Bất kể bạn đang làm việc ở đâu, giấy tờ và tài liệu là điều không thể tránh khỏi. Từ chính sách công ty và sổ tay nhân viên đến hợp đồng dịch vụ và báo cáo tài chính, một tổ chức trung bình xử lý hàng trăm hồ sơ trong hoạt động thường ngày. 📁
Quản lý tài liệu hỗn loạn là một yếu tố rủi ro rất lớn đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Không thể theo dõi các hợp đồng và tài liệu quan trọng có thể dẫn đến các vấn đề về quy định và an toàn, chưa kể đến việc có thể gây căng thẳng trong hợp tác và thực hiện công việc.
Giải pháp? Thiết lập quy trình quản lý tài liệu phù hợp. Giải pháp này giúp bạn tránh được sự lộn xộn và thiếu hiệu quả bằng cách quy định việc tạo/lập, lưu trữ, truy xuất, phân phối và hủy bỏ tài liệu của tổ chức.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ thảo luận về các phương pháp được chuyên gia phê duyệt để tối ưu hóa và mang lại cấu trúc cho quy trình quản lý tài liệu của bạn.
Quy trình quản lý tài liệu là gì?
Quy trình quản lý tài liệu (DMW) thể hiện cách bạn xử lý tài liệu trong tổ chức của mình. Điều này bao gồm mọi quy trình và công việc liên quan đến tài liệu, bao gồm quản lý các phiên bản tài liệu khác nhau, đảm bảo tuân thủ các cơ quan quản lý và lập báo cáo nhanh hơn, không có lỗi.
Các thành phần của quy trình quản lý tài liệu
Dưới đây là một số ví dụ về các quy trình phụ nổi bật trong quy trình xử lý tài liệu:
- Tạo/lập: Giải thích cách soạn thảo và tạo tài liệu mới
- Chỉnh sửa: Hiển thị cách chỉnh sửa, hiệu đính và xem xét các tài liệu hiện có để đảm bảo tuân thủ và ngăn ngừa lỗi
- Lưu trữ: Mô tả cách thức và vị trí lưu trữ tài liệu, dưới định dạng vật lý hay kỹ thuật số
- Phân loại: Hiển thị cách tổ chức và chỉ mục tài liệu để dễ dàng truy xuất và điều hướng. Hãy nghĩ đến các địa điểm trong không gian làm việc, thư mục, thư mục lồng nhau, v.v.
- Chia sẻ: Chỉ định ai có thể truy cập, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu
- Loại bỏ: Phác thảo cách theo dõi các tài liệu dư thừa và loại bỏ chúng khỏi quy trình quản lý tài liệu
- Yêu cầu và phê duyệt: Giải thích quy trình phê duyệt tài liệu trên các cấp phân cấp
- Giám sát: Mô tả cách theo dõi các bản sửa đổi và thay đổi phiên bản để đảm bảo tính minh bạch tối đa. Nó cũng đề cập đến việc xem xét hiệu suất của toàn bộ quy trình làm việc, phát hiện những điểm không hiệu quả trong việc truy xuất hoặc xử lý tài liệu và tìm ra cách khắc phục chúng
Tại sao việc tối ưu hóa quy trình quản lý tài liệu lại quan trọng?
Một trong những thách thức lớn nhất mà các tổ chức phải đối mặt hiện nay là quản lý thông tin không hiệu quả, đặc biệt là khi có sự tham gia của các nhóm làm việc từ xa hoặc kết hợp. Một tình huống điển hình là các bên liên quan đến dự án gặp khó khăn trong việc tìm kiếm dữ liệu và tài liệu liên quan, điều này có thể kích hoạt sự thiếu thông tin liên lạc giữa các bộ phận hoặc dẫn đến vượt thời gian và chi phí.
