Tự động hóa quy trình công việc sử dụng công nghệ để xử lý các công việc lặp đi lặp lại và hợp lý hóa các quy trình, cho phép nhóm của bạn tập trung vào công việc chiến lược hơn.
Ví dụ: việc tạo hợp đồng cho khách hàng mới thường bao gồm soạn thảo hợp đồng, nhập các chi tiết liên quan, điều chỉnh các điều khoản, chuyển đổi sang định dạng PDF hoặc định dạng khác, và gửi đi để phê duyệt và ký chữ ký.
Nhiều bước trong số này có thể xảy ra lỗi do con người. Nhưng với tự động hóa quy trình làm việc, bạn chỉ cần điền vào biểu mẫu, hệ thống sẽ xử lý phần còn lại, tạo hợp đồng, gửi đi để ký điện tử và theo dõi mọi thứ.
Theo một cuộc khảo sát của McKinsey, 66% tổ chức đã và đang thử nghiệm tự động hóa trong các đơn vị kinh doanh khác nhau. Tự động hóa quy trình công việc là một phần quan trọng của xu hướng này. Không giống như tự động hóa quy trình kinh doanh, bao gồm các quy trình rộng hơn, tự động hóa quy trình công việc tập trung vào việc hợp lý hóa các công việc riêng lẻ trong các quy trình đó.
Để giải phóng nhân lực để tập trung vào các công việc có giá trị hơn, hãy tìm hiểu các công cụ và ví dụ có thể giúp tự động hóa quy trình làm việc của bạn.
Cơ bản về tự động hóa quy trình làm việc
Tự động hóa quy trình làm việc có thể biến các bước thủ công tẻ nhạt thành các quy trình tự động trơn tru, thúc đẩy năng suất và làm cuộc sống của bạn dễ dàng hơn. Tuy nhiên, với rất nhiều cách để cấu trúc quy trình làm việc, việc tìm ra phương pháp tốt nhất có thể là một vấn đề thực sự khó giải quyết.
Ba loại quy trình làm việc
- Quy trình công việc tuần tự: Trong quy trình công việc tuần tự, công việc chuyển từ bước này sang bước tiếp theo theo một đường thẳng. Ví dụ: xử lý đơn đặt hàng trực tuyến bao gồm xác minh thanh toán, đóng gói hàng hóa và vận chuyển hàng hóa. Quy trình này rất đơn giản và hoàn hảo cho các công việc thường ngày. Các quy trình công việc này lý tưởng cho các công việc thường ngày như xử lý đơn đặt hàng, phê duyệt hóa đơn hoặc tuyển dụng nhân viên, trong đó các bước là cố định và kết quả thường có thể dự đoán trước
- Quy trình công việc của máy trạng thái: Công việc thay đổi trạng thái dựa trên các điều kiện cụ thể trong quy trình công việc của máy trạng thái. Ví dụ: một phiếu hỗ trợ khách hàng có thể bắt đầu ở trạng thái "mới", sau đó chuyển sang "đã được phân công", "đang tiến hành", "đã giải quyết" hoặc thậm chí "đã mở lại". Quy trình này rất linh hoạt và có thể xử lý các tình huống phức tạp hơn
- Quy trình công việc dựa trên quy tắc: Công việc được hướng dẫn dựa trên các tiêu chí được xác định trước trong quy trình công việc dựa trên quy tắc. Ví dụ: đơn xin vay có thể được chấp thuận hoặc từ chối dựa trên điểm tín dụng, thu nhập và các yếu tố khác. Vì các quy trình công việc này có khả năng thích ứng cao, chúng phù hợp để xử lý các tình huống phức tạp với nhiều điểm quyết định, chẳng hạn như phát hiện gian lận, xử lý yêu cầu bảo hiểm hoặc chiến lược định giá động
Ba thành phần của một quy trình làm việc
Một quy trình làm việc thường bao gồm ba thành phần chính đảm bảo hoạt động trơn tru và hiệu quả. Các thành phần này là:
- Đầu vào: Bao gồm tất cả dữ liệu, thông tin và tài nguyên cần thiết để bắt đầu quy trình làm việc. Điều này có thể bao gồm yêu cầu của khách hàng, tóm tắt nội dung hoặc nguyên liệu thô. Chất lượng đầu vào này ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả cuối cùng. Các nguồn đầu vào khác nhau yêu cầu các phương pháp xử lý cụ thể. Ví dụ: đầu vào kỹ thuật số có thể được xử lý nhanh chóng, trong khi đầu vào vật lý có thể cần quét hoặc nhập thủ công
- Quy trình: Đây là chuỗi các bước hoặc hành động cần thiết để chuyển đổi đầu vào thành đầu ra mong muốn. Xác định mục tiêu, chia nhỏ thành các công việc, sắp xếp thứ tự, phân công trách nhiệm, đặt thời hạn và theo dõi tiến độ. Các công việc khác nhau đòi hỏi các phương pháp khác nhau, do đó, tùy chỉnh là rất quan trọng. Các phương pháp quản lý quy trình đã được thiết lập như Lean và Six Sigma có thể giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh để nâng cao hiệu quả và chất lượng
- Kết quả: Kết quả là sản phẩm cuối cùng của quy trình làm việc; có thể là tài liệu, sản phẩm hoặc dự án đã hoàn thành. Đảm bảo kết quả đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật bằng cách xác định rõ ràng, xem xét thường xuyên và duy trì sự giao tiếp và hợp tác chặt chẽ giữa các thành viên trong nhóm để đạt được kết quả chất lượng cao
Để minh họa cách thức hoạt động của quy trình công việc, hãy xem sơ đồ quy trình công việc của một quy trình yêu cầu chi tiêu vốn (CapEx) điển hình. Tất cả bắt đầu khi một nhân viên gửi biểu mẫu chi tiết yêu cầu của họ. Biểu mẫu này trước tiên được gửi đến trưởng phòng ban của họ để được phê duyệt ban đầu.
Sau khi được phê duyệt, yêu cầu sẽ được đánh giá dựa trên số tiền cần thiết để xác định người phê duyệt tài chính phù hợp. Sau khi nhận được phê duyệt cuối cùng, thông tin được yêu cầu sẽ được chuyển đến hệ thống kế toán. Điều này có thể kích hoạt các hành động bổ sung, chẳng hạn như mua hàng hoặc theo dõi chi phí.
Quy trình từng bước này đảm bảo mọi yêu cầu CapEx được xử lý hiệu quả, tuân thủ các quy định kiểm soát tài chính và duy trì hiển thị rõ ràng trong suốt chu kỳ phê duyệt.
10 ví dụ về tự động hóa quy trình làm việc
Quy trình làm việc tự động hóa có thể cải thiện đáng kể hiệu quả và năng suất ở các bộ phận khác nhau. 66% nhân viên tri thức cho biết tự động hóa giúp họ có thời gian tập trung vào các dự án thú vị hơn.
Hãy cùng khám phá mười ví dụ cụ thể về tự động hóa quy trình làm việc trong các lĩnh vực kinh doanh khác nhau.
1. Quy trình làm việc trong vòng đời sản phẩm
Vòng đời của một sản phẩm là hành trình từ khi ra đời đến khi trở nên lỗi thời. Hành trình này thường bao gồm bốn giai đoạn: giới thiệu, phát triển, trưởng thành và suy tàn. Tự động hóa, thực hiện các công việc với sự can thiệp tối thiểu của con người, có thể hợp lý hóa đáng kể các giai đoạn này.
Tự động hóa có thể đẩy nhanh quá trình thử nghiệm khi một sản phẩm mới được phát hành, đảm bảo chức năng và khả năng tương thích của sản phẩm. Nó cũng có thể quản lý hiệu quả các đơn đặt hàng, hàng tồn kho và yêu cầu của khách hàng khi nhu cầu tăng lên.
2. Quy trình hỗ trợ khách hàng
Lợi ích của tự động hóa quy trình công việc có lẽ rõ ràng nhất trong hỗ trợ khách hàng. Bằng cách tự động hóa các công việc như chuyển tiếp phiếu yêu cầu, theo dõi giải quyết và tạo phản hồi, các doanh nghiệp có thể nhanh chóng giải quyết các vấn đề của khách hàng và giải phóng nhân viên để tập trung vào các vấn đề phức tạp hơn.
