Tài liệu phần mềm của bạn là lộ trình cho các nhà phát triển trong tương lai làm việc trong một dự án và là hướng dẫn cho người dùng học cách tích hợp phần mềm vào quy trình làm việc của họ. Tài liệu cũng có thể giúp các nhà phát triển học hỏi từ những sai lầm trong quá khứ, giúp các dự án trong tương lai dễ dàng gỡ lỗi hơn.
Tài liệu phần mềm không nhất thiết phải là công việc nặng nề trong danh sách việc cần làm của bạn. Với các công cụ phù hợp, bạn có thể nhanh chóng tạo tài liệu dễ đọc, dễ sử dụng và dễ chia sẻ. Chúng tôi khám phá 10 công cụ tài liệu phần mềm tốt nhất năm 2024 mà bạn sẽ muốn sử dụng trong dự án phát triển tiếp theo của mình.
Công cụ tài liệu phần mềm là gì?
Tài liệu phần mềm mô tả cách các nhà phát triển tạo ra phần mềm và cách người dùng cuối nên sử dụng phần mềm đó. Tài liệu này có thể bao gồm hướng dẫn sử dụng, tài liệu giao diện lập trình ứng dụng (API) và thông số kỹ thuật.
Công cụ quản lý kiến thức phù hợp sẽ giúp việc tạo, quản lý và chia sẻ tài liệu kỹ thuật trở nên dễ dàng. Những công cụ này giúp bạn tạo tài liệu nhanh hơn và với ít rắc rối nhất. Nền tảng tài liệu phần mềm có thể tạo tài liệu từ mã, xây dựng cơ sở kiến thức, duy trì hệ thống kiểm soát phiên bản hoặc lưu trữ hướng dẫn sử dụng cho người dùng.
Những yếu tố cần lưu ý khi chọn công cụ tài liệu hóa cho nhà phát triển?
Khi bắt đầu tìm kiếm công cụ tài liệu phần mềm phù hợp, hãy tìm kiếm một công cụ cung cấp:
- Dễ sử dụng: Công cụ tài liệu phần mềm của bạn phải có các chức năng cần thiết trong giao diện thân thiện với người dùng
- Tự động hóa: Càng tự động hóa càng tốt. Hãy tìm một công cụ có thể sử dụng mã nguồn của bạn để tạo tài liệu và tự động sản xuất thông tin cập nhật
- Tính năng cộng tác: Phát triển hiếm khi là một dự án solo. Tài liệu phần mềm tốt nhất sẽ cho phép nhiều thành viên trong nhóm làm việc trên cùng một trang đồng thời
- Chức năng tìm kiếm: Tài liệu phần mềm chỉ hữu ích nếu bạn có thể sử dụng nó để tìm thông tin cần thiết. Hãy tìm một công cụ có chức năng tìm kiếm mạnh mẽ và tính năng lọc để giúp bạn tìm thông tin cụ thể
- Tùy chọn tích hợp: Các công cụ tốt nhất sẽ tích hợp với bộ công cụ công nghệ của bạn để tối ưu hóa quy trình tài liệu hóa phần mềm
Công cụ tài liệu phần mềm bạn chọn phải phù hợp với mục tiêu của dự án. Bạn cần một công cụ phù hợp với quy trình làm việc và ngân sách riêng của nhóm. Nhiều công cụ trong danh sách này cung cấp bản dùng thử miễn phí — một cách tuyệt vời để thử một vài tùy chọn và xem công cụ nào phù hợp nhất với nhu cầu của nhóm bạn.
10 công cụ tài liệu phần mềm tốt nhất để sử dụng
1. ClickUp
Công cụ quản lý dự án được các nhóm trên toàn thế giới yêu thích cũng có thể là người bạn tốt nhất của bạn khi nói đến tài liệu phần mềm. ClickUp là một giải pháp tuyệt vời cho các nhà phát triển phần mềm cần một công cụ quản lý kiến thức hoặc không gian để xây dựng tài liệu phần mềm của họ. Thậm chí còn có mẫu phát triển phần mềm để giúp bạn bắt đầu quá trình và đảm bảo rằng bạn đã nghĩ đến mọi thứ.
Các tính năng như ClickUp Docs cho phép bạn tạo tài liệu và liên kết các tài liệu có liên quan để xây dựng wiki phần mềm. Bạn thậm chí có thể tạo các nhiệm vụ có thể theo dõi trong văn bản tài liệu để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ mục nào trong danh sách việc cần làm.
