Một số quy trình tại nơi làm việc giúp các nhóm tiếp tục tiến lên. Một số quy trình khác lại làm chậm tiến độ mà không ai nhận ra. Một quyết định phê duyệt đơn giản có thể biến thành sự chậm trễ kéo dài cả tuần. Một công việc thường ngày được lặp lại bởi hai nhóm khác nhau. Những sự kém hiệu quả nhỏ nhặt chồng chất lên nhau, gây tốn thời gian, tiền bạc và làm mất đà phát triển.
Nếu không có biểu đồ trực quan về quy trình công việc, các nhóm thường không thể phát hiện ra điểm tắc nghẽn, khiến việc tối ưu hóa toàn bộ quy trình trở nên khó khăn hơn. Hầu hết các doanh nghiệp không gặp khó khăn vì thiếu nhân tài hay chiến lược. Họ gặp khó khăn vì quy trình của họ không hiệu quả.
Hướng dẫn này tiết lộ cách phát hiện những điểm bất hiệu quả tiềm ẩn, hợp lý hóa quy trình công việc và xây dựng các quy trình thúc đẩy năng suất thay vì cản trở nó.
⏰ Tóm tắt 60 giây
Bạn đang gặp khó khăn với sự kém hiệu quả, chậm trễ hoặc công việc dư thừa? Dưới đây là cách tối ưu hóa quy trình nơi làm việc và thúc đẩy năng suất thực sự:
- Xác định các điểm không hiệu quả như chậm trễ trong phê duyệt, công việc lặp đi lặp lại và phân công trách nhiệm không phù hợp trước khi chúng ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh
- Hợp lý hóa hoạt động bằng cách lập bản đồ quy trình công việc, tự động hóa các công việc thủ công và loại bỏ các bước không cần thiết
- Duy trì hiệu quả với việc đánh giá quy trình thường xuyên, tài liệu rõ ràng và quy trình công việc có thể điều chỉnh theo quy mô kinh doanh của bạn
- Tăng cường sự hợp tác bằng cách giảm thiểu sự hiểu lầm, làm rõ vai trò và đảm bảo sự chuyển giao công việc suôn sẻ giữa các nhóm
- Tối ưu hóa quy trình công việc của bạn với tự động hóa, thông tin chi tiết dựa trên AI và quản lý công việc tập trung để duy trì hiệu quả quy trình và sự tập trung của nhóm
Đối với tất cả những điều trên, ClickUp là câu trả lời hoàn hảo. Đăng ký miễn phí và chứng kiến năng suất tăng vọt trong các quy trình tại nơi làm việc của bạn.
Quy trình làm việc là gì?
Quy trình nơi làm việc là các bước có cấu trúc mà các nhóm tuân theo để hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Chúng đảm bảo tính nhất quán, giảm thiểu lỗi và duy trì hoạt động diễn ra suôn sẻ.
Ví dụ, khi một công ty tuyển dụng nhân viên mới, có một luồng quy trình rõ ràng:
- Bộ phận nhân sự thu thập tài liệu và thiết lập quyền truy cập hệ thống
- Người quản lý phân công đào tạo và công việc ban đầu
- Nhân viên mới hoàn thành các mô-đun đào tạo và gặp gỡ nhóm
Nếu không có quy trình xác định, công việc sẽ bị bỏ sót, chậm trễ và năng suất giảm sút.
Quy trình công việc được lập bản đồ tốt giúp xác định các lỗ hổng, loại bỏ sự trùng lặp và đảm bảo toàn bộ quy trình diễn ra suôn sẻ. Cho dù là tuyển dụng, thực hiện dự án hay dịch vụ khách hàng, các quy trình nơi làm việc cung cấp lộ trình giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình.
Đọc thêm: Cách tạo mô hình, phương pháp và hệ thống quy trình làm việc hiệu quả
Lợi ích chính của việc hợp lý hóa quy trình nơi làm việc
Sự kém hiệu quả tại nơi làm việc làm chậm tiến độ của các nhóm, lãng phí thời gian và tạo ra sự phức tạp không cần thiết. Hợp lý hóa quy trình đảm bảo mọi công việc diễn ra suôn sẻ từ đầu đến cuối, nâng cao hiệu quả và giúp hợp tác trở nên dễ dàng hơn.
