Bạn đã bao giờ cung cấp dịch vụ hoặc nhận công việc mà không có hợp đồng chính thức chưa? Nếu có, bạn sẽ hiểu những rủi ro đi kèm: thanh toán chậm, phạm vi công việc thay đổi, hiểu lầm hoặc tệ hơn là công việc bị hủy mà không có cách nào để phục hồi. Thật bực bội, phải không?
Đó chính là lúc một thỏa thuận dịch vụ vững chắc phát huy tác dụng.
Một hợp đồng được soạn thảo kỹ lưỡng sẽ nêu rõ các kỳ vọng, làm rõ trách nhiệm và bảo vệ doanh nghiệp của bạn khỏi các tranh chấp tiềm ẩn.
Nhưng làm thế nào để tạo ra một thỏa thuận phù hợp với bạn và khách hàng của bạn? Một thỏa thuận có hiệu lực pháp lý, chuyên nghiệp và giúp mọi thứ diễn ra suôn sẻ?
Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách viết hợp đồng dịch vụ để bảo vệ công việc của bạn và xây dựng mối quan hệ kinh doanh thành công.
Sẵn sàng xác định các điều khoản và tránh rắc rối trong tương lai? Hãy bắt đầu ngay!
Hợp đồng dịch vụ là gì?
Thỏa thuận dịch vụ là hợp đồng ràng buộc về mặt pháp lý, thiết lập các chi tiết về mối quan hệ công việc giữa nhà cung cấp dịch vụ và khách hàng. Thỏa thuận này giúp cả hai bên thống nhất về các kết quả công việc, dòng thời gian và kỳ vọng, giảm rủi ro hiểu lầm.
⭐ Mẫu nổi bật
Viết một thỏa thuận dịch vụ từ đầu có thể khiến bạn cảm thấy quá sức và tốn thời gian. Hãy thử Mẫu Thỏa thuận Dịch vụ miễn phí của ClickUp để đơn giản hóa quy trình và bao gồm tất cả các nội dung cần thiết mà không cần phải đoán mò về mặt pháp lý.
Hãy phân tích các thành phần cốt lõi của hợp đồng dịch vụ và giá trị mà chúng mang lại:
- Vai trò và trách nhiệm: Phác thảo vai trò của mỗi bên để đảm bảo sự hợp tác suôn sẻ. Ví dụ: nhà cung cấp gửi báo cáo hàng tuần, trong khi khách hàng cung cấp phản hồi kịp thời. Trách nhiệm rõ ràng giúp tránh sự chậm trễ và thúc đẩy dự án tiến triển
- Phạm vi dịch vụ: Làm rõ các chỉ số hiệu suất để các bên liên quan biết giới hạn của dự án. Ví dụ: nếu bạn là một nhà thiết kế đồ họa, bạn có thể đặt các kết quả cần đạt được như 'ba ý tưởng logo và hai vòng sửa đổi'. Việc này giúp dự án tập trung và tránh phạm vi bị mở rộng
- Dòng thời gian: Đặt các điểm kiểm tra để theo dõi tiến độ và đảm bảo trách nhiệm của cả hai bên. Ví dụ: nếu bạn là một nhà tư vấn tiếp thị, bạn có thể đặt dòng thời gian như 'Kiểm tra ban đầu trong 14 ngày' hoặc 'Chiến lược cuối cùng trong 30 ngày'
- Điều khoản thanh toán: Làm rõ lịch thanh toán để đảm bảo minh bạch tài chính và ngăn ngừa tranh chấp. Ví dụ: nhà thầu có thể sử dụng cấu trúc thanh toán như '50% trước, 50% khi hoàn thành' hoặc gắn thanh toán với các cột mốc của dự án
- Điều kiện chấm dứt: Bao gồm quy trình chấm dứt hợp đồng dịch vụ sớm, nếu cần. Ví dụ: một trong hai bên có thể chấm dứt hợp đồng bằng văn bản trước 30 ngày hoặc ngay lập tức trong trường hợp vi phạm nghiêm trọng hoặc không đáp ứng kỳ vọng
- Giải quyết tranh chấp: Thiết lập cách thức xử lý tranh chấp và theo luật nào. Ví dụ, các công ty có thể chọn giải quyết tranh chấp thông qua trọng tài theo luật hiện hành. Điều này giúp giải quyết các vấn đề, tránh các cuộc chiến pháp lý tốn kém có thể làm tổn hại đến danh tiếng của bạn
- Điều khoản bảo mật: Nếu bạn xử lý thông tin độc quyền, dữ liệu nhạy cảm hoặc bí mật thương mại, điều khoản không tiết lộ hoặc bảo mật sẽ giữ cho thông tin được chia sẻ riêng tư
Tại sao nên sử dụng hợp đồng dịch vụ bằng văn bản?
