Cứu vãn các nhóm làm việc cô lập: Cách hợp tác liên chức năng có thể thúc đẩy kinh doanh của bạn

Ranh giới giữa các bộ phận và công việc phân tán có thể khiến nhóm của bạn mất kết nối và rơi vào hỗn loạn. Những thách thức này còn rõ ràng hơn trong các nhóm hỗn hợp và làm việc từ xa, đến mức có thể thấy rõ ràng rằng nơi làm việc thiếu sự hợp tác và sức mạnh tổng hợp.

Cho dù bạn đang phải đối mặt với các ưu tiên mâu thuẫn, trục trặc trong giao tiếp hay sự kháng cự đối với thay đổi, hướng dẫn này là dành cho bạn. Chúng tôi sẽ khám phá cách hợp tác liên chức năng nhằm phá vỡ các rào cản này và thúc đẩy tinh thần đồng đội và giao tiếp giữa các đồng nghiệp từ các bộ phận khác nhau.

Chúng tôi cũng sẽ khám phá một số công cụ quản lý dự án trong ClickUp, một công cụ hợp tác và quản lý công việc được đánh giá cao, có thể giúp các nhóm đa ngành định vị bản thân để đạt được thành công trong tương lai. 🛸

Hợp tác liên chức năng là gì và tại sao các nhóm cần nó?

Làm việc hợp tác giúp vượt qua tâm lý làm việc riêng lẻ phổ biến, vốn có xu hướng gây khó khăn cho các tổ chức có nhiều bộ phận.

Trong các nhóm làm việc riêng lẻ, nhân viên có thể không chia sẻ thông tin với đồng nghiệp ở bộ phận khác, làm giảm hiệu quả và kìm hãm sự đổi mới.

Hợp tác liên chức năng nuôi dưỡng môi trường coi trọng việc chia sẻ kiến thức, thúc đẩy các bộ phận khác nhau hợp tác để xử lý các mục tiêu và thách thức chung.

Điều này cho phép kỹ năng và góc nhìn hội tụ, từ đó khuyến khích sự đổi mới và nâng cao quá trình ra quyết định.

Hợp tác liên chức năng biến nơi làm việc thành một môi trường hấp dẫn và thỏa mãn hơn. Ý tưởng cốt lõi là nỗ lực kết hợp vượt qua tổng đóng góp của từng cá nhân!

11 lợi ích của việc triển khai hợp tác liên chức năng trong kinh doanh

Hãy cùng tìm hiểu những lợi ích đáng chú ý nhất của sự hợp tác giữa các nhóm đa chức năng dưới đây.

1. Tăng cường sự sáng tạo và đổi mới trong công việc

Kết hợp các chuyên môn khác nhau sẽ mang lại những ý tưởng độc đáo và giải pháp đột phá. Nhân viên thách thức những giả định của nhau, từ đó nuôi dưỡng văn hóa cải tiến liên tục.

Ví dụ: Các nhóm tiếp thị, thiết kế sản phẩm và phát triển bền vững của một thương hiệu thời trang hợp tác để ra mắt dòng quần áo thân thiện với môi trường, hợp nhất tính thẩm mỹ với các sáng kiến phát triển bền vững.

2. Giải quyết vấn đề và ra quyết định tốt hơn

Khi các kỹ năng đa dạng kết hợp với nhau, các nhóm có thể giải quyết thách thức hiệu quả hơn. Các quyết định được đưa ra dựa trên ý kiến từ nhiều góc độ, giảm thiểu các điểm mù.

Ví dụ: Trong một công ty công nghệ, các nhà phát triển, nhà thiết kế và đội ngũ hỗ trợ khách hàng làm việc cùng nhau để nhanh chóng xác định và khắc phục các vấn đề về trải nghiệm người dùng, ngăn ngừa sự không hài lòng của khách hàng kéo dài.

3. Tăng hiệu quả công việc

Các nhóm đa chức năng tốt nhất không lãng phí thời gian vào những nỗ lực trùng lặp, vì quy trình làm việc và trách nhiệm của họ rất rõ ràng. Ngoài ra, họ còn chia sẻ kiến thức về các quy trình hoạt động tiêu chuẩn và ước lượng thời gian cần thiết cho mỗi công việc, tất cả đều góp phần giúp nhóm của bạn hoạt động như một cỗ máy chính xác!

