Đưa ra báo giá công việc chính xác cho khách hàng tiềm năng là chìa khóa cho bất kỳ doanh nghiệp nào cung cấp dịch vụ với giá tùy chỉnh. Báo giá chuyên nghiệp giúp khách hàng có cái nhìn rõ ràng về phạm vi công việc và chi phí, từ đó giúp họ quyết định có sử dụng dịch vụ của bạn hay không.
Thay vì bắt đầu lại từ đầu mỗi lần, những người kinh doanh thông thái sử dụng mẫu báo giá. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính nhất quán trong tất cả các báo giá của bạn và giảm thiểu sai sót. Ngoài ra, chúng trông rất chuyên nghiệp, giúp xây dựng lòng tin với khách hàng tiềm năng.
Với danh sách các mẫu báo giá cho ClickUp, Word và Excel này, bạn có thể tìm thấy điểm khởi đầu phù hợp cho các loại báo giá công việc mà bạn gửi cho khách hàng.
Mẫu báo giá là gì?
Mẫu báo giá là tài liệu được định dạng sẵn bao gồm thông tin về dịch vụ và chi phí. Mẫu này có thể tùy chỉnh và sẵn sàng sử dụng với các chi tiết không thay đổi giữa các công việc, để bạn có thể nhanh chóng nhập chỉ thông tin mới và bắt tay vào công việc nhanh hơn. ✨
Bằng cách sử dụng mẫu, bạn không cần phải làm lại từ đầu mỗi khi gửi báo giá. Lần đầu tiên sử dụng mẫu báo giá, bạn sẽ nhập tất cả thông tin kinh doanh của mình, như tên công ty, logo công ty, thông tin liên hệ và liên kết mạng xã hội, sau đó lưu mẫu để sử dụng trong tương lai.
Sau đó, bạn có thể tạo bao nhiêu báo giá tùy chỉnh tùy thích bằng cách chỉ cần điền thông tin thay đổi, như ước tính chi phí vật liệu và số giờ lao động dự kiến sẽ cần.
Điều gì tạo nên một mẫu báo giá tốt?
Có một số tính năng cần lưu ý khi lựa chọn mẫu báo giá miễn phí phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn:
- Bản báo giá phải trông chuyên nghiệp và đặt ra các kỳ vọng để tránh xảy ra tranh chấp sau này
- Nếu bạn làm việc với người khác, mẫu này sẽ cho phép bạn cộng tác khi chuẩn bị báo giá
- Cùng với thông tin công ty, mẫu này nên có không gian để điền tên khách hàng, số báo giá, ngày báo giá và ngày hết hạn
- Mẫu này nên cho phép có nhiều mục, mỗi mục có chi phí liên quan, để bạn có thể cung cấp thông tin chi tiết về những gì liên quan — mặc dù bạn vẫn có thể cần đính kèm phạm vi dự án chi tiết hơn vào báo giá
- Tổng chi phí phải được hiển thị rõ ràng, cùng với các điều khoản và điều kiện thanh toán
- Tài liệu phải có định dạng dễ sử dụng, ví dụ: mẫu ClickUp Doc, Tài liệu Google, Word hoặc Excel
- Nó cũng có thể cung cấp một dòng chữ ký để khách hàng phê duyệt báo giá
- Các mẫu tốt nhất tích hợp với các phần mềm quản lý tài liệu hoặc công cụ quản lý công việc hàng đầu khác để giúp bạn dễ dàng thực hiện công việc
10 mẫu báo giá kinh doanh để sử dụng
Với vô số mẫu báo giá hiện có, thách thức lớn nhất của bạn là tìm ra mẫu phù hợp nhất với mình.
Hãy nghĩ về loại hình kinh doanh của bạn, mức độ chi tiết mà báo giá của bạn yêu cầu và định dạng bạn thích làm việc. Ngoài ra, hãy xem xét liệu một tài liệu độc lập có phù hợp hay bạn muốn tích hợp nó vào quy trình làm việc rộng hơn của mình.
