Cách tạo quy trình tài liệu sản phẩm

Bạn đang trong quá trình ra mắt sản phẩm và mọi thứ diễn ra suôn sẻ, cho đến khi các câu hỏi bắt đầu xuất hiện.

Các nhà văn kỹ thuật của bạn cần hiểu rõ hơn về quy trình làm việc của các tính năng, nhóm bán hàng của bạn muốn có tài liệu hỗ trợ để giải thích lợi ích của sản phẩm cho khách hàng, còn nhóm tiếp thị của bạn lại mất phần lớn thời gian để cố gắng hiểu các tính năng độc đáo và điểm khác biệt của sản phẩm.

Tại sao điều này lại xảy ra?

Thiếu tài liệu sản phẩm đầy đủ!

Tài liệu sản phẩm không chỉ là hướng dẫn sử dụng hay hướng dẫn thực hành; đó là bản đồ thân thiện với người dùng hướng dẫn mọi thành viên trong nhóm về sản phẩm của bạn, từ bán hàng và tiếp thị đến hỗ trợ khách hàng và nhóm phát triển.

Hướng dẫn này khám phá cách tạo tài liệu sản phẩm để tạo niềm tin cho các bên liên quan và giúp bạn kiểm soát quy trình quản lý sản phẩm.

Tài liệu sản phẩm là gì?

Đây là cơ sở kiến thức nội bộ với hướng dẫn từng bước, SOP, mẹo khắc phục sự cố, hướng dẫn cài đặt, hướng dẫn API, chiến lược sản phẩm, trường hợp sử dụng và hướng dẫn sử dụng.

Các loại tài liệu sản phẩm

Dưới đây là tổng quan đơn giản về các loại tài liệu sản phẩm giúp nhóm của bạn luôn cập nhật thông tin:

1. Tài liệu người dùng

Được thiết kế cho người dùng cuối của sản phẩm, tài liệu này cung cấp hướng dẫn từng bước để sử dụng tất cả các tính năng. Tài liệu này bao gồm các bước chi tiết về thực hiện công việc, điều hướng sản phẩm và giải quyết các vấn đề thường gặp, kèm theo ảnh chụp màn hình, video và câu hỏi thường gặp để đơn giản hóa các thao tác phức tạp.

2. Cơ sở kiến thức

Thư viện thông tin tự phục vụ trực tuyến này bao gồm các bài viết, câu hỏi thường gặp và hướng dẫn khắc phục sự cố. Thư viện cung cấp các câu trả lời có thể tìm kiếm cho các vấn đề phổ biến, giúp người dùng giải quyết vấn đề một cách độc lập và giảm khối lượng công việc cho đội ngũ hỗ trợ.

3. Bộ công cụ phát triển phần mềm (SDK)

SDK cung cấp cho các nhà phát triển các tài nguyên, chẳng hạn như công cụ, thư viện, API và mã mẫu, để tạo hoặc cải tiến các ứng dụng cho một sản phẩm hoặc nền tảng cụ thể. SDK bao gồm hướng dẫn tích hợp và môi trường phát triển, cho phép các nhà phát triển làm việc hiệu quả mà không cần bắt đầu từ đầu.

4. Tài liệu về tính năng

Tài liệu này giải thích chi tiết các tính năng của sản phẩm, cách thức hoạt động, cách sử dụng và các trường hợp sử dụng cụ thể. Phổ biến trong các doanh nghiệp B2B, tài liệu kỹ thuật này cũng nêu bật các tính năng nâng cao và tùy chọn cấu hình mà người dùng bình thường không thể nhìn thấy ngay.

5. Hướng dẫn khắc phục sự cố

Tài liệu kỹ thuật này liệt kê các lỗi thường gặp, nguyên nhân và giải pháp, giúp đội ngũ hỗ trợ và khách hàng nhanh chóng giải quyết vấn đề mà không cần chuyển lên cấp hỗ trợ cao hơn.

6. Tài liệu tiếp thị

Tài liệu tiếp thị nêu bật các tính năng, lợi ích và lợi thế cạnh tranh/điểm khác biệt của sản phẩm. Tài liệu này bao gồm brochure, nghiên cứu điển hình, phân tích cạnh tranh và bản trình bày sản phẩm cho khách hàng tiềm năng và nhóm bán hàng.

