9 mẹo của chuyên gia để cải thiện sự hợp tác trong dự án ở mọi quy mô [Với các mẫu miễn phí]

Nếu bạn đang đọc bài viết này, có lẽ bạn đã biết sự hợp tác dự án hiệu quả đóng vai trò khóa trong việc hoàn thành dự án đúng thời hạn. Nếu không có sự hợp tác, bạn sẽ phải đối mặt với các tắc nghẽn quy trình và thông tin truyền đạt sai lệch, khiến dự án của bạn bị đình trệ. Bài viết này sẽ khám phá cách bạn có thể tối ưu hóa quy trình làm việc hợp tác để thúc đẩy dự án của bạn tiến lên. ⏩

Nhưng đó chưa phải là tất cả — chúng tôi còn có một điều đặc biệt dành cho bạn! Để giúp bạn áp dụng lý thuyết vào thực tế, chúng tôi chia sẻ ba mẫu miễn phí để giúp hợp tác dự án diễn ra suôn sẻ và có cấu trúc hơn. Đọc tiếp để tăng cường thành công cho dự án của bạn!

Hợp tác dự án là gì?

Hợp tác dự án là nỗ lực chung để đạt được mục tiêu chung.

Vậy, đây chỉ là một từ khác để chỉ làm việc nhóm hay quản lý dự án? Không hẳn vậy. Hãy cùng xem xét những điểm khác biệt chính giữa các khái niệm này.

Điều gì làm cho sự hợp tác dự án trở nên khác biệt

Hãy tưởng tượng bạn đang chơi bóng rổ với bạn bè và bạn là đội trưởng không chính thức. Mỗi cầu thủ đều biết vai trò của mình tại một thời điểm nhất định, cho dù là ném bóng, chuyền bóng hay phòng thủ. Mọi người đều làm phần việc của mình để đạt được mục tiêu chung. Đó là tinh thần đồng đội. 🏀

Nhưng nếu bạn thực sự muốn giành chiến thắng, bạn không chỉ tập trung vào công việc của riêng mình mà còn phải tập hợp lại để cùng nhau nghĩ ra các chiến lược, đề xuất các điều chỉnh cho kỹ thuật của nhau và thậm chí có thể đổi vai trò để đối phó tốt hơn với đội đối thủ. Tất cả việc chia sẻ ý tưởng, tài nguyên và trách nhiệm đó chính là hợp tác, và nó còn trực quan hơn cả làm việc nhóm.

Gánh nặng đảm bảo sự hợp tác dự án thành công thường thuộc về quản lý dự án của nhóm. Họ đảm bảo mọi người đều ở đúng vị trí, có những gì họ cần và tuân thủ chiến lược. Phân bổ nguồn lực, xử lý xung đột và theo dõi các kết quả đầu ra cũng là một phần công việc của họ.

Tóm lại:

Công thức ba P cho hợp tác dự án

Hợp tác dự án thành công thường đòi hỏi phải tập trung vào ba yếu tố: Con người, Quy trình và Nền tảng. Dưới đây là ý nghĩa của chúng:

9 mẹo của chuyên gia để cải thiện sự hợp tác trong dự án ở mọi quy mô

Hợp tác dự án là một trong những việc tưởng chừng như không quá khó nhưng lại vô cùng khó thực hiện trong một nhóm. Trên thực tế, 86% nhân viên và giám đốc điều hành cho rằng sự hợp tác kém là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến thất bại trong công việc.

Chúng tôi đã khám phá hàng tá phương pháp hay nhất của các nhóm và chọn ra chín mẹo sau đây để giúp bạn thúc đẩy nỗ lực hợp tác đồng thời tránh được những sai lầm thường gặp.

1. Bắt đầu với bản đồ chiến lược

Albert Einstein từng nói: "Nếu tôi có một giờ để giải quyết một vấn đề quan trọng, tôi sẽ dành 40 phút để nghiên cứu, 15 phút để xem xét và 5 phút để giải quyết nó. "

Đây cũng là bản chất của sự hợp tác dự án hiệu quả — bạn nên dành một khoảng thời gian hợp lý để lập kế hoạch cho sự thành công trước khi bắt tay vào dự án.