Hãy xem một số mẫu báo giá tốt nhất cho các nhóm trong các ngành khác nhau.
1. Mẫu biểu mẫu báo giá của ClickUp
Mẫu biểu mẫu báo giá của ClickUp giúp bạn dễ dàng tạo, theo dõi và theo dõi báo giá. Nó hướng dẫn bạn qua quá trình tạo báo giá từ đầu đến cuối, hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn.
Mẫu báo giá này hỏi tất cả các câu hỏi phù hợp để giúp bạn thu thập hiệu quả thông tin cần thiết từ khách hàng, bao gồm tên, chi tiết liên hệ và bất kỳ yêu cầu cụ thể nào của họ. Sau đó, bạn có thể sử dụng thông tin đó để ước tính chính xác số giờ và chi phí vật liệu, đồng thời thiết lập dòng thời gian cho dự án. Các Trường Tùy chỉnh của ClickUp, như Giá theo giờ, Số giờ cần thiết và Số lượng nhân viên làm cho mẫu này trở nên thông tin và có giá trị hơn cho nhóm của bạn.
Nhập thông tin thích hợp cho công việc, thêm các điều khoản và điều kiện của bạn, và bạn sẽ có một báo giá bán hàng chuyên nghiệp, tạo ấn tượng tốt cho khách hàng.
Việc hợp tác với các thành viên trong nhóm để tạo hoặc hoàn thiện báo giá cũng rất dễ dàng. Chỉ cần tạo công việc và thời hạn cho mỗi báo giá, sau đó phân công công việc cho các thành viên cụ thể trong nhóm. Sau đó, báo giá có thể được xem xét và phê duyệt nội bộ bằng cách sử dụng các trạng thái công việc tùy chỉnh như Đang tiến hành, Sẵn sàng, Đang xem xét, Đã gửi báo giá hoặc Bị từ chối để bạn luôn biết báo giá đang ở giai đoạn nào trong quy trình.
ClickUp thậm chí còn giúp bạn gửi email cho khách hàng kèm theo báo giá bán hàng. Sau đó, bạn có thể thiết lập một công việc định kỳ để nhắc nhở bạn theo dõi khách hàng.
📮 ClickUp Insight: 92% nhân viên tri thức có nguy cơ mất các quyết định quan trọng bị phân tán trong các cuộc trò chuyện, email và bảng tính. Nếu không có hệ thống thống nhất để ghi lại và theo dõi các quyết định, những thông tin kinh doanh quan trọng sẽ bị mất trong mớ hỗn độn kỹ thuật số. Với tính năng Quản lý nhiệm vụ của ClickUp, bạn không bao giờ phải lo lắng về điều này. Tạo nhiệm vụ từ trò chuyện, bình luận nhiệm vụ, tài liệu và email chỉ với một cú nhấp chuột!
2. Mẫu yêu cầu báo giá của ClickUp
Không có cá nhân hay doanh nghiệp nào có thể tự mình làm tất cả mọi việc, và đôi khi bạn cần yêu cầu đề xuất từ các nhà cung cấp khác để hỗ trợ dự án của mình.
Bắt đầu bằng cách đặt ra các mục tiêu của dự án và chỉ định dòng thời gian và ngân sách để các nhà cung cấp tiềm năng có thể quyết định xem họ có muốn đấu thầu công việc hay không. Sau đó, bạn có thể sử dụng Mẫu Yêu cầu Báo giá của ClickUp để gửi cho họ yêu cầu báo giá dịch vụ.
Mẫu này bao gồm thông tin chi tiết về công ty của bạn cũng như thông tin về nhà cung cấp tiềm năng và khách hàng. Sau đó, nhà cung cấp có thể điền thông tin về những gì họ có thể cung cấp cùng với chi phí liên quan. Họ cũng có thể bao gồm bất kỳ hướng dẫn đặc biệt nào, như điều khoản thanh toán hoặc phương thức thanh toán.
