Bạn đang đến hạn nộp và nhóm của bạn đang gấp rút hoàn thành một tài liệu. Ai đó chỉnh sửa nhầm phiên bản, người khác lại để lại phản hồi trên bản nháp đã lỗi thời. Giờ đây, bạn phải mất thời gian sửa chữa một mớ hỗn độn không đáng có.
Cơn ác mộng này quá thực tế nếu bạn làm việc trong một nhóm lớn.
Sự hợp tác lộn xộn làm chậm tiến độ của nhóm, dẫn đến những sai lầm tốn kém và khiến những công việc đơn giản trở nên tẻ nhạt. Một công cụ hợp tác tài liệu tốt giúp tạo, chỉnh sửa và quản lý tệp dễ dàng hơn. Nhưng với rất nhiều lựa chọn hiện có, việc tìm ra công cụ phù hợp có thể là một thách thức.
Để giúp bạn tiết kiệm thời gian, chúng tôi đã tổng hợp các công cụ cộng tác tài liệu tốt nhất để các nhóm có thể làm việc cùng nhau một cách trơn tru.
Tổng quan về phần mềm hợp tác tài liệu tốt nhất
Dưới đây là các công cụ hàng đầu để tạo, chỉnh sửa và hoàn thiện tài liệu cùng với nhóm của bạn:
| Công cụ | Các tính năng chính | Phù hợp nhất cho | Giá |
|---|---|---|---|
| ClickUp | – Chỉnh sửa thời gian thực với các trang lồng nhau và định dạng phong phú – Tạo tài liệu dựa trên AI với ClickUp Brain – Mẫu và tự động hóa có thể tùy chỉnh – Chuyển đổi tài liệu thành nhiệm vụ và quy trình công việc | Tốt nhất cho cá nhân, nhóm nhỏ, công ty vừa và doanh nghiệp để quản lý tài liệu và quy trình làm việc tích hợp dự án từ đầu đến cuối | Có gói miễn phí; có thể tùy chỉnh cho doanh nghiệp |
| Tài liệu Google | – Chỉnh sửa đồng thời theo thời gian thực – Bảng vẽ thông minh với các chip và mẫu – Trợ giúp AI với Gemini để tóm tắt và sửa đổi | Tốt nhất cho cá nhân và nhóm nhỏ đến vừa cần cộng tác tài liệu nhanh chóng, dựa trên trình duyệt | Có gói miễn phí; gói trả phí bắt đầu từ 8,40 USD/người dùng/tháng; có tùy chỉnh cho doanh nghiệp |
| Notion | – Không gian làm việc dựa trên khối cho tài liệu, wiki và cơ sở dữ liệu – Chỉnh sửa và chia sẻ thời gian thực – Công cụ quy trình làm việc dựa trên AI và tích hợp bên thứ ba | Tốt nhất cho các công ty vừa và nhỏ và người dùng chuyên nghiệp cần tài liệu linh hoạt, wiki và cơ sở dữ liệu nhẹ | Có gói miễn phí; gói trả phí bắt đầu từ 12 USD/người dùng/tháng; có tùy chỉnh cho doanh nghiệp |
| Dropbox Paper | – Nhúng đa phương tiện từ các công cụ như Figma, SoundCloud và Pinterest – Phân công công việc nội tuyến – Chế độ trình bày tài liệu toàn màn hình | Tốt nhất cho các nhóm sáng tạo cần không gian nhẹ, giàu phương tiện truyền thông để cộng tác và động não | Miễn phí với tài khoản Dropbox; gói Dropbox trả phí bắt đầu từ 11,99 USD/tháng; có thể tùy chỉnh cho doanh nghiệp |
| Confluence | – Cấu trúc trang lồng nhau và không gian dành riêng – Nhận xét, công việc và tích hợp Jira – Macro và mẫu động | Phù hợp nhất cho các tổ chức lớn với tài liệu có cấu trúc và quản lý kiến thức liên kết với quy trình phát triển | Có gói miễn phí; gói trả phí bắt đầu từ 6,40 USD/người dùng/tháng; có tùy chỉnh cho doanh nghiệp |
| Microsoft OneDrive & Word | – Chỉnh sửa văn phòng thời gian thực và kiểm soát phiên bản – Tích hợp sâu với bộ Microsoft 365 – Lưu trữ đám mây an toàn với Personal Vault | Tốt nhất cho các nhóm đã sử dụng hệ sinh thái Microsoft để hợp tác liền mạch trong Word và OneDrive | Kế hoạch trả phí bắt đầu từ 5 USD/người dùng/tháng (thanh toán hàng năm) |
| Evernote | – Cắt web và các yếu tố nhúng – Tìm kiếm thông minh và chú thích PDF – Sổ ghi chép lồng nhau để tổ chức | Tốt nhất cho cá nhân và freelancer cần ghi chú cá nhân có cấu trúc và cộng tác nhẹ | Có kế hoạch miễn phí; kế hoạch trả phí bắt đầu từ 14,99 USD/tháng |
| Slack | – Thảo luận tài liệu theo chủ đề – Chia sẻ tệp thời gian thực và tích hợp với Tài liệu Google, OneDrive, v.v. – Tự động hóa quy trình làm việc và tìm kiếm nâng cao | Tốt nhất cho các nhóm tập trung vào giao tiếp, cần phản hồi và phê duyệt tài liệu nhanh chóng | Có gói miễn phí; gói trả phí bắt đầu từ 8,75 USD/người dùng/tháng; có tùy chỉnh cho doanh nghiệp |
