Tài liệu kỹ thuật tốt giống như một siêu năng lực cho sản phẩm của bạn. Nó cho phép nhóm của bạn theo dõi các thay đổi và tạo tài liệu quy trình. Tuy nhiên, việc xây dựng tài liệu kỹ thuật và cập nhật tài liệu này có thể rất tẻ nhạt.
Phần mềm tài liệu kỹ thuật phù hợp có thể tạo ra sự khác biệt trong quá trình này. Cho dù là soạn thảo hướng dẫn sử dụng đơn giản hay cơ sở kiến thức phức tạp, phần mềm tài liệu kỹ thuật giúp bạn tạo ra các tài liệu rõ ràng, súc tích và thân thiện với người dùng.
Nhiều giải pháp trong số này thậm chí có thể tự động hóa quy trình làm việc tài liệu của bạn, giúp nhóm của bạn tiết kiệm thời gian để tập trung vào việc xây dựng những dự án lớn tiếp theo thay vì dành hàng giờ để viết tài liệu kỹ thuật.
Hãy sẵn sàng tìm hiểu thêm về phần mềm tài liệu kỹ thuật, những yếu tố cần lưu ý khi chọn phần mềm tài liệu kỹ thuật tốt nhất, và 10 lựa chọn hàng đầu được đánh giá cao nhất!
Phần mềm tài liệu kỹ thuật là gì?
Phần mềm tài liệu kỹ thuật giúp bạn tạo và quản lý các tài liệu giải thích cách sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ. Tài liệu kỹ thuật có thể là hướng dẫn sử dụng, giao diện lập trình ứng dụng, cơ sở kiến thức hoặc wiki.
Nhiều ngành công nghiệp sử dụng phần mềm tài liệu kỹ thuật, bao gồm các nhà phát triển phần mềm, công ty phần cứng và bộ phận công nghệ thông tin. Phần mềm này giúp người dùng làm việc hiệu quả hơn khi đưa sản phẩm hoặc dịch vụ vào hoạt động. Đồng thời, nó giúp người dùng khắc phục các sự cố, mang lại lợi ích cho cả người dùng và người tạo.
Với tài liệu kỹ thuật, bạn có thể giúp người dùng hiểu rõ hơn cách sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn một cách tự chủ, giảm áp lực lên nguồn lực nội bộ và hướng dẫn quá trình giới thiệu hoặc khắc phục sự cố.
Những yếu tố cần lưu ý khi chọn công cụ tài liệu kỹ thuật?
Lựa chọn phần mềm phù hợp là yếu tố quan trọng trong quá trình tài liệu kỹ thuật. Khi tìm kiếm phần mềm tài liệu kỹ thuật tốt nhất, hãy tìm các công cụ cung cấp:
- Giao diện dễ sử dụng: Phần mềm tài liệu kỹ thuật mà bạn chọn phải dễ sử dụng, đặc biệt nếu bạn có các thành viên trong nhóm đóng góp vào tài liệu mà họ có thể không có nhiều kiến thức kỹ thuật
- Tính năng cộng tác: Quá trình tài liệu kỹ thuật hiếm khi là công việc của một người. Hãy tìm một công cụ quản lý kiến thức cho phép nhiều người dùng chỉnh sửa tài liệu đồng thời, bao gồm thêm nhận xét
- Nhiều tùy chọn tùy chỉnh: Không có hai tài liệu kỹ thuật nào giống nhau, và đó là điều tốt. Tài liệu của bạn nên phản ánh thương hiệu và phù hợp với thẩm mỹ của công ty, cho phép định dạng văn bản phong phú, đa phương tiện và nhiều cách khác nhau để cấu trúc tài liệu của bạn
- Tùy chọn tích hợp mạnh mẽ: Công cụ tài liệu kỹ thuật càng có thể kết nối với hệ thống công nghệ hiện có của bạn, thì nó càng có giá trị. Hãy tìm những công cụ có thể tích hợp với các ứng dụng khác trong quy trình phát triển phần mềm của bạn, chẳng hạn như hệ thống quản lý nội dung hoặc công cụ quản lý dự án và giao tiếp
- Tùy chọn xuất bản phong phú: Các công cụ tài liệu phần mềm tốt nhất sẽ cho phép bạn xuất bản tài liệu theo nhiều cách khác nhau với các tùy chọn trực tuyến và ngoại tuyến. Điều đó có thể có nghĩa là lưu trữ tài liệu kỹ thuật trong một miền riêng tư, in dưới dạng PDF hoặc sử dụng các tùy chọn chia sẻ khác
Nhiều phần mềm tài liệu kỹ thuật cung cấp kế hoạch miễn phí hoặc kỳ dùng thử. Điều này rất hữu ích để thử nghiệm phần mềm, cho phép các nhà văn kỹ thuật của bạn dùng thử và xem nó phù hợp với quy trình làm việc của nhóm như thế nào.