Sau khi nhận được tất cả báo giá, bạn có thể dễ dàng so sánh để quyết định ai là người phù hợp nhất cho dự án của mình.
Xem danh sách các phần mềm quản lý nhà cung cấp tốt nhất của chúng tôi!
3. Mẫu báo giá Microsoft Word của Template.net
Mẫu báo giá có thể tùy chỉnh này rất đơn giản nhưng hiệu quả. Mẫu này phù hợp nếu sản phẩm hoặc dịch vụ bạn cung cấp khá đơn giản, nhưng có thể không lý tưởng cho các báo giá phức tạp hơn.
Mẫu này bao gồm không gian để điền thông tin công ty và khách hàng. Sau đó, bạn có thể ghi lại các mục bạn cung cấp và bất kỳ chi tiết cụ thể nào, cùng với đơn giá, số lượng và tổng số tiền. Ngoài ra, còn có một không gian nhỏ để ghi một số điều khoản và điều kiện, cũng như dòng chữ ký để chấp nhận báo giá.
Bạn có thể sử dụng mẫu báo giá này trong Word, Excel, Google Trang tính, Tài liệu Google, Apple Numbers, Apple Pages hoặc dưới dạng tài liệu PDF. Mẫu này cũng có thể in ra, nên bạn có thể mang theo bản in khi gặp khách hàng.
4. Mẫu báo giá xây dựng Microsoft Word của Template.net
Khi bạn đang thực hiện một dự án xây dựng phức tạp, phần mềm quản lý dự án xây dựng có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và năng lượng. Tuy nhiên, trước khi đến bước đó, bạn cần phải có bản báo giá dự án xây dựng được khách hàng ký duyệt.
Đó là lúc Mẫu báo giá xây dựng trở nên hữu ích. Mẫu này hướng dẫn bạn chi tiết tất cả các chi phí liên quan, bao gồm thiết bị, vật liệu và dịch vụ.
Mẫu báo giá này đã được định dạng sẵn để tạo ra một tài liệu trông chuyên nghiệp và dễ dàng chỉnh sửa. Sau khi hoàn thành, bạn có thể trình bày cho khách hàng để thảo luận thêm, sau đó dễ dàng thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết nào để được phê duyệt cuối cùng.
Bạn có thể tải xuống dưới dạng Word hoặc Excel, hoặc định dạng Google hoặc Apple.
5. Mẫu báo giá Excel của Vertex42
Mẫu báo giá Excel miễn phí này dựa trên mẫu hóa đơn, với một vài sửa đổi. Bạn có thể chọn từ hai thiết kế khác nhau — mặc dù chỉ thiết kế thứ hai cho phép bạn nhập số lượng và chi phí đơn vị — và tải xuống trong Excel hoặc Google Trang tính.
Chỉ cần điền thông tin công ty và khách hàng của bạn. Nếu bạn đã chọn thiết kế đầu tiên, hãy mô tả dịch vụ hoặc sản phẩm bạn cung cấp, cho biết sản phẩm đó có chịu thuế hay không và cung cấp báo giá cho mục đó. Bạn cũng có thể chỉ định bất kỳ giảm giá nào nếu có.
Nếu bạn đã chọn tùy chọn thứ hai, hãy liệt kê số lượng và giá đơn vị.
Có không gian để ghi một số điều khoản và điều kiện cũng như thông tin liên hệ của bạn trong trường hợp khách hàng có truy vấn trước khi ký.
6. Mẫu quản lý tài chính của ClickUp
Bất kể quy mô kinh doanh của bạn lớn hay nhỏ, Mẫu quản lý tài chính của ClickUp giúp bạn luôn nắm rõ báo giá dịch vụ và tất cả các vấn đề tài chính khác. Các mẫu miễn phí bao gồm các tùy chọn có thể tùy chỉnh cho báo giá và hóa đơn, cũng như giải pháp kế toán.
