![Soạn thảo bản tóm tắt cuộc họp hiệu quả: Mẹo hữu ích cho sự hợp tác nhóm [Kèm theo mẫu]](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/03/Meeting-Recap-Blog-Feature.png)
Nếu ngày làm việc của bạn dường như là một chuỗi dài vô tận của các cuộc họp, bạn sẽ đánh giá cao nghệ thuật viết bản tóm tắt cuộc họp hay. Đây là một văn bản đơn giản, nhưng khi được soạn thảo khéo léo, nó có thể tóm tắt một cách đẹp mắt các thông tin quan trọng từ các cuộc họp bận rộn với nhiều tông điệu và quy mô khác nhau.
Đối với nhiều nhóm, viết bản tóm tắt mang tính chiếu sáng có thể là một cuộc đấu tranh khủng khiếp. Vấn đề là các thành viên trong nhóm bị ngập trong email, cuộc họp và tin nhắn Slack cả ngày, dẫn đến quá tải thông tin. Và khi ai đó bắt tay vào viết ghi chú cuộc họp, đầu óc của họ đã mệt mỏi và họ thậm chí không thể nhớ hết bối cảnh của những gì đã xảy ra.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ thảo luận về cách tiếp cận bản tóm tắt cuộc họp và các phương pháp hay nhất để viết bản tóm tắt kịp thời.
Phần thưởng: Chúng tôi cũng sẽ giới thiệu ClickUp, một công cụ quản lý cuộc họp và ghi chú dựa trên AI có thể giúp cuộc sống của bạn và nhóm của bạn trở nên dễ dàng hơn. 🤩
Quy trình viết bản tóm tắt cuộc họp hiệu quả: 5 bước
Chuẩn bị bản tóm tắt cuộc họp không phải là điều khó khăn — chỉ cần đơn giản và súc tích, giống như bản tóm tắt dự án hoặc tài liệu tóm tắt, với mục tiêu cuối cùng là:
- Cập nhật thông tin liên quan cho tất cả các bên liên quan
- Dùng làm tài liệu tham khảo cho các cuộc họp và hành động trong tương lai
Vấn đề trong việc viết bản tóm tắt cuộc họp hiệu quả thường chỉ là giới hạn về con người hoặc thủ tục. Tuy nhiên, đây không phải là một công việc khó khăn nếu bạn làm theo phương pháp năm bước đơn giản dưới đây. 🔽
Bước 1: Xác định các yếu tố hậu cần để viết bản tóm tắt
Khi nói đến hậu cần, chúng tôi muốn nói đến ai, khi nào và nội dung của bản tóm tắt cuộc họp, áp dụng cho toàn công ty. Bạn nên:
- Chỉ định người ghi chú : Chỉ định một người tham dự cụ thể chịu trách nhiệm ghi chép biên bản cuộc họp để đảm bảo các điểm chính được ghi lại. Các thành viên trong nhóm của bạn có thể thay phiên nhau ghi chú
- Xác định thời gian gửi email tóm tắt cuộc họp: Điều quan trọng là phải chuẩn bị sẵn email tóm tắt cuộc họp dễ đọc ngay sau cuộc họp để lưu giữ thông tin tốt hơn
- Phác thảo phạm vi nội dung cuộc họp cần ghi lại: Bản tóm tắt cuộc họp thường bao gồm những gì đã diễn ra trong cuộc họp, bao gồm các cuộc thảo luận quan trọng, quyết định được đưa ra, các mục hành động và người được giao nhiệm vụ để mọi người đều có cùng thông tin
- Xác định phong cách tóm tắt: Tùy thuộc vào văn hóa công ty và yêu cầu về hiệu quả, bạn có thể muốn bản tóm tắt không chính thức hoặc phiên bản trông chuyên nghiệp hơn
Bước 2: Ghi chú chi tiết trong suốt cuộc họp
Để tạo email tóm tắt cuộc họp tốt, người ghi chú được chỉ định nên ghi chép trong cuộc họp, không phải sau cuộc họp. Mục đích là ghi lại các điểm chính như thông tin quan trọng được trao đổi, quyết định và công việc được đề xuất trong thời gian thực.
Viết ra những gì được nói không phải là phần quan trọng duy nhất — một số cuộc họp có thể yêu cầu bạn ghi chú ai đã nói gì và với ai. Ngoài ra, bạn cần phải nhạy bén và ghi lại bất kỳ vấn đề nào được nêu ra trong cuộc họp hoặc thông tin mà các bên liên quan cần biết, chẳng hạn như ai chịu trách nhiệm cho một hành động, ngày đáo hạn là khi nào và các chi tiết quan trọng tương tự.