Tối ưu hóa quy trình quản lý tài liệu chủ yếu tập trung vào việc loại bỏ các điểm yếu kém và nâng cao hiệu quả. Tầm quan trọng của nó trong một doanh nghiệp được thể hiện rõ qua bảy khía cạnh chính:
- Nâng cao hiệu quả: Quy trình quản lý tài liệu giúp tối ưu hóa quy trình công việc chung và quy trình kinh doanh, đảm bảo nhân viên làm việc hiệu quả hơn và không mất thời gian tìm kiếm tài liệu
- Tính minh bạch: Lưu trữ tất cả tài liệu ở một nơi giúp loại bỏ sự cô lập giữa các bộ phận và đảm bảo thông tin được tiết lộ cho các thành viên nhóm có liên quan
- Dễ dàng hơn đào tạo nhân viên mới: Tài liệu có cấu trúc đảm bảo các thành viên mới trong nhóm có thể tìm thấy thông tin họ quan tâm và học cách xử lý các công việc khác nhau
- Tiêu chuẩn hóa quy trình: Các quy trình công việc được lên kế hoạch cẩn thận giúp bạn phác thảo các quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) cho các quy trình và công việc hợp tác, đồng thời giữ cho các nhóm đa chức năng luôn thống nhất với nhau
- Bảo mật được cải thiện: Quy trình quản lý tài liệu được thiết kế tốt cho phép bạn kiểm soát quyền truy cập vào tệp và thư mục
- Giảm thiểu lỗi: Bạn có thể đảm bảo tính nhất quán trong xử lý tài liệu và tự động hóa các công việc quản trị viên lặp đi lặp lại, giảm rủi ro lỗi thủ công
- Cải thiện quy trình ra quyết định: Truy cập các tài liệu quan trọng với thông tin theo ngữ cảnh trong giải pháp quản lý tài liệu giúp người dùng đưa ra quyết định sáng suốt, dựa trên dữ liệu
Cách tạo quy trình quản lý tài liệu trong 6 bước
Dưới đây là phân tích chi tiết từng bước trong quá trình tạo quy trình quản lý tài liệu:
Bước 1: Xác định loại tài liệu và yêu cầu
Trước khi thiết kế quy trình, hãy hiểu rõ quy trình quản lý tài liệu hiện tại. Khám phá các quy trình làm việc cho các loại tài liệu mà tổ chức của bạn xử lý và các yêu cầu cụ thể của chúng.
- Loại tài liệu: Hợp đồng, hóa đơn, báo cáo, hồ sơ nhân sự, chính sách, tài liệu tiếp thị, v.v.
- Tuân thủ pháp luật và quy định: Một số tài liệu có thể phải tuân thủ các quy định của ngành (ví dụ: GDPR, HIPAA, ISO)
- Nhu cầu kinh doanh: Tài liệu có thể yêu cầu bảo mật, phê duyệt nhiều cấp hoặc theo dõi phiên bản
👉 Ví dụ: Bộ phận tài chính có thể cần quy trình xử lý tài liệu cho các hóa đơn có yêu cầu phê duyệt và theo dõi kiểm toán.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Luôn là một ý tưởng tuyệt vời khi yêu cầu các thành viên trong nhóm của bạn đóng góp ý kiến về những gì họ muốn thấy trong quy trình xử lý tài liệu và cảm nhận của họ về hệ thống hiện tại. Bạn có thể tận dụng biểu mẫu ClickUp có thể tùy chỉnh để thu thập phản hồi từ nhóm của bạn và biến chúng thành các công việc có thể thực hiện được, kết nối với quy trình làm việc của bạn.
Bước 2: Lập bản đồ vòng đời tài liệu
Mỗi tài liệu đều trải qua một quá trình từ khi được tạo/lập đến khi được lưu trữ. Việc lập bản đồ quá trình này đảm bảo sự rõ ràng trong xử lý.
- Các giai đoạn trong vòng đời: Tạo/lập (ai tạo tài liệu?) Xem xét (ai kiểm tra tính chính xác?) Phê duyệt (ai cho phép cuối cùng?) Lưu trữ (tài liệu sẽ được lưu ở đâu?) Truy xuất (người dùng có thể truy cập tài liệu bằng cách nào?) Lưu trữ/Loại bỏ (khi nào tài liệu trở nên lỗi thời?)
- Tạo/lập (ai tạo tài liệu?)
- Kiểm tra (ai chịu trách nhiệm kiểm tra độ chính xác?)
- Phê duyệt (Ai là người cuối cùng phê duyệt?)
- Lưu trữ (nơi lưu trữ?)
- Truy xuất (người dùng có thể truy cập như thế nào?)
- Lưu trữ/Loại bỏ (khi nào tài liệu trở nên lỗi thời?)