Bạn có thể nghĩ rằng một cái bắt tay hoặc thỏa thuận miệng là đủ vì bạn và khách hàng của bạn tin tưởng lẫn nhau.
Mặc dù cách làm cũ có thể hiệu quả với một số người, nhưng thỏa thuận dịch vụ bằng văn bản là điều cần thiết trong bối cảnh kinh doanh hiện nay. Đây là lý do:
- Xây dựng lòng tin và sự chuyên nghiệp: Một thỏa thuận chi tiết chứng tỏ bạn nghiêm túc trong công việc và mong đợi điều tương tự từ khách hàng. Sự chuyên nghiệp này sẽ trấn an khách hàng và củng cố niềm tin của họ khi làm việc với bạn
- Tránh hiểu lầm: Thỏa thuận bằng văn bản nêu rõ trách nhiệm của nhà cung cấp dịch vụ và khách hàng. Thỏa thuận này giúp tránh những tình huống khó chịu như "tôi tưởng là..." có thể dẫn đến chậm trễ dự án hoặc làm hỏng mối quan hệ
- Đảm bảo tính pháp lý: Thỏa thuận bằng miệng là không đủ nếu có sự cố xảy ra. Hợp đồng bằng văn bản cung cấp các biện pháp pháp lý, ghi lại tất cả các điều khoản và điều kiện theo thỏa thuận chung. Nếu có sự cố xảy ra, hợp đồng sẽ là cơ sở tham chiếu rõ ràng cho cả hai bên, giúp giải quyết tranh chấp một cách công bằng
- Đơn giản hóa sự hợp tác trong tương lai: Một thỏa thuận dịch vụ được soạn thảo tốt có thể làm nền tảng cho công việc trong tương lai. Bằng cách ghi lại các điều khoản của dự án hiện tại, bạn tạo ra một quy trình có cấu trúc mà bạn có thể sử dụng để làm cho sự hợp tác trong tương lai diễn ra suôn sẻ hơn
🧠 Hãy nhớ: Định luật Murphy luôn có hiệu lực trong ngành dịch vụ — 'bất cứ điều gì có thể xảy ra sai, sẽ xảy ra sai. ' Vì vậy, đừng để doanh nghiệp của bạn gặp rủi ro. Điều khoản 'sự kiện bất khả kháng' bảo vệ bạn khỏi những sự kiện không thể kiểm soát, đảm bảo bạn sẵn sàng đối phó với mọi tình huống. Cách thực hiện như sau:
- Bảo vệ doanh nghiệp của bạn khỏi thiên tai, khủng hoảng toàn cầu hoặc các sự kiện không lường trước được
- Bảo vệ cả hai bên khỏi trách nhiệm pháp lý khi tình huống nằm ngoài tầm kiểm soát
- Lập kế hoạch cho các sự cố trước khi chúng xảy ra — giảm thiểu căng thẳng, ngăn ngừa tranh chấp
Ai cần hợp đồng dịch vụ?