| Zoho Writer | – Trợ lý AI để tinh chỉnh ngữ pháp/giọng điệu – Hợp nhất dữ liệu CRM trực tiếp – Biểu mẫu có thể điền và quyền truy cập chỉnh sửa cấp phần | Tốt nhất cho các nhóm ưu tiên đám mây đã sử dụng Zoho Suite | Kế hoạch trả phí bắt đầu từ 2,50 USD/tháng |
| Coda | – Kết hợp văn bản, bảng và cơ sở dữ liệu – Tự động hóa tương tác với các nút và công thức – Tạo nội dung AI và phân tích dữ liệu | Tốt nhất cho các nhóm quy mô vừa và các bộ phận xử lý nhiều dữ liệu cần tài liệu + ứng dụng trong một không gian làm việc | Có gói miễn phí; gói trả phí bắt đầu từ 12 USD/người dùng/tháng; có tùy chỉnh cho doanh nghiệp |
| Slite | – Tìm kiếm kiến thức và nhắc nhở tài liệu dựa trên AI – Nhật ký quyết định và chủ đề thảo luận – Cấu trúc rõ ràng để hợp tác từ xa có tổ chức | Tốt nhất cho các nhóm làm việc từ xa và kết hợp, xây dựng cơ sở kiến thức tập trung, trực quan | Gói trả phí bắt đầu từ 10 USD/người dùng/tháng; có thể tùy chỉnh cho doanh nghiệp |
Những yếu tố cần lưu ý khi chọn phần mềm hợp tác tài liệu?
Không ai thích làm việc trong môi trường cô lập. Các hệ thống không kết nối với nhau làm chậm tốc độ làm việc của nhóm. Hợp tác không hiệu quả dẫn đến 60% thời gian của mọi người bị lãng phí vào việc tìm kiếm bối cảnh và kết quả công việc liên quan. Phần mềm cộng tác tài liệu phù hợp có thể hợp lý hóa quy trình làm việc, cải thiện kiểm soát phiên bản và tăng năng suất.
Dưới đây là những điều cần xem xét khi chọn công cụ tốt nhất để hợp tác liền mạch, thời gian thực giữa nhiều người dùng và dự án.
- Cộng tác thời gian thực: Chọn phần mềm hỗ trợ chỉnh sửa tài liệu trực tiếp và cộng tác với các thành viên trong nhóm, ngay cả khi họ đang ngoại tuyến
- Kiểm soát phiên bản: Đảm bảo mọi người đều có thể truy cập các phiên bản trước, theo dõi hoàn toàn các thay đổi và khôi phục tài liệu một cách liền mạch khi cần thiết
- Tích hợp quản lý công việc: Chọn một công cụ cho phép bạn chuyển các cuộc thảo luận thành hành động. Khả năng phân công công việc, để lại nhận xét và theo dõi tiến độ một cách dễ dàng từ tài liệu của bạn có thể giúp bạn tiết kiệm hàng giờ làm việc mỗi tháng
- Tính năng bảo mật: Ưu tiên kiểm soát truy cập mạnh mẽ, mã hóa dữ liệu và các biện pháp bảo vệ toàn diện để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm và bí mật
- Dễ sử dụng: Tìm kiếm giao diện người dùng trực quan, mẫu có thể tùy chỉnh và dễ truy cập để công cụ không khó sử dụng
- Tích hợp với các công cụ khác: Đảm bảo khả năng tương thích với nền tảng quản lý dự án, kênh liên lạc và ứng dụng của bên thứ ba để hợp tác hiệu quả hơn
Phần mềm hợp tác tài liệu tốt nhất
Giờ chúng ta đã hiểu về phần mềm cộng tác tài liệu và các yếu tố lựa chọn khóa, đây là một số lựa chọn tốt nhất hiện nay:
1. ClickUp (Tốt nhất cho quản lý tài liệu và quy trình làm việc tích hợp dự án)
Khi nhóm phát triển, việc quản lý tài liệu, phê duyệt và quy trình công việc trở nên phức tạp hơn. Một công cụ cộng tác tài liệu không chỉ lưu trữ tệp mà còn phải đơn giản hóa công việc nhóm, sắp xếp nội dung và loại bỏ sự lộn xộn trong kiểm soát phiên bản. Đó là tất cả những gì một công cụ như ClickUp có thể làm.
ClickUp là ứng dụng tất cả trong một cho công việc kết hợp quản lý dự án, quản lý kiến thức và trò chuyện — tất cả được hỗ trợ bởi AI giúp bạn làm việc nhanh hơn và thông minh hơn. Ứng dụng này kết hợp sức mạnh của AI vào việc tạo/lập tài liệu, tự động hóa quy trình làm việc và cộng tác nhóm thời gian thực trong một nền tảng duy nhất.
Nhờ ClickUp Docs, các nhóm có thể soạn thảo tài liệu, chỉnh sửa đồng thời với những người khác và để lại phản hồi có thể thực hiện được mà không cần xử lý nhiều phiên bản của cùng một tài liệu hoặc tìm kiếm trong các bình luận rải rác. Tài liệu của bạn được phân loại gọn gàng bằng thư mục, thẻ và quyền truy cập, đảm bảo đúng người có quyền truy cập vào đúng thời điểm.
