Đối với nhiều doanh nghiệp vừa và lớn, quản lý tài liệu có thể giống như một cuộc chiến khó khăn vô tận. Những khó khăn là hoàn toàn có thật — nhập dữ liệu tẻ nhạt, vấn đề kiểm soát phiên bản và núi dữ liệu chồng chất.
Tôi đã tận mắt chứng kiến những thách thức này dẫn đến các lỗi tốn kém, sự chậm trễ và rủi ro tuân thủ. Quyết tâm tìm ra một cách tốt hơn, tôi bắt đầu khám phá tiềm năng biến đổi của phần mềm quản lý tài liệu doanh nghiệp (EDM).
Các giải pháp quản lý tài liệu không chỉ sắp xếp các tệp tin mà còn tối ưu hóa quy trình làm việc, cải thiện bảo mật và giúp hợp tác thời gian thực trở nên dễ dàng.
Sau quá trình thử nghiệm nghiêm ngặt cùng với nhóm tại ClickUp, chúng tôi đã chọn ra 10 công cụ quản lý tài liệu doanh nghiệp hàng đầu có thể mang lại trật tự và hiệu quả cho tình trạng lộn xộn trong tài liệu. Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ khám phá từng công cụ một cách chi tiết.
Bạn nên tìm kiếm điều gì trong phần mềm quản lý tài liệu doanh nghiệp?
Theo kinh nghiệm của tôi, bảy tính năng khóa có thể tạo ra sự khác biệt thực sự cho quy trình quản lý tài liệu của bạn.
Dưới đây là những điểm cần chú ý:
- Các biện pháp bảo mật mạnh mẽ: Bảo vệ tài liệu nhạy cảm bằng mã hóa nâng cao, xác thực đa yếu tố và kiểm soát truy cập dựa trên vai trò. Tìm kiếm các công cụ quy trình làm việc tuân thủ các quy định liên quan như GDPR hoặc HIPAA
- Cộng tác liền mạch: Đảm bảo chỉnh sửa, bình luận và chia sẻ tệp tài liệu theo thời gian thực, cho dù nhóm của bạn đang làm việc tại chỗ hay từ xa. Chọn phần mềm tích hợp với các công cụ như Slack hoặc Microsoft Teams để cho phép cộng tác nhóm dễ dàng
- Quy trình làm việc tự động: Tiết kiệm thời gian bằng cách tự động hóa các công việc như truy xuất, phê duyệt, chuyển tiếp và lưu trữ tài liệu. Tự động hóa quy trình làm việc hiệu quả giúp giảm khối lượng công việc thủ công và hợp lý hóa quản lý quy trình kinh doanh
- Giao diện trực quan: Chọn phần mềm dễ điều hướng. Tìm kiếm các tính năng kéo và thả, bảng điều khiển có thể tùy chỉnh và bố cục đơn giản để đơn giản hóa tài liệu dự án và tăng tốc độ áp dụng trong nhóm
- Kiểm soát phiên bản: Chọn phần mềm quản lý tài liệu doanh nghiệp cho phép bạn truy cập tài liệu, khôi phục các phiên bản trước và theo dõi các thay đổi chỉ bằng một cú nhấp chuột. Điều này rất quan trọng cho bảo mật tài liệu, theo dõi kiểm tra và quản lý hồ sơ chính xác
- Tìm kiếm nâng cao: Tìm tài liệu kỹ thuật số với các tính năng như bộ lọc, gắn thẻ siêu dữ liệu và tìm kiếm toàn văn bản. Tính năng này đảm bảo truy xuất tài liệu nhanh chóng, cho dù bạn cần tài liệu pháp lý hay tệp cụ thể bằng từ khóa, thẻ hoặc trường tùy chỉnh
- Khả năng mở rộng: Đảm bảo phần mềm quản lý tài liệu doanh nghiệp có thể phát triển cùng với doanh nghiệp của bạn. Phần mềm này phải hỗ trợ nhiều người dùng hơn, tăng dung lượng lưu trữ tài liệu và tích hợp thêm các tính năng mà không gặp sự cố
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bạn muốn tăng cường sự hợp tác trong nhóm với phần mềm quản lý tài liệu doanh nghiệp?