Bạn có thể tạo một hệ thống bán vé tự động. Khi khách hàng gửi truy vấn, nó sẽ ngay lập tức được chuyển thành vé kỹ thuật số, được gán cho nhân viên phù hợp và thậm chí gửi xác nhận tự động cho khách hàng. Điều này giúp tăng tốc thời gian phản hồi và đảm bảo không có vấn đề nào chưa được giải quyết.
3. Quy trình công việc tài khoản phải trả
Khoản phải trả là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý các khoản thanh toán đi của công ty. Công việc này bao gồm nhận hóa đơn, xác minh tính chính xác, xin phê duyệt và thanh toán cho nhà cung cấp. Thông thường, các quy trình này được thực hiện trên giấy, dễ xảy ra lỗi, dẫn đến chậm trễ và sự bực bội.
Với tự động hóa, hóa đơn được quét, chuyển đổi thành dữ liệu kỹ thuật số và tự động so sánh với đơn đặt hàng ban đầu. Nếu mọi thứ khớp nhau, hệ thống sẽ chuyển hóa đơn để phê duyệt. Sau khi được phê duyệt, thanh toán sẽ được tạo và gửi điện tử, loại bỏ việc kiểm tra thủ công và sử dụng phong bì.
4. Quy trình phê duyệt chi phí
Việc kiểm tra báo cáo chi phí thường tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra lỗi do con người, thường liên quan đến việc nhập dữ liệu thủ công và quy trình làm việc trên giấy. Điều này gây gánh nặng cho các nhóm tài chính, trì hoãn việc hoàn trả chi phí và cản trở khả năng hiển thị tài chính.
Các tổ chức có thể nâng cao hiệu quả và độ chính xác đáng kể nhờ quy trình phê duyệt chi phí tự động. Ví dụ: việc triển khai các quy tắc tự động hóa như "tự động phê duyệt chi phí dưới 50 đô la, chuyển chi phí từ 50 đến 200 đô la cho trưởng nhóm và yêu cầu quản lý phê duyệt cho các khoản chi phí vượt quá 200 đô la" có thể hợp lý hóa quy trình. Điều này giúp nhóm tài chính có thể tập trung vào các công việc có giá trị cao hơn và đảm bảo hoàn trả chi phí cho nhân viên kịp thời.
5. Quy trình làm việc cho việc tiếp nhận nhân viên mới
Quá trình tiếp nhận nhân viên mới bao gồm thu thập thông tin quan trọng, phân công công việc và đảm bảo ấn tượng đầu tiên tốt đẹp. Thông thường, quá trình này được thực hiện thủ công, tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi.
Ví dụ: khi một nhân viên mới chấp nhận lời mời làm việc, tự động hóa có thể trực tiếp nhập thông tin của họ vào hệ thống nhân sự, tài chính và CNTT mà không cần sự can thiệp của con người. Email chào mừng, bao gồm các bước tiếp theo và các thủ tục giấy tờ cần thiết, được tạo và gửi tự động. Ngay cả việc lên lịch các cuộc họp định hướng và chỉ định người hướng dẫn cũng có thể được tự động hóa, giúp bộ phận nhân sự có thời gian tập trung vào việc nâng cao trải nghiệm của nhân viên, thu hút nhân tài và xây dựng văn hóa công ty thân thiện.
6. Quy trình tính lương
Giả sử một công ty có 500 nhân viên. Theo cách truyền thống, việc tính lương sẽ bao gồm nhập thủ công số giờ làm việc, tính giờ làm thêm, áp dụng thuế suất và tạo phiếu lương cho từng nhân viên. Công việc này tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi.
Đối với việc tính lương, công ty có thể sử dụng phần mềm tự động hóa quy trình làm việc để:
- Nhập dữ liệu thời gian làm việc của nhân viên trực tiếp từ hệ thống quản lý thời gian
- Tự động tính lương, làm thêm giờ và các khoản khấu trừ dựa trên các quy tắc và bảng thuế được định sẵn
- Tạo phiếu lương và tệp chuyển khoản trực tiếp chỉ bằng một nút bấm
- Tạo báo cáo về chi phí lao động, nghĩa vụ thuế và các chỉ số khác liên quan đến lương để phân tích
Tự động hóa này giúp tiết kiệm vô số giờ làm việc thủ công, giảm lỗi và cung cấp thông tin chi tiết quý giá về dữ liệu bảng lương.