Tạo và theo dõi báo giá bằng cách sử dụng các trạng thái như Sẵn sàng nộp/gửi, Đã gửi cho khách hàng, Khách hàng từ chối và Khách hàng chấp nhận. Sau đó, xem nhanh các hóa đơn nào vẫn Cần làm, Đang tiến hành và Hoàn thành.
Ngoài ra, bạn còn có thể quản lý chi phí, bao gồm đơn đặt hàng, thanh toán và hoàn trả, đồng thời lưu trữ danh mục sản phẩm và dịch vụ mà bạn cung cấp. Tự động hóa một số công việc giúp hợp lý hóa quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian và đảm bảo mọi việc diễn ra theo đúng kế hoạch.
Với tổng cộng 28 trạng thái, bốn chế độ xem ClickUp và bảy ClickApp có sẵn để làm việc, bạn sẽ có một bức tranh rất rõ ràng về những gì đang xảy ra trong các lĩnh vực khác nhau của doanh nghiệp.
7. Mẫu Thỏa thuận dịch vụ chung của ClickUp
Làm rõ mối quan hệ công việc với khách hàng và nhà cung cấp bằng Mẫu Thỏa thuận dịch vụ chung của ClickUp.
Cho dù bạn đang tạo báo giá với tư cách là nhà cung cấp hay yêu cầu báo giá từ nhà cung cấp khác, bạn nên biết chính xác mối quan hệ công việc đó có thể bao gồm những gì.
Khi mối quan hệ và kỳ vọng được mô tả rõ ràng bằng văn bản ngay từ đầu dự án, mọi người sẽ có nhiều khả năng thực hiện đúng cam kết của mình. Điều này cũng giúp giảm thiểu đáng kể khả năng xảy ra bất đồng sau này.
Mẫu báo giá miễn phí này giúp bạn trình bày chi tiết thỏa thuận. Mẫu này cung cấp các phần cơ bản để bạn làm việc, sau đó bạn có thể xóa bất kỳ phần nào không cần thiết và thêm bất kỳ phần nào cho dự án cụ thể của mình.
Hợp đồng dịch vụ của bạn phải nêu chi tiết chính xác các sản phẩm phải giao. Hợp đồng cũng phải bao gồm người chịu trách nhiệm cho từng yếu tố khác nhau của dự án và người sở hữu bất kỳ tài nguyên nào được sử dụng hoặc tạo ra, ví dụ: thiết bị hoặc sở hữu trí tuệ.
Bạn cũng có thể thêm dòng thời gian, giá cả và điều khoản thanh toán. Và nếu bảo mật hoặc an toàn là những vấn đề tiềm ẩn, thì những vấn đề đó cũng cần được giải quyết.
8. Mẫu Thỏa thuận dịch vụ tổng thể của ClickUp
Mẫu Thỏa thuận dịch vụ tổng thể của ClickUp có khái niệm tương tự như mẫu chung được liệt kê ở trên, nhưng được viết từ góc độ của bạn với tư cách là nhà cung cấp dịch vụ. Mẫu này cũng chi tiết hơn, nên phù hợp với các dự án phức tạp hơn.
Ví dụ, mẫu này nêu rõ rằng bạn là nhà thầu độc lập — chứ không phải nhân viên hoặc đại lý. Mẫu này cũng quy định không có quyền độc quyền, vì vậy cả hai bên đều có thể làm việc theo cách tương tự với các bên khác.
Ngoài ra, mẫu này còn cung cấp thông tin chi tiết hơn về cách xử lý tranh chấp cũng như các chi phí pháp lý phát sinh trong quá trình đó. Mẫu này cũng cho phép sử dụng chữ ký điện tử, vốn rất phổ biến trong các giao dịch kinh doanh hiện nay.