Bất kỳ ai cung cấp dịch vụ, dù là cá nhân hay một phần của doanh nghiệp, đều phải lập hợp đồng dịch vụ. Đây là lá chắn bảo vệ bạn khỏi sự nhầm lẫn, chậm trễ và công việc không được thanh toán. Dưới đây là những người được hưởng lợi nhiều nhất:
- Freelancer hoặc nhà thầu độc lập: Nhà thiết kế, nhà văn, nhiếp ảnh gia, nhà phát triển, v.v. phát triển nhờ các dự án đa dạng và ngắn hạn. Tuy nhiên, cùng với sự tự do đó là rủi ro về sự thay đổi kỳ vọng của khách hàng và thanh toán chậm. Một thỏa thuận dịch vụ vững chắc đảm bảo sự an tâm và bồi thường kịp thời
- Chủ doanh nghiệp nhỏ: Các doanh nghiệp nhỏ, như studio thiết kế thời trang, phải đáp ứng nhiều nhu cầu của khách hàng. Hợp đồng dịch vụ bảo vệ công việc của bạn khỏi bị đánh giá thấp hoặc không được thanh toán, đồng thời cung cấp cho bạn một lộ trình rõ ràng để giải quyết tranh chấp
- Công ty công nghệ và nhà cung cấp SaaS: Nếu bạn cung cấp dịch vụ công nghệ hoặc phần mềm, các thỏa thuận bằng văn bản thường đóng vai trò kép là Điều khoản dịch vụ (TOS) hoặc Thỏa thuận cấp phép người dùng cuối (EULA). Các hợp đồng này rất quan trọng đối với bảo mật và tuân thủ dữ liệu, bảo vệ bạn khỏi trách nhiệm pháp lý
- Tư vấn: Cho dù bạn là nhà chiến lược kinh doanh, huấn luyện viên cuộc sống hay chuyên gia tư vấn, một thỏa thuận tư vấn phù hợp sẽ thiết lập các quy tắc tham gia. Nó ngăn ngừa mọi nhầm lẫn về thời lượng dự án, những gì bạn sẽ cung cấp và cách bạn sẽ được thanh toán
- Các cơ quan: Đối với các cơ quan thiết kế, tiếp thị hoặc quan hệ công chúng xử lý nhiều dự án, hợp đồng bảo vệ sở hữu trí tuệ, thiết lập kỳ vọng và ngăn chặn công việc không được thanh toán. Đối với các mối quan hệ lâu dài, hãy cân nhắc sử dụng Thỏa thuận dịch vụ tổng thể (MSA) để tránh phải đàm phán lại mỗi lần
Cách viết hợp đồng dịch vụ
Nếu bạn không phải là luật sư, việc soạn thảo hợp đồng dịch vụ có thể khá phức tạp. Bạn cần tích hợp phản hồi, giải mã thuật ngữ pháp lý và quản lý các hoạt động. Bạn cần một công cụ giúp đơn giản hóa quy trình và đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
ClickUp là nền tảng năng suất tất cả trong một giúp tạo hợp đồng dễ dàng.
Không còn các chủ đề email dài dằng dặc hay các bản sửa đổi lộn xộn — chỉ còn sự hợp tác suôn sẻ.
Dưới đây là cách viết hợp đồng dịch vụ chuyên nghiệp, chặt chẽ bằng ClickUp:
Bước 1: Xác định các bên liên quan
Xác định những người liên quan là bước đầu tiên trong việc tạo ra một hợp đồng dịch vụ vững chắc. Thực hiện đúng bước quan trọng này sẽ đặt nền tảng cho toàn bộ thỏa thuận. Vì vậy, hãy bao gồm các thành phần thiết yếu sau:
- Danh sách tên pháp lý đầy đủ của nhà cung cấp dịch vụ và khách hàng
- Thêm địa chỉ kinh doanh, số điện thoại và địa chỉ email của tất cả các bên
- Xác định các loại pháp nhân. Trạng thái pháp lý của một công ty, cho dù đó là chủ sở hữu duy nhất, công ty cổ phần hay công ty trách nhiệm hữu hạn, đều ảnh hưởng đến quyền và trách nhiệm pháp lý
Sử dụng ClickUp Docs để soạn thảo hợp đồng cho phép bạn cộng tác với khách hàng và nhóm bán hàng của mình trong thời gian thực. Đánh thẻ thành viên nhóm để xác minh chi tiết hoặc cập nhật thông tin, đảm bảo mọi thứ đều chính xác.
Bước 2: Xác định phạm vi dịch vụ
Phạm vi dịch vụ cung cấp nêu rõ những gì được bao gồm trong dự án và những gì không được bao gồm. Bao gồm các điểm sau:
- Kết quả công việc: Liệt kê các dịch vụ cụ thể mà bạn sẽ cung cấp để tránh nhầm lẫn sau này
- Dòng thời gian: Nêu rõ ngày hợp đồng có hiệu lực và thời điểm bắt đầu cung cấp dịch vụ
- Loại trừ: Xác định rõ những gì không được bao gồm để tránh mở rộng phạm vi
ClickUp Docs cho phép bạn tạo các tài liệu pháp lý trực tiếp, động cho các thỏa thuận dịch vụ. Các tùy chọn định dạng văn bản phong phú — chẳng hạn như tiêu đề lớn, dấu đầu dòng, liên kết và hình ảnh nhúng, bảng — mang đến sự rõ ràng và cấu trúc thường thiếu trong các nền tảng truyền thống.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Cần trợ giúp để xác định các kết quả công việc? Hãy để các mẫu tuyên bố công việc của ClickUp hướng dẫn bạn tạo phạm vi chi tiết bao gồm tất cả các cơ sở.