7. Quy trình quản lý khách hàng tiềm năng
Quản lý khách hàng tiềm năng bao gồm việc thu thập, đánh giá và nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng từ điểm tiếp xúc ban đầu cho đến khi chuyển đổi. Quản lý khách hàng tiềm năng thủ công có thể tốn rất nhiều thời gian, cản trở hiệu quả và có thể bỏ lỡ những cơ hội quý giá. Tự động hóa cải thiện quy trình này bằng cách xử lý các công việc thủ công lặp đi lặp lại và tốn nhiều nỗ lực. Bạn có biết các công ty xuất sắc trong việc nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng tạo ra 50% khách hàng tiềm năng sẵn sàng mua hàng hơn với chi phí thấp hơn 33%?
Hãy lấy ví dụ về một công ty SaaS bán phần mềm quản lý dự án. Công ty này có thể sử dụng tự động hóa để hợp lý hóa quy trình tạo khách hàng tiềm năng. Ví dụ: khi ai đó tải xuống mẫu bản đồ quy trình miễn phí, thông tin của họ sẽ tự động được thu thập và thêm vào hệ thống CRM.
Dựa trên loại mẫu được tải xuống, khách hàng tiềm năng có thể được gán một điểm số cụ thể cho biết mức độ quan tâm tiềm năng của họ. Nếu điểm số của họ cao, họ sẽ được chuyển ngay đến nhân viên bán hàng để theo dõi và chuyển đổi. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo không bỏ sót khách hàng tiềm năng và giúp bộ phận bán hàng tập trung vào việc chuyển đổi khách hàng tiềm năng và tương tác với những khách hàng tiềm năng nhất.
8. Quy trình phân đoạn khách hàng
Bộ phận tiếp thị có thể sử dụng tự động hóa để phân loại đối tượng thành các nhóm theo lãi suất, sở thích hoặc hành vi. Chiến thuật cá nhân hóa này đảm bảo rằng thông điệp của bạn sẽ đến được với từng cá nhân vào đúng thời điểm, tăng cường ý nghĩa và hiệu quả của thông điệp.
Ví dụ: một thương hiệu chăm sóc da có thể phân loại người đăng ký theo loại da. Những người có da dầu sẽ nhận được email giới thiệu các sản phẩm phù hợp để kiểm soát da dầu, trong khi những người có da khô sẽ được giới thiệu các sản phẩm dưỡng ẩm. Tự động hóa đơn giản hóa quy trình này bằng cách phân loại người đăng ký vào các danh mục phù hợp dựa trên thông tin của họ, chẳng hạn như loại da hoặc lịch sử mua hàng. Bằng cách này, công ty có thể gửi email mục tiêu mà không làm phiền mọi người với các chương trình khuyến mãi không liên quan.
9. Quy trình làm việc của kênh bán hàng
Giữ cho quy trình bán hàng luôn cập nhật và chính xác là điều rất quan trọng để nhân viên bán hàng tập trung vào các giao dịch phù hợp vào đúng thời điểm. Theo dõi và cập nhật quy trình bán hàng bằng tay có thể rất tốn thời gian; giống như chăn mèo, rất dễ mất dấu.
Quy trình làm việc tự động hóa có thể biến quá trình hỗn loạn này thành một cỗ máy vận hành trơn tru. Ví dụ: Hãy tưởng tượng một nhân viên bán hàng đã chốt một giao dịch. Thay vì cập nhật thủ công các trường giai đoạn giao dịch trong CRM, hệ thống có thể tự động chuyển giao dịch sang danh mục "đã đóng - đã thắng" sau khi hợp đồng được ký kết điện tử. Điều này đảm bảo tính chính xác, tiết kiệm thời gian và ngăn chặn thông tin quan trọng bị bỏ sót.
10. Quy trình làm việc quản lý vòng đời khách hàng (CLM)
CLM là về việc hiểu hành trình của khách hàng, từ khi họ phát hiện ra thương hiệu của bạn cho đến khi trở thành người ủng hộ trung thành. CLM giúp bạn vạch ra hành trình này bằng cách chia thành các giai đoạn như nhận thức, tìm hiểu về sản phẩm của bạn, mua hàng, tận hưởng những gì họ đã mua và cuối cùng là giới thiệu bạn cho người khác.
Để làm điều này dễ dàng hơn, bạn có thể sử dụng tự động hóa. Ví dụ: nếu ai đó đọc blog của bạn và đăng ký nhận bản tin, tự động hóa có thể gắn nhãn họ là "người mới học". Nếu sau đó họ mua sản phẩm, tự động hóa có thể chuyển họ sang giai đoạn "khách hàng". Bằng cách theo dõi các bước này, bạn có thể điều chỉnh tin nhắn và ưu đãi cho từng khách hàng, xây dựng mối quan hệ bền chặt hơn và biến họ thành những người hâm mộ cuồng nhiệt.
Áp dụng tự động hóa quy trình làm việc trong các lĩnh vực kinh doanh khác nhau
88% doanh nghiệp vừa và nhỏ cho rằng tự động hóa giúp họ cạnh tranh với các công ty lớn hơn bằng cách hoạt động nhanh hơn. Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại giúp nâng cao hiệu quả, đảm bảo tính nhất quán và giải phóng thời gian cho các hoạt động chiến lược hơn. Phần này sẽ khám phá cách bạn có thể tận dụng các công cụ để tự động hóa quy trình làm việc một cách hiệu quả.
ClickUp: Chất xúc tác để cài đặt tự động hóa quy trình làm việc
ClickUp là một công cụ quản lý công việc tất cả trong một để quản lý quy trình công việc, dự án, nhóm, nhiệm vụ, danh sách kiểm tra và tài liệu. Cốt lõi của nó là một công cụ tự động hóa mạnh mẽ cho phép người dùng tập trung vào công việc chiến lược cấp cao hơn.
ClickUp Automations tuân theo nguyên tắc: 'Nếu điều này xảy ra, thì hãy làm điều đó. ' Nó bao gồm ba yếu tố chính:
- Kích hoạt: Đây là các sự kiện hoặc hành động khởi tạo tự động hóa. Ví dụ: một công việc được tạo, ngày đáo hạn sắp đến hoặc một thay đổi trạng thái cụ thể
- Điều kiện: Đây là các tiêu chí tùy chọn phải được đáp ứng trước khi tự động hóa được thực thi. Ví dụ: tự động hóa chỉ có thể chạy nếu công việc được giao cho một người cụ thể hoặc thuộc về một dự án cụ thể
- Hành động: Các công việc này được thực hiện tự động khi kích hoạt và điều kiện được đáp ứng. Điều này có thể bao gồm phân công công việc, thay đổi ngày đáo hạn, gửi thông báo hoặc cập nhật Trường Tùy chỉnh
ClickUp Brain là một công cụ xây dựng tự động hóa AI tạo ra tự động hóa quy trình làm việc tùy chỉnh với các kích hoạt và hành động trên bất kỳ Không gian, Thư mục hoặc Danh sách công việc nào.
Cách sử dụng:
- Mở Không gian, Thư mục hoặc Danh sách công việc của bạn
- Nhấp vào Tự động hóa
- Nhập mô tả về tự động hóa mà bạn mong muốn. (Ví dụ: Khi một công việc đang hoạt động, hãy giao nó cho Alex)
- Nhấp vào Tạo tự động hóa
- AI sẽ đề xuất tự động hóa dựa trên mô tả của bạn. Nếu không hoàn hảo, bạn có thể sửa đổi theo nhu cầu
- Khi bạn hài lòng, hãy kích hoạt tự động hóa
Ví dụ: Nếu bạn có nhiều trạng thái Hoạt động, AI có thể đề xuất một hành động chung là "Thay đổi người được giao thành Alex". Sau đó, bạn có thể chỉ định trạng thái chính xác mà bạn muốn kích hoạt tự động hóa.
Bạn có thể sử dụng hơn 100 mẫu tự động hóa quy trình làm việc sẵn sàng sử dụng của ClickUp để triển khai các quy trình làm việc phổ biến.
Cách duyệt các mẫu
- Các mẫu được lưu trữ trong menu Tự động hóa và được nhóm thành các danh mục như Di chuyển, Trạng thái và Tạo/Lập
- Áp dụng tự động hóa cho không gian, thư mục và danh sách công việc
- Nhấp vào Thêm tự động hóa để mở mô hình Tự động hóa
Làm thế nào để thiết lập mẫu tự động hóa?
- Chọn một danh mục từ menu bên trái
- Nhấp vào mẫu
- Hoàn thành thông tin cần thiết
- Nhấp vào 'Tạo'
Với tính năng giao nhiệm vụ động của ClickUp, bạn có thể tự động giao nhiệm vụ dựa trên người tạo, người theo dõi hoặc người kích hoạt hành động.
Cách sử dụng người được giao nhiệm vụ động
- Bật hoặc tắt: Quản trị viên có thể bật hoặc tắt tính năng này trong cài đặt ClickApps
- Thêm người được giao: Nhấp vào hình đại diện của người được giao trong chế độ xem Công việc và chọn thêm người khác
- Xóa người được giao: Di chuột qua hình đại diện của người được giao và nhấp vào biểu tượng x
- Giao lại: Di chuột qua hình đại diện của người được giao và nhấp vào biểu tượng Giao lại
- Sắp xếp theo người được giao: Sắp xếp công việc theo nhiều người được giao trong chế độ xem Danh sách và Bảng
- Lọc theo người được giao: Lọc công việc theo nhiều người được giao trong chế độ xem Công việc
Điểm hay nhất của tính năng này là nó sẽ tự động thông báo cho các nhóm khi có sự thay đổi về trách nhiệm.
Bạn có thể giao nhiệm vụ cho đúng người và đảm bảo rằng các cập nhật được chia sẻ kịp thời bằng cách xác định trước người được giao và người theo dõi nhiệm vụ trong một địa điểm cụ thể thông qua các phím tắt dự án của ClickUp.
Với tính năng tự động hóa email của ClickUp, bạn có thể tự động gửi email dựa trên các hành động cụ thể, giữ khách hàng cập nhật thông tin, gửi nhắc nhở nhiệm vụ, thông báo cho đối tác về tiến độ dự án và phản hồi kịp thời phản hồi của khách hàng.
Làm thế nào để tạo email tự động trên ClickUp?
- Kích hoạt tự động hóa và ClickApps qua email: Đảm bảo các tính năng này đã được kích hoạt trong cài đặt Không gian Làm việc của bạn
- Điều hướng đến Không gian, Thư mục hoặc Danh sách công việc: Nơi bạn muốn áp dụng tự động hóa
- Tạo tự động hóa mới: Chuyển đến Tự động hóa>Duyệt>Email
- Chọn kích hoạt: Chọn thời điểm gửi email (ví dụ: khi công việc được tạo)
- Tùy chỉnh email: Đặt người gửi, người nhận, chủ đề và nội dung. Sử dụng các biến như tên công việc, ngày đáo hạn, v.v
- Tạo tự động hóa: Lưu cài đặt của bạn
Với tính năng nhật ký kiểm tra của ClickUp, bạn có thể xem lại các hành động trạng thái tự động hóa đã thực hiện, xác định chính xác các thay đổi cụ thể với thông tin địa điểm chi tiết, thực hiện điều chỉnh và duy trì quyền kiểm soát không gian làm việc của mình.
Các sự kiện nào được theo dõi trên nhật ký kiểm tra?
- Nhật ký người dùng: Đăng nhập, thay đổi vai trò, lời mời người dùng, v.v.
- Nhật ký công việc: Tạo/lập, xóa, chỉnh sửa, thay đổi người được giao công việc, v.v.
Cách truy cập và tìm kiếm nhật ký kiểm tra
- Nhấp vào hình đại diện Không gian Làm việc của bạn ở góc trên cùng bên trái
- Chọn Nhật ký kiểm tra
- Chọn tab Người dùng hoặc Công việc để xem nhật ký mong muốn
- Sử dụng các bộ lọc ở bên phải để tìm kiếm theo: Ngày Trạng thái người dùng (Thành công/Thất bại)
- Ngày
- Người dùng
- Trạng thái (Thành công/Thất bại)
- Ngày
- Người dùng
- Trạng thái (Thành công/Thất bại)
Nhật ký kiểm tra của ClickUp là công cụ hoàn hảo để truy cập lịch sử toàn diện của tất cả các hoạt động tự động hóa tại một địa điểm trung tâm.
Một tính năng hữu ích khác của tự động hóa quy trình làm việc dựa trên AI của ClickUp là bạn có thể thêm các trường tùy chỉnh do AI tạo vào các nhiệm vụ và dự án của mình. Kích hoạt cập nhật Trường Tùy chỉnh dựa trên các sự kiện cụ thể và để AI điền vào chúng những thông tin chi tiết có giá trị như tóm tắt nhiệm vụ, cập nhật dự án, phân tích dữ liệu và cảm nhận của khách hàng.
Cuối cùng, ClickUp cung cấp các tích hợp và webhook để kết nối các ứng dụng yêu thích của bạn. Bạn có thể tạo quy trình làm việc thống nhất và tự động hóa các công việc trên các nền tảng như HubSpot, GitHub và Twilio. Bạn cũng có thể tạo các webhook tùy chỉnh để tích hợp với bất kỳ công cụ nào khác.
Đọc thêm: 18 phần mềm tự động hóa công việc hàng đầu cho năm 2024 (Định nghĩa & Ví dụ)
Lợi ích của việc sử dụng Tự động hóa quy trình làm việc ClickUp
Các tính năng tự động hóa quy trình làm việc của ClickUp mang đến sự kết hợp mạnh mẽ giữa sự đơn giản và sức mạnh. Giao diện thân thiện với người dùng cho phép các nhóm xây dựng các quy trình phù hợp, từ phân công công việc cơ bản đến các hoạt động phức tạp nhiều giai đoạn.
- Tự động hóa của ClickUp giải phóng các nhóm khỏi các công việc nhàm chán, giúp họ có thêm thời gian cho công việc chiến lược, có giá trị cao và do đó nâng cao hiệu quả
- Quy trình làm việc tự động hóa giúp giảm thiểu lỗi và đảm bảo hoàn thành công việc một cách nhất quán
- Với các tính năng tự động hóa phụ thuộc và nhắc nhở của ClickUp, các nhóm có thể duy trì tổng quan dự án rõ ràng, ngăn ngừa sự chậm trễ và tắc nghẽn
- Khả năng hiển thị dự án theo thời gian thực, thông báo tự động và bình luận của ClickUp giúp mọi người luôn được cập nhật thông tin, thúc đẩy môi trường làm việc hợp tác và năng suất cao
- Chức năng phân công nhiệm vụ và theo dõi tiến độ tự động của ClickUp tạo ra một khung công việc rõ ràng cho từng cá nhân, từ đó thúc đẩy tinh thần trách nhiệm trong nhóm
Derek Clements, Giám đốc tiếp thị của BankGloucester, chia sẻ ý kiến của mình về việc sử dụng tự động hóa quy trình làm việc ClickUp:
Tôi có thể nhập nhanh chóng mọi công việc và dự án được giao cho mình cùng với ngày bắt đầu, ngày đáo hạn và ghi chú. Sau đó, tôi có thể thiết lập tự động hóa để mỗi khi đến ngày bắt đầu, công việc đó sẽ tự động được thêm vào danh sách dự án hiện tại của tôi.
Tôi có thể nhập nhanh chóng mọi công việc và dự án được giao cho mình cùng với ngày bắt đầu, ngày đáo hạn và ghi chú. Sau đó, tôi có thể thiết lập tự động hóa để mỗi khi đến ngày bắt đầu, công việc đó sẽ tự động được thêm vào danh sách dự án hiện tại của tôi.