10 công cụ tốt nhất cho tài liệu nội bộ và ngoại bộ
1. ClickUp
ClickUp có rất nhiều tính năng khiến nó trở thành một công cụ tuyệt vời để quản lý dự án và là giấc mơ của các nhà văn kỹ thuật. ClickUp Docs là nơi hoàn hảo để xây dựng tài liệu kỹ thuật của bạn, cho phép bạn kết nối tài liệu với quy trình công việc và nhiệm vụ để tăng tốc quá trình tài liệu hóa. Trình chỉnh sửa văn bản phong phú cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn tùy chỉnh và giao diện người dùng trực quan sẽ giúp bạn lướt qua các tài liệu trong tích tắc.
Cần thêm trợ giúp? Hãy xem giao diện AI ClickUp, có thể giúp bạn tóm tắt, mở rộng hoặc rút ngắn bản sao theo nhu cầu.
Các tính năng tốt nhất của ClickUp
- Nhiều mẫu để bắt đầu tài liệu của bạn, cho dù bạn đang viết hướng dẫn sử dụng, tài liệu mã nguồn hay tài liệu sản phẩm
- Các hàm AI giúp tăng tốc quá trình viết của bạn, bao gồm các công cụ tiện dụng để tóm tắt tài liệu hoặc mở rộng các phần trong tài liệu của bạn
- Các tính năng cộng tác phong phú giúp các nhóm có thể làm việc đồng thời trên tài liệu, bao gồm để lại nhận xét hoặc tạo Bảng điều khiển tùy chỉnh
Giới hạn của ClickUp
- ClickUp AI chỉ có sẵn dưới dạng tùy chọn trả phí, vì vậy nếu bạn muốn duy trì đăng ký miễn phí, bạn sẽ phải viết tài liệu của mình mà không có sự trợ giúp của AI
- Không phải tất cả các tính năng mạnh mẽ của ClickUp đều có sẵn trên ứng dụng di động của nó
Giá ClickUp
- Miễn phí vĩnh viễn
- Không giới hạn: 7 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Kinh doanh: 12 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: Liên hệ để biết giá
- ClickUp AI có sẵn để mua với tất cả các gói trả phí với giá 5 đô la cho mỗi thành viên Không gian Làm việc và khách nội bộ mỗi tháng
Xếp hạng và đánh giá ClickUp
- G2: 4.7/5 (8.900+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (3.800+ đánh giá)
2. ProProfs Knowledge Base
ProProfs Knowledge Base là phần mềm dựa trên đám mây cho phép bạn tạo và xuất bản tài liệu kỹ thuật một cách dễ dàng. Trình chỉnh sửa toàn diện của nó cho phép bạn định dạng văn bản và thêm hình ảnh, video và đoạn mã vào tài liệu của bạn.
ProProfs Knowledge Base tích hợp liền mạch với một số công cụ mà bạn có thể đã có trong bộ công cụ công nghệ của mình, chẳng hạn như Google Drive, Microsoft Office và Salesforce, giúp đơn giản hóa quá trình biên soạn và tạo tài liệu kỹ thuật. Nền tảng này cho phép bạn xuất tài liệu ở các định dạng khác nhau, bao gồm PDF, tệp Markdown và HTML, giúp bạn dễ dàng chia sẻ hoặc xuất bản tài liệu của mình dưới dạng trang web.
Các tính năng tốt nhất của ProProfs Knowledge Base
- Các công cụ tạo nội dung tuyệt vời để thêm hình ảnh, video và đoạn mã để tạo tài liệu hấp dẫn và hữu ích hơn
- Tính năng tìm kiếm nâng cao giúp người dùng nhanh chóng tìm thấy thông tin cần thiết
- Các tùy chọn tích hợp tuyệt vời để biên soạn tài liệu một cách dễ dàng hơn
Giới hạn của ProProfs Knowledge Base
- Nền tảng này không có nhiều tính năng tự động hóa tích hợp sẵn, vì vậy bạn có thể phải thực hiện nhiều công việc thủ công
Giá cả của ProProfs Knowledge Base
- Miễn phí: cho tối đa 25 bài viết
- Kinh doanh: 29,99 USD/tháng cho 100 bài viết mỗi tháng
- Miền tùy chỉnh và nhãn trắng: 30 USD/tháng
Đánh giá và nhận xét về ProProfs Knowledge Base
- G2: 4.6/5 (25+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (25+ đánh giá)
3. Nuclino
Nuclino là một nền tảng cộng tác dựa trên đám mây và giải pháp tài liệu mạnh mẽ. Nền tảng này hoạt động như một trung tâm và công cụ quản lý kiến thức, cung cấp cho nhóm của bạn một nơi để bắt đầu biên soạn tài liệu kỹ thuật. Các công cụ cộng tác thời gian thực và các tùy chọn nội dung có cấu trúc khiến nó trở nên nổi bật.
