Bạn cần làm gì khi muốn hiểu quy trình phát triển, tìm hiểu cách cài đặt phần mềm máy tính hoặc giải mã kế hoạch xây dựng cho một sản phẩm mới?
Bạn đang tìm kiếm tài liệu!
Tài liệu kỹ thuật giải thích các sản phẩm và quy trình theo cách dễ hiểu hơn cho đối tượng mục tiêu.
Mặc dù tài liệu kỹ thuật không có danh tiếng hấp dẫn hay thú vị, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn không thể tạo ra chúng một cách thú vị. Trên thực tế, soạn thảo tài liệu kỹ thuật là cơ hội tuyệt vời để bạn phát huy tư duy sáng tạo, gắn kết với đồng nghiệp và cung cấp thông tin quan trọng cho người đọc.
Với ý nghĩ đó, chúng tôi sẽ chia sẻ cách viết tài liệu kỹ thuật thực sự hữu ích. ✨
(Phần thưởng: Chúng tôi cũng sẽ cung cấp cho bạn các mẫu MIỄN PHÍ và tiết lộ bí mật về trợ lý AI có thể giúp đẩy nhanh quá trình này!)
Tài liệu kỹ thuật là gì?
Tài liệu kỹ thuật là bất kỳ nội dung bằng văn bản nào giải thích cách thức hoạt động của sản phẩm, hệ thống hoặc quy trình. Tài liệu này chuyển đổi thông tin phức tạp, cho dù đó là mã, API, quy trình công việc nội bộ hay tính năng dành cho người dùng, thành hướng dẫn rõ ràng, dễ sử dụng cho đối tượng cụ thể.
Đối tượng đó có thể là các nhà phát triển tích hợp API của bạn, đội ngũ hỗ trợ khách hàng tuân theo SOP hoặc người dùng cuối học cách sử dụng sản phẩm của bạn. Mục tiêu không chỉ là cung cấp thông tin mà còn là giúp ai đó thực hiện một việc gì đó thành công.
Tài liệu kỹ thuật rất khác nhau tùy thuộc vào chủ đề và đối tượng dự kiến. Không giống như đề xuất kinh doanh, gói doanh nghiệp hoặc thông cáo báo chí, tài liệu kỹ thuật tập trung vào (bạn đã đoán đúng) các chủ đề kỹ thuật.
Khi được thực hiện đúng, tài liệu kỹ thuật giúp giảm thiểu sự nhầm lẫn, số lượng yêu cầu hỗ trợ và thời gian đào tạo. Nếu được thực hiện kém (hoặc không được thực hiện), tài liệu kỹ thuật sẽ trở thành trở ngại làm chậm tiến độ của nhóm và gây khó chịu cho người dùng.
Nói chung, loại tài liệu này được viết bởi các nhà văn kỹ thuật chuyên nghiệp. Tuy nhiên, các kỹ sư phần mềm, chuyên gia về chủ đề (SME) và thành viên nhóm sản phẩm phần mềm cấp cơ bản thường tạo tài liệu kỹ thuật như một phần của danh sách công việc cần làm hàng ngày.
Các loại tài liệu kỹ thuật (với ví dụ)
Có nhiều loại văn bản kỹ thuật và tài liệu kỹ thuật khác nhau, nhưng hầu hết đều thuộc hai loại chính: tài liệu sản phẩm hoặc tài liệu quy trình. 📃
Dưới đây là so sánh nhanh giữa hai loại:
Tài liệu sản phẩm so với tài liệu quy trình
| Danh mục | Nội dung bao gồm | Đối tượng chính | Mục đích |
|---|---|---|---|
| Tài liệu quy trình | Quy trình làm việc nội bộ, quy trình tiêu chuẩn (SOP), chính sách, tài liệu hướng dẫn cho nhân viên mới | Các nhóm nội bộ (kỹ thuật, hỗ trợ, vận hành) | Đảm bảo tính nhất quán, đào tạo, tuân thủ và hiệu quả của nhóm |
| Tài liệu sản phẩm | Cách thức hoạt động của sản phẩm: hướng dẫn sử dụng, tài liệu API, ghi chú phát hành, hướng dẫn sử dụng | Khách hàng, nhà phát triển, người dùng cuối | Giúp người dùng hiểu, tích hợp và tận dụng giá trị từ sản phẩm |
Các loại tài liệu sản phẩm
Tài liệu sản phẩm là tất cả về sản phẩm, bao gồm các tính năng chính, chức năng và hướng dẫn từng bước về cách sử dụng sản phẩm. Ví dụ phổ biến nhất về tài liệu sản phẩm là hướng dẫn trải nghiệm người dùng (UX) về cách sử dụng phần mềm hoặc công cụ cụ thể.