Dưới đây là những lợi ích mà việc tối ưu hóa quy trình làm việc mang lại cho tổ chức:
- Thực thi nhanh hơn – Quy trình công việc rõ ràng giúp loại bỏ các bước không cần thiết, giảm thiểu việc đi lại và đảm bảo công việc tiến triển không bị chậm trễ
- Năng suất cao hơn – Nhân viên dành ít thời gian hơn để tìm hiểu việc cần làm và có nhiều thời gian hơn cho công việc có ý nghĩa
- Giảm chi phí vận hành – Hiệu quả quy trình cao hơn giúp giảm thiểu lãng phí tài nguyên, công việc trùng lặp và các lỗi có thể tránh được
👀 Bạn có biết? Quản lý quy trình kinh doanh (BPM) có thể giúp các tổ chức giảm chi phí trung bình 20%?
Bằng cách tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm thiểu sự trùng lặp, BPM nâng cao hiệu quả và giảm đáng kể chi phí vận hành.
- Khả năng mở rộng – Các quy trình hoạt động tiêu chuẩn giúp các nhóm thích ứng với sự phát triển mà không gây ra hỗn loạn hoặc mất sự thống nhất
- Hợp tác chặt chẽ hơn – Vai trò và trách nhiệm được xác định rõ ràng giúp giảm thiểu sự hiểu lầm và giữ cho các nhóm làm việc đồng bộ
- Ra quyết định thông minh hơn – Quy trình có cấu trúc giúp hiển thị hiệu suất rõ ràng hơn, giúp các nhà lãnh đạo tối ưu hóa quy trình làm việc
Một ví dụ rất phổ biến là phê duyệt dự án. Nếu không có quy trình có cấu trúc, các yêu cầu sẽ bị mất trong các chủ đề email, nhiều phiên bản của cùng một tài liệu được lưu hành và việc ra quyết định mất quá nhiều thời gian. Quy trình làm việc được hợp lý hóa sẽ tự động hóa việc phê duyệt, thông báo cho đúng người và theo dõi tiến độ trong thời gian thực.
Khi các quy trình diễn ra suôn sẻ, các nhóm làm việc thông minh hơn, kinh doanh hoạt động hiệu quả hơn và năng suất tự nhiên được cải thiện.
Đọc thêm: Quản lý quy trình kinh doanh là gì? Chiến lược, mẫu và ví dụ
Các loại quy trình làm việc
Mọi doanh nghiệp đều dựa vào các quy trình có cấu trúc để duy trì hoạt động trơn tru. Một số quy trình đảm bảo các hàm kinh doanh cốt lõi hoạt động hiệu quả, trong khi những quy trình khác hỗ trợ quy trình công việc nội bộ.
Hiểu rõ các loại quy trình nơi làm việc khác nhau này sẽ giúp các doanh nghiệp xác định những điểm không hiệu quả, cải thiện năng suất và hợp lý hóa hoạt động.
Quy trình cốt lõi
Đây là những quy trình công việc quan trọng nhất, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu, khách hàng và kết quả kinh doanh. Nếu không có chúng, công ty không thể hoạt động hiệu quả.
- Bán hàng và thu hút khách hàng: Tạo khách hàng tiềm năng, phê duyệt hợp đồng và chốt giao dịch
- Phát triển sản phẩm: Lên ý tưởng, thử nghiệm và ra mắt sản phẩm hoặc dịch vụ mới
- Xử lý đơn đặt hàng: Xử lý, đóng gói và vận chuyển đơn đặt hàng của khách hàng
Hỗ trợ quy trình
Những việc này không tạo ra doanh thu trực tiếp nhưng rất cần thiết cho hiệu quả hoạt động. Chúng đảm bảo các nhóm có đủ tài nguyên, công cụ và thông tin cần thiết để thực hiện vai trò của mình.
- Hỗ trợ CNTT: Quản lý cập nhật hệ thống, khắc phục sự cố và duy trì an ninh mạng
- Nhân sự: Tuyển dụng, đào tạo nhân viên mới, quản lý lương thưởng và đánh giá hiệu quả công việc
- Tài chính và kế toán: Lập ngân sách, lập hóa đơn và theo dõi chi phí
👀Bạn có biết? Nguồn gốc của nhân sự bắt nguồn từ Cách mạng công nghiệp, khi các doanh nghiệp nhận ra rằng đối xử tốt với nhân viên sẽ dẫn đến năng suất cao hơn
Những chương trình phúc lợi đơn giản ban đầu đã phát triển thành bộ phận nhân sự hiện đại, định hình mọi khía cạnh từ tuyển dụng đến văn hóa doanh nghiệp ngày nay!