Dưới đây là cách thực hiện:
- Tập trung lưu trữ dữ liệu để giảm trùng lặp tệp và sự nhầm lẫn 🗂️
- Tự động hóa kiểm soát phiên bản để mọi người luôn đồng bộ 🕒
- Đặt quyền truy cập cho người dùng để đảm bảo bảo mật và truy cập thích hợp 🔒
- Tích hợp với các công cụ nhóm để tạo quy trình làm việc liền mạch 🚀
10 phần mềm quản lý tài liệu doanh nghiệp tốt nhất
Sự phát triển của các doanh nghiệp vừa và lớn đã dẫn đến nhu cầu ngày càng tăng về các giải pháp quản lý tài liệu hiệu quả.
🚀 Kiểm tra sự thật: Thị trường hệ thống quản lý tài liệu toàn cầu dự kiến sẽ tăng vọt từ 7,16 tỷ đô la vào năm 2024 lên 24,91 tỷ đô la vào năm 2032, phản ánh tốc độ tăng trưởng mạnh mẽ 16,9%.
Nhưng điều gì đang thúc đẩy sự phát triển nhanh chóng này?
Hệ thống quản lý tài liệu doanh nghiệp đã phát triển từ một tủ hồ sơ điện tử cơ bản. Ngày nay, chúng là những nền tảng năng động cung cấp khả năng truy cập tài liệu liền mạch, bảo mật dữ liệu mạnh mẽ và các tính năng chuyên biệt để đáp ứng nhu cầu kinh doanh hiện đại.
Đó là lý do tại sao, sau khi thử nghiệm vô số giải pháp, tôi đã chọn ra 10 phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất, thực sự mang lại giá trị vượt trội cho các doanh nghiệp.
Hãy cùng tìm hiểu từng phần một:
1. ClickUp (Tốt nhất cho quản lý dự án và cộng tác tài liệu liền mạch)
Sau khi khám phá nhiều hệ thống quản lý tài liệu doanh nghiệp, tôi có thể tự tin khẳng định ClickUp là một sản phẩm độc nhất vô nhị.
Trước khi nhóm của tôi chuyển sang ClickUp, chúng tôi phải vật lộn với các tài liệu giấy và quy trình làm việc hỗn loạn. Nhưng ClickUp đã tinh chỉnh các quy trình của chúng tôi và loại bỏ sự hỗn loạn kỹ thuật số trên các công cụ khác nhau.
Đây là một trong những phần mềm hợp tác tài liệu tốt nhất mà tôi từng sử dụng.
ClickUp Docs là cốt lõi của khả năng quản lý tài liệu của ClickUp. Tôi thích khả năng tạo tài liệu sống mà nhóm của tôi có thể truy cập, chỉnh sửa và bổ sung nội dung theo thời gian thực.
Sự liên kết liền mạch giữa các công việc và tài liệu là một yếu tố thay đổi cuộc chơi. Nó giữ cho các tệp và hành động liên quan được kết nối, để chúng ta không phải liên tục chuyển đổi giữa các công cụ để tìm kiếm những gì mình cần — mọi thứ đều ở một nơi.
Và tính năng lịch sử phiên bản? Một cứu tinh. Nếu các chỉnh sửa quan trọng bị mất trong quá trình xem xét tài liệu, tính năng này cho phép bạn khôi phục nội dung ban đầu chỉ với một cú nhấp chuột.
