Bạn đã mua một chiếc máy hút bụi mới — nó đẹp, tuyệt vời, có các tính năng tiên tiến nhất và bạn không thể chờ để sử dụng nó.
Chậm lại đã!
Ngay sau khi lấy sản phẩm ra khỏi hộp, bạn không biết cách bật nó lên. Bạn tìm tài liệu kỹ thuật đi kèm với sản phẩm nhưng không thể hiểu được. Sự hào hứng của bạn biến thành tuyệt vọng (và thậm chí là hối tiếc) khi bạn cố gắng làm cho sản phẩm hoạt động. 🫣
Cho dù bạn đang sản xuất đồ gia dụng hay phát triển phần mềm, bạn không bao giờ muốn người dùng cảm thấy lạc lõng và bối rối về chức năng của sản phẩm.
Viết tài liệu kỹ thuật phần mềm rõ ràng và súc tích là điều tuyệt đối cần thiết để hỗ trợ khách hàng và giảm số lượng yêu cầu dịch vụ. Ngoài ra, nó cũng hữu ích trong nội bộ, đặc biệt là để đào tạo nhân viên mới, duy trì chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, khắc phục sự cố và xây dựng cơ sở kiến thức.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về các mẫu tài liệu kỹ thuật tốt nhất để mô tả chi tiết về sản phẩm của bạn và giữ cho nhóm và người dùng cuối của bạn hài lòng và được thông tin đầy đủ.
⏰ Tóm tắt 60 giây
Dưới đây là 10 mẫu tài liệu kỹ thuật miễn phí để chia sẻ chi tiết sản phẩm một cách rõ ràng — không còn mất thời gian tìm kiếm nữa:
- Mẫu tài liệu kỹ thuật ClickUp
- Mẫu tài liệu tóm tắt sản phẩm ClickUp
- Mẫu định vị sản phẩm ClickUp
- Mẫu giá sản phẩm ClickUp
- Mẫu quy trình và thủ tục ClickUp
- Mẫu bản đồ quy trình ClickUp
- Mẫu SOP tài liệu nguồn ClickUp
- Mẫu bài viết cơ sở kiến thức của Hubspot
- Mẫu Sổ tay nhân viên của Almanac. io
- Mẫu tài liệu kỹ thuật của Template.net
Mẫu tài liệu kỹ thuật là gì?
Tài liệu kỹ thuật thường được liên kết với các hướng dẫn sử dụng giúp người dùng hiểu cách sử dụng sản phẩm và cung cấp thông tin chi tiết về các tính năng của sản phẩm. Nhưng đó chỉ là một trong những mục đích của tài liệu kỹ thuật.
⭐ Mẫu nổi bật
Bạn mệt mỏi với những tài liệu lộn xộn, lỗi thời? Mẫu Tài liệu Kỹ thuật miễn phí của ClickUp giúp mọi thứ được sắp xếp gọn gàng, rõ ràng và dễ cập nhật — không còn căng thẳng. Hãy thử ngay bây giờ!
Tài liệu kỹ thuật là một công cụ nội bộ thiết yếu, vì nó phục vụ nhiều nhóm, từ phát triển phần mềm và tiếp thị đến bán hàng, đảm bảo chất lượng và dịch vụ khách hàng. Để tài liệu có hiệu quả, nó cần phải chi tiết nhưng súc tích, và đạt được điểm cân bằng này có thể là một thách thức, đó là lý do tại sao bạn nên xem xét sử dụng mẫu.
Một mẫu tài liệu kỹ thuật tuyệt vời cung cấp khung để phác thảo các tính năng và công dụng của sản phẩm. Nó giúp bạn đi đúng hướng và tập trung vào thông tin liên quan, dễ hiểu mà không làm người đọc cảm thấy quá tải.