Nhưng tại sao chỉ dừng lại ở đó? ClickUp đưa sự hợp tác tài liệu lên một tầm cao mới với công cụ AI tích hợp, ClickUp Brain. Nó kết nối các ghi chú, nhiệm vụ và cuộc hội thoại của bạn, mang đến cho bạn một cách có cấu trúc và hiệu quả để tạo và quản lý tài liệu.
Ngoài ra, phần mềm này còn tự động tạo tóm tắt cho các tài liệu dài và phức tạp, đồng thời trích xuất các thông tin quan trọng từ wiki của bạn trong vài giây. Các nhóm có thể soạn thảo báo cáo chi tiết và chỉnh sửa nội dung đã tạo bằng trợ lý viết AI có thể thích ứng với nhu cầu của họ.
Với khả năng điều chỉnh nội dung theo hướng dẫn phong cách thương hiệu của bạn, mọi tài liệu sẽ luôn phù hợp với giọng điệu và phong cách của công ty bạn!
Bạn cần báo cáo tiến độ công việc của nhóm? ClickUp Brain tạo bản cập nhật hàng ngày và hàng tuần, giúp các nhóm theo dõi dự án và xác định các điểm nghẽn. Nó thay đổi cách các nhóm xử lý tài liệu.
Vẫn đang theo dõi thủ công các phê duyệt, cập nhật và thời hạn? Tự động hóa ClickUp có thể xử lý việc đó cho bạn, kích hoạt các công việc dựa trên cập nhật tài liệu, thiết lập phê duyệt tự động và duy trì tiến độ dự án với thông tin chi tiết dựa trên AI.
Không còn phải kiểm tra cập nhật thủ công. Thiết lập tự động hóa để thông báo cho bạn khi có thay đổi, giúp nhóm của bạn luôn đồng bộ. Nền tảng này là sân chơi của bạn trong khi tự động hóa quy trình làm việc với tài liệu bằng hơn 100 tính năng tự động hóa của ClickUp.
Với Tìm kiếm kết nối của ClickUp, bạn có thể tìm thấy bất kỳ tài liệu, nhiệm vụ hoặc tài nguyên nào trong vài giây. Sử dụng một lệnh đơn giản để lấy ngay những gì bạn cần, giảm thời gian tìm kiếm trong các tệp.
Bạn muốn bắt đầu lập tài liệu dự án nhanh chóng? Hãy khai thác thư viện mẫu phong phú có thể tùy chỉnh của ClickUp. Chọn từ nhiều tài liệu được thiết kế riêng cho trường hợp sử dụng của bạn, bao gồm tài liệu quy trình và mẫu wiki. Đảm bảo tính nhất quán trong tất cả các báo cáo, SOP và cơ sở kiến thức của bạn — bỏ qua thiết lập và tập trung vào việc thực hiện.
👀 Bạn có biết? Một nghiên cứu cho thấy các nhóm sử dụng công cụ cộng tác tài liệu dựa trên AI như ClickUp giảm 40% thời gian tạo/lập nội dung, giảm lỗi và nâng cao hiệu quả.
Các tính năng tốt nhất của ClickUp
- Tạo và tùy chỉnh tài liệu với các trang lồng nhau, định dạng phong phú, nhúng phương tiện và mẫu để xây dựng wiki, lộ trình và cơ sở kiến thức nội bộ một cách dễ dàng
- Chuyển đổi văn bản từ Tài liệu ClickUp của bạn thành Nhiệm vụ ClickUp và theo dõi tiến độ dễ dàng
- Liên kết tài liệu với quy trình làm việc để cập nhật dự án liền mạch
- Bật Chế độ tập trung vào trang trong ClickUp Docs để loại bỏ các yếu tố gây xao lãng khi bạn viết
📮ClickUp Insight: 37% số người được hỏi sử dụng AI để tạo/lập nội dung, bao gồm viết, chỉnh sửa và email. Tuy nhiên, quá trình này thường liên quan đến việc chuyển đổi giữa các công cụ khác nhau, chẳng hạn như công cụ tạo nội dung và không gian làm việc của bạn. Với ClickUp, bạn có được trợ giúp viết dựa trên AI trên toàn bộ không gian làm việc, bao gồm email, bình luận, trò chuyện, tài liệu và hơn thế nữa — tất cả trong khi vẫn duy trì bối cảnh từ toàn bộ không gian làm việc của bạn.
Giới hạn của ClickUp
- Người dùng lần đầu tiên có thể gặp một chút khó khăn trong quá trình học
Giá ClickUp
Xếp hạng và đánh giá ClickUp
- G2: 4.7/5 (10.000+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (4.400+ đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về ClickUp
Một đánh giá từ TrustRadius cho biết:
Đây là lợi thế đặc biệt của ClickUp: cung cấp hầu hết các công cụ cần thiết để tổ chức các dự án ở một nơi. Nó không chỉ cho phép quản lý và phân công công việc mà còn cung cấp các công cụ khác trong cùng một môi trường, chẳng hạn như Tài liệu, nơi người dùng có thể ghi chú và lập báo cáo, đồng thời tích hợp với lịch và email, tất cả ở một nơi. Không cần sử dụng các chương trình bên ngoài hoặc các ứng dụng khác nhau cho mỗi hàm.