- Các bên liên quan: Xác định tất cả các bên liên quan, bao gồm người tạo tài liệu, người xem xét, người phê duyệt và người kiểm tra
- Tạo/lập (ai tạo tài liệu?)
- Kiểm tra (ai kiểm tra độ chính xác?)
- Phê duyệt (Ai là người cuối cùng phê duyệt?)
- Lưu trữ (nơi lưu trữ?)
- Truy xuất (người dùng có thể truy cập như thế nào?)
- Lưu trữ/Loại bỏ (khi nào tài liệu trở nên lỗi thời?)
👉 Ví dụ: Một tài liệu chính sách nhân sự trải qua các bước soạn thảo, xem xét pháp lý, phê duyệt nhân sự, phân phối toàn công ty và lưu trữ.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Lập bản đồ vòng đời tài liệu của bạn bằng Bảng trắng ClickUp ảo và Bản đồ Tư duy mà toàn bộ nhóm có thể đóng góp.
Bước 3: Xác định quyền truy cập và quyền truy cập tài liệu
Bảo mật và kiểm soát truy cập là yếu tố quan trọng để ngăn chặn các thay đổi trái phép.
- Quyền truy cập dựa trên vai trò: Nhân viên chỉ nên có mức quyền truy cập cần thiết
- Quyền truy cập đọc, viết, chỉnh sửa và xóa: Mỗi người dùng nên có các quyền khác nhau
- Mức độ bảo mật: Một số tài liệu có thể bị giới hạn truy cập cho cấp quản lý cao nhất
- Mã hóa và xác thực: Sử dụng các phương pháp truy cập an toàn như xác thực đa yếu tố (MFA)
👉 Ví dụ: Các nhóm nhân sự cần quy trình kiểm soát tài liệu để đảm bảo chỉ nhân sự và quản lý trực tiếp mới có thể truy cập các bản đánh giá hiệu suất của nhân viên.
Các công cụ như Mẫu ma trận kiểm soát truy cập dựa trên vai trò của ClickUp có thể hữu ích trong trường hợp này. Với mẫu này, bạn có thể dễ dàng:
- Xác định ai có quyền truy cập vào các tài nguyên nào
- Chỉ định vai trò với các cấp quyền truy cập khác nhau trong tổ chức của bạn
- Kiểm soát và giám sát hoạt động của người dùng
💡Mẹo chuyên nghiệp: ClickUp cho phép bạn tùy chỉnh các cấp phân cấp cho thư mục và Không gian Làm việc, cũng như cấu hình quyền truy cập và cài đặt bảo mật, giúp bạn kiểm soát hoàn toàn ai có thể truy cập, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu của mình.
Bước 4: Thực hiện chính sách lưu giữ và lưu trữ tài liệu
Không phải tất cả tài liệu đều cần được lưu trữ mãi mãi. Xác định các quy tắc rõ ràng về việc lưu trữ và xóa tài liệu kỹ thuật số.
- Kỳ hạn lưu trữ: Đặt khung thời gian cho các loại tài liệu khác nhau (ví dụ: hồ sơ thuế phải được lưu trữ trong 7 năm)
- Lưu trữ tự động: Di chuyển các tệp không hoạt động sang bộ lưu trữ dài hạn sau một kỳ đã định
- Xóa an toàn: Xóa vĩnh viễn các tệp nhạy cảm khi không còn cần thiết
👉 Ví dụ: Hồ sơ nhân viên được lưu trữ trong 5 năm sau khi chấm dứt hợp đồng và sau đó được xóa an toàn.
Bước 5: Đào tạo nhân viên và thực thi chính sách
Ngay cả quy trình tốt nhất cũng sẽ thất bại nếu nhân viên không tuân thủ.
- Tổ chức các phiên đào tạo về các phương pháp hay nhất trong xử lý tài liệu
- Cung cấp SOP (Quy trình hoạt động tiêu chuẩn) rõ ràng cho quy trình công việc tài liệu
- Áp dụng chính sách thông qua các biện pháp kiểm soát hệ thống (ví dụ: bắt buộc theo dõi phiên bản)
- Cập nhật chính sách thường xuyên để phản ánh nhu cầu kinh doanh thay đổi
👉 Ví dụ: Chương trình đào tạo về tuân thủ GDPR trên toàn công ty đảm bảo nhân viên xử lý dữ liệu khách hàng một cách chính xác.