Các loại tài liệu kỹ thuật về sản phẩm bao gồm:
Hướng dẫn sử dụng và sổ tay hướng dẫn
Đây là các tài liệu dành cho người dùng cuối, giải thích cách sử dụng sản phẩm. Chúng có thể là hướng dẫn sử dụng, hướng dẫn cài đặt và hướng dẫn lắp đặt. Chúng thường bao gồm các tính năng, hướng dẫn sử dụng giao diện người dùng, khắc phục sự cố và câu hỏi thường gặp.
📌 Ví dụ: Đối với người dùng cần trợ giúp lắp ráp đồ nội thất IKEA, công ty Thụy Điển này cung cấp các trang chi tiết về sản phẩm cụ thể trên trang web của mình. Tất cả những gì bạn cần làm là tìm sản phẩm bằng thanh tìm kiếm và tìm hướng dẫn lắp ráp, có thể tải xuống dưới dạng PDF trên trang sản phẩm.
Tài liệu API
Tài liệu API giải thích các điểm cuối, xác thực, định dạng yêu cầu/phản hồi và mã lỗi, những yếu tố quan trọng đối với bất kỳ sản phẩm SaaS hoặc sản phẩm dành cho nhà phát triển nào.
📌 Ví dụ: Tài liệu API của Stripe là tiêu chuẩn vàng. Nó có tính năng tự động tạo mẫu mã bằng nhiều ngôn ngữ, trình khám phá API trực tiếp và các mẹo theo ngữ cảnh. Stripe cũng phân phiên bản tài liệu của mình một cách rõ ràng để tránh nhầm lẫn cho nhà phát triển.
Ghi chú phát hành và nhật ký thay đổi
Những tài liệu này giúp người dùng biết được những thay đổi và lý do tại sao những thay đổi đó lại quan trọng. Ghi chú phát hành và nhật ký thay đổi được viết tốt sẽ giảm số lượng yêu cầu hỗ trợ và giúp người dùng sử dụng các tính năng mới nhanh hơn.
📌 Ví dụ: ClickUp duy trì một bản ghi thay đổi ngắn gọn được cập nhật sau mỗi bản phát hành. Chúng tôi cũng tóm tắt các cập nhật quan trọng trong bản tin và video, giúp người dùng luôn cập nhật mà không cần phải tìm kiếm trong từng ghi chú.
Ví dụ về tài liệu quy trình
Tài liệu quy trình là tài liệu kỹ thuật đằng sau hậu trường. Những tài liệu này nhằm mục đích trình bày hoặc giải thích các quy trình và thủ tục được sử dụng để tạo ra sản phẩm. Tài liệu quy trình bao gồm các nội dung như kế hoạch dự án, kế hoạch thử nghiệm và hướng dẫn khắc phục sự cố nội bộ. 🎯
Đối tượng mục tiêu của tài liệu quy trình là các nhà phát triển và thiết kế sản phẩm và phần mềm. Các tài liệu này nhằm trả lời các câu hỏi thường gặp, vạch ra lộ trình xây dựng công cụ và cung cấp giải thích rõ ràng.
Quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOPs)
SOP là hướng dẫn từng bước cho các hoạt động nội bộ thường ngày. Chúng thường được sử dụng trong hỗ trợ khách hàng, DevOps, QA hoặc tài chính để đảm bảo các công việc được thực hiện theo cùng một cách mỗi lần.