Một mẫu tài liệu kỹ thuật chất lượng đóng vai trò như bản lý lịch của sản phẩm. Bạn có thể mong đợi các phần được xác định rõ ràng để trình bày chi tiết và tính năng của sản phẩm. Các bản ghi chép bằng văn bản có thể bảo tồn kiến thức về sản phẩm cho các nhân viên trong tương lai VÀ có khả năng cung cấp sự bảo vệ về mặt pháp lý và trách nhiệm.
Có những loại tài liệu kỹ thuật nào?
Bất kể đối tượng và ngành nghề của bạn là gì, một số loại tài liệu kỹ thuật phổ biến nhất bao gồm:
- Hướng dẫn sử dụng (sách hướng dẫn): Dành cho người dùng cuối và nhằm mô tả rõ ràng, có hệ thống các tính năng, bộ phận và cách sử dụng sản phẩm
- Hướng dẫn sửa chữa: Hướng dẫn người dùng qua quá trình khắc phục các vấn đề có thể phát sinh
- Tài liệu API: Mô tả chi tiết giao diện lập trình ứng dụng (API), chủ yếu dành cho các chuyên gia về kỹ thuật. Tài liệu này chứa các hướng dẫn sử dụng và tích hợp với API
- Ghi chú phát hành: Cung cấp mô tả chi tiết về các tính năng của sản phẩm phần mềm và thường chứa các bản sửa lỗi hoặc cập nhật
- Tài liệu cơ sở kiến thức : Thư viện trực tuyến chứa hướng dẫn sử dụng, câu trả lời cho các câu hỏi thường gặp, hướng dẫn khắc phục sự cố và các thông tin khác liên quan đến sản phẩm để giúp người dùng cuối tìm thấy dữ liệu họ cần
- Hướng dẫn thủ tục: Phác thảo các bước cần thiết giúp nhân viên hoàn thành một quy trình hoặc công việc
10 mẫu tài liệu kỹ thuật miễn phí
Chúng tôi đã xem xét hàng chục mẫu để tạo tài liệu kỹ thuật và chọn ra 10 mẫu hàng đầu để giúp bạn diễn đạt chi tiết về sản phẩm của mình mà không làm mất trọng tâm. Hãy xem qua và tìm giải pháp phù hợp nhất cho bạn, cho dù là để tạo tài liệu kỹ thuật cho sử dụng nội bộ hay giúp người dùng cuối hiểu rõ hơn về sản phẩm của bạn. 💪
1. Mẫu tài liệu kỹ thuật ClickUp
Đối với bất kỳ ai muốn tạo tài liệu kỹ thuật rõ ràng, hiệu quả và dễ hiểu, Mẫu tài liệu kỹ thuật ClickUp là một công cụ tuyệt vời để bắt đầu. Mẫu thân thiện với người dùng này cho phép bạn dễ dàng cấu trúc các tài liệu kỹ thuật của mình, đảm bảo rằng chúng toàn diện và hiệu quả trong việc truyền đạt các chi tiết cần thiết. Mẫu này là ClickUp Doc, một tính năng cho phép bạn tạo, chỉnh sửa và cộng tác trên các tài liệu với các thành viên trong nhóm của mình trong thời gian thực.
Mẫu này có các phần được xác định để trình bày chi tiết kỹ thuật, tính năng và các bước khắc phục sự cố của sản phẩm, nếu có. Định dạng này giúp giảm nhầm lẫn, trả lời câu hỏi và hướng dẫn người dùng cuối, từ đó nâng cao trải nghiệm và sự hài lòng của người dùng.
2. Mẫu tài liệu giới thiệu sản phẩm ClickUp
Nếu bạn muốn đảm bảo quá trình phát triển sản phẩm diễn ra suôn sẻ, bạn cần cung cấp cho nhóm của mình những công cụ để vượt qua mọi khó khăn. 🌊
Mẫu tài liệu tóm tắt sản phẩm ClickUp giúp bạn xác định mục tiêu, phác thảo các tính năng của sản phẩm và đảm bảo tính nhất quán trên toàn bộ bảng. Đây là tài liệu ClickUp được tạo sẵn với các phần dành riêng cho mọi khía cạnh của sản phẩm của bạn.