Nhưng đó mới chỉ là khởi đầu; ClickUp còn vượt xa hơn thế. Đây là một nền tảng có thể thích ứng và mở rộng theo quy mô kinh doanh của bạn, mang lại sự rõ ràng cho sự hỗn loạn. Dưới đây là những gì công cụ này mang lại:
Hãy nói có với trí tuệ tài liệu được hỗ trợ bởi AI
ClickUp phát huy tác dụng khi bạn kết hợp Docs với ClickUp Brain — đưa trí tuệ nhân tạo vào quản lý tài liệu. Xử lý ngôn ngữ tự nhiên chuyển đổi các tài liệu dài thành những thông tin chi tiết, rõ ràng và có thể hành động — giúp các nhóm tổ chức và sẵn sàng hành động.
Điều tuyệt vời nhất? Với ClickUp Brain, nhóm của tôi không còn phải đào bới đống thông tin nữa. Đây là một công cụ mạnh mẽ giúp tạo nội dung và đưa ra các đề xuất công việc thông minh để biến các tài liệu tĩnh thành một phần năng động của hệ thống của bạn.
Tối ưu hóa quy trình làm việc với tự động hóa mạnh mẽ
Trước đây, quản lý nhiều dự án đồng nghĩa với việc chuyển đổi tab liên tục và phải xoay xở giữa nhiều bối cảnh khác nhau. Giờ đây, tôi sử dụng ClickUp Automations để tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, thiết lập kích hoạt và tùy chỉnh quy trình làm việc.
Chỉ với một cú nhấp chuột, nhóm của tôi có thể xem toàn bộ tài liệu từ trên cao, kèm theo cập nhật tiến độ và các trở ngại tiềm ẩn được AI đánh dấu. Tôi cũng sử dụng nó để phân công công việc và đặt ngày đáo hạn, đảm bảo các quy trình thường ngày diễn ra mà không cần can thiệp thủ công.
Các tính năng tốt nhất của ClickUp
- Giữ cho luồng thông tin liên lạc luôn thông suốt — sử dụng ClickUp Assign Comments để phân công nhiệm vụ hoặc ClickUp Chat để thảo luận nhanh trong nhóm
- Sắp xếp tài liệu bằng các công việc liên quan đến liên kết và lồng nhau để hiển thị toàn diện
- Tìm nhanh bất kỳ tài liệu nào với Tìm kiếm kết nối
- Đảm bảo tính nhất quán cho quy trình làm việc với các mẫu tài liệu quy trình được tạo sẵn
- Cung cấp phản hồi chính xác trực tiếp trên tài liệu, giúp việc đánh giá hiệu quả hơn và dễ thực hiện hơn
- Đảm bảo tuân thủ quy định và bảo mật với các biện pháp kiểm soát truy cập tài liệu mạnh mẽ
- Tăng năng suất bằng cách tích hợp ClickUp với các công cụ như Google Drive, Dropbox, Zoom, v.v., giúp mọi thứ được tập trung hóa
Giới hạn của ClickUp
- Ứng dụng di động thiếu một số chức năng có sẵn trên phiên bản máy tính, giới hạn khả năng sử dụng khi đang di chuyển
- Do có nhiều tính năng, người dùng ban đầu có thể cảm thấy ClickUp khó sử dụng
Giá ClickUp
- Miễn phí vĩnh viễn
- Không giới hạn: 7 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Kinh doanh: 12 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: Liên hệ để biết giá
- ClickUp Brain: Thêm vào bất kỳ gói trả phí nào với giá 7 USD/thành viên/tháng
Xếp hạng và đánh giá ClickUp
- G2: 4.7/5 (9.000+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (4.000+ đánh giá)
2. M-Files (Tốt nhất cho quản lý thông tin thông minh)
Tiếp theo trong danh sách các hệ thống quản lý tài liệu doanh nghiệp hàng đầu của tôi là M-Files. Đây là một giải pháp độc đáo được hỗ trợ bởi AI, tái định nghĩa cách tổ chức và truy cập tài liệu.
Thay vì cấu trúc thư mục truyền thống, phần mềm này sử dụng cách tiếp cận dựa trên siêu dữ liệu, cho phép bạn tìm kiếm tài liệu dựa trên "nội dung" thay vì "vị trí" của chúng. Thiết lập trực quan này giúp tăng tốc độ tìm kiếm tài liệu và cải thiện quản lý thông tin.