Người ghi chú phải tập trung trong suốt cuộc họp để đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ cho người đọc bản tóm tắt, những người có thể không luôn có mặt trong cuộc họp hoặc không nhớ được nội dung thảo luận trực tiếp.
Sẽ tốt hơn nếu các ghi chú thô trong bước này được sắp xếp theo chủ đề để dễ xử lý các chi tiết sau này. 🔍
Bước 3: Soạn thảo email tóm tắt cuộc họp
Hãy tưởng tượng bạn đang có một chuyến đi đầy sự kiện. Nhưng khi chia sẻ trải nghiệm của mình với một người bạn, bạn sẽ đề cập đến những điểm nổi bật chính và không làm họ nhàm chán với những cập nhật từng giờ. Đó chính là nội dung của bước này!
Email tóm tắt cuộc họp phải là bản tổng quan nhanh chóng và có ý nghĩa về toàn bộ cuộc họp mà không làm người đọc choáng ngợp với từng chi tiết nhỏ. 🧐
Khi cuộc họp kết thúc, hãy ghi lại tất cả các chi tiết quan trọng đã được thảo luận một cách mạch lạc. Về cơ bản, bạn đang chỉnh sửa các ghi chú dài của mình, cắt bỏ những phần không liên quan và sắp xếp các điểm chính theo thứ tự phù hợp bằng các câu dễ hiểu.
Bước 4: Đính kèm tài liệu hỗ trợ trong email của bạn
Giả sử bạn đang tham gia một cuộc họp nhóm để thảo luận về đề xuất dự án mới và trong suốt cuộc thảo luận, trưởng nhóm tham khảo các tài liệu như kế hoạch dự án, biểu đồ dữ liệu và chiến lược tiếp thị.
Các tài liệu này cung cấp thông tin chi tiết và quan trọng để hiểu phạm vi và yêu cầu của dự án. Vì vậy, soạn thảo bản tóm tắt cuộc họp mà không bao gồm các tài liệu này là điều tuyệt đối không được làm! ❌
Việc thêm các tài liệu này giúp nhóm của bạn dễ dàng tìm kiếm dữ liệu theo ngữ cảnh mà không cần tìm kiếm trong hàng loạt email hoặc tệp tin. Ngoài ra, nó còn cung cấp quyền truy cập thông tin bình đẳng, đảm bảo mọi người đều có cùng thông tin.
Bạn có hai tùy chọn: bao gồm liên kết đến địa điểm trực tuyến của tệp hoặc đính kèm các tài nguyên có liên quan vào bản tóm tắt. 🔗
Bước 5: Lập kế hoạch trước về những người cần nhận email tóm tắt cuộc họp
Sau khi đảm bảo rằng tất cả các tài liệu liên quan đã được đưa vào bản tóm tắt cuộc họp, bước quan trọng tiếp theo là quyết định ai sẽ nhận bản tóm tắt này. Hãy cân nhắc những điều sau:
- Người tham dự cuộc họp: Tất cả những người tham dự cuộc họp nên nhận một bản sao. Bản tóm tắt này đóng vai trò như một lời nhắc nhở về trách nhiệm, công việc trong tương lai và các quyết định đã được đưa ra của họ
- Người không tham dự: Những người vắng mặt trong cuộc họp cần bản tóm tắt để cập nhật thông tin và hiểu kết quả của cuộc họp
- Các bên liên quan: Các nhà quản lý ở cấp phân cấp thông tin cao hơn hoặc bất kỳ ai có lợi ích trong dự án nên nhận bản tóm tắt
- Tham khảo trong tương lai: Người tổ chức cuộc họp hoặc trưởng nhóm nên lưu một bản sao biên bản cuộc họp trong kho tài liệu của mình để tham khảo cho các cuộc họp trong tương lai. Điều này sẽ rất hữu ích khi soạn thảo chương trình nghị sự cho cuộc họp tiếp theo hoặc khi xem lại các quyết định trong quá khứ
Vai trò của AI trong việc tạo bản tóm tắt cuộc họp tốt
Hãy nói thẳng vào vấn đề. 🐘
Viết tóm tắt với sự trợ giúp của trí tuệ nhân tạo (AI) có tốt không? Có!