Đây là lợi thế đặc biệt của ClickUp: cung cấp hầu hết các công cụ cần thiết để tổ chức các dự án ở một nơi. Nó không chỉ cho phép quản lý và phân công công việc mà còn cung cấp các công cụ khác trong cùng một môi trường, chẳng hạn như Tài liệu, nơi người dùng có thể ghi chú và lập báo cáo, đồng thời tích hợp với lịch và email, tất cả ở một nơi. Không cần sử dụng các chương trình bên ngoài hoặc các ứng dụng khác nhau cho mỗi hàm.
2. Tài liệu Google (Tốt nhất cho cộng tác tài liệu thời gian thực)
Đối với nhiều người, hành trình hướng tới quản lý tài liệu tốt hơn thường bắt đầu với Tài liệu Google. Cho dù bạn đang chỉnh sửa nội dung cùng nhóm hay thêm những thay đổi vào phút chót trước khi gửi tài liệu, mọi người sẽ luôn được cập nhật thông tin mới nhất (theo nghĩa đen).
Chế độ Pageless của Docs loại bỏ các ngắt trang gây phiền nhiễu để luồng công việc không bị gián đoạn, trong khi các chip thông minh cho phép bạn gắn thẻ người, liên kết tệp và thậm chí thêm sự kiện vào tài liệu của mình.
Và nếu bạn gặp khó khăn, trợ lý AI của Gemini có thể giúp bạn sắp xếp ý tưởng, chỉnh sửa từ ngữ hoặc tóm tắt các điểm chính.
Các tính năng tốt nhất của Tài liệu Google
- Tạo tài liệu chuyên nghiệp, có cấu trúc với sự hỗ trợ của trí tuệ nhân tạo (AI) từ Gemini
- Chèn email, ghi chú cuộc họp và trình theo dõi đánh giá đã định dạng bằng các công cụ canvas thông minh
- Sắp xếp các dự án phức tạp với các tab tài liệu để nhóm các nội dung có liên quan
Giới hạn của Tài liệu Google
- Yêu cầu truy cập internet để sử dụng các tính năng khóa như cộng tác thời gian thực, hỗ trợ Gemini dựa trên AI và chip thông minh
Giá Tài liệu Google
- Miễn phí vĩnh viễn
- Google Workspace Business Starter: 8,40 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Google Workspace Business Standard: 16,80 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Google Workspace Business Plus: 26,40 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Google Workspace Enterprise: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Tài liệu Google
- G2: Không đủ đánh giá
- Capterra: 4.7/5 (28.000+ đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về Tài liệu Google
Một đánh giá từ Capterra cho biết:
Gần đây, tôi thường sử dụng Tài liệu Google hơn vì nó cho phép bạn chia sẻ tệp của mình với nhiều người cùng một lúc, cho phép nhiều người cùng làm việc trên tệp, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho nỗ lực của nhóm và tăng năng suất của chúng tôi theo cấp số nhân.
Gần đây tôi thường sử dụng Tài liệu Google nhiều hơn vì nó cho phép bạn chia sẻ tệp của mình với nhiều người cùng một lúc, cho phép nhiều người cùng làm việc trên tệp, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho nỗ lực của nhóm và tăng năng suất của chúng tôi theo cấp số nhân.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nhập '@' trong Tài liệu Google để chèn ngay email đã định dạng, lời mời lịch, trình theo dõi đánh giá, ghi chú cuộc họp và hơn thế nữa. Không cần định dạng thủ công!
3. Notion (Tốt nhất cho không gian làm việc và ghi chú tất cả trong một)
Bạn cần một không gian làm việc linh hoạt để quản lý tài liệu của mình? Thiết lập dựa trên khối của Notion cho phép bạn kiểm soát nội dung tốt hơn, cho phép bạn kết hợp và sắp xếp vị trí của văn bản, hình ảnh, cơ sở dữ liệu và các nội dung nhúng như một bộ Lego kỹ thuật số.
Mỗi yếu tố trong tài liệu Notion là một khối có thể di chuyển, vì vậy bạn có thể sắp xếp lại, tái cấu trúc và tinh chỉnh nội dung của mình một cách dễ dàng. Mọi thứ đều có thể điều chỉnh, cho dù bạn đang xây dựng trung tâm kiến thức, theo dõi dự án hay động não ý tưởng.
Với Notion, bạn cũng có thể liên kết các trang với nhau, biến các ghi chú rời rạc thành một hệ thống năng động phát triển cùng với quy trình làm việc của bạn.
Các tính năng tốt nhất của Notion
- Tạo tài liệu có cấu trúc, wiki và trang dự án trên một nền tảng duy nhất
- Cộng tác với đồng nghiệp bằng không gian làm việc chung, chỉnh sửa thời gian thực và bình luận
- Tự động hóa quy trình làm việc với các công cụ dựa trên AI để giảm thiểu công việc thủ công
- Tích hợp với Google Drive, Slack và Trello để kết nối tốt hơn
Giới hạn của Notion
- Nền tảng này có thể phức tạp đối với người mới bắt đầu
- Trải nghiệm ứng dụng di động bị giới hạn
Giá cả của Notion
- Miễn phí
- Cộng thêm: 12 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Kinh doanh: 18 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Notion
- G2: 4.7/5 (6.000+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (2.400+ đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về Notion
Một người dùng Reddit chia sẻ:
Tôi thấy Notion là tốt nhất khi được sử dụng như một hệ thống wiki / quản lý thông tin để lưu trữ thông tin có cấu trúc dài hạn – đặc biệt là cho mẫu ghi chú của kiến trúc sư. Ví dụ về trường hợp sử dụng là đánh giá hàng ngày/hàng tuần, wiki cuộc sống (sở thích, mục tiêu, v.v.), lập kế hoạch/tổng quan dự án (không phải quản lý công việc), v.v.