Tôi cũng đánh giá cao quy trình làm việc tự động hóa của phần mềm này, giúp hợp lý hóa việc phê duyệt, tuân thủ và vòng đời tài liệu, đồng thời cập nhật phiên bản mới nhất cho mọi người.
Các tính năng nổi bật của M-Files
- Giảm thiểu lỗi và công việc làm lại bằng cách cung cấp quyền kiểm soát truy cập dễ dàng vào các tài liệu liên quan
- Nâng cao trải nghiệm người dùng bằng cách hợp lý hóa quá trình truy xuất tài liệu và giảm bớt sự thất vọng
- Cho phép làm việc từ xa bằng cách cho phép truy cập tài liệu điện tử từ mọi thiết bị, mọi nơi
- Nâng cao hệ thống CRM và ERP với tích hợp tài liệu chính xác, dựa trên metadata
Giới hạn của M-Files
- Việc thiết lập ban đầu và tùy chỉnh có thể cần nhiều thời gian và chuyên môn
- Việc gắn thẻ siêu dữ liệu cần được cập nhật liên tục để duy trì tính chính xác
Giá cả của M-Files
- Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về M-Files
- G2: 4.3/5 (140+ đánh giá)
- Capterra: 4.3/5 (180+ đánh giá)
3. DocuWare (Phù hợp nhất cho việc số hóa tài liệu giấy và tệp tin vật lý)
DocuWare giúp bạn chuyển đổi liền mạch từ các quy trình trên giấy sang hệ thống quản lý tài liệu điện tử dựa trên đám mây. Điểm độc đáo là gì? Chỉ mục tài liệu thông minh giúp tìm kiếm và truy cập thông tin dễ dàng trong vài giây — lý tưởng cho các nhóm làm việc kết hợp hoặc từ xa.
Điều khiến tôi ấn tượng nhất là tính năng tự động hóa quy trình làm việc mạnh mẽ, xử lý mọi thứ từ phê duyệt đến thông báo và lưu trữ để đảm bảo hoạt động không xảy ra lỗi. Ngoài ra, các tính năng tuân thủ nâng cao bảo vệ dữ liệu nhạy cảm và đáp ứng các yêu cầu quy định.
Các tính năng tốt nhất của DocuWare
- Hợp lý hóa các quy trình lặp đi lặp lại như nhập dữ liệu, kiểm soát phiên bản, phê duyệt và nhắc nhở
- Sắp xếp tài liệu kỹ thuật số từ bất kỳ nguồn nào và trích xuất dữ liệu quan trọng
- Sử dụng quy trình làm việc tùy chỉnh để đảm bảo việc phê duyệt và lưu trữ tài liệu diễn ra suôn sẻ
Giới hạn của DocuWare
- Quá trình học tập khó khăn có thể khiến các nhóm không có kiến thức kỹ thuật cảm thấy quá tải
- Tùy chọn tùy chỉnh hạn chế để cá nhân hóa trải nghiệm người dùng
Giá cả của DocuWare
- Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về DocuWare
- G2: 4.4/5 (230+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (90+ đánh giá)
4. PandaDoc (Tốt nhất cho quản lý hợp đồng bán hàng và chữ ký điện tử)
Mặc dù PandaDoc không phải là hệ thống quản lý tài liệu doanh nghiệp truyền thống, nhưng nó đã giành được vị trí trong danh sách này nhờ hiệu quả của mình. Nếu bạn tập trung vào việc tạo, ký, gửi và theo dõi đề xuất, báo giá hoặc hợp đồng, PandaDoc là một phần mềm chia sẻ tệp ấn tượng.
Tôi đặc biệt thích thư viện mẫu tài liệu phong phú, giúp tăng tốc quá trình soạn thảo. Ngoài ra, tính năng phân tích tích hợp cho phép bạn xem khi nào khách hàng mở tài liệu và theo dõi cách họ tương tác với tài liệu đó — điều rất quan trọng trong các cuộc đàm phán.