Ngày nay, hầu hết các cuộc họp đều diễn ra trực tuyến và sử dụng AI là một cách tuyệt vời để làm cho quá trình tóm tắt của bạn hiệu quả hơn. Khi kết hợp với phần mềm họp, các công cụ AI có thể đơn giản hóa các công việc liên lạc và tự động hóa quá trình viết, cho phép các thành viên trong nhóm tham gia vào các hoạt động động não hoặc giải quyết vấn đề quan trọng hơn.
Dưới đây là năm cách mà AI đã cải thiện quá trình tóm tắt cuộc họp:
- Chuyển đổi thành văn bản tự động: Các công cụ hỗ trợ AI có thể chuyển đổi các cuộc thảo luận trong cuộc họp (lời nói) thành văn bản theo thời gian thực, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào
- Xác định các điểm chính: Các ghi chú do AI tạo ra bằng các công cụ tiên tiến sẽ nêu bật các điểm quan trọng, đảm bảo chúng không bị bỏ sót trong cuộc họp bận rộn
- Tóm tắt: Nhiều công cụ AI có thể tóm tắt các ghi chú cuộc họp dài để tiết kiệm thời gian của người đọc
- Theo dõi mục hành động: AI có thể theo dõi các mục hành động được thảo luận trong cuộc họp, đảm bảo trách nhiệm và thực hiện kịp thời
- Hiệu quả quy trình: AI giúp tiết kiệm thời gian ghi chú và tóm tắt thủ công, cho phép bạn tập trung hơn vào các cuộc thảo luận trong cuộc họp và công việc thực tế của mình
Tóm tắt dựa trên AI không còn là khái niệm tương lai mà đã trở thành hiện thực. Nhiều gã khổng lồ công nghệ, như Microsoft, đã sử dụng AI thành công để tạo bản ghi chép cuộc họp.
6 mẹo để nâng cao hiệu quả của bản tóm tắt cuộc họp
Chúng tôi có thể lặp đi lặp lại điều này, nhưng mẹo hay nhất ở đây là tóm tắt cuộc họp ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề. Tập trung vào tính rõ ràng của văn bản sẽ đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm đều dễ dàng nắm bắt được những điểm quan trọng.
Chúng tôi đã tổng hợp sáu mẹo và phương pháp hay nhất để tạo bản tóm tắt cuộc họp tốt hơn. Chúng tôi cũng sẽ chỉ ra cách thức mà công việc nhàm chán này có thể trở nên dễ dàng hơn gấp trăm lần nhờ các chức năng họp và giao tiếp trong ClickUp. 💯
1. Tận dụng tối đa chương trình nghị sự cho bất kỳ cuộc họp sắp tới nào
Nền tảng của một bản tóm tắt tốt thường là một chương trình họp vững chắc.
Chương trình họp là cẩm nang đáng tin cậy để ghi chú trong cuộc họp. Chương trình này đã bao gồm tất cả các chủ đề quan trọng, điểm chính, câu hỏi và mục tiêu cần thảo luận, được sắp xếp gọn gàng ở một nơi. Điều này giúp theo dõi bối cảnh dễ dàng hơn, đặc biệt khi bạn đang chủ trì cuộc họp và cố gắng ghi chú cùng lúc.
ClickUp có một số mẫu chương trình nghị sự để giúp bạn tạo chương trình nghị sự toàn diện trước cuộc họp. Ví dụ: Mẫu chương trình nghị sự cuộc họp ClickUp có cấu trúc đa năng, phù hợp với mọi cuộc họp. Mặt khác, Mẫu cuộc họp toàn thể ClickUp là lựa chọn lý tưởng cho các cuộc họp toàn công ty.