7. Hướng dẫn sử dụng

Các hướng dẫn chi tiết, toàn diện này bao gồm lắp ráp, cấu hình hoặc sử dụng sản phẩm. Chúng cung cấp thông tin toàn diện từ thiết lập đến các hoạt động nâng cao và rất quan trọng đối với các sản phẩm phức tạp, chẳng hạn như thiết bị phần cứng, thiết bị gia dụng hoặc phần mềm phức tạp.

8. Ghi chú phát hành

Ghi chú phát hành phần mềm tóm tắt các tính năng mới, sửa lỗi, cải tiến và cập nhật của sản phẩm. Ghi chú phát hành nhằm giúp khách hàng, quản trị viên và nhà phát triển hiện tại sử dụng các tính năng mới và biết về các vấn đề đã được giải quyết.

Các phương pháp hay nhất trong tài liệu sản phẩm

Tài liệu kém chất lượng có thể làm giảm chất lượng sản phẩm của bạn. Dưới đây là cách bạn có thể làm cho tài liệu rõ ràng, ấn tượng và thân thiện với người dùng:

1. Sử dụng các mẫu và định dạng tiêu chuẩn

Các nhà quản lý sản phẩm sẽ đồng ý rằng việc tạo tài liệu sản phẩm từ đầu rất tốn thời gian.

Các định dạng tiêu chuẩn và mẫu tài liệu kỹ thuật cung cấp cấu trúc rõ ràng, hợp lý hóa quá trình tạo/lập và bảo trì, giúp người dùng dễ dàng theo dõi tài liệu hơn.

Lợi ích là rõ ràng:

Ví dụ: Mẫu tài liệu dự án ClickUp giúp sắp xếp tất cả chi tiết dự án của bạn một cách gọn gàng tại một nơi tập trung để dễ dàng truy cập.

Tải xuống mẫu này

Ví dụ: nếu phần mềm của bạn bao gồm quy trình phê duyệt nhiều bước độc đáo:

Điều chỉnh mẫu cho phù hợp với nhu cầu của bạn, tùy chỉnh tiêu đề lớn, phần và kiểu dáng để phản ánh các tính năng độc đáo của sản phẩm trong khi vẫn giữ các yếu tố cốt lõi thống nhất trong tất cả các tài liệu.

2. Viết hướng dẫn rõ ràng và súc tích

Tài liệu sản phẩm hiệu quả phụ thuộc vào tính rõ ràng. Nếu không có tính rõ ràng, người dùng có thể gặp khó khăn trong việc hiểu cách sử dụng sản phẩm, dẫn đến nhầm lẫn, lỗi và giảm khả năng sử dụng.

Hướng dẫn rõ ràng và ngắn gọn giúp giảm nhu cầu hỗ trợ bổ sung bằng cách cho phép người dùng tự giải quyết các vấn đề.

Dưới đây là cách để tài liệu của bạn nổi bật:

Sử dụng ngôn ngữ đơn giản: Tránh sử dụng thuật ngữ kỹ thuật trừ khi cần thiết. Nếu phải sử dụng, hãy cung cấp định nghĩa rõ ràng.

Hãy trực tiếp: Tập trung vào các bước có thể thực hiện và loại bỏ các từ hoặc giải thích không cần thiết.

Sử dụng giọng văn chủ động: Điều này giúp hướng dẫn trở nên trực tiếp và dễ hiểu hơn.

Tránh giả định: Đừng bao giờ giả định rằng người dùng đã biết các thuật ngữ hoặc bước nhất định. Giải thích bất kỳ điều kiện tiên quyết nào.

Hơn nữa, chia hướng dẫn của bạn thành các bước nhỏ, dễ hiểu. Sử dụng danh sách có số thứ tự cho các hướng dẫn tuần tự và dấu đầu dòng cho các chi tiết hoặc mẹo bổ sung. Sử dụng các câu và đoạn văn ngắn, mỗi câu tập trung vào một ý chính để tăng khả năng đọc và hiểu.

Đối với các thuật ngữ kỹ thuật, hãy bao gồm một bảng thuật ngữ ở đầu hoặc cuối tài liệu hoặc sử dụng chú giải để giải thích. Minh họa hướng dẫn bằng ví dụ hoặc tình huống để giúp người dùng hiểu cách áp dụng các bước.