Là một công cụ quản lý công việc, ClickUp giúp bạn làm cho bất kỳ không gian làm việc nào trở nên hiệu quả, có tổ chức và phù hợp với nhu cầu của từng bộ phận.

4. Cải thiện giao tiếp và sự tham gia của nhân viên

Khi những người từ các bộ phận khác nhau hợp tác với nhau, đó giống như việc dệt nên một lá cờ của sự đoàn kết. 🕊️

Giao tiếp trong nhóm là mạch máu của bất kỳ nhóm đa chức năng nào, định hình văn hóa và thúc đẩy sự phát triển. Chìa khóa để đạt được lợi ích này thường liên quan đến các cuộc họp tại chỗ hoặc trực tuyến và các phiên brainstorming để thảo luận về công việc hiện tại hoặc trong tương lai.

Hầu hết các nhóm đa ngành đều dựa vào các công cụ nhắn tin và hợp tác để tạo luồng thông tin liên tục giữa các thành viên trong nhóm.

5. Phù hợp với mục tiêu của công ty

Nó đảm bảo rằng tất cả các bộ phận đều làm việc hướng tới các mục tiêu kinh doanh chung. Cách tiếp cận này ngăn ngừa sự sai lệch trong các ưu tiên bằng cách cung cấp chế độ xem toàn diện về các dự án.

Ví dụ: Một công ty SaaS ra mắt một tính năng mới đảm bảo sự phối hợp giữa bộ phận kỹ thuật (xây dựng tính năng), bộ phận tiếp thị (định vị hiệu quả) và bộ phận thành công của khách hàng (hướng dẫn người dùng cách sử dụng).

6. Phân bổ nguồn lực tốt hơn trong toàn nhóm

Hợp tác liên chức năng trong thực tế tập trung vào việc tối ưu hóa nguồn lực.

Xây dựng các nhóm đa chức năng giúp tránh trùng lặp công việc bằng cách điều phối nỗ lực giữa các bộ phận. Điều này tối ưu hóa việc phân bổ nhân tài bằng cách tận dụng thế mạnh của từng bộ phận.

Vẻ đẹp của việc phân bổ nguồn lực hiệu quả là nó không chỉ liên quan đến việc cân bằng khối lượng công việc mà còn liên quan đến sức khỏe tinh thần và năng suất của các bộ phận. Nó giúp đáp ứng thời hạn, giảm tình trạng kiệt sức và cải thiện sự hài lòng trong công việc, từ đó tạo ra một tình huống đôi bên cùng có lợi cho cả nhóm và tổ chức. ✅

Ví dụ: Nhóm sản phẩm của một công ty khởi nghiệp chia sẻ thông tin nghiên cứu thị trường với nhóm tiếp thị và bán hàng, đảm bảo các nỗ lực được phối hợp thay vì mỗi nhóm tiến hành nghiên cứu riêng rẽ (và trùng lặp).

7. Nâng cao học tập và phát triển

Làm việc trong các nhóm đa chức năng giúp củng cố kỹ năng lãnh đạo, giao tiếp và giải quyết vấn đề. Nhân viên có cơ hội tiếp xúc với các lĩnh vực kinh doanh khác nhau, từ đó tăng cơ hội học hỏi.

Ví dụ: Một chuyên gia tài chính làm việc trong nhóm chiến lược giá cả liên chức năng có thể thu thập thông tin chi tiết về hành vi của khách hàng từ các nhóm bán hàng và tiếp thị, từ đó nâng cao khả năng kinh doanh của mình.

8. Trách nhiệm và niềm tin mạnh mẽ hơn

Một nhóm làm việc không hiệu quả thường đổ lỗi cho nhau khi mọi việc không suôn sẻ, nhưng các nhóm liên chức năng lành mạnh có vị trí tốt hơn để thiết lập trách nhiệm và học hỏi tập thể từ những thất bại.

Hợp tác liên chức năng nuôi dưỡng ý thức quyền sở hữu, đảm bảo:

Làm việc cùng nhau trong các dự án liên chức năng giúp xây dựng mối quan hệ và niềm tin vững chắc hơn giữa các thành viên trong nhóm, thúc đẩy sự gắn kết trong nhóm và văn hóa làm việc tích cực và hợp tác.

Ví dụ: Thay vì đổ lỗi cho bộ phận khác về sự chậm trễ, một nhóm dự án liên chức năng sẽ hợp tác để giải quyết các vấn đề và nâng cao hiệu quả.

9. Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Cách tiếp cận liên chức năng đảm bảo rằng các sản phẩm và dịch vụ được thiết kế với người dùng cuối là trọng tâm. Khi nhiều nhóm đóng góp ý kiến, nhu cầu của khách hàng sẽ được giải quyết hiệu quả hơn.

Ví dụ: Các nhóm dịch vụ khách hàng, thiết kế UX và kỹ thuật của một nền tảng đặt vé du lịch hợp tác để cải thiện điều hướng trang web, giảm phàn nàn của khách hàng về giao diện khó hiểu.

10. Khả năng thích ứng và sự bền bỉ cao hơn

Các tổ chức có thể phản ứng nhanh hơn với những thay đổi và gián đoạn của thị trường khi các nhóm đã quen với việc hợp tác giữa các chức năng. Điều này khuyến khích cách tiếp cận chủ động thay vì phản ứng thụ động trước các thách thức.

Ví dụ: Trong thời gian chuỗi cung ứng bị gián đoạn, các nhóm mua hàng, hậu cần và bán hàng của một công ty bán lẻ hợp tác với nhau để tìm kiếm các nhà cung cấp thay thế và thông báo sự chậm trễ cho khách hàng một cách minh bạch.

11. Doanh thu và tăng trưởng kinh doanh

Khi các bộ phận hợp tác hiệu quả, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu sự kém hiệu quả và tạo ra các sản phẩm và dịch vụ cạnh tranh hơn.

Ví dụ: Một công ty công nghệ tài chính điều phối các nhóm tuân thủ, sản phẩm và tiếp thị để nhanh chóng ra mắt giải pháp thanh toán mới, đồng thời đảm bảo sự chấp thuận của cơ quan quản lý và sự chấp nhận của khách hàng.

Cách triển khai hợp tác liên chức năng tại nơi làm việc

Việc tạo ra một môi trường làm việc đa chức năng đòi hỏi kế hoạch chiến lược, giao tiếp rõ ràng và các công cụ quản lý dự án phù hợp. Dưới đây là các bước khóa để cải thiện thành công sự hợp tác đa chức năng:

1. Xác định mục tiêu và mục đích rõ ràng

Đảm bảo rằng mọi sáng kiến liên chức năng đều có mục đích rõ ràng, phù hợp với mục tiêu chung của công ty. Đặt ra các mục tiêu có thể đo lường được để tất cả các nhóm hiểu và cùng nhau phấn đấu.

Hãy thử ClickUp Goals

2. Thiết lập vai trò lãnh đạo và trách nhiệm giải trình

Chỉ định một trưởng nhóm đa chức năng hoặc chủ dự án chịu trách nhiệm giám sát các nỗ lực hợp tác. Xác định rõ vai trò và trách nhiệm để tránh nhầm lẫn và đảm bảo trách nhiệm giải trình.

3. Khuyến khích giao tiếp cởi mở và minh bạch

Sử dụng các công cụ hợp tác như ClickUp, Microsoft Teams, v.v. để giữ cho giao tiếp cởi mở và có tổ chức. Khuyến khích chia sẻ kiến thức thông qua các cuộc họp thường xuyên, cập nhật và tài liệu tập trung.

Sử dụng các hoạt động theo dõi để đảm bảo các thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm thực hiện các hành động tiếp theo, từ đó giảm sự mơ hồ và tăng cường trách nhiệm giải trình. Điều này đảm bảo không có bất kỳ công việc nào bị bỏ sót.

4. Phá vỡ rào cản thông qua tương tác giữa các nhóm

Khuyến khích nhân viên tìm hiểu về công việc của các nhóm và bộ phận khác thông qua các phiên chia sẻ kiến thức hoặc luân chuyển nhóm.

Tạo ra văn hóa trong đó các nhóm chủ động tìm kiếm ý kiến từ các bộ phận khác trước khi đưa ra các quyết định quan trọng.

5. Áp dụng các quy trình và quy trình làm việc tiêu chuẩn hóa

Phát triển các quy trình có cấu trúc cho các dự án liên chức năng, chẳng hạn như khung ra quyết định hoặc phân cấp phê duyệt.

Sử dụng các phương pháp quản lý dự án như Agile hoặc Scrum để giữ cho các nhóm làm việc đồng bộ.