Tính năng nổi bật? Chức năng chữ ký điện tử an toàn giúp loại bỏ sự cần thiết của các công cụ bên thứ ba, giữ cho mọi thứ được hợp lý hóa.
Các tính năng tốt nhất của PandaDoc
- Cộng tác hiệu quả với tính năng bình luận trong tài liệu và chỉnh sửa thời gian thực
- Tùy chỉnh thương hiệu để có các tài liệu hướng đến khách hàng nhất quán và chuyên nghiệp
- Tích hợp cổng thanh toán đáng tin cậy để khách hàng thanh toán nhanh chóng, an toàn
Giới hạn của PandaDoc
- Chủ yếu phục vụ các nhóm bán hàng, tập trung vào hợp đồng và các tài liệu liên quan
- Truy cập vào một số tính năng nâng cao bị giới hạn trong các gói giá cao hơn
Giá cả của PandaDoc
- Bắt đầu: 35 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Kinh doanh: 65 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về PandaDoc
- G2: 4.7/5 (2.000+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (1.000+ đánh giá)
5. Microsoft SharePoint (Tốt nhất cho hợp tác toàn doanh nghiệp và kiểm soát tài liệu)
Nếu tổ chức của bạn đang đầu tư vào hệ sinh thái Microsoft, SharePoint cung cấp một hệ thống quản lý tài liệu doanh nghiệp mạnh mẽ. Nó nổi bật trong việc truy cập tài liệu, kiểm soát phiên bản và đồng tác giả thời gian thực thông qua Microsoft 365.
Điều khiến nó nổi bật đối với tôi là thư viện tài liệu được tổ chức với tính năng quản lý siêu dữ liệu và khả năng tạo các trang web nhóm động. Các tính năng mạng nội bộ có thể tùy chỉnh cho phép cộng tác an toàn và hiệu quả, khiến nó trở thành hơn một giải pháp lưu trữ.
Các tính năng tốt nhất của Microsoft SharePoint
- Tập trung lưu trữ tài liệu với tính năng đồng bộ tự động trên các ứng dụng Microsoft 365
- Cải thiện phân loại và khả năng tìm kiếm tài liệu với thẻ siêu dữ liệu và thuộc tính tùy chỉnh
- Hợp lý hóa quy trình phê duyệt và quản lý nội dung bằng cách thiết lập quy trình làm việc tự động
Giới hạn của Microsoft SharePoint
- Các tính năng phong phú của nền tảng này có thể phức tạp đối với người dùng mới, đòi hỏi sự hỗ trợ chuyên dụng của bộ phận CNTT để thiết lập và bảo trì
- Phí cấp phép cao hơn, đặc biệt khi mở rộng quy mô với nhiều người dùng
Giá cả của Microsoft SharePoint
- Kế hoạch SharePoint 1: 5 USD/người dùng/tháng
- Microsoft 365 Business Standard: 12,50 USD/người dùng/tháng
Đánh giá và nhận xét về Microsoft SharePoint
- G2: 4.0/5 (8.000+ đánh giá)
- Capterra: 4.3/5 (5.000+ đánh giá)
➡️ Đọc thêm: 15 Công cụ Quản lý Kiến thức Tốt Nhất
6. OpenText Content Suite (Tốt nhất cho quản lý nội dung doanh nghiệp toàn diện)
OpenText Content Suite là giải pháp tuyệt vời nếu tổ chức của bạn xử lý khối lượng nội dung khổng lồ và phải tuân thủ các yêu cầu quy định nghiêm ngặt.
Được thiết kế cho toàn bộ vòng đời nội dung, phần mềm này cung cấp một nền tảng thống nhất để quản lý các tài liệu điện tử đa dạng, từ email đến mạng xã hội và nội dung web. Điều tôi đánh giá cao nhất là phần mềm này tích hợp hoàn hảo với các hệ thống doanh nghiệp như SAP và Microsoft.