Các điểm nghẽn phổ biến trong tự động hóa quy trình làm việc và cách khắc phục
Tự động hóa quy trình làm việc có thể mang lại lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp, nhưng cũng có thể khó thực hiện. Hãy cùng xem một số thách thức phổ biến và các mẹo để vượt qua chúng.
1. Nhân viên của bạn có thể phản đối việc triển khai tự động hóa quy trình làm việc
Điều này có thể do lo ngại mất việc, khó khăn trong việc thích nghi với công nghệ mới hoặc ưa chuộng các quy trình thủ công quen thuộc.
Để vượt qua điều này, bạn có thể:
- Thông báo về lợi ích của tự động hóa cho mọi người, bao gồm bảo mật công việc và tăng hiệu quả
- Kết nối nhân viên vào quá trình xây dựng quyền sở hữu
- Đảm bảo nhân viên được trang bị đầy đủ để sử dụng hệ thống mới thông qua các chương trình đào tạo chu đáo
2. Việc tích hợp tự động hóa quy trình làm việc với các hệ thống hiện có có thể khó khăn
Điều này thường do định dạng dữ liệu, kiến trúc hệ thống và giao thức bảo mật không tương thích.
Để vượt qua thách thức này, bạn có thể:
- Bắt đầu với các quy trình ít quan trọng hơn để xác định các vấn đề tiềm ẩn
- Tạo bản đồ dữ liệu để đảm bảo truyền dữ liệu giữa các hệ thống diễn ra suôn sẻ
- Sử dụng các kết nối sẵn có được cung cấp bởi phần mềm quản lý quy trình làm việc hiện đại
3. Sự không nhất quán trong dữ liệu có thể làm rối loạn quá trình tự động hóa
Khi dữ liệu được nhập vào hệ thống tự động không nhất quán hoặc không chính xác, điều này có thể dẫn đến lỗi trong kết quả và quy trình. Ví dụ: nếu một công cụ tự động hóa bán hàng dựa trên dữ liệu khách hàng không chính xác, nó có thể tạo ra báo cáo sai, gửi thông tin liên lạc không chính xác hoặc đưa ra khuyến nghị sai lầm.
Để vượt qua thách thức này, bạn có thể:
- Đặt quy tắc về cách thu thập, lưu trữ và sử dụng dữ liệu
- Sửa lỗi và sự không nhất quán trong dữ liệu của bạn
- Đảm bảo dữ liệu chính xác và đầy đủ
- Theo dõi chất lượng dữ liệu để phát hiện sớm các vấn đề
4. Bạn có thể phải tự động hóa các quy trình công việc sử dụng dữ liệu nhạy cảm.
Vi phạm dữ liệu và truy cập trái phép có thể làm tổn hại đến dữ liệu nhạy cảm trong quy trình công việc tự động hóa của bạn.
Để vượt qua thách thức này, bạn có thể:
- Sử dụng các biện pháp bảo mật mạnh mẽ như mã hóa và kiểm soát truy cập
- Đào tạo nhân viên về bảo mật dữ liệu
- Luôn cập nhật các mối đe dọa bảo mật và sử dụng các tính năng bảo mật của nền tảng
Tăng tốc quy trình làm việc của nhóm với ClickUp
Tự động hóa quy trình làm việc không còn là khái niệm tương lai; nó là công cụ thiết thực có thể cách mạng hóa hoạt động kinh doanh của bạn. Từ hợp lý hóa các quy trình tài chính đến tối ưu hóa các kênh bán hàng, ứng dụng tiềm năng là rất rộng và lợi ích là không thể phủ nhận. Tăng hiệu quả, giảm lỗi, thời gian xử lý nhanh hơn và thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu chỉ là khởi đầu.
ClickUp là một nền tảng tự động hóa quy trình làm việc trực quan, giúp các doanh nghiệp thuộc mọi kích thước thiết kế và triển khai các quy trình làm việc phù hợp với nhu cầu riêng của họ.
Hãy nhớ rằng, tự động hóa quy trình làm việc giúp nhóm của bạn phát huy hết tiềm năng.
Bạn đã sẵn sàng chuyển đổi kinh doanh của mình với tự động hóa quy trình làm việc chưa? Bắt đầu với ClickUp ngay hôm nay!