📌 Ví dụ: Nhiều nhóm làm việc từ xa dựa vào tài liệu chính xác để thực hiện quá trình nhập môn không đồng bộ, chuyển giao hỗ trợ và tự động hóa quy trình làm việc. Các SOP này đóng vai trò là nguồn thông tin chính xác cho cả nhân viên mới và nhân viên có kinh nghiệm.
Tài liệu hướng dẫn cho nhân viên mới
Chúng được thiết kế để giúp các thành viên mới trong nhóm nhanh chóng bắt kịp tiến độ, cho dù họ là kỹ sư, quản lý dự án hay nhân viên tiếp xúc với khách hàng. Chúng thường bao gồm các giá trị của công ty, bộ công cụ, tiêu chuẩn mã hóa và quy trình làm việc cụ thể của nhóm.
📌 Ví dụ: GitLab công khai toàn bộ sổ tay hướng dẫn nhập môn, bao gồm các mẫu vấn đề nhập môn dành riêng cho từng vai trò. Mức độ minh bạch này là một phần của văn hóa "sổ tay hướng dẫn là trên hết" của họ, giúp giảm đáng kể thời gian để nhân viên mới đạt năng suất.
Cho dù bạn đang ghi chép các quy trình nội bộ hay các tính năng hướng đến khách hàng, những ví dụ này sẽ cho bạn thấy cách các nhóm giỏi nhất biến kiến thức thành lợi thế.
Cách viết tài liệu kỹ thuật
Tài liệu tốt trả lời đúng câu hỏi vào đúng thời điểm, và sức mạnh của nó phụ thuộc hoàn toàn vào quy trình xây dựng phía sau.
Sẵn sàng tiếp cận tài liệu kỹ thuật tốt hơn và tạo bản nháp giúp nhóm của bạn làm việc hiệu quả hơn?
Dưới đây là cách viết tài liệu kỹ thuật bằng phần mềm và các công cụ viết như ClickUp Docs và trợ lý viết AI của ClickUp. ✍️
1. Nghiên cứu và lập kế hoạch tài liệu
Trước khi bắt đầu viết, hãy xác định hướng đi. Tài liệu kỹ thuật không có kế hoạch giống như xây dựng một sản phẩm mà không có lộ trình — nó có thể hoạt động, nhưng sẽ không thể mở rộng quy mô.
Bắt đầu bằng cách làm rõ mục tiêu của bạn:
- Độc giả lý tưởng của bạn là ai? Nhà phát triển? Bộ phận kiểm tra chất lượng nội bộ? Khách hàng không có kiến thức kỹ thuật? Giọng điệu, cách sử dụng từ ngữ và phong cách viết của bạn sẽ khác nhau nếu bạn tạo tài liệu cho công chúng so với tài liệu cơ sở kiến thức nội bộ
- Bạn đang giải quyết vấn đề gì với tài liệu này? Hãy xem xét các loại câu hỏi mà độc giả lý tưởng của bạn có thể có và những gì họ cần từ tài liệu của bạn
- Hành động mà người đọc nên thực hiện sau khi đọc tài liệu này là gì?
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Hãy nghĩ về mục tiêu của tài liệu kỹ thuật của bạn. Làm việc ngược lại từ đó, xem xét những gì bạn muốn bao gồm và những tài liệu nào bạn có thể đã có mà sẽ hữu ích. Có hướng dẫn nào đã lỗi thời không? Kiến thức phân tán trên các chủ đề Slack và tài liệu Notion? Hãy tập hợp lại.
Sử dụng giai đoạn này để xác định:
- Một cấu trúc rõ ràng về các chủ đề (và các chủ đề con)
- Hướng dẫn phong cách tài liệu của bạn (giọng điệu, thuật ngữ, định dạng)
- Quy trình kiểm soát và xem xét phiên bản
Bảng trắng ClickUp là nơi bạn có thể ghi lại những ý tưởng này và thảo luận. Sử dụng chức năng kéo và thả và tận dụng lợi thế của sự hợp tác thời gian thực để toàn bộ nhóm có thể cùng nhau đưa ra ý tưởng.