Tôi thấy Notion là tốt nhất khi được sử dụng như một hệ thống quản lý wiki / thông tin để lưu trữ thông tin có cấu trúc dài hạn – đặc biệt là cho mẫu ghi chú của kiến trúc sư. Ví dụ về trường hợp sử dụng là đánh giá hàng ngày/hàng tuần, wiki cuộc sống (sở thích, mục tiêu, v.v.), lập kế hoạch/tổng quan dự án (không phải quản lý công việc), v.v.
📚 Cũng nên đọc: Phần mềm chia sẻ tệp hàng đầu cho công việc an toàn và hợp tác
4. Dropbox Paper (Tốt nhất cho các nhóm sáng tạo và cộng tác giàu nội dung đa phương tiện)
Dropbox Paper giống như sự kết hợp giữa bảng trắng kỹ thuật số và sổ ghi chép — được thiết kế cho các nhóm muốn tạo, xem lại và sắp xếp ý tưởng ở một nơi. Nó giữ mọi thứ — văn bản, phương tiện và tệp — gọn gàng và dễ truy cập, với tính năng cộng tác thời gian thực để không ai bị bỏ sót.
Ngoài ra, nó còn được hỗ trợ bởi dịch vụ lưu trữ đám mây của Dropbox, có nghĩa là bạn có thể truy cập công việc của mình mọi lúc mọi nơi. Cho dù bạn đang brainstorming ý tưởng, lập kế hoạch sprint hay soạn thảo nội dung mạng xã hội, nó đều cung cấp một không gian linh hoạt để cộng tác mà không cần sử dụng nhiều công cụ khác nhau.
Các tính năng tốt nhất của Dropbox Paper
- Nhúng và tương tác với Figma, SoundCloud, Pinterest và các định dạng phương tiện khác mà không cần rời khỏi tài liệu
- Chuyển đổi ngay lập tức bất kỳ tài liệu nào thành bản trình bày toàn màn hình với tính năng tự động định dạng
- Đánh thẻ đồng nghiệp trong dòng để giao công việc cụ thể trực tiếp trong tài liệu
Giới hạn của Dropbox Paper
- Không có cấu trúc thư mục riêng để sắp xếp tài liệu; mọi thứ đều được lưu trữ trong một nguồn cấp dữ liệu duy nhất
- Thiếu các tính năng quản lý công việc nâng cao
Giá cả của Dropbox Paper
Dropbox Paper được bao gồm miễn phí với mọi tài khoản Dropbox. Dưới đây là các kế hoạch giá của Dropbox:
- Cơ bản: Miễn phí
- Plus (dành cho sử dụng cá nhân): $11.99/tháng
- Chuyên nghiệp: 19,99 USD/tháng (một người dùng)
- Tiêu chuẩn: 18 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Nâng cao: 30 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Dropbox Paper
- G2: 4.1/5 (4.500+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (240+ đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về Dropbox Paper
Một đánh giá từ G2 cho biết:
Chức năng chỉnh sửa cộng tác thời gian thực và tích hợp với các công cụ khác của Dropbox Paper khiến nó trở thành một nền tảng hiệu quả. Dễ dàng triển khai với Slack và các dịch vụ khác. Chúng tôi đã sử dụng nó cho tất cả các PRD và để tạo tài liệu kỹ thuật.
Chức năng chỉnh sửa cộng tác thời gian thực và tích hợp với các công cụ khác của Dropbox Paper khiến nó trở thành một nền tảng hiệu quả. Dễ dàng triển khai với Slack và các dịch vụ khác. Chúng tôi đã sử dụng nó cho tất cả các PRD và để tạo tài liệu kỹ thuật.
5. Confluence (Tốt nhất cho quản lý kiến thức doanh nghiệp)
Bạn muốn có một không gian làm việc nơi các ghi chú dự án, tóm tắt cuộc họp và tài liệu không bị phân tán? Mặc dù chúng tôi cá nhân khuyên dùng ClickUp, nhưng đối với một số nhóm, Confluence có thể là câu trả lời.
Nó sắp xếp mọi thứ bằng hệ thống trang lồng nhau, giữ cho thông tin có cấu trúc và dễ tìm. Sản phẩm của Confluence, Blueprints, cung cấp các mẫu cho các công việc như ghi chú cuộc họp và tổng kết, giúp giảm bớt công việc lặp đi lặp lại.
Với tính năng chỉnh sửa, bình luận và tích hợp thời gian thực, các nhóm có thể cộng tác mà không bỏ lỡ bất kỳ cập nhật nào. Đây là nơi tập trung để ghi lại ý tưởng, ghi chép công việc và giữ cho dự án đi đúng hướng.