Việc tạo lộ trình đòi hỏi phải vạch ra các cột mốc, kết quả mong đợi và kết quả mong muốn, giúp mọi người có cái nhìn tổng quan nhanh chóng về những việc cần hoàn thành. Khi dự án của bạn đã được triển khai, lộ trình cũng sẽ giúp:

Bạn không biết bắt đầu từ đâu với lộ trình? ClickUp cung cấp nhiều mẫu lộ trình dự án để giúp bạn nhanh chóng chuẩn bị kế hoạch hành động chiến lược cho nhóm của mình. Chúng cho phép bạn hình dung và dự đoán dòng thời gian giao hàng, sự phụ thuộc giữa các công việc và các điểm nghẽn — tất cả đều có thể điều chỉnh để phù hợp với yêu cầu quy trình làm việc riêng của bạn.

2. Đặt mục tiêu chung

Một mục tiêu rõ ràng, được chia sẻ có thể thúc đẩy các thành viên trong nhóm nỗ lực hết mình. Nếu mọi người trong nhóm hiểu và đồng cảm với mục tiêu của dự án, điều này sẽ tự nhiên giảm thiểu xung đột và hiểu lầm trong quá trình thực hiện, đồng thời giúp thảo luận về tiến độ, thách thức và giải pháp trở nên dễ dàng hơn.

Trải nghiệm cách thiết lập và theo dõi mục tiêu một cách liền mạch bằng tính năng Mục tiêu trong ClickUp. Đặt mục tiêu có thể đo lường cho từng cộng tác viên và tận hưởng tính năng theo dõi tiến độ và mục tiêu tự động!

ClickUp cũng cung cấp cho bạn nhiều mẫu theo dõi dự án, đóng vai trò như bản thiết kế để giám sát quy trình làm việc và duy trì sự phù hợp với mục tiêu dự án.

3. Xác định rõ vai trò và trách nhiệm

Biết ai chịu trách nhiệm về việc gì có thể giúp ngăn chặn xung đột quyền lực, giúp các quản lý dự án và trưởng nhóm dễ dàng phân công công việc một cách hợp lý.

Khi lập kế hoạch cho các dự án hợp tác, hãy đảm bảo mọi người đều biết rõ nhiệm vụ của mình và hướng tới việc sử dụng tối ưu các kỹ năng và chuyên môn của từng thành viên trong nhóm. Điều này giúp giảm thiểu sự trùng lặp, giảm nhầm lẫn và đảm bảo tất cả các khía cạnh của dự án đều được bao quát.

Các công cụ hợp tác dự án như ClickUp cung cấp nhiều chức năng khác nhau để làm rõ vai trò và trách nhiệm của nhóm. Ví dụ: bạn có thể sử dụng Bảng trắng trong ClickUp để tạo khung RACI (Chịu trách nhiệm, Phụ trách, Tư vấn và Thông báo) cho các thành viên trong nhóm, loại bỏ sự cô lập trong công việc để tăng tính minh bạch và rõ ràng về vai trò.

4. Lập kế hoạch quy trình làm việc toàn diện cho nhóm

Sau khi lập kế hoạch mục tiêu và biểu đồ RACI, bạn nên đầu tư thời gian để lập bản đồ quy trình làm việc chi tiết cho nhóm của mình, đảm bảo sự hợp tác suôn sẻ và hoàn thành công việc trong thời hạn.

Hầu hết các nhà lãnh đạo sử dụng phần mềm quản lý dự án để thiết kế quy trình làm việc của nhóm từ đầu, cho phép nhân viên truy cập hồ sơ từ mọi nơi. Nếu nhóm của bạn làm việc từ xa hoặc phân tán, điều quan trọng là chọn một nền tảng có tính năng quản lý công việc và cộng tác thời gian thực. Ngoài ra, khi dự án phát triển, việc mở rộng quy mô nỗ lực của bạn sẽ dễ dàng hơn nhiều khi sử dụng phần mềm quản lý dự án cộng tác so với khi dựa vào các phương pháp thủ công.