Mẫu tài liệu Quy trình công ty của ClickUp được thiết kế để giúp bạn tạo và quản lý các tài liệu về quy trình của công ty tại một nơi. Với mẫu này, bạn có thể:
- Đảm bảo mọi người đều hiểu rõ các hướng dẫn cập nhật mới nhất
- Tổ chức tất cả tài liệu quy trình của công ty bạn tại một nơi duy nhất
- Tạo mẫu và danh sách kiểm tra để đào tạo nhân viên
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp Brain để tạo nhiều tài liệu SOP trong vài giây. Xem video của chúng tôi để biết cách thực hiện ⤵️
Bước 6: Giám sát, đánh giá và cải thiện quy trình làm việc
Quy trình quản lý tài liệu cần được phát triển để duy trì hiệu quả.
- Thu thập phản hồi từ người dùng để xác định các điểm khó khăn
- Theo dõi các chỉ số KPI như thời gian truy xuất tài liệu, tốc độ phê duyệt và tỷ lệ tuân thủ
- Tinh chỉnh quy trình làm việc để loại bỏ các bước không cần thiết
- Áp dụng công nghệ mới (AI để phân loại tài liệu, blockchain để bảo mật)
👉 Ví dụ: Một công ty nhận thấy sự chậm trễ trong việc phê duyệt hợp đồng và tự động hóa quy trình phê duyệt để nâng cao hiệu quả.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Có nhiều cách khác nhau để theo dõi quy trình làm việc của bạn trong ClickUp. Ví dụ: bạn có thể xác định KPI và theo dõi chúng bằng Bảng điều khiển ClickUp với hơn 50 tiện ích. Tập trung vào các khía cạnh cụ thể để xác định các điểm nghẽn và điều chỉnh khi cần thiết.
Các phương pháp tốt nhất cho quy trình quản lý tài liệu hiệu quả
Ngoài quy trình quản lý tài liệu đã mô tả ở trên, dưới đây là một số nguyên tắc tốt nhất để tuân thủ nhằm tối ưu hóa hiệu quả:
Chuẩn hóa cách đặt tên tài liệu và kiểm soát phiên bản
Việc đặt tên không nhất quán và các phiên bản tài liệu không được theo dõi có thể dẫn đến nhầm lẫn và kém hiệu quả.
- Tạo quy ước đặt tên: Sử dụng định dạng có cấu trúc, ví dụ: [Bộ phận]_[Loại tài liệu]_[Ngày]_[Phiên bản] (ví dụ: HR_PayrollPolicy_2024_v1. 0. pdf)
- Kích hoạt theo dõi phiên bản để tránh thông tin lỗi thời; triển khai các biện pháp kiểm soát "đăng ký/rút tài liệu" trong hệ thống quản lý tài liệu
Tự động hóa việc chuyển tiếp và phê duyệt tài liệu
Việc xử lý tài liệu thủ công làm chậm quy trình làm việc và tăng lỗi. Tự động hóa giúp:
- Gán người xem xét và người phê duyệt dựa trên các quy tắc đã được định trước
- Kích hoạt thông báo cho các phê duyệt đang chờ xử lý
- Thiết lập quy trình công việc có điều kiện (ví dụ: hóa đơn trên 10.000 đô la phải được CFO phê duyệt)
- Theo dõi tiến độ để xác định các điểm nghẽn
Ví dụ: tự động hóa có thể đảm bảo rằng đơn đặt hàng (PO) được tự động chuyển đến bộ phận tài chính, sau đó đến trưởng bộ phận và cuối cùng là giám đốc tài chính nếu vượt quá số tiền đã đặt.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Với hơn 100 Tự động hóa ClickUp không cần mã, bạn có thể để nền tảng này quản lý tài liệu và công việc thường ngày cho bạn. Bạn kiểm soát những gì kích hoạt Tự động hóa và những gì xảy ra sau khi nó được kích hoạt, tất cả thông qua giao diện trực quan. Tính năng này rất hữu ích để quản lý việc xem xét tài liệu và cập nhật trạng thái phê duyệt. 😍
Đảm bảo tuân thủ và lưu vết kiểm tra
Tuân thủ các quy định và sẵn sàng cho kiểm toán bằng cách theo dõi mọi hành động đối với tài liệu.