Các tính năng tốt nhất của Nuclino
- Hệ thống nội dung có cấu trúc gồm các mục liên kết với nhau giúp dễ dàng sắp xếp và liên kết các tài liệu
- Các tính năng cộng tác tuyệt vời để chia sẻ kiến thức đặc biệt hữu ích cho các nhóm làm việc không đồng bộ
- Các tùy chọn tìm kiếm mạnh mẽ giúp dễ dàng tìm kiếm thông tin, ngay cả trong các cơ sở kiến thức lớn
Giới hạn của Nuclino
- Không có tự động hóa cho tài liệu dựa trên mã, vì vậy bạn sẽ cần phải biên soạn thông tin đó theo cách thủ công hoặc sử dụng các công cụ hiện có khác
Giá cả của Nuclino
- Miễn phí
- Tiêu chuẩn: 5 USD/người dùng/tháng
- Premium: 10 USD/người dùng/tháng
Đánh giá và nhận xét của Nuclino
- G2: 4.7/5 (20+ đánh giá)
- Capterra: 4.8/5 (60+ đánh giá)
4. Whatfix
Whatfix là một nền tảng áp dụng kỹ thuật số, vì vậy mặc dù nó có thể không phải là lựa chọn truyền thống cho tài liệu kỹ thuật, nhưng nó là một công cụ tài liệu phần mềm tiện dụng. Nền tảng này cho phép bạn tạo và chia sẻ các hướng dẫn tương tác và hướng dẫn sản phẩm, chỉ cho người dùng cách thực hiện các công việc hoặc quy trình công việc cụ thể. Các hướng dẫn này có thể giúp bạn tạo tài liệu kỹ thuật cực kỳ phong phú cho phần mềm, phần cứng và trang web.
Các tính năng tốt nhất của Whatfix
- Hướng dẫn tùy chỉnh dựa trên công việc, quy trình làm việc hoặc thậm chí vai trò hoặc thiết bị của người dùng, giúp tài nguyên trở nên phù hợp và hữu ích hơn
- Tích hợp với các công cụ khác để tạo tài liệu toàn diện hơn, bao gồm quản lý mối quan hệ khách hàng, bộ phận hỗ trợ và hệ thống quản lý học tập
- Giao diện đơn giản, dễ sử dụng, ngay cả đối với những người không có nhiều kiến thức kỹ thuật
Giới hạn của Whatfix
- Các tùy chọn xây dựng thương hiệu bị giới hạn, vì vậy bạn có thể không thể tạo hướng dẫn chi tiết đáp ứng các nguyên tắc thẩm mỹ của tổ chức mình
Giá cả của Whatfix
- Liên hệ để được báo giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét của Whatfix
- G2: 4.6/5 (290+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (75+ đánh giá)
5. Document360
Document360 là phần mềm cơ sở kiến thức dựa trên đám mây giúp các tổ chức tạo và chia sẻ tài liệu kỹ thuật chất lượng cao. Phần mềm này cung cấp các công cụ kiểm soát phiên bản và cộng tác mạnh mẽ, đồng thời tích hợp với hơn 1.000 công cụ khác, bao gồm Google Drive và GitHub.
Các tính năng tốt nhất của Document360
- Trình chỉnh sửa cơ sở kiến thức tuyệt vời cho phép bạn tạo tài liệu bằng văn bản, hình ảnh, video, đoạn mã và hơn thế nữa
- Các công cụ tìm kiếm mạnh mẽ giúp dễ dàng tìm kiếm thông tin cụ thể trong cơ sở kiến thức khổng lồ, tăng cường tính thân thiện với người dùng
- Tùy chọn xuất cho phép bạn xuất bản tài liệu kỹ thuật ở nhiều định dạng khác nhau, bao gồm HTML, PDF và Markdown
Giới hạn của Document360
- Giá có thể tăng nhanh, đặc biệt nếu bạn cần các hàm nâng cao hơn cho nhiều đối tượng/kỳ/phiên bản tài liệu dự án
Giá cả của Document360
- Miễn phí vĩnh viễn
- Tiêu chuẩn: 199 USD/dự án/tháng
- Chuyên nghiệp: 399 USD/dự án/tháng
- Kinh doanh: 529 USD/dự án/tháng
- Enterprise: 599 USD/dự án/tháng
Đánh giá và nhận xét về Document360
- G2: 4.7/5 (360+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (190+ đánh giá)
6. Bit
Bit là một nền tảng quản lý kiến thức dựa trên đám mây. Cơ sở kiến thức tập trung giúp dễ dàng tạo hướng dẫn sử dụng, tài liệu kỹ thuật, cổng thông tin khách hàng và hơn thế nữa. Các tính năng cộng tác cho phép các nhóm tạo tài liệu sống với các mẫu và tùy chọn tùy chỉnh mạnh mẽ.