Tính năng tự động hóa công việc mạnh mẽ cho phép các tổ chức lập bản đồ và tối ưu hóa các quy trình. Các công cụ tiên tiến giúp dễ dàng tuân thủ các quy định của ngành, hỗ trợ mọi thứ từ chính sách lưu trữ dữ liệu đến theo dõi kiểm toán.
Các tính năng tốt nhất của OpenText Content Suite
- Hợp nhất các nguồn nội dung vào một hệ thống duy nhất, quản lý cả dữ liệu có cấu trúc và không có cấu trúc
- Tự động hóa việc tuân thủ và bảo mật dữ liệu để quản trị hiệu quả
- Sử dụng phân tích AI để thu thập thông tin và nâng cao khả năng ra quyết định
Giới hạn của OpenText Content Suite
- Quá trình thiết lập đòi hỏi nguồn lực CNTT và tùy chỉnh đáng kể, có thể tốn thời gian và phức tạp
- Một số người dùng cho rằng giao diện thiếu sự hiện đại so với các giải pháp mới hơn
Giá OpenText Content Suite
- Giá tùy chỉnh
Đánh giá và xếp hạng OpenText Content Suite
- G2: Chưa có đủ đánh giá
- Capterra: Không có thông tin
7. DocuSign (Tốt nhất cho giao dịch kỹ thuật số an toàn và chữ ký điện tử)
Dịch vụ CLM (Quản lý vòng đời hợp đồng) của DocuSign đã phát triển thành một hệ thống quản lý tài liệu doanh nghiệp mạnh mẽ, đặc biệt là cho các ngành công nghiệp có nhiều hợp đồng.
Phần mềm này quản lý toàn bộ vòng đời của hợp đồng, từ soạn thảo đến gửi và ký kết tài liệu điện tử một cách an toàn. Các tính năng quản lý mẫu và thư viện điều khoản giúp hợp lý hóa quy trình công việc pháp lý và duy trì tính nhất quán.
Tôi đặc biệt đánh giá cao cách phần mềm này hỗ trợ ký kết di động để kết thúc giao dịch khi đang di chuyển, tăng tốc độ phê duyệt hợp đồng và đảm bảo tuân thủ các quy định toàn cầu. Phần mềm này giúp giảm đáng kể thời gian xử lý và loại bỏ nhu cầu lưu trữ vật lý hoặc tài liệu giấy.
Các tính năng tốt nhất của DocuSign
- Gửi và ký thỏa thuận một cách an toàn với chữ ký điện tử có giá trị pháp lý
- Duy trì tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật toàn cầu như eIDAS và ESIGN
- Cải thiện độ chính xác của tài liệu bằng cách sử dụng các mẫu và công cụ cộng tác thời gian thực
- Tận hưởng thương hiệu tùy chỉnh và ký kết nhanh chóng để mang lại trải nghiệm người dùng tốt hơn
Giới hạn của DocuSign
- Phần mềm này phù hợp nhất cho việc ký kết hơn là quản lý tài liệu điện tử toàn diện, điều này có thể giới hạn người dùng đang tìm kiếm các giải pháp toàn diện
- Các tính năng nâng cao chỉ có thể truy cập với các gói giá cao hơn, hạn chế chức năng cho người dùng sử dụng các kế hoạch thấp hơn
Giá cả của DocuSign
- Cá nhân: $15/tháng
- Tiêu chuẩn: 45 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Business Pro: 65 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Giải pháp nâng cao: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về DocuSign
- G2: 4.5/5 (2.000+ đánh giá)
- Capterra: 4.8/5 (8.000+ đánh giá)
8. Jotform Enterprise (Tốt nhất để tạo/lập biểu mẫu tùy chỉnh và thu thập dữ liệu)
Theo kinh nghiệm của tôi, Jotform Enterprise hoạt động hiệu quả cho các doanh nghiệp phụ thuộc vào việc thu thập dữ liệu để tạo tài liệu pháp lý, hợp đồng và báo cáo tài chính. Tính năng tự động hóa không cần mã giúp dễ dàng xây dựng quy trình công việc và tự động hóa việc phê duyệt tài liệu mà không cần kiến thức kỹ thuật.