- Ghi lại tất cả hoạt động của người dùng (ai đã truy cập, chỉnh sửa hoặc phê duyệt tài liệu)
- Bảo quản hồ sơ có dấu thời gian cho mục đích pháp lý và kiểm toán
- Đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn ngành (ISO 27001, GDPR, SOX)
Sử dụng hệ thống quản lý tài liệu tập trung (DMS)
Lưu trữ tài liệu đúng cách giúp dễ dàng truy xuất và ngăn ngừa mất dữ liệu.
Lưu trữ tất cả tài liệu trong một hệ thống tập trung để đơn giản hóa các quy trình truy cập, truy xuất và sao lưu. Sử dụng các tính năng tìm kiếm nâng cao, chẳng hạn như tìm kiếm siêu dữ liệu và toàn văn bản, để nhanh chóng tìm thấy tài liệu.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Docs Hub là trung tâm lưu trữ tuyệt vời cho mọi tài liệu liên quan đến công ty. Nó hiển thị tất cả tài liệu của bạn qua ba thẻ — Gần đây, Yêu thích và Do tôi tạo — tiếp theo là bảng hiển thị tất cả các bản ghi của bạn. 😎
Đừng bỏ qua kế hoạch khắc phục thảm họa và duy trì hoạt động kinh doanh
Thực hiện sao lưu thường xuyên và có kế hoạch rõ ràng để khôi phục tài liệu trong trường hợp mất dữ liệu.
Sử dụng các giải pháp lưu trữ dựa trên đám mây hoặc sao lưu ngoài cơ sở để đảm bảo kinh doanh liên tục trong trường hợp gián đoạn.
Bằng cách tuân theo các phương pháp hay nhất này, các tổ chức có thể tạo ra quy trình quản lý tài liệu giúp hợp lý hóa hoạt động và đảm bảo bảo mật, tuân thủ và khả năng thích ứng với những thay đổi trong tương lai.
5 Trường hợp sử dụng của quy trình quản lý tài liệu
Dưới đây là một số trường hợp sử dụng cụ thể cho quy trình quản lý tài liệu trong các bộ phận của tổ chức:
Nhân sự (HR): Quy trình onboarding nhân viên
📂 Tài liệu liên quan: Thư đề nghị, hợp đồng lao động, biểu mẫu thuế, xác nhận chính sách, bằng chứng ID
🛠 Các bước quy trình:
- Bài nộp/gửi tài liệu – Nhân viên mới nộp thư mời làm việc đã ký và giấy tờ chứng minh ID
- Kiểm tra và phê duyệt của bộ phận Nhân sự – Bộ phận Nhân sự xác minh tài liệu và chuyển chúng đến bộ phận CNTT và kế toán
- Thiết lập CNTT – Nhóm CNTT tạo quyền truy cập hệ thống và giải quyết các vấn đề về thiết bị
- Xử lý bảng lương – Nhóm phụ trách bảng lương thiết lập chi tiết lương
- Hoàn thành quá trình nhập việc – Bộ phận nhân sự lưu trữ tài liệu để tham khảo trong tương lai
Lợi ích: Đảm bảo quá trình onboarding diễn ra suôn sẻ, tránh thiếu sót giấy tờ và đẩy nhanh quy trình xử lý nhân viên mới.
Tài chính: Quy trình xử lý hóa đơn
📂 Tài liệu liên quan: Hóa đơn nhà cung cấp, đơn đặt hàng, phê duyệt thanh toán
🛠 Các bước quy trình:
- Gửi hóa đơn – Nhà cung cấp gửi hóa đơn qua email hoặc cổng tài liệu
- Xác thực và đối chiếu – Bộ phận tài chính xác minh chi tiết hóa đơn với đơn đặt hàng
- Chuyển tiếp phê duyệt – Nếu trong phạm vi ngân sách, trưởng bộ phận phê duyệt; nếu không, chuyển lên CFO
- Xử lý thanh toán – Hóa đơn đã được phê duyệt được gửi để xử lý thanh toán
- Lưu trữ và Tuân thủ – Hóa đơn được lưu trữ trong hồ sơ tài chính để kiểm toán
Lợi ích: Loại bỏ thanh toán trùng lặp, ngăn ngừa mất hóa đơn và tăng tốc độ phê duyệt.