Bước 3: Đặt điều khoản thanh toán
Phương thức và cấu trúc thanh toán là gì? Khi nào đến hạn thanh toán (ngày bắt đầu và ngày kết thúc)? Có bất kỳ điều kiện thanh toán nào không? Đảm bảo không để lại chỗ cho sự hiểu lầm ở đây. Để làm vậy,
- Ghi lại lịch thanh toán — cho dù là thanh toán trước, phí cố định, theo cột mốc hay thanh toán khi hoàn thành
- Nêu rõ cách thức thanh toán của khách hàng (chuyển khoản ngân hàng, PayPal, v.v.)
- Chỉ định phí trả chậm hoặc phạt chậm thanh toán
- Đề cập đến người sẽ chi trả phí luật sư trong trường hợp xảy ra tranh chấp pháp lý
💡Mẹo chuyên nghiệp: Lên lịch nhắc nhở về thời hạn thanh toán sắp tới bằng cách sử dụng Tự động hóa ClickUp để bạn không bao giờ phải theo đuổi khách hàng. Thông báo giúp bạn luôn cập nhật các khoản thanh toán mà không cần theo dõi thủ công.
Bước 4: Phác thảo trách nhiệm của mỗi bên
Xác định trước trách nhiệm của mỗi bên sẽ ngăn ngừa sự chậm trễ và nhầm lẫn, giúp dự án diễn ra đúng tiến độ.
Với tư cách là nhà cung cấp dịch vụ, hãy nêu chi tiết tất cả các nghĩa vụ hợp đồng mà bạn sẽ thực hiện, chẳng hạn như giao báo cáo, tuân thủ thời hạn, v.v. Tương tự, khách hàng phải cung cấp phản hồi kịp thời, quyền truy cập vào các hệ thống và dữ liệu cần thiết, v.v.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Với Nhiệm vụ ClickUp, biến các trách nhiệm cụ thể thành các công việc có thể thực hiện được. Cách thực hiện như sau:
- Chỉ định ngày đáo hạn và đặt mức độ ưu tiên cho từng công việc
- Theo dõi tiến độ công việc trong thời gian thực với trạng thái công việc
- Đánh dấu các mối phụ thuộc để ngăn chặn tắc nghẽn và đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ
Bước 5: Thêm điều khoản chấm dứt, giải quyết tranh chấp và các điều khoản quan trọng khác
Giờ là lúc bảo vệ thỏa thuận của bạn với các điều khoản bao gồm mọi tình huống. Cho dù bạn đang đối mặt với sự chậm trễ dự án, chấm dứt hợp đồng sớm hay tranh chấp pháp lý, việc thêm các điều khoản này sẽ bảo vệ bạn và khách hàng của bạn.
AI Writer của ClickUp Brain tập hợp các điều khoản quan trọng này và soạn thảo một hợp đồng hoàn chỉnh trong vài giây. Nếu bạn cần tham khảo hợp đồng trước đó, hãy sử dụng Knowledge Manager của ClickUp Brain để tìm kiếm lịch sử tài liệu pháp lý của bạn để nhập nhanh.
Cần hợp tác giữa các khu vực địa lý? Tính năng dịch thuật của ClickUp giúp bản địa hóa các thỏa thuận của bạn một cách dễ dàng cho các đối tác toàn cầu.
Bước 6: Xem lại và hoàn thiện
Sau khi hoàn thành bản nháp, hãy xem lại toàn bộ thỏa thuận để đảm bảo rằng nó bao gồm tất cả các nội dung và tất cả các bên đều hài lòng.
Cần trao đổi nhanh với đồng nghiệp để hoàn thiện chi tiết? Bắt đầu trò chuyện từ nhiệm vụ với ClickUp Chat và giải quyết vấn đề trong thời gian thực.
Sau khi xem xét, đã đến lúc hoàn thiện và ký kết.
Các điều khoản khác mà hợp đồng của bạn có thể cần
Mặc dù chúng tôi đã đề cập đến các yếu tố cơ bản của một hợp đồng dịch vụ, một số ngành nghề có thể cần thêm các điều khoản cụ thể:
1. Điều khoản miễn trừ trách nhiệm
Trường hợp sử dụng lý tưởng: Xây dựng, lập kế hoạch sự kiện, chăm sóc sức khỏe.