Nếu bạn đang ghi chú, bạn có thể sử dụng ClickUp Docs để ghi lại các điểm nhanh hơn. Đây là hệ thống quản lý tài liệu tập trung của nền tảng, cho phép bạn tạo và cộng tác về các mục chương trình cuộc họp, ghi chú và mục hành động trong thời gian thực. Bạn có thể:
- Tạo các trang có cấu trúc sẵn, lồng nhau và liên kết với nhau cho chương trình nghị sự và bản tóm tắt
- Thêm liên kết đến các công việc và tài liệu khác trực tiếp trong bản tóm tắt của bạn
- Mời nhiều đồng nghiệp cùng xem xét hoặc chỉnh sửa bản tóm tắt cuộc họp của bạn đồng thời
- Sử dụng các liên kết an toàn, có thể chia sẻ để gửi bản tóm tắt cho khách hàng hoặc cộng tác viên bên ngoài
- Truy cập các chương trình nghị sự, bản tóm tắt và các tài liệu lưu trữ khác bằng Tìm kiếm toàn bộ
2. Chưa chuẩn bị? Ghi chép cuộc họp bằng sổ tay hoặc mẫu tóm tắt cuộc họp
Không phải lúc nào bạn cũng có thể mở Tài liệu Google hoặc các tài liệu tương tự để ghi chú, đặc biệt là khi bạn đang nói chuyện điện thoại hoặc tham gia một cuộc họp trực tuyến đột xuất mà không có sự chuẩn bị trước. Nếu bạn cần ghi chú nhanh hoặc ghi lại ý tưởng của mình, hãy cân nhắc sử dụng sổ ghi chú truyền thống hoặc các công cụ ghi chú.
Ví dụ: bạn có thể sử dụng ClickUp Notepad trên máy tính để bàn và thiết bị di động để ghi chép cuộc họp một cách đơn giản. Quay lại để chỉnh sửa ghi chép của bạn bất cứ lúc nào. 📝
ClickUp Notepad có một số tính năng tuyệt vời để tạo bản tóm tắt nhanh, chẳng hạn như:
- Lệnh gạch chéo: Sử dụng phím tắt để định dạng ghi chú của bạn với tiêu đề, văn bản in đậm, danh sách và hơn thế nữa
- Kéo và thả: Dễ dàng thêm hình ảnh, gif, video và các tệp khác trực tiếp vào ghi chú của bạn
- Tìm kiếm: Nhanh chóng tìm thấy những gì bạn cần bằng cách tìm kiếm từ khóa trong tiêu đề hoặc mô tả ghi chú của bạn
- Lưu trữ/hủy lưu trữ: Giữ ghi chú của bạn được sắp xếp gọn gàng bằng cách lưu trữ hoặc hủy lưu trữ chúng
- Chuyển đổi: Chuyển ghi chú của bạn thành công việc hoặc thêm vào tài liệu dự án của bạn
ClickUp cũng có bộ sưu tập các mẫu tóm tắt cuộc họp miễn phí. Tất cả những gì bạn cần làm là thêm chúng vào Không gian Làm việc của mình và bắt đầu thêm ghi chú vào các phần được chỉ định. Ví dụ: nếu bạn là một nhóm thợ xây dựng, bạn có thể sử dụng Mẫu Biên bản Cuộc họp Xây dựng ClickUp để theo dõi tiến độ và các quyết định của dự án.
Hãy xem một số bộ sưu tập mẫu bản tóm tắt cuộc họp yêu thích của chúng tôi:
3. Lập danh sách và phân công các mục hành động để mọi người cùng hiểu rõ
Nhiều người ghi chú gặp khó khăn trong việc trích xuất các mục hành động từ cuộc họp. Giải pháp ở đây là liệt kê tất cả các mục hành động và gắn thẻ những người chịu trách nhiệm thực hiện. Về cơ bản, chúng ta đang biến lời nói thành hành động.
Quá trình này có thể bao gồm ba bước:
- Xem lại ghi chú của bạn để xác định công việc, trách nhiệm hoặc lời hứa được đưa ra trong cuộc họp
- Đối với mỗi mục hành động, hãy ghi rõ người phụ trách và ngày đáo hạn
- Tùy chọn — sắp xếp các công việc theo mức độ khẩn cấp và quan trọng
Với Nhiệm vụ ClickUp, bạn có thể nhanh chóng tạo nhiệm vụ hoặc công việc con từ ghi chú cuộc họp. Tất cả những gì bạn cần làm là chọn phần ghi chú có liên quan bằng cách nhấp chuột phải, chọn Tạo nhiệm vụ/công việc con và thêm một hoặc nhiều người được giao nhiệm vụ.
Đó chưa phải là tất cả — bạn có thể thêm những người tham gia cuộc họp làm Người theo dõi trên công việc để họ nhận được thông tin cập nhật về tiến độ công việc hoặc bất kỳ diễn biến mới nào. 👀
4. Sử dụng bản ghi âm và bản ghi chép cuộc họp
Bạn có thể sử dụng các công cụ phiên âm để chuyển đổi các cuộc hội thoại trong cuộc họp thành văn bản. Hoặc, thay vì chỉ dựa vào ghi chú bằng văn bản, người ghi chú có thể tận dụng tính năng quay màn hình để có bản ghi hình và âm thanh của cuộc họp, đảm bảo không bỏ sót hoặc hiểu nhầm bất kỳ thông tin nào.