Các tính năng tốt nhất của Confluence
- Sắp xếp kiến thức với cấu trúc trang lồng nhau và không gian dành riêng
- Cộng tác bằng cách sử dụng nhận xét nội tuyến, phản hồi trang và phân công công việc
- Liên kết tài liệu với sprint, phiếu yêu cầu và báo cáo thông qua tích hợp Jira
- Tự động hóa quy trình làm việc với các quy tắc kích hoạt cập nhật và thông báo
- Tùy chỉnh tài liệu bằng macro, bảng động và biểu đồ
Giới hạn của Confluence
- Có thể cảm thấy quá sức đối với các nhóm nhỏ hoặc nhu cầu tài liệu đơn giản
- Các tính năng nâng cao yêu cầu kế hoạch trả phí
Giá cả của Confluence
- Cơ bản: Miễn phí
- Tiêu chuẩn: Tối đa 6,40 USD/người dùng mỗi tháng
- Premium: Tối đa $12,30/người dùng mỗi tháng
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Confluence
- G2: 4.1/5 (3.700+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (3.500+ đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về Confluence?
Một người dùng Capterra chia sẻ:
Tôi đã sử dụng Confluence được hơn 5 năm nay và thấy nó rất hữu ích trong việc tài liệu hóa và hợp tác.
Tôi đã sử dụng Confluence được hơn 5 năm nay và thấy nó rất hữu ích trong việc lập tài liệu và hợp tác.
6. Microsoft OneDrive và Word (Tốt nhất cho người dùng hệ sinh thái Microsoft)
Microsoft OneDrive và Word kết hợp với nhau như một bộ công cụ cộng tác tài liệu mạnh mẽ bằng cách kết hợp lưu trữ đám mây với chỉnh sửa thời gian thực và kiểm soát phiên bản.
Tài liệu được lưu trữ trong OneDrive, vì vậy bạn có thể truy cập từ mọi nơi trên mọi thiết bị. Bạn có thể chia sẻ tài liệu Word với những người cụ thể hoặc tạo liên kết với quyền xem/chỉnh sửa. OneDrive theo dõi các thay đổi, cho phép bạn xem và khôi phục các phiên bản trước của tài liệu.
Làm việc trên tài liệu từ Word trên web, máy tính hoặc thiết bị di động — mọi thứ luôn được đồng bộ. Microsoft OneDrive cũng tích hợp với các ứng dụng Office như Word, Excel và PowerPoint.
Các tính năng tốt nhất của Microsoft OneDrive và Word
- Chỉnh sửa tệp Word, Excel và PowerPoint trong thời gian thực
- Bảo vệ các tệp nhạy cảm bằng xác minh hai bước của Personal Vault
- Quét và số hóa tài liệu trên thiết bị di động
- Đồng bộ hóa tệp trên các thiết bị và truy cập chúng ngoại tuyến
Giới hạn của Microsoft OneDrive và Word
- Yêu cầu đăng ký Microsoft 365 để sử dụng đầy đủ các tính năng
- Chia sẻ tệp bên ngoài hệ sinh thái Microsoft rất phức tạp
Giá cả của Microsoft OneDrive và Word
- OneDrive cho kinh doanh: 5 USD/tháng cho mỗi người dùng, thanh toán hàng năm
- Microsoft 365 Business Basic: 6 USD/tháng cho mỗi người dùng, thanh toán hàng năm
- Microsoft 365 Business Standard: 12,60 USD/tháng cho mỗi người dùng, thanh toán hàng năm
Đánh giá và nhận xét về Microsoft OneDrive và Word
- G2: 4.3/5 (9.600+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (12.000+ đánh giá)
🧠 Thông tin thú vị: Tính năng Theo dõi thay đổi của Microsoft Word ra mắt lần đầu tiên trong Word 97, cách mạng hóa cách các nhóm xem xét và chỉnh sửa tài liệu kỹ thuật số. Trước đó, mọi người thường đánh dấu bản in bằng bút đỏ!
7. Evernote (Tốt nhất cho tổ chức cá nhân và ghi chú)
Bạn đang tìm kiếm một công cụ giúp hợp lý hóa việc ghi chú và tổ chức dự án? Evernote không chỉ lưu trữ ghi chú của bạn mà còn giúp bạn cấu trúc ý tưởng, cộng tác và theo dõi các công việc cần làm.
Tính năng liên kết ghi chú của Evernote cho phép bạn kết nối các ghi chú có liên quan, xây dựng một trung tâm kiến thức cá nhân. Với tính năng nhận dạng chữ viết tay, công cụ này trích xuất văn bản từ các ghi chú và hình ảnh viết tay, giúp bạn có thể tìm kiếm ngay cả các tài liệu đã được quét.
Các tính năng tốt nhất của Evernote
- Cắt và lưu toàn bộ trang web với các liên kết và hình ảnh được nhúng
- Sắp xếp ghi chú bằng sổ ghi chép lồng nhau, thẻ và tìm kiếm thông minh
- Cộng tác bằng cách chia sẻ ghi chú và phân công công việc trong sổ ghi chép
- Chú thích PDF và hình ảnh trực tiếp trong ghi chú của bạn
Giới hạn của Evernote
- Gói miễn phí có tính năng và đồng bộ hóa thiết bị giới hạn
Giá cả của Evernote
- Miễn phí vĩnh viễn
- Cá nhân: $14.99/tháng
- Gói chuyên nghiệp: $17.99/tháng
Đánh giá và nhận xét về Evernote
- G2: 4.4/5 (2.000+ đánh giá)
- Capterra: 4.4/5 (8.200+ đánh giá)
8. Slack (Tốt nhất cho cộng tác tài liệu tập trung vào giao tiếp)
Giữ cho nhóm của bạn luôn đồng bộ có thể là một việc khó khăn — Slack giúp bạn làm điều đó dễ dàng hơn. Là một trung tâm cộng tác nhóm được thiết kế để giao tiếp nhanh chóng và có tổ chức, công cụ này có các kênh chuyên dụng để hợp lý hóa các cuộc hội thoại theo dự án, bộ phận hoặc chủ đề.