3. Sử dụng các công cụ trực quan

Sử dụng các yếu tố đa phương tiện để phân chia các quy trình phức tạp hoặc chi tiết kỹ thuật thành các phần dễ hiểu hơn, giúp người đọc dễ dàng nắm bắt.

Hình ảnh, ảnh chụp màn hình, video và GIF đảm bảo tính rõ ràng, dễ hiểu và tăng khả năng ghi nhớ.

Lý do chính để bạn thêm tài liệu sản phẩm là để giải quyết các vấn đề của thành viên nhóm hoặc người dùng cuối và giúp họ tận dụng tối đa phần mềm, và đó chính là việc mà các công cụ hỗ trợ trực quan làm được.

Khi tạo tài liệu sản phẩm, đây là một số công cụ hỗ trợ trực quan để các nhóm kỹ thuật tăng cường tính rõ ràng.

Đừng quên bao gồm văn bản thay thế hoặc giải thích bằng văn bản bên cạnh hình ảnh để đảm bảo tính khả dụng.

ClickUp Clips cũng là một công cụ thay đổi cuộc chơi ở đây. Nhưng chúng ta sẽ nói thêm về điều đó sau.

Bây giờ bạn đã nắm vững các phương pháp hay nhất, đã đến lúc biến tài liệu sản phẩm của bạn thành hiện thực bằng ClickUp.

Cách tạo quy trình tài liệu sản phẩm bằng ClickUp

Phần mềm quản lý sản phẩm của ClickUp được thiết kế để hợp lý hóa cách nhóm sản phẩm tạo, quản lý và cập nhật tài liệu trong quá trình phát triển sản phẩm.

Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng ClickUp để tạo quy trình tài liệu sản phẩm tốt:

1. Hiểu người dùng cuối

Bạn muốn tạo tài liệu sản phẩm thực sự hữu ích cho người dùng. Hãy bắt đầu bằng việc tìm hiểu ai sẽ sử dụng tài liệu, trình độ kỹ thuật của họ và thiết bị họ sẽ sử dụng để xem nội dung này.

Ngoài ra, hãy thu thập thông tin chi tiết từ các tương tác với khách hàng, phân tích sử dụng sản phẩm và biểu mẫu phản hồi để đảm bảo tài liệu sản phẩm của bạn phù hợp và đáp ứng yêu cầu của đối tượng mục tiêu.

Sau đó, tạo các bản phác thảo chi tiết trực tiếp trong ClickUp Docs để vạch ra nội dung và cấu trúc của từng loại tài liệu. Sử dụng tiêu đề để sắp xếp các phần, bảng để cấu trúc thông tin phức tạp và danh sách kiểm tra để hướng dẫn từng bước.

ClickUp Docs cho phép bạn:

Bạn cũng có thể sử dụng mẫu tài liệu yêu cầu sản phẩm (PRD) để xác định các yêu cầu sản phẩm. Định dạng có cấu trúc này cung cấp cho các nhà văn kỹ thuật và nhà phát triển hướng dẫn rõ ràng để tạo tài liệu chính xác.

2. Phân công vai trò và trách nhiệm

Phân công vai trò rõ ràng cho việc soạn thảo, xem xét và cập nhật từng tài liệu để tránh tắc nghẽn và thúc đẩy trách nhiệm giải trình.

Sử dụng Nhiệm vụ ClickUp để tạo nhiệm vụ cho từng phần tài liệu và giao nhiệm vụ cho các thành viên cụ thể trong nhóm.

Bạn cũng có thể sử dụng Trường Tùy chỉnh ClickUp để điền các vai trò như 'Người viết', 'Người đánh giá' và 'Người phê duyệt' trong mỗi nhiệm vụ và có cái nhìn tổng quan về tiến độ của họ.

3. Soạn thảo và xem xét

Khi người viết kỹ thuật chia sẻ bản nháp tài liệu sản phẩm trong ClickUp Docs, tất cả các bên liên quan, chẳng hạn như quản lý sản phẩm, nhà tiếp thị, v.v., có thể chỉnh sửa, thêm nhận xét và đảm bảo lộ trình sản phẩm có mọi thứ mà thành viên nhóm sản phẩm hoặc người dùng cần.

