Hãy bắt tay ngay vào việc: Các mẫu bản phát hành phần mềm góp phần mang lại thành công lặp lại. Nhưng làm thế nào để khuyến khích các đồng nghiệp phát triển, kỹ sư và quản lý sản phẩm của bạn tự nhiên áp dụng và tuân theo các mẫu này?
Các yêu cầu khẩn cấp, sự phát triển quá mức của ứng dụng và giao tiếp kém trong nhóm là những yếu tố ảnh hưởng nặng nề đến năng suất, và việc thêm mẫu đôi khi giống như Một dự án khác mà không ai yêu cầu.
Nhưng nếu những sự kiện lãng phí ngân sách này tiếp tục diễn ra, tốc độ và khả năng giao hàng của sản phẩm sẽ suy yếu, và đó không phải là thực tế mà chúng tôi mong muốn cho bạn!
Bất kỳ công cụ nào chúng ta sử dụng đều có khả năng gây cản trở năng suất của chúng ta nếu không được quản lý đúng cách. Nếu chúng tôi có thể chia sẻ kinh nghiệm về năng suất của mình để giúp bạn tổ chức quá trình phát hành bản phát hành theo bất kỳ cách nào, chúng tôi sẽ không ngần ngại.
Có rất nhiều mẫu và ví dụ tuyệt vời để tham khảo tại đây, nhưng nếu bạn tò mò về việc sử dụng ClickUp cho quản lý sản phẩm, hãy bắt đầu ngay hôm nay! 🌐
Chúng ta sẽ khám phá năm mẫu ghi chú phát hành, các mẹo thực tế để học hỏi từ chúng và từng bước hướng dẫn viết và xuất bản ghi chú phát hành hàng ngày.
Ghi chú phát hành phần mềm là gì?
Ghi chú phát hành phần mềm là tài liệu kỹ thuật được phân phối cùng với bản phát hành sản phẩm mới hoặc cập nhật để thông báo về các thay đổi, sửa lỗi và cải tiến. Ghi chú phát hành của bạn giúp người dùng biết được nhóm của bạn đang làm gì để đáp ứng mong đợi của họ. ⚡️
Ghi chú phát hành phải là nơi khách hàng của bạn tìm đến để trả lời câu hỏi cơ bản: Tôi cần biết gì?
Tùy thuộc vào ngành của bạn — giải trí, kinh doanh, du lịch hoặc mạng xã hội — các ghi chú phát hành công khai này thường được phân phối trên các kênh sau: trang web của công ty, blog, thông báo trong ứng dụng, email, cửa hàng ứng dụng và mạng xã hội.
Tài liệu kỹ thuật không phải là thứ khách hàng mong muốn nhất (như Điều khoản và Điều kiện), nhưng ghi chú phát hành lại là một trường hợp đặc biệt. Chúng là cơ sở kiến thức giúp khách hàng có trải nghiệm tốt nhất với sản phẩm của bạn. 💡
Sử dụng các từ lạ trong ghi chú phát hành sẽ khiến khách hàng cảm thấy bị cô lập và bối rối. Vì vậy, hãy cố gắng tránh sử dụng các thuật ngữ kỹ thuật!
Giống như một bài hát và điệu nhảy, ghi chú phát hành là về sự chuẩn bị, thời gian và truyền tải.
Chúng là cầu nối trực tiếp để giữ chân người dùng thất vọng và thu hút họ trở lại. Vì vậy, đừng trì hoãn việc viết ghi chú phát hành cho đến đêm trước ngày ra mắt. ⌛️
Cho dù tổ chức của bạn đang trong năm thứ hai hay thứ mười, các mẫu ghi chú phát hành phần mềm mà chúng tôi đã lựa chọn có phạm vi từ tài liệu cơ bản đến bộ công cụ năng suất. Vì vậy, mọi người đều có thể tìm thấy thứ phù hợp với mình!
