Tự động hóa cùng với ClickUp Brain giúp tối đa hóa hiệu quả cuộc họp của bạn đồng thời giảm bớt gánh nặng cho bạn.

Theo dõi tiến độ

Thu hẹp khoảng cách giữa quyết định và hành động bằng cách thực hiện các công việc từ cuộc họp của bạn.

Điều này có thể bao gồm việc theo dõi thường xuyên trạng thái của các công việc hoặc lên lịch các cuộc họp riêng với người được giao nhiệm vụ bất cứ khi nào cần can thiệp. Bạn có thể xác định tần suất của các cuộc kiểm tra này dựa trên mức độ phức tạp của công việc và những người liên quan.

Một phương pháp hay là làm việc theo nhóm và xác định những "đối tác" có thể tập trung vào việc dự đoán các trở ngại và xây dựng các khung giảm thiểu rủi ro.

Khi các nhóm quá tập trung vào các phân đoạn dự án cụ thể, họ thường mất đi cái nhìn tổng thể. Quan điểm hẹp hòi này có thể cản trở họ phát hiện ra những thông tin quý giá có thể đẩy nhanh quá trình ra quyết định.

ClickUp Dashboards là một công cụ cộng tác mạnh mẽ giúp nhóm của bạn cải thiện kế hoạch và hiệu suất dự án, quản lý sprint tốt hơn và sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên bằng cách trực quan hóa công việc của bạn.

Nó phân tích trạng thái của các công việc khác nhau trong dự án của bạn để cung cấp chế độ xem toàn diện về những công việc đã quá hạn và giúp bạn phân bổ nguồn lực phù hợp.

Đo lường hiệu quả cuộc họp

Đánh giá hiệu quả của các cuộc họp không chỉ là một hoạt động hình thức để thể hiện bản thân. Hãy coi đó là một cuộc kiểm tra.

Bạn càng hiểu rõ những yếu tố làm nên một cuộc họp thành công, cuộc họp của bạn sẽ càng tốt hơn. Hãy cùng khám phá các chỉ số bạn cần lập bản đồ để đo lường hiệu quả của một cuộc họp. 📊

Các phương pháp hay nhất cho các loại cuộc họp cụ thể

Mỗi cuộc họp đều khác nhau, do đó, những yếu tố làm cho mỗi cuộc họp trở nên hiệu quả cũng khác nhau. Các nguyên tắc vàng để lập kế hoạch và tổ chức các cuộc họp thành công phụ thuộc vào một số phương pháp hay nhất.

Hãy cùng khám phá các chiến lược họp hiệu quả có thể nâng cao tiêu chuẩn cho tất cả các cuộc họp của bạn:

🤝 Tối ưu hóa các cuộc họp trực tiếp

🤝 Cải thiện trải nghiệm họp ảo

🤝 Tận dụng tối đa các cuộc họp kết hợp

Vượt qua những thách thức thường gặp trong cuộc họp

Bất kể bản chất của cuộc họp là gì, nó luôn có những thách thức. Ngay cả những cuộc họp được lên kế hoạch kỹ lưỡng nhất cũng có thể đi chệch hướng, hãy cùng khám phá một số thách thức phổ biến để tổ chức các cuộc họp hiệu quả. ⚠️

Xử lý những người chiếm ưu thế trong cuộc thảo luận

Lợi ích của các cuộc họp nằm ở khả năng tạo ra nhiều quan điểm khác nhau.

Vì vậy, khi một hoặc hai ý kiến chi phối cuộc thảo luận, sẽ không còn nhiều không gian cho các quan điểm khác. Kết quả là những ý kiến sâu sắc, một chiều và cuối cùng là vô ích.

Với tư cách là người chủ trì cuộc họp, bạn có trách nhiệm theo dõi chặt chẽ các chế độ xem chủ đạo xuất hiện trong cuộc họp.

Xây dựng sự bao quát

Tính bao gồm có thể có nhiều biểu mẫu khác nhau tùy thuộc vào loại cuộc họp. Ví dụ, trong các cuộc thảo luận ra quyết định, có thể mời các thành viên cấp dưới trong nhóm chia sẻ quan điểm mới mẻ của họ trước khi cho các trưởng nhóm đưa ra ý kiến của mình.

Các cuộc họp kết hợp hoặc ảo có thể yêu cầu người tham dự ảo chia sẻ ý kiến của họ mà không bị người tham dự trực tiếp lấn át.

Giữ cuộc thảo luận đi đúng hướng

Các cuộc họp không có chương trình nghị sự giống như những cuộc hội thoại bên máy nước uống — chỉ là những lời bàn tán.

Tuy nhiên, khi tham gia cuộc họp, các thành viên mong muốn có những cuộc hội thoại ý nghĩa. Sau cùng, họ đã dành thời gian làm việc để tham gia cuộc họp.

Ngay cả khi đã có chương trình nghị sự, đôi khi các cuộc họp vẫn vượt quá thời gian quy định hoặc bỏ sót những thông tin cập nhật quan trọng, khiến mọi người cảm thấy thất vọng.

Xử lý các sự cố kỹ thuật

Sự cố kỹ thuật là trở ngại phổ biến trong các cuộc họp.

Trong trường hợp tốt nhất, chúng có thể làm trì hoãn hoặc cản trở luồng thảo luận, trong trường hợp xấu nhất, chúng có thể làm chệch hướng tiến độ cuộc họp. Trang bị cho các thành viên trong nhóm công nghệ họp hiệu quả hơn và lập kế hoạch dự phòng là điều không thể thiếu ở đây.

Lập kế hoạch và tổ chức các cuộc họp hiệu quả với ClickUp

Tóm lại, các cuộc họp hiệu quả tạo ra tác động rõ ràng hoặc có ý nghĩa đối với công việc hoặc dịch vụ/sản phẩm của bạn.

Điều này có nghĩa là ngay cả việc lập kế hoạch cho bất kỳ cuộc họp nào cũng giống như một video chiếu ngược — bạn bắt đầu với kết quả, lập kế hoạch để đạt được kết quả đó (và với ai) và nơi bạn bắt đầu.

Nhưng nhờ ClickUp, đây không phải là một hành trình đơn độc. Tận dụng hệ sinh thái các công cụ năng suất để giúp bạn lập kế hoạch, hợp lý hóa và quản lý các cuộc họp của mình một cách hiệu quả.

Bắt đầu sử dụng ClickUp ngay hôm nay.