ClickUp cũng vừa giới thiệu tính năng ClickUp AI mạnh mẽ, mà bạn có thể sử dụng để tạo trang web, tạo bảng nội dung cho hướng dẫn sử dụng hoặc chỉnh sửa bài viết kỹ thuật của mình. Các công cụ AI thậm chí còn có thể giúp bạn biến những thuật ngữ kỹ thuật khó hiểu thành văn bản dễ hiểu.
Nếu bạn muốn một nền tảng tất cả trong một, nơi bạn có thể lập kế hoạch và quản lý dự án phát triển phần mềm của mình và biến tất cả thành tài liệu dễ sử dụng, ClickUp là lựa chọn đáng để xem xét.
Các tính năng tốt nhất của ClickUp
- Các công cụ AI có thể giúp bạn viết tài liệu phần mềm, bao gồm tóm tắt tài liệu và bảng nội dung
- Các tùy chọn tích hợp cho phép bạn làm việc với hơn 1.000 ứng dụng và nền tảng, bao gồm Google Drive, GitHub và Slack
- Hàng ngàn mẫu miễn phí có thể giúp bạn nhanh chóng bắt đầu dự án và hoàn thành tài liệu sớm hơn
- Nhiều cách để tự động hóa công việc của bạn có nghĩa là bạn sẽ dành ít thời gian hơn cho việc tài liệu hóa và nhiều thời gian hơn cho việc xây dựng sự đổi mới phần mềm lớn tiếp theo của mình
- Các tính năng cộng tác tuyệt vời cho phép các thành viên trong nhóm làm việc trên một tài liệu đồng thời để chia sẻ kiến thức hiệu quả hơn
Giới hạn của ClickUp
- ClickUp AI chỉ có sẵn trên tài khoản trả phí, vì vậy bạn sẽ không thể sử dụng công cụ tuyệt vời và dễ sử dụng này nếu bạn chỉ sử dụng phiên bản miễn phí
Giá ClickUp
- Miễn phí vĩnh viễn
- Không giới hạn: 7 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Kinh doanh: 12 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: liên hệ để biết giá
- ClickUp AI: Có sẵn để mua trong tất cả các gói trả phí với giá 5 USD cho mỗi thành viên Không gian Làm việc và khách nội bộ mỗi tháng
Xếp hạng và đánh giá ClickUp
- G2: 4.7/5 (8.900+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (3.800+ đánh giá)
2. ProProfs Knowledge Base
ProProfs Knowledge Base là một nền tảng dựa trên đám mây để tạo tài liệu phần mềm. Công cụ dễ sử dụng này cho phép người dùng xây dựng cơ sở kiến thức toàn diện và chia sẻ công khai hoặc riêng tư. Ngoài ra, còn có một số tùy chọn tùy chỉnh tuyệt vời.
Một trong những tính năng tốt nhất của công cụ tài liệu phần mềm này là bạn có thể tích hợp nó với bộ phận trợ giúp hoặc nền tảng trò chuyện trực tiếp, giúp nó trở nên hữu ích hơn cho đội ngũ hỗ trợ và người dùng cuối của bạn.
Các tính năng tốt nhất của ProProfs Knowledge Base
- Khả năng tích hợp với bộ phận trợ giúp và nền tảng trò chuyện trực tiếp giúp tài liệu phần mềm của bạn trở nên hữu ích hơn nữa
- Các công cụ tạo/lập nội dung dễ sử dụng cho phép bạn dễ dàng tạo ra các bài viết, hướng dẫn, câu hỏi thường gặp và các tài liệu phần mềm khác
- Hàm tìm kiếm tuyệt vời giúp bạn nhanh chóng tìm thấy thông tin cần thiết trong phần mềm cơ sở kiến thức
Giới hạn của ProProfs Knowledge Base
- Có ít tùy chọn tích hợp hơn so với các công cụ tài liệu phần mềm khác trên thị trường
Giá cả của ProProfs Knowledge Base
- Miễn phí: lên đến 25 bài viết
- Kinh doanh: 29,99 USD/tháng cho tối đa 100 bài viết
- Miền tùy chỉnh và nhãn trắng: 30 USD/tháng
Đánh giá và nhận xét về ProProfs Knowledge Base
- G2: 4.6/5 (25+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (25+ đánh giá)
3. Document360
Document360 là một công cụ tài liệu phần mềm cung cấp giao diện người dùng kéo và thả trực quan. Điều này giúp việc xây dựng tài liệu nội bộ và bên ngoài trở nên dễ dàng, cho phép bạn thêm liên kết, hình ảnh, video, khối mã và hơn thế nữa để tạo ra các hướng dẫn hữu ích.