Quy trình quản lý
Các quy trình này giám sát hiệu suất kinh doanh, đảm bảo tuân thủ và giúp lãnh đạo đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
- Kế hoạch chiến lược: Cài đặt mục tiêu công ty và điều chỉnh các nhóm theo một tầm nhìn chung
- Kiểm soát chất lượng: Giám sát sản phẩm và dịch vụ để đáp ứng các tiêu chuẩn ngành
- Tuân thủ quy định: Đảm bảo tất cả các hoạt động kinh doanh tuân thủ các quy định pháp luật và ngành
Quy trình vận hành
Các quy trình công việc này đảm bảo các hoạt động kinh doanh hàng ngày diễn ra suôn sẻ và phù hợp với mục tiêu của công ty.
- Mua hàng: Thu mua nguyên vật liệu, đàm phán với nhà cung cấp và quản lý kho hàng
- Quản lý logistics và chuỗi cung ứng: Điều phối vận chuyển, kho bãi và phân phối
- Quản lý cơ sở vật chất: Duy trì không gian văn phòng, thiết bị và các quy trình an toàn tại nơi làm việc
Quy trình dịch vụ khách hàng
Các quy trình này đảm bảo tương tác tích cực với khách hàng và duy trì khách hàng bằng cách xử lý các yêu cầu, giải quyết vấn đề và cải thiện sự hài lòng của khách hàng.
- Bộ phận trợ giúp và hỗ trợ kỹ thuật: Trả lời truy vấn của khách hàng, khắc phục sự cố và cung cấp giải pháp
- Quản lý phản hồi của khách hàng: Thu thập, phân tích và hành động dựa trên thông tin chi tiết về khách hàng
- Chương trình khách hàng thân thiết và duy trì khách hàng: Quản lý giảm giá, chương trình thưởng và chiến lược tương tác dài hạn
Quy trình đổi mới và cải tiến
Các giải pháp này tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình làm việc hiện có, giới thiệu quy trình mới và thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục.
- Tối ưu hóa quy trình: Xác định các điểm nghẽn và tối ưu hóa hoạt động để nâng cao hiệu quả
- Nghiên cứu và phát triển: Khám phá các mô hình kinh doanh, dịch vụ và tiến bộ công nghệ mới
- Quản lý thay đổi: Triển khai các thay đổi tổ chức đồng thời đảm bảo gián đoạn tối thiểu
Xem thêm: Mẹo chuyên gia để tối ưu hóa quy trình
Mọi bộ phận đều tuân theo các quy trình có cấu trúc, cho dù đó là công việc hàng ngày, quy trình phê duyệt hay triển khai quy trình làm việc mới. Nhận ra những quy trình tại nơi làm việc cần cải thiện là bước đầu tiên để tối ưu hóa hiệu quả và đạt được kết quả kinh doanh tốt hơn.
Làm thế nào để xác định các quy trình kém hiệu quả?
Sự kém hiệu quả tại nơi làm việc thường không được chú ý cho đến khi nó bắt đầu làm chậm năng suất, trì hoãn dự án hoặc tạo ra sự thất vọng không cần thiết.
Một quy trình từng hoạt động hiệu quả có thể trở nên lỗi thời do nhu cầu kinh doanh thay đổi, công nghệ phát triển hoặc cấu trúc nhóm ngày càng mở rộng. Xác định những điểm không hiệu quả là bước đầu tiên để cải thiện kết quả kinh doanh.
Nhận diện các điểm nghẽn và trì hoãn
Công việc sẽ chậm lại khi quy trình bao gồm quá nhiều bước, các bước phê duyệt không cần thiết hoặc sử dụng các công cụ lỗi thời.
- Phê duyệt chi phí: Một nhân viên gửi yêu cầu hoàn trả chi phí, nhưng thay vì được xử lý nhanh chóng, yêu cầu này lại được chuyển qua nhiều bộ phận, chờ chữ ký của các quản lý có thể không có mặt ngay. Sự chậm trễ này gây ra sự thất vọng và làm gián đoạn quy trình làm việc.
- Chuyển giao dự án: Các công việc nằm trong hàng đợi chờ phê duyệt hoặc phân công lại, làm chậm tiến độ và tạo ra những khoảng trống không cần thiết trong quá trình thực hiện.