Các tính năng tốt nhất của Bit
- Hàng chục mẫu giúp bạn bắt đầu lập tài liệu và bạn có thể sử dụng các chủ đề tùy chỉnh để phù hợp với thương hiệu của mình
- Các tiện ích thông minh giúp bạn dễ dàng thêm khối văn bản, khối mã, phương trình toán học và hơn thế nữa
- Tính năng theo dõi tài liệu cho phép bạn thêm thành viên nhóm để hợp tác trong khi vẫn theo dõi kiểm soát phiên bản
Giới hạn bit
- Hỗ trợ qua điện thoại không khả dụng cho tất cả người dùng, vì vậy hãy chuẩn bị tìm kiếm diễn đàn trợ giúp nếu bạn gặp khó khăn
Giá theo bit
- Miễn phí
- Gói Pro: 8 USD/thành viên/tháng
- Gói Doanh nghiệp: 15 USD/thành viên/tháng
Đánh giá và nhận xét
- G2: 4/5 (20+ đánh giá)
- Capterra: 5/5 (5+ đánh giá)
7. Confluence
Confluence là một phần của hệ sinh thái Atlassian được sử dụng rộng rãi, khiến nó trở thành một lựa chọn tuyệt vời để tạo tài liệu kỹ thuật nếu bạn đã sử dụng các nền tảng như Jira hoặc Trello. Confluence giúp tạo tài liệu phần mềm dễ dàng với các macro và mẫu giúp tăng tốc quá trình tạo/lập. Nền tảng này dễ sử dụng nhưng chứa đầy các tính năng mà mọi người, từ nhà văn kỹ thuật đến quản lý dự án, sẽ yêu thích.
Các tính năng tốt nhất của Confluence
- Ứng dụng dựa trên web dễ sử dụng từ mọi nơi có kết nối internet, rất hữu ích cho các nhóm làm việc từ xa hiện đại
- Trình chỉnh sửa văn bản tuyệt vời và phân cấp trang giúp bạn dễ dàng tạo và cấu trúc tài liệu kỹ thuật của mình
- Khả năng truy xuất nguồn gốc tuyệt vời cho phép bạn xem ai đã thực hiện thay đổi và khi nào, do đó việc kiểm soát phiên bản trở nên dễ dàng
Giới hạn của Confluence
- Các tùy chọn tự động hóa với các sản phẩm bên ngoài hệ sinh thái Atlassian có thể phức tạp và bị giới hạn
Giá cả của Confluence
- Miễn phí: cho tối đa 10 người dùng và 2 GB dung lượng lưu trữ tệp
- Tiêu chuẩn: 5,75 USD/người dùng/tháng
- Premium: 11 USD/người dùng/tháng
- Enterprise: Gọi để biết giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Confluence
- G2: 4.1/5 (3.600+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (3.000+ đánh giá)
8. Scribe
Nếu bạn muốn tận dụng sức mạnh của AI để đơn giản hóa quá trình tài liệu hóa, Scribe là nền tảng dành cho bạn. Scribe tự động tạo hướng dẫn từng bước để cập nhật tài liệu trong vài phút.
Các tính năng tốt nhất của Scribe
- Giúp bạn ghi chép từng bước quy trình bằng AI để tài liệu của bạn luôn cập nhật mà không tốn nhiều thời gian
- Cho phép bạn tạo hướng dẫn sử dụng để giúp trả lời các câu hỏi thường gặp trong các phiếu hỗ trợ của bạn
- Giúp dễ dàng ghi lại và chia sẻ một quy trình trong vài giây với giao diện chỉ và nhấp chuột
Giới hạn của Scribe
- Một công cụ tuyệt vời để ghi chép quy trình của bạn, nhưng có thể thiếu các tính năng cho nhu cầu tài liệu kỹ thuật mạnh mẽ hơn
Giá cả của Scribe
- Cơ bản: Miễn phí
- Pro Personal: 23 USD/người dùng được cấp phép/tháng
- Pro Team: 12 USD/người dùng được cấp phép/tháng với tối thiểu 5 người dùng
- Enterprise: Đặt lịch trình trình diễn để nhận giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Scribe
- Capterra: 4.9/5 (5+ đánh giá)
9. GitBook
GitBook là giải pháp cơ sở kiến thức giúp dễ dàng tạo tài liệu phần mềm trong quá trình hợp tác. Phần mềm này rất phù hợp để phát triển các tài nguyên dễ sử dụng, dễ tìm kiếm cho người dùng cuối.