Tài liệu ClickUp là gì?
Đây là tính năng độc đáo của nền tảng cho phép bạn tạo, quản lý, cộng tác và chỉnh sửa tài liệu với đồng nghiệp và khách, để bạn tập trung thông tin — tài liệu kỹ thuật hay không! Bạn và những người dùng khác (bao gồm cả cộng tác viên kỹ thuật của bạn) có thể chỉnh sửa Tài liệu trong thời gian thực, để lại nhận xét, đính kèm chúng vào công việc và sắp xếp quá trình xem xét của bạn trong chốc lát.
Mẫu tài liệu quy trình cụ thể này bao gồm bốn phần:
- 2 trang: Cho thấy sản phẩm của bạn giải quyết vấn đề của khách hàng như thế nào và nêu rõ mục tiêu của bạn
- Kế hoạch phát hành: Chia quá trình ra mắt sản phẩm thành các cột mốc để điều chỉnh kế hoạch phát hành sản phẩm hoàn hảo
- Thông số kỹ thuật chức năng: Xác định nhân cách người dùng và cách sản phẩm của bạn giúp họ khắc phục vấn đề. Nó cũng mô tả chi tiết các tính năng của sản phẩm
- Phụ lục: Bao gồm thông tin bổ sung và các tài nguyên hữu ích giúp tăng cường sự hợp tác
Mẫu này cũng có thể dùng làm tài liệu yêu cầu sản phẩm nhờ khả năng tùy chỉnh.
3. Mẫu định vị sản phẩm ClickUp
Hiểu rõ sản phẩm của bạn là điều quan trọng để xác định điểm khác biệt của sản phẩm so với đối thủ cạnh tranh và cách định vị sản phẩm trên thị trường. Mẫu Định vị sản phẩm của ClickUp giúp bạn xác định điểm mạnh của sản phẩm, xác định khách hàng mục tiêu và phát triển chiến lược định vị tốt nhất. ✨
Bắt đầu sử dụng mẫu bằng cách điền vào biểu mẫu trong chế độ xem Đánh giá vị trí sản phẩm. Thu thập thông tin về các điểm bán hàng độc đáo của sản phẩm và những thách thức mà sản phẩm giúp khắc phục. Biểu mẫu có thể chỉnh sửa, vì vậy bạn có thể điều chỉnh để phù hợp với mục tiêu và lĩnh vực công việc của công ty.
Nếu bạn cần trợ giúp để tạo biểu mẫu, hãy sử dụng ClickUp AI — trợ lý viết văn bản đẳng cấp của nền tảng này. Điều này sẽ giúp bạn có được tất cả các tài liệu kỹ thuật phù hợp với nhu cầu của mình.
Thông tin từ biểu mẫu sẽ tự động được chuyển sang Chế độ xem Danh sách sản phẩm. Chế độ xem này cung cấp cho bạn một trung tâm tập trung để quản lý tất cả các sản phẩm của bạn bằng cách tạo các công việc riêng biệt cho từng sản phẩm.
Các công việc được nhóm theo trạng thái của chúng — đang lập kế hoạch, đang tiến hành, đang xem xét, v.v. — nhưng bạn có thể thay đổi tiêu chí này bằng cách nhấn "nhóm theo" ở góc trên bên phải màn hình.
Chế độ xem Bản đồ định vị sản phẩm là Bảng trắng ClickUp — một khung vẽ kỹ thuật số phù hợp cho hợp tác và động não. Chế độ xem này là nơi bạn sẽ hình dung vị trí của sản phẩm so với các sản phẩm cạnh tranh.
Với một chút tùy chỉnh, mẫu này có thể làm nền tảng để phác thảo các yêu cầu của dự án trước khi ra mắt sản phẩm.