Mục đích: Chuyển giao trách nhiệm về các rủi ro cụ thể cho bên kia.
Ví dụ: một bệnh viện ký hợp đồng với dịch vụ vệ sinh có thể bao gồm điều khoản này, quy trách nhiệm cho dịch vụ đối với bất kỳ tai nạn nào do nhân viên của họ gây ra. Các nhà tổ chức sự kiện có thể sử dụng điều khoản này để bảo vệ mình nếu có sự cố xảy ra tại địa điểm tổ chức sự kiện.
2. Điều khoản bồi thường
Trường hợp sử dụng lý tưởng: Dịch vụ công nghệ thông tin, dịch vụ tư vấn, bất động sản.
Mục đích: Đảm bảo một bên chịu trách nhiệm bồi thường cho bên kia trong trường hợp có khiếu nại từ bên thứ ba.
Ví dụ: một nhà thầu độc lập có thể đưa điều khoản bồi thường vào hợp đồng tư vấn để bảo vệ mình khỏi các chi phí phát sinh nếu hành động của khách hàng dẫn đến khiếu nại của bên thứ ba. Trong lĩnh vực bất động sản, điều khoản này có thể yêu cầu người thuê chi trả các chi phí pháp lý nếu hành động của họ vi phạm luật sở hữu tài sản.
3. Quyền sở hữu trí tuệ
Trường hợp sử dụng lý tưởng: Thiết kế đồ họa, nhiếp ảnh, quảng cáo, phát triển phần mềm
Mục đích: Xác định ai sở hữu quyền đối với sản phẩm cuối cùng. Các điều khoản về thông tin bí mật có thể bảo vệ các quy trình thiết kế độc quyền hoặc thông tin nhạy cảm, trong khi quyền sở hữu độc quyền ngăn khách hàng tái sử dụng hoặc bán lại công việc mà không có quyền truy cập.
Ví dụ: một nhà thiết kế đồ họa có thể giữ quyền sở hữu thiết kế trong khi cấp cho khách hàng giấy phép sử dụng trong một thời gian giới hạn. Các nhà phát triển phần mềm có thể giữ quyền sở hữu mã nhưng cho phép khách hàng quyền sử dụng giới hạn.
4. Điều khoản hợp tác với khách hàng
Trường hợp sử dụng lý tưởng: Tư vấn, phát triển web, tiếp thị, dịch vụ pháp lý
Mục đích: Đảm bảo khách hàng cung cấp thông tin hoặc tài nguyên cần thiết để giúp dự án tiến độ.
Ví dụ: một công ty luật nên bao gồm một điều khoản yêu cầu khách hàng nộp các tài liệu liên quan đến vụ việc trong một khung thời gian cụ thể để tránh sự chậm trễ. Hợp đồng tiếp thị bao gồm việc giao các tài sản thương hiệu, bao gồm logo và hướng dẫn phong cách, một cách kịp thời.
5. Điều khoản mẫu
Trường hợp sử dụng lý tưởng: Tất cả các ngành nghề
Mục đích: Các điều khoản tiêu chuẩn, được chấp nhận rộng rãi, đảm bảo hợp đồng có hiệu lực pháp lý. Thường được sử dụng lại trong các mẫu hợp đồng dịch vụ, các điều khoản này bao gồm các điều khoản pháp lý cần thiết và giảm thiểu tranh chấp.
Ví dụ: "điều khoản tách rời" giúp hợp đồng vẫn có hiệu lực ngay cả khi một phần của hợp đồng không thể thi hành. "Điều khoản sửa đổi" quy định rằng mọi thay đổi đối với thỏa thuận phải được lập thành văn bản và có chữ ký của cả hai bên, đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm giải trình.
Ví dụ về Thỏa thuận dịch vụ: Hợp đồng phù hợp cho mọi lĩnh vực
Việc soạn thảo một thỏa thuận dịch vụ phù hợp là điều cần thiết cho mối quan hệ kinh doanh hiệu quả. Tuy nhiên, không phải tất cả các thỏa thuận đều giống nhau — mỗi mối quan hệ hợp tác cần một cách tiếp cận riêng biệt.
Dưới đây là các ví dụ về mẫu thỏa thuận dịch vụ dành riêng cho từng ngành để đáp ứng nhu cầu riêng của mô hình kinh doanh của bạn.