Hơn hết, bạn có thể tạo công việc trực tiếp trên bảng để chuyển sang bước tiếp theo của quy trình tài liệu kỹ thuật một cách liền mạch. 🌻
2. Xây dựng cấu trúc và thiết kế tài liệu để đảm bảo tính thân thiện với người dùng
Tài liệu phải dễ điều hướng, đặc biệt là khi người dùng đang căng thẳng, bối rối hoặc thiếu thời gian. Cấu trúc không chỉ là vấn đề thẩm mỹ, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng sử dụng.
Sử dụng các mẫu và sơ đồ để đảm bảo tính nhất quán. Cấu trúc rõ ràng giúp dễ dàng mở rộng quy mô và giữ cho nhiều người đóng góp thống nhất với nhau.
Ví dụ: Mẫu Quy trình và Thủ tục ClickUp cho phép các quản lý dự án ghi lại các công việc lặp lại với hướng dẫn từng bước rõ ràng và sắp xếp chúng theo bộ phận. Sử dụng chế độ xem Bảng trắng để vẽ sơ đồ quy trình công việc bằng sơ đồ luồng kéo thả và ghi chú dán, hoặc chuyển sang chế độ xem Danh sách để theo dõi tiến độ bằng trường Tỷ lệ hoàn thành.
Chế độ xem Bảng giai đoạn tài liệu hiển thị tình trạng của từng công việc, trong khi chế độ xem Dòng thời gian giúp bạn phát hiện sự chậm trễ trong vài ngày, vài tuần hoặc vài tháng. Đây là cách thực tế để giữ cho nhóm của bạn thống nhất và các quy trình của bạn diễn ra suôn sẻ.
Xác định phạm vi tài liệu của bạn và chọn khung tài liệu ngay từ đầu:
- Diátaxis Framework giúp các nhóm viết tài liệu có mục tiêu rõ ràng hơn, thân thiện với người dùng bằng cách làm rõ loại tài liệu bạn đang viết và lý do viết. Nó đặc biệt hữu ích cho các sản phẩm tập trung vào nhà phát triển hoặc sử dụng nhiều API. Thay vì cấu trúc tài liệu theo các tính năng của sản phẩm, nó chia tài liệu thành bốn loại riêng biệt dựa trên mục đích của người dùng:
| Loại tài liệu | Mục đích | Nhu cầu của người dùng |
|---|---|---|
| Hướng dẫn | Hướng dẫn qua quy trình để truyền đạt kiến thức | "Tôi là người mới — hãy chỉ cho tôi cách làm việc thực tế. " |
| Hướng dẫn thực hành | Giải quyết các vấn đề cụ thể | "Tôi cần biết cách làm việc này ngay bây giờ. " |
| Tham khảo | Cung cấp chi tiết kỹ thuật chính xác | "Tôi cần tra cứu thông tin hoặc cú pháp chính xác. " |
| Giải thích | Nâng cao hiểu biết | "Tôi muốn biết công việc này hoạt động như thế nào/tại sao lại như vậy. " |
- Viết theo chủ đề là phương pháp mô-đun, trong đó nội dung được tạo thành các "chủ đề" độc lập thay vì các tài liệu dài và tuyến tính. Mỗi chủ đề bao gồm một chủ đề duy nhất và có thể được sử dụng lại trong các định dạng hoặc bối cảnh khác nhau
🧠 Thông tin thú vị: ClickUp sử dụng tính năng soạn thảo dựa trên chủ đề để mở rộng thư viện nội dung trợ giúp khổng lồ của chúng tôi. Một chủ đề duy nhất "Tạo bảng điều khiển" có thể xuất hiện trong hướng dẫn sử dụng, hướng dẫn giới thiệu và chú thích trong ứng dụng — với một nguồn thông tin duy nhất đằng sau.
Xem xét cách người dùng sẽ hiểu sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn một cách tốt nhất và để điều đó hướng dẫn việc thiết kế tài liệu kỹ thuật của bạn.
Ví dụ, độc giả của bạn là những người học bằng hình ảnh? Biểu đồ, bảng biểu và các công cụ hỗ trợ trực quan khác có cải thiện trải nghiệm người dùng không? Tích hợp ClickUp với các công cụ như GitHub giúp bạn dễ dàng thêm các yếu tố trực quan để hỗ trợ nội dung văn bản ngay từ không gian làm việc phần mềm của bạn.