4. Mẫu giá sản phẩm ClickUp
Định giá sản phẩm của bạn không phải là một trò chơi đoán mò — bạn không thể chỉ chọn một mức giá dựa trên số tiền bạn muốn kiếm được (mặc dù điều đó nghe có vẻ tuyệt vời). Bạn cần xem xét kỹ lưỡng các đối thủ cạnh tranh và nhận thức rõ giá trị hữu hình của sản phẩm, và Mẫu định giá sản phẩm của ClickUp có thể giúp bạn làm điều đó.
Với mẫu này, bạn sẽ có thể phát triển các chiến lược giá chính xác, điều chỉnh giá và quản lý hàng tồn kho trong các tài liệu kỹ thuật của mình thông qua hai chế độ xem sau:
- Chế độ xem Sản phẩm theo danh mục: Hiển thị tất cả các sản phẩm của bạn cùng với thông tin chi tiết, chẳng hạn như thương hiệu, SKU (đơn vị lưu kho), loại tài liệu kỹ thuật và kích thước. Chỉnh sửa các Trường Tùy chỉnh này dựa trên tính chất của sản phẩm của bạn
- Chế độ xem Sản phẩm theo Thương hiệu: Nhóm các sản phẩm của bạn theo thương hiệu và hiển thị giá của chúng. Để chỉnh sửa chế độ xem này, hãy chuyển đổi thứ tự các cột và cập nhật Trường Tùy chỉnh để đảm bảo thông tin mong muốn luôn sẵn sàng
Bất cứ khi nào bạn thay đổi thông tin sản phẩm trong một chế độ xem, chế độ xem khác sẽ tự động cập nhật, do đó bạn không phải lo lắng về sự bất nhất trong các tài liệu kỹ thuật.
5. Mẫu quy trình và thủ tục ClickUp
Các quy trình và thủ tục công ty được thiết lập tốt giống như thẻ joker của nhóm bạn — chúng giúp tăng hiệu quả, giảm rủi ro hiểu lầm và mang lại hiệu quả tuyệt vời cho sự hợp tác và giao tiếp trong nhóm. 🃏
Mẫu Quy trình và Thủ tục ClickUp cho phép bạn tạo hướng dẫn từng bước cho các công việc lặp đi lặp lại và tập trung thông tin liên quan. Việc sắp xếp mọi thứ rõ ràng có thể giúp bạn xác định chính xác các điểm nghẽn và cập nhật quy trình của mình.
Đây là một mẫu Bảng trắng khác trong danh sách của chúng tôi — Chế độ xem Sơ đồ quy trình cho phép bạn kéo và thả các hình dạng để trực quan hóa từng giai đoạn của quy trình. Để lại ghi chú dán với thông tin bổ sung và giúp mọi người cùng theo dõi trên cùng một trang.
Nếu bạn không phải là người thích hình ảnh, bạn sẽ thích Chế độ xem Danh sách tài liệu, cho phép bạn phác thảo tất cả các quy trình và thủ tục. Chế độ này nhóm chúng theo bộ phận theo mặc định, nhưng bạn luôn có thể thay đổi để phù hợp với nhu cầu của mình. Chế độ xem này cung cấp một tính năng tuyệt vời — Trường Tùy chỉnh Tỷ lệ hoàn thành, hiển thị tỷ lệ phần trăm công việc đã hoàn thành trên các tài liệu. ✔️
Chế độ xem khác có sẵn là Bảng giai đoạn tài liệu, biến các công việc của bạn thành các thẻ và nhóm chúng theo giai đoạn. Bạn có thể dễ dàng chuyển thẻ từ giai đoạn này sang giai đoạn khác bằng cách kéo và thả.
Chế độ xem cuối cùng là Dòng thời gian—sử dụng chế độ này để hiểu thời lượng của các quy trình và thủ tục theo ngày, tuần hoặc tháng.