Hợp đồng hợp tác: Lý tưởng cho các dự án sáng tạo chung
Vai trò, trách nhiệm và quyền sở hữu phải rõ ràng khi nhiều bên hợp tác trong các dự án sáng tạo, kỹ thuật hoặc hợp tác.
Mẫu thỏa thuận dịch vụ hợp tác cung cấp giải pháp hoàn hảo để:
- Đặt ngày bắt đầu và kết thúc rõ ràng cho sự hợp tác
- Xác định trách nhiệm, cam kết tài chính và nghĩa vụ pháp lý
Tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu cụ thể của mối quan hệ hợp tác của bạn.
Hợp đồng tư vấn: Phù hợp cho các dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp
Với tư cách là một chuyên gia tư vấn, chuyên môn của bạn chính là dịch vụ của bạn, và một thỏa thuận được cấu trúc chặt chẽ sẽ bảo vệ bạn khỏi sự hiểu lầm và các tranh chấp tiềm ẩn.
Sử dụng mẫu hợp đồng dịch vụ tư vấn giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán giữa các khách hàng. Nó cho phép bạn:
- Liệt kê các dịch vụ tư vấn và các sản phẩm/dịch vụ dự kiến cung cấp
- Thiết lập lịch thanh toán, cho dù là phí cố định hay dựa trên cột mốc
- Thêm các điều khoản quan trọng về thông tin bí mật, quyền sở hữu trí tuệ và điều khoản không cạnh tranh
Thỏa thuận dịch vụ cố định: Hoàn hảo cho công việc liên tục với khách hàng
Các thỏa thuận dịch vụ này rất cần thiết cho các doanh nghiệp hoặc freelancer cung cấp hỗ trợ liên tục, đảm bảo luồng công việc và thanh toán ổn định.
Thay vì bắt đầu một hợp đồng mới cho mỗi công việc, mẫu thỏa thuận dịch vụ cố định giúp bạn khóa cam kết dài hạn với khách hàng. Cách thực hiện như sau:
- Phác thảo dịch vụ được cung cấp và đặt tiêu chuẩn hiệu suất
- Thiết lập lịch thanh toán định kỳ (hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm)
- Làm rõ phạm vi để tránh công việc thêm
Tạo, Áp dụng và Thực hiện Hợp đồng Dịch vụ: Các thực hành tốt nhất
Việc chuẩn bị hợp đồng dịch vụ là rất quan trọng, nhưng chỉ có hiệu quả nếu khách hàng của bạn hiểu và đồng ý ký kết. Hãy làm theo các phương pháp hay nhất sau đây để đảm bảo hợp đồng dịch vụ của bạn được chấp nhận, tôn trọng và thực hiện suôn sẻ:
1. Giới thiệu thỏa thuận từ sớm
Giới thiệu các thỏa thuận cấp độ dịch vụ của bạn trong quá trình tiếp nhận khách hàng. Đặt ra tông điệu bằng cách giải thích lý do tại sao hợp đồng là điều cần thiết — hợp đồng giúp thống nhất kỳ vọng và bảo vệ cả hai bên. Khi bạn biến điều này thành một phần tiêu chuẩn trong quy trình làm việc của mình, khách hàng sẽ coi đó là một phần tự nhiên trong việc kinh doanh với bạn.
2. Giáo dục khách hàng về các điều khoản quan trọng
Tránh giả định rằng khách hàng của bạn hiểu các điều khoản pháp lý, đặc biệt là thanh toán, sản phẩm giao hàng và giải quyết tranh chấp. Hướng dẫn họ về các lĩnh vực quan trọng này để đảm bảo sự rõ ràng. Bước chủ động này giúp xây dựng lòng tin và đảm bảo với khách hàng rằng bạn minh bạch về các kỳ vọng.
3. Tiết kiệm thời gian với các mẫu có sẵn
Các mẫu thỏa thuận dịch vụ được tạo sẵn giúp bạn bắt đầu dễ dàng bằng cách cung cấp nền tảng có cấu trúc mà bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu của mình.
Ví dụ: Mẫu Thỏa thuận dịch vụ ClickUp là lựa chọn lý tưởng để soạn thảo hợp đồng nhanh chóng và chuyên nghiệp. Mẫu thỏa thuận có thể tùy chỉnh hoàn toàn này cho phép bạn soạn thảo thỏa thuận ràng buộc, phù hợp trong vài phút — lý tưởng cho sự hợp tác suôn sẻ và an toàn.