Ở giai đoạn này, bạn có thể sử dụng ClickUp Clips để ghi lại hướng dẫn và giải thích các tính năng một cách trực quan. Điều này đặc biệt hữu ích cho việc tài liệu hóa các chức năng phức tạp, vì Clips cho phép bạn ghi lại màn hình của mình trong khi cung cấp bình luận.

Sử dụng Biểu mẫu ClickUp để tạo biểu mẫu thu thập phản hồi từ thành viên nhóm, người dùng hoặc các bên liên quan. Người quản lý sản phẩm có thể chuyển đổi phản hồi thành Nhiệm vụ, phân công cho các nhóm có liên quan và theo dõi tiến độ trực tiếp từ ClickUp.

4. Xuất bản và phân phối

Sau khi tài liệu được xem xét và hoàn thiện, hãy xuất bản và phân phối cho tất cả các bên liên quan, chẳng hạn như người dùng, nhóm nội bộ hoặc nhà phát triển. ClickUp còn đóng vai trò như một phần mềm cơ sở kiến thức có thể lưu trữ tài liệu sản phẩm và giúp khách hàng/nhóm của bạn dễ dàng truy cập.

Sử dụng Chế độ xem Lịch của ClickUp để theo dõi thời hạn và đặt dòng thời gian rõ ràng cho việc xuất bản tài liệu. Điều này đảm bảo việc hoàn thiện và phân phối kịp thời để mọi người luôn được thông báo.

5. Thực hiện các vòng lặp và cải tiến

Tài liệu sản phẩm cần được cập nhật liên tục để luôn phù hợp. Do đó, hãy thường xuyên cập nhật tài liệu dựa trên phản hồi của người dùng, thay đổi sản phẩm và tính năng mới để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả.

Để thảo luận về các cập nhật tài liệu trong thời gian thực, hãy sử dụng Trò chuyện ClickUp. Tạo các kênh trò chuyện dành riêng cho các chủ đề hoặc dự án cụ thể. Trao đổi phản hồi, giải quyết các truy vấn và điều phối các cập nhật một cách hiệu quả.

Sử dụng Email trong ClickUp, bạn cũng có thể gửi email tự động dựa trên Trường Tùy chỉnh, bài nộp/gửi biểu mẫu hoặc sự kiện nhiệm vụ.

Ví dụ: gửi email khi một công việc được đánh dấu là "Đang xem xét" hoặc khi một biểu mẫu nộp/gửi nêu rõ một vấn đề ưu tiên cao. Điều này giúp nhóm của bạn luôn cập nhật những thay đổi quan trọng.

6. Tích hợp ClickUp với công nghệ của bạn

Tích hợp ClickUp cho phép bạn kết nối tài khoản ClickUp với các công cụ quản lý dự án hiện có một cách liền mạch. Điều này giúp đồng bộ hóa các cập nhật tài liệu với tiến độ phát triển.

Ví dụ:

7. Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại

Đừng để các công việc thường ngày làm chậm quá trình tài liệu hóa. Sử dụng Tự động hóa ClickUp để mọi thứ diễn ra suôn sẻ bằng cách tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, nhất quán và có tổ chức.

Dưới đây là cách các nhóm sản phẩm sử dụng Tự động hóa ClickUp:

Các kỹ sư và quản lý sản phẩm của chúng tôi đã bị sa lầy vào việc cập nhật trạng thái thủ công giữa Jira và các công cụ khác. Với ClickUp, chúng tôi đã tiết kiệm được hàng giờ đồng hồ bị lãng phí cho các công việc trùng lặp. Tốt hơn nữa, chúng tôi đã đẩy nhanh quá trình phát hành sản phẩm bằng cách cải thiện việc chuyển giao công việc giữa bộ phận kiểm tra chất lượng, viết kỹ thuật và tiếp thị.

Duy trì và cập nhật tài liệu sản phẩm

Tạo tài liệu sản phẩm chỉ là một nửa công việc. Dưới đây là cách giữ cho tài liệu luôn cập nhật và phù hợp bằng cách bảo trì liên tục:

1. Xây dựng lịch trình cập nhật tài liệu

Lên lịch đánh giá tài liệu thường xuyên vào các thời điểm phát hành sản phẩm, cập nhật lớn hoặc kiểm tra hàng quý. Tham gia cùng các nhóm phát triển và hỗ trợ để đảm bảo nội dung chính xác về mặt kỹ thuật và thân thiện với người dùng.