Nền tảng này cung cấp hệ thống kiểm soát phiên bản mạnh mẽ để quay lại các phiên bản trước bất cứ lúc nào. Các công cụ phân tích tiện dụng cũng giúp bạn theo dõi cách người dùng tương tác với tài liệu của bạn.
Các tính năng tốt nhất của Document360
- Lựa chọn tích hợp và phần mở rộng tuyệt vời để quá trình tài liệu diễn ra suôn sẻ hơn
- Kiểm soát phiên bản tuyệt vời cho phép bạn dễ dàng khôi phục thông tin chỉ với vài cú nhấp chuột
- Các mẫu giúp bạn áp dụng phong cách tài liệu nhất quán và duy trì định dạng và thiết kế
Giới hạn của Document360
- Mặc dù các tùy chọn tích hợp có sẵn trong công cụ tài liệu, một số người dùng phàn nàn rằng chúng có thể khó cài đặt
Giá cả của Document360
- Miễn phí vĩnh viễn
- Tiêu chuẩn: 199 USD/dự án/tháng
- Chuyên nghiệp: 399 USD/dự án/tháng
- Kinh doanh: 529 USD/dự án/tháng
- Enterprise: 599 USD/dự án/tháng
Đánh giá và nhận xét về Document360
- G2: 4.7/5 (360+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (190+ đánh giá)
4. Dropbox Paper
Dropbox Paper là một nền tảng chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu hợp tác từ nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây phổ biến. Dropbox Paper cho phép nhiều thành viên trong nhóm làm việc trên các tài liệu, ghi chú và kế hoạch dự án trong một giao diện thân thiện với người dùng. Mặc dù nền tảng này không phải là một công cụ tài liệu hóa phần mềm hoàn chỉnh, nhưng nó vẫn hữu ích trong quá trình tài liệu hóa, đặc biệt là cho các nhóm nhỏ hơn có thể không đủ khả năng chi trả cho các nền tảng mạnh mẽ hơn.
Các tính năng tốt nhất của Dropbox Paper
- Công cụ tài liệu này miễn phí khi bạn đăng ký Dropbox, vì vậy đây là một cách tuyệt vời để tạo tài liệu phần mềm nếu bạn không đủ khả năng mua một công cụ khác trong bộ công cụ công nghệ của mình
- Các tính năng cộng tác tuyệt vời cho phép các nhóm làm việc cùng nhau trên tài liệu phần mềm, ngay cả khi họ làm việc từ xa hoặc không đồng bộ
- Giao diện thân thiện với người dùng giúp bạn có thể nhanh chóng bắt đầu tạo tài liệu phần mềm
Giới hạn của Dropbox Paper
- Vì thiết kế của nó không dành riêng cho tài liệu phần mềm, nên nó thiếu một số tính năng tự động hóa mà bạn sẽ tìm thấy trong các công cụ khác
Giá cả của Dropbox Paper
- Miễn phí với gói DropBox của bạn
- Kế hoạch bắt đầu từ 9,99 USD/tháng cho sử dụng cá nhân và 19,99 USD/tháng cho sử dụng chuyên nghiệp
Đánh giá và nhận xét về Dropbox Paper
- G2: 4.1/5 (4.400+ đánh giá)
- Capterra: 4.4/5 (200+ đánh giá)
5. GitBook
GitBook là một nền tảng trực tuyến phổ biến để tài liệu hóa các dự án phần mềm, đặt sự hợp tác lên hàng đầu. Nó cho phép các nhóm hợp tác tạo và duy trì tài liệu phần mềm thông qua một nền tảng thân thiện với người dùng sử dụng tệp Markdown.