Bảng Kanban trong ClickUp là một cách tuyệt vời để lập kế hoạch cho các công việc phức tạp — bạn có thể biểu diễn mỗi công việc dưới dạng thẻ, chỉ định (các) cộng tác viên và chỉ định chi tiết theo ngữ cảnh bằng ghi chú hoặc liên kết, đảm bảo thực hiện công việc một cách dễ dàng.

Nếu bạn gặp khó khăn trong việc lập bản đồ quy trình công việc trong các phụ thuộc, hãy thử Bản đồ Tư duy ClickUp để vẽ kết nối giữa các nhiệm vụ và mục tiêu, đồng thời thúc đẩy quy trình làm việc hợp lý.

5. Nâng cao kỹ năng quản lý thời gian của bạn

Đặt thời hạn thực tế để đảm bảo nhóm có đủ thời gian hoàn thành công việc mà không ảnh hưởng đến chất lượng. Các cuộc họp được lên lịch thường xuyên đảm bảo mọi người đều hiểu rõ công việc và giúp xác định các hoạt động hoặc trở ngại có thể gây lãng phí thời gian.

Sử dụng Lịch và trình theo dõi thời gian gốc trong Clickup để giúp từng thành viên trong nhóm quản lý thời gian của mình tốt hơn. Bạn cũng có thể sử dụng tính năng chặn thời gian để dành riêng một khoảng thời gian cho các hoạt động quan trọng. Điều này giúp ngày làm việc có trật tự hơn và đảm bảo các công việc quan trọng không bị bỏ sót. ⏱️

6. Thường xuyên xem xét các quy trình và giúp các nhóm thích ứng với những thay đổi

Các dự án hiếm khi tĩnh tại — chúng thay đổi và phát triển. Cập nhật và chia sẻ báo cáo trạng thái dự án thường xuyên với nhóm của bạn. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan về tất cả các cột mốc và đánh giá mức độ dự án đang phù hợp với kế hoạch ban đầu.

Hãy tạo thói quen xem xét trạng thái dự án cùng nhau, thảo luận về những gì đang hiệu quả và những gì chưa hiệu quả. Khi các thành viên trong nhóm thấy rằng ý kiến của họ trong quá trình xem xét dẫn đến những thay đổi thực tế, họ sẽ tăng cường sự tham gia và ý thức về quyền sở hữu đối với dự án. Hãy sẵn sàng điều chỉnh vai trò, dòng thời gian giao hàng hoặc thậm chí mục tiêu nếu cần. Việc xem xét thường xuyên giúp xác định các rủi ro hoặc trở ngại tiềm ẩn trước khi chúng trở thành vấn đề nghiêm trọng. ⚠️

7. Giao tiếp là chìa khóa

Sử dụng các công cụ giao tiếp có thể thích ứng với cả môi trường làm việc tại văn phòng và từ xa. Điều này đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm dự án, bất kể địa điểm của họ, đều được cập nhật thông tin.

Với ClickUp, bạn có thể đặc biệt chú ý đến các nhiệm vụ hợp tác của mình bằng nhiều tính năng tích hợp sẵn, chẳng hạn như:

8. Chia sẻ tài nguyên hiệu quả

Một hệ thống tập trung nơi tất cả các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng truy cập các tệp, tài liệu và công cụ cần thiết tiết kiệm thời gian và giảm lỗi và sự không nhất quán. Truyền đạt thông tin quan trọng bằng miệng hoặc thậm chí chỉ qua email chắc chắn sẽ dẫn đến sự nhầm lẫn và khiến một số thành viên trong nhóm không hiểu gì.

Đối với các thành viên mới trong nhóm, hệ thống tập trung giúp họ nhanh chóng bắt kịp tiến độ bằng cách truy cập tất cả các tài nguyên cần thiết từ một nơi.

Một trung tâm tài nguyên tập trung tốt có thể giống như ClickUp Docs, với các tính năng sau:

9. Thúc đẩy sự đoàn kết và gắn kết trong nhóm

Công nhận và tôn vinh thành tích của nhóm, dù nhỏ, có thể nâng cao tinh thần và thúc đẩy văn hóa hợp tác. Tham gia vào các hoạt động xây dựng nhóm và thu hút tất cả các bên liên quan vào quá trình ra quyết định.

Nhân viên gắn bó thường có năng suất cao hơn và cam kết với mục tiêu dự án. Khi các thành viên trong nhóm hiểu và tin tưởng lẫn nhau, họ sẽ dễ dàng chia sẻ ý tưởng, đưa ra phản hồi mang tính xây dựng và làm việc gắn kết hơn.

3 mẫu miễn phí giúp các nhóm hợp tác trong các dự án

Sau khi tìm hiểu chi tiết về hợp tác dự án và thu thập các mẹo để cải thiện hiệu quả hợp tác, bạn có thể tự hỏi: "Làm thế nào để áp dụng những kiến thức này vào thực tế?"

Tin tốt đây! Bạn không cần phải bắt đầu từ đầu — chúng tôi có ba mẫu ClickUp miễn phí và đa năng, phù hợp với các loại dự án và động lực làm việc nhóm khác nhau. Hãy cùng khám phá và xem chúng có thể thúc đẩy sức mạnh tổng hợp của nhóm bạn như thế nào!

1. Mẫu hợp tác thành công của khách hàng ClickUp

Các dự án dựa trên khách hàng có thể là một thách thức vì bạn phải dành nhiều thời gian để hiểu mục tiêu, nhu cầu và điểm khó khăn của từng khách hàng. Để giải quyết hiệu quả những vấn đề này, cần có nỗ lực của cả nhóm, và đó là lúc Mẫu hợp tác thành công với khách hàng của ClickUp phát huy tác dụng! ⭐

Mẫu này cung cấp một bộ công cụ tích hợp để hướng dẫn nhóm của bạn trải qua một hành trình suôn sẻ từ lần tiếp xúc ban đầu đến khi được chấp thuận hoàn toàn. Ví dụ, bạn sẽ nhận được:

Nhóm của bạn có thể cùng nhau chỉnh sửa Tài liệu xác nhận cho từng khách hàng trong ClickUp Docs khi họ tìm hiểu thêm về khách hàng. Ví dụ: nhóm Bán hàng thu thập các mục tiêu và thách thức của khách hàng, trong khi nhóm Sản xuất xác định các tính năng hữu ích của sản phẩm và cơ hội tùy chỉnh để đáp ứng mục tiêu kinh doanh của khách hàng.

Bố cục bảng Kanban của Đường ống phê duyệt đặc biệt hiệu quả cho việc quản lý công việc, cung cấp một bản tóm tắt trực quan về trạng thái hiện tại của mỗi khách hàng: Khách hàng mới, Lập lịch, Cuộc họp, và Đã phê duyệt.

Các trạng thái này có thể được cập nhật dễ dàng bằng cách kéo và thả các thẻ trên bảng. Công việc con có thể được sử dụng để phác thảo các mục nhỏ hơn, có thể thực hiện được cần thiết để chuyển khách hàng từ giai đoạn này sang giai đoạn tiếp theo, cuối cùng đảm bảo sự ủng hộ và sự hài lòng hoàn toàn của họ.

2. Mẫu lập kế hoạch và hợp tác sự kiện ClickUp

Điều hướng trong mê cung của việc lập kế hoạch sự kiện không phải là việc dễ dàng, nhưng Mẫu lập kế hoạch và hợp tác sự kiện ClickUp sẽ hỗ trợ bạn! Đây là mẫu thư mục hướng dẫn bạn từ ý tưởng ban đầu của sự kiện cho đến khi kết thúc hoành tráng. 🎉

Bắt đầu với chế độ xem Yêu cầu chương trình mới để phác thảo các mục tiêu và yêu cầu chính của sự kiện. Tại đây, bạn cũng có thể chỉ định vai trò cho nhóm của mình cũng như các bên liên quan bên ngoài như nhà cung cấp và nhà tài trợ.

Sự kiện của bạn sau đó sẽ được chuyển gọn gàng vào danh sách Danh sách sự kiện — một nơi lưu trữ các ý tưởng sự kiện chưa được xác nhận. Sau đó, bạn có thể xem lại và chuyển nó vào danh sách Sự kiện đã xác nhận. Và đừng bỏ qua các vấn đề tài chính — danh sách Hóa đơn sự kiện đảm bảo ngân sách của bạn luôn được kiểm soát và thời hạn thanh toán được tuân thủ.

Ngoài chế độ xem Danh sách, cho phép dễ dàng quét và truy cập nhanh vào thông tin chi tiết, mẫu này còn có các tính năng sau:

3. Mẫu dự án đa chức năng theo bộ phận của ClickUp

Những người có vai trò, bộ phận hoặc thậm chí công ty khác nhau có thể thành lập các nhóm đa chức năng để cùng nhau làm việc trong cùng một dự án, và Mẫu Dự án Đa chức năng theo Bộ phận của ClickUp cung cấp một không gian làm việc thống nhất để hợp lý hóa sự hợp tác này.

Mẫu này cho phép bạn xem cả bức tranh tổng thể và các chi tiết nhỏ hơn. Để quản lý dự án hiệu quả, hãy bắt đầu bằng cách kiểm tra danh sách Tổng quan dự án trong mẫu. Đây là bảng điều khiển cho mọi hoạt động đang diễn ra trong bốn bộ phận chính của bạn:

Các công việc và công việc con được sắp xếp theo ngày đáo hạn, giúp bạn xác định những việc cần ưu tiên. Giống như bạn đang nhìn toàn bộ dự án từ trên cao vậy.

Tiếp theo, chuyển sang Chế độ xem Box Thành viên nhóm. Tại đây, bạn có thể xem ai đang bận rộn và ai rảnh rỗi để nhận thêm công việc. Đây là cách nhanh chóng để đảm bảo mọi người đều có danh sách việc cần làm dễ quản lý, giúp nhóm của bạn làm việc hiệu quả hơn.

Cuối cùng, chế độ xem Gantt đa chức năng kết hợp các công việc từ tất cả các bộ phận vào một biểu đồ duy nhất, hiển thị mối liên kết giữa chúng. Chế độ này giúp bạn tránh tắc nghẽn và giữ mọi người đồng bộ, đảm bảo dự án của bạn diễn ra suôn sẻ từ đầu đến cuối.

Lợi ích của sự hợp tác dự án hiệu quả

Có đúng người, quy trình tối ưu và nền tảng được lựa chọn cẩn thận có thể giúp bạn tận dụng tối đa nỗ lực hợp tác của nhóm. Dưới đây là danh sách những lợi ích đáng chú ý nhất:

Đối phó với những thách thức trong quản lý dự án hợp tác

Mặc dù hợp tác dự án có thể là yếu tố thay đổi cuộc chơi, nhưng nó không phải là không có trở ngại. Ví dụ, các nhóm không có công cụ quản lý dự án hiệu quả thường có thể bị chậm trễ do nỗ lực dư thừa và theo dõi mục tiêu không hiệu quả.

Sự phụ thuộc giữa các dự án cũng có thể ảnh hưởng đến sự hợp tác trong nhóm — nếu không được xử lý tốt, chúng có thể dẫn đến xung đột và chậm trễ dòng thời gian của dự án. Các nơi làm việc hiện đại với các nhóm phân phối và không đồng bộ cũng có thể gặp khó khăn trong hợp tác dự án ở một mức độ nào đó.

May mắn thay, hầu hết các vấn đề này có thể dễ dàng giải quyết bằng cách chọn phần mềm hợp tác dự án phù hợp với nhóm của bạn. 🥰

Cải thiện hợp tác dự án với ClickUp

Bộ công cụ quản lý dự án của ClickUp được thiết kế để giúp các nhóm duy trì tính cạnh tranh và hướng đến kết quả, tạo ra một môi trường thuận lợi cho sự đổi mới và giải quyết vấn đề. Bạn sẽ có được các tính năng và khung công tác thực tế để giúp các nhóm hợp tác hiệu quả, bất kể họ đang làm việc ở đâu!

Đăng ký ngay để có tài khoản miễn phí và truy cập các chức năng yêu thích của ClickUp để hoàn thành xuất sắc các dự án của bạn! 🍀