Làm cho tài liệu của bạn dễ đọc để người đọc có thể tìm thấy thông tin chính xác mà họ đang tìm kiếm. Bảng mục lục rất hữu ích trong việc tạo sự rõ ràng, đặc biệt là đối với các hướng dẫn sử dụng dài. 👀
Mẹo nhanh để thiết kế cho tính thân thiện với người dùng:
- Giữ cho điều hướng đơn giản (không quá 2–3 lần nhấp để đến bất kỳ trang nào)
- Sử dụng tiêu đề và tiêu đề phụ có ý nghĩa
- Tránh văn bản dài dòng — chia nhỏ thông tin bằng dấu đầu dòng, chú thích và hình ảnh
Tính thân thiện với người dùng (Usability) tập trung vào con người và cách họ hiểu và sử dụng các sản phẩm, chứ không phải về công nghệ.
Tính thân thiện với người dùng (Usability) tập trung vào con người và cách họ hiểu và sử dụng các sản phẩm, chứ không phải về công nghệ.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng trang lồng nhau trong ClickUp Docs để phản ánh cấu trúc của bạn một cách logic. Tạo mẫu tài liệu có thể tái sử dụng cho các loại hướng dẫn phổ biến (hoặc chọn từ hơn 1000 mẫu có sẵn của ClickUp ). Và hình dung sơ đồ trang web hoặc luồng người dùng của bạn với Bảng trắng ClickUp trước khi viết.
Mẫu Tài liệu Kỹ thuật ClickUp giúp bạn tạo tài liệu kỹ thuật rõ ràng, có cấu trúc và hiệu quả. Đây là tài liệu ClickUp hợp tác với các phần được xác định trước cho chi tiết sản phẩm, tính năng và khắc phục sự cố.
Được thiết kế để giảm nhầm lẫn và cải thiện sự hài lòng của người dùng, tài liệu này lý tưởng cho các nhóm mong muốn sự rõ ràng và nhất quán.
3. Tạo nội dung cho tài liệu kỹ thuật của bạn
Bây giờ là quá trình viết. Đây là nơi sự chính xác về mặt kỹ thuật kết hợp với sự rõ ràng. Hãy hướng tới sự chính xác và dễ đọc, đồng thời lưu ý đối tượng mục tiêu của bạn.
Có thể bạn đang viết hướng dẫn cài đặt, giải thích cách thiết lập sản phẩm của mình. Hoặc có thể bạn đang tạo SOP để thêm tính năng mới hoặc tài liệu phần mềm để tận dụng API. Tránh sử dụng thuật ngữ chuyên ngành trừ khi đối tượng của bạn mong đợi điều đó. Ghi lại kiến thức và giải thích các thuật ngữ ngay trong văn bản. Viết bằng giọng điệu chủ động càng nhiều càng tốt để đơn giản hóa các khái niệm.
Dưới đây là một số nguyên tắc tốt nhất:
- Tối ưu hóa khả năng quét (người dùng sẽ nhấn CTRL+F trước khi đọc)
- Mỗi phần chỉ trình bày một ý tưởng
- Sử dụng đoạn văn ngắn gọn và ngôn ngữ đơn giản
- Sử dụng ảnh chụp màn hình, ví dụ và đoạn mã một cách thoải mái
Dù bạn đang soạn thảo tài liệu kỹ thuật nào, hãy sử dụng ClickUp Docs để tạo nội dung trực tiếp. Các tài liệu có thể tùy chỉnh này là nơi bạn có thể cộng tác, thêm phần và bảng, nhúng liên kết và hình ảnh chỉ bằng một cú nhấp chuột. Menu thả xuống với các đề xuất giúp hoàn thành câu, thay đổi màu sắc, cập nhật kiểu chữ và hơn thế nữa.
Phần mềm và công cụ hỗ trợ viết giúp loại bỏ sự phỏng đoán trong quá trình tạo/lập tài liệu. Nhận hỗ trợ chính tả và ngữ pháp, viết lại các đoạn văn bản dài và tận dụng các tiêu đề và tóm tắt được tạo tự động dựa trên các gợi ý.