Đọc thêm: Các công cụ phần mềm tự động hóa công việc hàng đầu
Sự lặp lại không cần thiết và nỗ lực trùng lặp
Các công việc lẽ ra đơn giản có thể trở nên thừa thãi do thiếu sự phối hợp giữa các nhóm.
- Sự thiếu thống nhất giữa bộ phận tiếp thị và bán hàng: Nhóm tiếp thị làm việc cho một chiến dịch trong khi nhóm bán hàng vô tình bắt đầu một sáng kiến tương tự, dẫn đến lãng phí tài nguyên do công việc trùng lặp.
- Lỗi nhập dữ liệu: Các bộ phận khác nhau nhập cùng một thông tin vào các hệ thống riêng biệt, làm tăng rủi ro sai sót và mâu thuẫn.
Thiếu rõ ràng và trách nhiệm giải trình
Một quy trình trở nên kém hiệu quả khi nhân viên không rõ vai trò hoặc trách nhiệm của mình.
- Công việc chưa được phân công: Một dự án khẩn cấp không có người phụ trách, dẫn đến sự chậm trễ vì các nhóm khác nhau cho rằng có người khác đang xử lý.
- Sự nhầm lẫn trong việc phê duyệt: Một hợp đồng bị bỏ mặc vì không ai biết ai là người có quyền ký duyệt cuối cùng, làm chậm trễ hoạt động kinh doanh.
Công việc thủ công lặp đi lặp lại trong quy trình công việc kỹ thuật số
Ngay cả trong môi trường làm việc hiện đại, một số quy trình vẫn phụ thuộc vào các bước thủ công có thể tự động hóa.
- Yêu cầu của khách hàng: Đội ngũ dịch vụ khách hàng ghi lại thủ công mọi yêu cầu hỗ trợ vào bảng tính thay vì sử dụng hệ thống tạo phiếu yêu cầu tự động.
- Theo dõi hàng tồn kho: Nhân viên cập nhật mức hàng tồn kho theo cách thủ công thay vì sử dụng phần mềm theo dõi thời gian thực, dẫn đến lỗi và quản lý hàng tồn kho không hiệu quả.
Đọc thêm: 10 ví dụ và trường hợp sử dụng tự động hóa quy trình làm việc
Sự bực bội của nhân viên và các giải pháp tạm thời
Khi nhân viên liên tục tìm cách lách luật để tránh một quy trình, đó là dấu hiệu của sự kém hiệu quả.
- Tránh CRM: Nhân viên bán hàng theo dõi khách hàng tiềm năng trong ghi chú cá nhân thay vì sử dụng CRM của công ty vì hệ thống quá phức tạp hoặc tốn thời gian.
- Giao tiếp không chính thức: Nhân viên dựa vào các cuộc hội thoại bên lề và các chuỗi email thay vì tuân theo quy trình công việc có cấu trúc, khiến việc theo dõi tiến độ trở nên khó khăn.
Sự không nhất quán trong quá trình thực hiện
Khi cùng một công việc được xử lý khác nhau tùy thuộc vào người thực hiện, sự kém hiệu quả sẽ xuất hiện.
- Phê duyệt tài chính: Một nhân viên tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc thanh toán cho nhà cung cấp, trong khi một nhân viên khác bỏ qua các bước để đẩy nhanh quá trình, tạo ra rủi ro tuân thủ.
- Khoảng cách đào tạo: Một số nhóm làm việc theo quy trình cũ trong khi những nhóm khác áp dụng quy trình mới, dẫn đến kết quả không nhất quán giữa các bộ phận.
Nhận ra những điểm không hiệu quả này là bước đầu tiên trong việc đánh giá tác động của các quy trình nơi làm việc đối với hiệu suất. Sau khi xác định được, các doanh nghiệp có thể bắt đầu giải quyết chúng để đảm bảo hoạt động trơn tru và hiệu quả.
Đọc thêm: Hệ thống quản lý công việc là gì và cách triển khai?
Làm thế nào để cải thiện quy trình làm việc?
Các quy trình tại nơi làm việc cần phát triển theo nhu cầu kinh doanh. Quy trình công việc lỗi thời làm chậm tiến độ của nhóm, gây ra hiểu lầm và tăng công việc thủ công. Cách tiếp cận có cấu trúc để cải tiến quy trình đảm bảo hiệu quả, khả năng mở rộng và năng suất lâu dài.