2. Đảm bảo độ chính xác và nhất quán theo thời gian

Sử dụng hướng dẫn phong cách và mẫu để duy trì giọng điệu và định dạng nhất quán. Thường xuyên xem xét và cập nhật tài liệu của bạn để phản ánh bất kỳ thay đổi nào trong sản phẩm hoặc tiêu chuẩn công ty.

3. Thu hút các nhóm đa chức năng tham gia

Sự hợp tác giữa các nhà quản lý sản phẩm, nhà phát triển và bộ phận hỗ trợ khách hàng là rất quan trọng. Những hiểu biết của họ về các bản cập nhật, phản hồi và vấn đề giúp tài liệu luôn chính xác và cập nhật.

4. Sử dụng kiểm soát phiên bản cho tài liệu

Sử dụng các tính năng kiểm soát phiên bản tài liệu để giúp bạn theo dõi các bản cập nhật, quay lại các phiên bản trước và duy trì lịch sử sửa đổi rõ ràng, đặc biệt là trong môi trường cộng tác.

Vượt qua những thách thức trong tài liệu sản phẩm

Tài liệu hệ thống của bạn có thể đã được thiết lập, nhưng vẫn có thể phát sinh những thách thức. Dưới đây là cách giải quyết và giữ mọi thứ đi đúng hướng:

1. Giữ tài liệu luôn được cập nhật

Khi sản phẩm phát triển, tài liệu cũng phải phát triển theo. Bỏ qua việc cập nhật sẽ dẫn đến thông tin sai lệch, hiệu quả giảm sút và lỗi trong sử dụng hoặc phát triển sản phẩm.

2. Đảm bảo độ chính xác

Thông tin không chính xác hoặc lỗi thời, chẳng hạn như thông số kỹ thuật, dẫn đến số lượng yêu cầu hỗ trợ cao, giảm sự tin tưởng và tăng chi phí hỗ trợ.

3. Quản lý lượng lớn tài liệu

Việc quản lý khối lượng tài liệu lớn có thể làm gián đoạn tính nhất quán, trì hoãn việc theo dõi cập nhật và gây rối loạn tổ chức tài liệu.

4. Đáp ứng nhu cầu và mức độ chuyên môn khác nhau của người dùng

Cơ sở người dùng của một sản phẩm bao gồm những cá nhân có mức độ kinh nghiệm khác nhau, từ người mới bắt đầu cần hướng dẫn từng bước đến người dùng nâng cao cần thông tin kỹ thuật chi tiết. Ngoài ra, một số người dùng có sở thích khác nhau về hướng dẫn bằng hình ảnh hoặc văn bản.

Nâng cao chất lượng tài liệu sản phẩm của bạn với ClickUp

Tài liệu sản phẩm không chỉ là thứ tốt để có, mà còn là thứ cần thiết.

Với các mẫu, tính năng quản lý công việc, trình soạn thảo AI tích hợp và các công cụ tự động hóa của ClickUp, bạn có thể tạo và duy trì các tài liệu có cấu trúc, hiệu quả và thân thiện với người dùng một cách hiệu quả.

Từ việc tổ chức hướng dẫn sử dụng chi tiết và bộ công cụ phát triển phần mềm đến việc hợp lý hóa quá trình đánh giá hợp tác và tích hợp phản hồi, phần mềm quản lý sản phẩm của ClickUp đảm bảo mọi tài liệu của bạn đều rõ ràng, cập nhật và hữu ích.

Hơn nữa, ClickUp còn cung cấp tính năng cộng tác thời gian thực và tích hợp với các công cụ khác, giúp dễ dàng điều chỉnh tài liệu theo các bản cập nhật sản phẩm và nhu cầu của người dùng.

Điều này giúp giải phóng đội ngũ hỗ trợ và bán hàng của bạn, đồng thời trang bị cho người dùng những kiến thức cần thiết để tận dụng tối đa sản phẩm của bạn.

Muốn nâng tài liệu sản phẩm của bạn lên một tầm cao mới? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay.