Là một nhà quản lý dự án, bạn không còn xa lạ với việc tạo và tối ưu hóa quy trình. Mặc dù tối ưu hóa là điều bắt buộc, nhưng có nhiều cách khác nhau để cải thiện thực tiễn quản lý dự án của bạn.
Các phương pháp cải tiến quy trình giúp bạn xác định các vấn đề trong quy trình kinh doanh và khắc phục chúng. Với khung công việc phù hợp, bạn sẽ tăng tốc công việc, cắt giảm chi phí và nâng cao chất lượng công việc. ⭐
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ khám phá các phương pháp cải tiến quy trình kinh doanh, thảo luận về các cách tiếp cận quan trọng nhất và cung cấp một số mẫu để đẩy nhanh quá trình cải tiến quy trình.
Phương pháp cải tiến quy trình là gì?
Phương pháp cải tiến quy trình là các cách tiếp cận hoặc chiến lược có cấu trúc được các tổ chức sử dụng để phân tích, cải thiện và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh của mình. Các phương pháp này nhằm mục đích làm cho hoạt động hiệu quả hơn, giảm lãng phí, cải thiện chất lượng và tăng sự hài lòng của khách hàng.
Thay vì cố gắng tìm hiểu mọi thứ bằng cách dùng thử và mắc lỗi, phương pháp này cung cấp cho bạn một khung phân tích, đánh giá và cải tiến quy trình đã được chứng minh hiệu quả trong kinh doanh. 🛠️
Cách triển khai các phương pháp cải tiến quy trình — Hướng dẫn nhanh
Hầu hết các phương pháp cải tiến quy trình đều tuân theo các bước sau:
- Xác định: Đầu tiên, xác định các quy trình mà bạn muốn tối ưu hóa để chỉ tập trung thời gian và nguồn lực vào những quy trình quan trọng nhất đối với bạn
- Phân tích: Tìm hiểu sâu về các quy trình hiện tại của bạn để xem điều gì đang hoạt động và điều gì không. Dựa vào dữ liệu và số liệu để đưa ra quyết định ít thiên vị hơn
- Chiến lược và triển khai: Xây dựng chiến lược để giải quyết các vấn đề kém hiệu quả dựa trên những gì bạn đã học được
- Xem xét và lặp lại: Chiến lược đầu tiên của bạn có thể không phải là chiến lược thành công, vì vậy hãy lặp lại quy trình cho đến khi bạn đạt được kết quả mong muốn. Bạn có thể cần thu thập phản hồi và theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPI) để xem điều gì đang hiệu quả và điều gì không hiệu quả
Tất cả các phương pháp đều khác nhau, nhưng chúng đều đóng vai trò như một bản thiết kế để tinh chỉnh và quản lý các quy trình làm việc nội bộ, đồng thời tối ưu hóa các quy trình hiện có.
Các phương pháp được sử dụng phổ biến nhất
Có vô số kỹ thuật cải tiến quy trình hiện nay. Bạn có thể tự do lựa chọn phương án phù hợp với mình, nhưng trước tiên hãy cùng xem qua một số phương pháp được sử dụng phổ biến nhất.
- Lean: Ban đầu được phát triển bởi nhóm sản xuất Lean của Toyota, phương pháp này tập trung vào việc loại bỏ mọi hình thức lãng phí. Điều này khiến phương pháp Lean trở nên phổ biến trong sản xuất, xây dựng và bất kỳ ngành nào khác phụ thuộc nhiều vào nguyên vật liệu, phụ tùng và nhân công
- Six Sigma: Phương pháp này tập trung vào việc giảm thiểu biến động trong các quy trình sản xuất. Trong phương pháp Six Sigma có hai trường phái chính. Bạn có thể lựa chọn giữa Define, Measure, Analyze, Improve, Control ( DMAIC ) và Define, Measure, Analyze, Design, Verify (DMADV) để cải thiện quy trình
🧠 Thông tin thú vị: Six Sigma hướng đến mục tiêu giảm thiểu lỗi xuống mức gần như hoàn hảo: 3,4 lỗi trên một triệu cơ hội (DPMO)
- Kaizen: Là một thuật ngữ tiếng Nhật có nghĩa là "thay đổi để tốt hơn", Kaizen tập trung vào cải tiến quy trình liên tục trong hầu hết mọi lĩnh vực, vì vậy đây là một phương pháp hữu ích cho bất kỳ tổ chức nào
- Quản lý chất lượng toàn diện (TQM): TQM tập trung vào việc cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ để mang lại sự hài lòng cho khách hàng. Nếu bạn phụ thuộc nhiều vào người tiêu dùng cuối cùng, TQM có thể là lựa chọn phù hợp
- Chu kỳ PDCA: Kế hoạch, Thực hiện, Kiểm tra, Hành động còn được gọi là chu kỳ Deming. Đây là một vòng lặp liên tục tạo ra một dòng các sáng kiến cải tiến liên tục. Đây là một cách tuyệt vời để tạo ra văn hóa cải tiến liên tục
- BPM: Quản lý quy trình kinh doanh vạch ra các quy trình hiện tại của bạn bằng sơ đồ và các công cụ mô hình hóa quy trình khác. Sau đó, nó thiết kế lại, thực thi, giám sát và tinh chỉnh các quy trình của bạn theo thời gian
Hãy nhớ rằng, đây chỉ là những phương pháp phổ biến nhất. Dưới đây, chúng tôi chia sẻ chi tiết các phương pháp cải tiến quy trình khác để bạn có cái nhìn rõ hơn về các tùy chọn và lý do tại sao chúng có thể phù hợp với bạn.
Các phương pháp cải tiến quy trình tốt nhất để áp dụng cho kinh doanh của bạn
Hãy cùng phân tích một số phương pháp cải tiến quy trình hữu ích nhất để nâng cao hiệu suất của nhóm và loại bỏ các điểm nghẽn. ⏱️
Trước khi bắt đầu, hãy xem bảng so sánh nhanh sau đây để có cái nhìn tổng quan:
| Phương pháp | Tập trung | Phạm vi | Phù hợp | Công cụ/Kỹ thuật |
|---|---|---|---|---|
| Agile | Cải tiến liên tục thông qua sự linh hoạt và phản hồi | Đa chức năng, dựa trên dự án | Các nhóm cần khả năng thích ứng, hợp tác và lặp lại liên tục | Sprint, Bảng Kanban, Phản hồi, Biểu đồ Burndown |
| Kanban | Hình dung quy trình làm việc và giảm thiểu sự kém hiệu quả | Cấp độ nhóm hoặc dự án | Các nhóm quản lý công việc thông qua các giai đoạn cố định hoặc muốn hiển thị | Bảng Kanban, Trạng thái công việc tùy chỉnh, Giới hạn WIP, Sơ đồ luồng tích lũy |
| Phân tích nguyên nhân gốc rễ | Xác định và loại bỏ các vấn đề gốc rễ | Dành cho các vấn đề cụ thể | Các vấn đề phức tạp hoặc lặp lại mà các triệu chứng không phải là vấn đề thực sự | 5 lý do, Sơ đồ xương cá (Ishikawa), Phân tích cây lỗi, Bảng trắng |
| Just-In-Time (JIT) | Giảm thiểu lãng phí hàng tồn kho và cải thiện luồng tiền mặt | Hoạt động, đặc biệt là sản xuất | Các doanh nghiệp có nhu cầu dự đoán được và chuỗi cung ứng hiệu quả | Trường Tùy chỉnh, Bảng điều khiển dự báo nhu cầu, Tự động hóa, Biểu đồ Gantt |
| Phân tích SIPOC | Lập bản đồ quy trình cấp cao để làm rõ vai trò và các bước | Quy trình đa chức năng | Giai đoạn đầu của dự án, sự thống nhất giữa các bên liên quan hoặc các quy trình phức tạp | Sơ đồ SIPOC, Công cụ lập bản đồ quy trình |
| Lý thuyết về Hạn chế | Xác định và giải quyết các điểm nghẽn trong quy trình | Toàn hệ thống | Các doanh nghiệp cần cải thiện năng suất bằng cách giải quyết các yếu tố giới hạn | Phân tích tắc nghẽn, Drum-Buffer-Rope, Ưu tiên công việc, Bảng điều khiển |
1. Agile
Agile là một chiến lược quản lý dự án ưu tiên tính linh hoạt, phản hồi và hợp tác. Đây thường là một công cụ để phát triển sản phẩm, nhưng bạn cũng có thể sử dụng nó để cải tiến quy trình.
Với phương pháp Agile, bạn tạo kế hoạch, thiết kế, phát triển, thử nghiệm, triển khai và đánh giá. Sau khi đánh giá kết quả kế hoạch cải tiến quy trình, bạn bắt đầu lại quy trình từ đầu. Agile không bao giờ thực sự "kết thúc", điều này khiến nó phù hợp với bất kỳ nhóm nào thích lặp lại và làm việc chặt chẽ với nhau.
👀 Bạn có biết? Các tổ chức áp dụng phát triển phần mềm Agile cho biết phương pháp này giúp cải thiện 41% khả năng dự đoán việc triển khai phần mềm và tỷ lệ thành công!
Các trường hợp sử dụng phổ biến:
- Các dự án phát triển phần mềm có yêu cầu thay đổi theo thời gian
- Các dự án có phản hồi và thay đổi lặp đi lặp lại, như các dự án trải nghiệm khách hàng
Phù hợp nhất cho:
- Các nhóm cần sự linh hoạt trong phạm vi công việc
- Các dự án phức tạp không có yêu cầu rõ ràng ngay từ đầu
- Các nhóm coi trọng sự hợp tác
Mẹo triển khai:
- Bắt đầu với mục tiêu rõ ràng, có thể đo lường được cho mỗi sprint. Xác định thành công là gì — cho dù đó là giảm thời gian hoàn thành, cải thiện sự hài lòng của khách hàng hay tăng năng suất của nhóm. Agile phát triển mạnh mẽ nhờ sự rõ ràng và trách nhiệm giải trình
- Tạo quy trình làm việc nhẹ nhàng nhưng dễ nhìn. Sử dụng bảng nhiệm vụ chung (như Bảng Kanban của ClickUp ) để vẽ bản đồ từng bước trong quy trình của bạn. Hiển thị giúp mọi người đồng bộ và phát hiện sớm các điểm nghẽn
- Bao gồm các buổi tổng kết trong mỗi chu kỳ sprint. Sau mỗi sprint, tập hợp nhóm để thảo luận về những gì đã thành công, những gì chưa thành công và những gì cần cải thiện. Vòng phản hồi nhất quán này là động lực của cải tiến theo phương pháp Agile
- Tăng cường hợp tác liên chức năng. Agile không chỉ dành cho các nhà phát triển — sự cải tiến thực sự chỉ xảy ra khi mọi người chia sẻ quyền sở hữu. Do đó, hãy khuyến khích các thành viên trong nhóm từ các vai trò khác nhau tham gia vào việc giải quyết vấn đề
- Lặp lại những thay đổi nhỏ, có thể kiểm tra được — không phải những thay đổi toàn diện. Agile là về tiến độ tăng dần. Thử nghiệm những thay đổi của bạn trong một sprint, thu thập dữ liệu thực tế và tinh chỉnh dựa trên những gì thực sự hiệu quả, không phải giả định
Các công cụ và mẫu để thử:
ClickUp cho các nhóm Agile cung cấp một bộ tính năng giúp dễ dàng phát triển lặp đi lặp lại, hợp tác và cải tiến liên tục.
Sử dụng ClickUp Sprints để lập kế hoạch, thực hiện và xem xét các sprint một cách hiệu quả. Ước tính điểm sprint, đặt thời lượng sprint, tạo và phân công nhiệm vụ ClickUp chỉ bằng một nút bấm. Việc theo dõi tiến độ cũng rất đơn giản nhờ biểu đồ burndown và báo cáo tốc độ tích hợp sẵn.
Các công cụ cộng tác của ClickUp, bao gồm nhận xét nhiệm vụ, @đề cập và chỉnh sửa thời gian thực trong Tài liệu ClickUp được chia sẻ, cho phép các thành viên trong nhóm giao tiếp hiệu quả, chia sẻ thông tin cập nhật và giải quyết vấn đề kịp thời mà không cần chuyển đổi giữa nhiều công cụ.
Tìm hiểu cách áp dụng Agile cho các nhóm không liên quan đến phần mềm trong video của chúng tôi 👇🏽
2. Kanban
Kanban là một công cụ cải tiến quản lý quy trình công việc trực quan. Công cụ này giúp bạn dễ dàng xem trạng thái, người được giao và tiến độ của từng dự án.
Đối với cải tiến quy trình, Kanban hoạt động như một công cụ bảng trắng cho phép bạn vẽ bản đồ các quy trình hiện tại và xác định các điểm mâu thuẫn.
Vì đây là một công cụ trực quan hóa và không nhất thiết là một phương pháp riêng biệt, nên tốt nhất là kết hợp bảng Kanban với các phương pháp cải tiến quy trình khác. Mặc dù vậy, đây vẫn là một công cụ hữu ích để trực quan hóa các quy trình phức tạp và đơn giản hóa chúng cho đến khi bạn hài lòng với kết quả. ✨
Các trường hợp sử dụng phổ biến:
- Lập kế hoạch và thực hiện nội dung
- Hình dung quy trình làm việc
Phù hợp nhất cho:
- Các dự án có các bước hoặc giai đoạn cố định
- Xác định các điểm yếu trong quy trình làm việc
Mẹo triển khai:
- Hình dung từng bước trong quy trình làm việc của bạn. Sử dụng bảng Kanban để bố trí từng giai đoạn của quy trình (ví dụ: Việc cần làm → Đang tiến hành → Đã hoàn thành → Đã xong). Hình ảnh trực quan giúp phát hiện ngay lập tức những điểm không hiệu quả, sự chậm trễ và các yếu tố cản trở
- Giới hạn công việc đang tiến hành (WIP) để giảm chuyển đổi bối cảnh. Đặt giới hạn WIP nghiêm ngặt cho mỗi cột để tránh quá tải công việc. Điều này giúp nhóm của bạn tập trung, hoàn thành công việc đã bắt đầu và duy trì luồng công việc ổn định
- Đo lường và tối ưu hóa thời gian chu kỳ. Theo dõi thời gian thực hiện công việc từ đầu đến cuối. Thời gian chu kỳ ngắn hơn, dễ dự đoán hơn là dấu hiệu quan trọng của một quy trình lành mạnh và đang được cải thiện
- Làm rõ các chính sách quy trình. Xác định rõ các quy tắc về cách công việc chuyển từ giai đoạn này sang giai đoạn khác, ví dụ: "Đã xong" thực sự có nghĩa là gì hoặc khi nào một công việc có thể chuyển sang giai đoạn "Xem xét". Điều này giúp nhóm thống nhất và cải thiện việc chuyển giao công việc
- Cải tiến liên tục bằng cách sử dụng các chỉ số luồng. Sử dụng phân tích Kanban (như biểu đồ luồng tích lũy và biểu đồ thời gian dẫn) để xác định các điểm nghẽn và thử nghiệm các điều chỉnh quy trình, sau đó quan sát kết quả và lặp lại
Các công cụ và mẫu để thử:
Chế độ xem Bảng của ClickUp cho phép chức năng kéo và thả, cho phép người dùng di chuyển các nhiệm vụ giữa các cột trạng thái khác nhau một cách dễ dàng, phản ánh tiến độ thời gian thực. Các nhóm có thể xác định Trạng thái nhiệm vụ tùy chỉnh trong ClickUp để phù hợp với các quy trình cụ thể của họ để có trải nghiệm Kanban phù hợp.
📌 Ví dụ: một nhóm tiếp thị nội dung sử dụng ClickUp có thể thiết lập Trạng thái nhiệm vụ tùy chỉnh như Ý tưởng, Nghiên cứu, Viết, Chỉnh sửa, Sẵn sàng để xem xét, Đã lên lịch và Đã xuất bản. Quy trình làm việc này giúp họ theo dõi từng nội dung từ ý tưởng ban đầu cho đến khi xuất bản.
Ngược lại, trạng thái tùy chỉnh của nhóm phần mềm có thể bao gồm Backlog (Dự án tồn đọng), Ready for Development (Sẵn sàng phát triển), In Progress (Đang tiến hành), Code Review (Kiểm tra mã), QA Testing (Kiểm tra chất lượng) và Done (Đã hoàn thành). Thiết lập này phù hợp với bản chất lặp đi lặp lại của phát triển phần mềm, nhấn mạnh các giai đoạn như đánh giá đồng cấp và kiểm tra đảm bảo chất lượng trước khi đánh dấu một công việc là hoàn thành.
3. Phân tích nguyên nhân gốc rễ
Phân tích nguyên nhân gốc rễ (RCA) là một chiến lược giải quyết vấn đề mà các nhà quản lý dự án sử dụng để giải quyết vấn đề thực tế thay vì các triệu chứng của nó.
📌 Ví dụ: nếu bạn gặp vấn đề với thời gian phản hồi của bộ phận hỗ trợ khách hàng, phản ứng đầu tiên của bạn có thể là gây áp lực lên nhóm dịch vụ khách hàng. Nhưng với RCA và một chút tìm hiểu, bạn có thể nhận ra rằng nguyên nhân thực sự gây ra sự chậm trễ là do thiết lập công nghệ, không phải do nhóm của bạn. 👀
Bằng cách dành thời gian để xác định nguyên nhân thực sự của vấn đề, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn và ngăn chặn các vấn đề tái diễn.
Các trường hợp sử dụng phổ biến:
- Xử lý các sự cố hệ thống và an toàn
- Dự án cải tiến chất lượng
Phù hợp nhất cho:
- Các tình huống phức tạp đòi hỏi giải pháp toàn diện hơn
- Chủ động phòng ngừa các vấn đề
Mẹo triển khai:
- Bắt đầu từ vấn đề, không phải triệu chứng. Khi có sự cố xảy ra, dễ dàng muốn tìm giải pháp nhanh chóng—nhưng Phân tích Nguyên nhân Gốc rễ (RCA) yêu cầu bạn phải chậm lại và xác định rõ ràng vấn đề trước khi đi sâu vào tìm hiểu
- Hãy hỏi "Tại sao?", nhưng đừng dừng lại ở một câu hỏi. Sử dụng kỹ thuật "5 câu hỏi tại sao" để tìm ra các lớp vấn đề. Lặp lại câu hỏi sẽ giúp phát hiện ra các vấn đề hệ thống sâu sắc hơn thay vì các nguyên nhân bề ngoài
- Suy nghĩ trực quan: Bạn đã lập bản đồ nguyên nhân và kết quả chưa? Các công cụ như sơ đồ xương cá (Ishikawa) hoặc cây lỗi có thể giúp nhóm của bạn hình dung các yếu tố góp phần và phát hiện các kết nối không rõ ràng ngay lập tức
- Ai nên tham gia? Hãy thu hút những người gần gũi nhất với quy trình, không chỉ lãnh đạo. Nhóm làm việc trực tiếp thường hiểu rõ thực tế đằng sau các sự cố và có những hiểu biết sâu sắc mà bạn cần để ngăn chặn chúng
- Đừng dừng lại ở việc xác định vấn đề — hãy xây dựng biện pháp phòng ngừa. Sau khi tìm ra nguyên nhân gốc rễ, hãy thiết kế các giải pháp để loại bỏ hoặc giảm thiểu vấn đề trong dài hạn. Điều này có thể bao gồm đào tạo, tự động hóa, thay đổi chính sách hoặc tài liệu rõ ràng hơn
💡 Mẹo chuyên nghiệp: ClickUp Brain, trợ lý AI gốc của ClickUp, có thể giúp ích rất nhiều trong RCA bằng cách tóm tắt các chủ đề vấn đề phức tạp, xác định các vấn đề lặp lại thông qua tìm kiếm ngôn ngữ tự nhiên và tự động tạo tài liệu RCA. Nó cũng đề xuất các hành động phòng ngừa để đảm bảo giải quyết lâu dài và quản lý rủi ro.
Các công cụ và mẫu để thử:
Bảng trắng trong ClickUp cung cấp một không gian lý tưởng để brainstorming các nguyên nhân tiềm ẩn dẫn đến một vấn đề. Sử dụng chúng để tạo các biểu diễn trực quan bằng cách lập bản đồ các danh mục như phương pháp, vật liệu và nhân sự, để khám phá một cách có hệ thống các yếu tố góp phần gây ra vấn đề.
Bạn cũng có thể sử dụng Mẫu sơ đồ Ishikawa (Fishbone) của ClickUp cho mục đích này.
Ngoài ra, Mẫu 5 Whys của ClickUp hướng dẫn các nhóm thông qua các câu hỏi lặp đi lặp lại để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
Nó cung cấp một định dạng đơn giản để ghi lại từng câu hỏi "Tại sao" và câu trả lời tương ứng.
4. Just-In-Time (JIT)
JIT là một chiến lược sản xuất trong đó các mục chỉ được tạo ra khi cần thiết.
🧠 Thông tin thú vị: Phương pháp sản xuất JIT bắt nguồn từ Toyota, nhưng có thể được sử dụng bởi bất kỳ doanh nghiệp nào phụ thuộc vào hàng tồn kho hoặc nguyên vật liệu.
Nếu bạn có nhiều hàng tồn kho và nó đang chiếm dụng ngân sách của bạn, chuyển sang JIT sẽ giảm thiểu lãng phí và cải thiện luồng tiền mặt của bạn. 💸
Các trường hợp sử dụng phổ biến:
- Tối ưu hóa quy trình sản xuất để giảm chi phí tồn kho
- Giảm thiểu lãng phí vật liệu
Phù hợp nhất cho:
- Các doanh nghiệp có chuỗi cung ứng đáng tin cậy và năng lực sản xuất nhanh chóng
- Các tổ chức cần giảm chi phí hàng tồn kho và tăng luồng tiền mặt
Mẹo triển khai:
- Giảm hàng tồn kho — nhưng tăng cường phối hợp. JIT hoạt động hiệu quả nhất khi bạn giảm thiểu hàng tồn kho dư thừa, nhưng điều đó đòi hỏi sự liên lạc chặt chẽ với các nhà cung cấp và các nhóm nội bộ để tránh tình trạng hết hàng
- Nhóm của bạn đã sẵn sàng phản ứng nhanh chưa? Đào tạo nhân viên của bạn để họ có thể linh hoạt thích ứng với nhu cầu thay đổi, khắc phục vấn đề nhanh chóng và duy trì luồng sản xuất trơn tru, không bị chậm trễ
- Tối ưu hóa toàn bộ quy trình làm việc — không chỉ một phần. JIT yêu cầu tính nhất quán trên toàn bộ quy trình. Các điểm nghẽn trong một khu vực (ví dụ: trễ giao hàng) có thể làm gián đoạn toàn bộ hệ thống nếu không được giải quyết một cách toàn diện
- Sử dụng các công cụ dự báo nhu cầu mà bạn tin tưởng. Dữ liệu chính xác, thời gian thực là nền tảng của JIT. Đầu tư vào các công cụ hoặc bảng điều khiển giúp bạn dự đoán và đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách chính xác (như Bảng điều khiển ClickUp!)
Các công cụ và mẫu để thử:
ClickUp giúp bạn dễ dàng thực hiện các quy trình làm việc trơn tru, theo nhu cầu với mức lãng phí tối thiểu.
Các nhóm có thể tạo Trường Tùy chỉnh trong ClickUp để theo dõi mức tồn kho, điểm đặt hàng lại hoặc kích thước lô công việc, đảm bảo công việc hoặc vật liệu chỉ được luồng khi cần thiết.
Biểu đồ Gantt của ClickUp hiển thị lịch trình và thời hạn giao hàng theo thời gian thực, giúp điều chỉnh sản xuất theo nhu cầu thực tế và tránh tích tụ không cần thiết.
Với Tự động hóa ClickUp, bạn thậm chí có thể tự động hóa việc tạo/lập nhiệm vụ hoặc thông báo khi kho hoặc sức chứa nhiệm vụ đạt đến ngưỡng, để nhóm của bạn phản hồi ngay lập tức mà không bị chậm trễ hoặc sản xuất quá mức.
5. Phân tích SIPOC
Suppliers, Inputs, Process, Outputs, and Customers (SIPOC) là phương pháp cải tiến quy trình giúp hình dung các quy trình ở cấp độ cao.
Nó không đi vào chi tiết cụ thể, nhưng nếu bạn cần so sánh nhiều quy trình cùng lúc, SIPOC là công cụ tốt nhất cho công việc này. SIPOC cũng lý tưởng nếu bạn muốn nhanh chóng thu hút mọi người tham gia dự án của mình.
Các trường hợp sử dụng phổ biến:
- Có được chế độ xem tổng quan ngay từ khi bắt đầu dự án
- Xác định các thành phần của một quy trình
- Chia sẻ phạm vi dự án với các bên liên quan khác
Phù hợp nhất cho:
- Các doanh nghiệp trong giai đoạn đầu của quá trình lập bản đồ quy trình
- Các nhóm cần sự rõ ràng về vai trò, trách nhiệm và kết quả công việc
- Các quy trình phức tạp vượt ra ngoài phạm vi bộ phận hoặc nhóm
Mẹo triển khai:
- Bắt đầu với chữ "P" và làm ngược lại. Đầu tiên, xác định Quy trình, sau đó xác định Đầu vào, Nhà cung cấp, Đầu ra và Khách hàng. Điều này giúp phân tích của bạn dựa trên những gì thực sự xảy ra hàng ngày
- Bạn có nhìn thấy toàn bộ hệ sinh thái? Sử dụng SIPOC để nêu bật cách những thay đổi trong đầu vào hoặc hiệu suất của nhà cung cấp ảnh hưởng đến kết quả của khách hàng. Đây là một cách hiệu quả để phát hiện ra nơi bắt đầu của sự sai lệch
- Thu thập ý kiến từ các bộ phận khác nhau ngay từ đầu. Thu thập ý kiến từ mọi bộ phận trong phạm vi SIPOC, đặc biệt là khách hàng và các nhóm làm việc trực tiếp với khách hàng. Họ thường nhận thấy những điều mà lãnh đạo bỏ qua
- Sử dụng sơ đồ SIPOC làm điểm khởi đầu. Đừng chỉ tạo ra nó rồi bỏ quên. Sử dụng sơ đồ đã hoàn thành để phân tích nguyên nhân gốc rễ, xác định lỗ hổng và thiết kế lại quy trình một cách thông minh hơn
Các công cụ và mẫu để thử:
Mẫu SIPOC sẵn sàng sử dụng của ClickUp được thiết kế để lập bản đồ Nhà cung cấp, Đầu vào, Quy trình, Đầu ra và Khách hàng một cách rõ ràng và hợp tác. Mẫu này cung cấp các cột được xác định trước cho từng yếu tố SIPOC, cho phép người dùng ghi chép và trực quan hóa các quy trình của họ một cách có hệ thống.
📌 Ví dụ: nhóm ra mắt sản phẩm có thể sử dụng mẫu này để xác định nhà cung cấp (nhà thiết kế, tiếp thị), đầu vào (tệp thiết kế, bản tóm tắt chiến dịch), các bước quy trình (tạo/lập nội dung, phê duyệt, phân phối), đầu ra (tài sản ra mắt) và khách hàng (nhóm bán hàng, người dùng cuối).
Với các tính năng như Trạng thái Tùy chỉnh, Trường Tùy chỉnh và nhiều chế độ xem (như Bảng SIPOC, Nhà cung cấp, Đầu vào, Quy trình, Đầu ra), các nhóm có thể hiểu toàn diện về quy trình làm việc của mình và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
6. Lý thuyết về Hạn chế
Lý thuyết về Hạn chế (Theory of Constraints) là một phương pháp cải tiến quy trình tập trung vào việc xác định và loại bỏ các rào cản (hạn chế) để tối ưu hóa quy trình làm việc. Bạn không thể loại bỏ mọi hạn chế, nhưng ngay cả khi chỉ cải thiện hoặc loại bỏ một số điểm nghẽn, quy trình của bạn cũng có thể được cải thiện đáng kể. 🎯
Các trường hợp sử dụng phổ biến:
- Các dây chuyền sản xuất muốn tăng sản lượng
- Giải quyết các vấn đề chậm trễ trong quản lý chuỗi cung ứng
- Khắc phục các vấn đề về luồng tiền mặt hoặc thời gian chờ đợi
Phù hợp nhất cho:
- Các doanh nghiệp đang cố gắng khắc phục các điểm nghẽn hoặc hiệu suất chậm
- Các tổ chức cần tăng đáng kể năng suất
Mẹo triển khai:
- Đừng sửa những gì không hỏng. TOC bắt đầu bằng việc xác định một hạn chế (hoặc mắt xích yếu nhất) giới hạn hiệu suất hệ thống của bạn. Tập trung nỗ lực vào đó trước khi động đến bất cứ thứ gì khác
- Điều gì đang làm bạn chậm lại ngay bây giờ? Các hạn chế thay đổi theo thời gian. Hôm nay có thể là nhân sự, ngày mai có thể là thiết bị. TOC là một chu kỳ liên tục — hãy liên tục đánh giá lại giới hạn thực sự là ở đâu
- Xử lý điểm nghẽn trước, sau đó nâng cấp. Trước khi đầu tư vào công cụ mới hoặc nhân lực, hãy tự hỏi: Chúng ta đã tận dụng hết những gì mình có chưa? Thường thì những điều chỉnh nhỏ trong lịch trình, quy trình làm việc hoặc ưu tiên có thể tăng đáng kể hiệu suất
- Đừng quên hệ thống "trống-bộ đệm-dây". Sử dụng khái niệm TOC này để đồng bộ hóa công việc: trống thiết lập nhịp độ (hạn chế), bộ đệm bảo vệ nó khỏi sự gián đoạn và dây kiểm soát luồng ngược để ngăn chặn sản xuất quá mức
- Cải thiện hạn chế, sau đó quan sát hạn chế đó biến mất. Khi bạn đã giải quyết được một yếu tố giới hạn, một yếu tố khác sẽ xuất hiện. Đó là dấu hiệu cho thấy TOC đang phát huy tác dụng — hãy tiếp tục lặp lại quy trình để mở khóa thêm sức chứa
Các công cụ và mẫu để thử:
Dễ dàng hình dung quy trình công việc và phát hiện các điểm nghẽn trong ClickUp bằng cách theo dõi tiến độ công việc trên hơn 15 chế độ xem ClickUp. Chế độ xem Gantt và Dòng thời gian nêu bật các xung đột lịch trình, trong khi chế độ xem Khối lượng công việc có thể xác định chính xác các tài nguyên quá tải có thể gây ra hạn chế.
Sử dụng Cờ ưu tiên nhiệm vụ trong ClickUp để theo dõi và tập trung nỗ lực vào các nhiệm vụ có thể là những điểm nghẽn quan trọng. Tự động hóa thông báo và phân công nhiệm vụ khi các nhiệm vụ nghẽn đạt đến điểm quan trọng, đảm bảo sự chú ý và giải quyết kịp thời.
📮ClickUp Insight: Bạn nghĩ danh sách công việc cần làm của mình đang hiệu quả? Hãy suy nghĩ lại. Khảo sát của chúng tôi cho thấy 76% chuyên gia sử dụng hệ thống sắp xếp ưu tiên của riêng họ để quản lý công việc. Tuy nhiên, nghiên cứu gần đây xác nhận rằng 65% nhân viên có xu hướng tập trung vào những công việc dễ dàng hơn là những công việc có giá trị cao mà không sắp xếp ưu tiên hiệu quả.
Chức năng Ưu tiên nhiệm vụ của ClickUp thay đổi cách bạn hình dung và giải quyết các dự án phức tạp, dễ dàng nêu bật các công việc quan trọng. Với quy trình làm việc được hỗ trợ bởi AI và các cờ ưu tiên tùy chỉnh của ClickUp, bạn sẽ luôn biết phải giải quyết việc gì trước tiên.
Việc xây dựng Bảng điều khiển tùy chỉnh trong ClickUp sẽ giúp bạn theo dõi các chỉ số quan trọng liên quan đến các hạn chế, chẳng hạn như thời gian chu kỳ, độ dài hàng đợi nhiệm vụ hoặc tính sẵn có của tài nguyên, cung cấp thông tin chi tiết về hiệu suất hệ thống theo thời gian thực.
3 mẫu phương pháp cải tiến quy trình phải thử
Các phương pháp rất hữu ích, nhưng ngay cả khi đã có phương pháp trong tay, bạn vẫn phải tự mình tạo tất cả tài liệu quy trình. Đó là một công việc rất nặng nề, phải không?
May mắn thay, bạn không cần phải thực hiện cải tiến quy trình một mình. Như chúng ta đã thấy, các mẫu miễn phí của ClickUp luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn, cho dù bạn cần hiểu phạm vi công việc của nhóm hay tạo SOP cho các quy trình mới. 🌻
Hãy cùng tìm hiểu một số phương pháp tốt nhất ngay bây giờ:
Mẫu cấu trúc phân chia công việc cải tiến quy trình ClickUp
Thay vì theo dõi mọi thứ qua email, trò chuyện hoặc ghi chú dán, hãy sử dụng Mẫu cấu trúc phân chia công việc cải tiến quy trình của ClickUp.
Phương pháp này giúp bạn chia nhỏ các mục tiêu cải tiến lớn và táo bạo thành các công việc nhỏ hơn, dễ thực hiện hơn. Mẫu này xác định các điểm nghẽn trong quy trình cải tiến, phân công công việc và theo dõi tiến độ tại một nơi.
Mẫu điều lệ dự án cải tiến quy trình ClickUp
Mẫu Điều lệ Dự án Cải tiến Quy trình ClickUp là tài liệu quy trình cần thiết để khởi động dự án cải tiến quy trình đầu tiên của bạn. Sử dụng mẫu này để:
- Ghi chép mục tiêu cuối cùng, phạm vi và kết quả mong đợi
- Xác định tình trạng hiện tại của bạn
- Xác định các cột mốc và dòng thời gian
- Phân công trách nhiệm và công việc
Nếu bạn đang cố gắng lên kế hoạch cho một cuộc họp lớn về cải tiến quy trình, mẫu điều lệ này sẽ giúp mọi người nhanh chóng thống nhất quan điểm.