Bước 1: Xác định điểm yếu trong quy trình hiện tại
Trước khi thực hiện các cải tiến, điều quan trọng là phải xác định chính xác nơi tồn tại các điểm yếu và thiếu hiệu quả.
- Phân tích dữ liệu hiệu suất – Theo dõi sự chậm trễ của dự án, thời hạn bị bỏ lỡ và các điểm nghẽn thường xuyên xảy ra
- Thu thập phản hồi của nhân viên – Các thành viên trong nhóm sử dụng quy trình hàng ngày thường có những hiểu biết quý giá về những gì hiệu quả và những gì không hiệu quả
- Đánh giá các công việc thủ công – Xác định các công việc lặp đi lặp lại có thể được hợp lý hóa bằng tự động hóa quy trình công việc
- Xem lại các công việc phụ thuộc – Nếu tiến độ thường xuyên bị đình trệ do chờ phê duyệt hoặc thông tin, đó là dấu hiệu cho thấy quy trình bị gián đoạn
Bảng điều khiển ClickUp giúp bạn hiển thị hiệu suất của nhóm theo thời gian thực, theo dõi các dự án đang tiến hành và xác định chính xác các điểm nghẽn.
Mẫu Quy trình & Thủ tục ClickUp cung cấp một cách có cấu trúc để ghi lại quy trình làm việc, đảm bảo tính nhất quán giữa các nhóm.
Giúp các doanh nghiệp:
- Tiêu chuẩn hóa hoạt động bằng cách tạo ra một nguồn tham khảo trung tâm cho tất cả các quy trình lặp lại
- Giảm lỗi và hiểu lầm bằng cách xác định các bước và trách nhiệm rõ ràng
- Nâng cao hiệu quả bằng cách đảm bảo các nhóm tuân thủ quy trình công việc được tối ưu hóa và ghi chép đầy đủ
Bước 2: Lập bản đồ quy trình làm việc mới
Khi các vấn đề đã được xác định, việc tạo ra một luồng quy trình rõ ràng sẽ đảm bảo việc thực thi diễn ra suôn sẻ hơn.
- Xác định từng bước – Phác thảo những việc cần thực hiện ở mỗi giai đoạn để loại bỏ các bước không cần thiết
- Làm rõ vai trò và trách nhiệm – Gán quyền sở hữu để tránh nhầm lẫn hoặc trùng lặp công việc
- Đặt quy trình phê duyệt – Giảm sự chậm trễ bằng cách loại bỏ các bước ký duyệt không cần thiết và tự động hóa các quy trình phê duyệt lặp đi lặp lại
Với ClickUp Brain, bạn có thể tận dụng AI để phân tích hiệu quả quy trình làm việc, đề xuất các biện pháp tối ưu hóa và cung cấp các khuyến nghị về quy trình theo thời gian thực.
Bước 3: Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại
Các quy trình thủ công làm chậm tốc độ làm việc của nhóm. Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại giảm lỗi và nâng cao hiệu quả.
- Phân công công việc – Tự động phân công công việc dựa trên vai trò, mức độ ưu tiên hoặc sự phụ thuộc
- Quy trình công việc lặp lại – Thiết lập nhắc nhở tự động cho báo cáo hàng tuần, phê duyệt hoặc kiểm tra định kỳ
- Cập nhật tài liệu quy trình – Đảm bảo chính sách và quy trình làm việc luôn được cập nhật mà không cần nhập liệu thủ công
Tự động hóa cho phép các nhóm kích hoạt hành động, phân công công việc và hợp lý hóa quy trình phê duyệt mà không cần nỗ lực thêm. Sử dụng Tự động hóa ClickUp để thiết lập các nhiệm vụ định kỳ và giảm khối lượng công việc thủ công.
Bước 4: Cải thiện giao tiếp và hợp tác
Sự thiếu sót trong giao tiếp dẫn đến sự cố trong quy trình. Một hệ thống tập trung đảm bảo hợp tác suôn sẻ.
- Lưu trữ tài liệu trong không gian chia sẻ – Giữ hướng dẫn quy trình dễ tiếp cận để mọi người đều thực hiện các bước giống nhau
- Đảm bảo cập nhật thời gian thực – Giảm sự phụ thuộc vào các email rải rác và giữ các thành viên trong nhóm luôn đồng bộ
- Hợp lý hóa quy trình phê duyệt và phản hồi – Tránh các chuỗi email dài bằng cách tích hợp các cuộc thảo luận trực tiếp vào công việc
Với ClickUp Chat và ClickUp Comments, bạn có thể giao tiếp trong các nhiệm vụ, loại bỏ sự cần thiết của các công cụ nhắn tin bên ngoài.