6. Mẫu bản đồ quy trình ClickUp
Với Mẫu bản đồ quy trình ClickUp, bạn sẽ không gặp khó khăn trong việc hiểu các quy trình, xác định các bước và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
Mẫu này là danh sách việc cần làm mà bạn có thể đính kèm vào các mẫu và nhiệm vụ khác, đó là lý do tại sao ClickUp gọi nó là mẫu nhiệm vụ. Danh sách này bao gồm 22 công việc con hướng dẫn bạn hình dung và xác định quy trình cho nhóm của mình.
Bước đầu tiên (công việc con) là lựa chọn quy trình bạn muốn lập bản đồ và bước cuối cùng là triển khai quy trình đó. Trong quá trình này, bạn sẽ thực hiện các bước như xác định thành viên nhóm, thiết lập dòng thời gian và xác định các vấn đề với quy trình hiện tại. Sau khi hoàn thành một công việc con, hãy gạch bỏ nó khỏi danh sách công việc để giữ cho danh sách luôn gọn gàng.
Bạn có thể thêm danh sách việc cần làm, đính kèm tệp và để lại ghi chú trong mỗi công việc con.
ClickUp cũng cho phép bạn tạo các phụ thuộc công việc chỉ với vài cú nhấp chuột — chỉ cần xác định công việc con nào cần hoàn thành trước để tối ưu hóa quy trình làm việc. Ngoài ra, còn có tùy chọn theo dõi thời gian dành cho mỗi công việc con, rất hữu ích cho các nhà quản lý dự án.
7. Mẫu SOP tài liệu nguồn ClickUp
Bạn muốn sắp xếp các tài liệu nguồn kỹ thuật số? Mẫu SOP Tài liệu nguồn ClickUp giúp bạn chuẩn hóa quy trình ghi chép tài liệu nguồn.
Các phần được tạo sẵn trong mẫu này giúp bạn phác thảo các bước thu thập và quản lý tài liệu nguồn, đảm bảo tất cả thành viên trong nhóm tuân theo một phương pháp chuẩn hóa. Điều này giúp cải thiện hiệu quả và không để xảy ra lỗi hoặc hiểu lầm.
Mẫu này cực kỳ dễ sử dụng, vì bạn chỉ cần thêm thông tin liên quan theo hướng dẫn được cung cấp. Bạn bắt đầu với những nội dung chung — mục đích và phạm vi của quy trình hoạt động tiêu chuẩn.
Phần Thủ tục là phần mà bạn và nhóm của bạn quan tâm nhất. Trong phần này, bạn sẽ phác thảo các bước để chuẩn hóa các quy trình tài liệu nguồn. Bạn cũng có thể đính kèm hình ảnh để cung cấp cho các thành viên trong nhóm ví dụ trực quan về việc cần làm.
Phần Tài nguyên liên quan cho phép bạn đính kèm các tài liệu và liên kết có liên quan để hỗ trợ quá trình tiêu chuẩn hóa và giúp nhân viên của bạn thực hiện dễ dàng.
8. Mẫu bài viết cơ sở kiến thức của Hubspot
Các bài viết trong cơ sở kiến thức giúp giảm bớt gánh nặng cho đội ngũ hỗ trợ khách hàng và giúp người dùng giải quyết vấn đề trong thời gian ngắn. Do tầm quan trọng của chúng, việc tổng hợp các bài viết chất lượng cho cơ sở kiến thức có thể là một thách thức. May mắn thay, điều này không còn là vấn đề nhờ Mẫu bài viết cơ sở kiến thức của Hubspot.
Mẫu Tài liệu Google này giúp các nhà quản lý sản phẩm và nhà văn kỹ thuật tạo các bài viết cơ sở kiến thức hàng đầu với thông tin liên quan và súc tích.
Mẫu này rất dễ sử dụng trong công việc — các phần cần thiết đã có sẵn, cùng với hướng dẫn về những gì cần bao gồm trong mỗi phần.
Ví dụ: phần Các nguyên nhân/vấn đề phổ biến hướng dẫn bạn xem xét lý do tại sao ai đó muốn đọc bài viết. Cách tiếp cận này giúp bạn đặt mình vào vị trí của khách hàng, viết từ góc độ của họ và đáp ứng nhu cầu của họ tốt hơn.