6. Sử dụng công nghệ và công cụ phù hợp

Tích hợp phần mềm cho phép giao tiếp và hợp tác liên chức năng liền mạch giữa các nhóm khác nhau. Đảm bảo dữ liệu và thông tin chi tiết dễ dàng truy cập giữa các bộ phận.

7. Khuyến khích một văn hóa tin tưởng và tôn trọng

Tạo môi trường nơi các thành viên trong nhóm coi trọng chuyên môn của nhau và cảm thấy thoải mái khi chia sẻ ý tưởng. Giải quyết xung đột một cách chủ động và khuyến khích phản hồi mang tính xây dựng.

Tổ chức các phiên brainstorming liên chức năng thường xuyên, nơi các thành viên nhóm từ các bộ phận khác nhau trình bày những thách thức và hợp tác để tìm ra giải pháp.

8. Cung cấp đào tạo và phát triển kỹ năng

Tổ chức các hội thảo hoặc phiên đào tạo về hợp tác, giao tiếp và các công cụ quản lý dự án. Khuyến khích nhân viên phát triển kiến thức liên chức năng thông qua chương trình cố vấn hoặc quan sát công việc.

9. Thưởng và công nhận thành công liên chức năng

Khen ngợi những thành tựu đạt được nhờ sự hợp tác liên chức năng hiệu quả. Đưa ra các hình thức khen thưởng, chẳng hạn như tiền thưởng hiệu suất hoặc công nhận công khai cho sự hợp tác giữa các nhóm, để khuyến khích nhân viên hợp tác.

10. Liên tục đánh giá và cải thiện các nỗ lực hợp tác

Đánh giá thường xuyên hiệu quả của các sáng kiến liên chức năng thông qua phản hồi và đánh giá hiệu suất. Điều chỉnh quy trình, công cụ và cấu trúc khi cần thiết để hợp tác hiệu quả.

Những thách thức phổ biến mà các nhóm đa chức năng phải đối mặt

Hợp tác liên chức năng tập hợp các chuyên môn đa dạng để đạt được mục tiêu kinh doanh, nhưng nó cũng đi kèm với những thách thức riêng. Dưới đây là những trở ngại chính và cách giải quyết chúng:

Rào cản giao tiếp

Giao tiếp hiệu quả là nền tảng của sự hợp tác liên chức năng thành công, nhưng sự khác biệt về thuật ngữ, phong cách làm việc và thậm chí địa điểm có thể tạo ra mâu thuẫn.

Các nhóm khác nhau có thể sử dụng các thuật ngữ hoặc kênh giao tiếp khác nhau, dẫn đến hiểu lầm. Công việc từ xa hoặc kết hợp có thể gây ra sự chậm trễ trong phản hồi và sự thiếu thống nhất.

Tương tự, một số bộ phận có phong cách giao tiếp chính thức, trong khi những bộ phận khác phát triển tốt trong các cuộc thảo luận không chính thức.

Ví dụ: Khi các nhà phát triển đề cập đến "điểm cuối API" trong cuộc họp, các nhà tiếp thị có thể khó hiểu được điều đó ảnh hưởng như thế nào đến thông điệp chiến dịch của họ.

Ưu tiên mâu thuẫn

Các bộ phận khác nhau có mục tiêu riêng, đôi khi có thể mâu thuẫn nhau, gây khó khăn cho việc tiến triển dự án. Tiến độ của mỗi nhóm được thúc đẩy bởi các chỉ số KPI khác nhau, không phải lúc nào cũng phù hợp với mục tiêu chung của công ty.

Ví dụ: Một nhóm bán hàng muốn một tính năng mới được phát hành ngay lập tức để chốt giao dịch, nhưng nhóm kỹ thuật phản đối vì họ cần thêm thời gian để thử nghiệm. Xung đột này làm trì hoãn việc ra mắt sản phẩm và khiến cả hai nhóm cảm thấy thất vọng.

Thiếu rõ ràng về vai trò và trách nhiệm

Khi nhiều nhóm làm việc cùng nhau, trách nhiệm chồng chéo hoặc quyền sở hữu không rõ ràng có thể dẫn đến nỗ lực trùng lặp hoặc tệ hơn là công việc bị bỏ qua.

Các nhóm cho rằng ai đó khác đang xử lý công việc, dẫn đến khoảng trống trong quá trình thực hiện. Các cá nhân do dự trong việc đảm nhận quyền sở hữu các sáng kiến liên chức năng nếu trách nhiệm không rõ ràng.