📮ClickUp Insight: 37% số người tham gia khảo sát của chúng tôi sử dụng AI để tạo/lập nội dung, bao gồm viết, chỉnh sửa và email. Tuy nhiên, quá trình này thường liên quan đến việc chuyển đổi giữa các công cụ khác nhau, chẳng hạn như công cụ tạo nội dung và không gian làm việc của bạn.
Với ClickUp, bạn sẽ nhận được hỗ trợ viết dựa trên AI trong toàn bộ không gian làm việc, bao gồm email, bình luận, trò chuyện, tài liệu và hơn thế nữa, đồng thời duy trì bối cảnh từ toàn bộ không gian làm việc của bạn.
Nếu bạn gặp khó khăn và cần giúp đỡ để nghĩ ra ý tưởng, ClickUp Brain là lựa chọn hoàn hảo cho bạn. Đây là trợ lý duy nhất được hỗ trợ bởi AI, cung cấp các đề xuất phù hợp với vai trò của bạn. Với hàng tá trường hợp sử dụng, đây là công cụ viết AI hoàn hảo để tạo ra ý tưởng và nghĩ ra các chủ đề phù hợp.
Hãy huy động cả nhóm tham gia và giao nhiệm vụ ClickUp để brainstorming, nghiên cứu chủ đề và hơn thế nữa. Với nhiều người cùng tham gia dự án, bạn chắc chắn sẽ hoàn thành tất cả các công việc và tạo ra tài liệu ấn tượng (và hữu ích) cho khán giả của mình.
Các mẫu của ClickUp cũng giúp bạn bắt đầu khi tạo một loạt các tài liệu kỹ thuật. Các tài nguyên như mẫu SOP, mẫu trang bìa báo cáo kỹ thuật và mẫu báo cáo lỗi ngay lập tức xây dựng một khung mà bạn chỉ cần điền vào các chi tiết cụ thể của mình.
4. Triển khai, kiểm thử và nhận phản hồi từ đồng nghiệp và nhóm kiểm thử
Tài liệu kỹ thuật chất lượng cao bắt đầu từ bản nháp đầu tiên, nhưng không dừng lại ở đó. Quá trình này đòi hỏi nhiều lần chỉnh sửa và tinh chỉnh kỹ lưỡng.
Lên lịch các cuộc hội thoại với các thành viên nhóm được chỉ định để đánh giá tiến độ và xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Họ có thể chỉ ra những ý tưởng hoặc tính năng mà bạn có thể bỏ sót.
Yêu cầu họ ghi chú, thêm đề xuất và đặt câu hỏi trực tiếp trong tài liệu. Thực hiện thay đổi và tiếp tục cải thiện nội dung cho đến khi hoàn hảo. 🏅
Khi chỉnh sửa, điều quan trọng là phải nhận được đánh giá về kỹ năng viết cũng như các khía cạnh kỹ thuật của tài liệu. Người đánh giá nên chú ý đến tính khả dụng, tính dễ đọc và dễ hiểu.
Ngoài ra, hãy thử nghiệm tài liệu của bạn với người dùng thực tế. Quan sát cách họ tương tác với tài liệu. Họ có tìm thấy những gì họ cần không? Đội ngũ hỗ trợ vẫn phải trả lời những câu hỏi tương tự không?
Bạn có thể thu thập phản hồi này qua:
- Chú thích nội tuyến trong ClickUp Docs
- Biểu mẫu phản hồi nhúng
- Kiểm tra khả năng sử dụng (ngay cả kiểm tra không chính thức với một vài người dùng cũng rất hữu ích)
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nhúng Biểu mẫu ClickUp vào Tài liệu để thu thập phản hồi có cấu trúc. Tạo chế độ xem theo dõi phản hồi bằng cách sử dụng bố cục bảng hoặc bảng để phân loại và giải quyết các lỗi tài liệu như bất kỳ yêu cầu tính năng nào khác.