Mẫu này bao gồm mọi thứ, từ phác thảo vấn đề đến cung cấp giải pháp và tóm tắt chiến lược. Bạn thậm chí còn có không gian để thêm video hướng dẫn và các bài viết liên quan, đồng thời thu thập ý kiến của khách hàng về mức độ hữu ích của bài tập.
Mẫu này có thể tùy chỉnh, vì vậy bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa các phần hiện có và thêm các phần mới để phù hợp với bản chất của sản phẩm hoặc chính sách của công ty bạn.
9. Mẫu Sổ tay nhân viên của Almanac. io
Sổ tay nhân viên có thể không được coi là tài liệu kỹ thuật theo nghĩa truyền thống, nhưng chúng cung cấp các hướng dẫn quan trọng cho nhân viên của bạn và rất cần thiết để duy trì giao tiếp rõ ràng và tránh hiểu lầm.
Mẫu Sổ tay nhân viên của Almanac. io giúp bạn tạo ra một cuốn sổ tay chi tiết, làm rõ những điểm chưa rõ ràng và đảm bảo nhân viên của bạn hiểu rõ các chính sách, chiến lược và mục tiêu của công ty.
Mẫu trực tuyến này cung cấp các phần giải quyết mọi thứ mà nhân viên của bạn cần biết. Ngoài thông tin chung như giá trị công ty, cấu trúc và biểu đồ tổ chức, mẫu này còn đi sâu vào các chi tiết cụ thể như quy định về trang phục và sử dụng xe công ty.
Mỗi phần đều có hướng dẫn về cách trình bày. Nếu một số phần không phù hợp với công ty của bạn, bạn có thể xóa chúng và thêm phần mới để phù hợp nhất với quy trình tài liệu kỹ thuật của riêng bạn.
Mẫu này hỗ trợ cộng tác trực tuyến, vì vậy bạn có thể mời các thành viên nhóm có liên quan cùng nhau tạo ra cuốn sổ tay nhân viên hoàn hảo. 🤝
10. Mẫu tài liệu kỹ thuật của Template.net
Viết tài liệu kỹ thuật đòi hỏi sự chú ý đến chi tiết — chỉ cần bỏ sót một chi tiết nhỏ cũng có thể làm mất đi ý nghĩa của toàn bộ tài liệu. Quá trình này sẽ dễ dàng hơn nhiều khi bạn có ví dụ toàn diện để hướng dẫn, và đó chính là mục đích của Mẫu tài liệu kỹ thuật của Template.net!
Mẫu này không hẳn là một mẫu thực sự — nó là một ví dụ về tài liệu kỹ thuật nên trông như thế nào. Nó bao gồm mọi thứ, từ thông tin chung như mục đích và phạm vi đến các chi tiết như tài liệu hệ thống và tính bền vững.
Nó có thể không có các tính năng cộng tác nâng cao, nhưng nó tạo nền tảng để tạo tài liệu kỹ thuật và tài liệu dự án mà nhóm của bạn sẽ tin tưởng sử dụng.
Mẫu tài liệu kỹ thuật: Tài liệu hoặc không có gì cả!
Tìm được sự cân bằng hoàn hảo giữa tài liệu kỹ thuật chi tiết và dễ đọc có thể là một thách thức. Các mẫu được liệt kê sẽ giúp bạn làm điều đó — chúng đảm bảo nội dung của bạn phù hợp và đi thẳng vào vấn đề, đồng thời cung cấp không gian đủ để bạn nêu rõ các điểm mạnh của sản phẩm.
Bạn thích các mẫu và ví dụ tài liệu kỹ thuật của chúng tôi? Còn nhiều hơn nữa!
Khám phá hơn 1.000 mẫu trong thư viện ClickUp và tìm những mẫu phù hợp nhất với sở thích của công ty và động lực của nhóm bạn. 💗