Ví dụ: Một công ty ra mắt một sản phẩm phần mềm mới, và cả nhóm tiếp thị và nhóm sản phẩm đều cho rằng bên kia chịu trách nhiệm về tài liệu giới thiệu sản phẩm cho khách hàng. Kết quả là, khách hàng nhận được rất ít hướng dẫn, dẫn đến sự nhầm lẫn và tỷ lệ khách hàng rời bỏ cao.

Sự kháng cự đối với thay đổi

Các nhóm thường chống lại quy trình làm việc, công nghệ hoặc phương pháp hợp tác mới, dẫn đến sự kém hiệu quả và chậm áp dụng các cải tiến.

Sự thiếu tham gia vào quá trình ra quyết định có thể khiến nhân viên cảm thấy rằng những thay đổi được áp đặt lên họ thay vì mang lại lợi ích cho họ.

Ví dụ: Một nhóm tài chính đã xử lý hóa đơn thủ công trong nhiều năm, nhưng công ty triển khai hệ thống phê duyệt hóa đơn tự động. Nhóm tài chính phản đối sự thay đổi này vì lo sợ mất việc và không quen sử dụng phần mềm.

Năng suất của chúng tôi trên toàn cầu đã tăng lên đáng kể kể từ khi chúng tôi triển khai ClickUp. Hiện tại, chúng tôi có hơn 50 người dùng trên 5 châu lục đang hợp tác chéo trong các dự án rất chi tiết. Điều này đã giúp chúng tôi cắt giảm đáng kể thời gian hoàn thành dự án.

Công nghệ và các silo dữ liệu

Dữ liệu bị cô lập và các công cụ không kết nối với nhau khiến các nhóm không thể truy cập thông tin cần thiết, làm giảm hiệu quả và sự hợp tác tại nơi làm việc.

Thông thường, các nhóm khác nhau sử dụng các công cụ riêng biệt không tích hợp với nhau, gây khó khăn cho việc chia sẻ dữ liệu. Sự thiếu hiển thị dữ liệu giữa các bộ phận có thể dẫn đến việc ra quyết định kém hiệu quả.

Ví dụ: Một nhóm bán hàng sử dụng phần mềm CRM để theo dõi tương tác với khách hàng, trong khi đội ngũ hỗ trợ khách hàng sử dụng một hệ thống bán vé riêng biệt. Nếu không có sự tích hợp, nhân viên bán hàng sẽ không thể hiển thị các khiếu nại của khách hàng trong quá khứ, dẫn đến trải nghiệm khách hàng kém.

Nút thắt trong quá trình ra quyết định

Việc ra quyết định chậm chạp có thể làm chậm tiến độ, đặc biệt là khi cần nhiều người phê duyệt. Quyền hạn không rõ ràng có thể dẫn đến các cuộc thảo luận qua lại mà không có quyết định cuối cùng, trong khi nhiều cấp phê duyệt tạo ra sự chậm trễ không cần thiết.

Ví dụ: Một nhóm tiếp thị muốn khởi động một chiến dịch quảng cáo có thời hạn nhưng phải chờ sự phê duyệt từ bộ phận pháp lý, tài chính và tuân thủ. Sự chậm trễ khiến chiến dịch bỏ lỡ thời điểm khởi động tối ưu, dẫn đến sự tham gia của khách hàng giảm sút.

Các phương pháp hay nhất để hợp tác liên chức năng hiệu quả

Để tận dụng toàn bộ tiềm năng của sự hợp tác liên chức năng trong tổ chức của bạn, hãy áp dụng các phương pháp hay nhất sau đây:

Kỹ năng lãnh đạo để xây dựng các nhóm liên chức năng hiệu quả

Để xây dựng một nhóm đa chức năng thành công, cần có kỹ năng lãnh đạo mạnh mẽ và tư duy hợp tác để thúc đẩy sự hợp tác, sự thống nhất và hiệu quả. Dưới đây là những kỹ năng khóa mà các nhà lãnh đạo cần phát triển:

Kỹ năng giao tiếp

Các nhà lãnh đạo phải nêu rõ mục tiêu, kỳ vọng và cập nhật thông tin giữa các nhóm khác nhau. Họ phải có khả năng chuyển đổi thông tin kỹ thuật hoặc chuyên môn thành ngôn ngữ mà tất cả thành viên trong nhóm có thể hiểu được.