Pháp lý: Quy trình quản lý hợp đồng
📂 Các tài liệu liên quan: Thỏa thuận bảo mật (NDAs), hợp đồng dịch vụ, hợp đồng hợp tác
🛠 Các bước quy trình:
- Soạn thảo & Xem xét – Nhóm pháp lý soạn thảo hợp đồng và chia sẻ để xem xét
- Đàm phán và chỉnh sửa – Các bên nội bộ và bên ngoài đề xuất sửa đổi
- Phê duyệt & Chữ ký – Phiên bản cuối cùng được chuyển đến các bên liên quan để phê duyệt và ký điện tử
- Lưu trữ và kiểm soát truy cập – Hợp đồng được lưu trữ trong kho lưu trữ tài liệu an toàn với các hạn chế truy cập
- Kiểm tra gia hạn và tuân thủ – Tự động gửi nhắc nhở về việc gia hạn hợp đồng
Lợi ích: Giảm thời gian xử lý hợp đồng, đảm bảo tuân thủ và ngăn chặn chỉnh sửa trái phép.
Tiếp thị: Quy trình phê duyệt nội dung
📂 Các tài liệu liên quan: Bài viết blog, thông cáo báo chí, bài đăng trên mạng xã hội, nội dung quảng cáo
🛠 Các bước quy trình:
- Tạo/lập nội dung – Người viết hoặc nhà thiết kế soạn thảo nội dung
- Kiểm tra nội bộ – Trưởng bộ phận Marketing kiểm tra tính nhất quán về thương hiệu và độ chính xác
- Phê duyệt cuối cùng và xuất bản – Ban quản lý ký duyệt và nội dung được lên lịch phát hành
- Lưu trữ & Phân tích – Phiên bản cuối cùng được lưu trữ để tham khảo và phân tích hiệu suất
Lợi ích: Duy trì tính nhất quán của thương hiệu và tăng tốc độ sản xuất nội dung.
IT: Quy trình xử lý yêu cầu thay đổi
📂 Các tài liệu liên quan: Yêu cầu dịch vụ CNTT, nhật ký cập nhật hệ thống, hồ sơ phê duyệt
🛠Các bước quy trình:
- Người dùng gửi yêu cầu CNTT – Nhân viên ghi lại yêu cầu cập nhật phần mềm hoặc thay đổi quyền truy cập
- Đánh giá và rủi ro CNTT – Nhóm CNTT đánh giá tác động và rủi ro bảo mật
- Quy trình phê duyệt – Yêu cầu được chuyển lên cấp quản lý để phê duyệt nếu cần thiết
- Triển khai và thử nghiệm – Bộ phận CNTT thực hiện thay đổi và kiểm tra các vấn đề
- Quản lý tài liệu & Lưu trữ – Tài liệu được lưu trữ để tuân thủ quy định và giải quyết sự cố
Lợi ích: Tăng cường bảo mật, đảm bảo tuân thủ CNTT và hợp lý hóa quy trình phê duyệt.
Đọc thêm: Mẫu biểu mẫu yêu cầu dịch vụ miễn phí
Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý tài liệu
Dưới đây là một số lý do tại sao các tổ chức nên lựa chọn phần mềm quản lý tài liệu để cải thiện quy trình quản lý tài liệu của mình:
- Lưu trữ tập trung: Lưu trữ tất cả tài liệu tại một địa điểm an toàn và có tổ chức, giảm trùng lặp và nhầm lẫn
- Cải thiện khả năng cộng tác: Cho phép truy cập thời gian thực, kiểm soát phiên bản và cộng tác liền mạch giữa các nhóm
- Quy trình công việc tự động: Hợp lý hóa việc phê duyệt, xem xét và chia sẻ tài liệu với các quy trình công việc tự động
- Tăng cường bảo mật và tuân thủ: Kiểm soát quyền truy cập, theo dõi hoạt động của tài liệu và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật
- Truy xuất và tìm kiếm nhanh hơn: Cho phép tìm kiếm nhanh bằng siêu dữ liệu, thẻ và OCR để nâng cao hiệu quả
- Giảm lỗi thủ công: Giảm thiểu lỗi do con người gây ra thông qua tự động hóa, mẫu và quy trình công việc có cấu trúc
- Tích hợp với các công cụ kinh doanh: Kết nối với quản lý dự án, CRM và các hệ thống doanh nghiệp khác để tạo quy trình làm việc liền mạch
- Tiết kiệm chi phí và không gian: Giảm sự phụ thuộc vào lưu trữ vật lý và chi phí quản lý
Cải thiện quy trình làm việc với tài liệu bằng ClickUp
Phần mềm quản lý tài liệu mà bạn chọn nên giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả.
ClickUp là nền tảng quản lý nhiệm vụ và dự án hàng đầu, nên là lựa chọn đầu tiên của bạn khi tìm kiếm công cụ quản lý quy trình làm việc với tài liệu. Dưới đây là một số tính năng của ClickUp giúp hợp lý hóa quy trình quản lý tài liệu.
Tập trung quản lý tài liệu với ClickUp Docs
ClickUp Docs, bộ tài liệu được hỗ trợ bởi AI, giúp bạn xử lý tất cả các công việc liên quan đến tài liệu tại một nơi.
Với ClickUp Docs, bạn có thể tạo, chỉnh sửa, chia sẻ và lưu trữ tất cả các tài liệu liên quan đến công ty, từ cơ sở kiến thức và wiki đến hợp đồng và SOP.
Sử dụng các tùy chọn chỉnh sửa và định dạng phong phú để tùy chỉnh tài liệu, thêm dấu trang, chèn thư mục lồng nhau và nhúng bảng để làm cho hồ sơ của bạn chi tiết theo nhu cầu.
Một trong những điểm nổi bật nhất của ClickUp Docs là khả năng kết nối tài liệu của bạn với quy trình làm việc, giúp người được giao nhiệm vụ có đủ thông tin bối cảnh để hoàn thành công việc của mình.
Tận dụng AI trong quản lý tài liệu với ClickUp Brain
Bạn và nhóm của bạn không cần phải mất nhiều thời gian và công sức để tạo ra các tài liệu chi tiết.
📮Thông tin hữu ích: Chúng tôi vừa phát hiện ra rằng khoảng 33% nhân viên làm việc với kiến thức gửi tin nhắn cho 1 đến 3 người mỗi ngày để lấy thông tin cần thiết. Nhưng nếu tất cả thông tin đã được tài liệu hóa và sẵn sàng truy cập thì sao? Với Trình quản lý kiến thức AI của ClickUp Brain, việc chuyển đổi bối cảnh sẽ trở thành dĩ vãng. Chỉ cần đặt câu hỏi ngay từ không gian làm việc của bạn, ClickUp Brain sẽ lấy thông tin từ không gian làm việc và/hoặc các ứng dụng bên thứ ba được kết nối!
ClickUp Brain là một ví dụ tuyệt vời về cách AI có thể biến đổi quy trình quản lý tài liệu của bạn. Trợ lý viết văn bản của nền tảng này giúp tăng tốc quá trình tạo/lập tài liệu thông qua các lời nhắc có thể tùy chỉnh, phù hợp với vai trò cụ thể.
AI Writer của ClickUp Brain giúp bạn brainstorm, tạo, chỉnh sửa và tóm tắt nội dung cho các loại tài liệu kinh doanh khác nhau — tất cả đều được tối ưu hóa về ngữ điệu và ngữ pháp. Tạo các tài liệu chuyên nghiệp như bản tóm tắt dự án, chương trình họp, nghiên cứu điển hình về tiếp thị và dòng thời gian dự án với độ chính xác cao nhất.
Hơn thế nữa, bạn thậm chí có thể tạo các mục hành động từ Tài liệu của mình! Chỉ cần chọn một phần cụ thể trong Tài liệu, nhấp vào AI và chọn Tạo mục hành động. ClickUp Brain sẽ phân tích nội dung đã chọn và tạo danh sách việc cần làm. ✨
Nền tảng này cung cấp một công cụ hỗ trợ tạo/lập và quản lý tài liệu hiệu quả khác — mẫu! Thư viện ấn tượng của ClickUp với hơn 1.000 mẫu giúp đẩy nhanh quá trình tạo tài liệu, kế hoạch hàng ngày, cơ sở kiến thức và email. Chúng có thể tùy chỉnh 100% để bạn có thể điều chỉnh cho phù hợp với hướng dẫn và công việc của công ty.