📮ClickUp Insight: Các nhóm có hiệu suất thấp có khả năng phải sử dụng hơn 15 công cụ cao gấp 4 lần, trong khi các nhóm có hiệu suất cao duy trì hiệu quả bằng cách giới hạn bộ công cụ của họ ở 9 nền tảng trở xuống. Nhưng nếu bạn có thể quản lý mọi thứ ở một nơi — bao gồm cả ghi chú phát hành thì sao? Là ứng dụng tất cả trong một cho công việc, ClickUp tập hợp các công việc, dự án, tài liệu, wiki, trò chuyện và cuộc gọi của bạn trên một nền tảng duy nhất, hoàn chỉnh với quy trình làm việc được hỗ trợ bởi AI. Sẵn sàng làm việc thông minh hơn chưa? ClickUp phù hợp với mọi nhóm, giúp công việc hiển thị rõ ràng và cho phép bạn tập trung vào những việc quan trọng trong khi AI xử lý phần còn lại.
6 mẫu ghi chú phát hành miễn phí
1. Mẫu ghi chú phát hành của ClickUp
Mẫu ghi chú phát hành phần mềm đầu tiên của chúng tôi được cung cấp bởi ClickUp Docs!
Mẫu Ghi chú phát hành ClickUp bao gồm các nội dung giữ chỗ và ví dụ trực quan để bạn có thể tự do sáng tạo, từ đó tác động tích cực đến trải nghiệm đọc của khách hàng.
Dưới đây là một số tính năng tiết kiệm thời gian (và miễn phí!) của Tài liệu mà bạn sẽ yêu thích cùng với nội dung phát hành của mình:
- Trình chỉnh sửa cộng tác: Đánh dấu thành viên nhóm và các bên liên quan bằng nhận xét, giao cho họ các mục hành động và chuyển văn bản thành công việc có thể theo dõi để luôn nắm bắt được các ý tưởng
- Băng rôn mã màu: Sắp xếp nội dung và nhấn mạnh văn bản quan trọng
- Nút hành động: Kết nối các liên kết có liên quan đến nội dung khác về sản phẩm để khách hàng của bạn tìm hiểu thêm
- Mục lục cố định: Chuyển đến bất kỳ phần nào của tài liệu với mục lục cố định luôn hiển thị khi bạn cuộn trang
- Khối mã: Duy trì tính toàn vẹn, dễ đọc và khoảng cách của mã với tính năng tô sáng cú pháp
- Trang chia sẻ công khai: Cho phép công cụ tìm kiếm bao gồm liên kết trong kết quả tìm kiếm và sao chép mã nhúng từ phần cài đặt nâng cao
Từ ý tưởng đến phát hành, sắp xếp thứ tự ưu tiên và lập kế hoạch cho các sáng kiến, dự án và vấn đề của bạn — tất cả chỉ trong một nơi. 🧑💻
Xem danh sách các công cụ quản lý phát hành của chúng tôi!
2. Mẫu Release Train của ClickUp
Luôn cập nhật các bản cập nhật phần mềm của bạn bằng cách sử dụng Mẫu ghi chú phát hành ClickUp. Giải pháp do chúng tôi tự phát triển cung cấp một nền tảng năng động và thân thiện với người dùng để quản lý các chuỗi phát hành – việc phân phối các bản cập nhật phần mềm một cách có tổ chức và kịp thời. Được thiết kế để giữ cho các nhóm và các bên liên quan của bạn luôn đồng bộ, mẫu ghi chú phát hành này đảm bảo mọi người đều đồng bộ hướng tới các mục tiêu chung.
Mẫu Ghi chú phát hành của ClickUp giúp bạn dễ dàng theo dõi các tiến bộ, sửa lỗi và cải tiến, đồng thời cung cấp thông tin rõ ràng về những tính năng mới có trong mỗi phiên bản sản phẩm. Bằng cách cung cấp bản phân tích ngắn gọn và hữu ích về mỗi bản phát hành phần mềm, ClickUp giúp nhóm của bạn giao tiếp hiệu quả về công việc đã hoàn thành và lập kế hoạch cho các nhiệm vụ sắp tới.