Mẫu tài liệu quy trình công ty ClickUp giúp các nhóm duy trì tài liệu quy trình có tổ chức để dễ dàng tham khảo.
Nó cho phép:
- Chuyển giao kiến thức liền mạch bằng cách lưu trữ tất cả tài liệu quy trình tại một địa điểm có cấu trúc
- Thực thi nhất quán bằng cách đảm bảo các nhóm tuân thủ các quy trình thống nhất giữa các bộ phận
- Cập nhật nhanh chóng và khả năng truy cập để các nhóm luôn có phiên bản mới nhất của quy trình trong tầm tay
Bước 5: Giám sát, đo lường và tinh chỉnh
Cải tiến quy trình là một nỗ lực liên tục. Việc theo dõi và cải tiến thường xuyên giúp quy trình làm việc luôn hiệu quả.
- Lên lịch đánh giá quy trình hàng quý: Xác định các lỗ hổng và sự thiếu hiệu quả trước khi chúng trở thành vấn đề lớn
- Sử dụng phân tích hiệu suất: Đo lường thời gian thực hiện công việc và vị trí xảy ra sự chậm trễ
- Tích hợp thông tin chi tiết từ AI: Các công cụ hỗ trợ AI có thể phân tích quy trình làm việc và cung cấp các đề xuất dựa trên dữ liệu
Sử dụng ClickUp Time Tracking để cung cấp thông tin chi tiết về thời gian thực hiện nhiệm vụ, giúp nhà quản lý đánh giá hiệu quả và điều chỉnh quy trình một cách hợp lý.
Bằng cách áp dụng các cải tiến quy trình có cấu trúc và tận dụng các công cụ, các doanh nghiệp có thể hợp lý hóa hoạt động, cải thiện sự hợp tác và thúc đẩy kết quả kinh doanh tốt hơn.
Đọc thêm: Hướng dẫn tự động hóa trong ClickUp (với 10 ví dụ ứng dụng thực tế)
Các phương pháp tốt nhất để duy trì quy trình làm việc hiệu quả
Khắc phục các điểm yếu là một chuyện. Duy trì hiệu quả của quy trình theo thời gian lại là một thách thức hoàn toàn khác.
Ngay cả những quy trình làm việc tốt nhất cũng có thể bắt đầu bị gián đoạn. Các công cụ mới, sự thay đổi ưu tiên và mở rộng nhóm có thể tạo ra những điểm nghẽn và sự kém hiệu quả không thể nhìn thấy, thường là mà không ai nhận ra.
Dưới đây là cách các doanh nghiệp có thể đảm bảo quy trình luôn được tối ưu hóa, có thể mở rộng và thích ứng.
Đừng để quá trình thiết kế quá phức tạp làm chậm tốc độ của nhóm
Quy trình càng có cấu trúc, càng có thể trở nên cứng nhắc. Theo thời gian, các lớp phê duyệt thêm, các bước không cần thiết và việc theo dõi dư thừa sẽ xuất hiện. Hệ thống ban đầu hiệu quả có thể biến thành một mớ hỗn độn chậm chạp và quan liêu.
- Cảnh báo về quá tải phê duyệt: Càng nhiều người tham gia vào một quyết định, quá trình đó càng chậm chạp
- Giới hạn các bước không cần thiết: Nếu một bước không mang lại giá trị có thể đo lường được, hãy loại bỏ nó
- Tránh theo dõi chỉ để theo dõi: Báo cáo quá nhiều sẽ lãng phí thời gian mà không cải thiện hiệu quả
Giữ cho quy trình linh hoạt, không chỉ hiệu quả
Một quy trình quá cứng nhắc sẽ không thể tồn tại trước những thay đổi bất ngờ, sự mở rộng kinh doanh hoặc những biến động trong ngành.