Cách cải thiện:

Giải quyết xung đột

Các nhóm đa chức năng thường có các ưu tiên cạnh tranh nhau, và các nhà lãnh đạo cần hòa giải xung đột một cách xây dựng. Họ phải đảm bảo rằng những bất đồng dẫn đến việc ra quyết định tốt hơn thay vì sự chậm trễ hoặc thất vọng.

Cách cải thiện:

Trí tuệ cảm xúc (EQ)

EQ cao giúp các nhà lãnh đạo hiểu được động lực của nhóm, quản lý cảm xúc và tạo ra môi trường làm việc tích cực. Nó cũng giúp họ nhận ra công việc của các thành viên trong nhóm và giải quyết các mối quan tâm của họ trước khi chúng trở thành vấn đề lớn.

Cách cải thiện:

Tư duy chiến lược

Các nhà lãnh đạo phải điều chỉnh các nỗ lực liên chức năng với các mục tiêu chung của công ty. Họ nên dự đoán các trở ngại tiềm ẩn và lập kế hoạch phù hợp.

Cách cải thiện:

Hợp tác và xây dựng nhóm

Các nhà lãnh đạo phải xây dựng lòng tin và tinh thần đồng đội giữa các bộ phận khác nhau. Họ nên tạo ra một văn hóa nơi các thành viên trong nhóm cảm thấy được đánh giá cao và có động lực để cống hiến.

Cách cải thiện:

Khả năng thích ứng

Các nhà lãnh đạo cần linh hoạt và cởi mở với sự thay đổi, vì các dự án liên chức năng thường yêu cầu điều chỉnh trong quá trình thực hiện. Họ phải có khả năng thay đổi chiến lược khi cần thiết mà không gây ra sự gián đoạn không cần thiết.

Cách cải thiện:

Ảnh hưởng và quản lý các bên liên quan

Các nhà lãnh đạo cần thuyết phục các nhóm khác nhau thống nhất với một tầm nhìn chung, ngay cả khi họ không có quyền hạn trực tiếp đối với họ. Họ phải quản lý kỳ vọng và xây dựng mối quan hệ với các bên liên quan quan trọng.

Cách cải thiện:

Bằng cách phát triển các kỹ năng lãnh đạo nhóm đa chức năng này, các nhà lãnh đạo có thể tạo ra các nhóm làm việc hiệu quả cao, hợp tác nhịp nhàng, đổi mới hiệu quả và thúc đẩy thành công trong kinh doanh.

4 mẫu cho sự hợp tác liên chức năng hiệu quả

Dưới đây là bốn mẫu ClickUp được thiết kế để hợp lý hóa và tăng cường sự hợp tác giữa các nhóm khác nhau, đảm bảo dự án của bạn thành công rực rỡ. 🥳

1. Mẫu dự án đa chức năng ClickUp

Tải mẫu miễn phí

Bạn cần một lối tắt để áp dụng các phương pháp hay nhất về hợp tác liên chức năng? Mẫu dự án liên chức năng ClickUp có thể là trợ thủ đắc lực cho nhóm của bạn!

Không còn tài liệu phân tán hay nhầm lẫn nữa — trong mẫu thư mục này, bạn sẽ tìm thấy một không gian dành riêng cho mỗi bộ phận tham gia vào dự án của bạn, như:

Mỗi không gian có danh sách công việc riêng, giúp người dùng dễ dàng tập trung vào trách nhiệm của bộ phận và tổng thể. Nhưng điều kỳ diệu thực sự xảy ra với chế độ xem Gantt. Chế độ này cung cấp lộ trình trực quan về dòng thời gian của dự án, giúp bạn phát hiện các vấn đề và tắc nghẽn tiềm ẩn.

Ngoài các chế độ xem, mẫu này còn chứa Tài liệu dự án, bao gồm Chương trình để nêu mục tiêu và xác định các bên liên quan và Biên bản cuộc họp để ghi lại chương trình cuộc họp và các điểm chính.

2. Mẫu dự án liên chức năng theo bộ phận của ClickUp

Tải mẫu miễn phí

Hãy coi Mẫu dự án đa chức năng theo bộ phận của ClickUp như trợ lý cá nhân của nhóm bạn. Mẫu này giúp mọi thứ được tổ chức và theo dõi theo bộ phận.

Mỗi bộ phận bạn thêm vào sẽ có một không gian riêng để thực hiện công việc. Ví dụ, trong tab Tiếp thị, bạn có thể thêm các công việc liên quan đến chiến dịch quảng cáo hoặc chiến lược truyền thông xã hội.