Luôn cập nhật các bản cập nhật phần mềm không phải là một việc khó khăn. Với Mẫu ghi chú phát hành của ClickUp, bạn có thể duy trì lịch phát hành dự kiến, đảm bảo tất cả các bên liên quan được thông báo về tiến độ và biết những gì sẽ xảy ra. Cho dù bạn là nhà phát triển ghi chép chi tiết về bản cập nhật phần mềm hay là quản lý dự án giám sát việc triển khai bản cập nhật suôn sẻ, mẫu của chúng tôi có thể đáp ứng nhu cầu của bạn một cách hiệu quả.
3. Mẫu ghi chú phát hành MS Word
Bạn sẽ học được một vài điều về định dạng ghi chú phát hành truyền thống với mẫu của Microsoft Word! Đây là một ví dụ tốt về ngôn ngữ nhất quán mà bạn nên hướng tới khi viết ghi chú phát hành. (Thêm thông tin về điều này sau!)
4. Mẫu ghi chú phát hành sản phẩm
Mẫu tiếp theo của Kipwise là một ví dụ khác về ghi chú phát hành tuyệt vời để thông báo cập nhật cho khách hàng. Nếu bạn đang tìm kiếm một mẫu sẵn sàng để gửi cho người viết kỹ thuật hoặc quản lý sản phẩm của mình để viết ghi chú phát hành, họ sẽ có một bản phác thảo sơ bộ để bắt đầu ngay lập tức.
5. Mẫu ghi chú phát hành triển khai MS Word
Mẫu ghi chú phát hành tiếp theo trong Microsoft Word là một tài liệu có thể chỉnh sửa với phần ghi chú phát hành dành riêng cho từng chủ đề chính: Giới thiệu, Sửa đổi chính, Ghi chú cấu hình và Vấn đề đã biết.
Chúng tôi đã đề cập đến lý do tại sao bạn nên tránh sử dụng thuật ngữ kỹ thuật bất cứ khi nào có thể. Tuy nhiên, nếu phần mềm của bạn được thiết kế cho những người đam mê sản phẩm và hiểu các thuật ngữ kỹ thuật, mẫu này sẽ hướng dẫn bạn cách sắp xếp ghi chú phát hành để dễ đọc và luồng thông tin mạch lạc.
(Thấy chưa, danh sách này có thứ cho tất cả mọi người!)
6. Mẫu ghi chú phát hành Sprint
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, mẫu điền vào chỗ trống này phân tích tất cả các phần quan trọng của tài liệu phát hành để bạn xem xét. Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm đầy đủ, mẫu này...rất dài.đặc biệt nếu khách hàng thích đọc từng từ. (Spoiler: Họ không thích!) Nhưng đừng để điều đó làm bạn nản lòng.
Các ký hiệu giữ chỗ chính xác là những gì một mẫu ghi chú phát hành tốt cần để loại bỏ sự phỏng đoán về "Điền gì vào đây?" Chúng ta không bao giờ được đánh giá thấp mức độ hay quên của mình đối với những chi tiết nhỏ, bất kể chúng ta đã đưa ra bao nhiêu ghi chú phát hành sản phẩm!
Cách viết ghi chú phát hành
Nếu bạn từng tò mò về ClickUp, điều đầu tiên bạn cần biết là hỗ trợ công việc phát triển là một phần của chúng tôi.
Hầu hết các nhóm làm việc nhanh nhẹn trong môi trường làm việc kết hợp hoặc gần như hoàn toàn từ xa đều trải qua các giai đoạn năng suất cao và thấp. Sai lầm lặp đi lặp lại, hệ thống được thiết lập, rồi lại có sự cố xảy ra và đảo lộn mọi thứ. Các thành viên trong nhóm của bạn là những bậc thầy trong việc tự tổ chức, nhưng bạn biết rằng có cách tốt hơn để loại bỏ các rào cản năng suất để họ có thể tập trung vào công việc quan trọng.
Mặc dù không có cây đũa thần để làm biến mất những vấn đề phổ biến này, nhưng các công cụ như ClickUp được thiết kế để trao quyền tùy chỉnh quy trình làm việc cho các nhóm.
Các nhóm sản phẩm rất thích sử dụng ClickUp vì họ có thể hiển thị thông tin ở cấp cao trên nhiều nhóm hoặc nhận được thông tin chi tiết về bất kỳ dự án hoặc phụ thuộc nào khi cần thiết.