Với công cụ quay màn hình miễn phí của ClickUp, Clip, bạn có thể dễ dàng quay màn hình máy tính và xem ngay bản ghi mà không cần tải xuống. Cho dù bạn cần giải thích một quy trình phức tạp hay lưu chi tiết cuộc họp với khách hàng, Clip sẽ giúp bạn. 🎬
Bạn có thể chọn ghi lại:
- Toàn bộ màn hình
- Cửa sổ ứng dụng cụ thể
- Bất kỳ tab trình duyệt nào trong Chrome hoặc Firefox
Sau khi ghi âm hoàn tất, hãy chia sẻ bản tóm tắt với người ghi chép hoặc khách hàng qua liên kết có thể chia sẻ.
5. Tóm tắt những khoảnh khắc và quyết định quan trọng bằng ClickUp AI
ClickUp AI có thể là một công cụ hữu ích khi soạn thảo bản tóm tắt cuộc họp. Nó có thể định dạng các ghi chú sơ bộ của bạn để sửa lỗi ngữ pháp, giọng điệu và phong cách, đồng thời cấu trúc mọi thứ để tạo cảm giác chuyên nghiệp. Nó thậm chí có thể trích ra các mục hành động cho bạn, để bạn không phải mất thời gian tìm kiếm chúng thủ công.
Ngoài ra, tính năng Tóm tắt cuộc họp của ClickUp sử dụng công nghệ tiên tiến để giúp việc tóm tắt cuộc họp trở nên dễ dàng. Sau khi cuộc họp kết thúc, ClickUp sẽ thực hiện công việc nặng nhọc bằng cách phân tích bản ghi âm hoặc bản ghi chép bằng AI, ghi lại các chi tiết quan trọng như mục hành động, quyết định và điểm chính.
ClickUp sau đó sẽ tổng hợp bản tóm tắt cuộc họp với tất cả thông tin và nhiệm vụ cần thiết. Bạn có thể chỉnh sửa bản tóm tắt nếu cần và chia sẻ ngay với toàn bộ nhóm.
Nếu bạn đang xem lại bản tóm tắt cuộc họp trước đó, bạn cũng có thể sử dụng AI để tóm tắt lại để điều hướng nhanh hơn.
6. Sử dụng email hoặc tin nhắn văn bản để theo dõi
Khi làm việc với các nhóm thuộc các bộ phận và múi giờ khác nhau, việc theo dõi ai chịu trách nhiệm về việc gì sau cuộc họp có thể là một thách thức. Bản tóm tắt cuộc họp chỉ có thể là bản tóm tắt những gì đã diễn ra; bạn có thể cần thực hiện các bước bổ sung để kiểm tra trạng thái của các công việc được đề xuất.
Nếu bạn không muốn gửi email cho mọi thứ, chỉ cần sử dụng các công cụ giao tiếp trực tiếp hơn trong ClickUp, chẳng hạn như chế độ xem Trò chuyện, @đề cập và tính năng Bình luận được giao. Chúng giúp bạn gắn thẻ người được giao nhiệm vụ để cập nhật nhanh chóng, đảm bảo họ không bỏ lỡ bất kỳ thời hạn hoặc nhắc nhở quan trọng nào.
Sử dụng ClickUp Meetings Suite cho cuộc họp tiếp theo của bạn
ClickUp Meetings Suite không chỉ là công cụ hỗ trợ tóm tắt cuộc họp — nó còn có thể giúp bạn trong toàn bộ quá trình họp. Đầu tiên, nó có thể giúp bạn lên lịch họp cho toàn bộ nhóm bằng chế độ xem Lịch.
Bạn có thể đồng bộ Lịch Google với ClickUp để đảm bảo tất cả chi tiết cuộc họp, như ngày họp, mục tiêu chương trình và thời gian ước lượng cho từng mục, được bao gồm trong sự kiện lịch của bạn. 📆
Đối với các cuộc họp diễn ra thường xuyên, chẳng hạn như mỗi thứ Hai lúc 9:00 sáng, bạn có thể thiết lập nhiệm vụ lặp lại. Bằng cách đó, ClickUp sẽ tự động tạo nhiệm vụ cho ngày họp tiếp theo, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức. Bạn cũng có thể kết nối với các công cụ như Zoom để khởi chạy cuộc họp trực tiếp từ nền tảng.