Slack hỗ trợ cộng tác tài liệu bằng cách cho phép người dùng chia sẻ tệp trực tiếp trong các kênh hoặc tin nhắn trực tiếp, nơi các thành viên trong nhóm có thể thảo luận và cung cấp phản hồi trong bối cảnh. Nó tích hợp với các công cụ như Google Drive, OneDrive và Notion, cho phép người dùng xem trước, bình luận và cập nhật tài liệu mà không cần rời khỏi Slack.
Các cuộc hội thoại theo chủ đề và phản ứng bằng biểu tượng cảm xúc giúp dễ dàng theo dõi phản hồi và quyết định liên quan đến các tài liệu cụ thể.
Các tính năng tốt nhất của Slack
- Quản lý nhiều không gian làm việc với Enterprise Grid
- Tìm kiếm tin nhắn, tệp tin và liên kết với tính năng tìm kiếm nâng cao
- Tự động hóa nhắc nhở, phê duyệt và cập nhật với quy trình làm việc tùy chỉnh
- Tập trung giao tiếp của nhóm với các chủ đề, đề cập và tin nhắn trực tiếp
Giới hạn của Slack
- Không lý tưởng cho cộng tác tài liệu dài
- Phiên bản miễn phí có lịch sử tin nhắn giới hạn
Giá Slack
- Miễn phí vĩnh viễn
- Pro: 8,75 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Business Plus: 15 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise Grid: Giá tùy chỉnh
Xếp hạng và đánh giá Slack
- G2: 4.5/5 (34.100+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (23.000+ đánh giá)
📮ClickUp Insight: Các nhóm có hiệu suất thấp có khả năng sử dụng hơn 15 công cụ cao gấp 4 lần, trong khi các nhóm có hiệu suất cao duy trì hiệu quả bằng cách giới hạn bộ công cụ của họ ở 9 nền tảng trở xuống. Nhưng sử dụng một nền tảng thì sao?
Là ứng dụng toàn diện cho công việc, ClickUp tập hợp các nhiệm vụ, dự án, tài liệu, wiki, trò chuyện và cuộc gọi của bạn trên một nền tảng duy nhất, hoàn chỉnh với quy trình làm việc được hỗ trợ bởi AI. Sẵn sàng làm việc thông minh hơn? ClickUp phù hợp với mọi nhóm, giúp công việc hiển thị rõ ràng và cho phép bạn tập trung vào những việc quan trọng trong khi AI xử lý phần còn lại.
9. Zoho Writer (Tốt nhất để tạo/lập tài liệu dựa trên đám mây)
Những ý tưởng tuyệt vời cần không gian để phát triển, và Zoho Writer cung cấp điều đó. Trình xử lý văn bản dựa trên đám mây này cung cấp giao diện gọn gàng đồng thời hỗ trợ cộng tác thời gian thực.
Các nhóm có thể chỉnh sửa tài liệu cùng nhau, để lại nhận xét và theo dõi lịch sử phiên bản mà không gây lộn xộn. Phần mềm này tích hợp với các ứng dụng Zoho khác, rất hữu ích cho những người đã sử dụng bộ ứng dụng Zoho.
Với tính năng chỉnh sửa ngoại tuyến, mẫu tài liệu và quyền truy cập có thể tùy chỉnh, Zoho Writer cân bằng giữa sự đơn giản và chức năng, cung cấp cho các nhóm các công cụ cộng tác cần thiết để làm việc cùng nhau hiệu quả.
Các tính năng tốt nhất của Zoho Writer
- Kiểm tra ngữ pháp và giọng điệu với các đề xuất tự động của trợ lý AI Zia
- Tóm tắt, viết lại và điều chỉnh văn bản với các công cụ chỉnh sửa tích hợp sẵn
- Chuyển đổi tài liệu thành biểu mẫu có thể điền với tính năng thu thập dữ liệu tự động
- Kéo dữ liệu CRM trực tiếp vào tài liệu để cập nhật thời gian thực và đảm bảo tính chính xác
- Hạn chế chỉnh sửa ở các phần cụ thể trong khi vẫn giữ các phần khác mở
Giới hạn của Zoho Writer
- Được tối ưu hóa cao cho hệ sinh thái Zoho; tích hợp bên ngoài giới hạn
- Các tính năng tự động hóa nâng cao cần thời gian để thiết lập và làm quen
Giá cả của Zoho Writer
- Gói cơ bản: 2,50 USD/tháng cho tối đa 3 người dùng, thanh toán hàng năm
- Nhóm: 4,50 USD/tháng cho tối đa 3 người dùng, thanh toán hàng năm
- Kinh doanh: 9 USD/tháng cho tối đa 3 người dùng, thanh toán hàng năm
Đánh giá và nhận xét về Zoho Writer
- G2: 4.4/5 (100+ đánh giá)
- Capterra: 4.4/5 (40+ đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về Zoho Writer
Một người dùng Reddit khen ngợi Zoho Suite hơn Google Workspace:
Tôi đã sử dụng Zoho Writer, có các mẫu tài liệu có thể điền và mẫu có thể ký được tích hợp sẵn, tích hợp mượt mà với Zoho Sign (hoạt động hoàn hảo) và cả DocuSign hoặc Adobe Sign.