Mẫu SOP cải tiến liên tục của ClickUp
Tại thời điểm này, bạn đã có mục tiêu và kế hoạch, nhưng đôi khi việc triển khai là nơi mà các dự án bị đình trệ. Đừng để những trục trặc về thủ tục làm bạn nản lòng. Sử dụng Mẫu SOP Cải tiến liên tục của ClickUp.
Các quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) đi vào chi tiết cụ thể về cách nhóm của bạn sẽ thực hiện cải tiến quy trình liên tục. Mẫu ClickUp này cũng theo dõi tiến độ và đo lường tác động của những thay đổi của bạn, để bạn có thể nhanh chóng biết được điều gì hiệu quả và điều gì cần cải tiến.
Lợi ích của việc áp dụng các phương pháp cải tiến quy trình
Mọi người đều thích cải tiến, nhưng liệu bạn có nên dành thời gian để sử dụng phương pháp cải tiến quy trình? Một số nhóm có thể hoạt động tốt mà không cần phương pháp này, nhưng đó không phải là cách tốt để thấy được sự thay đổi thực sự và lâu dài. Việc triển khai các phương pháp cải tiến quy trình mang lại nhiều lợi ích.
- Loại bỏ sự kém hiệu quả: Các phương pháp cải tiến quy trình xác định các hoạt động không mang lại giá trị gia tăng. Chúng áp dụng một lăng kính phê bình vào các quy trình của bạn để xác định chính xác những phần dư thừa và giảm thiểu lãng phí, cho dù đó là về thời gian, nguồn lực hay vật liệu 🛠️
- Giảm thời gian giao hàng: Với các phương pháp cải tiến, bạn có thể hợp lý hóa quy trình làm việc ngay cả đối với những quy trình phức tạp nhất. Lợi ích là bạn làm việc một cách đơn giản hơn, giảm bớt sự nhầm lẫn và rút ngắn thời gian hoàn thành công việc 🙌
- Cải thiện kiểm soát chất lượng: Phương pháp cải tiến quy trình cung cấp cho bạn các chỉ số và tiêu chuẩn rõ ràng để hiểu tình hình công việc của bạn. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc tạo ra công việc chất lượng trên quy mô lớn, cải tiến quy trình kinh doanh sẽ giúp bạn ra quyết định dựa trên dữ liệu. Ngoài ra, các mẫu và quy trình tiêu chuẩn hóa giúp giảm sai lệch và lỗi, từ đó cải thiện chất lượng công việc của nhóm bạn 🤩
⚡️ Lưu trữ mẫu: Hãy xem các mẫu kiểm soát chất lượng này!
- Tăng mức độ hài lòng của khách hàng: Cải thiện các quy trình, cho dù là nội bộ hay hướng đến khách hàng, đều có tác động trực tiếp đến trải nghiệm của khách hàng. Nếu bạn tối ưu hóa những điều phù hợp, điều này có thể tăng mức độ trung thành và khuyến khích khách hàng quay lại sử dụng dịch vụ của bạn 😄
- Khuyến khích học tập và cải tiến liên tục: Điều này không thể xảy ra trong một sớm một chiều, nhưng khi bạn bắt đầu cải tiến quy trình, điều kỳ diệu sẽ xảy ra: văn hóa giải quyết vấn đề sẽ được hình thành. Quá trình cải tiến liên tục thúc đẩy những ý tưởng sáng tạo hơn và phương pháp làm việc tốt hơn, mang lại lợi ích cho nhóm và khách hàng của bạn. Đây là một tình huống đôi bên cùng có lợi 💡
- Tăng lợi nhuận: Loại bỏ sự kém hiệu quả và tối ưu hóa quy trình làm việc mang lại một hiệu quả phụ tích cực: giảm chi phí. Khách hàng hài lòng hơn có xu hướng chi tiêu nhiều hơn, do đó, chi phí thấp hơn và thu nhập cao hơn sẽ tăng lợi nhuận của bạn 💰
Cải thiện quy trình và hợp lý hóa năng suất với ClickUp
Không có quy trình nào là hoàn hảo, nhưng luôn có chỗ để cải tiến. Ngay cả khi quy trình của bạn gần như hoàn hảo, mọi thứ vẫn sẽ tiếp tục thay đổi. Hãy tuân theo các phương pháp cải tiến quy trình tốt nhất để luôn dẫn đầu trong ngành của bạn đồng thời làm việc một cách hiệu quả nhất có thể.
Tin tốt là bạn không cần phải làm việc này một mình. ClickUp kết hợp sức mạnh của Nhiệm vụ, Tự động hóa, Mẫu, Bảng trắng và hơn thế nữa để hợp lý hóa quy trình công việc của bạn.
Trải nghiệm những lợi ích tiết kiệm thời gian của một nền tảng công việc thực sự tất cả trong một. Đăng ký ClickUp ngay bây giờ — miễn phí vĩnh viễn.