Ngoài bản thỏa thuận, còn có một trang mô tả các dịch vụ cụ thể mà bạn đồng ý cung cấp và các chi phí sẽ được hoàn trả. Ngoài ra, còn có một trang bổ sung liệt kê các vật liệu và thiết bị sẽ được cung cấp bởi mỗi bên.
Khi hoàn thành, bạn sẽ có đầy đủ mọi thứ cần thiết.
9. Mẫu đề xuất dịch vụ của ClickUp
Mẫu đề xuất dịch vụ của ClickUp là mẫu báo giá bán hàng miễn phí và còn hơn thế nữa. Về cơ bản, đây là tài liệu bán hàng cho khách hàng tiềm năng biết bạn có thể làm gì cho họ và lý do bạn đủ điều kiện để giải quyết vấn đề hoặc đạt được mục tiêu của họ.
Trong báo giá dịch vụ có chỗ để ghi tóm tắt dự án, chứng tỏ rằng bạn hiểu những việc cần làm. Sau đó, có một phần để bạn cung cấp một số thông tin cơ bản về công ty của mình để xây dựng uy tín và niềm tin với khách hàng.
Từ đó, bạn có thể đi vào các mục tiêu cụ thể và mô tả phương pháp tiếp cận, kết quả mong đợi và bất kỳ sự phụ thuộc nào. Cuối cùng, bạn sẽ cung cấp báo giá chi tiết, mà khách hàng của bạn có thể ký xác nhận trong không gian được chỉ định.
10. Mẫu đề xuất ngân sách của ClickUp
Mẫu Đề xuất Ngân sách của ClickUp tập trung vào vấn đề tiền bạc. Mục tiêu của mẫu này là thuyết phục các bên liên quan rằng dự án đáng được tài trợ và sau đó nhận được sự chấp thuận của họ đối với ngân sách mà bạn đề xuất.
Bắt đầu bằng cách trình bày tổng quan về dự án và lợi ích của dự án. Sau đó, phân tích các yếu tố khác nhau có liên quan và mô tả chi tiết từng yếu tố, bao gồm cả chi phí cụ thể.
Ví dụ: trên trang Nhân sự, bạn sẽ liệt kê Nhóm dự án và ước tính số giờ cần thiết cho mỗi người theo mức lương giờ của họ. Bạn cũng sẽ liệt kê Thành viên dự án và phân bổ ngân sách cho từng người. Trên trang Vật liệu và thiết bị, bạn sẽ mô tả chính xác những gì bạn cần mua hoặc những người bạn cần thuê để đảm bảo dự án thành công.
Khi bạn hoàn thành, các bên liên quan sẽ có ý tưởng rõ ràng về đề xuất của bạn và tin tưởng rằng nó xứng đáng với ngân sách.
Tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn với các mẫu báo giá
Thu hút khách hàng mới là bước đầu tiên và quan trọng nhất đối với mọi chủ doanh nghiệp. Vì vậy, tối ưu hóa quy trình này để tiết kiệm thời gian và nỗ lực là điều rất hợp lý!
Cách tốt nhất để làm điều đó là sử dụng mẫu báo giá miễn phí.
Sau khi nhập tất cả thông tin công ty vào mẫu, bạn chỉ cần điền các mục bạn báo giá và bạn sẽ có một báo giá chuyên nghiệp, giúp bạn tạo uy tín và (hy vọng) mang lại nhiều cơ hội kinh doanh mới.
Ngoài các mẫu có trong bài viết này, ClickUp còn có hàng trăm tính năng quản lý công việc khác, Thư viện mẫu phong phú và hơn 1.000 tích hợp để giúp bạn điều hành doanh nghiệp. Đây là một giải pháp toàn diện giúp bạn tối ưu hóa tất cả các quy trình, để bạn có thể tập trung vào những việc thực sự quan trọng: chăm sóc khách hàng và tăng lợi nhuận. ✨
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!