Để giữ mọi thứ được tổ chức, chúng tôi khuyên bạn nên tạo một vị trí đặc biệt cho tất cả các cuộc họp của nhóm, chẳng hạn như một Thư mục.
Trong Thư mục Cuộc họp này, bạn có thể có các Danh sách riêng biệt cho các loại nội dung cuộc họp khác nhau. Ví dụ: bạn có thể có một Danh sách cho các cuộc họp nhóm lớn và một Danh sách khác cho các cuộc trò chuyện riêng. Mỗi Danh sách chứa các công việc đại diện cho các cuộc họp riêng lẻ, giúp bạn dễ dàng theo dõi các cập nhật và ghi chú ngay trong công việc.
Các "công việc" trong cuộc họp của bạn có thể làm được nhiều hơn là chỉ đơn thuần là có mặt. Bạn có thể sử dụng các tính năng như:
- Gán nhận xét*: Phân công công việc chuẩn bị cuộc họp bằng cách để lại nhận xét trực tiếp trên công việc cho các thành viên trong nhóm
- Thêm thẻ*: Sắp xếp các loại cuộc họp bằng cách sử dụng thẻ hoặc danh mục phù hợp
- Sử dụng Danh sách kiểm tra: Theo dõi các mục hành động đơn giản trong chính công việc đó
Trong cuộc họp, hãy thử Bảng trắng ClickUp để hợp tác thời gian thực — cùng các thành viên cuộc họp động não và tạo các nhiệm vụ có thể thực hiện ngay trên bảng trắng!
Viết bản tóm tắt cuộc họp hiệu quả: Ghi chú cuộc họp tiếp theo của bạn với ClickUp
Hãy tạm biệt những cuộc họp dài dòng khiến mọi người cảm thấy lạc lõng! Với các công cụ và mẫu tổ chức và tóm tắt cuộc họp hiệu quả của ClickUp , bạn sẽ có được bản tóm tắt rõ ràng về mỗi cuộc họp, bao gồm các mục hành động rõ ràng và thời hạn mới. Không còn sự nhầm lẫn — chỉ cần một bản tóm tắt nhanh để mọi người luôn đi đúng hướng.
Đăng ký ClickUp và bạn sẽ không bao giờ phải lo lắng về những cuộc họp không hiệu quả nữa. 🌻
Xem lại các câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Khi bạn tóm tắt một cuộc họp, người ta gọi đó là gì?
Hầu hết các nhóm sẽ gọi đó là bản tóm tắt cuộc họp — các thuật ngữ khác có thể sử dụng bao gồm tổng kết cuộc họp, cuộc họp hàng ngày (trong các nhóm nhanh nhẹn), biên bản cuộc họp, tóm tắt cuộc thảo luận và bản ghi nhớ cuộc thảo luận (rất trang trọng).
2. Bạn tóm tắt sau cuộc họp như thế nào?
Bắt đầu bằng cách nêu lý do tổ chức cuộc họp trước đó. Sau đó, ghi chú ngắn gọn các mục trong chương trình họp. Sử dụng dấu đầu dòng hoặc danh sách để ghi lại các chủ đề đã thảo luận và các quyết định quan trọng đã đưa ra. Đảm bảo bao gồm các công việc hoặc hành động cần theo dõi sau cuộc họp.
3. Làm thế nào để viết email tóm tắt cuộc họp sau khi cuộc họp kết thúc?
Dưới đây là một số gợi ý bạn có thể thêm vào email tóm tắt cuộc họp của mình:
- Cảm ơn những người tham gia cuộc họp đã tham dự
- Tóm tắt nhanh nội dung cuộc họp và chương trình nghị sự
- Xem lại các điểm chính đã thảo luận, các quyết định đã đưa ra và các công việc đã phân công. Bao gồm thời hạn và trách nhiệm
- Kết thúc bằng cách đề xuất các bước tiếp theo và bày tỏ sự cảm kích đối với sự đóng góp của mọi người
- Đính kèm bất kỳ tài liệu hỗ trợ nào để tham khảo
Tham khảo các bước chi tiết mà chúng tôi đã đề cập trước đó để tạo ra bản tóm tắt chất lượng.