Các giao thức bảo mật nghiêm ngặt của nền tảng này, bao gồm các quy định HIPAA và SOC 2, mang lại sự an tâm khi xử lý dữ liệu nhạy cảm. Tuy nhiên, cách tiếp cận tập trung vào biểu mẫu của nó có thể không hỗ trợ nhu cầu lưu trữ tài liệu hoặc quản lý siêu dữ liệu nếu không có sự tích hợp của bên thứ ba
Các tính năng tốt nhất của Jotform Enterprise
- Tự động hóa quy trình làm việc phức tạp với biểu mẫu tùy chỉnh và logic điều kiện
- Tạo tài liệu trực tiếp từ các bài nộp/gửi biểu mẫu để giảm thiểu việc nhập dữ liệu thủ công
- Đảm bảo tuân thủ các chính sách bảo mật nghiêm ngặt
Giới hạn của Jotform Enterprise
- Giao diện di động có thể khó sử dụng cho các công việc chi tiết
- Các tính năng cộng tác bị giới hạn so với các hệ thống quản lý tài liệu doanh nghiệp truyền thống
Giá Jotform Enterprise
- Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Jotform Enterprise
- G2: 4.7/5 (3.300+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (2000+ đánh giá)
➡️ Đọc thêm: Top 10 công cụ phần mềm CRM Marketing tốt nhất
9. Notion (Tốt nhất cho quản lý tài liệu doanh nghiệp linh hoạt, theo phong cách wiki)
Nếu bạn đang tìm kiếm sự linh hoạt, Notion cung cấp không gian làm việc quản lý nội dung doanh nghiệp tất cả trong một, tích hợp ghi chú, công việc, cơ sở dữ liệu và wiki. Tôi thấy nó rất hữu ích cho việc tổ chức kiến thức của nhóm và hợp lý hóa sự hợp tác.
Giao diện kéo và thả cho phép tùy chỉnh trực quan, cho dù bạn đang xử lý tài liệu kinh doanh hay dự án cá nhân. Ngoài ra, với khả năng tìm kiếm và tích hợp mạnh mẽ, công cụ này đảm bảo nhóm của bạn luôn có thông tin chính xác trong tầm tay.
Các tính năng tốt nhất của Notion
- Tạo, lưu trữ và quản lý tài liệu trong một không gian làm việc duy nhất, thống nhất
- Cộng tác trong thời gian thực với nhóm của bạn trên các tài liệu được chia sẻ
- Kết nối tài liệu một cách liền mạch, liên kết các kế hoạch dự án và lộ trình để có bối cảnh tốt hơn
- Tăng cường bảo mật tài liệu với quyền truy cập chi tiết và kiểm soát truy cập
Giới hạn của Notion
- Điều này có thể gây khó khăn cho người dùng mới, vì có rất nhiều tính năng và tùy chọn tùy chỉnh có thể dẫn đến quá trình học tập khó khăn
- Một số người dùng có thể thấy phần mềm này thiếu các tính năng quản lý tài liệu nâng cao so với các nền tảng chuyên dụng
Giá của Notion
- Miễn phí
- Thêm: 12 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Kinh doanh: 18 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
- Thêm Notion AI vào bất kỳ kế hoạch nào với giá 10 USD/thành viên/tháng
Đánh giá và nhận xét về Notion
- G2: 4.7/5 (5.500+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (2.000+ đánh giá)
10. Pneumatic (Phù hợp nhất cho quản lý quy trình làm việc và tối ưu hóa quy trình)
Cuối cùng trong danh sách của tôi là Pneumatic, một công cụ tập trung vào tự động hóa quy trình kinh doanh và quản lý quy trình làm việc. Công cụ này giúp cải thiện hoạt động bằng cách cho phép bạn tạo các mẫu quy trình làm việc có thể tùy chỉnh, theo dõi tiến độ và thực hiện các điều chỉnh dựa trên dữ liệu.