5. Xuất bản nội dung và tự động hóa các mục hành động để cập nhật khi cần thiết
Sau khi vượt qua quá trình đánh giá sâu, nội dung của bạn đã sẵn sàng để xuất bản. Lợi ích của việc sử dụng ClickUp Docs là dễ dàng chia sẻ nhờ quyền truy cập có thể tùy chỉnh.
Tạo quyền truy cập chế độ xem giới hạn cho tài liệu phần mềm nội bộ hoặc mở quyền truy cập công khai nếu bạn đang soạn thảo tài liệu cho người dùng cuối.
Lên lịch các công việc xem xét như một phần của quy trình làm việc để cập nhật nội dung khi cần thiết. Sử dụng dòng thời gian và chế độ xem Lịch để xem nội dung được xuất bản khi nào và lên lịch xem xét để đảm bảo tính liên quan và cập nhật của thông tin.
Với Tự động hóa ClickUp, bạn có thể tự động kích hoạt thông báo mỗi khi có tính năng mới được thêm vào. Tạo ngay nhiệm vụ mới để cập nhật tài liệu kỹ thuật và giao nhiệm vụ đó cho thành viên nhóm phù hợp.
Với các công cụ và quy trình phù hợp, tài liệu của bạn có thể mở rộng kiến thức, giảm thời gian hỗ trợ và xây dựng niềm tin của người dùng mà không trở thành cơn ác mộng trong quản lý. Cho dù bạn là chuyên gia hay mới bắt đầu, việc viết tài liệu kỹ thuật mang lại nhiều lợi ích.
Tại sao việc viết tài liệu kỹ thuật lại quan trọng?
Tài liệu kỹ thuật là công cụ khóa giúp mọi người hiểu về sản phẩm, dịch vụ và quy trình của bạn. Tài liệu này không chỉ giúp người dùng mà còn cho phép bạn xây dựng một nhóm làm việc tốt hơn, hiệu quả hơn. Dưới đây là một số lý do tại sao tài liệu kỹ thuật rất quan trọng đối với thành công của bạn. 💪
- Hỗ trợ ra quyết định tốt hơnTài liệu kỹ thuật tập trung giúp các nhóm nhanh chóng hiểu các công cụ và quy trình mà không cần tìm kiếm trong email hoặc trò chuyện, từ đó đẩy nhanh quá trình phát triển tính năng và giảm lỗi
- Cải thiện trải nghiệm người dùngViệc nhúng các tài liệu và hình ảnh (biểu đồ, infographics) rõ ràng, được viết tốt vào sản phẩm giúp người dùng giải quyết vấn đề mà không cần rời khỏi ứng dụng, nâng cao khả năng sử dụng cho cả người dùng kỹ thuật và không kỹ thuật
- Giảm tải công việc hỗ trợ khách hàngHướng dẫn và câu hỏi thường gặp toàn diện giúp người dùng tự khắc phục sự cố, giảm thiểu các yêu cầu hỗ trợ lặp đi lặp lại. Các nghiên cứu cho thấy 80% người dùng chuyển sang sử dụng thương hiệu khác do dịch vụ khách hàng kém, điều này nhấn mạnh giá trị của tài liệu tốt trong việc giữ chân khách hàng
- Giảm thiểu sai sót và hỗ trợ đào tạoMột nguồn thông tin duy nhất giúp giảm thiểu lỗi và đẩy nhanh quá trình đào tạo bằng cách cung cấp kiến thức nhất quán, chính xác cho nhân viên mới và các bên liên quan
- Lưu trữ ý tưởng và hướng dẫn các dự án trong tương laiTài liệu đóng vai trò là kho lưu trữ ý tưởng của nhà phát triển và lộ trình phát triển sản phẩm, giúp các nhóm duy trì sự thống nhất và đổi mới hiệu quả
- Cải thiện giao tiếp trong nhómTài liệu hợp tác thúc đẩy kết nối giữa các nhóm và cho phép các cá nhân làm việc độc lập bằng cách tham khảo kiến thức được chia sẻ, từ đó cải thiện năng suất tổng thể
- Tăng cường bảo mật và tuân thủViệc ghi chép các giao thức bảo mật và thực tiễn tốt nhất hỗ trợ tuân thủ quy định và củng cố vị thế bảo mật của tổ chức
Tạo tài liệu kỹ thuật hữu ích với ClickUp
Tài liệu kỹ thuật hiệu quả là một hình thức giao tiếp giúp người đọc hiểu rõ hơn về sản phẩm của bạn và giúp các nhóm phát triển phần mềm dễ dàng hơn trong việc đổi mới và thiết kế.