Đảm bảo tài liệu dễ tìm kiếm với Tìm kiếm kết nối trong ClickUp
Bạn lưu trữ tất cả tài liệu của công ty ở một nơi, nhưng có một vấn đề khác là tìm kiếm một tài liệu cụ thể có thể giống như mò kim đáy bể. Giá trị truy xuất kém là một lỗ hổng lớn trong nhiều phần mềm quản lý tài liệu. Hãy tưởng tượng bạn đang tìm kiếm một tài liệu mà bạn đã tạo ba hoặc bốn năm trước.
Quy trình quản lý tài liệu được tối ưu hóa xoay quanh khả năng tìm kiếm. Bạn phải có thể tìm thấy BẤT KỲ tài liệu nào trong quy trình của mình trong vòng vài giây để đảm bảo hiệu quả của quy trình.
Nhiều công cụ quản lý tài liệu hàng đầu có khả năng tìm kiếm yếu. Nhưng Tìm kiếm kết nối trong ClickUp cho phép bạn tìm kiếm hầu như mọi thứ trong Không gian Làm việc (và các ứng dụng được kết nối) bằng các từ khóa cơ bản. Bạn cũng có thể tìm kiếm các mục theo thời gian cập nhật và chế độ xem cuối cùng.
Không thể nhớ tên tài liệu? Cải thiện quy trình tìm kiếm trong ClickUp bằng cách tạo thẻ tùy chỉnh cho các bản ghi. Ví dụ: nếu bạn đã tạo nhiều tài liệu tập trung vào phương pháp cải tiến quy trình, bạn có thể gắn thẻ cải tiến quy trình cho các tài liệu đó.
Tích hợp phần mềm quản lý tài liệu của bạn với các nền tảng khác
Thời kỳ các tổ chức hoàn toàn phụ thuộc vào một ứng dụng hoặc nền tảng duy nhất đã qua rồi. Ngày nay, bạn có một ứng dụng riêng cho mọi thứ, từ tạo hóa đơn, theo dõi thời gian đến lên lịch cuộc họp với các thành viên trong nhóm.
Sử dụng tích hợp là một cách dễ dàng để tối ưu hóa quy trình quản lý tài liệu và loại bỏ việc phải liên tục chuyển đổi giữa các ứng dụng.
ClickUp tích hợp với hơn 1.000 nền tảng như Google Drive, Salesforce, GitHub, Everhour và Zoom. Nếu bạn không thể tìm thấy ứng dụng muốn tích hợp trong danh sách, hãy sử dụng API ClickUp để tạo tích hợp tùy chỉnh và giữ thông tin trên các nền tảng có thể truy cập từ một trung tâm tài nguyên duy nhất!
ClickUp: Trình hướng dẫn quy trình quản lý tài liệu của bạn
Một hệ thống tài liệu hoạt động tốt là điều cần thiết cho mọi tổ chức muốn duy trì tính cạnh tranh và hiệu quả. Hệ thống này mang lại trật tự và cấu trúc cho nhóm của bạn, giảm chi phí và tăng cường sự hợp tác, vì vậy đừng ngần ngại khám phá các tối ưu hóa mà chúng tôi đề xuất.
ClickUp là công cụ hữu ích cho bạn trong hành trình này, hoàn hảo để tạo, quản lý, chia sẻ và lưu trữ tài liệu, tự động hóa quy trình, đồng thời hợp lý hóa công việc nhóm và giao tiếp!
Hơn nữa, với ClickUp, mọi thứ từ tài liệu, công việc đến trò chuyện và bảng trắng đều được kết nối với nhau và có sẵn ở một nơi. Với ứng dụng công việc toàn diện này, bạn sẽ không cần phải chuyển đổi giữa hàng tá nền tảng khác nhau chỉ để hoàn thành công việc hàng ngày.
Đăng ký miễn phí và xem cách nó có thể giúp thực thi tính nhất quán trong toàn công ty trong quy trình quản lý tài liệu của bạn!