Trước khi có ClickUp, mọi thứ thật điên rồ. Chúng tôi phát hành sản phẩm rồi lại phải thu hồi vì tính năng có quá nhiều lỗi và không được lên kế hoạch tốt. Chúng tôi đã thấy số lượng lỗi được báo cáo giảm đáng kể và ClickUp giúp chúng tôi tránh được rất nhiều vấn đề.
Trước khi có ClickUp, mọi thứ thật điên rồ. Chúng tôi phát hành sản phẩm rồi lại phải thu hồi vì tính năng có quá nhiều lỗi và không được lên kế hoạch tốt. Chúng tôi đã thấy số lượng lỗi được báo cáo giảm đáng kể và ClickUp giúp chúng tôi tránh được rất nhiều vấn đề.
Chúng tôi muốn quá trình tạo/lập ghi chú phát hành của bạn trở thành một công cụ trực quan để quản lý các dự án đa chức năng — và loại bỏ các cuộc họp Zoom không cần thiết khỏi lịch của mọi người!
Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ xem quá trình hợp tác của một tổ chức hỗn hợp để viết ghi chú phát hành tương tác trong năm ngày. 🗓
Ngày 1: Gửi mẫu công việc phát hành cho các quản lý sản phẩm, kỹ sư và nhà phát triển để thu thập thông tin
Các mẫu nhiệm vụ trong ClickUp đặt ra kỳ vọng cho tất cả các nhóm liên quan. Đây là địa điểm trung tâm để mỗi nhóm tính năng cung cấp các giải thích bằng văn bản, video ngắn và các tài liệu hỗ trợ khác cho bản phát hành sắp tới. Điều này giúp mọi người tiết kiệm thời gian quý báu cho công việc hành chính và theo dõi các bản cập nhật.
Ngày 2: Soạn thảo ghi chú phát hành và theo dõi các mục còn thiếu hoặc không rõ ràng
Bây giờ đến sự kiện chính: viết ghi chú phát hành sản phẩm! Mẫu Ghi chú phát hành của ClickUp cho phép những người đóng góp tài liệu chỉnh sửa trong thời gian thực và @đề cập đến từng người hoặc nhóm khi gặp khó khăn trong quá trình viết. ✍️
Những điều cần có trong ghi chú phát hành của bạn bao gồm:
- Tên tài liệu, ngày và số phiên bản: Số phiên bản là một chuỗi các số có dấu thập phân cho người dùng nội bộ và bên ngoài biết phiên bản phần mềm hiện tại. Nếu số ở ngoài cùng bên trái của dấu thập phân tăng lên, điều đó báo hiệu một bản cập nhật phần mềm lớn. Các số ở bên phải dấu thập phân báo hiệu các bản cập nhật nhỏ
- Tên tính năng, mô tả và cập nhật: Đây là thông tin trực tiếp lấy từ các công việc mà nhóm đã hoàn thành
- Nội dung trực quan: Ảnh chụp màn hình, video và GIF giúp khách hàng theo dõi và tìm hiểu về các thay đổi của phần mềm tốt hơn
- Liên kết liên quan: Mỗi phần nên là một tóm tắt ngắn gọn kèm liên kết đến các bài viết hướng dẫn chi tiết
Quy trình làm việc nhanh nhẹn trong ClickUp giúp bạn không cần phải tìm kiếm thông tin. Khi bạn đang viết ghi chú phát hành, bạn sẽ liên tục tham khảo các thông tin từ các nhiệm vụ. Đó là lý do tại sao tính năng Mối quan hệ trong ClickUp sẽ trở thành tính năng yêu thích mới nhất của bạn.
Chỉ cần liên kết tài liệu ghi chú phát hành của bạn với các tài nguyên liên quan đến phát hành từ Không gian Làm việc của bạn. Với ClickUp, việc tham chiếu chéo không còn là một công việc nhàm chán mà trở thành một công cụ tăng năng suất!