Các tính năng tốt nhất của GitBook
- Các tùy chọn nhập và tích hợp mạnh mẽ cho phép bạn đưa tài liệu hiện có vào nền tảng, giúp bạn không phải bắt đầu từ đầu
- Các tính năng cộng tác tuyệt vời đảm bảo rằng các thành viên nhóm kỹ thuật và phi kỹ thuật có thể đóng góp vào quá trình tài liệu hóa phần mềm
- Các tính năng tìm kiếm mạnh mẽ giúp bạn tìm thấy thông tin cần thiết trong giao diện trực quan
Giới hạn của GitBook
- Không có nhiều tùy chọn tùy chỉnh, vì vậy bạn có thể không thể tạo ra giao diện mong muốn hoặc phù hợp với hướng dẫn thương hiệu của công ty
Giá cả của GitBook
- Cá nhân: miễn phí vĩnh viễn
- Ngoài ra: 6,70 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Pro: 12,50 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: liên hệ để biết giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về GitBook
- G2: 4.7/5 (130+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (15+ đánh giá)
6. Tettra
Tettra là một trong những công cụ tài liệu hóa phần mềm tốt nhất cho tài liệu nội bộ. Nó cung cấp cho bạn một không gian trung tâm để tập hợp tất cả tài liệu của bạn, sắp xếp chúng và sau đó sử dụng chúng để tạo ra một cơ sở kiến thức toàn diện.
Các tính năng tốt nhất của Tettra
- Tính năng tạo nhanh cơ sở kiến thức kiểu wiki, nơi bạn có thể tạo, sắp xếp và chỉnh sửa tài liệu nội bộ
- Hệ thống giám sát tuyệt vời để cảnh báo bạn về các trang không có chủ sở hữu hoặc trang cũ để bạn có thể cập nhật thông tin
- Có thể gửi câu hỏi để các chuyên gia trả lời sau nếu bạn không thể tìm thấy câu trả lời bằng hàm tìm kiếm mạnh mẽ
Giới hạn của Tettra
- Có ít tùy chọn tích hợp, vì vậy nếu bạn muốn tích hợp công cụ này vào một hệ thống công nghệ phức tạp, bạn có thể cảm thấy thất vọng
Giá cả của Tettra
- Cơ bản: 5 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Mở rộng quy mô: 10 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Chuyên nghiệp: 15 USD/tháng cho mỗi người dùng
Đánh giá và nhận xét của Tettra
- G2: 4.6/5 (85+ đánh giá)
- Capterra: 4. 1/5 (5+ đánh giá)
7. Whatfix
Whatfix không phải là một công cụ tài liệu cổ điển mà là một nền tảng áp dụng kỹ thuật số. Đây là một nền tảng tuyệt vời để giới thiệu người dùng và là phần mở rộng tự nhiên cho tài liệu kỹ thuật của bạn. Nó có một loạt các công cụ giúp bạn dễ dàng đưa phần mềm vào công việc, bao gồm khả năng tạo hướng dẫn tương tác.
Các tính năng tốt nhất của Whatfix
- Tính năng tạo hướng dẫn sử dụng cho các công việc cụ thể để bạn có thể thấy chính xác cách sử dụng phần mềm của mình
- Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại trong nền tảng để bạn có thể làm nhiều việc hơn chỉ với một cú nhấp chuột và giảm thiểu rủi ro lỗi
- Phân tích để cho bạn biết những lĩnh vực nào của phần mềm mà người dùng cần trợ giúp nhất
Giới hạn của Whatfix
- Mặc dù đây là một nền tảng tuyệt vời để tạo hướng dẫn sử dụng và hướng dẫn tương tác cho người dùng, nhưng nó có thể không phù hợp để tạo các loại tài liệu kỹ thuật khác
Giá cả của Whatfix
- Liên hệ để được báo giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét của Whatfix
- G2: 4.6/5 (290+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (75+ đánh giá)
8. Scribe
Scribe là một công cụ tài liệu tự động ghi lại các bước trong một quy trình và biến chúng thành các hướng dẫn dễ hiểu. Đây là một cách dễ dàng để tạo tài liệu phần mềm. Sau đó, bạn có thể sửa đổi và chia sẻ tài liệu nếu cần.