Dưới đây là lý do tại sao bạn sẽ yêu thích nó:
- Hợp lý hóa quy trình của bạn với các phần được tải sẵn như điều khoản thanh toán, phạm vi dịch vụ và bảo mật
- Dễ dàng tùy chỉnh mẫu để phù hợp với các yêu cầu và điều khoản riêng của dự án của bạn
4. Sử dụng công cụ ký kết điện tử
Các công cụ ký kết kỹ thuật số giúp đẩy nhanh quá trình ký kết thỏa thuận. Các công cụ này tạo ra một bản ghi chính thức, có thể theo dõi và loại bỏ rắc rối khi in, ký và quét hợp đồng. Kết quả? Phê duyệt nhanh hơn và quá trình nhập việc suôn sẻ hơn.
5. Thường xuyên xem xét và cập nhật các thỏa thuận
Yêu cầu kinh doanh hoặc pháp lý của bạn luôn thay đổi, và hợp đồng của bạn cũng vậy. Lên lịch đánh giá định kỳ (mỗi năm hoặc sáu tháng) để đảm bảo các thỏa thuận của bạn phản ánh dịch vụ hiện tại và tuân thủ luật pháp hiện hành.
6. Sử dụng các công cụ để tối ưu hóa quy trình
Quản lý hợp đồng dịch vụ không phải là việc khó khăn. Các nền tảng như ClickUp cho phép bạn soạn thảo, cộng tác và lưu trữ các thỏa thuận dịch vụ ở một nơi. Theo dõi các phê duyệt, sắp xếp các tài liệu đã ký và đặt nhắc nhở để gia hạn hoặc cập nhật — tất cả đều có thể thực hiện mà không cần rời khỏi nền tảng.
Vượt qua thách thức trong việc soạn thảo hợp đồng dịch vụ
Hãy cùng nhau giải quyết một số thách thức thường gặp khi soạn thảo hợp đồng dịch vụ và cách vượt qua chúng.
1. Hợp đồng phù hợp với mọi trường hợp
🔒Thách thức: Sử dụng cùng một hợp đồng thỏa thuận dịch vụ cho mọi khách hàng sẽ bỏ qua các chi tiết riêng biệt của từng dự án và có thể dẫn đến sự không phù hợp.
🔑Giải pháp: Tùy chỉnh. Bắt đầu với các mẫu thỏa thuận kinh doanh vững chắc phù hợp với đặc thù của dự án và khách hàng. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp và đảm bảo mọi chi tiết đều đáp ứng mong đợi của khách hàng.
Ví dụ: nếu bạn đang làm việc thiết kế lại trang web, hãy bao gồm các chi tiết như số lần sửa đổi thiết kế, ngày ra mắt và hỗ trợ sau khi ra mắt. Nhưng đối với thiết kế logo đơn giản, bạn có thể tập trung vào một vòng sửa đổi duy nhất với thời hạn ngắn hơn.
Nếu bạn đang xử lý các dự án dài hạn đòi hỏi sự chính xác và rõ ràng, Mẫu Thỏa thuận dịch vụ tổng thể của ClickUp là lựa chọn tốt nhất cho bạn. Mẫu này hoàn hảo để tùy chỉnh các hợp đồng cho các dịch vụ đang diễn ra, nơi mà sự tin tưởng và tính nhất quán là điều cần thiết.
Dưới đây là lý do tại sao bạn sẽ yêu thích nó:
- Cho phép bạn tạo MSA với các mẫu có thể tùy chỉnh
- Thích ứng với các thay đổi khi cần thiết
- Cho phép bạn làm việc với các bên liên quan để giúp tất cả các bên hiểu và đồng ý với các điều khoản
- Giảm thiểu rủi ro hiểu lầm và các thủ tục pháp lý tốn kém
2. Ngôn ngữ quá phức tạp
🔒Thách thức: Ngôn ngữ pháp lý phức tạp có thể khiến khách hàng bối rối và do dự khi ký kết.
🔑Giải pháp: Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu. Khi cần sử dụng thuật ngữ pháp lý như "điều khoản bồi thường", "Sự kiện bất khả kháng" hoặc "trách nhiệm", hãy thêm một giải thích ngắn gọn bằng tiếng Anh đơn giản.