Nếu bạn đã sẵn sàng nâng cao kỹ năng viết kỹ thuật và viết tài liệu mà độc giả sẽ yêu thích, hãy đăng ký ClickUp ngay hôm nay. 🏆
Từ soạn thảo nội dung thực tế đến kích hoạt công việc và cộng tác với đồng nghiệp, đây là công cụ tất cả trong một giúp công việc viết kỹ thuật (và mọi công việc khác) trở nên dễ dàng.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Các trường hợp sử dụng của tài liệu kỹ thuật là gì?
Tài liệu kỹ thuật hỗ trợ các nhóm nội bộ, người dùng bên ngoài và đối tác bằng cách giải thích cách thức hoạt động của hệ thống, sản phẩm hoặc quy trình. Các trường hợp sử dụng phổ biến bao gồm hướng dẫn API cho nhà phát triển, SOP cho nhóm vận hành, hướng dẫn sử dụng cho nhân viên, tài liệu cấu hình cho bộ phận CNTT và hướng dẫn khắc phục sự cố cho bộ phận hỗ trợ khách hàng. Điều này rất quan trọng để mở rộng kiến thức, giảm tải công việc hỗ trợ và đảm bảo tính nhất quán của sản phẩm.
2. Tài liệu kỹ thuật khác với tài liệu người dùng như thế nào?
Tài liệu người dùng là một phần của tài liệu kỹ thuật, được viết cho người dùng cuối để vận hành sản phẩm. Tài liệu kỹ thuật bao gồm phạm vi rộng hơn, bao gồm thông số kỹ thuật nội bộ, sơ đồ kiến trúc và tài liệu API.
| Aspect | Tài liệu kỹ thuật | Tài liệu người dùng |
|---|---|---|
| Đối tượng | Nhà phát triển, nhóm CNTT, nhân viên nội bộ | Khách hàng, người dùng cuối |
| Loại nội dung | Thông số kỹ thuật, API, quy trình làm việc nội bộ | Hướng dẫn thực hành, hướng dẫn chi tiết, câu hỏi thường gặp (FAQ) |
| Độ phức tạp | Mức độ cao, yêu cầu kiến thức kỹ thuật | Đơn giản hóa, tập trung vào công việc |
| Mục đích | Giải thích cách thức hoạt động hoặc cấu tạo của một thứ gì đó | Giúp người dùng hoàn thành công việc |
3. Định dạng của tài liệu kỹ thuật là gì?
Một tài liệu kỹ thuật điển hình bao gồm tiêu đề, tóm tắt, mục lục, các phần có cấu trúc rõ ràng (như giới thiệu, điều kiện tiên quyết, các bước, kết quả) và hình ảnh hỗ trợ (ví dụ: ảnh chụp màn hình, sơ đồ hoặc mã). Tài liệu này phải có cấu trúc mô-đun, dễ đọc và dễ tìm kiếm. Cấu trúc có thể theo một khuôn khổ như Diátaxis hoặc soạn thảo dựa trên chủ đề, tùy thuộc vào đối tượng và loại nội dung của bạn.
4. Cách viết tài liệu kỹ thuật IT?
Bắt đầu với mục tiêu rõ ràng và xác định đối tượng của bạn — kỹ sư mạng, quản trị viên hệ thống hoặc người dùng cuối. Lập kế hoạch nội dung bằng cách kiểm tra các tài nguyên hiện có, phác thảo các chủ đề và chuẩn hóa định dạng. Viết bằng ngôn ngữ ngắn gọn, rõ ràng và bao gồm các bước cấu hình, hướng dẫn dòng lệnh và ảnh chụp màn hình. Sử dụng các công cụ như ClickUp để cộng tác với các chuyên gia, quản lý phản hồi và cập nhật tài liệu theo các thay đổi của sản phẩm.