Sử dụng ClickUp Brain để soạn thảo ghi chú phát hành của bạn
Việc soạn thảo ghi chú phát hành có thể tẻ nhạt, nhưng ClickUp Brain giúp đơn giản hóa quá trình này. Với AI, bạn có thể nhanh chóng tạo bản nháp chuyên nghiệp, tinh chỉnh nội dung và đảm bảo tính rõ ràng và nhất quán. Cung cấp các chi tiết quan trọng như tính năng mới, cải tiến và sửa lỗi, Brain sẽ tạo ghi chú phát hành có cấu trúc cho bạn.
Ví dụ:
"Tạo bản nháp ghi chú phát hành cho phiên bản 2.5 của phần mềm quản lý dự án của chúng tôi. Bao gồm các phần về Tính năng mới, Cải tiến và Sửa lỗi. Nêu bật việc bổ sung tính năng sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc dựa trên AI, cải thiện hiệu suất cho các dự án lớn và sửa các vấn đề liên quan đến lập lịch công việc định kỳ. "
Tại sao chọn ClickUp Brain?
- Hiệu quả: Tự động hóa việc soạn thảo và tiết kiệm thời gian.
- Sự rõ ràng: Đảm bảo giọng điệu chuyên nghiệp và cấu trúc logic.
- Khả năng mở rộng: Dễ dàng điều chỉnh cho các phiên bản phát hành trong tương lai.
Với ClickUp Brain, việc tạo ghi chú phát hành trở nên nhanh hơn, dễ dàng hơn và hợp tác hơn.
Ngày 3: Đánh thẻ các bên liên quan để xem xét và phê duyệt trong tài liệu ghi chú phát hành
Sau khi tất cả các mục còn lại được xóa, định dạng hoàn thành và bản thảo được hiệu đính, đã đến lúc các bên liên quan xem xét! 🔍
Bạn có thể chọn gán một nhận xét trong tài liệu để thông báo cho các bên liên quan hoặc gửi URL trực tiếp cho họ nếu họ không có trong Không gian Làm việc của bạn. Điều này giúp tránh gửi nhiều bản sao cho nhiều người khác nhau.
Ngày 4: Hoàn thiện và phê duyệt tài liệu phát hành
Để mọi người luôn tham gia vào quá trình phát hành, bạn cần có sự giao tiếp minh bạch. Hãy sử dụng tính năng Trò chuyện trong ClickUp!
Trò chuyện thay thế các chủ đề Slack và email một lần để hợp lý hóa các câu hỏi còn lại và yêu cầu vào phút chót.
Ngày 5: Phân phối ghi chú phát hành đến tất cả các kênh
Khi người quản lý phát hành xác nhận các bản cập nhật phần mềm đã được đẩy vào sản xuất, đã đến lúc công bố ghi chú phát hành! 🎉
Sau một buổi tiệc mừng thành công của nhóm, đã đến lúc hướng tới bản phát hành tiếp theo. Quay trở lại Ngày thứ nhất và lặp lại quy trình với các mẫu tùy chỉnh của bạn!
Bạn đang chăm sóc khách hàng của mình, nhưng ai đang chăm sóc bạn?
Chúng tôi đã cung cấp cho bạn một số điều cần suy nghĩ, nhưng bạn không cần phải thực hiện quá trình này một mình! Đôi khi, chúng ta cần một góc nhìn mới để chỉ ra những cách làm việc tốt hơn, an toàn hơn và tiết kiệm chi phí hơn.
Mẫu chỉ là bước khởi đầu! Nhóm của chúng tôi tại ClickUp sẵn sàng giúp bạn xây dựng hệ thống phát hành có thể mở rộng. ⚙️
Dễ dàng thành thạo việc phát hành phần mềm với ClickUp
Với các mẫu và công cụ phù hợp như ClickUp, bạn có thể biến quá trình ghi chú phát hành thành một quy trình làm việc trơn tru và hiệu quả. Hợp lý hóa giao tiếp, loại bỏ thuật ngữ chuyên môn và thống nhất nhóm của bạn sẽ đảm bảo khách hàng luôn được cập nhật và tham gia vào mọi bản cập nhật.
Sẵn sàng đơn giản hóa quy trình phát hành của bạn chưa? Đăng ký ClickUp và trải nghiệm phương pháp quản lý cập nhật phần mềm có tổ chức và hiệu quả hơn.