- Thiết kế quy trình làm việc linh hoạt: Các nhóm phải có thể điều chỉnh mà không làm gián đoạn toàn bộ hệ thống
- Chuẩn bị cho những thay đổi từ bên ngoài: Sự thay đổi của thị trường, quy định mới và biến động kinh tế có thể đòi hỏi điều chỉnh quy trình nhanh chóng
- Cho phép ra quyết định nhanh chóng: Các nhóm càng nhanh chóng thích ứng với quy trình, thì sự gián đoạn càng ít xảy ra
Bài đọc bổ sung: Cách tự động hóa quy trình làm việc để tăng năng suất
Cảnh giác với những "hiệu quả ẩn" không được phát hiện
Không phải tất cả các điểm bất hiệu quả đều rõ ràng. Một số điểm bất hiệu quả ẩn trong các hoạt động hàng ngày, được ngụy trang dưới dạng công việc thường ngày.
- Giao tiếp quá mức làm giảm năng suất: Chuỗi email dài vô tận, các cuộc họp quá nhiều và cập nhật trạng thái không cần thiết làm chậm tiến độ của nhóm
- Mục tiêu không phù hợp tạo ra công việc không cần thiết: Nếu các nhóm không hiểu mối liên hệ giữa quy trình và mục tiêu của công ty, họ sẽ lãng phí thời gian vào những ưu tiên sai lầm
- Thiếu quyền sở hữu gây ra sự nhầm lẫn: Khi không ai sở hữu một quy trình, các cập nhật và cải tiến sẽ bị bỏ sót
Cân bằng tiêu chuẩn hóa với quyền tự chủ của nhóm
Quy trình được tiêu chuẩn hóa cao đảm bảo tính nhất quán, nhưng kiểm soát quá mức sẽ giới hạn khả năng sáng tạo và thích ứng.
- Chỉ tiêu chuẩn hóa khi cần thiết: Các quy trình công việc cốt lõi cần được cấu trúc, nhưng các nhóm phải có quyền tự do trong việc thực hiện
- Trao quyền cho các nhóm để tối ưu hóa quy trình của riêng họ: Những người làm việc trong một quy trình hàng ngày thường biết cách cải thiện quy trình đó tốt nhất
- Khuyến khích giải quyết vấn đề, không chỉ tuân theo quy trình: Các nhóm nên tập trung vào kết quả, không chỉ các bước trong quy trình làm việc
Đọc thêm: Làm thế nào để cải thiện hiệu quả quy trình làm việc để tăng năng suất?
Xem việc duy trì quy trình như một chiến lược liên tục, không phải là giải pháp tạm thời
Quy trình làm việc không bao giờ được coi là "cuối cùng". Các công ty hiệu quả nhất coi việc cải tiến quy trình là ưu tiên liên tục.
- Theo dõi hiệu suất quy trình công việc thường xuyên: Theo dõi các điểm chậm trễ và thiếu hiệu quả xuất hiện theo thời gian
- Hành động nhanh chóng dựa trên phản hồi: Nếu nhân viên hoặc khách hàng báo cáo vấn đề, hãy điều chỉnh trước khi sự kém hiệu quả tích tụ
- Đánh giá lại công cụ và công nghệ: Quy trình tốt nhất hiện nay có thể không phải là giải pháp tối ưu trong tương lai
Bằng cách áp dụng các phương pháp hay nhất này, các doanh nghiệp có thể đảm bảo quy trình nơi làm việc của mình luôn hiệu quả, có thể mở rộng và phù hợp với mục tiêu của công ty.
Tận dụng các quy trình nơi làm việc cho công việc của bạn
Quy trình được cấu trúc tốt giúp các nhóm làm việc hiệu quả, giảm nỗ lực lãng phí và ngăn chặn các điểm nghẽn trong quy trình làm việc. Khi kinh doanh phát triển, duy trì hiệu quả quy trình trở nên quan trọng không kém việc tối ưu hóa quy trình.
Quy trình công việc khuyến khích sự hợp tác giữa các nhóm đa chức năng giúp loại bỏ khoảng cách giao tiếp và cải thiện sự phối hợp. Bằng cách tập trung vào các quy trình có cấu trúc, các doanh nghiệp có thể nâng cao năng suất, cải thiện sự hài lòng của nhân viên và tạo ra các hệ thống hỗ trợ thành công kinh doanh lâu dài.
Các quy trình kinh doanh giúp phát hiện sớm những điểm không hiệu quả, hợp lý hóa hoạt động và điều chỉnh quy trình làm việc sẽ giúp bạn vượt qua thách thức và đạt được kết quả kinh doanh tốt hơn.
Sẵn sàng xây dựng các quy trình thông minh hơn? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và kiểm soát quy trình làm việc của bạn.