Các tính năng tốt nhất của GitBook
- Bạn có thể dễ dàng bắt đầu các dự án tài liệu kỹ thuật bằng cách nhập nội dung và mẫu có sẵn
- Mọi nhóm đều có thể đóng góp vào cơ sở kiến thức nhờ các tính năng cộng tác, và các bên liên quan có thể ký xác nhận trong quá trình thực hiện
- Bạn có thể dễ dàng thực hiện các thay đổi và theo dõi chúng bằng giao diện thân thiện với người dùng, để luôn có thể quay lại phiên bản cũ hơn nếu cần
Giới hạn của GitBook
- Nếu bạn chọn tài khoản miễn phí, bất kỳ ai cũng có thể truy cập nội dung của bạn, vì vậy đừng công bố bất kỳ nội dung nhạy cảm nào ở đó
Giá cả của GitBook
- Cá nhân: Miễn phí vĩnh viễn
- Ngoài ra: 6,70 USD/người dùng/tháng
- Ưu điểm: 12,50 USD/người dùng/tháng
- Enterprise: Liên hệ để biết giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về GitBook
- G2: 4.7/5 (130+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (15+ đánh giá)
10. BookStack
Nếu bạn muốn tạo tài liệu kỹ thuật miễn phí, thì BookStack là lựa chọn đáng để khám phá. Nền tảng mã nguồn mở miễn phí này có giao diện đơn giản mà ngay cả người dùng không có kiến thức kỹ thuật cũng có thể điều hướng, đồng thời cung cấp nhiều tính năng nâng cao cho những ai có nhu cầu.
Các tính năng tốt nhất của BookStack
- Giao diện WYSIWYG cho phép bạn chia tài liệu thành các cuốn sách, chương và trang, đồng thời dễ dàng chỉnh sửa văn bản của mình
- Các tùy chọn tùy chỉnh tốt cho phép bạn chèn thương hiệu của riêng mình vào tài liệu
- Yêu cầu hệ thống tối thiểu đảm bảo phần mềm không làm chậm máy tính của bạn
Giới hạn của BookStack
- Phần mềm này có rất ít tính năng cộng tác, vì vậy có thể không phù hợp với các nhóm cần chỉnh sửa tài liệu đồng thời
Giá cả của BookStack
- Miễn phí
Đánh giá và nhận xét về BookStack
- Capterra: 5/5 (2+ đánh giá)
Hợp lý hóa quy trình tài liệu kỹ thuật của bạn với ClickUp
Phần mềm tài liệu kỹ thuật tốt là điều cần thiết cho bất kỳ tổ chức nào phụ thuộc vào sự hiểu biết của người dùng về cách tận dụng tối đa các sản phẩm và dịch vụ phức tạp. Nội dung tài liệu kỹ thuật toàn diện có thể hướng dẫn người dùng nội bộ và bên ngoài, cung cấp cho họ hướng dẫn rõ ràng, ngắn gọn về cách sử dụng các dự án và dịch vụ của bạn, đồng thời tiết kiệm thời gian và giảm bớt sự thất vọng.
Phần mềm phù hợp có thể giúp tổ chức của bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và tránh được sự thất vọng. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp phần mềm tài liệu kỹ thuật mạnh mẽ và đa năng, hãy xem Clickup. Trình chỉnh sửa tài liệu toàn diện của ClickUp hỗ trợ nhiều loại nội dung, cho phép cộng tác thời gian thực và tích hợp với các công cụ và ứng dụng yêu thích của bạn.
ClickUp cũng cung cấp gói Miễn phí vĩnh viễn, để bạn có thể đảm bảo nó phù hợp với quy trình viết kỹ thuật của mình trước khi cam kết sử dụng gói trả phí. Và nếu bạn đã sử dụng ClickUp làm công cụ quản lý dự án, bạn có thể mở rộng chức năng của nó để viết tài liệu kỹ thuật chỉ với vài cú nhấp chuột.
Tạo tài khoản ngay hôm nay để tìm hiểu thêm về ClickUp và cách nó có thể giúp bạn tạo tài liệu kỹ thuật tốt hơn.