Ví dụ: thay vì viết "Nhà cung cấp dịch vụ sẽ bồi thường cho khách hàng đối với tất cả các khiếu nại", hãy viết "Nhà cung cấp dịch vụ không chịu trách nhiệm về các thiệt hại trừ khi do sơ suất gây ra. " Điều này giúp nội dung chuyên nghiệp và dễ hiểu.
3. Sự phản đối của khách hàng
🔒Thách thức: Một số khách hàng có thể cần thêm động lực để ký kết các thỏa thuận chính thức, vì họ cho rằng các thỏa thuận này phức tạp hoặc không cần thiết.
🔑Giải pháp: Trấn an họ. Giải thích lợi ích của thỏa thuận cho cả hai bên bằng cách làm rõ kỳ vọng và tránh nhầm lẫn trong tương lai. Hãy cởi mở với các cuộc đàm phán hợp lý trong khi vẫn bảo vệ lợi ích của bạn.
Ví dụ: nếu khách hàng lo lắng về điều khoản thanh toán, hãy đề xuất sự linh hoạt. Bạn có thể đề nghị thu một khoản đặt cọc nhỏ hơn (30% trước), phần còn lại sẽ thanh toán khi đạt các cột mốc quan trọng. Điều này giúp khách hàng yên tâm đồng thời đảm bảo bạn được trả công công bằng theo tiến độ công việc.
4. Quản lý nhiều phiên bản
🔒Thách thức: Việc theo dõi các phiên bản thỏa thuận khác nhau cho nhiều khách hàng trở nên hỗn loạn, dẫn đến hiểu lầm và lỗi.
🔑Giải pháp: Sắp xếp hợp đồng của bạn dưới dạng kỹ thuật số. Điều này giúp bạn nhanh chóng tìm thấy và quản lý phiên bản mới nhất. ClickUp Docs đi kèm với tính năng kiểm soát phiên bản để bạn yên tâm về vấn đề này.
Ví dụ: sắp xếp các hợp đồng vào các thư mục có nhãn 'Khách hàng A — Thỏa thuận v2' hoặc 'Khách hàng B — Hợp đồng cuối cùng' để theo dõi từng dự án.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Tính năng Tìm kiếm kết nối của ClickUp có thể tìm thấy các hợp đồng trong ClickUp và các ứng dụng được kết nối như Google Drive!
5. Tuân thủ các quy định pháp luật thay đổi
🔒Thách thức: Luật pháp, đặc biệt là luật liên quan đến bảo mật dữ liệu và sở hữu trí tuệ, thường xuyên thay đổi. Hợp đồng của bạn có thể nhanh chóng trở nên lỗi thời hoặc không tuân thủ.
🔑Giải pháp: Cập nhật thông tin về khung pháp lý liên quan đến ngành của bạn. Yêu cầu chuyên gia pháp lý xem xét hàng năm để đảm bảo tuân thủ các quy định hiện hành.
Ví dụ: nếu bạn là nhà cung cấp dịch vụ phần mềm, hãy tránh các điều khoản chung chung như "chúng tôi sẽ bảo vệ dữ liệu của bạn". Cập nhật các điều khoản này để phản ánh các nghĩa vụ pháp lý cụ thể và luật pháp hiện hành. Ví dụ: tham chiếu tuân thủ CCPA và GDPR cho khách hàng ở Mỹ và châu Âu.
Soạn thảo hợp đồng dịch vụ vững chắc với ClickUp
Một thỏa thuận dịch vụ được soạn thảo tốt không chỉ là một biện pháp bảo vệ pháp lý mà còn là nền tảng cho mối quan hệ kinh doanh bền vững và lâu dài. Nó thể hiện sự chuyên nghiệp, xây dựng lòng tin và bảo vệ bạn khỏi những xung đột tiềm ẩn trong tương lai.
Giờ bạn đã biết cách viết hợp đồng dịch vụ. Nhưng tại sao chỉ dừng lại ở mức tốt khi bạn có thể làm cho nó trở nên tuyệt vời? ClickUp giúp bạn tạo các hợp đồng dịch vụ toàn diện một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Tận dụng sức mạnh của ClickUp Docs để hợp tác liền mạch, sử dụng các mẫu thỏa thuận dịch vụ để bắt đầu nhanh chóng và tận dụng ClickUp Brain để quản lý các điều khoản dễ dàng. Sẵn sàng tối ưu hóa quy trình tài liệu của bạn? Dùng thử ClickUp ngay hôm nay và chuẩn bị cho thành công.