Các tính năng tốt nhất của Scribe
- Nhiều mẫu được thiết kế sẵn giúp bạn duy trì tính nhất quán về mặt hình ảnh cho tài liệu của mình với nỗ lực tối thiểu
- Tùy chọn sử dụng công cụ này dưới dạng phần mở rộng Chrome hoặc ứng dụng máy tính để bàn để ghi lại các quy trình của bạn
- Khả năng xuất tài liệu đã tạo một cách dễ dàng và nhúng hướng dẫn vào cơ sở kiến thức, wiki hoặc các tài liệu kỹ thuật khác
Giới hạn của Scribe
- Một số tính năng tốt nhất của công cụ tài liệu này chỉ có trong phiên bản trả phí
Giá cả của Scribe
- Cơ bản: Miễn phí
- Pro Personal: 23 USD/tháng cho mỗi người dùng được cấp phép
- Gói Pro Team: 12 USD/tháng cho mỗi người dùng được cấp phép, tối thiểu 5 người dùng
- Enterprise: đặt lịch trình demo để nhận giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét của Scribe
- Capterra: 4.9/5 (5+ đánh giá)
9. Bit. ai
Thiết kế của Bit. ai hướng đến sự hợp tác. Các công cụ tài liệu của nền tảng này cho phép các nhóm tạo, sắp xếp và quản lý tài liệu bằng cách sử dụng các không gian làm việc đa năng trong ứng dụng. Các tính năng đồng chỉnh sửa và bình luận giúp dễ dàng tổng hợp kiến thức và đảm bảo mọi người đều có tiếng nói trong quá trình này.
Các tính năng tốt nhất của Bit
- Tính năng thông báo cảnh báo các thành viên trong nhóm về nội dung mới mà họ cần xem xét hoặc đóng góp
- Các tùy chọn tích hợp tuyệt vời cho phép bạn kết nối với các ứng dụng như Slack, Trello và Tài liệu Google
- Kiểm soát truy cập giúp bạn giữ riêng tư các tài liệu nhạy cảm
Giới hạn của Bit.ai:
- Các tùy chọn định dạng có sẵn bị giới hạn, vì vậy bạn cần thích giao diện của các loại tài liệu phần mềm mà Bit. ai tạo cho bạn
Giá cả của Bit. ai
- Miễn phí
- Gói Pro: 8 USD/tháng cho mỗi thành viên
- Gói Doanh nghiệp: 15 USD/tháng cho mỗi thành viên
Đánh giá và nhận xét từ Bit. ai
- G2: 4/5 (20+ đánh giá)
- Capterra: 5/5 (5+ đánh giá)
10. Nuclino
Nuclino là một công cụ tài liệu phần mềm giàu tính năng, hỗ trợ cộng tác, cung cấp kiểm soát phiên bản và có giao diện trực quan dễ sử dụng. Nền tảng này giúp bạn dễ dàng tạo cấu trúc tài liệu tùy chỉnh để bạn có thể thiết lập tài liệu nội bộ theo cách phù hợp với nhóm của mình.
Các tính năng tốt nhất của Nuclino
- Giao diện gọn gàng giúp bạn dễ dàng tạo tài liệu mà không cần phụ thuộc vào nhiều kiến thức kỹ thuật
- Cộng tác thời gian thực cho phép các nhóm tạo và chỉnh sửa thông tin nhanh chóng
- Tính năng liên kết tài liệu giúp dễ dàng tạo ra các wiki phần mềm toàn diện
Giới hạn của Nuclino
- Một số người dùng báo cáo vấn đề với lượng tài liệu lớn, vì vậy nó có thể phù hợp nhất cho các nhóm phần mềm quy mô nhỏ đến trung bình
Giá cả của Nuclino
- Miễn phí
- Tiêu chuẩn: 5 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Premium: 10 USD/tháng cho mỗi người dùng
Đánh giá và nhận xét của Nuclino
- G2: 4.7/5 (20+ đánh giá)
- Capterra: 4.8/5 (60+ đánh giá)
Hợp lý hóa quy trình tài liệu hóa phần mềm của bạn với ClickUp
Tài liệu phần mềm tốt là nền tảng cho sự phát triển trong tương lai. Các công cụ tài liệu phần mềm phù hợp có thể giúp bạn xây dựng tài liệu hiệu quả, thúc đẩy sự hợp tác và tạo ra trải nghiệm người dùng cuối tốt hơn.
Một số công cụ tài liệu phần mềm tuyệt vời sẽ ra mắt vào năm 2024, nhưng ClickUp nổi bật như một giải pháp tất cả trong một. ClickUp đơn giản hóa mọi khía cạnh của quá trình phát triển, bao gồm tạo hướng dẫn sử dụng toàn diện và theo dõi tiến độ dự án.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và làm cho quá trình phát triển phần mềm của bạn trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.