Mặc dù không phải là một hệ thống quản lý tài liệu toàn diện, Pneumatic bổ sung cho hệ thống này bằng cách đảm bảo các công việc diễn ra suôn sẻ trong toàn tổ chức của bạn.
Các tính năng tốt nhất của Pneumatic
- Tạo và tinh chỉnh các mẫu quy trình làm việc bằng Template Builder để giữ cho các quy trình luôn cập nhật
- Chạy nhiều quy trình làm việc từ một mẫu duy nhất và sao chép các mẫu hiện có để hợp lý hóa thiết lập
- Theo dõi tiến độ qua bảng điều khiển để xác định các điểm nghẽn, phân công công việc và đặt ưu tiên
Giới hạn khí nén
- Công cụ này chủ yếu tập trung vào quản lý quy trình làm việc, điều này có thể giới hạn hiệu quả của nó đối với nhu cầu lưu trữ tài liệu toàn diện
- Người dùng có thể gặp phải các vấn đề tích hợp với hệ thống quản lý tài liệu hiện có, dẫn đến hiệu quả công việc giảm sút
Giá cả linh hoạt
- Tự phục vụ: $99/tháng
- Giải pháp trọn gói: $5,900/năm
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Pneumatic
- G2: Chưa có đủ đánh giá
- Capterra: 4.5/5 (30+ đánh giá)
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bạn phải xử lý nội dung luôn thay đổi, tài liệu nhạy cảm hoặc tệp yêu cầu xem xét chi tiết? Phần mềm so sánh tài liệu mang đến độ chính xác bạn cần, phát hiện ngay cả những chỉnh sửa nhỏ nhất và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ cập nhật quan trọng nào.
Với phần mềm này, bạn có thể:
- Xác định sự khác biệt ngay lập tức để phát hiện lỗi trước khi chúng trở nên nghiêm trọng hơn 🔍
- Giữ một bản ghi kiểm tra rõ ràng và kiểm soát phiên bản để theo dõi tất cả các thay đổi cho việc xem xét theo quy định 📜
- Bảo vệ dữ liệu nhạy cảm bằng cách xác minh các chỉnh sửa và đánh dấu các sửa đổi trái phép 🔒
- Tăng tốc quá trình xem xét với tính năng so sánh tự động, giảm khối lượng công việc thủ công ⚡
Tối ưu hóa hệ thống quản lý tài liệu doanh nghiệp của bạn với ClickUp
Vậy là bạn đã có trong tay 10 hệ thống quản lý tài liệu doanh nghiệp hàng đầu để thay đổi cách quản lý tài liệu kinh doanh. Cho dù mục tiêu của bạn là tăng cường hợp tác, đảm bảo tuân thủ hay loại bỏ sự lộn xộn của tài liệu vật lý, bạn sẽ tìm thấy giải pháp phù hợp tại đây.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp mạnh mẽ, tất cả trong một, thì ClickUp là lựa chọn hoàn hảo! Sự tích hợp liền mạch giữa các tính năng quản lý dự án, lưu trữ tập trung, tự động hóa quy trình làm việc và cộng tác tài liệu thời gian thực đã thay đổi công việc của tôi.
Điểm độc đáo của phần mềm này là khả năng kết nối chiến lược quản lý tài liệu doanh nghiệp với hệ sinh thái công việc rộng lớn hơn. Liên kết tài liệu với công việc, dự án và mục tiêu, đảm bảo nhóm của bạn luôn có bối cảnh để làm việc.
Vậy còn chần chừ gì nữa? Đăng ký ClickUp để khai thác toàn bộ tiềm năng của nhóm ngay hôm nay!