Điểm hay của mẫu này là nó cung cấp các chế độ xem khác nhau cho từng bộ phận. Bạn có thể xem công việc ở định dạng Danh sách, xem chúng được bố trí trên bảng hoặc kiểm tra công việc của mọi người bằng chế độ xem Box. 👀

Mẫu này lý tưởng để thiết lập các phụ thuộc công việc giữa các bộ phận, giúp giảm đáng kể thời gian cần thiết để lập kế hoạch cho các quy trình công việc phức tạp. Sử dụng chế độ xem Gantt đa chức năng để hiển thị các công việc này trên dòng thời gian.

Các Trường Tùy chỉnh mặc định giúp hoạt động giám sát của bạn trở nên sâu sắc hơn, cho phép bạn đánh giá hiệu suất, phân công vai trò, theo dõi tiến độ và sắp xếp lại các nguồn lực.

3. Mẫu kế hoạch dự án đa chức năng của ClickUp

Tải mẫu miễn phí

Mẫu kế hoạch dự án đa chức năng ClickUp sẽ là ngôi sao dẫn đường cho bạn, giúp đơn giản hóa việc lập kế hoạch và quản lý các dự án phức tạp.

Bạn sẽ thấy chế độ xem Danh sách được cấu trúc tốt, sắp xếp các Kết quả công việc chức năng, nhóm các hoạt động theo nhóm và trạng thái tương ứng. Sau đó, có chế độ xem Bảng tiến độ , một cách tuyệt vời để theo dõi các hoạt động qua các giai đoạn của dự án. Và tất nhiên, chế độ xem Gantt tiết lộ dòng thời gian của dự án, hiển thị các mối phụ thuộc một cách rõ ràng.

Để thêm một lớp thông tin chi tiết, chế độ xem Dòng thời gian sản phẩm hiển thị thời lượng hoạt động.

Dễ dàng phân công thành viên nhóm, thu hút các bên liên quan, chỉ định trưởng dự án và người theo dõi, đồng thời thiết lập người phê duyệt cho các giai đoạn công việc khác nhau. Điều này giúp loại bỏ sự nhầm lẫn giữa các nhóm và cung cấp tổng quan dự án được cá nhân hóa để bắt đầu và kết thúc từng công việc.

4. Mẫu tài liệu nhóm ClickUp

Tải mẫu miễn phí

Mẫu Tài liệu Nhóm ClickUp là sự kết hợp giữa Ghi chú Cuộc họp và Wiki Nhóm, tạo ra một kho thông tin mạnh mẽ trong tầm tay bạn. 👐

Thành phần Ghi chú cuộc họp liệt kê rõ ràng những người tham dự, cung cấp các liên kết quan trọng (như bản ghi âm cuộc họp), chỉ ra các mục hành động được giao cho từng cá nhân và trình bày các mục chương trình cùng với các ghi chú tương ứng.

Mẫu này còn có Team Wiki toàn diện, một trung tâm nơi bạn có thể dễ dàng truy cập tên của các thành viên trong nhóm và hiểu vai trò của họ trong nhóm.

Kết hợp với nhau, mẫu lai này là công cụ tối ưu để giữ cho toàn bộ nhóm của bạn được thông tin, tổ chức và sẵn sàng hành động!

Áp dụng hợp tác liên chức năng với ClickUp

Để thực hiện hợp tác liên chức năng, cần phải kết hợp giữa khả năng lãnh đạo, cấu trúc và thay đổi văn hóa. Các doanh nghiệp có thể tạo ra môi trường làm việc sáng tạo và linh hoạt hơn, đồng thời thúc đẩy sự tham gia của nhân viên bằng cách đặt mục tiêu rõ ràng, sắp xếp các ưu tiên, cải thiện giao tiếp và sử dụng các công cụ phù hợp.

Các nền tảng như ClickUp giúp các nhóm luôn đồng bộ. Hiện nay, hơn 3 triệu nhóm sử dụng ClickUp để làm việc nhanh hơn với quy trình làm việc hiệu quả hơn, kiến thức tập trung và trò chuyện tập trung, giúp loại bỏ các yếu tố gây xao lãng và giải phóng năng suất của tổ chức.

Đăng ký tài khoản miễn phí và thoát khỏi những ràng buộc của quy trình làm việc truyền thống!