Tôi đã sử dụng Zoho Writer, có các mẫu tài liệu có thể điền và mẫu có thể ký được tích hợp sẵn, tích hợp mượt mà với Zoho Sign (hoạt động hoàn hảo) và cả DocuSign hoặc Adobe Sign.
10. Coda (Tốt nhất để kết hợp tài liệu với cơ sở dữ liệu mạnh mẽ)
Coda hợp nhất tài liệu, bảng tính và cơ sở dữ liệu vào một phần mềm. Đây là không gian làm việc linh hoạt, nơi các nhóm có thể viết, theo dõi công việc và quản lý dữ liệu mà không cần phải sử dụng nhiều công cụ khác nhau. Từ tài liệu đơn giản đến nút, công thức và bảng tương tác trên trang của bạn, Coda đều có thể xử lý tất cả.
Các tính năng tốt nhất của Coda
- Kết hợp văn bản, bảng và cơ sở dữ liệu để tạo tài liệu tương tác
- Tự động hóa công việc bằng nút, công thức và tích hợp
- Đồng bộ hóa trình theo dõi trực tiếp để thay thế bảng tính tĩnh
- Tạo nội dung, tóm tắt thông tin chi tiết và phân tích dữ liệu với AI
- Bắt đầu các dự án bằng cách sử dụng các mẫu cho sản phẩm, tiếp thị và nhân sự
Giới hạn của Coda
- Độ khó học cao hơn so với các trình chỉnh sửa tài liệu cơ bản
- Các tính năng AI và tự động hóa nâng cao chỉ có sẵn trong các gói trả phí
Giá cả của Coda
- Cơ bản: Miễn phí
- Pro: 12 USD/người dùng mỗi tháng
- Nhóm: 36 USD/người dùng mỗi tháng
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Coda
- G2: 4.7/5 (460+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (90+ đánh giá)
11. Slite (Tốt nhất cho tài liệu nhóm từ xa)
Cơ sở kiến thức nên đơn giản hóa quy trình công việc của bạn, không làm phức tạp cách bạn quản lý thông tin. Slite giúp các nhóm ghi chép, tìm kiếm và chia sẻ thông tin mà không làm lộn xộn. Được thiết kế cho công việc từ xa và kết hợp, Slite cung cấp một không gian có cấu trúc nhưng linh hoạt để giữ mọi thứ được tổ chức.
Các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng tạo, chỉnh sửa và tìm kiếm tài liệu, đảm bảo kiến thức quan trọng luôn có thể truy cập được. Với các công cụ cộng tác và điều hướng trực quan, Slite giúp việc phối hợp trở nên đơn giản.
Các tính năng tốt nhất của Slite
- Tìm kiếm câu trả lời ngay lập tức từ tài liệu của nhóm với tính năng Ask
- Quản lý và truy cập nhật ký quyết định trong các cuộc thảo luận
- Xác định các lỗ hổng chưa được ghi chép và nhắc nhở các nhóm giải quyết chúng bằng AI
Giới hạn của Slite
- Chức năng ngoại tuyến giới hạn, yêu cầu kết nối internet liên tục
- Tập trung vào tài liệu có cấu trúc; ít lý tưởng cho việc ghi chú tự do
Giá cả của Slite
- Tiêu chuẩn: 10 USD/người dùng mỗi tháng
- Premium: 15 USD/người dùng/tháng
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Slite
- G2: 4.6/5 (260 đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (40+ đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về Slite
Một người dùng Capterra cho biết:
Đây là một công cụ hữu ích cho các nhóm để tạo cơ sở kiến thức, cũng như một nơi để lưu trữ tất cả các ghi chú và tài liệu kế hoạch.
Đây là một công cụ hữu ích cho các nhóm để tạo cơ sở kiến thức, cũng như một nơi để lưu trữ tất cả các ghi chú và tài liệu kế hoạch.
Ghi chép con đường thành công của bạn với ClickUp
Khi phải xử lý một dự án quan trọng, điều cuối cùng bạn cần là sự thiếu thông tin khiến mọi việc bị trật bánh. Công cụ cộng tác tài liệu phù hợp sẽ giúp mọi thứ được đồng bộ, làm cho công việc nhóm trở nên suôn sẻ và kết nối hơn.
ClickUp nổi bật với tính năng quản lý quy trình làm việc tích hợp dự án và tính năng cộng tác thời gian thực trong ClickUp Docs. Nó đáp ứng phạm vi rộng các nhu cầu kinh doanh, từ tự động hóa và lưu trữ đám mây đến tài liệu có cấu trúc, được hỗ trợ bởi AI.
Sẵn sàng cải thiện năng suất của nhóm với phần mềm cộng tác tài liệu tốt nhất? Đăng ký tài khoản ClickUp miễn phí ngay bây giờ!